1 / september 2012 Från ord till handling rätt läkemedel, till rätt ställe, i rätt tid! internationell utmaning för kurs & konferens smartare materialhantering kan spara miljoner bättre service med nytt helhetsgrepp
2 servicejournalen 1 / 2012 Betala lunchen med tjänstelegitimationen! Regionservice jobbar för att ska det bli möjligt att använda Region Hallands tjänstelegitimation (SITHS-kort) till flera smarta saker. Nu planeras för att kortet ska kunna laddas med pengar och användas för betalning av luncher i de restauranger som Regionservice driver. Betalningen blir smidigare, snabbare och minskar risken för köer i våra restauranger. Dessutom får innehavaren ett nytt bra användningsområde för kortet, säger områdeschef Maria Persson. Regionservice växer med fastighetsförvaltning och upphandling Regionservice utbud av tjänster har sedan årsskiftet utökats med Regionfastigheter och Regionupphandling. Förändringen har skett genom intern verksamhetsövergång inom ramen för tidigare fattade beslut om ny organisation av Regionkontoret. Nu har Regionservice 545 anställda och vi räknar med att omsätta 800 miljoner kronor i år, varav Region - fastigheter står för cirka 385 miljoner kronor. Ekonomiservice och Region upphandling finns nu på Skånegatan i Halmstad I samma fastighet finns även den nya utvecklingsavdelningen inom Regionservice som främst levererar tjänster som Regionkontoret beställt. Välkommen!
servicejournalen 1 / 2012 3 här går vi från ord till handling! Välkommen som läsare av det första numret av Servicejournalen, tidningen som ger dig en inblick i Regionservice, Region Hallands serviceorgansation. Här i Regionservice finns drivet och viljan att leverera prisvärd och konkurrenskraftig service till hög kvalitet. När jag tillträdde mitt uppdrag som chef för Regionservice blev jag tidigt medveten om att det här är en organisation med chefer och medarbetare som vill, kan och gör. Kundernas nöjdhet med våra leveranser är hög och jag möter flera företrädare och kunder i regionen som alltid ger positiva signaler om vår förmåga. Detta har även bekräftats av externa betraktare, till exempel det certifieringsorgan som gör revisioner av vårt ledningssystem och som var uppriktigt imponerade över den kunskap och det engagemang som finns i Region service. En kunskapsintensiv verksamhet Trots att det bara gått drygt ett år sedan jag kom till Regionservice ser jag tydligt en snabb och betydande utveckling i vår organisation och i våra uppdrag. Sedan januari 2011 har vi fått in flera verksamheter, vi har ökat vår personalstyrka med 40 % och vi har även sett en betydande ökning av omsättningen. Med tillskottet av dessa verksamheter får vi en betydande erfarenhet och större kunskapsbas. Vi är nu i en fas av konsolidering för att säkerställa vår framtida konkurrenskraft som innebär att vi utvecklar kostnadseffektiva produkter och tjänster till hög kvalitet till Region Halland. Vår utveckling går i stor utsträckning mot att samordna vårt utbud av produkter och tjänster för att erbjuda helhetslösningar till våra kunder. Vi ska även kunna bidra med resurser och komptens för att stödja hälso- och sjukvården i dess utveckling. Dessa tankar och planer ska omsättas i praktisk handling, med tid, nytta och kostnad som ledord. Här går vi från ord till handling Vår utvecklingsresa pågår för fullt och det kan ni bland annat följa här i Servicejournalen. Avslutningsvis hoppas jag ni får en intressant läsning som ytterligare väcker ert intresse för oss i Regionservice. Mycket nöje och välkommen till oss. erik möller förvaltningschef ansvarig utgivare Erik Möller, förvaltningschef Regionservice redaktör Tommy Thorbjörnsson, kundansvarig Regionservice text och layout Infab AB, Helsingborg foto Magnus Andersson och egna bilder tryck Tryckservice i Ängelholm AB
4 servicejournalen 1 / 2012 Regionservice spelar en viktig roll i den nya läkemedelsförsörjningen Region Halland var en av de första sjukvårdshuvudmännen i landet att ta över läkemedelsförsörjningen i egen regi när sjukhusapoteken försvann. Regionen har under flera år byggt upp en egen farmaceutisk kompetens och skapat en ny professionell organisation läkemedelsenheten för att kunna garantera en säker försörjning av läkemedel till vårdenheterna. Idag ligger det övergripande ansvaret för att styra och leda vården mot säkra och kostnadseffektiva lösningar på oss, säger Patrik Olsson verksamhetschef på läkemedelsenheten. Andreas Persson och Leif Svensson på vätskelagret i Halmstad ser till att varje avdelning på sjukhuset får sitt dagliga behov av olika vätskepåsar. Kostnadseffektiv distributionslösning Sedan den 1 mars i år finns en ny försörjningsmodell som innebär att samtliga sjukvårdsenheter inom regionen köper sina läkemedel på avropsavtal från ett regionalt läkemedelslager som drivs av Apoteket Farmaci. Tillverkning av individanpassade läkemedel som till exempel cytostatikadoser sker i Varberg av APL och avropas enligt avtal. Distributionen ut till de olika vårdenheterna sköts av Regionservice. På de båda sjukhusen finns läkemedelsautomater som är tillgängliga dygnet runt och innehåller läkemedel som behöver finnas, men inte används så ofta. I de patientnära avdelningsförråden lagras endast
servicejournalen 1 / 2012 5 läkemedel med hög och jämn förbrukning, vilket betyder att man inte behöver beställa så ofta, får större överskådlighet och minskade risker i hanteringen. Patrik Olsson, verksamhetschef på läkemedels enheten är mycket nöjd med samarbetet. Vi räknar med att den nya modellen kommer att kosta betydligt mindre än den gamla, även om man räknar in kostnaderna för utökad farmaci i egen regi. Nu har vi dessutom resurser att påverka de direkta läkemedelskostnaderna via egen upphandling och en stramare styrning av sortiment och beställningsrutiner. Med ordning och reda i förråden, färre artiklar och fasta beställningsdagar sparas också mycket administrativ tid ute på avdelningarna tid som går direkt tillbaka till vården, menar Patrik. Regionservice uppdrag: rätt läkemedel, till rätt ställe, i rätt tid! Patrik Olsson är inte sen att berömma Regionservice, både för sin aktiva medverkan i utvecklingen av den nya distributionslösningen och i det mer handfasta uppdraget att se till att beställda läkemedel från regionlagret och tillverkningsenheten kommer till rätt mottagare i rätt tid var de än finns i länet. Idag handlar det inte bara om plock, pack och transporter. Minst lika viktigt är den kontroll av inflödet som Regionservice utför vid mottagandet av varorna innan de skickas vidare till rätt beställare. Det gäller speciellt läkemedel som kräver obrutna kylkedjor och mycket dyra läkemedel, som vi absolut inte vill ska komma på villovägar, förklarar Patrik. Vätskelager och hemdialys Skötseln av vätskelagren vid sjukhusen i Halmstad och Varberg är en annan viktig uppgift som ligger på Regionservice. Här packas varje avdelnings behov av vätskepåsar direkt på rullvagnar och levereras enligt beställning. Det gör att personalen ute på avdelningarna slipper en tung och tidskrävande hantering. Totalt finns 100 vätskevagnar i omlopp. Regionservice sköter även leveranser till dialyspatienter, man packar och distribuerar färdiga paket med läkemedel och kompletterande tillbehör direkt hem till patienterna. I en framtid kan det bli aktuellt att låta Regionservice ansvara för hela försörjningen, från beställning till leverans, men det kräver i så fall att man skaffar den nödvändiga medicinska kompetensen, säger Patrik. Framtida utmaningar Läkemedelsenheten, vården och Regionservice har en fortlöpande dialog om hur man tillsammans kan utveckla försörjningsmodellen till att bli ännu mer kostnadseffektiv och säker. Framöver kan det också bli aktuellt att ge Regionservice ett utökat serviceansvar för avdelningarnas läkemedelsförråd; se till att det alltid finns rätt läkemedel i rätt mängder i förråden. Det skulle innebära att Regionservice tog över ansvaret även för beställningar, lagerkontroll och inventeringar. Ett sådant upplägg skulle avlasta sjuksköterskorna mycket och frigöra deras tid för vårdarbete istället helt i linje med vad alla önskar sig, avslutar Patrik. bilpoolen allt populärare Region Hallands pool med bensinsnåla miljöbilar har bara ett drygt halvår på nacken, men har redan blivit en väl använd tjänst. Uthyrning av bilpoolens 27 person - bilar rullar på och beläggningen börjar nu närma sig 100 %, vilket är mycket glädjande, säger ansvarige Roderic Eliasson. Idealt borde vi nog ha uppåt 50 bilar i poolen för att ytterligare minska den dyra inhyrningen av externa bilar och samtidigt kunna erbjuda förvaltningarna ett billigt och bekvämt alternativ till många av de leasingbilar som idag används förhållandevis lite. Det finns mycket att vinna på att samutnyttja dyra resurser som bilar, speciellt när de finns på nära håll och är enkla att boka. Dessutom slipper man ju som kund all hantering och administration av bilarna, menar Roderic som tror att intresset för bil poolen kommer att växa i takt med att alla fördelar blir kända både hos de som reser och de som håller i pengarna. Bilpoolen och en stor del av regionens fordon administreras idag centralt av Regionservice. Målet är givetvis att hålla nere kostnaderna och göra det billigt, enkelt och bekvämt att åka miljövänligt i tjänsten.
6 servicejournalen 1 / 2012 en av hallands främsta arrangörer av utbildningar och möten Givetvis utvärderas också de flesta arrangemang. Vi tycker verkligen det är jättekul att göra allt vi kan för att kunderna ska få den bästa kursen eller konferensen de kan. Jag kan faktiskt inte påminna mig att vi tackat nej till någon förfrågan genom åren, säger Helena. Att vara med och hälsa alla välkomna ger oss direkt feedback från deltagarna och ovärderlig kunskap inför kommande arrangemang, säger Helena Nilsson. Med ungefär 150 evenemang och 13 000 deltagare per år är Regionservice Kurs & konferens en av länets främsta arran görer av utbildningar och möten. Nästa år ansvarar man även för Nordsjökommissionens årliga konferens, då över 300 deltagare från åtta länder ska träffas i Halland. Kurs & konferens erbjuder alla typer av kompetens utveckling, från projektledarskap och datorkunskap till studieresor. Många av kurserna handlar också om lagarna som styr de offentliga verksamheterna. När lagarna ändras är det viktigt att personalen snabbt får reda på de nya reglerna. Och här är en konferens ofta bra, för att garantera att det inte råkar falla mellan stolarna, säger Helena Nilsson, kursadministratör. De flesta konferenser anordnas för regionala deltagare, men vi har också ansvaret för flera nationella konferenser om exempelvis vindkraft, barnhälsovård och särskolan. Tackar aldrig nej till en förfrågan Kurs & konferens fungerar som en samarbetspartner som tar hand om allt, från arrangemangets innehåll och anmälningar till bokningar och att personligen möta deltagarna på plats. Samarbetet börjar med att vi och kunden tillsammans diskuterar vilka syften och mål som kursen eller konferensen har. När det är klart faller alla andra bitar på plats vilka vi ska bjuda in, vilken lokal som kan passa och vilken utbildare eller moderator vi ska använda, säger Helena. För att behålla sin höga servicenivå tar medarbetarna varje chans att lära sig mer. Det kan till exempel handla om att själv delta på en ut bild ning som anordnas. Internationell konferens med 300 deltagare från åtta länder Halland står 2013 som värd för Nordsjökommissionens årliga kon ferens. Kommissionen medlemsregioner arbetar för att främja en hållbar miljö i Nordsjön och sam tidigt underlätta för närings livets utveckling och människors rörlighet. Konferensen väntas locka över 300 deltagare. Det är en spännande utmaning att arrangera en konferens med deltagare från åtta länder. Det är också ett gyllene tillfälle att marknadsföra Halland och vi ser fram emot att ordna ett program med många studiebesök på strategiska platser. Hittills har vi gjort det viktigaste och bokat boende och lokaler för de fyra dagarna. Jag har också besökt årets konferens i Tyskland, för att se hur de gör med sitt arrangemang, säger Christer Eriksson, avdelningschef Kurs & konferens. Vill du veta mer om vad Kurs & konferens kan erbjuda dig, kontakta Christer Eriksson, 035-17 98 29, christer.a.eriksson@regionhalland.se
servicejournalen 1 / 2012 7 I mars startade Regionservice sitt nya servicekoncept på Regionens hus. Idén är att samla alla som arbetar med lokalvård, reception, logistik, vaktmästeri och restaurang i ett serviceteam, som tar ett helhetsansvar för all service i fastigheten. Serviceteamet gör att vi kan hjälpa kunden på ett mycket bättre och effektivare sätt. Alla i teamet kommer att kunna varandras arbetsuppgifter och det gör att vi alltid kan ha en medarbetare där behovet finns för stunden, säger Eva Nolenstam, kostchef på Regionservice och chef över det nya teamet. bättre service med nytt helhetsgrepp De åtta medarbetare som bildar nya serviceteamet hade tidigare fyra olika chefer och tillhörde tre olika verksamhetsområden. Det gjorde att samverkan inte fungerade tillräckligt bra. Regionservice insåg att någonting borde göras. Svaret blev att slå ihop alla tjänster till ett gemensamt arbetslag, med endast en chef. Vi började med att alla berättade om sina arbetsuppgifter, när det är extra mycket att göra och vilken hjälp de skulle behöva. De är alla specialister på sina områden och det var därför viktigt att det nya arbetssättet utformades utifrån deras kunskap, säger Eva. Samarbete ökar effektiviteten Gruppen insåg direkt fördelarna med att jobba som ett lag och löste de problem som fanns. De hittade Initiativ som gör kunden glad! Vi har fått vara med i utformningen av det nya service teamet och är hittills mycket nöjda. Förändringarna gör att vi får en smidigare vardag för alla de 250 personer som jobbar här, säger Nina Mårtensson, stabschef på regionkontoret. Hon tror att det nya servicekonceptet kan vara en smart idé för flera förvaltningar. En mycket bra sak med serviceteamet är att de kommer med egna förslag på förbättringar i huset. Och det är precis vad jag vill ha, människor som har koll och tar egna initiativ för att göra livet bättre för mig som kund, avslutar Nina. också nya sätt att arbeta mer effektivt, som att flytta postrummet till receptionen och att det alltid ska vara flera medarbetare som brer smörgåsar när det närmar sig fikastund i restaurangen. Gruppen planerar sitt arbete och ansvarar för varandra vid toppar och semestrar. När någon på regionkontoret tidigare skulle ta kontakt med servicepersonal fanns det olika telefonnummer beroende på vad som eftersöktes. Nu behöver de bara komma ihåg ett nummer 6 43 43. Det gäller både som telefonnummer och e-postadress till serviceteamet. Trots att vi bara varit igång på allvar sedan i maj märker vi redan en stor skillnad. Vi är mer tillgängliga och mindre sårbara. Kunderna uppmärksammar att de möter samma människa i flera roller samma dag. Och sen det bästa av allt när vi hjälps åt har vi blivit effektivare och kan därför ge kunden ytterligare service, säger Eva.
smartare materialhantering kan spara 25 miljoner per år till hallands sjukhus Mellan Regionservice och Hallands sjukhus pågår ett samarbete för att minska vårdens kostnader för sjukhusmaterial, främst förbrukningsartiklar. Vi ser över hela kedjan från avtal till beställning och lagerhållning. Ett viktigt syfte är att höja kunskapen hos beställarna om de avtal som finns och förenkla rutinerna för beställning och uppföljning. Tanken är att det nya systemet ska ge besparingar redan under hösten. Fullt utbyggt räknar vi med att kunna spara runt 25 miljoner kronor per år, säger Roderic Eliasson, projektledare för områdena logistik, upphandling och IT på Regionservice. Sortimentsöversyn och nya avtal banar väg för besparingar Hallands sjukhus ansvarar för att ta ett helhetsgrepp på det omfattande sortimentet och ser över vad som behöver ändras och vilka samordningsvinster som är möjliga att göra. Regionservice uppgift är att upphandla produkterna på ett bra sätt för att få bästa möjliga priser och rabatter. Det finns mycket pengar att spara på att samordna och förenkla inköp och hantering av material inom sjukvården. Idag köps till exempel en del produkter som inte har något avtal, vilket gör att vården förlorar stora pengar varje år. Därför jobbar vi nu intensivt med att få avtal på dessa och ser samtidigt över grupperingen av olika produkter för framtida upphandlingar, fortsätter Roderic. Enklare rutiner och bättre beställarstöd Det blir allt viktigare att höja kunskapen hos beställarna om de avtal som gäller och förenkla rutinerna för beställning och uppföljning av lagernivåer med mera. Logistiken kring vilka artiklar som ska finnas olika förråd ses också över. I förlängningen siktar vi på att samla all relevant information på ett ställe och göra den enkelt åtkomlig för alla berörda genom ett nytt systemverktyg. Med hjälp av detta ska alla beställare enkelt kunna lägga sina order och hålla koll på lagernivåer med mera. Det ska helt enkelt bli lättare att göra inköp till bättre och avtalsenliga priser, avslutar Roderic Det finns mycket pengar att spara på att samordna och förenkla inköp och hantering av material inom sjukvården, säger projektledare Roderic Eliasson, här i samtal med varuförsörjningsansvariga Ulla-Bella Rasmussen.