Protokoll från distriktsstyrelsens möte 2014-03-10, #692 Närvarande Anna Gottfridsson Karolina Karlsson Magnus Bernhardson Jenny Irwert Jan Månsson Pernilla Niemi Micael Andreasson Mikael Johansson Anton Engström Alexander Johansson Förkortning AGO KN MAG JI JAN PN MAO MIJ AE AJ Adjungerade Emil Mattsson Therese Andreasson Frånvarande Mathilda Wihlborg Förkortning MAW 1. INLEDNING 1.1 Mötets öppnande AGO öppnar mötet 1.2. Val av mötesordförande att AGO väljs till mötesordförande 1.3 Fastställande av föredragningslista att fastställa föredragningslistan med tillägg av: 4.4a flyttades till 1.6, 3.3, 5.3e,4.1 tas utanför mötestiden 1.4 Godkännande av föregående mötesprotokoll att godkänna föregående mötesprotokoll #691. 1.5 Actionlistan KN läste igenom den.
1.6 Rapporter a. DS har via per capsulam beslutat att välja Anna Margitin Blomberg till suppleant i Göteborgsscouternas stiftelse. Nio var för. att godkänna beslutet b. Webbutbildning var planerad men ställdes in pga sjukdom. Då det två som var anmälda var från samma kår kommer Emil Matsson att besöka den kåren och hålla webbutibldningen där. c. Rut har haft en kväll med musikquiz. Det var en lyckad kväll. d. Strategidagen med DSL var lyckad och ett dokument kommer att skrivas ihop om hur vi arbetar tillsammans. PN tar ansvar för att skriva ihop detta. Om någon i DS har några tankar om dokumentet pratar hen med PN. PN kommer skicka ut en skriftlig rapport om dagen. e. Scout inne har genomförts. f. En träff mellan Scouterna distrikten samt samverkansorganisationer i väst har hållits. Dock kunde inte NSF och Skaraborg närvara. Lägret 2015 diskuterades. De diskuterade demokratijamboreen om hur vi kan samverka att sutötta kårerna att åka. Efter lunch pratade scouterna distrikten om relationen med västra kansliet och regionaliseringsprocessen av utbildningarna. 2. DISTRIKTSLEDNINGEN 2.1 Utskotten a. Kommunikationsutskottet Emil Matsson, Ordförande för kommunikationsutskottet rapporterade om utskottets arbete just nu. Utskottet arbetar just nu mycket med telefon och internet lösningar på kansliet. Det ska se till att det är en stabil lösning. Ett leverantörsbyte är på gång. De jobbade med den elektroniska distriktsstämman som ställdes in. Ett löpande arbetet med att stötta kansliet med hemsidan håller på. De har skapat ett felanmälningsformulär till Husrådet samt ett anmälningsformulär till hemsidan. De ska snart ha ett fysiskt möte. Utskottet ska även se över kommunikationspolicyn. b. Publika utskottet Therese Andreasson som är med i publika utskottet rapporterade om vad utskottet arbetar med just nu. Utskottet håller på att skapa planeringsgrupper för olika arrangemang där de ska vara synliga. Vidare rapporterade Therese att de har pratat med Adam Lundberg som är projektledare för kulturkalaset. På förra ds-mötet beslutade vi att vi ville ha ett förtydligande angående en post i deras budget som heter stöd till Göta lejon under picknick festivalen. Vi fick nu ett svar och det handlar om att d e vill stötta med de kostnader som uppstår för deltagandet under Picknick festivalen. Vi från DS vill skicka med att det vore bra om PUT
kan ta fram idéer för vilket behov av inköp av PR- material som finns. t.ex beachflaggor och banderoller. c. Rapporter övriga utskott Rover- och utmanarutskottet: Utskottet har bytt lokal för att innebandynatta till Torpahallen som passar bättre för ändamålet. De har gjort en infobroschyr med sina arrangemang där de även gör reklam för andra kringliggande arrangemang. De har startat ett samarbete med vertikalscouterna om att göra ett gemensamt arrangemang. Händelseutskottet: Fokus nu är på Äventyret 2014, vilket går bra. Utskottet sökte folk till att ordna ett Sankt George-arrangemang i Slottsskogen. Västra Kansliet kommer också hålla ett arrangemang på Sankt Georg i Slottsskogen. Händelseutskottet har funderingar på att samköra eventet och har kontakt med AG och PN angående hur det ska lösas. Ledarutvecklingsutskottet: Har haft ledarutbildning scout inne. d. Protokoll från utskottsmöten att vi vill ha detaljrika minnesanteckningar som läggs ut internt. e. Godkännande av RUT:s budget att godkänna budgeten. 2.2 Råden a. Skeppsrådet Det känns positivt. Mandalay ska snart sjösättas för i år, men ska upp ur vattnet under påskhelgen och ska riggas den 26-27 april. Ett möte mellan skeppsrådet och kansliet ska hållas. b. Husrådet De har fått igång ett felanmälningsformulär till hemsidan samt att de har satt upp lappar om felanmälning i hela purpursnäckan. Defibrillatorn har satts upp vid källartrappan. Skyltar kommer att sättas upp. c. Kanotrådet De har haft ett möte. Kanotrådet har önskat att få posten till sig som i dagsläget går till stiftelsen. Hur hanteras detta? MIJ tar upp detta med stiftelsen. Det kommer att köpas in små kärror till Kanoterna. SSF-märket på kanoterna ska tas bort och ersättas med scouterna klistermärke. MIJ pratar med kansliet om de kan beställas. d. Val av anställd till husrådet
att bordlägga frågan till nästa möte. 3. EKONOMI 3.1 Aktuellt läge Bokföringen för 2014 är igång. Den nya utläggsblanketten verkar fungera bra. Det har lagts till födelsedatum på utläggsblanketten för att man ska kunna lämna information till skatteverket om reseutlägg. Det är svårt att urtolka lagstiftningen gällande detta. Den dubbla bokföringen har varit lite rörig. Något som har förenklats. JAN och kansliet har haft ett möte med revisorerna. De föreslår att kontantförsäljning på kansliet ska tas bort för att underlätta bokföringen. Det är kanske möjligt att skaffa t.ex. izettle så att betalning med kort kan ske? har under flera år sparat en del av de balanserade vinstmedel i en fond med liten risk vilket dock inte ligger i Distriktets uppdrag. Vid revisions genomgång framfördes också att det är bättre att placera på ett räntebärande konto än att fondera. att ta bort all kontanthantering på purpursnäckan. Betalning kommer att ske via faktura eller inbetalningskort. att JAN och Susanne utreder om det är lämpligt att skaffa izettle. Tycker de att det är en lämplig lösning får de i uppdrag att införskatta izettle. att avveckla placeringen i Fondkontot till förmån för att öka placeringen på ett räntebärande konto med bra avkastning. Jan fick i uppdrag att verkställa förändringen. 3.2 Bokslut 2013 att Jan skickar ut förslag på bokslut till DS innan nästa möte. 3.3 Utskottsbudgetar Det vore bra att ha ett avstämningsmöte med utskotten gällande budgetarna. JAN förtydligar att om utskotten frågar kan de få en rapport över sin ekonomi och till nästa DS kommer en lägesrapport per utskott. 4. AKTUELLA PUNKTER 4.1 Hur DS arbetar a. Hur för vi vidare det vi får höra på mötena (bordlagt från #691) b. Närvaro DS-möten c. Mejl (bordlagt från #691) d. Nytt gruppkontrakt Punkterna hanteras utanför mötet.
e. DS deltagande på arrangemang (bordlagt från #691) att PN skriver samman en lista över vem som deltar när. att DS förväntas delta på distriktsledningsträffar. f. Matansvar på DS-möten (bordlagt från #691) att: PN skriver ihop en lista. 4.2 Extra distriktsstämma a. Genomförandet Kallelse: MAO har skrivit en kallelse. Diskussion om huruvida motion till extrastämman ska tas upp och att vi i så fall öppnar upp för fler motioner att vi inte tar upp några motioner på extrastämman. att vi meddelar att motionärerna får skicka in sin motion till höststämman. att AGO svarar motionärerna. Handlingar: att AGO och KN ansvarar för handlingarna. b. Valberedning att DS ska inkomma med förslag på personer till KN. 4.3 Uppdragsbeskrivning för Skeppsrådet att bordlägga frågan till nästa möte. 4.4 Val till vakantplats i stiftelsen (bordlagt #689) a. Fastställande av per capsulam beslut flyttas till 1.6 rapporter 4.5 Stöld av stuprör Det är oklart om stiftelsen har löst frågan. MIJ fortsätter att bevaka frågan. 4.6 Jubilerande kårer KN har sett över listan. 5. FASTA PUNKTER 5.1 Kansli och anställda a. Teknik
i. Filhantering MIJ har sett över en möjlig lösning för distriktets filhantering. att uppdra åt MIJ att prata ihop sig med KUT att distriktets server är tills vi beslutar om något annat endast till för DS och det är de i DS som särskilt tycker de har behov av den. 5.2 Kragenäs a. Rapport från arbetshelg med Kragenäsgruppen Gruppen har haft en planeringshelg som upplevdes positiv. Under helgen delades gruppen in sig tre mindre grupper med en gruppledare. Program, information och service är grupperna. b. Läget inför sommaren på plats Det ges lite olika besked om hur förberett lägerområdet är. att vi inte tar emot fler bokningar som läget är just nu. c. Inför 2015 Vi bör fundera inför 2015. att KN, Magnus, JAN, JI och AGO driver detta med stiftelsen. d. Ersättning till funktionärer på Kragenäs under sommaren att JI JAN, KN, MAG kollar över hur andra lägeranläggningar gör och tittar över budgeten och ser till att ett förslag över hur pengarna ska fördelas skrivs. att beslut fattas via per capsulam efter att underlag har skickats ut. e. Val av Kragenäsgruppen (#691) att Roger Gusthage, Göteborgs sjöscoutkår, Patrik Johansson, Hjälteby sjöscoutkår, Maria Wedin, Göta Lejon scoutkår väljs till Kragenäsgruppen. att gruppen leds fortsatt av JI 5.3 Nytt märke och grafisk profil a. Design av förslag MAO har jagat på Mera Märken. att MAO hör med Mera Märken när de förväntas leverera och sedan återkopplar till DS. b. Hur ser planen ut framåt?
att MAO och Emil Mattson diskuterar vidare om den tekniska lösningen för den vägledande omröstningen. 5.4 Nytt kansli Inget nytt. 5.5 Strukturer distriktet/stiftelsen (bordlagt #691) a. Gränsdragning stiftelsen/ds b. Ekonomi c. Äskandeprocessen att bordlägga frågan. AGO och JAN tar på sig att ses och diskutera frågan innan nästa möte. 5.6 Krisplan för distriktet att MIJ skickar ut ett utkast på krisplan. 5.7 Kommande aktiviteter a. Extra distriktsstämma/årsmöte Har diskuterats på tidigare punkter. b. Distriktsforum i. Vad ska DS göra under distriktsforumet KN föredrog tanken över distriktsforumet. att tiden för distriktsstämman är: incheckning: från 15-15:30, och 15:30 16:30 är stämman. c. DSL-grillning PN har det under kontroll d. Nedtakt med DS AE och MIJ har koll på läget. e. Upptakt med DS Inget nytt f. DSL-träff Inget nytt g. Kalendersynk + glöggmys Inget nytt
5.8 Regional scouting a. Framtagande av arbetsdokument distrikten-västra kansliet DS vill fortsätta arbetet med det arbetsmaterial som har tagits fram. Katarina Hedberg kommer bli stöd i den här frågan. Snart kommer ett möte att hållas mellan ordföranden i väst. b. Lägret 2015 Styrgrupppen har haft möte. De har tagit fram ett arbetsmaterial för LÄKO. Det finns nu en ersättare för Hallands distrikt i styrgruppen. DS diskuterade hur Lägret 2015:s ekonomi ska fungera kopplat till distriktets ekonomi. att AGO, AE och JAN pratar mer om frågan gällande ekonomin och utlägg för Lägret 2015. 5.9 Nationell scouting a. DO-träff PN och AGO ska åka. De ska ta upp utbildningsfrågan och prata om relationen med västra kansliet. Andra frågor under helgen är demokratijamboreen och strategiarbetet. 6. AVSLUT 6.1 Övriga frågor 6.2 Nästa möte och kommande aktiviteter 19/3 Presidiemöte 21-23/3 Roverforum 25/3 Möte kansli- skeppsrådet 29-30/3 DO-träff 2/4 DS 6.3 Reflektion 6.4 Mötet avslutas AGO avslutar mötet. Ordförande Anna Gottfridsson Sekreterare Karolina Karlsson