KOMMUNKONTORET 2011-11-10 Henrik Ludvigsson DNR 249/2010 KOMMUNSTYRELSEN Införande av valfrihetssystem och tillämpning av lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV, inom äldrenämnden för hemtjänst från och med den 1 oktober 2012 Beslutsunderlag Äldrenämndens protokoll den 25 maj 2010 46, finns i diariet Förhandling enligt 11 MBL, protokoll den 21 januari 2011, finns i diariet Kommunkontorets skrivelse den 15 mars 2011 Kommunstyrelsens protokoll den 11 april 2011 93 Äldreförvaltningens skrivelse den 20 oktober 2011 med projektplan för införandet av LOV inom hemtjänsten äldreförvaltningen samt handlingsplan för införande av LOV inom hemtjänsten Sundbybergs stad: LOV inom hemtjänsten analys, rekommendationer och konsekvenser Äldrenämndens protokoll den 20 oktober 2011 116 Kommunkontorets skrivelse den 10 november 2011 Sammanfattning Äldrenämnden beslutade den 25 maj 2010 förorda kommunstyrelsen om att förorda kommunfullmäktige att införa LOV i staden, hemtjänsten blir den första verksamheten som upphandlas enligt LOV när nuvarande avtalstid går ut den 30 september 2012. Kommunstyrelsen beslutade den 11 april 2011 hänvisa ärendet åter till äldrenämnden för framtagande och redovisning av handlingsplan för införande av valfrihetssystem och tillämpning av LOV. Äldrenämnden har tagit fram en projekt- och handlingsplan för införande av LOV inom hemtjänsten och beslutade den 20 oktober 2011 godkänna projektplan, handlingsplan samt utredning LOV inom hemtjänsten och översända dessa till kommunstyrelsen. Nämndens beslutsunderlag belyser de utmaningar nämnden har att lösa inför ett införande av valfrihetssystem och tillämpning av LOV inom hemtjänsten. Nämnden kan i nuläget inte göra en bedömning huruvida tillämpning av LOV kommer att få några konsekvenser när det gäller nämndens budget. Kommunkontoret föreslår att valfrihetssystem införs och LOV tillämpas inom äldrenämnden för hemtjänst från och med den 1 oktober 2012. Då beslutet sannolikt kommer att påverka nämndens budget föreslås att nämnden kontinuerligt rapporterar till kommunstyrelsen hur förberedelserna fortskrider. Så kan t.ex. ske då äldrenämndens LOV-organisation är framtagen, när avtalen börjar tecknas samt när effekter på egen regi kan ses. Kommunkontoret föreslår vidare att det som anges i stadens upphandlingspolicy ska omfatta valfrihetssystemet. Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON 08-706 80 00 TELEFAX 08-733 38 36 ORG.NUMMER 212000-0175 www.sundbyberg.se
Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar 1. Valfrihetssystem införs och lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV, tillämpas inom äldrenämnden för hemtjänst från och med den 1 oktober 2012. 2. Valfrihetssystemet ska omfattas av de krav som framgår av Sundbybergs stads upphandlingspolicy. 3. Äldrenämnden får i uppdrag att kontinuerligt rapportera till kommunstyrelsen hur förberedelserna fortskrider.
Kommunstyrelsen den 11 april 2011 Kommunstyrelsen beslutade den 11 april 2011 hänvisa ärendet åter till äldrenämnden för framtagande och redovisning av handlingsplan för införande av valfrihetssystem och tillämpning av LOV. Kommunkontorets skrivelse den 15 mars 2011 Införande av valfrihetssystem och tillämpning av LOV kommer innebära påtagliga förändringar för äldrenämnden, bland annat som upphandlande myndighet. Det ställs då krav på ett annat arbetssätt och utökad kompetens. När LOV tillämpas ska den upphandlande myndigheten (äldrenämnden) annonsera på den nationella webbplatsen www.valfrihetswebben.se. Även förfrågningsunderlag ska finnas tillgängligt där. Detta blir en ny uppgift för äldrenämnden att hantera. Den leverantör som inte godkänns kan överklaga beslutet. Denna form av överklagan har äldrenämnden inte tidigare hanterat. För den enskilde som inte väljer leverantör ska den upphandlande myndigheten tillhandahålla ett ickevalsalternativ. En modell för ickevalsalternativ ska vara på plats innan LOV börjar tillämpas. Hur en sådan modell ska se ut och fungera återstår för äldrenämnden att se över. Tillämpning av LOV ställer krav på ett annat arbetssätt och utökad kompetens inom äldreförvaltningen mot bakgrund av ett helt annat krav på systematisk uppföljning. Det kan uppstå ett behov att säkerställa skillnaden mellan de som sköter systemet och de som producerar tjänsten i egen regi. Detta blir då ett nytt sätt för äldrenämnden att arbeta på. Äldrenämnden behöver en organisation som bland annat kan hantera Annonsering Förfrågningsunderlag Utvärdering Ickevalsalternativ Uppföljning och kontroll Olika roller Avtal
En uppgift för äldrenämnden blir att ta fram förslag till nytt reglemente och delegationsordning. Äldrenämnden den 20 oktober 2011 kommunkontorets kommentarer Nedan redovisas en del av beslutsunderlaget till äldrenämndens ställningstagande den 20 oktober 2011 där kommunkontoret vill belysa några aspekter i samband med att valfrihetssystem införs. Avtalstid Äldrenämnden anger att kontrakt med godkända utförare skrivs på två år med utvärdering efter ett år. Inför kommunstyrelsens behandling av ärendet den 11 april 2011 gjorde kommunkontoret, efter samråd med äldreförvaltningen, bedömningen att de allra flesta avtal som kommer tecknas ska gälla tillsvidare. I regeringens proposition står det visserligen att det inte är möjligt att ha tillsvidareavtal men Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) gör bedömningen att det mest praktiska är att ha sådana avtal och uppger att många kommuner har avtal som gäller tillsvidare. Tillsvidareavtal med uppsägningstid har klara fördelar eftersom ändringar eller kompletteringar av villkor då kan genomföras vid en och samma tidpunkt för alla leverantörer genom att avtalen sägs upp till den tidpunkt då man vill att de nya villkoren ska börja gälla. Annonsen om förfrågningsunderlag ska offentliggöras i den nationella databasen. Det är annonsen som sätter igång valfrihetssystemet, vilket innebär att eventuella leverantörer kan komma in med sina ansökningar löpande. Avtal kommer därmed att tecknas löpande. Utvärdering kommer att ske vid olika tidpunkter allt beroende på när avtalen tecknats. Om det visar sig att staden vill ändra villkoren i förfrågningsunderlaget får det inte genomslag vid ett och samma tillfälle med den hantering som nämnden föreslår. Det innebär att ingångna avtal kommer att innehålla olika villkor vid en och samma tidpunkt. Tidsbegränsade avtal kommer med största sannolikhet innebära mer arbete för äldreförvaltningens LOV-organisation än vad tillsvidareavtal skulle göra. Tid för införande Nämndens projektplan anger att införandet av LOV har beslutats till den 11 juni 2012. Införande av valfrihetssystem och tillämpning av LOV inom äldrenämnden för hemtjänst föreslås från och med den 1 oktober 2011. Äldreförvaltningen uppger att den 11 juni 2012 är startdatumet för öppnande av ansökningar. Den 1 oktober 2011 ska systemet vara i bruk.
Ärendets preliminära beslutsprocess Projektplanen anger vidare att kommunstyrelsen förväntas fatta beslut om LOV den 4 november 2011 varvid kommunfullmäktige förväntas fatta beslut om LOV den 19 december 2011. Kommunstyrelsen behandlar ärendet den 14 november 2011 och kommunfullmäktige den 28 november 2011. Personal Äldreförvaltningen ska göra en genomlysning av personalorganisationen inför ett införande av LOV. En preliminär bedömning är att det kommer att finnas behov av att förstärka personalstyrkan. Förvaltningen kan i nuläget inte göra en bedömning huruvida tillämpning av LOV kommer att få några konsekvenser när det gäller nämndens budget. Kommunkontoret konstaterar att det för närvarande inte finns underlag för vilka effekter införandet av LOV får på äldrenämndens budget. En möjlig väg för att kunna göra en uppskattning om vad införandet av LOV innebär bör vara att efterhöra andra kommuners erfarenheter bl.a. vad avser minskad egen produktion och behov av ökad specialistkompetens. Organisation Nämndens handlingsplan anger att äldreförvaltningen tar fram förslag till ny LOVorganisation juni oktober 2011. Den nya organisationen ska ha kapacitet att hantera annonsering, författande av förfrågningsunderlag och avtalsskrivningar, prövning av ansökningar från leverantörer samt uppföljning av godkända leverantörer. Äldreförvaltningen uppger att denna nya organisation tas fram under november månad 2011. Kommunkontoret konstaterar att viss försening skett i denna del vilket naturligtvis i delar kan påverka införandet av LOV. En effekt är t.ex. fördröjd bedömning om effekterna på budgeten 2012 Beställarorganisationen Nämndens utredning anger att stadens beställarorganisation måste vara förberedd och anpassad för de utmaningar som ställs vid en övergång från nuvarande kundvalssystem till ett enligt LOV. Omfattande resurs- och tidsinsatser Utredningen anger vidare att skapa ett väl fungerande kundvalssystem är en omfattande process både vad gäller resurs- och tidsinsats. De verkliga utmaningarna ligger i att sätta upp kvalitetsmål och mäta måluppfyllelsegraden. Äldreförvaltningen uppger att införande av LOV ska höja kvaliteten och uppföljning kommer ske utifrån kraven i förfrågningsunderlaget.
Ersättningsnivå I nuvarande kundvalssystem ersätts leverantörerna med ett fast belopp per utförd hemtjänsttimme. Ersättningen är oberoende av när tjänsten utförs. Helger och kvällar innebär således högre kostnader för personal. Leverantörerna kan antas vilja undvika dessa tider och detta skulle då begränsa brukarens valmöjlighet. En analys bör göras om vilka effekter ett införande av ersättning som varierar när tjänsten utförs får; hur mångfalden påverkas, konsekvenser för kundens möjlighet att påverka tjänstens innehåll och när tjänsterna ska utföras. Äldreförvaltningen uppger att man idag inte vet om varierad ersättning kommer tillämpas Kommunkontoret ser att det finns ett behov av att genomföra en sådan analys innan beslut om varierad ersättning eventuellt tas. Hemtjänstuppdragets omfattning Utredningen framhåller att hemtjänstuppdragets omfattning har stor betydelse i sammanhanget. Konsekvenserna av vilken omfattning uppdraget ska ha är ersättningsnivå, kompetenskrav, mångfald samt antalet förfrågningsunderlag. Konsekvenser för den egna produktionen Den egna produktionens volym kommer med stor sannolikhet att minska. Det är då viktigt att ledningen är informerad om utvecklingen och får tid på sig att anpassa verksamheten. Erfarenheter från Nynäshamn Nynäshamns kommunfullmäktige beslutade den 9 september 2009 att införa valfrihetssystem enligt lagen om valfrihetssystem (LOV). Från och med den 18 januari 2010 tillämpar socialnämnden i Nynäshamns kommun fritt val inom hemtjänsten. Detta innebär att de personer i kommunen som har rätt till hemtjänst, och är över 65 år har rätt att välja leverantör som kommunen godkänt och tecknat avtal med. Av den utredning som utgjorde en del av det beslutsunderlag som låg till grund för Nynäshamns fullmäktiges ställningstagande framgår bl.a. att ett införande av valfrihetssystem innebär utökad administration. Detta kan medföra att ökade resurser behövs för att de krav som ett införande innebär ska kunna tillgodoses. Vid kontakter med Nynäshamns kommun framgår att Den egna produktionen minskade och antalet berörda anställda blev successivt färre. Behov av ökad kompetens löstes genom kompetensutveckling. Ökad arbetsbelastning märks och det ges uttryck för att det finns en nivå när rekrytering kan bli aktuell. Det var svårt göra budgetbedömning innan systemet startade. Egenproduktionen är ickevalsalternativet.
Alla ansökningar (5) har godkänts men det har krävts kompletteringar från vissa. Grund för varierad ersättning är tätort-utanför tätort. Ingen skillnad i ersättningsnivå när det gäller tidpunkt för utförd tjänst. Ju mer inslag av varierad ersättning desto mer administration. Lars-Herman Larsson T.f. kommundirektör