Samkommunen för ÖSTERBOTTENS FÖRBUND - POHJANMAAN LIITTO Godkänd 5.5.2008 Ändring (35 ) godkänd 8.3.2010 FÖRVALTNINGSSTADGA Kapitel 1 Allmänna bestämmelser 1 Tillämpning av förvaltningsstadgan och samkommunens instruktioner Österbottens förbund är en i kommunallagen avsedd samkommun. Bestämmelser om förbundets uppgifter ingår i lagen om regional utveckling, lagen om den nationella förvaltningen av programmen för strukturfonderna och markanvändnings- och bygglagen samt i det av medlemskommunerna godkända grundavtalet. Samkommunens verksamhet styrs förutom av förvaltningsstadgan även av följande instruktioner, i förhållande till vilka förvaltningsstadgan kommer i andra hand: - arbetsordning för samkommunsfullmäktige - tjänstestadga (upphävd fr.o.m. 1.7.2004) - revisionsstadga - arvodesstadga för de förtroendevalda Kapitel 2 Mötesförfarande 2 Tillämpning av bestämmelserna i kapitlet Bestämmelserna i detta kapitel skall iakttas när det är fråga om samkommunens organs sammanträden, frånsett fullmäktiges. 3 Sammanträdestid och sammanträdesplats Varje organ håller sina sammanträden vid de tidpunkter och på den plats som de beslutar. Sammanträde hålls också om ordföranden anser det vara nödvändigt eller om en majoritet av medlemmarna gör en framställning om detta till ordföranden. 4 Sammankallande av möte Ordföranden sammankallar till möte, eller om han är förhindrad, vice ordföranden. 25
I möteskallelsen skall anges tidpunkten och platsen för sammanträdet samt vilka ärenden som skall behandlas. Föredragningslistan skall i mån av möjlighet sändas ut tillsammans med möteskallelsen. Möteskallelsen skall sändas till medlemmarna och till de övriga som har närvarorätt eller närvaroplikt. Kallelsen skickas ut på det sätt som organet beslutar. 5 Fortsatt möte Om man inte lyckats slutföra ärendena vid ett sammanträde, kan man hänskjuta behandlingen till ett fortsatt möte. Särskild kallelse behöver då inte sändas ut. Man bör dock försöka underrätta de frånvarande om det fortsatta sammanträdet. 6 Kallande av ersättare Om en medlem är förhindrad att delta i ett sammanträde skall han be sin ersättare delta i sitt ställe. När en medlem är jävig i någon fråga eller på grund av förhinder inte kan delta i behandlingen av något ärende, kan han be sin ersättare delta i denna frågas behandling. Också ordföranden eller föredraganden kan förmedla kallelsen till ersättaren. 7 Sammanträdesrutiner Sedan ordföranden öppnat sammanträdet konstaterar han vilka som är närvarande och om sammanträdet är lagligt och beslutfört. Ärendena behandlas i den ordning som anges på föredragningslistan, såvida inte organet beslutar annat. Ett organ kan också besluta att ta upp sådana ärenden till behandling, som inte nämns i möteskallelsen. 8 Ordförandeskap Ordföranden skall leda behandlingen av ärendena och sörja för ordningen under sammanträdena. Ordföranden får sedan han givit en varning bestämma att personer som uppträder olämpligt skall avlägsnas. Om det uppstår oordning skall ordföranden avbryta eller upplösa sammanträdet. 9 Tillfällig ordförande 26
Om både ordföranden och vice ordföranden är frånvarande eller jäviga i något ärende skall en tillfällig ordförande väljas för sammanträdet eller för behandlingen av berörda ärende. 10 Närvaro vid sammanträden Vid samkommunens olika organs sammanträden har förutom medlemmarna följande personer närvaro- och yttranderätt: - vid landskapsstyrelsens sammanträden fullmäktiges ordförande och vice ordförande - vid övriga organs sammanträden landskapsstyrelsens ordförande och landskapsdirektören. Om andra än ovan nämnda personers närvaro- och yttranderätt beslutar respektive organ. Bestämmelser om landskapsstyrelsens representation vid fullmäktiges sammanträden ingår i fullmäktiges arbetsordning. 11 Landskapsstyrelsens representanter i övriga organ Landskapsstyrelsen kan utse sådana representanter för sig i andra organ, som har närvarooch yttranderätt vid organens sammanträden. Också en ersättare i landskapsstyrelsen eller landskapsdirektören kan utses till representant. 12 Föredragning Vid samkommunens organs sammanträden fattas besluten efter föredragning av en tjänsteinnehavare. Föredragandens förslag ligger till grund för behandlingen (utgångsförslag). Om föredraganden har ändrat det förslag som finns på föredragningslistan innan organet fattat beslut i ärendet, är det ändrade förslaget utgångsförslag. Om förslaget har tagits tillbaka måste ärendet avlägsnas från föredragningslistan, såvida inte organet beslutar annat. Vem som skall föredra ärendena bestäms genom särskilt beslut av organet. Om föredraganden är frånvarande eller jävig skall hans ställföreträdare vara föredragande. Ett organ kan av särskilda skäl besluta att ett ärende skall behandlas utgående från ordförandens redogörelse, utan föredragning av en tjänsteinnehavare. 13 Konstaterande av jäv 27
Ett samkommunalt organs ordförande skall vid behov begära att organet avgör huruvida jäv föreligger för en medlem eller annan person med närvarorätt. 14 Omröstning och val I fråga om omröstning och val gäller i tillämpliga delar vad som föreskrivs i fullmäktiges arbetsordning. 15 Uppgörande, justering och framläggande av protokoll Protokollet uppgörs av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det skall undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet skall justeras på det sätt som organet beslutar. Protokoll skall hållas offentligt framlagda. Tid och plats för framläggningen besluts av organet i fråga och kungörs minst en dag i förväg. I protokollet skall antecknas: 1) om konstitueringen - organets namn - tidpunkten för inledande och avslutning av sammanträdet samt sammanträdesplatsen - närvarande och frånvarande och i vilken egenskap deltagarna varit närvarande - mötets laglighet och beslutförhet. 2) om ärendenas behandling: - rubrik för ärendena - redogörelse för ärendena - beslutsförslag - jäv - framlagda förslag och om de fått understöd - omröstning, omröstningssätt, omröstningsförfarande, omröstningsproposition och omröstningens resultat - val, valsätt och valresultat - konstaterande av beslut - avvikande mening. 3) om lagligheten - anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning - ordförandens underskrift - protokollförarens kontrasignering - anteckning om protokolljustering - anteckning om framläggning ifall protokollet framlagts offentligt. 28
I de anvisningar för rättelseyrkande som fogas till protokollet skall ges behövliga anvisningar för rättelseyrkande. I den besvärsanvisning som fogas till protokollet skall anges besvärsinstans, besvärstid och vad den som överklagar skall foga till besvärsskrivelsen. Till sådana beslut som det inte går att yrka rättelse i eller anföra besvär mot skall fogas en anteckning om detta och uppges vilken lag eller förordning förbudet grundar sig på. Vad ovan föreskrivs skall i tillämpliga delar iakttas beträffande beslut om fattats av en tjänsteinnehavare eller en förtroendevald. 16 Landskapsstyrelsens och nämndens rätt att ta ärenden till behandling Landskapsstyrelsen, styrelsens ordförande och landskapsdirektören kan besluta att ta upp ett ärende till behandling i landskapsstyrelsen. Nämnden, dess ordförande och föredragande i nämnden kan besluta att ta upp ett ärende till behandling i nämnden. 17 Meddelande av beslut i ärenden som ett högre organ kan ta upp till behandling En myndighet inom samkommunen skall inom fyra dagar efter det att ett protokoll justerats meddela landskapsstyrelsen eller den behöriga nämnden de beslut som kan tas upp till behandling i landskapsstyrelsen eller nämnden. Meddelandet sker på det sätt som landskapsstyrelsen eller nämnden beslutat. Om protokollet inte justerats räknas tidsfristen från det att protokollet undertecknats. Kapitel 3 Övriga bestämmelser 18 Tvåspråkighet i samkommunens verksamhet De svensk- och finskspråkiga gruppernas behov skall beaktas jämbördigt i organiseringen av samkommunens förvaltning och verksamhet och i informationen. Servicen inom samkommunen skall ordnas så att invånarna kan få service på svenska och finska inom alla uppgiftsområden inom samkommunen. Beträffande de språkkunskaper som skall krävas av tjänsteinnehavare och arbetstagare gäller vad som särskilt föreskrivits eller beslutats. Föredragningslistan skall när det gäller landskapsfullmäktiges och landskapsstyrelsens möten avfattas på både finska och svenska. Kulturnämndens föredragningslistor avfattas på finska och vid behov även på svenska. 29
19 Information Samkommunens information leds av landskapsstyrelsen, som godkänner allmänna anvisningar med principer för den samkommunala informationen. 20 Samkommunens underskrift och underteckning av handlingar Avtal och förbindelser, landskapsstyrelsens expeditioner och skrivelser samt utdrag och kopior av dokument undertecknas av landskapsstyrelsens ordförande, landskapsdirektören, vikarien för landskapsdirektören eller landskapssekreteraren, såvida landskapsstyrelsen inte härtill befullmäktigat andra personer. Utlåtanden som ges av ämbetsverket undertecknas dessutom av den som berett ärendet. Handlingar som gäller beredning undertecknas av den som bereder ärendet. 21 Lösen för handlingar Landskapsfullmäktige beslutar vid behov om de grunder enligt vilka lösen för handlingar skall betalas till samkommunen. 22 Revisionsstadga Föreskrifter om granskning av samkommunens förvaltning och ekonomi anges i revisionsstadgan. Kapitel 4 Beslutanderätt vid regional utveckling och landskapsplanering 23 Landskapsstyrelsens beslutanderätt Landskapsstyrelsen beslutar om beviljande och eventuella återkrav av sådana regionala utvecklingsmedel som samkommunen beslutar om, godkänner programavtal för samkommunens del och ger i enlighet med lagen om regional utveckling utlåtanden till statliga regionförvaltningsmyndigheter. Landskapsstyrelsen beslutar om utlåtanden som gäller i markanvändnings- och bygglagen avsedda generalplaner eller motsvarande planer eller som har en väsentlig betydelse för mål eller planeringssynpunkter på landskaps- och regionnivå. Landskapsstyrelsen beslutar också om de framställningar som görs i samkommunens namn. 30
Landskapsstyrelsen har rätt att till landskapsdirektören delegera beslutanderätt, som gäller beviljande av regionala utvecklingsmedel, ingående av programavtal eller givande av utlåtanden eller annat som hör till landskapsstyrelsens beslutanderätt. 24 Landskapsdirektörens beslutanderätt Landskapsdirektören beslutar om frågor som gäller tillsyn och utbetalning av regionala utvecklingsmedel och om andra frågor som gäller regionala utvecklingsmedel, men som inte påverkar beloppet av de regionala utvecklingsmedel som har beviljats förmånstagaren, samt utför de av landskapsstyrelsen särskilt ålagda uppgifterna. Landskapsdirektören kan överföra i denna paragraf nämnd beslutanderätt på underlydande tjänsteinnehavare. Kapitel 5 Beslutanderätt vid ekonomiförvaltning 25 Budgetens verkställighet Landskapsfullmäktige godkänner i budgeten verksamhetsmål, anslag och beräknade inkomster för förbundet. Landskapsstyrelsen godkänner en dispositionsplan som grundar sig på budgeten. Landskapsstyrelsen kan överföra beslutanderätt i anknytning till godkännandet av dispositionsplanen på underlydande tjänsteinnehavare. 26 Ändringar i budgeten Ändringar i budgeten skall föreläggas fullmäktige under budgetåret. Efter budgetåret kan ändringar i budgeten behandlas endast i undantagsfall. Efter det att bokslutet har undertecknats kan förslag till ändringar i budgeten inte föreläggas fullmäktige. Vid förslag till ändringar i anslagen bör också utredas vilken verkan ändringarna får på målen för verksamheten och på de beräknade inkomsterna. Likaså måste man innan ändringar görs i målen för verksamheten eller i de beräknade inkomsterna, utreda ändringarnas inverkan på anslagen. 27 Försäljning av anläggningstillgångar Beslut om försäljning av anläggningstillgångar fattas av landskapsstyrelsen enligt grunder som landskapsfullmäktige godkänt. 31
Landskapsstyrelsen kan delegera sin beslutanderätt att sälja lös egendom och aktier och andelar till andra organ och tjänsteinnehavare. 28 Godkännande av avskrivningsplan Landskapsfullmäktige godkänner grunderna för avskrivningar enligt plan. Utgifter för ombyggnad av anläggningstillgångar läggs till den oavskrivna anskaffningsutgiften, ifall det inte finns särskilda skäl att göra en separat avskrivningsplan för ombyggnaden. Utifrån de grunder som landskapsfullmäktige antagit för avskrivningarna enligt plan godkänner landskapsstyrelsen avskrivningsplaner för enskilda nyttigheter eller kategorier av nyttigheter. Landskapsstyrelsen fastställer en gräns för småanskaffningar som underlag för avskrivningskalkylen. 29 Finansförvaltningen Landskapsfullmäktige beslutar om upplåning och utlåning och om principerna för övriga placeringar. I samband med godkännande av budgeten och ekonomiplanen beslutar landskapsfullmäktige om förändringar i långivningen och det främmande kapitalet. Landskapsstyrelsen beslutar om övriga frågor som gäller finansieringen. Landskapsstyrelsen kan delegera rätt att besluta om upplåning och placeringar vidare till andra organ och tjänsteinnehavare. 30 Fastställande av avgifter Landskapsfullmäktige bestämmer de allmänna grunderna för avgifterna. Själva avgifterna och de detaljerade motiveringarna till dem fastställs av landskapsstyrelsen. Landskapsstyrelsen kan överföra sin beslutanderätt till andra organ och tjänsteinnehavare. 31 Riskhantering Landskapsstyrelsen ansvarar för hur riskhanteringen realiseras och samordnas och beslutar om försäkring av samkommunens egendom och ansvar. Landskapsstyrelsen kan delegera beslutanderätt till andra organ och tjänsteinnehavare. 32 Granskning av penningmedel 32
Landskapssekreteraren ombesörjer den interna revisionen. Över granskningen skall minst halvårsvis avges berättelse till landskapsstyrelsen. Landskapsdirektören, vikarien för landskapsdirektören eller landskapssekreteraren godkänner räkningar och betalningsförbindelser gällande samkommunen. Landskapsdirektörens reseräkningar och representationsutgifter godkänns av landskapsstyrelsens ordförande eller vice ordförande. Kapitel 6 Befogenheter i personalfrågor 33 Tillämpning av bestämmelserna i kapitlet Beslut i frågor som anknyter till tjänsteförhållande och tjänsteinnehavare och som regleras i lagen om kommunala tjänsteinnehavare (304/03) eller i en annan lag, fattas av landskapsstyrelsen, om inte annat sägs i lagen eller en annan instruktion. 34 Befogenheter vid inrättande och indragning av tjänster samt vid ombildning av tjänsteförhållande till arbetsavtalsförhållande Landskapsfullmäktige beslutar om inrättande och indragning av tjänster samt om ombildning av tjänsteförhållande till arbetsavtalsförhållade. 35 Ansökan om tjänst Tjänsten ledigförklaras av den myndighet som skall tillsätta tjänsten. 36 Behörighetsvillkor En särskild förteckning förs över den behörighet som krävs av de anställda. Enligt 6 2 mom. lagen om kommunala tjänsteinnehavare beslutar den myndighet som tillsätter tjänsten om anställning av en person i ett tjänsteförhållande för viss tid, oberoende av de särskilda behörighetsvillkoren. 37 Val av personal Landskapsfullmäktige väljer landskapsdirektör. Landskapsstyrelsen väljer övriga tjänsteinnehavare och personal i varaktigt arbetsavtalsförhållande. Om arbetsavtalsförhållanden som är avsedda att gälla endast en viss tid beslutar landskapsdirektören. 33
Landskapsstyrelsen utser vikarier för landskapsdirektören. Till övriga delar beslutar landskapsdirektören om vikariearrangemang. Beslut om prövotid, avtal om prövotid och prövotidens längd fattas av den anställande myndigheten. 38 Förflyttning av en tjänsteinnehavare till ett annat tjänsteförhållande I de fall som avses i 24 lagen om kommunala tjänsteinnehavare är det landskapsstyrelsen eller den myndighet som beslutar om anställning som i vartdera fallet beslutar om förflyttning av en tjänsteinnehavare till ett annat tjänsteförhållande. 39 Tjänst- och arbetsledighet Om inte annat följer av 43, beslutar landskapsstyrelsen om beviljande av tjänst- och arbetsledighet för underställd personal. En vikarie förordnas vid behov av den myndighet som beviljar tjänst- eller arbetsledighet. Samma myndighet beslutar även om anställning av en vikarie. 40 Bisysslotillstånd Beslut om beviljande av bisysslotillstånd samt om mottagande och innehav av bisyssla fattas av landskapsstyrelsen. 41 Avstängning från tjänsteutövning Beslut om avstängning av en tjänsteinnehavare från tjänsteutövning fattas av landskapsstyrelsen. 42 Upphörande av anställning och permittering Beslut om upphörande av anställning och om permittering fattas av den anställande myndigheten. 43 Tjänsteinnehavares beslutanderätt i personalfrågor Landskapsdirektören beslutar om följande personalfrågor för sina underställda: 1) beviljande av semester 34
2) beviljande av sådan tjänstledighet eller arbetsledighet som tjänsteinnehavare och arbetstagare har ovillkorlig rätt till enligt lagstiftningen eller tjänste- och arbetskollektivavtalet; 3) beviljande av tjänstledighet och arbetsledighet efter prövning för högst 30 kalenderdagar i sänder, ifall det därvid inte gäller att överväga hur mycket lön som skall betalas under tjänstledigheten eller arbetsledigheten; 4) tjänstereseförordnande för underställda tjänsteinnehavare och arbetstagare; 5) förordnande vid behov för personalen att utföra mertids-, övertids-, lördags- och söndagsarbete samt att vara i beredskap; 6) begäran om upplysningar om hälsotillstånd och förordnande av kontroller och undersökningar av hälsotillstånd. 35