N HARRYDA v KOtlÞ1UN Kommunens revisorer 2015-09-21 Kommunstyrelsen GRANSKNING AV KOMMUNSTYRELSENS UPPSIKTSPLIKT OCH INTERNA KONTROLL Kommunens revisorer beslutade den 7 september 2015 att överlämna granskningen av kommunstyrelsens uppsiktsplikt och interna kontroll till kommunstyrelsen. Granskningen visar att kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt och interna kontroll på ett ändamålsenligt sätt. Det finns en strukturerad och dokumenterad uppsikt och intern kontroll över kommunens verksamheter och kommunstyrelsen har goda styr- och upp lo lj nin gspro c e s ser. Granskningen visar på några utvecklingsområden som revisorerna gärna ser att kommunstyrelsen överväger. Däribland att stärka uppsikten genom att fler i kommunstyrelsen får information om vad som hänt i bolag, kommunalforbund och övriga nämnder. I övrigt hänvisas till rapporten. KOMMUNENS REVISORER àr,-kð<h{gn Duwe Ordft)rande t//*""vm Marcus Tonell Vice ordflorande För kännedom tíll: Kommunalråden, kommunfullmäktiges presidium, kommundirektören, ekonomichefen samt kanslichefen.
Rapport avseende kommunstyrelsens uppsiktsplikt och interna kontroll Härryda kommun Augusti 2015 Pernilla Lihnell och Caroline Njie Dixon
Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 1 2. Granskningsresultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 9
Sammanfattning 1.1 Bakgrund och uppdrag Kommunstyrelsen skall enligt 6 kap 1 kommunallagen (KL) ha uppsikt över övriga nämnder och de kommunala företagen. Uppsikten innebär att kommunstyrelsen skall leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. För detta behöver kommunstyrelsen ha uppsikt över de olika verksamheterna. Kommunstyrelsen skall övervaka den ekonomiska förvaltningen, att utskotten, beredningar och nämndernas verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, att lagar och förordningar följs och att medlen används ändamålsenligt. Enligt kommunallagen 6 kap. 7 gäller att Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap 16 har lämnats över till någon annan. Utöver detta finns bestämmelser i 3 kap 19-19a KL avseende kontroll och uppföljning av verksamhet som läggs ut på entreprenad. 1.2 Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att pröva hur kommunstyrelsen inom Härryda kommun hanterar sin uppsiktsplikt och interna kontroll. Uppsiktsplikten avser i denna granskning de kommunala bolagen och den interna kontrollen och den verksamhet som sker inom ramen för kommunstyrelsens ansvarsområde i de olika sektorerna. Kommunens arbete med den interna kontrollen finns beskrivet i särskilt reglemente. Revisorerna i Härryda kommun har identifierat uppsiktsplikten och den interna kontrollen inom kommunen som central och viktig för en fördjupad granskning. Uppsiktsplikten avser i denna granskning de kommunala bolagen och den interna kontrollen den verksamhet som sker inom ramen för kommunstyrelsens ansvarsområde i sektorerna. Syftet med granskningen är att ge revisorerna ett underlag inför ansvarsprövning. Revisionsfråga Utövar kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt och interna kontroll på ett ändamålsenligt sätt? Underliggande revisionsfrågor I granskningen behandlades även följande underliggande revisionsfrågor: Hur kontrollerar kommunstyrelsen - lagenlighet? - att fullmäktiges beslut verkställs? - förmögenhetsförvaltningen? - medlen används ändamålsenligt? Vilka rutiner och processer har kommunstyrelsen för att säkerställa att de har - överblick och kännedom om hela förvaltningen? - kontroll över att besluten blir verkställda? 1
- lämnar råd och anvisningar samt påpekande vid brister? - påkallar ingripande av fullmäktige när så erfordras 1.3 Metod, respondenter och revisionskriterier Granskningen har genomförts genom dokumentationsgranskning 1 och intervjuer med representanter för kommunstyrelsen, nämnderna, sektorerna och bolagen (se bilaga 1). I granskningen har även kommunstyrelsens, Härryda Energi ABs, Förbo ABs protokoll för 2014 genomlästs och granskats. Rapporten har sakgranskats av berörda respondenter. 1.4 Avgränsning Syftet med granskningen är att granska hur kommunstyrelsen inom Härryda kommun hanterar sin uppsiktsplikt och interna kontroll. Granskningen kommer framförallt vara inriktad på kommunstyrelsens process för att säkerställa att de har en tillfredställande och ändamålsenlig uppsikt och intern kontroll över kommunens verksamheter. Vad gäller de kommunala bolagen har Härryda Energi AB och Förbo AB granskats. 1.5 Iakttagelser Härryda kommun har en strukturerad och dokumenterad uppsikt och intern kontroll över kommunens verksamheter. Kommunstyrelsen har goda styr- och uppföljningsprocesser bland annat genom årshjulet med formellt inbokade tider, för ett år i taget med respektive sektor och bolag, rapportering av delårsoch årsbokslut och uppföljande granskning av intern kontroll. Information avseende kommunförbunden och bolagens interna kontroll erhålls ej av samtliga i kommunstyrelsen. Vi anser därför att det är viktigt att det finns en stående punkt på dagordningen för rapportering till hela kommunstyrelsen om vad som i korthet hänt i bolag, kommunalförbund samt nämnder. Genomförd granskning visar att samtliga nämnder ej omfattas av kommunens interna kontrollplaner dock är nämndernas storlek och verksamhet av den omfattningen att kommunstyrelsen förefaller ha en god uppsikt genom årshjulet, månadsuppföljningarna samt delårs- och årsbokslut. Generellt finns det en god kunskap bland respondenterna om uppsiktspliktens och intern kontrollens innebörd och innehåll. Utförd granskning visar att kommunfullmäktige blir informerad om kommunens verksamheter, bolag och kommunalförbund. Dels genom den rapportering som sker vid delårs- årsbokslut, dels vid kommunstyrelsens yttrande till kommunfullmäktige vid större frågor samt att kommunfullmäktige beslutar kommunalförbundens taxor. 1.6 Svar på revisionsfrågan Vi bedömer att kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt och interna kontroll på ett ändamålsenligt sätt. Vi anser dock att det finns utrymme för vissa förbättringar för att ytterligare stärka kommunstyrelsens uppsiktsplikt och interna kontroll och lämnar därmed följande rekommendationer: 1 Bland annat reglementen, ägardirektiv, rapporter, riktlinjer, diverse ekonomisk uppföljning, protokoll samt tjänsteskrivelser. 2
Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Fortsätta arbetet med att implementera en rutin för dokumentation av riskanalyser för den interna kontrollen. Detta för att möjliggöra uppföljning av den utvärdering som utförts av eventuella riskområden i sektorerna. Säkerställa att samtliga i kommunstyrelsen tar del av bolagens rapportering avseende granskning av intern kontroll. Detta då det är viktigt att även bolagens arbete med intern kontroll finns med inom ramen för uppsiktsplikten. Ha en stående punkt på dagordningen för rapportering till hela kommunstyrelsen om vad som i korthet hänt i bolag, kommunalförbund samt nämnder. Detta för att säkerställa att hela kommunstyrelsen tar del av samtlig information. Göteborg den 20 oktober 2015 Deloitte AB Pernilla Linhell Auktoriserad revisor/ Certifierad kommunal revisor Caroline Njie Dixon Revisor 3
1
1. Inledning 1.1 Bakgrund och uppdrag Kommunstyrelsen skall enligt 6 kap 1 kommunallagen (KL) ha uppsikt över övriga nämnder och de kommunala bolagen. Uppsikten innebär att kommunstyrelsen skall leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. För detta behöver kommunstyrelsen ha uppsikt över de olika verksamheterna. Kommunstyrelsen skall övervaka den ekonomiska förvaltningen, att utskotten, beredningar och nämndernas verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, att lagar och förordningar följs och att medlen används ändamålsenligt. Enligt kommunallagen 6 kap. 7 gäller att Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap 16 har lämnats över till någon annan. Utöver detta finns bestämmelser i 3 kap 19-19a KL avseende kontroll och uppföljning av verksamhet som läggs ut på entreprenad. 1.2 Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att pröva hur kommunstyrelsen inom Härryda kommun hanterar sin uppsiktsplikt och interna kontroll. Uppsiktsplikten avser i denna granskning de kommunala bolagen och den interna kontrollen och den verksamhet som sker inom ramen för kommunstyrelsens ansvarsområde i de olika sektorerna. Kommunens arbete med den interna kontrollen finns beskrivet i särskilt reglemente. Revisorerna i Härryda kommun har identifierat uppsiktsplikten och den interna kontrollen inom kommunen som central och viktig för en fördjupad granskning. Uppsiktsplikten avser i denna granskning de kommunala bolagen och den interna kontrollen den verksamhet som sker inom ramen för kommunstyrelsens ansvarsområde i sektorerna. Syftet med granskningen är att ge revisorerna ett underlag inför ansvarsprövning. Revisionsfråga Utövar kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt och interna kontroll på ett ändamålsenligt sätt? Underliggande revisionsfrågor I granskningen behandlades dessutom följande underliggande revisionsfrågor: Hur kontrollerar kommunstyrelsen - lagenlighet? - att fullmäktiges beslut verkställs? - förmögenhetsförvaltningen? - medlen används ändamålsenligt? Vilka rutiner och processer har kommunstyrelsen för att säkerställa att de har - överblick och kännedom om hela förvaltningen? 1
- kontroll över att besluten blir verkställda? - lämnar råd och anvisningar samt påpekande vid brister? - påkallar ingripande av fullmäktige när så erfordras? 1.3 Metod, respondenter och revisionskriterier Granskningen har genomförts genom dokumentationsgranskning 2 och intervjuer med representanter för kommunstyrelsen, nämnderna, sektorerna och bolagen (se bilaga 1). I granskningen har även kommunstyrelsens, Härryda Energi ABs och Förbo ABs protokoll för 2014 genomlästs och granskats. Rapporten har sakgranskats av berörda respondenter. 1.4 Avgränsning Syftet med granskningen är att granska hur kommunstyrelsen inom Härryda kommun hanterar sin uppsiktsplikt och interna kontroll. Granskningen kommer framförallt vara inriktad på kommunstyrelsens process för att säkerställa att de har en tillfredställande och ändamålsenlig uppsikt och intern kontroll över kommunens verksamheter. Vad gäller de kommunala bolagen har enbart Härryda Energi AB och Förbo AB granskats. 2 Bland annat reglementen, ägardirektiv, rapporter, riktlinjer, diverse ekonomisk uppföljning, protokoll samt tjänsteskrivelser. 2
2. Granskningsresultat Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier presenteras i följande kapitel kommunstyrelsens process för uppsikt och intern kontroll av kommunens verksamheter. I detta kapitel redogörs även för resultat av utförd granskning. Några av revisionsfrågorna är i vissa avseenden närbesläktade och vi har därför valt att redogöra för resultatet av granskningen genom att komprimera revisionsfrågorna. Exempelvis är frågorna att fullmäktiges beslut verkställs samt har kontroll över att besluten blir verkställda snarlika. 2.1 Kommunstyrelsens uppsiktplikt och interna kontroll I vår granskning och våra intervjuer har följande frågor varit till underlag för vår granskning: Hur kontrollerar kommunstyrelsen - lagenlighet? - att fullmäktiges beslut verkställs? - förmögenhetsförvaltningen? - medlen används ändamålsenligt? Vilka rutiner och processer har kommunstyrelsen för att säkerställa att de har - överblick och kännedom om hela förvaltningen? - kontroll över att besluten blir verkställda? - lämnar råd och anvisningar samt påpekande vid brister? - påkallar ingripande av fullmäktige när så erfordras? Kommunstyrelsens reglemente. Enligt reglemente för kommunstyrelsen skall kommunstyrelsen; Ha en fortlöpande uppsikt över verksamheten som kommunen helt eller delvis äger, eller annars har intresse i. Kommunstyrelsen skall löpande vidta åtgärder för att säkerställa att det krav som anges i 3 kap.17 KL är uppfyllda beträffande de aktiebolag kommunen innehar aktier i. Kommunstyrelsen skall årligen i samband med årsredovisningen besluta om den verksamhet som bedrivs i aktiebolag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Kommunstyrelsen skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med av fullmäktige fastställda mål och riktlinjer och de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i reglemente. Kommunstyrelsen skall regelmässigt till fullmäktige rapportera hur verksamheten i kommunen och de bolag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i utvecklas, och hur den totala ekonomiska ställningen är under budgetåret. 3 Rutiner för uppsikt Härryda kommun har en dokumenterad och fastställd strategi för kommunstyrelsens uppsiktsplikt och interna kontroll utifrån en upprättad årsplan, årshjulet. Årsplanen visar formellt inbokade tider, för ett år i taget med respektive nämnd, sektor och bolag. Utifrån våra intervjuer har framkommit att samtliga 3 Reglemente för kommunstyrelsen, fastställd av kommunfullmäktige den 23 september 2013, 111, 11. 3
möten som äger rum dokumenteras på en redan upprättad mall, dvs. minnesanteckningar. Mallen påvisar datum, närvarande och vad som har diskuterats. Kommunalförbunden omfattas inte av årshjulet. Enligt de intervjuade utövas dock uppsiktplikten av förbunden genom att kommunstyrelsens ledamöter sitter med i styrelserna (se vidare under rubrik kommunalförbunden ). På mötena för uppsiktplikten och intern kontroll, närvarar kommunstyrelsens presidium med nämnders- och bolagens presidium och styrelse. Träffarna är inbokade att ske mellan två till fyra gånger per år. Kommundirektören närvarar vid bolagens möten, dock ej vid nämndernas och sektorernas. På respektive möte diskuteras och dokumenteras verksamheternas ekonomi, uppföljning av mål, uppföljning av intern kontroll, aktuell lagstiftning, nämndbeslut/delegering och övriga aktuella frågor utifrån en redan befintlig mall. 4 Utöver årsplanen rapporterar verksamheter fem gånger per år till kommunstyrelsen. Följande rapporteringar utförs: Ekonomisk månatlig uppföljning, genomförs tre gånger per år, till kommunstyrelsen avseende verksamheternas resultat i förhållande till budget för översyn av kommunens finansiella mål och balanskrav enligt kommunallagen utförs tre gånger per år. 5 Skriftlig och muntlig rapportering av delårsbokslut. 6 Skriftlig och muntlig rapportering av årsbokslut. 7 Vid rapportering av delårs- och årsbokslut redovisas verksamheternas verksamhetsmål och finansiell information, en genomgång görs då i vilken utsträckning fullmäktiges mål uppfylls eller inte. Ekonomichefen redogör muntligen för delårsbokslut samt helårsprognos till kommunstyrelsen. Utöver ovanstående rapportering får kommunstyrelsen muntlig redovisning, av personalchefen avseende personalfrågor. Denna information erhålls två gånger per år. 8 Kommunfullmäktige erhåller information samt beslutar avseende verksamheternas (nämnders, sektorernas och bolagens), måluppfyllelse och ekonomi, vid delår- och årsbokslut samt uppföljning av intern kontroll. Enligt intervjuade tjänstemän erhåller kommunfullmäktige även information vid eventuella brister som påvisas i verksamheterna. Eventuellt påvisade brister i kommunens verksamheter skall föras som ett ärende från kommunstyrelsen till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutar avseende kommunförbundens taxor således erhåller kommunfullmäktige även kunskap vid dessa tillfällen. Genomgång av kommunstyrelsens protokoll visar att kommunstyrelsen informerar kommunfullmäktige i beslut om kommunalförbundens avgifter. Dialogen mellan kommunstyrelsen och nämnder och bolag bedöms av samtliga intervjuade, som tillfyllest. Nämnderna Härryda kommun har fem nämnder; gemensam it-nämnd, miljö- och bygglovsnämnden, valnämnd, överförmyndarnämnden samt social myndighetsnämnd. Samtliga nämnder utövar myndighetsbeslut och styrs övergripande av lagstiftning utöver kommunfullmäktiges övergripande kommunmål. Samtliga nämnder har upprättade reglementen som antagits av kommunfullmäktige. Reglementet stadgar nämndernas verksamhet, ändamål, ansvar och skyldigheter. 4 Dokumentanalys har genomförts av årshjulet, för 2014 och 2015, med bifogade dokumentation från möte med sociala myndighetsnämnden 2015-05-13 och HEAB per 2015-03-12. 5 Uppföljning har rapporterats till KS i mars, juni och oktober (Dnr 2014KS124 042, Dnr 2014KS124 042, Dnr 2014KS36 042) 6 Dnr2014582 042. 7 Dnr 2004KS120 042. 8 Personalfrågor har informerats till KS 2014-11-10, KS 318 och 2014-03-03, DnrKS120 042. 4
Kommunstyrelsen utövar uppsikt av nämnderna dels genom årshjulet där kommunstyrelsen får en lägesrapport om nämndernas verksamhet och ekonomi. Utöver årshjulet utövas uppsikt vid månadsuppföljning, delårs- och bokslutsrapporteringen. Enligt intervjuade tjänstemän och politiker samt utifrån genomförd granskning har inte någon nämnd blivit inkallad till kommunstyrelsen med anledning av misskötsel eller liknande. Bolagen Härryda Energi AB, HEAB har en av kommunfullmäktige fastställd bolagsordning. Bolagsordningen fastställdes 2007-10-22 och reviderad senast 2010-04-19. Av bolagsordningen framgår bland annat att kommunstyrelsen har inspektionsrätt enligt följande: Kommunstyrelsen har rätt att själv eller genom därtill utsedda personer, när den så önskar, granska bolagets räkenskaper och handlingar. 9 Kommunfullmäktige har antagit ägardirektiv för HEAB 2010-04-19, ägardirektiven fastställdes av bolagsstämman 2010. I ägardirektivet anges precisering av bolagets inriktning, ansvar och skyldigheter. I ägardirektivet står det bland annat följande: Bolagets verksamhet står under uppsikt och har att följa av kommunfullmäktige och av kommunstyrelsen med stöd av delegation utfärdade direktiv. Bolagets styrelse skall, på det sätt kommunstyrelsen finner lämpligt regelbundet sammanträffa med kommunstyrelsen för utbyte av information. Bolaget skall årligen anordna informationssammanträde för kommunfullmäktige avseende bolagets årsredovisning och revisionsberättelse. Bolaget skall hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet. Det åligger bolaget att, om det ej möter hinder på grund av sekretess, att till kommunen snarast översända till kommunen handlingar rörande bolaget. 10 Förbo AB har en, av kommunernas kommunfullmäktige fastställd bolagsordning. Bolagsordningen fastställdes 2013-07 2013-08. Förbo ägs av Härryda kommun (42,0 procent), Mölndals kommun (27,6 procent), Lerums kommun (21,4 procent) och Kungälv kommun (9,9 procent). Av bolagsordningen framgår bland annat att kommunstyrelsen har inspektionsrätt enligt följande: Ägarkommunernas kommunstyrelser äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper. Ägarkommunerna skall beredas möjlighet att ta ställning till innan sådana beslut i verksamheterna som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. 11 Kommunernas kommunfullmäktige har antagit ägardirektiv för Förbo AB år 2013, ägardirektiven har därefter fastställts på bolagsstämman i bolaget. I ägardirektivet anges precisering av bolagets inriktning, ansvar och skyldigheter. I ägardirektivet står det bland annat följande: Bolaget står under uppsikt av kommunstyrelserna i ägarkommunerna. Kommunstyrelserna utövar kommunernas ledningsfunktion över bolaget. Kommunfullmäktige skall i ägarkommunerna erhålla tillfälle att ta ställning innan beslut av principiell beskaffenhet eller annars större vikt fattas beträffande bolagets verksamhet. Härryda kommun träffar de kommunala bolagen en till två gånger per år, HEAB två gånger per år och Förbo en gång per år avseende uppsiktplikten, detta utifrån det fastställda årshjulet som nämnts inledningsvis. I träffarna ingår kommundirektören, kommunstyrelsens presidium (kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande), bolagets vd och bolagets presidium (ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse). Träffarna börjar med att vd för bolagen redogör för bolagets verksamhet, ekonomi och prognosutfall. 9 Bolagsordningen för Härryda Energi AB, 2010-04-19, 17. 10 Ägardirektiv för Härryda Energi AB, 2010-04-19. 11 Ägaravtal mellan aktieägarna i Förbo AB, fastställt år 2013. 5
De Intervjuade anser att dessa träffar är bra för uppsiktsplikten då träffarna ger bolagen en chans till direkt återkoppling av aktuella frågor. En gång per år avger bolagen en muntlig redovisning till kommunfullmäktige avseende bolagets ställning och status. Uppföljning av ägardirektivet samt de långsiktiga ekonomiska mål som beskrivs i ägardirektivet är föremål för uppföljning vid delårs- och årsboksluten. De intervjuade tjänstemännen anser att kommunstyrelsen har en god kunskap avseende bolagens ekonomiska ställning, viktiga frågor och bolagens måluppfyllelse. De intervjuade anser också att det finns en bra dialog mellan kommunen och bolaget och att kommunen har bra insyn i bolagets verksamhet och ekonomiska ställning. Vi har tagit del av samtliga kommunstyrelseprotokoll för 2014, granskningen visar att kommunstyrelsen har tagit del av delårsrapport- och årsrapport från bolagen. Kommunalförbunden Som tidigare nämnts ovan omfattas kommunalförbunden inte av årshjulet. Kommunstyrelsen har dock representanter i kommunalförbunden. Kommunstyrelsen delges verksamhetsplan samt delårsbokslut för räddningstjänsten. Enligt intervjuade politiker informeras övriga i kommunstyrelsen i viktigare frågor som rör kommunalförbunden av de som sitter i styrelsen vidare yttrar sig kommunstyrelsen i frågor som rör kommunalförbunden medlemsavgifter, vilket även påvisats vid granskning av styrelseprotokoll för 2014. Intern kontroll Kommunen har av kommunfullmäktige fastställt, reglemente för intern kontroll. Av reglementet påvisas bland annat att: Kommunstyrelsen och myndighetsnämnderna ska, med rimlig grad, fastställa att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt, att finansiell rapportering sker till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ansvarar för att tillse att det finns en god intern kontroll. Styrelsen skall med utgångspunkt från de beslutade rapporterna utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Ansvaret omfattar även att informera sig om att den interna kontrollen i de kommunala företagen fungerar på ett tillfredsställande sätt. 12 Sektorerna Enligt intervjuade tjänstemän har kommunen en övergripande internkontrollplan som är gemensam för samtliga sektorer. De centrala internkontrollplanerna upprättas av kommunens ledningsgrupp (kommundirektören, sektorchefer, ekonomichef, personalchef och kanslichef). Utöver den gemensamma internkontrollplanen upprättar respektive sektor en egen internkontrollplan. Resultatet av genomförd granskning presenteras sedan till kommunstyrelsen. Enligt intervjuade tjänstemän genomförs ingen dokumenterad riskanalys i ledningsgruppen, riskanalysen diskuteras muntligt. Dock skall det senast i oktober 2015, enligt intervjuad tjänsteman, finnas en färdigställd och dokumenterad riskanalys för internkontroll för kommunen. 12 Reglemente för intern kontroll, fastställd av kommunfullmäktige den 20 juni 2005, 8. 6
Vi har tagit del av sektorn för administrativt stöds yttrande till kommunstyrelsen och kommunstyrelsens protokoll avseende uppföljning av internkontrollplan för 2014. 13 14 Kommunen har en väl fungerande och systematiserad uppföljning av den interna kontrollen inom kommunen. Vi har noterat att nämnderna inte omfattas av kommunens interna kontroll. Enligt en av respondenterna beror det på att nämnderna är väldigt små till storlek, verksamheternas kostnader överlag består av arvoden som bland annat kontrolleras vid årsträffarna med kommunstyrelsens presidium samt vid delårs- och bokslutsrapportering och månadsuppföljningarna. Intervjuade respondenter anser att det finns en god kunskap om nämndernas ekonomi och verksamhet. Bolagen Bolagen omfattas inte av kommunens internkontrollplan, dock utför bolagen egna interna kontroller/riskanalyser. Kommunstyrelsens uppsiktplikt sker således genom den politiska närvaron på bolagens sammanträden, samt vid bolagsstämmorna då alla politiker är välkomna. Rapportering till övriga i kommunstyrelsen sker om det är något särskilt som tagits upp på bolagens styrelsemöte. Det finns dock ingen systematisk muntlig rapportering. HEAB har ett upprättat dokument som heter Riskplan. Riskplanen är ett reglemente för intern kontroll och visar en systematisk översyn över bolagets potentiella och identifierade risker, bolagets hantering av riskerna, följt av slutsats. Riskerna har kategoriserats enligt nedan; Risker beroende på myndigheter och regelverk. Finansiella risker Administrativa-, organisatoriska risker Affärsrisker Tekniska risker 15 HEABs riskplan uppdateras vid behov, exempelvis vid ny information eller förändringar. Bolaget har ingen separat rapportering till kommunstyrelsen avseende den interna kontrollen, rapporteringen går således endast till bolagets styrelse. Enligt intervjuad tjänsteman sitter en av ledamöterna i bolagets styrelse även med i kommunstyrelsen varpå kommunstyrelsen i förekommande fall erhåller kunskap om bolagets granskning av risker. Förbos reglemente för intern kontroll återfinns i olika formella dokument, exempelvis bolagets attestreglemente, arbetsfördelning mellan vd och styrelse, behörigheter och fullmakter. Enligt intervjuad tjänsteman genomför bolaget löpande kontroller av att dessa reglementen efterlevs samt att bolagets revisorer, årligen, granskar bolagets interna kontroll. Enligt intervjuad tjänsteman ingår revisorernas rapport som bilaga till styrelsematerialet, rapporten skickas även till kommunkansliet för samtliga ägarkommuner. Kommunalförbunden I likhet med bolagen, omfattas kommunalförbunden inte av kommunens internkontrollplan. Respondenterna anser dock att det har god inblick och kunskap om kommunalförbunden, bland annat genom den ekonomiska rapporteringen som erhålles och de facto att kommunstyrelsens har ledamöter som sitter med i kommunalförbunden. Om det är viktigare saker som tas upp i kommunförbunden vid dessa sammankomster delges övriga i kommunstyrelsen informationen. Däremot finns det ingen systematisk återrapportering till kommunstyrelsen från dessa möten. En del av de som intervjuats menar dock att det är relativt enkelt att få tillgång till denna information. 13 Härryda kommun, Dnr2015KS194 003, 2015-04-14. 14 Härryda kommun, DnrKS266 003, 2014-05-26. 15 Härryda Energi AB, Riskplan Härryda Energi, upprättad av vd, granskad av ledningsgruppen, styrelsen, 2013-11- 19. 7
Iakttagelser Genom årsplanen med formellt inbokade möten med kommunens verksamheter, systematiserade rapporteringstillfällen och uppföljning av intern kontroll säkerställer kommunstyrelsen att kommunens verksamheter följer lagar, verkställer kommunfullmäktige beslut, har en god förmögenhetsförvaltning och att medlen hanteras på ett korrekt sätt. Årsplanen säkerställer en likformighet i utövning av uppsikten och intern kontroll av kommunens nämnder, sektorer och bolag. Utifrån reglementen och fastställda rutiner vad gäller avrapporteringar och uppföljning av intern kontroll samt årsplan påvisas kommunen ha en god process som säkerställer att kommunstyrelsen har en god överblick och kännedom över verksamheterna. Under perioden som granskats (2014 2015) har det inte lämnats några råd och anvisningar eller påpekande från kommunstyrelsen till kommunens verksamheter då detta ej har varit aktuellt. Det har således ej heller varit aktuellt för kommunstyrelsen att påkalla ingripande av fullmäktige. Vi har noterat att det saknas en systematisk rapportering till kommunstyrelsen avseende bolagens och kommunalförbundens interna kontroll. Vi har vidare noterat att bolagen ej omfattas av kommunens övergripande internkontrollplan. 8
3. Bedömning och rekommendationer Diskussion Härryda kommun har en strukturerad och dokumenterad uppsikt över kommunens verksamheter. Reglementet för kommunstyrelsen ger en samlad syn på hur uppsiktplikten skall definieras och vilket ansvar kommunstyrelsens har för kommunens verksamhet och verksamhet som bedrivs i bolagsform. Genomförd granskning visar att kommunstyrelsen kontrollerar laglighet och genomförande av kommunfullmäktige beslut genom goda styr- och uppföljningsprocesser, bland annat genom årshjulet, delårs- och årsbokslut samt uppföljning av intern kontroll. I bolagsordning och ägardirektiv tydliggörs att bolagen skall hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet. Vidare anges att bolagen och kommunstyrelsen regelbundet skall träffas för att kommunen skall informeras om bolagets ställning och verksamhet. Då det enbart är kommunstyrelsens presidium som träffar bolagen anser vi att det är viktigt att skapa en tydlig struktur för rapportering och dialog till hela kommunstyrelsen om bolagen. Vi anser därför att det borde finnas en stående punkt på dagordningen för rapportering till hela kommunstyrelsen om vad som i korthet hänt i bolag samt för kommunalförbund och nämnder. Kommunen har ett fastställt reglemente avseende intern kontroll. Dokumentet visar tydligt att kommunstyrelsen ansvarar för god intern kontroll i kommunen. Intern kontroll skall enligt reglementet avse både kommunens verksamheter och bolagen. Genomförd granskning visar att nämnderna ej omfattas av kommunens internkontrollplaner, dock är nämndernas storlek och verksamhet av den omfattningen att kommunstyrelsen förefaller ha en god uppsikt genom årshjulet, månadsuppföljningarna samt delårs- och årsbokslut. Vi har tagit del av kommunens uppföljning av intern kontroll för sektorerna och bedömer att den fungerar väl. Det är dock viktigt att även bolagens arbete med intern kontroll finns med inom ramen för uppsiktsplikten. Genomförd granskning visar att HEAB har en internkontrollplan och att bolaget genomför en dokumenterad analys av risker, dock saknas en systematiserad rutin som säkerställer att samtliga i kommunstyrelsen tar del av bolagets analys och slutsatser. Dock skall tilläggas att granskningen visar att kommunstyrelsen har god insyn i bolaget och att kommunstyrelsen representanter sitter med i bolagets styrelse. Utförd granskning visar att kommunfullmäktige blir informerad om kommunens verksamheter, bolag och kommunalförbund genom delårs- och årsbokslut och yttrande från kommunstyrelsen som avser större frågor exempelvis kommunalförbundens medlemsavgifter och taxor (kommunalförbundens taxor beslutas av kommunfullmäktige). Intervjuade tjänstemän och politiker anser att kommunstyrelsen har en god uppsikt och intern kontroll över kommunens verksamheter och att kommunen har välfungerande rutiner som stöd för att utöva uppsikten och den interna kontrollen. Granskningen visar att det generellt finns en god kunskap bland respondenterna om uppsiktspliktens och den interna kontrollens innebörd och innehåll. 9
Det är dock viktigt att poängtera att det inte finns någon fastlagd god sed eller praxis vad gäller formerna för kommunstyrelsens uppsikt. Med andra ord är det upp till kommunstyrelsen att själv utforma system och rutiner för att fullgöra sin uppsiktsplikt. Bedömning och rekommendationer Vi bedömer att kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt och interna kontroll på ett ändamålsenligt sätt. Vi anser dock att det finns utrymme för vissa förbättringar för att ytterligare stärka kommunstyrelsens uppsiktsplikt och interna kontroll och lämnar därmed följande rekommendationer: Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: fortsätta arbetet med att implementera en rutin för dokumentation av riskanalyser för den interna kontrollen. Detta för att möjliggöra uppföljning av den utvärdering som utförts av eventuella riskområden i sektorerna. säkerställa att samtliga i kommunstyrelsen tar del av bolagens rapportering avseende granskning av internkontroll. Detta då det är viktigt att även bolagens arbete med intern kontroll finns med inom ramen för uppsiktsplikten. ha en stående punkt på dagordningen för rapportering till hela kommunstyrelsen om vad som i korthet hänt i bolag, kommunalförbund samt nämnder. Detta för att säkerställa att hela kommunstyrelsen tar del av samtlig information. 10
Bilaga 1 Intervjuade personer Namn Per Vorberg Mats Werner Karina Djurner Bo Ekström Inge-Marie Rydén Höök Bernt Hansson Peter Granstedt Befattning Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens vice ordförande Kommunchef Ekonomichef Ordförande i överförmyndarnämnden VD Härryda Energi AB VD Förbo AB 11
About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte s more than 210,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. 2015 Deloitte AB