Protokoll 140424 Deltagare: Ingemar Holmén, Eva Karsten, Björn Hansson, Suzanne Engelbert, Denise Dako, Patrik Ellström, Annika Ahlblom, Ingemar Roos, Gunilla Hedfors, AnnCharlotte AhlbergHansson, Anna Szekely. Xxx = markerar frånvaro Grått= kopierat fr tidigare protokoll Formalia Ekonomi Ämne Ansvarig Uppföljning Beslut Justerare Inventarielista över KRFs inventarier ska inkomma i tryckt form från Bengt Jeppsson. Denna ska gås igenom och presenteras för styrelsen för att sedan stämmas av under det löpande verksamhetsåret. Eva Karsten och Gunilla Hedfors BH Personal Ung i sommar enbart om ridlägerna infaller under KRFs regi. Diskussion med Maria efter mötet med SSE. Löneförhöjning för Maria G är under diskussion. Personalgruppen återkommer med underlag för styrelsen att ta beslut kring. Benchmarka från tre klubbar och titta djupare på personalens arbetssituation och arbetstid. EK IR Avvaktar. april EK pratar med Maria 1
Husreglerna ska arbetas om och ges till personalen. EK Verksamhet Jennys utvecklingsanställning har fått en förlängning. Ytterligare ett halvår till. Hon jobbar fortfarande 75%. All frånvaro gällande all personal samt inhyrd konsulent SKA tillfrågas och godkännas av styrelsen. Traktorn är sönder åter igen månadsskiftet april/maj. Reparationen kommer kosta KRF ca 50 000kr. Vi behöver låna eller hyra in en traktor så att gödselvagnarna kan tömmas asap. Samla personalen som ska ha hand om traktorn och ge dem vilka regler som gäller för vår traktor. När tältet används får inte parkeringen användas längs långsidan av tältet. Personalen ska spärra av detta i veckan. Köper in gungställning i trä. Ca 2000kr De tomma boxarna ska fyllas upp med hästar. GH EK /EK SE/ EK pratar med personal och SSE undersöker möjligheten av att låna/hyra traktor. 2
För området i foderkammaren ska vi låna mattor av BM. / SE Är inte detta längre en lösning köps nya mattor in. Boxdörrarna hos privatarna måste ses över samt de i behov. (t. ex No duty samt den vid sadelkammaren.) Lösa hästar skylt vid hagarna skall upp Marken som tidigare gjorts redo för tältet måste återställas. Gödsel- Anders tar halmen när han tar gödselt. Ny bygel till låset till bommen måste köpas in. SE PE BH Stalltjänstgöringen diskuterades förslag på fler personer schemalagda per gång Går det? Helgjobbarschemat för föräldrarna ska vara klart och finnas i en pärm i luckan i god tid inför varje terminsstart. Första hagen öster om vägen vid privatarna ska rensas. SE Västarna & Hjälmarna checka ut till de som lånar. IR Avvaktar till aug 2014 3
Ridhuset måste harvas tisdagar och fredagar. Framtids gruppen Undersöka om vi har möjlighet att köpa in ytterligare 4 gödselvagnar. Vi vill byta ut våra oanvända fodervagnar mot en gödselvagn om det är möjligt. Vi vill köpa in ytterligare 2 halmvagnar. Mötet med Skånes ridsportsförbund är i maj. Maria G, SE och kommer närvara. Säkerhetsansvariga De ansvariga behöver inkomma med tankar, visioner och mål till styrelsen för sitt arbete under 2014. Det måste dessutom upprättas en krisplan och en pärm ska finns på kontoret för detta. I luckan samt i kontoret ska det finnas en to-do-lista som gäller vid olycka. Obs att vid olycka med dödlig utkomst så ska alla hänvisa till Ridsport förbundet. SE informerar de ansvarig. Miljöansvarig - Annika A är ansvarig och kommer lägga fram tankar, visioner och mål för detta område hos styrelsen. Framtiden tillsammans med SSE måste konkretiseras. Löpande möten och konkret förslag måste presenteras till KRF den 9 Maj. SE AA 4
Vi tog beslut på antalet hästar som ska hyras till verksamheten. Totalt 27 ponnies och 11hästar. KRF äger/kommer äger 2 ponnies som också ska vara i verksamheten. Aktivitets gruppen Vi kommer ha en pay n ride i hoppning 6 juni. DD Ponnyridning med grillning kommer finnas varje termin. Kattis Johansson är ansvarig för grillningen. (Från 27 April till ca oktober) En välgörenhetsritt kommer hållas under 5 oktober 2014. Pengarna kommer gå till Min stora dag. Hubertusritt med mat efteråt. Annons av PR Klubbtävling planeras 25 jan 2015. Betessläppsgrillning 8 juni. 5
MRCO tävling är 31maj-1juni. Invigningsfest när stallet är klart. Inflyttningsfest när stallet är klart. 2 familjedagar. En till våren (25maj) en till hösten (31aug) Klubbtävling, prova på ridning. 2 annonser av PR( familjedag, och prova på) Julshow 7/12. PR/Info gruppen Lokal ponny tävling den 18/5. Då måste området utanför och kring verkstaden vara rensat för att våra tävlande ska få plats. Sponsoravtal med alla sponsorer skall skrivas. SE maj 2014 Nytt sponsorhinder från hindertillverkaren får vi våren 2014 SE april 2014 Ny hemsida ska upprättas. Detta är på gång SE Maj 6
Annonser till familjedagarna SE April & juli Annonser till prova-på vid familjedagarna SE April & Juli Annonser till hubertus SE Aug Annons till julshowen SE Okt KRUS KRUShäst D-ponny. Kommer från Irland. Gått lektion på Irland. Inte jättebra skolad men kan sättas in omgående i verksamheten. Styrelsen godkänner om hästen veterinärbesiktigas, är slutmätt samt att Maria godkänner hästköpet avseende verksamhetsduglighet. Kirunamiddagen är den 11 Maj. Vi i stallet träningar pågår. Vi kommer skicka 3 lag. Övernattning under påsken. Vid tävlingsmöte i början på terminen ska det framgå vad som gäller med ponnyledningen, helgjobbare. SE meddelar Maria KRUS måste återställa alla tavlor som de tagit sönder. DD SE 7
KRUS måste ta bort sina saker ur kontoret som inte ska vara där inne. Tex material för årstidens skötare. (Skrivaren får vara kvar) KRUS måste ta bort sina plastbackar som står utanför den ej fungerande toaletten. Övrigt Regionalt skyddsombud från kommunal kommer inkomma med en lista på åtgärdspunkter efter sitt möte på KRF 140417. Hon önskar även medverka vid ett möte med styrelsen inom snar framtid. Det kommer skrivas sekretessavtal för styrelsen och för Maria G, Lotta P och BM. Videokameror & Larm till stallet skall undersökas. Offert har kommit in från securitas. GH har benchmarkat med andra ridskolor. Vi avvaktar dock besked från Bo Sjöström gällande detta. Kurser för styrelsen GH kollar med fritidsförvaltningen hur de kan hjälpa oss i vårt styrelsearbete. Förbättringsområden i styrelsen. Kommunikation Externt till Maria, Lotta och BM - EK, GH, SE Internt inom styrelsen DD Styrelseetik och värdegrunder EK, GH, AH Kurser- GH EK AH GH Avvaktar Avvaktar tills hösten. Avvaktar tills hösten. 8
Utskottsarbete SE Kraven kring styrelsearbete T ex minimumdeltagande kring styrelsemöten., BH Styrelsens värdegrund. Alla styrelsemedlemmar från 2013 har inkommit med tre ord gällande vår värdegrund. Våra nya medlemmar i styrelsen ska inkomma med sina. Vidare arbete gällande detta ska tas på vårt interna förbättringsåtgärdsmöte. GH Avvaktar till hösten. Grundkurs för de i styrelsen som ännu inte gått den. GH anmäler styrelsemedlemmarna., PE, IR, AA ska gå. 29/4, 7/5. Sektionerna. Enligt stadgarna paragraf 23: Arbetsuppgifter och arbetssätt fastställes av respektive sektionsstyrelse i samråd med föreningens styrelse. SE informerar och ber våra sektioner att inkomma med ovanstående. Kontoret måste ALLTID vara iordningställt. Inga onödiga saker där inne. Allting ska vara på sin plats. Deadline 19Maj. Vi ska efter varje styrelsemöte ge BM en lista på saker som skall utföras av personalen. OK av BM SE IR Deadline mitten av maj Deadline 19 maj. kontinuerligt, PE, IR, AA ska gå. 29/4, 7/5. 9
Ingen som inte blivit adjungerad till mötet får medverka på mötet. Det lämnas dock utrymme för BM, Lotta och Maria att medverka de 10 första minuterna oavsett om de blivit adjungerade eller ej. Se ämne. Post Nästa möte Ingen som vi känner till. 19 Maj (Björn fika) 16 Juni (Patrik fika) 19 Aug (Ingemar R fika) 17 sep (Annika fika) 16 okt (Ingemar H fika) 10 nov (Eva fika) 15 nov allmänt möte 15.00 17 dec (Julfika) 20 jan (Denisé fika) 18 feb (Gunilla) 28 feb - årsmöte 15.00 10
OBSERVERA ATT VI MÅSTE RESPEKTERA VARANDR TID OCH KOMMA 18.20 NÄR MÖTET BÖRJAR 18.30 OSA OM MAN INTE KAN KOMMA SENT EN VECKA INNAN MÖTET. Vid protokollet: Suzanne Engelbert Justerare Gunilla Hedfors Eva Karsten 11