Förbundsstyrelsen (21)

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 1 (21) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum fredagen den 29 maj 2015 kl.09.15-11.00. Beslutande Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande Nils Ingmar Thorell (FP), Ronneby, vice ordförande Annika Stacke (FP), Växjö Annika Westerlund (S), Karlshamn Bo Johansson (S), Ronneby Övriga deltagande Mats Porsklev, sekreterare Elin Jonsson, bevarandestrateg Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie Utses att justera Annika Stacke (FP) Justeringens Torsdagen den 4 maj 2015, kl. 14.00, Sydarkiveras kontor plats och tid Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 18-28 Mats Porsklev Ordförande. Per Ribacke (S) Justerande... Annika Stacke (FP)

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 2 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Förbundsstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-05-29 Datum för anslags uppsättande 2015-05-04 Datum för 2015-05-26 anslags nedtagande Förvaringsplats för Sydarkivera protokollet Underskrift...

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 3 18 Reseersättning för förtroendevalda. Sammanfattning Gunn Carlsson från Växjö kommun informererade på förbundsfullmäktige den 8 maj om förbundets arvodesregler och initierade en diskussion om reseersättning. Ersättning för resor till sammanträden förbundets ledamöter har andra kriterier än de resor som görs av ledamöter i Växjö kommun. Beslutsunderlag Protokoll från förbundsfullmäktige 26 från den 8 maj 2015. Förbundsförvaltningen får i uppdrag att utreda reseersättningsregler för förbundets förtroendevalda.

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 4 Expediering Förbundschef Mats Porsklev

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 5 19 Inkallelseordning för styrelsen. Sammanfattning Inkallelseordning har diskuterats på förbundsstyrelsens första möte i februari.ordningen diskuteras ytterligare på dagens möte. Beslutsunderlag Protokoll från förbundsstyrelsen 7 från den 13 februari 2015. Kronobergs kommuner inkallar ersättare i första hand från egna kommunen, i andra hand i vald ordning i förbundsfullmäktige från Kronbergs kommuner och i tredje hand från övriga kommuner i vald ordning. Blekinge kommuner inkallar i första hand från egna kommunen, i andra hand i vald ordning i förbundsfullmäktige från Blekinge kommuner eller regionförbundet Blekinge och i tredje hand från övriga kommuner i vald ordning.

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 6 Expediering Styrelsen Förbundschef Mats Porsklev 20 Behovet av FGS för journalinformation Sammanfattning Diskuteras behov av förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) för journalinformation. Behov finns för förbundet och även för många andra organisationer av detta. Förvaltningen redovisar muntligen om behovet att försöka påverka Riksarkivet om att anta sådana specifikationer. Förvaltningen får i uppdrag att tillskriva Riksarkviet om behovet om förvaltningsgemensamma specifikationer för journalinformation. Ordföranden och förbundschefen får i uppdrag att underteckna skrivelsen.

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 7 Expediering Ordförande Per Ribacke Förbundschef Mats Porsklev 21 Anslutande tjänst till extern part, Landstinget Blekinge Sammanfattning Landstinget Blekinge har kontaktat förbundet för att diskutera eventuell hjälp med att förteckna deras arkiv och skapa moderna dokumenthanteringsplaner. Fråga uppstår genast om ersättning för dessa arbeten och om intresse att bli medlem i förbundet. Förvaltningen redovisar muntligen förslag till ersättningsnivåer och att förbundschef Mats Porsklev är inbjuden att komma för att diskutera eventuellt medlemsskap med landstingsdirektören och hans stab. Ett avtalsförslag ska arbetas fram tillsammans med Landstinget Blekinge.

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 9 22 Godkännade av avsiktsförklaring för presumtiva medlemmar Sammanfattning Förbundschef Mats Porsklev redovisar förslag till avsiktsförklaring för presumtiva medlemmar i förbundet. Beslutsunderlag Förslag till avsiktsförklaring från den 29 maj 2015. Avsiktsförklaring för presumtiva medlemmar i förbundet godkänns med tillägg att nuvarande förbundsmedlemmar skrivs in i avsiktsförklaringen.

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 11 23 Uppstart av framtagande av handlingsprogram för förbundet. Sammanfattning Enligt förbundets förbundsordning ska ett handlingsprogram arbetas fram för förbundets verksamhet. Handlingsprogramet ska övergripande beskriva de strategiska målen för kommunalförbundets verksamhet. Handlingsprogrammet ska bland annat fastställa prioriteringprinciper mellan förbundsmedlemmarna och för de förekommande verksamhetssystemen. Förslag från förvaltningen är att någon form av fokusgrupp eller liknade bildas för detta arbete. Förvaltningen får i uppdrag att arbeta fram ett förslag till handlingsplan i samarbete med förbundsmedlemarna.

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 12 Expediering Förbundschef Mats Porsklev 24 Information om labbmiljön Sammanfattning Förvaltningen har under en våren arbetat med att bygga upp kontors- och laborationsmiljön. Redovisas kortfattat hur laborationsmiljön kommer att byggas upp avseende både hård- och mjukvaror. Informationen läggs till handlingarna.

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 13 Expedieras:

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 14 25 Lägesrapport om mall för gallringsplan för information som har liten och kortvarig betydelse Sammanfattning Förvaltningen har påbörjat ett arbete med att skapa en mall för gallringsplan för information som har liten och kortvarig betydelse. Arbetet kommer att göras tillsammans med arkivarier från särskilt inbjudna kommuner. Informationen läggs till handlingarna.

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 16 26 Information om utkast till klassificeringsschema Förvaltningen har påbörjat ett arbete med att skapa en mall för klassificeringsschema. Arbetet kommer att göras tillsammans med arkivarier från särskilt inbjudna kommuner. Informationen läggs till handlingarna.

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 18 27 Katrineholm, Olofström, Kalmar läns kommuner - information Sammanfattning Förvaltningen har blivit inbjudna att diskutera eventuellt medlemsskap i Sydarkivera med Olofströms och Kalmar läns kommuner. Katrineholms kommun har bjudit in förbundschef Mats Porsklev och bevarandestrateg Elin Jonsson att prata om samverkan kring e-arkiv, kompetensförsörjning och nätverk och hur man skapar ett e-arkiv värt att lita på. Informationen läggs till handlingarna.

Förbundsstyrelsen 2015-05-29 20 28 Föreningen Arkivarier Landsting och Kommuners (Falk) konferens, Kalmar konferens, Höglandets IT, information Sammanfattning Ordförande Per Ribacke och förbundschef Mats Porsklev har blivit inbjudna att tala på Föreningen Arkivarier Landsting och Kommuners (Falk) konferens i Lund. De redovisar sina intryck och erfarenheter från dessa dagar. Mats Porsklev redovisar sina även intryck och erfarenheter från Kalmar läns kommuners slutkonferens för deras e-arkivprojekt. Bevarandestrateg Elin Jonsson redovisar intryck och erfarenheter från ett möte med Höglandets It om e-arkiv. Informationen läggs till handlingarna.