Utveckling av FRG-konceptet Redovisning av uppdrag till Civilförsvarsförbundet från MSB

2011-12-22 1 (10) Utveckling av FRG-konceptet Redovisning av uppdrag till Civilförsvarsförbundet från MSB

2 (10) Bakgrund Sveriges Civilförsvarsförbund ansvarar för utbildning, och tillsammans med övriga frivilliga försvarsorganisationer, för rekrytering till de Frivilliga resursgrupperna. MSB har gett i uppdrag åt Sveriges Civilförsvarsförbund att vidareutveckla konceptet FRG. Uppdragets bifogas (Bilaga 1). Inledning Uppdraget har genomförts tillsammans med de övriga frivilliga försvarsorganisationerna och en representativitet bland de frivilliga försvarsorganisationerna har säkerställts i uppdragets samtliga delmoment. Samtliga frivilliga försvarsorganisationerna har inbjudits att delta i arbetet från projektets start. Vid det första mötet den 4 februari deltog följande frivilliga försvarsorganisationer: Sveriges Bilkårers Riksförbund, Svenska Blå stjärnan, Insatsingenjörerna, Riksförbundet Sveriges Lottakårer, Frivilliga Flygkåren, Frivilliga Radioorganisationen, Sjövärnskårernas Riksförbund, Frivilliga Motorcykelkårernas Riksförbund, Svenska försvarsutbildningsförbundet, Frivilliga Automobilkårernas Riksförbund, Svenska Brukshundsklubben och Sveriges Civilförsvarsförbund. Sju organisationer har, förutom Civilförsvarsförbundet, deltagit i det fortsatta arbetet. Övriga 10 organisationer har fortlöpande erbjudits möjlighet att delta i projektets arbetsgrupper och referensgrupp. Två arbetsgrupper med medlemmar från frivilliga försvarsorganisationer har arbetat med frågeställningarna kring FRG. Sveriges Bilkårers Riksförbund, Sjövärnskårernas Riksförbund, Insatsingenjörerna, Svenska försvarsutbildningsförbundet, Sveriges Civilförsvarsförbund, Svenska Blå stjärnan, Frivilliga Automobilkårernas Riksförbund och Svenska Brukshundsklubben har deltagit i arbetsgrupperna. Arbetsgrupperna har sammankallats av sekreterarna som utsetts. Projektplanen för arbetet bifogas (Bilaga 2). En enkät har genomförts bland medlemmar i frivilliga försvarsorganisationer. Sammanfattning och resultat från enkäten bifogas (Bilaga 6). Två referensgrupper har arbetat parallellt med arbetsgrupperna. En referensgrupp har bemannats av företrädare för de frivilliga försvarsorganisationerna och en referensgrupp har bemannats av representanter för kommuner och Sveriges kommuner och landsting. I den senare referensgruppen har representanter ingått från Sveriges Kommuner och Landsting, Lunds kommun, Linköpings kommun, Strömstads kommun, Göteborgs kommun, Faluns kommun, Luleås kommun, Flens kommun och Vallentunas kommun. Innehållet i följande rapport bygger på det arbete som genomförts i arbets- och referensgrupperna samt den enkät som genomförts. Resultatet har sedan sammanställts av projektledaren och sekreterarna. För denna rapport ansvarar förbundsstyrelsen i Civilförsvarsförbundet.

3 (10) Följande frågeställningar har bearbetats av arbets- och referensgrupperna: Utreda orsakerna till att få frivilliga försvarsorganisationer engagerar sig i FRG-konceptet på nationell nivå och på kommunal nivå. Ta fram en plan för att skapa ett bredare engagemang som kan stärka FRG-konceptet. Utveckla en metod för långsiktigt inflytande över FRG-konceptet för de övriga frivilliga försvarsorganisationerna. Utveckla en enhetlig metod för etablering av FRG. Föreslå en målbild för FRG nationellt och lokalt Synpunkter på innehåll i kursplanerna för grundutbildning av FRG-medlemmar, FRGansvariga och FRG-ledare. Föreslå en modell för kommuners behovsartikulering, där MSB är slutlig mottagare för kommuners behovsframställningar vad gäller frivilliga förstärkningsresurser. Analysera FRGs roll med hänsyn till nationell förstärkningsverksamhet. Se över den administrativa organisationen kring FRG. Utveckla och förankra ett förslag till kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring internt genom egenkontroll samt extern kvalitetskontroll av FRG-konceptet. Föreslå en minsta gemensam förmågenivå för FRG. Utformning av avtal Svar på frågorna: 1. Utreda orsakerna till att få frivilliga försvarsorganisationer engagerar sig i FRG-konceptet på nationell nivå och på kommunal nivå. Allmänt: Många frivilliga försvarsorganisationer upplever sig inte fått tillräcklig information om FRGverksamheten till de centrala kanslierna. De uttrycker en önskan om att i fortsättningen få information om t.ex. uppstart av Frivilliga resursgrupper. Med tanke på att de frivilliga försvarsorganisationerna har olika struktur, och flera inte är representerade lokalt, är det av extra vikt att de centrala kanslierna får information om lokal FRG-verksamhet för att kunna informera i den egna organisationen. Arbetsgrupperna uttrycker att många medlemmar i de frivilliga försvarsorganisationerna har liten eller ingen kunskap om FRG, vilket också framgår av enkäten. Informationsflödet inom respektive organisation måste därför förbättras. De övriga frivilliga försvarsorganisationer önskar att MSB:s roll som uppdragsgivare för FRGkonceptet ska synliggöras för alla frivilliga försvarsorganisationer och till landets kommuner. MSB har därmed en viktig roll genom att stödja i marknadsföring och information om FRG. Enkäten: Enkäten visar tydligt att kunskapen om möjligheten att delta i en FRG är liten hos medlemmarna i frivilliga försvarsorganisationer. Medlemmarna anger att tid och arbete är det främsta hindret när det gäller engagemanget i FRG. Enkäten visar tydligt att medlemmarna vill delta i krishantering genom att utföra de arbetsuppgifter som behövs snarare än att enbart använda eventuell specialkompetens.

4 (10) Kommentarer: Civilförsvarsförbundet kommer i fortsättningen att sända information om uppstart/lokala aktiviteter, avseende FRG, till de centrala kanslierna. Det är då varje centralt kanslis ansvar att föra informationen vidare till den egna organisationens medlemmar. Hänsyn måste även tas till att alla frivilliga försvarsorganisationerna har olika organisation i form av lokala föreningar och regionala distrikt. Inbjudan har tidigare gått ut till de föreningar/kårer som funnits i det kommunala föreningsregistret. 2. Ta fram en plan för att skapa ett bredare engagemang som kan stärka FRG-konceptet. Allmänt: Civilförsvarsförbundet anser det vara viktigt att sammansättningen av FRG, medlemmar, ledare och ansvariga, kännetecknas av mångfald utifrån kön, ålder, etnicitet och kompetens. För att öka engagemanget i FRG är enhetlig och synkroniserad information viktig. Samtliga frivilliga försvarsorganisationer ska få aktuell information om vad som händer inom FRG. Vidare är den interna informationen inom respektive frivillig försvarsorganisation mycket viktig. Den attityd ledningarna i de olika organsiationerna har till FRG har även den stor betydelse för engagemanget. FRG som koncept ska stärkas genom att FRG-loggan används konsekvent. Logotypen är neutral och omfattar alla deltagande organisationer. De FRG-ansvariga ska ha god kännedom om de frivilliga försvarsorganisationernas förmåga samt upprätta kontaktnät med dess företrädare lokalt. En ny folder om FRG ska produceras. Foldern ska innehålla kortfattad text samt bilder från FRGuppdrag. Den bör göras generell men med möjlighet att lokalanpassa med kommunal information. I foldern bör framgå att alla frivilliga försvarsorganisationer kan ingå i FRG men även att andra idéburna organisationer som med uthållighet och kvalitet bidrar till samhällets krishanteringsförmåga kan ingå. Det ska även tydligt framgå att MSB stödjer FRG-verksamheten. Kommentarer: Den huvudsakliga samordningen avseende FRG-verksamheten sker på regional/lokal nivå av Civilförsvarsförbundets verksamhetsledare. Behovet av en nationell FRG-samordnare har framkommit under arbetets gång, då arbetsuppgifterna ökar i takt med att föreslagna åtgärder ska genomföras och FRGverksamheten ökar i landet. En viktig del av FRG-samordnarens arbetsuppgifter blir att öka möjligheten till delaktighet för övriga deltagande organisationer. Samordnaren ska t.ex. ansvara för information till alla deltagande organisationer. Den ska vara en kontaktperson för FRG-frågor nationellt. FRG-samordnaren är en person inom Civilförsvarsförbundet som har relevant kompetens om FRG-frågor nationellt. Samordnaren ska framförallt arbeta med

5 (10) att informera om FRG sammanställa råd och tips till kommuner som planerar att starta FRG vidareutveckla utbildningar inom FRG-konceptet föreslå övningsscenarios för FRG sammanställa resultaten från de frivilliga resursgruppernas egenkontroll dokumentera skarpa insatser och erfarenheter från dessa samråd med andra aktörer på central nivå Relevant information ska i sin tur åskådliggöras av samordnaren på en hemsida dit alla organisationer med ett engagemang skapar en länk från sin egen hemsida. Hemsidan kan innehålla: information om vad FRG är och var det finns FRG råd och tips hur man som enskild kan engagera sig i FRG utbildningar inom FRG-konceptet förslag på utrustning för FRG-medlem övningsscenarios hur egen kontroll av verksamhetens kvalitet ska genomföras skarpa insatser och erfarenheter från dessa FAQ avtalsförslag Civilförsvarsförbundets behov av att samverka med övriga frivilliga försvarsorganisationer gör också att en FRG-samordnare behöver tid och andra resurser för att fortsätta den samverkan som har påbörjats. Detta är också ett behov som framkommit i referensgruppen med representanter från de övriga frivilliga försvarsorganisationerna. Möjlighet för de deltagande organisationerna att träffas bör i större utsträckning ges. Nätverksmöten både centralt och regionalt bör anordnas. På varje frivillig försvarsorganisations hemsida ska finnas en ikon FRG. Ikonen på hemsidorna ska vara FRG-logotypen. När medlemmarna klickar på FRG länkas denna direkt till den gemensamma och aktuella FRG-sidan. De uppdateringar som FRG-samordnaren gör, införs därmed under alla organisationers FRG-ikon. Samtliga deltagare i arbets- och referensgrupper stödjer detta förslag. FRG-ansvariga kan rekryteras ur alla frivilliga försvarsorganisationer. Den information som ges till FRG-ansvariga ska också ges till de centrala kanslierna. De frivilliga försvarsorganisationernas centrala kanslier ska få behörighet till den del av hemsidan som är lösenordsskyddad för FRG-ansvarig.

6 (10) 3. Utveckla en metod för långsiktigt inflytande över FRG-konceptet för de övriga frivilliga försvarsorganisationerna. Frågan rörande långsiktigt inflytande behandlas även under punkt 2. Civilförsvarsförbundets verksamhetsledare ansvarar för att metoden följs. Den centrala fortbildningen av FRG-ansvariga utformas av Civilförsvarsförbundet med utgångspunkt i de regionala/lokala önskemålen. Civilförsvarsförbundet initierar även, till viss del, möjlighet till fortbildning för FRG-medlemmen. Ett exempel på detta är det samarbete som under 2011 skett tillsammans med Livsmedelsverket (nödvattenmaterielutbildning). En viktig del i det långsiktiga inflytandet är möjligheten till regionala årliga nätverksträffar för alla deltagande organisationer. Där ges möjlighet att uttrycka önskemål från alla inblandade parter i sitt engagemang för FRG. En förutsättning för att dessa träffar ska kunna genomföras är att MSB tilldelar medel till detta. Denna möjlighet har tidigare funnits och varit mycket uppskattad. Referensgruppen med frivilliga försvarsorganisationer stödjer dessa förslag.

7 (10) 4. Utveckla en enhetlig metod för etablering av FRG. En metod för etablering får inte förhindra lokala variationer. Metoden beskriver ramarna vid etablering. Ett enhetligt system som genomförs på olika sätt Den första kontakten med kommunledningen tas normalt av Civilförsvarsförbundets verksamhetsledare. Första mötet genomförs av verksamhetsledaren, i förekommande fall tillsammans med FRG-ansvarig. På mötet ges information om FRG-konceptets möjligheter. Utöver detta diskuteras kommunens behov av förstärkningsresurser i förhållande till kommunens risk- och sårbarhetsanalys. När en FRG-utbildning ska starta sker kontakten med de frivilliga försvarsorganisationerna på så sätt att verksamhetsledaren kontaktar den centrala FRG-samordnaren som informerar organisationerna centralt. FRG-samordnaren lägger även ut information om detta på FRGhemsidan. 5. Föreslå en målbild för FRG nationellt och lokalt Målbilden för FRG föreslås vara: Varhelst i landet händelser inträffar, där de ordinarie resurserna behöver förstärkas, behövs FRG. Kommentar: Deltagarna i referensgruppen med kommunrepresentanter och SKL är eniga om att en gemensam målbild för FRG, nationellt och lokalt, är tillräcklig. Målbildens formulering stöds av referensgruppen. Storleken på FRG kan variera utifrån de behov som framkommit i kommunernas risk- och sårbarhetsanalyser. Erfarenheten visar att cirka en tredjedel av medlemmarna kan infinna sig direkt efter larm, vilket är viktigt att ta hänsyn till vill dimensioneringen av FRG.

8 (10) 6. Synpunkter på innehåll i kursplanerna för grundutbildning av FRG-medlemmar, FRGansvariga och FRG-ledare. Förslag till förändringar i kursplanerna bifogas. Förslag på förändringar är markerade med rött (Bilaga 3). 7. Föreslå en modell för kommuners behovsartikulering, där MSB är slutlig mottagare för kommuners behovsframställningar vad gäller frivilliga förstärkningsresurser. Landets kommuner kan redovisa en totalsiffra på resursbehov inom FRG. Siffran är inte baserad på specifika uppgifter utan beskriver kommunernas totala behov av FRG-personer. Förklaringen är den stora variation av händelser som en kommun måste kunna hantera. Även MSB har dragit slutsatsen att det behövs en generell krishanteringsförmåga. Generellt behövs två ansvariga per FRG samt två ledare per 8-10 FRG-medlemmar på plats. Flexibilitet krävs dock. Uppdragen kan förändras över tiden. Nya utbildningsbehov kan tillkomma under innevarande verksamhetsår. Dessa behov måste kunna bemötas för att bibehålla kvaliteten gentemot kommunens uppdrag till FRG och samhällets krishanteringsförmåga. Utbildningsbehovet inför ett nytt verksamhetsår bedöms med fördel gemensamt av MSB och Civilförsvarsförbundet utifrån de underlag som finns i form av ansökningar till FRGgrundutbildningar samt statistik från pågående verksamhet inklusive egenkontrollen. Kommunernas behov av utbildning av FRG-medlemmar, ledare och ansvariga ska formuleras vid det samtal som sker med kommunen varje år. Vid utbildning av ansvariga och ledare, utöver det generella beräknade behovet, ska kommunen framställa behov av sådan utbildning till Civilförsvarsförbundet. Referensgruppen med representanter från kommuner och SKL är enig om att en enskild kommun inte kan beskriva kommunens resursbehov i siffror. Kommunerna kan ofta inte på detaljnivå beskriva vilka behov som de har av frivilliga förstärkningsresurser. Den huvudsakliga anledningen till detta är att kommunerna har att svara mot ett brett spektrum av händelser. En matris är framtagen och kan vid en händelse användas för att formulera behoven efter hand de uppstår. En förteckning över de frivilliga försvarsorganisationernas specialkompetenser är under framtagande. Listan ska kunna användas om en kommun efterfrågar någon form av specialkompetens. De specifika kompetenser som finns i FRG kommer att vara registrerade i Civilförsvarsförbundets resursregister och tillgängliga för varje berörd FRG-ansvarig. RSA Resurs 1 Resurs 2 Resurs 3 Resurs 4 Upphandlad resurs FRG Upphandlat avtal FRG Upphandlat avtal FRG Upphandlat avtal FRG

9 (10) 8. Analysera FRG:s roll med hänsyn till nationell förstärkningsverksamhet. FRG och den nationella förstärkningsverksamheten bör kunna komplettera varandra. De nationella förstärkningsenheterna kan bistå med spetskompetens medan FRG har en mer generell och flexibel kompetens. Användandet av FRG och andra frivilliga förstärkningsresurser bör formas utifrån samhällets krishanteringssystem och dess områdesansvar. Vidare bör förstärkningsresursen utformas utifrån samhällets behov så att den svarar mot en generell krishanteringsförmåga. För de frivilligas del bör utformningen av resursen vara sådan att den främjar användandet av de frivilliga i verkliga situationer, vilket är en viktig förutsättning för att behålla kompetens och motivation. Enligt Civilförsvarsförbundets uppfattning bör förstärkningsresurser därför baseras på det lokala områdesansvaret. När en kris eskalerar och de lokala resurserna inte räcker till är det länsstyrelsens ansvar att även samordna de frivilliga förstärkningsresurserna. Vid krishantering på nationell nivå bör samma system tillämpas. Om de frivilliga förstärkningsresurserna organiseras på det sätt som vi förslår, är det även möjligt att på ett bra sätt svara upp mot de intentioner som de nordiska försvarsministrarna har rörande samarbetet för samhällsskydd och beredskap. Behovet framgår bland annat av konklusionerna från den 22 november 2011 i Helsingfors inom ramen för Hagadeklarationen. Det återstår mycket att klara ut i samspelet mellan FRG och de nationella resurspolerna. Polerna beskrivs som ett komplement till FRG. 9. Se över den administrativa organisationen kring FRG. FRG-konceptets aktörer och deras respektive funktioner: Kommunen Dimensionerar och inriktar den frivilliga resursgruppen utifrån de behov av förstärkningsresurser som har identifierats i kommunens risk och sårbarhetsanalys. SKL Samarbetspart för Civilförsvarsförbundet i frågor av kommunövergripande karaktär. Sprida goda exempel till sina medlemmar FRG-ansvarig Samordnar kontakterna mellan frivilligorganisationerna och kommunen. Ansvarar för att FRG fortlöpande uppdateras i Civilförsvarsförbundets resursregister Max och den löpande egenkontrollen. Frivilliga försvarsorganisationer Informerar om och bemannar FRG tillsammans med övriga frivilligorganisationer. Har ett särskilt ansvar för att informerar om FRG i den egna organisationen och stimulera medlemmarnas engagemang.

10 (10) Andra ideella organisationer vars medlemmar med uthållighet och kompetens kan bidra till samhällets krishantering. MSB bör överväga att öppna upp för att även dessa organisationers medlemmar kan utbildas inom FRG med medel från MSB. Civilförsvarsförbundet (FRG-samordnare, VL) MSB har gett Civilförsvarsförbundet i uppdrag att utbilda FRG. Civilförsvarsförbundet har i sin roll som nav uppgiften att tillsammans med övriga frivilliga försvarsorganisationer initierar, informerar om och bemanna FRG. MSB Är den myndighet som beviljar statliga anslag till FRG och på andra sätt stödjer FRG:s funktionalitet och utveckling. Det är viktigt att FRG:s roll i krishanteringssystemet kan åskådliggöras på Samverkanswebben som är ett forum för regional och lokal samverkan och informationsutbyte mellan samhällets larm- och ledningscentraler och krisledande aktörer. Operativ organisationsskiss över FRG: För situationer där FRG ska tas i anspråk finns en larmkedja.

11 (10) 10. Utveckla och förankra ett förslag till kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring internt genom egenkontroll samt extern kvalitetskontroll av FRG-konceptet. Redovisning av egenkontrollen bifogas (Bilaga 5) liksom ett utlåtande (Bilaga 7) från Ingela Bäckström, universitetslektor i kvalitetsteknik vid Mittuniversitetet. 11. Föreslå en minsta gemensam förmågenivå för FRG. Deltagarna i projektet föreslår att minsta gemensamma förmågenivå för samtliga FRG är att samtliga grupper: Utbildas enligt kursplanen för grundutbildningen Består av minst 10 personer för samtidig insats Övas/fortbildas minst två gånger/år (vid dessa tillfällen uppdateras samtliga personallistor) Genomför samtal med kommunledningen varje år (FRG-ansvarig) Innehar basutrustning för FRG (väst, midjeväska, id-kort). Bör bekostas av MSB. Detta för att ge likvärdiga förutsättningar till FRG som till de nationella förstärkningsenheterna. Likvärdig utrustning underlättar dessutom för ett positivt samarbete över kommun- /läns- /regionsgränserna. Har gällande avtal med kommunen Leds av utbildad FRG-ansvarig samt kompetent ledare. (Ska ha genomgått FRGledarutbildning eller likvärdig, dokumenterad ledarutbildning. (Detta bedöms av VL i samråd med FRG-ansvarig.) En gemensam förmågenivå för FRG underlättar insatser av FRG i andra kommuner eller i statlig verksamhet. 12. Utformning av avtal Förslag på överenskommelser bifogas (Bilaga 4) Avtal mellan kommun organisation Avtal mellan kommun enskild Medgivande till avvikelse från arbetsplats Uppsägning av avtal Bilagor: 1. Uppdragsbeskrivning 2. Projektplan 3-5. Kursplaner 6. Förslag på överenskommelse/avtal 7. Egenkontroll 8. Sammanfattning samt resultat av enkät 9. Utlåtande från Ingela Bäckström, Mittuniversitetet 10. PowerPoint med resultat från enkäten