m SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum ~ TRANAs KOMMUN 2014-11-18 Sida 22 (34) ~ KOMMUNSTYRELSEN 193 Dnr 536/14 Förslag på avsiktsförklaring gemensamt e-arkiv Jönköpings län, ksau 194 E-utvecklingsrådet (e-rådet) i Jönköpings län har föreslagit Tranås kommun att delta i ett samarbete kring införandet av ett gemensamt e-arkiv. För att möjliggöra ett effektivt arbete med projektet har e-utvecklingsrådet efterfrågat en avsiktsförklaring i frågan. Tranås kommun medverkar i E-rådet, region Jönköping, Marcus Fägerstrand är representant för Tranås kommun. I e-rådet har det beslutats om att man skall arbeta med ett antal projekt i bland annat e-arkiv, e-tjänster och en ny skolplattform. Tranås kommun har utsett Ann-Marie Ljunggren som representant i e-arkiv, Oscar Löfgren i e-tjänster och Elisabeth Lindlöf för skolplattform. E-rådet sammanställer de olika projektgruppernas arbete på uppdrag av kommuncheferna i regionen. Ett gemensamt e-arkiv för regionen kommer bli effektivt både när det gäller kostnader för investering och arbete. Pengar är avsatta för införandet 2016. Kommunstyrelsen föreslogs besluta att ställa sig bakom och underteckna föreslagen avsiktsförklaring i egenskap av arkivmyndighet för Tranås kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen besluta att ställa sig bakom och underteckna föreslagen avsiktsförklaring i egenskap av arkivmyndighet för Tranås kommun. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige i enlighet med arbetsutskottets förslag. Expedieras lill Kommunfullmäktige I Ju~er?res sign I Uldragsbestyrkande
' SAMMANTRÄDESPROTOKOLL ~ Sammantrade5datum TRANAs KOMMUN 2014-11-04 Sida 16 (25) r_a... KOMMUNSTRYRELSENS AU 194 Dnr 536/14 Förslag på avsiktsförklaring gemensamt e-arkiv Jönköpings län E-utvecklingsrådet (e-rådet) i Jönköpings län har föreslagit Tranås kommun att delta i ett samarbete kring införandet av ett gemensamt e-arkiv. För att möjliggöra ett effektivt arbete med projektet har e-utvecklingsrådet efterirågat en avsiktsförklaring i frågan. Tranås kommun medverkar i E-rådet, region Jönköping, Marcus Fägerstrand är representant för Tranås kommun. I e-rådet har det beslutats om att man skall arbeta med ett antal projekt i bland annat e-arkiv, e-tjänster och en ny skolplattform. Tranås kommun har utsett Ann-Marie Ljunggren som representant i e-arkiv, Oscar Löfgren i e-tjänster och Elisabeth Lindlöf för skolplattform. E-rådet sammanställer de olika projektgruppernas arbete på uppdrag av kommuncheferna i regionen. Ett gemensamt e-arkiv för regionen kommer bli effektivt både när det gäller kostnader för investering och arbete. Pengar är avsatta för införandet 2016. Kommunstyrelsen föreslogs besluta att ställa sig bakom och underteckna föreslagen avsiktsförklaring i egenskap av arkivmyndighet för Tranås kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att ställa sig bakom och underteckna föreslagen avsiktsförklaring i egenskap av arkivmyndighet för Tranås kommun. Expedieras lill Kommunstyrelsen I Uldragsbestyrkande
o Datum Diarenummer TRANAS KOMMUN 2014-10-20,)~,J36/f' -.4 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Tjänsteskrivelse Er beteckning Förslag på avsiktsförklaring gemensamt E arkiv Jönköpings län E-utvecklingsrådet (e-rådet) i Jönköpings län har föreslagit Tranås kommun att delta i ett samarbete kring införandet av ett gemensamt e-arkiv. För möjliggöra ett effektivt arbete med projektet har e-utvecklingsrådet efterfrågat en avsiktsförklaring i frågan. Tranås kommun medverkar i E-rådet, region Jönköping, Marcus Fägerstrand är representant för Tranås kommun. I e-rådet har det beslutats om att man skall arbeta med ett antal projekt bl a e-arkiv, e-tjänster och en ny skolplattform. Tranås kommun har utsett Ann-Marie Ljunggren som representant i e-arkiv, Oscar Löfgren i e tjänster och Elisabet Lindlöf för skolplattform. E-rådet sammanställer de olika projektgruppernas arbete på uppdrag av kommuncheferna i regionen. Ett gemensamt e-arkiv för regionen kommer bli effektivt både när det gäller kostnader för investering och arbete. Pengar är avsatta för införandet 2016. Kommunstyrelsen föreslås besluta att ställa sig bakom och underteckna föreslagen avsiktsförklaring i egenskap av arkivmyndighet för Tranås kommun. För kommunledningsförvaltningen Expedieras till Dataavdelningen lin 0140-681 00 57382 Tranas fax 0140-176 50
Arkivmyndigheterna ianeby, Eksjö, Gislaveds, Gnosjö, Habo, Jönköpings, Nässjö, Mullsjö, Sävsjö, Tranås, Vaggeryds, Vetianda och Värnamo kommuner Arkivmyndigheten för Höglandets kommunalförbund -manas jkommum FG.,-FÖrvaltr,ingen."k.~ o '-'-I 0<-._..., Mil -.01... I ~, _;3,k JLf-L.. ~ --..., E-utvecklingsrådet föreslår länets arkivmyndigheter att göra avsiktsförklaringar om att delta i samarbete kring e-arkiv Alla behöver e-arkiv med ingen mäktar med att göra det själv Huvudregeln, som följer av tryckfrihetsförordningen, är att alla allmänna handlingar (information) ska bevaras för all framtid, såvida det inte har beslutats att de ska gallras (förstöras). ] den moderna förvaltningen sker nästintill all hantering av information elektroniskt. Detta ställer krav på att vi kan ta hand om den information som skapas elektroniskt. Den information som kommunen har ska oavsett om den är analog eller digital vara sökbar, nåbar, tillförlitlig och säker. Den ska finnas till hands när den behövs. En förutsättning för detta är möjligheten att bevara elektronisk information i ett e-arkiv. Att införa e-arkiv har dock visat sig vara svårt, kostnaderna förväntas bli höga och framför allt saknas kompetens och kraft i de enskilda kommunerna. E-utvecklingsrådet föreslår ett gemensamt e-arkiv för kommuner och kommunalförbund i Jönköpiogs län E-utvecklingsrådet i Jönköpings län arbetar med e-förvaltningsområdet i syfte att öka nyttan för medborgare, näringsliv, föreningar och inre effektivisering i medlemmamas organisationer. Genom samverkan och samfinansiering ska utvecklingen inom e-förvaltningsområdet kunna gå snabbare och ge bättre effekter för e-utveckl ingsrådets medlemsorganisationer. E-utveckl ingsrådet har genom sitt arbete identifierat möjligheten att skapa, och behovet av, ett gemensamt e-arkiv för kommunema i Jönköpings län.
Målbilden för E-arkiv Jönköpings län är en, gemensam, lösning för digitalt bevarande E-arkiv Jönköpings län föreslås bestå aven, gemensam, Jösning för bevarande av digital information, en central förvaltningsorganisation och lokala organisationer i varje kommun. Systemet för bevarande ägs och förvaltas av den centrala organisationen, som är gemensam för alla länets kommuner. Den lokala organisationen i respektive kommun är kontaktväg för E-arkiv Jönköpings län. Systemet för bevarande har avropats på det ramavtal som Sveriges kommuner och landsting har upphandlat, där lösningar kan avropas som produkt eller som tjänst. Budget måste avsättas från och med 2016 Vi vet ännu inte vad ett gemensamt e-arkiv kommer att kosta, trots det måste kommuner och kommunalförbund planera in utgifter i 2016 års budget. Genom att studera andra förstudier och exempel har en tänkbar årlig prisnivå för licenser och drift på 3-4 miljoner räknats fram. Fördelat på länets kommuner blir då den årliga kostnaden som redovisas i tabellen nedan. Om fler, eller färre, organisationen deltar förändras givetvis kostnaden. Personaloch projektkostnader är inte medräknade, och inte heller respektive organisations kostnader för att leverera material till arkivet. Tabell: Tänkbar årlig kostnad fördelad på länets kommuner enligt den fördelningsnyckel som används i e-utvecklingsrådet Tänkbar årlig kostnad 3000000 kr Tänkbar årlig kostnad 4000000 kr Andel Belopp Belopp Anebv 1,9% 57000 kr 76000 kr Ek~iö 4,8 % i44 000 kr 192 000 kr Gislaved 8,5 % 255000 kr 340000 kr Gnosiö 2.8% 84000 kr 112000 kr Habo 3.2 96000 kr 128000 kr Jönköping 38,0 J 140000 kr I 520000 kr Mullsiö 2.1 63000 kr 84000 kr Nässiö 8,7 261 000 kr 348000 kr Sävsjö 3,2 96000 kr 128000 kr Tranås 5,4 162000 kr 216000 kr Vaggeryd 3,9 il7 000 kr 156000 kr Vetianda 7,8 234000 kr 312000kr Värnamo 9,7 291 000 kr 388000 kr Summa 3000000 kr 4000000 kr Kommunerna kan inte ansluta till landstingets e-arkiv i dagsläget Landstinget i Jönköpings län har idag tillgång till ett e-arkiv genom samarbetet R7e-arkiv. Frågan om kommunerna skulle kunna ansluta till detta e-arkiv har väckts, men den lösningen är i nuläget inte aktuell. Landstinget i Jönköpings län deltar ändå i projektet Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län som stöd och observatör, och samarbetet kan fortsätta framöver.
Genom att göra en avsiktsförklaring talar arkivmyndigheterna om att de vill vara med i och satsa på ett gemensamt e-arkiv i Jönköpings län E-utvecklingsrådet föreslår att varje arkivmyndighet i länet gör en avsiktsförklaring om att delta i samarbetet kring ett gemensamt e-arkiv, och ger i uppdrag åt e-utvecklingsrådet att fortsätta arbetet. Uppdraget till e utveckl ingsrådet består i att senast 2015-06-0 I presentera ett förslag på samarbetsavtal innehållande ekonomisk modell och uppskattade kostnader för inrättande aven gemensam förvaltningsorganisation och införande av det gemensamma e-arkivet. För att arbetet ska kunna fortsätta behöver e-utvecklingsrådet få återkoppling innan utgången av 2014. Detta även om de tillfrågade arkivmyndigheterna väljer att göra en annan avsiktsförklaring än den föreslagna. E-utvecklingsrådet, Sävsjö, 2014-09-26 Ashur Jawadi Helena Johansson Pär Svensson Habo kommun Jönköpings kommun Gnosjö kommun Bo Dahl Jenny Hurtig Siw Kullbergh Sävsjö kommun Värnamo kommun Landstinget i Jönköpings län Cm"ola Andersson Jenny Kongseryd Sven Aspegren Eksjö kommun Höglandets Aneby kommun Dejan Nedic kommunalförbund Thomas Sand h Mullsjö kommun Kenneth Hellman Vetianda kommun Eva Gardelin-Larsson Nässjö kommun Tomas Johansson Gislaveds kommun Marcus Fägerstrand Vaggeryds kommun Tranås kommun Bilagor: I. Förslag på avsiktsförklaring 2. Förteckning över deltagare i Projektgruppen Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län 3. Rapport Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp I (bifogas som fristående fi I)
Bilaga 1. Förslag på avsiktsförklaring Tranås kommun avser att medverka i projektet Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län 2016 E-utvecklingsrådet i Jönköpings län har föreslagit Tranås kommun att delta i ett samarbete kring införandet av ett gemensamt e-arkiv. För möjliggöra ett effektivt arbete med projektet har e-utveckjingsrådet efterfrågat en avsiktsförklaring i frågan. Tranås kommuns åtagande Tranås kommun avser att delta i ett för länets kommuner och kommunalförbund gemensamt avrop/alt upphandling under 2016, förutsatt att den ekonomiska modellen och det ekonomiska åtagandet bedöms rimligt. Tranås kommun avsätter medel under 2016 och kommande år för deltagande i projektet. Tranås kommun verkar för att kommunens verksamheter väljer det gemensamma e-arkivet som lösning för digitalt bevarande. Detta omfattar även kommunala bolag och kommunalförbund. I och med denna avsiktsförklaring ger Tranås kommun i uppdrag till E utvecklingsrådet i Jönköpings län att senast 2015-06-01 presentera ett förslag på samarbetsavtal innehållande ekonomisk modell och uppskattade kostnader för inrättande aven gemensam förvaltningsorganisation och införande av det gemensamma e-arkivet. Förslaget ska möjliggöra för andra verksamheter som kommunala bolag och kommunalförbund att ansluta till projektet. För Tranås kommun Tranås, 2014-10-20 Anders WiJander Kommunstyrelsens ordförande/firmatecknare
E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Nl ANEBY..L Landstinget SÄV51Ö KO...UN JÖNKÖPINGS MHlI1I Mullsjö ~" KOMMUN g- i JOn'''o,ng, lan KOMMUN ~ Kommun,'- "fra As KOM' UN ~ HASSJO KOMMU~
Dokum nllyp Ver Sida Rapport 1.0 2 av 8 Upprättat av Datum Projektgrupp e-arkiv 2014-05-27 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsät1ningar för samverkan 3 1.2 Delprojekt Kravställning informationssäkerhet... 3 1.3 Delprojekt Krav på metoder och verktyg 3 2 Målbilden för E-arkiv Jönköpings län 4 2.1 Central organisation 4 2.2 Lokal organisation 5 3 Fortsatt arbete 6 3.1 Behov av beslut. 6 3.2 Förslag på två yt1erligare projekt till e-utvecklingsrådet.. 6 4 Vad händer om vi inte skapar ett gemensamt e-arkiv? 7 5 Planering hösten 2014 8 Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Presentation från e-utvecklingsrådets informationsdag 2 juni Broschyren "Ett gemensamt e-arkiv i Jönköpings län 20l6!" Utredning om informationssäkerhet Ordlista Förstudie e-arkiv i Jönköpings län Bilagor, och rapporten i digitalt format, publiceras på www.regionjonkoping.se/web/earkiv
Dokum ntlyp V r Sida Rapport 1.0 3 av 8 Upprättat av Datum Projektgrupp e-arkiv 2014-05-27 1 Projektläge och syftet med rapporten Projektet E-arkiv Jönköpings län drivs i e-utvecklingsrådets regi och har pågått sedan hösten 2013. En förstudie färdigställdes i februari 2014, arbetet fortsätter i en projektgrupp med deltagare från samtliga kommuner och landstinget. Arbetet under våren 2014 har bedrivits i form av 3 delprojekt, Juridiska förutsättningar för samverkan, Kravställning informationssäkerhet och Krav på metoder och verktyg. Utöver delprojekten har gruppen bedrivit omvärldsbevakning genom att delta på Arkivforum 12-13 mars och Falk arkivkonferens 21-22 maj. För att konkretisera målbiiden för projektet och projektgruppens arbete definierades en målbild för projektet, vilken redovisas i denna rapport. Enligt planen tas en genomförandeplan och en riskanalys fram under hösten 2014. Efter avsiktsförklaring och samverkansavtal mellan kommunerna startar genomförandet. Detta innefattar kravställning och avrop/upphandling. Arbetet fram till och med avrop drivs inom ramen för e-utvecklingsrådet och finansieras via dess budget (2014 och 2015). Efter avrop/upphandling övergår projektet till finansiering från deltagarna (kommunerna direkt). 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar för samverkan Resultatet har inkorporerats i målbilden då det tidigt framgick att en gemensam organisation var själva grunden för realiseringen av ett gemensamt e-arkiv, se vidare under 3. Målbilden för E-arkiv Jönköpings län. 1.2 Delprojekt Kravställning informationssäkerhet Arbetet redovisas i en utredning om informationssäkerhet som bifogas denna rapport (Bilaga 3). 1.3 Delprojekt Krav på metoder och verktyg Gruppens arbete fokuserade på målbildens utformning. Definiering av gemensamma metoder och verktyg har flyttats framåt i projektplaneringen. En ordlista med gemensamma begrepp har tagits fram för att underlätta samarbetet i länet om e arkivfrågan. Ordlistan bifogas denna rapport (Bilaga 4).
Dokumenltyp Ver Sida Rapport 1.0 4 av 8 ppr~ittat av Datum Projektgrupp e-arkiv 2014-05-27 2 Målbilden för E-arkiv Jönköpings län E-arkiv Jönköpings län består av ett system för bevarande, en centralorganisation och lokala organisationer i varje kommun. Den lokala organisationen i respektive kommun är kontaktväg för E-arkiv Jönköpings län. Systemet för bevarande har avropats på det ramavtal som Sveriges kommuner och landsting har upphandlat. Systemet för bevarande kan avropas som produkt eller som tjänst. Systemet för bevarande ägs och förvaltas av den centrala organisationen, som är gemensam för alla länets kommuner. Aneby,-----,~ Eksjö l~ I~ E-arkiv Jönköpings län ~---------. Sävsjö Tranås Gislaved Gnosjö Habo 888 Jönköping M_ulIsj0--J )~ '+',--_N_ä_ss_jb_ ---Jl' 8.. System för bevarande Värnamo l Rättssäkerhet Förvaltning Allmänhet/ forskning Vaggeryd Vetianda Kommunalförbund Kommunala bolag 2.1 Centralorganisation Den centrala organisationen fungerar som en depå för E-arkiv Jönköpings län. Det betyder bland annat att ansvaret för innehållet i arkivet inte förflyttas från respektive kommun. Den centrala organisationen har framför allt två uppgifter: Förvalta systemet för bevarande Ta fram gemensamma riktlinjer för e-arkivering Utöver detta, ska den centrala organisationen vara behjälplig vid leverans till systemet för bevarande och kunna erbjuda specialistkompetens i e-arkivfrågor. Den centrala organisationen bör även kunna utbilda de lokala organisationerna i relevanta frågor.
Dokumenttyp Ver ida Rapport 1.0 5 av 8 Upprä1l3t av Datum Projektgrupp e-arkiv 2014-05-27 Det krävs tre olika kompetenser för att den centrala organisationen ska kunna fungera: Systemansvarig Leveransansvarig E-arkivspecialist Den systemansvariga ansvarar för drift och utveckling av systemet för bevarande. Den leveransansvariga samordnar leveranser till systemet för bevarande. Det är viktigt att den centrala organisationen kan vara behjälplig vid inleveransen, eftersom kommunerna själva måste se till att uppfylla kraven för att lämna in digital information för arkivering. Den centrala organisationen behöver även en e-arkivspecialist för att kunna stödja kommunerna i arbetet runt arkiveringen av digital information, till exempel med gallringslitredningar, informationsträffar, utarbetande av styrande dokument och systemförvaltningsfrågor. 2.2 Lokal organisation Varje kommun är ansvarig för sitt eget arkiv, det vill säga att kommunen har en arkivmyndighet. Det krävs en omfattande omstrukturering om den centrala organisationen ska överta rollen som arkivmyndighet, den måste då drivas som antingen ett kommunalförbund eller en gemensam nämnd. Arkivmyndigheten måste då även delas upp mellan pappersarkivet och det digitala arkivet, eftersom den centrala organisationen inte kan ta ansvar för de redan befintliga traditionella arkiven i respektive kommun. En gemensam arkivmyndighet är därför inget som vi rekommenderar i nuläget. I varje kommun måste det finnas en lokal organisation, som fungerar som E-arkiv Jönköpings läns kontakt i respektive kommun. Det kommer att finnas flera funktioner som kommunerna själva måste uppfylla i en arkivsamverkan. Exempel på sådana funktioner är: E-arkivarie Tekniskt ansvarig Strategiskt ansvarig E-arkivarien är personen som sköter innehållet i arkivet, det vill säga arkivarien eller motsvarande funktion. Den tekniskt ansvariga personen har kunskap om förutsättningarna för arkivering av innehållet i de lokala systemen. Den strategiskt ansvariga personen deltar i styrning av det gemensamma e-arkivet och den lokala utvecklingen.
DokumenllYP Ver Sida Rapport 1.0 6 av 8 Upprättat av Datum Projektgrupp e-arkiv 2014-05-27 3 Fortsatt arbete 3.1 Behov av beslut Projektgruppen har i sitt arbete kommit fram till att en förutsättning för ett gemensamt e arkiv är att det finns en organisation som äger och förvaltar e-arkivet. Formen för denna organisation är inte en fråga för projektgruppen. Frågan lämnas därför till e utvecklingsrådet och kommunchefsgruppen för beslut. Vi bedömer att om en sådan organisation finns på plats senast den I juli 2015 kan den tidplan som beskrivs i förstudien följas och ett e-arkiv för länet kan implementeras 2016. Projektgruppens förslag är att den centrala organisationen får utökade ansvarsområden såsom att ta fram gemensamma föreskrifter och riktlinjer och bedriva utbildning, utöver att svara för det gemensamma e-arkivet. Eftersom funktionen inte finns idag, ens fördelad, kan vi inte uppskatta hur mycket resurser som krävs eller vad kostnaden blir. Vi föreslår att åtminstone tre personer måste ingå i organisationen till att börja med, då en viss omfattning måste till. Organisationen måste revideras och utvecklas årsvis eller liknande. För att kunna arbeta vidare med e-arkivprojektet måste fortsatt finansiering för organisationen beslutas. Projektgruppen måste även få i uppdrag att utforma och driftsätta den centrala organisationen. Följande behöver beslutas för att projektet ska kunna fortsätta: Avsiktsförklaring (hösten 2014) Avtal inför upphandling (våren 2015) 3.2 Förslag på två ytterligare projekt till e-utvecklingsrådet Under arbetet har projektgruppen identifierat två frågeställningar/utvecklingsområden som projektgruppen menar vore lämpliga att driva som projekt i e-utvecklingsrådets regi. Införa ledningssystem för informationssäkerhet enligt standarden ISO 27000 i länets kommuner Gemensam klassificeringsstruktur för kommuner i Jönköpings län Båda frågeställningarna är viktiga beståndsdelar i att projektet med gemensamt e-arkiv blir framgångsrikt och når sin fulla potential, samtidigt som de är egna frågor. Projektet E-arkiv Jönköpings län kan inte heller omfatta även dessa frågor av rent praktiska skäl, projektet skulle bli så stort att det blev omöjligt att hantera.
Dokumenttyp Ver Sida Rapport 1.0 7 av 8 Upprättat av Datum Projektgrupp e-arki v 2014-05-27 4 Vad händer om vi inte skapar ett gemensamt e-arkiv? Idag har varje kommun ett antal olika system. Det kan vara svårt att avsluta systemen, bland annat på grund av att de innehåller information som verksamheten är i behov av. Dessutom kan kostnaderna för att konvertera informationen bli omfattande. Det krävs ett genomgående arbete för att dels bedöma vilken information som ska bevaras i systemen och hur den ska bevaras, dels att säkerställa att framtida system har inbyggda funktioner som säkerställer både gallring och ett långsiktigt bevarande. Det är ett krävande arbete som kommunerna ställs inför. I framtiden ökar dessutom mängden information exponentiellt. Det innebär att behovet aven långsiktig och hållbar lösning för digitalt bevarande blir större och större för varje år. Om varje kommun ska ha ett eget e-arkiv, krävs det även att man har en egen organisation för drift och förvaltning av systemet för bevarande. Många av länets kommuner saknar idag arkivarie eller någon annan som kan arbeta förebyggande med informationshantering. Varje organisation behöver dessutom någon som kan sköta in- och utleveranser till systemet för bevarande, vilket saknas i flertalet kommuner idag. Det är en kostnadskrävande och kompetent organisation som behövs för att ett fungerande e arkiv ska kunna förvaltas på ett korrekt sätt. Genom att bygga ett gemensamt e-arkiv kan resurser sparas och kompetens utnyttjas bättre. I länet finns redan god erfarenhet av gemensam drift av verksamhetssystem, bland annat genom delad kunskap och effektiva lösningar.
D kumenttyp Ver Sida Rapport 1.0 8 av 8 Upprättat av Datum Projektgrupp e-arkiv 2014-05-27 5 Planering hösten 2014 Under 2014 kommer e-arkivprojektet gå in i etapp 2, förutsatt att e-utvecklingsrådet och kommunchefsgruppen ställer sig positiva till fortsatt arbete i projektet enligt projektgruppens förslag. Arbetet i etapp 2 kräver en projektledare, förslagsvis på 25 procents tjänst. Uppdraget kräver en projektledare med god erfarenhet av att arbeta med utvecklingsprojekt i offentlig verksamhet. Erfarenhet av e-arkivfrågor är positivt men inte nödvändigt. Det viktigaste i uppdraget är att kunna driva processen framåt och hjälpa de i projektet ingående aktörerna att komma fram till nödvändiga resultat och beslut, samt att dokumentera detta. Projektgruppen har positiva erfarenheter av att arbeta i workshops, förberedda av mindre arbetsgrupper, och vill fortsätta att arbeta på det sättet. Vi uppskattar att arbetet för medlemmar i projektgruppen kommer att kräva cirka tre arbetsdagar per månad fortlöpande för projektets räkning. Därutöver kommer det givetvis att krävas arbete med den egna kommunens införande. Följande arbetsuppgifter ska genomföras under hösten: Framtagande av genomförandeplan för införandeprojekt, inklusive riskanalys Framtagande av anvisningar till kommunerna: Vad måste respektive kommun göra för att kunna leverera till ett e-arkiv 2016? Vad är obligatoriskt och vad är valbart? Utgöra referens för e-utvecklingsrådets arbete med avsiktsförklaring i kommunerna Ta fram uppdragsbeskrivning för E-arkiv Jönköpings län.
Arkivmyndigheterna ianeby, Eksjö, Gislaveds, Gnosjö, Habo, Jönköpings, Nässjö, Mullsjö, Sävsjö, Tranås, Vaggeryds, VetIanda och Värnamo kommuner Arkivmyndigheten för Höglandets kommunalförbund E-utvecklingsrådet föreslår länets arkivmyndigheter att göra avsiktsförklaringar om att delta i samarbete kring e-arkiv Alla behöver e-arkiv med ingen mäktar med att göra det själv Huvudregeln, som följer av tryckfrihetsförordningen, är att alla allmänna handlingar (information) ska bevaras för all framtid, såvida det inte har beslutats att de ska gallras (förstöras). I den moderna förvaltningen sker nästintill all hantering av information elektroniskt. Detta ställer krav på att vi kan ta hand om den information som skapas elektroniskt. Den information som kommunen har ska oavsett om den är analog eller digital vara sökbar, nåbar, til1förlitlig och säker. Den ska finnas till hands när den behövs. En förutsättning för detta är möjligheten att bevara elektronisk information i ett e-arkiv. Att införa e-arkiv har dock visat sig vara svårt, kostnaderna förväntas bli höga och framför allt saknas kompetens och kraft i de enskilda kommunerna. E-utvecklingsrådet foreslår ett gemensamt e-arkiv för kommuner och kommunalförbund i Jönköpings län E-utveckJingsrådet i Jönköpings län arbetar med e-förvaltningsområdet i syfte att öka nyttan för medborgare, näringsliv, föreningar och inre effektivisering i medlemmarnas organisationer. Genom samverkan och samfinansiering ska utveckjingen inom e-förvaltningsområdet kunna gå snabbare och ge bättre effekter för e-utveckjingsrådets medlemsorganisationer. E-utveckJingsrådet har genom sitt arbete identifierat möjligheten att skapa, och behovet av, ett gemensamt e-arkiv för kommunerna i Jönköpings län.
Målbilden för E-arkiv Jönköpings län är en, gemensam, lösning för digitalt bevarande E-arkiv Jönköpings län föreslås bestå aven, gemensam, lösning för bevarande av digital information, en central förvaltningsorganisation och lokala organisationer i varje kommun. Systemet för bevarande ägs och förvaltas av den centrala organisationen, som är gemensam för alla länets kommuner. Den lokala organisationen i respektive kommun är kontaktväg för E-arkiv Jönköpings län. Systemet för bevarande har avropats på det ramavtal som Sveriges kommuner och landsting har upphandlat, där lösningar kan avropas som produkt eller som tjänst. Budget måste avsättas från och med 2016 Vi vet ännu inte vad ett gemensamt e-arkiv kommer att kosta, trots det måste kommuner och kommunalförbund planera in utgifter i 2016 års budget. Genom att studera andra förstudier och exempel har en tänkbar årlig prisnivå för licenser och drift på 3-4 miljoner räknats fram. Fördelat på länets kommuner blir då den årliga kostnaden som redovisas i tabellen nedan. Om fler, eller färre, organisationen deltar förändras givetvis kostnaden. Personaloch projektkostnader är inte medräknade, och inte heller respektive organisations kostnader för att leverera material till arkivet. Tabell: Tänkbar årlig kostnad fördelad på länets kommuner enligt den fördelningsnyckel som används i e-utvecklingsrådet Tänkbar årlig kostnad 3000000 kr Tänkbar årlig kostnad 4000000 kr Andel Belopp Belopp Aneby 1,9% 57000 kr 76000 kr Eksiö 4,8 % 144000 kr 192000 kr Gislaved 8,5 % 255000 kr 340000 kr Gnosjö 2,8 % 84000 kr 112000 kr Habo 3,2 96000 kr 128000 kr Jönköping 38,0 l 140000 kr 1 520000 kr Mullsjö 2,1 63000 kr 84000 kr Nässjö 8,7 26] 000 kr 348000 kr Sävsjö 3,2 96000 kr 128000 kr Tranås Yaggeryd Yetlanda Yärnamo 5,4 3,9 7,8 9,7 162000 kr I J7 000 kr 234000 kr 29] 000 kr 216000 kr 156000 kr 312000 kr 388000 kr Summa 3000000 kr 4000000 kr Kommunerna kan inte ansluta till landstingets e-arkiv i dagsläget Landstinget i Jönköpings län har idag tillgång till ett e-arkiv genom samarbetet R7e-arkiv. Frågan om kommunerna skulle kunna ansluta till detta e-arkiv har väckts, men den lösningen är i nuläget inte aktuell. Landstinget i Jönköpings län deltar ändå i projektet Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län som stöd och observatör, och samarbetet kan fortsätta framöver.
Genom att göra en avsiktsforklaring talar arkivmyndigheterna om att de vill vara med i och satsa på ett gemensamt e-arkiv i Jönköpings län E-utveckJingsrådet föreslår att varje arkivmyndighet i länet gör en avsiktsförkjaring om att delta i samarbetet kring ett gemensamt e-arkiv, och ger i uppdrag åt e-utvecklingsrådet att fortsätta arbetet. Uppdraget till e utveckjingsrådet består i att senast 2015-06-01 presentera ett förslag på samarbetsavtal innehållande ekonomisk modell och uppskattade kostnader för inrättande aven gemensam förvaltningsorganisation och införande av det gemensanuna e-arkivet. För att arbetet ska kunna fortsätta behöver e-utvecklingsrådet få återkoppling innan utgången av 2014. Detta även om de tillfrågade arkivmyndigheterna väljer att göra en annan avsiktsförkjaring än den föreslagna. E-utvecklingsrådet, Sävsjö, 2014-09-26 Ashur Jawadi Helena Johansson Pär Svensson Habo kommun Jönköpings kommun Gnosjö kommun Bo Dahl Jenny Hurtig Siw Kullbergh Sävsjö kommun Yämamo kommun Landstinget i Jönköpings län Carola Andersson Jenny Kongseryd Sven Aspegren Eksjö kommun Höglandets Aneby kommun Dejan Nedic kommunalförbund Thomas Sandh Mullsjö kommun Kenneth Hellman Yetlanda kommun Eva Gardelin-Larsson Nässjö kommun Tomas Johansson Gislaveds kommun Marcus Fägerstrand Yaggeryds kommun Tranås kommun Bilagor: 1. Förslag på avsiktsförklaring 2. Förteckning över deltagare i Projektgruppen Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län 3. Rapport Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp l (bifogas som fristående fil)
Bilaga 1. Förslag på avsiktsforklaring Arkivmyndighetens namn avser att medverka i projektet Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län 2016 E-utvecklingsrådet i Jönköpings län har föreslagit arkivmyndigheten att delta i ett samarbete kring införandet av ett gemensamt e-arkiv. För möjliggöra ett effektivt arbete med projektet har e-utvecklingsrådet efterfrågat en avsiktsförkjaring i frågan. Arkivmyndighetens åtagande Arkivmyndigheten avser att delta i ett för länets kommuner och kommunalförbund gemensamt avrop/alt upphandling under 2016, förutsatt att den ekonomiska modellen och det ekonomiska åtagandet bedöms rimligt. Arkivmyndigheten avsätter medel under 2016 och kommande år för deltagande i projektet. Arkivmyndigheten verkar för att kommunens verksamheter väljer det gemensamma e-arkivet som lösning för digitalt bevarande. Detta omfattar även kommunala bolag och kommunalförbund. I och med denna avsiktsförkjaring ger arkivmyndigheten i uppdrag till E utveckjingsrådet i Jönköpings län att senast 2015-06-01 presentera ett förslag på samarbetsavtal innehållande ekonomisk modell och uppskattade kostnader för inrättande aven gemensam förvaltningsorganisation och införande av det gemensamma e-arkivet. Förslaget ska möjliggöra för andra verksamheter som kommunala bolag och kommunalförbund att ansluta till projektet. För Arkivmyndigheten, Ort, 2014-00-00 Namn på företrädare med behörighet att teckna avsiktsförkjaringen, Befattning
Bilaga 2. Förteckning över deltagare i Projektgruppen Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län Sven Aspegren, Aneby kommun Anneli Gustafsson, Eksjö kommun Ulla Tapio Sjöblom, Gislaveds kommun Christian Bagan, Gnosjö kommun Anette Nyström, Habo kommun Åke Carlsson, Jönköpings kommun Dejan Nedic, Mullsjö kommun Margareta Levin, Mullsjö kommun Sara Salkvist, Nässjö kommun Anders Hanzen, Sävsjö kommun Ann-Marie Ljunggren, Tranås kommun Torbjörn Åkerblad, Vaggeryds kommun Thomas Sandh, Vetianda kommun Jenny Hurtig, Värnamo kommun Tomy Eklöv, Landstinget i Jönköpings län