Sid 1 (42) Innehållsförteckning.. 1 1 Grundläggande bestämmelser och anvisningar. 3 1.1 Institutionens ekonomi och prefektens ansvar 3 1.1.1 Institutionen som ekonomisk resultatenhet..... 3 1.1.2 Intern kontroll. 5 1.1.3 Inköp av varor och tjänster.... 6 1.1.4 Utbetalningsbeslut. 6 1.1.5 Beslut om externa intäkter 8 1.1.6 Universitetsinterna transaktioner 8 1.2 Redovisningsplan... 9 1.2.1 Översikt.. 9 1.2.2 Objektfälten.. 9 1.2.3 Principer för resultat- och balansräkning 14 1.2.4 Resultaträkningen post för post. 15 1.2.5 Balansräkningen post för post. 17 1.2.6 Bokföring av rättelser, disposition av resultat mm. 20 1.2.7 Fördelning av likviditetsränta. 20 1.2.8 Periodiseringsregler.. 20 1.2.9 Registrering av nytt projekt 21 1.2.10 Att nollställa och passivsätta projekt.. 21 1.3 Arkivering. 25 1.3.1 Inledning. 25 1.3.2 Definition på räkenskapshandlingar 25 1.3.3 Bokföringsmaterial som hanteras i Raindance Classic 26 1.3.4 Bokföringsmaterial som hanteras i Raindance Portaler.. 26
Sid 2 (42) 1.3.5 Övriga räkenskapshandlingar. 29 1.3.6 Överflyttning av räkenskapshandlingar till arkiv vid den Centrala förvaltningen. 30 1.3.7 Arkivering av bokföringsmaterial som tillhör EU-projekt.. 31 1.4 Externa förordningar och bestämmelser. 32 1.5 Interna föreskrifter och anvisningar. 32 Bilagor 1.a Konteringsregler 33 - Motpart - Fördelning av likviditetsränta - Vidarefakturerade kostnader 1.b Kontroller och avstämningar i Raindance 40 - Periodskiftesrutiner - Kontroll av konton som ska vara noll - Övriga kontroller och avstämningar
Sid 3 (42) 1 Grundläggande 1.1 Institutionens ekonomi och prefektens ansvar Vid Umeå universitet fastställs behörigheterna i rektors delegationsordning, Dnr FS 1.2.4 1819-14, fastställd att gälla från och med 2015-01-01 tv samt i; respektive fakultets, universitetsbibliotekets och förvaltningens delegationsordningar de av universitetsstyrelsen fastställda ekonomistyrreglerna och övriga styrdokument inom området ekonomi samt de för ekonomiområdet fastställda delprocesserna I rektors beslutade delegationsordning anges att det ska finnas en återrapportering av hur delegationen har utövats. Rutiner för detta finns beskrivet i dokumentet Rutiner för rapportering mellan olika organisatoriska nivåer FS-945-14. Villkor för prefektskapet vid Umeå universitet, FS 1.2.2 804-14, har fastställts av rektor att gälla från och med 2014-07-01. Beslutet gäller även för biträdande prefekt, ställföreträdande prefekt och föreståndare vid centrumbildningar och arbetsenheter. I beslutet regleras bland annat vem som utser prefekt, vilken kompetens som krävs för att förordnas som prefekt, för hur lång tid prefektuppdraget ska vara, hur stor del av tjänsten som ska avsättas för uppdraget samt vad arvodet för prefektskapet baseras på. En universitetsgemensam mall för prefektkontrakt har också utarbetats. Enligt Ekonomistyrningsverkets (ESV) föreskrifter till 22 i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring är myndigheten skyldig att förordna de tjänstemän som får förfoga över myndighetens medel. Behörigheten ska fastställas i arbetsordning eller på annat sätt varvid behörighetsområden fastställs. En förteckning över de personer som har rätt att förfoga över myndighetens medel ska upprättas och uppdateras kontinuerligt. Prefekter ska skicka in namnteckningsprov till. Med prefekt likställs i detta avseende chefer vid enheter inom den centrala förvaltningen, universitetsbiblioteket, samt högskolor och centrumbildningar. Prefekt kan, då så erfordras, delegera rätten att förfoga över myndighetens medel till annan person. Även beslut om delegation ska sändas till. Blanketterna Namnteckningsprov och Delegation ska förvaras vid på ett sådant sätt att de är skyddade mot t ex brand och stöld. Enligt bilaga till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2004:3) ska handlingarna bevaras och ska undantas från gallring. Se även avsnitt 1.1.4, Delegation av utbetalningsbeslut. 1.1.1 Institutionen som ekonomisk resultatenhet Vid Umeå universitet är varje institution en ekonomisk resultatenhet. Med institution likställs i detta avseende enheter vid den centrala förvaltningen, universitetsbiblioteket, samt högskolor och centrumbildningar. Vad som sägs om prefekter gäller även chefer vid dessa enheter. Ansvar för institutionens ekonomi innebär krav på planering och uppföljning. Prefekten ansvarar för att årligen upprätta bokslut budget och prognoser över institutionens samtliga intäkter och kostnader bemanningsplan (personalkostnader) investeringsplan Som institutionens chef ansvarar prefekten för att dess resurser används på bästa sätt, inom den ram som tilldelats institutionen. Enligt ekonomistyrreglerna sätter ekonomin gräns för måluppfyllelsen vid konflikt mellan mål och medel. Prefekten är ansvarig för såväl institutionens intäkter som kostnader.
Sid 4 (42) Ansvaret omfattar institutionens samtliga medel, såväl internt fördelade statliga anslag som externa medel. Med externa medel menas bidrag och uppdragsmedel från statliga eller andra finansiärer samt försäljningsintäkter. Prefekten ska fastställa rutiner för löpande uppföljning av ekonomin inom institutionen. Institutionens totala ekonomi ska följas upp mot budget minst tertialvis. Varje månad ska externfinansierade projekt kontrolleras i syfte att säkerställa att finansiering finns. I budgeten ska intäkter och kostnader vara lika stora eller intäkterna vara större än kostnaderna. En budget där kostnaderna är större än intäkterna får godkännas under förutsättning att mellanskillnaden kan täckas av ett befintligt myndighetskapital. Beslut om budget fattas i samtliga fall efter samråd med närmast överordnad nivå. Prefekten ansvarar för att institutionen årligen upprättar ett institutionsbokslut bestående av en resultaträkning och en balansräkning. Bokslutet fastställs och undertecknas av prefekten. Institutionen disponerar sina egna ekonomiska överskott och är skyldig att reglera sina underskott. Täckande av underskott Samtidigt som bokslutet fastställs ska beslut fattas om hur årets underskott ska täckas. Huvudprincipen är att underskott ska klaras inom den egna institutionen och ska helst regleras inom tre (3) år och maximalt inom fem (5) år. Plan för återbetalning med information om hur hela underskottet ska finansieras ska godkännas av överordnad nivå. Överordnad nivå får inte avslå ansvarig chefs förslag utan att ange hur befarat underskott ska hanteras. I de fall ansvarig chef inte kan finna en lösning om täckande av underskott är överordnad nivå skyldig att vidta åtgärder och kan i sådant fall besluta om omfördelning av medel från annan verksamhet. Beslutet ska innehålla anvisningar om hur omfördelningen ska ske. (Observera att omfördelning dock inte får ske mellan de finansiella verksamhetsgrenarna som visar hur verksamheten finansieras.) I det fall ärendet måste lyftas till överordnad nivå ska det utredas om ärendet bör föranleda ansvarspåföljd eller av annat skäl bör föras vidare till universitetsstyrelsen. Disposition av överskott Institutionen disponerar sina egna ekonomiska överskott. Prefekt i samråd med projektansvarig ska se till att externfinansierade projekt, i synnerhet uppdragsfinansierade projekt, inte har otillbörligt stora överskott. I sådana fall ska det kontrolleras att samtliga kostnader som hör till projektet verkligen har bokförts där. Det är särskilt viktigt att även lönekostnader för den arbetsinsats som gjorts bokförs på projektet så att inte den uppdragsfinansierade verksamheten sker på bekostnad av grundutbildning och grundforskning som finansieras med anslagsmedel. Det kan finnas risk för att större överskott måste återbetalas eller på annat sätt dras in. Prefekten ansvarar ytterst för att inga större överskott uppstår på externfinansierade projekt. Prefekt ska årligen besluta om användning av uppkomna överskott inom externfinansierad verksamhet. Besluten kan vara generella och omfatta samtliga projekt med överskott inom en verksamhet, alternativt kan besluten fattas per projekt. Överskott inom externfinansierad verksamhet får användas enligt nedan: Verksamhet 12, Grundutbildning med bidrag Fortsatt användning inom bidragsfinansierad grundutbildning Kompetensutveckling/konferenser Stipendier för grundutbildning Bekosta tid för ansökningar av nya bidrag till utbildning
Sid 5 (42) Verksamhet 22, Bidragsforskning Fortsatt användning inom bidragsfinansierad forskning Kompetensutveckling/konferenser Medel till post doc Bekosta tid för ansökningar av nya bidrag till forskning Bekosta forskningstid för forskare Verksamhet 13, Uppdragsutbildning Kompetensutveckling/konferenser Samverkan med näringslivet/marknadsföring Bekosta tid för utveckling av nya uppdragsutbildningar Verksamhet 23, Uppdragsforskning Kompetensutveckling/konferenser Samverkan med näringslivet/marknadsföring riktad mot näringslivet Bekosta tid för nya uppdrag inom forskning 1.1.2 Intern kontroll Prefekten ansvarar för att institutionen följer universitetets interna ekonomiadministrativa bestämmelser. Dessa bestämmelser utgår från det statliga regelverket, samlat i skriften Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet, som årligen ges ut av Ekonomistyrningsverket (ESV). Prefekten ska tillse att institutionen har väl fungerande ekonomiadministrativa rutiner och att en god intern kontroll upprätthålls. Det senare innebär att erforderliga kontroller ska finnas inbyggda i institutionens organisation och arbetsrutiner. Fördelning av uppgifter och ansvar ska göras så att ingen person ensam ska kunna handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser. Institutionen ska löpande bokföra inträffade ekonomiska händelser. För varje ekonomisk händelse ska det finnas en verifikation. Verifikationen ska, i förekommande fall, ge information om handlingar som legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa handlingar finns tillgängliga. Institutionens redovisning ska vara fullständig och rättvisande så att universitetets redovisning kan sammanställas till rättvisande delårs- respektive årsbokslut. Maskiner, inventarier och övriga anläggningar ska inventeras en gång per år enligt s anvisningar. Detta gäller oavsett om myndigheten äger tillgångarna eller disponerar dem på annat sätt (leasing). Kontantkassor och varulager ska inventeras inför delårs- och årsbokslut. Till inventeringsförrättare ska någon som inte själv är direkt ansvarig för tillgångarna utses. Inventeringsprotokoll, undertecknat av inventeringsförrättaren, ska sändas till. För att institutionens/enhetens bokslut ska bli så rättvisande som möjligt ska alla typer av ersättningar till privatpersoner, anställda såväl som externa uppdragstagare, betalas ut löpande under det kalenderår kostnaden uppstod. Övriga skulder som uppstått till följd av interna och externa köp av varor och tjänster ska regleras löpande och senast inför delårs-/årsbokslut. Tjänster som utförts för interna och externa uppdragsgivares räkning ska faktureras löpande och senast inför delårs-/årsbokslut liksom eventuell övrig försäljning. Prefekten ansvarar för att hanteringen av kundfordringar sker i enlighet med Förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar samt Kammarkollegiets föreskrifter till förordningen. Om fordran inte betalas efter det att betalningspåminnelse sänts ansvarar prefekten för att ärendet utreds. Uteblir betalning trots de åtgärder institutionen vidtar ska snarast informeras om vilka åtgärder som ska vidtas.
Sid 6 (42) 1.1.3 Inköp av varor och tjänster Universitetsstyrelsen har beslutat att beställningsordning ska fastställas vid varje institution och enhet vid Umeå universitet (dnr 212-2168-10). Prefekten ansvarar för att den som utsetts till inköpare vid institutionen har god kännedom om Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) samt universitetets upphandlingspolicy. Vid inköp av varor och tjänster ska alltid befintliga ramavtal utnyttjas. 1.1.4 Utbetalningsbeslut Allmänna föreskrifter Som en viktig del av prefektens ekonomiska ansvar ingår att fatta beslut om utbetalning och beslut som föranleder framtida utbetalningar. Det ekonomiska ansvaret innebär att utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet att utgiften ryms inom ramen för institutionens resurser samt att medlen används enligt gällande regler Prefekten får inte besluta i ett ärende som medför betalning till eller på annat sätt gynnar honom/henne eller närstående, fysisk eller juridisk person (ESV:s föreskrifter till 22 i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ). I sådana fall ska utbetalningsbeslut tecknas av närmast högre chef. Som exempel kan nämnas ersättning för utlägg i tjänsten avseende kostnad för representation då kostnaden inte kan faktureras eller (i undantagsfall) ersättning för kostnad avseende köp av vara som betalats kontant eller med eget betalkort. Ett annat exempel kan vara arvode till närstående. I dylika fall ska underlag för utbetalning godkännas och skrivas under av närmast högre chef (dekan/förvaltningschef) och utbetalning till personkonto/lönekonto göras via lönesystemet Primula. Beslut om anställning av personal och lönesättning fattas på den nivå i organisationen som är fastställd i förvaltningens samt respektive fakultets delegationsordning. Beslutsgång vid hantering av leverantörsfakturor som rör prefekt Utbetalningar till svenska och utländska leverantörer sker via Leverantörsfakturaportalen (LP) som är ett system för elektronisk fakturahantering. Prefekten fattar beslut om utbetalning genom att på elektronisk väg betalattestera/signera samtliga fakturor. Huvudprincipen är att den som beställt en vara eller tjänst ska attestera fakturan. Detta innebär att prefekt/motsvarande inte ska betalattestera/signera fakturor där han/hon är beställare. Se nedanstående exempel. Betalning till intern leverantör sker via Internfakturaportalen (IP). Samma regler för betalattest/signering gäller som vid betalning till extern svensk leverantör.
Sid 7 (42) Extern faktura i LP Beställt/inköpt av Attest Betalattest/signering Faktura från Telia avseende inköp av mobiltel till prefekt/motsv Prefekt/motsv Prefekt/motsv Annan person till vilken delegation skett Faktura från Telia avseende inköp av mobiltel till prefekt/motsv Annan person med rätt att göra inköp och beställningar Beställaren/inköparen Prefekt/motsv Faktura från Telia avseende kostnad för mobilsamtal/övrig tele- och datakommunikation avseende prefekt/motsv Faktura från Diners TAC avseende resekostnad till Sthlm. Resenär prefekt/motsv ----------------------------- Prefekt/motsv Annan person till vilken delegation skett Prefekt/motsv Prefekt/motsv Annan person till vilken delegation skett Faktura från Diners TAC avseende resekostnad till Sthlm. Resenär prefekt/motsv Annan person med rätt att göra inköp och beställningar Beställaren/inköparen Prefekt/motsv Faktura från Sävargården avseende representationslunch där prefekt/motsv är värd Prefekt/motsv Prefekt/motsv Annan person till vilken delegation skett Faktura från Sävargården avseende representationslunch där prefekt/motsv är värd Annan person med rätt att göra inköp och beställningar Beställaren/inköparen Prefekt/motsv I de fall utbetalningen rör prefekten eller någon honom/henne närstående ska utbetalningsbeslut tecknas av annan person till vilken delegation skett. Attest Det är inte möjligt för prefekten att ha kännedom om varje enskild utbetalning. För att han/hon ska kunna fatta beslut om utbetalning krävs därför att någon som känner till förhållandena först attesterar fakturan. Prefekten utser den/de personer som ska ha rätt att attestera. En attestordning ska upprättas och förvaras vid institutionen. I attestordningen ska anges för vilka projekt och för vilken period respektive attesträtt gäller samt eventuella beloppsgränser. Attesten innebär ett intygande att varan är mottagen/tjänsten utförd utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet Då attesträtten sammanfaller med projektansvar innebär attest dessutom ett intygande att projektet får belastas.
Sid 8 (42) Delegation av utbetalningsbeslut Prefekten kan, om det är motiverat av praktiska skäl, delegera rätten att teckna beslut om utbetalning. Observera dock att prefektens ansvar för institutionens ekonomi alltid kvarstår. Delegation får bara göras till person med tillräcklig ekonomisk insikt och ska anpassas till övriga ansvars- och befogenhetsnivåer inom institutionen. Prefekten ansvarar för att ingen person ensam ska kunna handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser. Beslut om delegation ska göras skriftligt och för en begränsad period. Beslutet, som undertecknats av såväl prefekt som mottagare av delegation, ska sändas till. 1.1.5 Beslut om externa intäkter Beslut om verksamhet som ska bedrivas med externa medel, d v s bidrag eller intäkter av uppdrag, fattas av prefekten. Prefekten beslutar om bokföring av externa kundfakturor genom att på elektronisk väg teckna bokföringsorder. Kontrakt/avtal Prefekten fattar beslut om verksamhet som ska bedrivas med bidrag från externa finansiärer oberoende av beloppets storlek. För uppdragsverksamhet, d.v.s. uppdragsutbildning och uppdragsforskning, gäller att prefekten beslutar om avtal understigande 1,2 mnkr. Avtal om 1,2 mnkr eller mer tecknas av rektor eller universitetsdirektören vilka också tecknar avtal om all EU-finansierad verksamhet. För uppdragsverksamhet ansvarar prefekten för att full kostnadstäckning uppnås. För både bidrags- och uppdragsfinansierad verksamhet gäller att prefekten inte får delegera vidare rätten att underteckna kontrakt/avtal. För mer information om beslutsordning för externfinansierad verksamhet, se kapitel 4, Externfinansierad verksamhet och kundfordringar, avsnitt 4.3.3. 1.1.6 Universitetsinterna transaktioner Interna transaktioner kan indelas i interna fördelningar av kostnader och intäkter och internfaktureringar samt rättelser av felaktiga transaktioner. Prefekten beslutar om bokföring av interna transaktioner genom att på elektronisk väg teckna bokföringsorder.
Sid 9 (42) 1.2. Redovisningsplan 1.2.1 Översikt Universitetets redovisningsmodell utgörs av våra redovisningsprinciper och vår redovisningsplan eller kodplan (sättet att strukturera ekonomisk information). bevakar det statliga ekonomiadministrativa regelverket och anpassar universitetets interna anvisningar efter det. Den statliga redovisningen följer i huvudsak samma principer som den privata affärsredovisningen. En viktig skillnad är dock att statliga myndigheter inte ska maximera sin vinst, utan istället använda tilldelade medel för att uppfylla de mål som riksdagen har bestämt. En stor del av universitetets tilldelade medel utgörs av anslag över statsbudgeten. Tilldelning av dessa beslutas årligen av riksdagen och anges i ett s.k. regleringsbrev. Specifikt för statliga myndigheter är också kravet på att hålla reda på var medel till verksamheten kommer ifrån. T.ex. ska verksamhet som finansieras med anslag över statsbudgeten alltid redovisa skillnaden mellan intäkter och kostnader som årets kapitalförändring vid bokslut. För pågående verksamhet som finansieras med bidrag från t.ex. forskningsråd ska skillnaden mellan intäkter och kostnader periodiseras som oförbrukade eller upplupna bidrag. För att göra det möjligt att lagra och ta ut information i olika dimensioner, för olika syften, är redovisningen strukturerad i objektfält. De bildar den kontosträng som används vid bokföring av ekonomiska händelser. Nedan visas den kontosträng som från och med den 1 januari 2003 används vid Umeå universitet. Konto Projekt Org enhet Verksamhet Motpart Finansiär Aktivitet XXXX YYYYZZZZZ YYYY XX XXXXX XXXXX YYYYZZZ Y i figuren ovan står för organisatorisk enhet (org enhet). X står för givna siffror och Z står för valfria siffror. Tillsammans bildar X, Y och Z antal positioner i fältet. 1.2.2 Objektfälten Konto Kontona (objektfält 1) är indelade i kontoklasserna 1 t.o.m. 8. Externredovisningen följer den statliga kontoplanen samt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring med ESV:s föreskrifter och allmänna råd. Gemensamma redovisningsprinciper för statliga myndigheter ska ge en rättvisande och jämförbar bild av varje myndighets intäkter och kostnader samt ekonomiska ställning. Elimineringar av interna transaktioner sker med hjälp av fältet motpart. Internredovisningen, som sker med hjälp av fältet motpart, läggs upp så att vi dels kan ta fram information som behövs för universitetets interna styrning på olika nivåer och dels ta fram information som krävs bl.a. till resultatredovisningen i årsredovisningen. Den senare regleras i Förordning (2000:605) om myndigheters årsredovisning och budgetunderlag, Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (1993:1153) samt Regleringsbrev.
Sid 10 (42) Vid bokföring måste kontering på objektet konto alltid ske manuellt. I en verifikation måste alltid summan av debettransaktioner vara lika med summan av kredittransaktioner (den dubbla bokföringens princip). Kontona är indelade i klasser enligt tabellen nedan. Kontoklass Konto Avser 1 1000 t.o.m. 1999 Tillgångar (balanskonton) 2 2000 t.o.m. 2999 Kapital och skulder (balanskonton) 3 3000 t.o.m.3999 Intäkter inkl finansiella intäkter (resultatkonton) 4 t.o.m. 6 4000 t.o.m. 6999 Kostnader inkl finansiella kostnader (resultatkonton) 7 7000 t.o.m. 7999 Transfereringar (resultatkonton) 8 8000 t.o.m. 8999 Redovisad kapitalförändring Interna transaktioner bokförs på konton i kkl 3* - 5* och med intern motpart. Hur de olika kategorierna påverkas av debet- respektive kredittransaktioner framgår av följande tabell. Tillgångar Kapital och skulder Intäkter Kostnader Debet ökar Debet minskar Debet minskar Debet ökar Kredit minskar Kredit ökar Kredit ökar Kredit minskar För balanskonton förs saldon vid årets slut, d.v.s. utgående balans per konto, org enhet, verksamhet, projekt, motpart och finansiär, över som ingående balans efterföljande år. För resultatkonton förs däremot inga saldon över till efterföljande år. Projekt Projekt är obligatoriskt vid kontering på de flesta balanskonton och samtliga resultatkonton. Det används inom alla verksamheter för sådant som institutionen behöver särredovisa. Till varje projekt är en organisatorisk enhet, en verksamhet och en finansiär kopplad. Varje institution och organisatorisk enhet har egna serier av projektnummer eftersom de måste vara unika. Objektet projekt består av nio positioner där de första fyra positionerna visar organisatorisk enhet, positionerna fem till sex visar grupp och positionerna sju till nio löpnummer. För uppläggning av nya projektkonton, se manualen Kontraktreskontra. Manualen finns på Umeå universitets hemsida https://www.aurora.umu.se/globalassets/dokument/universitetsforvaltningen/ekonomienhetenea/anvandarhandbocker/manual-krk-reviderad-1409-16.pdf eller https://www.aurora.umu.se/stod-och-service/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupningekonomi/ekonomisystemet-raindance/anvandarhandbocker/ Organisatorisk enhet tillsammans med grupp betecknar projektgrupp. Varje projektgrupp har ett unikt nummer och är en för institutioner/enheter frivillig indelning som kan underlätta uttag av utdata.
Sid 11 (42) Gruppering kan göras per forskare, forskargrupp, kurs mm. Används inte begreppet projektgrupp fylls positionerna ut med nollor. Projektgrupper kan ersätta objektet aktivitet eller användas i kombination med detta objekt. Projekt YYYYZZZZZ Projektgrupp Org enhet Grupp Löpnummer YYYY ZZ ZZZ Organisatorisk enhet Organisatorisk enhet (org enhet) utgörs av institutioner/enheter eller underindelning av dessa. Uppföljning på institutionsnivå kan göras för ett intervall av organisatoriska enheter. Organisatorisk enhet är obligatorisk vid kontering på de flesta balanskonton och samtliga resultatkonton. Balanskonton där organisatorisk enhet inte konteras är t.ex. post- och bankgirokonton, räntekonto samt momskonton. Verksamhet Objektet verksamhet, som är obligatoriskt vid kontering på en del balanskonton och de flesta resultatkonton, ger information om våra verksamhetsgrenar och resultatområden och hur dessa finansieras, d v s om finansiering sker med anslagsmedel eller externa medel (intäkter av bidrag, uppdrag eller försäljning). Vid uppläggning av nytt projekt kopplas varje projekt till en verksamhetskod. Verksamhetskoden består av två positioner. Kontering i verksamhetsfältet görs normalt inte direkt. Vid omfördelningar och rättelser måste dock kontering på verksamhetskod ske manuellt. Verksamhetskoderna indelas i stödverksamhet (v-het 10, 20, 70 och 90) samt kärnverksamhet (v-het 11, 12, 13, 14, 21, 22, 23, 71, 91 och 97). Verksamhetskoden används bl.a. för att uppfylla krav på redovisning av verksamhetsgrenar och resultatområden i årsredovisningen.
Sid 12 (42) Grundläggande högskoleutbildning med stödfunktioner 10 Grundutbildning stödverksamhet Stödverksamhet som finansieras via kärnverksamheterna (v-het 11, 12, 13 och 14) 11 Grundutbildning med anslag Utbildning som finansieras med anslag över statsbudgeten. 12 Grundutbildning med bidrag Bidragsfinansierad verksamhet särredovisas för att möjliggöra intäktsavräkning av pågående projekt. 13 Uppdragsutbildning Resultatområde för avgiftsfinansierad verksamhet. 14 Beställd utbildning Poänggivande högskoleutbildning med normalt antagningsförfarande enligt avtal med annan statlig myndighet. Forskning och forskarutbildning med stödfunktioner 20 Forskning, forskarutbildning stödverksamhet Stödverksamhet som finansieras via kärnverksamheterna (v-het 21, 22 och 23) 21 Forskning och forskarutbildning med fakultetsanslag Forskning som finansieras med anslag över statsbudgeten. 22 Bidragsforskning Bidragsfinansierad verksamhet särredovisas för att möjliggöra intäktsavräkning av pågående projekt. 23 Uppdragsforskning Resultatområde för avgiftsfinansierad verksamhet. Övrigt 70 Övrig stödverksamhet Stödverksamhet som finansieras via kärnverksamhet (v-het 71) 71 Övrigt Övrigt ska endast användas för externt riktad verksamhet, som absolut inte kan hänföras till grundläggande högskoleutbildning eller forskning/forskarutbildning.
Sid 13 (42) Universitetsgemensamt 90 Universitetsgemensamt stödverksamhet Stödverksamhet som finansieras via verksamheterna 91 och 97 91 Universitetsgemensamt över budget Universitetsgemensam verksamhet som finansieras med universitetsgemensamma medel i enlighet med resurstilldelningsbeslut. 97 Universitetsgemensamt försäljning internt/externt Universitetsgemensam verksamhet finansierad genom intern försäljning, där enheterna får disponera sitt resultat. Motpart Objektet motpart är obligatoriskt och ger information om vilka som är våra externa leverantörer respektive kunder. Vid uppläggning av leverantörer och kunder i reskontrorna kopplas varje leverantör respektive kund till en motpartskod som är identisk i båda registren. Externa motparter delas in i två grupper, statliga och ej statliga. Motpartskoden är identisk med finansiärskoden. På motsvarande sätt läggs interna kunder och leverantörer upp. Koden för intern motpart består av fem positioner där första positionen är siffran 9 och positionerna två till fem är organisatorisk enhet. Kontering i motpartsfältet görs normalt inte direkt. Alla transaktioner i reskontrorna, såväl intäkter som kostnader, utlöser automatiskt en kontering på motpartskod. Vid omfördelningar och rättelser måste dock kontering på motpartskod ske manuellt. Objektet motpart används dels för att eliminera interna transaktioner från den externa redovisningen, dels för avstämning inom koncernen staten. Motpart 9* ska alltid bli noll inom samma verifikat. Konteringsregler framgår av bilaga 1.a. Finansiär Objektet finansiär är obligatoriskt och ger information om vilken myndighet eller annat organ som finansierar ett projekt. Vid uppläggning av ett nytt projekt kopplas varje projekt till en finansiärskod. Finansiärskoden består av fem positioner. Kontering i finansiärsfältet görs normalt inte direkt. Alla transaktioner i samtliga verksamheter, såväl intäkter som kostnader, utlöser automatiskt en kontering på finansiärskod. Vid omfördelningar och rättelser måste dock kontering på finansiärskod ske manuellt. Objektet finansiär används för att göra intäktsavräkning på bidrags- och uppdragsfinansierade projekt. Finansiärskoden är identisk med koden för motpart. Detta innebär dock inte att koden för finansiär vid bokföring är densamma som koden för motpart. Vid betalning av t ex en leverantörsfaktura hämtas koden för finansiär från projektet medan koden för motpart hämtas från de uppgifter som lagts in i leverantörsregistret. Finansiär och motpart bokförs med automatik. Mer information om finansiär finns i kapitel 4 Externfinansierad verksamhet och kundfordringar, avsnitt 4.3.5, under rubriken Finansiär".
Sid 14 (42) Aktivitet Eventuell underindelning av redovisningen, för att underlätta uppföljning i en annan indelning än konto och projekt kan göras med aktivitetskoder. Aktivitet kan bara användas för uppföljning av årets transaktioner. När bokför årets kapitalförändring och, efterföljande år, balanserad kapitalförändring kommer aktivitet inte att konteras. Aktivitet består av organisatorisk enhet och därefter tre fria positioner, totalt sju positioner (YYYYZZZ). 1.2.3 Principer för resultat- och balansräkning Halvårs- och helårsbokslut består av en resultaträkning (RR) och en balansräkning (BR). Principerna för RR och BR beskrivs schematiskt i figurerna nedan. För BR gäller att tillgångar (T) = kapital (K) + skulder (S). Kapitalet i sin tur består av balanserad kapitalförändring, där tidigare års kapitalförändring har ackumulerats, och årets kapitalförändring. Årets kapitalförändring är lika stor i RR som i BR. Det är bara vid bokslut som den bokförs, vid andra tidpunkter får den beräknas som intäkter minus kostnader. Likviditeten på institutionsnivå beräknas baklänges, eftersom tillgodohavande på räntekonto i Riksgälden enbart bokförs på universitetsnivå. Balansräkning TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar KAPITAL OCH SKULDER Balanserad kapitalförändring Fordringar Likviditet/beräknat på tillgodohavande på räntekonto Årets kapitalförändring Skulder Resultaträkning KOSTNADER INTÄKTER Kostnader Intäkter Årets kapitalförändring Vid ekonomisk uppföljning är det viktigt att skilja mellan RR- och BR-konton, se Konto i avsnitt 1.2.2, Objektfälten, ovan.
Sid 15 (42) 1.2.4 Resultaträkningen post för post Intern RR, Umeå universitet Motsvaras av i officiell RR (obs! ej rätt ordning) Intäkter Anslag Bidrag Uppdrag Extern försäljning Intern försäljning Intäkter Intäkter av anslag Intäkter av bidrag Intäkter av avgifter o andra ersättn Intäkter av avgifter o andra ersättn Intäkter av avgifter o andra ersättn Fördelade gemensamma intäkter Fördelas på övriga poster Finansiella intäkter Finansiella intäkter S:a intäkter Kostnader Lönekostnader Övriga personalkostnader Lokalkostnader Övriga driftkostnader Avskrivningar Fördelade gemensamma kostnader Finansiella kostnader S:a intäkter Kostnader Kostnader för personal Kostnader för personal Kostnader för lokaler Övriga driftkostnader eller transfereringar Avskrivningar o nedskrivningar Fördelas på övriga poster Finansiella kostnader S:a kostnader S:a kostnader Årets kapitalförändring Årets kapitalförändring
Sid 16 (42) Officiell RR Intäkter Intäkter av anslag Intäkter av avgifter o andra ersättn Intäkter av bidrag Finansiella intäkter Anslagsmedel som fördelats över statsbudgeten, verksamhet 11 och 21. Dels uppdragsintäkter (verksamhet 13, 14 o 23), dels försäljning av t.ex. kompendier/ konferensavgifter inom anslagsfinansierad GU/Fo o FoU De erhållna bidrag (verksamhet 12, 22 och undantagsvis 70) som använts, dvs. motsvaras av kostnader inom pågående projekt. Mellanskillnaden mot erhållna bidrag återfinns som en fordran (upplupna bidrag) eller skuld (oförbrukade bidrag). Fördelad likviditetsränta, dröjsmålsränta på kundfordringar. S:a intäkter Kostnader Kostnader för personal Kostnader för lokaler Övriga driftkostnader Finansiella kostnader Avskrivningar o nedskrivningar Löner, arvoden, traktamenten, ersättning för utlägg i tjänsten. Lokalhyror, lokaltillbehör, städning, belysningsel, reparationer. Förbrukningsvaror, material, tjänster, resor, representation m.m. Fördelad likviditetsränta, ränta på anläggningstillgång, dröjsmålsränta på leverantörsskulder. Anskaffningsutgift för anläggningstillgång fördelat på ekonomisk livslängd. S:a kostnader Transfereringar Medel som erhållits fr statsbudgeten f finansiering av bidrag Vid periodskifte fördelar EA intäkter av anslag som används till utbetalning av bidrag o stipendier. Finns i intern RR som Anslag. Medel som erhållits fr myndigheter f finansiering av bidrag Övriga erhållna medel f finansiering av bidrag Lämnade bidrag Vid periodskifte fördelar EA intäkter av bidrag från myndigheter, då intäkterna används för utbetalning av bidrag o stipendier. Finns i intern RR som Bidrag. Vid periodskifte fördelar EA intäkter av bidrag från andra än myndigheter, då intäkterna används för utbetalning av bidrag o stipendier. Finns i intern RR som Avgifter. Utbetalda bidrag och stipendier.
Sid 17 (42) Saldo Saldot ska vara noll. Årets kapitalförändring Intäkter minus kostnader. Vid analys av resultaträkningen är det lämpligt att jämföra med budget och med utfall tidigare år. Eventuella avvikelser ska utredas. Det bör också kontrolleras att externa/interna kund- och leverantörsfakturor samt tilldelade medel avser rätt period, att all fakturering har gjorts o.s.v. Vilka projekt som har en större positiv eller negativ kapitalförändring ska analyseras. 1.2.5 Balansräkningen post för post Intern BR, överensstämmer med officiell BR med tillägg för interna kundfordringar och leverantörsskulder TILLGÅNGAR Immateriella anläggningstillgångar Balanserade utgifter för utveckling Rättigheter och andra immateriella anläggningstillgångar Normalt ska institutionen inte ha denna post. Anskaffningsvärde minus gjorda avskrivningar för större, anpassade datorsystem. Datorprogram Summa immateriella tillgångar Materiella anläggningstillgångar Förbättringsutgifter på annans fastighet Maskiner, inventarier, installationer m.m. Förskott avs materiella anläggningstillg Definition av anläggningstillgångar, se kapitel 3, avsnitt 3.1.1. Används av Lokalförsörjningsenheten. Anskaffningsvärde minus gjorda avskrivningar. Förskott för maskiner mm som ännu inte levererats, ska vara noll vid halvårs- och helårsbokslut. Summa materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Andelar i hel- och delägda företag Andra långfristiga värdepappersinnehav Används av EA. Universitetets andelar i Holdingbolaget. Används av EA. Aktier m.m. där givaren ställt villkor för placering. Summa finansiella anläggningstillgångar
Sid 18 (42) Varulager m.m. Varulager och förråd Summa varulager m.m. Används endast av vissa enheter. Ska inventeras varje halvår. Kortfristiga fordringar Kundfordringar Fordringar hos andra myndigheter Övriga kortfristiga fordringar Interna kundfordringar Summa kortfristiga fordringar Obetalda externa kundfakturor. Obetalda kundfakturor o andra fordringar mot andra myndigheter. Övriga obetalda fordringar. Oreglerade interna kundfakturor. Får inte finnas i helårsbokslut. Periodavgränsningsposter Förutbetalda kostnader Upplupna bidragsintäkter Övriga upplupna intäkter Summa periodavgränsningsposter Gjorda betalningar som avser kostnader för en kommande period. Fordringar motsvarande kostnader som överstiger erhållna bidrag. Obs! att giltigt kontrakt måste finnas. Fordringar motsvarande kostnader som överstiger erhållna uppdragsmedel. Obs! att giltigt avtal måste finnas. Avräkning med statsverket Avräkning med statsverket Mellanskillnad mellan erhållna betalningar från statsbudgeten och bokförda intäkter av anslag. Bokförs på universitetsnivå. Kassa och bank Behållning räntekonto i Riksgäldskontoret Kassa och bank Summa kassa och bank Bokförs på universitetet totalt. Beräknas för institutioner. Används av EA. SUMMA TILLGÅNGAR KAPITAL OCH SKULDER
Sid 19 (42) Myndighetskapital Statskapital Resultatandelar i dotterföretag Balanserad kapitalförändring Kapitalförändring enl resultaträkningen Summa myndighetskapital Avsättningar Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser Övriga avsättningar Summa avsättningar Skulder m.m. Lån i Riksgäldskontoret Långfristiga skulder Kortfristiga skulder till andra myndigheter Leverantörsskulder Övriga kortfristiga skulder Depositioner Interna leverantörsskulder Summa skulder m.m. Används av EA. En andel av Holdingbolagets kapital. Används av EA. En andel av Holdingbolagets kapital. Ackumulerad kapitalförändring från tidigare år. (Föregående års kapitalförändring omförs hit.) Årets intäkter minus årets kostnader. Lån som universitetet tar upp för inköp av anläggningstillgångar. Bokförs på universitetet totalt. Obetalda leverantörsskulder och andra skulder till andra myndigheter. Obetalda leverantörsskulder. Obetalda övriga skulder. Medel som har deponerats vid universitetet och en gång ska återbetalas, t.ex. för passagekort. Sammanställning av vilka depositioner som finns ska upprättas vid institution/enhet och avstämmas mot bokfört värde vid hel- och delårsbokslut. Oreglerade interna leverantörsskulder. Ska vara noll vid helårsbokslut. Periodavgränsningsposter Upplupna kostnader Oförbrukade bidrag Övriga förutbetalda intäkter Summa periodavgränsningsposter Kostnader för innevarande period, där betalning inte har gjorts. Erhållna bidrag som inte har använts. Erhållna uppdragsmedel som inte har använts. SUMMA KAPITAL OCH SKULDER
Sid 20 (42) Vid analys av balansräkningen är det lämpligt att jämföra poster mellan åren samt att utreda större förändringar. 1.2.6 Bokföring av rättelser, disposition av resultat m.m. Huvudregeln är att rättelser ska göras på det konto där posten är bokförd. Undantag finns som t ex rättelser av föregående års lönekostnader samt stipendier. Se bilaga 1.a. Interna vidarefaktureringar av kostnader konteras som kostnadsreduktion med intern motpart av säljande institution. Rättelser av periodiserade intäkter från tidigare år bokförs på det ursprungliga intäktskontot. I normalfallet flyttas inte intäkter, om det inte är frågan om vidarefördelning inom universitetet enligt kontrakt, flyttning av projekt mellan institutioner eller rättelser av felbokföring. Istället omförs kostnader. Disposition av tidigare års kapitalförändring görs som en omföring inom balanserad kapitalförändring. Observera att det bara är tillåtet mellan projekt med samma finansiär och inom samma verksamhet. Hur överskott inom de externfinansierade verksamheterna kan användas framgår av avsnitt 1.1.1, Institutionen som ekonomisk resultatenhet. Konteringsregler framgår av bilaga 1.a. 1.2.7 Fördelning av likviditetsränta Likviditetsränta fördelas av vid periodskifte, per organisatorisk enhet, verksamhet, projekt, motpart och finansiär. Räntan fördelas inte för verksamhet 91 och 97. Konteringsregler finns i bilaga 1.a. Beräkningsgrunden är likviditet per verksamhet och projekt. Utöver likviditetsräntan fördelas en räntekostnad på anläggningstillgångar, se kapitel 3, Anläggningstillgångar, avsnitt 3.1.5. 1.2.8 Periodiseringsregler Projekt som ska visa resultat status R Följande projekt ska alltid visa resultat. (Status R): Projekt som avser stödverksamhet (verksamhet 10, 20, 70 och 90) anslagsfinansierade projekt (verksamhet 11 och 21) projekt avseende anläggningstillgångar inköpta före 1 januari 1999 (oavsett verksamhet) universitetsgemensamma projekt (verksamhet 91 och 97) extern försäljningsverksamhet (verksamhet 71) projekt som tidigare år varit resultatavräknade (oavsett verksamhet) projekt som periodiserats vid flera bokslut och där ingen aktivitet förekommit mellan boksluten Revisorerna granskar dessa projekt särskilt noga. Det vanligast förekommande är att nya bidragsprojekt som läggs upp i Raindance kontraktreskontra periodiseras (status P), medan nya uppdragsprojekt läggs upp med status R. Pågående uppdragsprojekt som ska visa resultat status R Uppdragsprojekt (verksamhet 13, 14 och 23) ska visa resultat enligt de nya riktlinjer som började tillämpas våren 2012. För undantag, se nedan. Pågående projekt som periodiseras status P Pågående projekt som ska periodiseras finns enbart inom externfinansierad verksamhet (verksamhet 12, 22, 13, 14 och 23).
Sid 21 (42) Uppdragsprojekt (verksamhet 13,14 och 23) ska i normalfallet läggas upp med status R, dvs. visa resultat. I undantagsfall kan uppdragsprojekt periodiseras om följande villkor är uppfyllda: erhållna avgifter avser uppdrag som ännu inte utförts fakturering sker i förskott och det passerar ett årsskifte innan uppdraget slutförs/utförs. Bidragsfinansierade projekt (verksamhet 12, 22) periodiseras så länge som följande villkor är uppfyllda: hela det beviljade beloppet har inte inkommit dispositionstiden har inte gått ut samtliga förskott har inte redovisats återbetalning till finansiären på avslutat projekt har inte gjorts (EA gör detta utifrån institutionens underlag eller efter anmodan från finansiären) anläggningstillgångarna på projektet är inte helt avskrivna Om projektet förlängs ska det vara uppenbart samma ändamål om den inte ska visa resultat efter den första dispositionstidens utgång. En upplupen intäkt dvs. en fordran på en bidragsgivare får endast bokföras när ett skriftligt avtal eller kontrakt om finansiering av redan uppkomna kostnader föreligger. (Kommentar: Om projektet vid periodiseringstillfället visar underskott så innebär det att en upplupen intäkt kommer att bokas upp.) I samband med årsbokslut måste institutionen styrka denna fordran genom att ett giltigt kontrakt/avtal som avser uppkomna kostnader, insändes till. Finns inget sådant kontrakt ska saldot täckas in. 1.2.9 Registrering av nytt projekt Rutin för att registrera nya projekt finns beskriven i handledning för Raindance Projektportal/ Kontraktreskontra. Se också kap. 4 Externfinansierad verksamhet och kundfordringar, avsnitt 4.3.4 Registrering av externfinansierat projekt. 1.2.10 Att nollställa och passivsätta projekt Ett forskningsprojekt som bedrivs vid en institution har oftast en projektplan och en budget, däremot kan projektet ha flera finansiärer. I vår redovisning används begreppet projekt med begränsningen att endast en finansiär får användas mot varje projekt. Orsaken till denna begränsning är att periodiseringar ska kunna göras automatiskt samt att rapporteringskrav från olika intressenter tillgodoses. Objektet projekt beskrivs närmare i avsnitt 1.2.2, Objektfälten. Vi skiljer mellan att nollställa ett projekt som är en redovisningsterm och att passivsätta ett projekt, vilket är en systemteknisk term. Att nollställa ett projekt innebär att ekonomiska transaktioner genomförs (bokföringar i ekonomisystemet) så att varken balans- eller resultaträkning uppvisar positiva eller negativa saldon. Att passivsätta ett projekt innebär att det inte längre går att bokföra på projektet. Gemensamma regler för att nollställa projekt Gemensamt för samtliga projekt, oavsett finansiär eller status är att det finns ett antal kontroller som måste göras och åtgärder som måste vidtas för att ett visst projekt ska kunna nollställas. En grundförutsättning för att nollställa bidragsfinansierade projekt är att hela det beviljade beloppet har bokförts, att beviljade medel har förbrukats eller att dispositionstiden har passerat. Då det gäller uppdragsfinansierade projekt ska uppdraget vara slutfört och kostnaderna för uppdraget ska vara fakturerade.
Sid 22 (42) Nedanstående checklista ska underlätta åtgärder för att kunna nollställa projekt. Checklista Ekonomiska händelser på projektet Åtgärd för att kunna nollställa projektet Konton i balansräkningen En eller flera anläggningstillgångar som inte är helt avskrivna. Projekt på vilket anläggningstillgångar bokförts ska vara pågående till dess samtliga avskrivningar är gjorda och eventuella räntekostnader har bokförts. Konton i balansräkningen En eller flera anläggningstillgångar som är helt avskrivna. Leasing I undantagsfall kan en helt avskriven anläggningstillgång flyttas till annat projekt och användas inom annan verksamhet än den som den ursprungligen var avsedd för. Amortering på leasingavtal sker varje månad (se periodskiftesrutinen). Huvudprincipen är att projekt som finansierar leasingavtal ska vara pågående till dess samtliga avtal har löpt ut. En leasad anläggningstillgång kan flyttas till annat projekt. I sådana fall kontaktas som vidtar erforderliga åtgärder. Kundfordringar Samtliga kundfordringar måste ha reglerats innan projekt kan nollställas. Samtliga osäkra kundfordringar på projektet ska vara nollställda. Ej redovisade reseförskott Förskottstagaren anmodas att redovisa förskottet om förrättningen/tjänsteresan är avslutad. Restbelopp ska återbetalas eller regleras via avdrag på lön. I undantagsfall kan förskott flyttas till annat projekt. Ombokning av förskott sker vid. Handkassa Handkassa ska slutredovisas genom att förbrukade medel bokförs och eventuellt restbelopp återbetalas. Konton i resultaträkningen Löner/arvoden För att lönekostnader fortsättningsvis inte ska belasta projektet måste omkontering av kostnaderna göras. Informera löneadministrationen om nytt projekt, verksamhet och ev aktivitet varifrån lön ska utbetalas. Ange också från vilken tidpunkt omkonteringen ska gälla.
Sid 23 (42) Konton i resultaträkningen Stipendier Se löner/arvoden ovan. Interna fördelningar som sker i samband med periodskiftesrutinen * Universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader * Avskrivning och ränta på anläggningstillgång * Amortering på leasingavtal * Likviditetsränta * Nollställning av kontoklass 7 * Intäktsavräkning på bidrags- och uppdragsfinansierad verksamhet För att ett projekt ska kunna nollställas helt får det inte finnas något på projektet som föranleder interna fördelningar i samband med periodskiftesrutinen. Detta innebär bland annat att alla intäkter ska ha kommit in, att anläggningstillgångar ska vara helt avskrivna och leasade anläggningstillgångar ska ha flyttats. Kostnader för löner, arvoden eller stipendier får inte belasta projektet. Observera att ett nollställt projekt inte kan passivsättas om anläggningstillgångar finns på projektet trots att dessa är helt avskrivna. Se vidare under rubriken Gemensamma regler för att passivsätta projekt nedan. Då samtliga punkter i checklistan ovan åtgärdats har projektet ibland fortfarande ett saldo. Rapporten BR4 ger information om projektet har ett överskotts- eller underskottssaldo. Rapporten kan lämpligen tas ut efter det att periodskiftesrutinen körts respektive period (månad). Det bör observeras att ett projekt med resultat i balansräkningen (BR) (konto 2070, balanserat kapital) måste nollställas genom att kostnader och intäkter i resultaträkningen (RR) redovisas med motsvarande belopp. I årsbokslutet bokförs årets resultat i RR och förs mot årets resultat i BR. Då först blir projektet noll. I nedanstående tabell visas vilka åtgärder som ska göras när det finns ett projektsaldo innan nollställning av projekt kan göras. Projektsaldo Underskottssaldo på projekt oavsett verksamhet och finansiär Åtgärd Kontrollera att inga kostnader som inte hör till projektet har bokförts där. Om så är fallet ska dessa kostnader bokas om till det projekt där de hör hemma. Då ett externfinansierat projekt, trots eventuellt vidtagna åtgärder, har ett underskottssaldo beslutar prefekten efter utredning hur underskottet ska täckas. Överskottssaldo på projekt oavsett verksamhet och finansiär Överskottssaldo på anslagsfinansierade projekt Överskottssaldo på bidragsfinansierade projekt som är pågående (status P) Kontrollera att samtliga kostnader som hör till projektet också har bokförts där. Det är inte ovanligt att lönekostnader saknas på projekt med överskott. Det är viktigt att den uppdragsfinansierade verksamheten får ta sin del av lönekostnaderna. Respektive fakultet beslutar om hur överskott ska hanteras. Kontrakt/avtal ger information om överskott får behållas eller inte. I de fall överskott ska återbetalas kontaktas som åtgärdar detta.
Sid 24 (42) Om överskottet får behållas ska projektets status ändras till R så att det visar resultat. Prefekten beslutar hur medlen ska användas. Nästa år, efter det att ingående balanserna bokförts, kan projektet nollställas genom att balanserat kapital ombokas till annat projekt inom samma verksamhet och med samma status och finansiär. Överskottssaldo på uppdragsfinansierade projekt som är slutförda (status R och P) Kontrollera att samtliga kostnader som uppdraget gett upphov till har bokförts på projektet. Även lönekostnader ska belasta projektet. Om uppdragsprojektet har status P ska projektets status ändras till R så att det visar resultat. När ett uppdrag är slutfört och har ett överskott ska prefekt fatta beslut om användning. Prefekten beslutar om överskottet ska användas till personalens kompetensutveckling eller till att upparbeta nya uppdrag. Se avsnitt 1.1.1 Disposition av överskott. Nästa år, efter det att ingående balanserna bokförts, kan projektet nollställas genom att balanserat kapital ombokas till annat projekt inom samma verksamhet och med samma status och finansiär. Gemensamma regler för att passivsätta projekt Nollställda projekt kan passivsättas för att undvika att ytterligare transaktioner bokförs på projektet. Även om projektet är nollställt kan det finnas hinder för att passivsätta projektet. Detta är fallet om tillgångar enligt punkterna nedan finns på projektet. Värdet av tillgångarna finns kvar och bokförs som ingående balans mellan budgetåren. Anläggningstillgångar, helt avskrivna Stöldbegärliga förbrukningsinventarier Osäkra kundfordringar Inför passivsättning av projekt ska rapport Passiv tas ut. Rapporten visar om någon eller några av ovanstående tillgångar finns på projektet. Rapporten beskrivs i Raindance användarhandbok Uppföljning och Rapporter. Finns inga tillgångar enligt punkterna ovan ska detta intygas genom att rapporten dateras och skrivs under av den som utfört kontrollen. Rapporten scannas in i Projektportalen - Kontraktreskontra och kopplas till avsett projekt via rutinen för att passivsätta projekt: visningsbild R28 Ändra kontrakt/projekt.