Version 2015-07-01 Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet ADMINISTRATIV HANDBOK för mobilitet mellan programländer och partnerländer Kontraktsperiod 1 juni 2015 31 maj 2017
Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRKORTNINGSLISTA... 4 1 HANDBOKENS SYFTE OCH DEFINITIONER... 5 1.1 Handbokens syfte... 5 1.2 Definitioner... 5 2 FÖRDELNING AV STIPENDIEMEDEL FÖR MOBILITET... 8 2.1 Fördelning av stipendiemedel för mobilitet till studenter och personal... 8 2.2 Ansökningsprocessen... 8 2.3 Universitets- och högskolerådets fördelning av medel och utbetalning... 8 2.3.1 Principerna för fördelning av medel till lärosäten... 8 2.3.2 Utbetalning av medel till lärosäten... 9 3 VILLKOR FÖR MOBILITET (STUDENTER OCH PERSONAL)... 10 3.1 Villkor för studentmobilitet... 10 3.2 Villkor för lärarmobilitet undervisningsuppdrag (STA)... 15 3.3 Villkor för personalfortbildning (STT)... 16 4 KONTRAKTSHANTERING... 18 4.1 Utbetalning från Universitets- och högskolerådet... 18 4.2 Regler för budgetöverföring... 18 4.3 Omfördelning av medel mellan lärosäten... 19 4.4 Interimsrapportering... 19 4.5 Slutrapportering / kontraktsavslut... 19 4.6 Återbetalning av oförbrukade medel... 20 4.7 Sammanslagning eller delning av lärosäten... 20 5 ERASMUS+ MOBILITETSMEDEL FÖR STUDENTER, LÄRARE OCH ÖVRIG PERSONAL MED FUNKTIONSNEDSÄTTNING... 21 5.1 Stipendiemedel för studenter, lärare och övrig personal med funktionsnedsättning 21 5.2 Fördelningsprocessen... 21 6 TILLSYN OCH KONTROLL... 23 6.1 Kontrollbesök samt ekonomisk och administrativ uppföljning... 23 6.2 Platsbesök... 23 7 UNDERLÅTELSE ATT FÖLJA ERASMUS CHARTER FOR HIGHER EDUCATION (NON COMPLIANCE)... 25 8 SYNLIGHET AV EU-FINANSIERING (VISIBILITY OF UNION FUNDING)... 26 2
BILAGA 1: STIPENDIENIVÅER... 27 BILAGA 2: NÄRINGSGRENSINDELNING, EKONOMISKA SEKTORER... 30 BILAGA 3: ÄMNESKODER UNDER ERASMUS+... 31 BILAGA 4: AVSTÅNDSRÄKNARE MELLAN STÄDER I HELA VÄRLDEN... 32 3
Förkortningslista DS Diploma Supplement E+ Erasmus+ programmet ECAS ECHE ECTS ESC HEI ICM LA MT+ NA OLS OS PIC SM ST STA STT UHR URF European Commission Authentication System Erasmus Charter for Higher Education European Credit Transfer System Erasmus Student Charter Higher Education Institution (lärosäte) International Credit Mobility (Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet) Learning Agreement Mobility Tool+ National Agency (nationellt kontor för Erasmus+) Online Linguistic Support (endast för mobilitet mellan programländer) Organisational support (Finansiering för organiserande av mobilitet) Participant Identification Code (identifieringskod för varje organisation) Studentmobilitet (inbegriper all studentmobilitet) Personalmobilitet (såväl för undervisning som för fortbildning) Lärarmobilitet undervisningsuppdrag (Teaching Assignment) Personalfortbildning (Staff Training) Universitets- och högskolerådet Unique Registration Facility (webbplattform för att skapa PIC) 4
1 HANDBOKENS SYFTE OCH DEFINITIONER 1.1 Handbokens syfte Denna handbok syftar till att förse handläggare för Erasmus+ programmet vid svenska universitet och högskolor med ett gemensamt administrativt ramverk för hur handläggningen av mobilitet mellan programländer och partnerländer (utomeuropeisk mobilitet) inom Erasmus+ ska hanteras. Denna handbok kompletterar EU-kommissionens programguide för Erasmus+ och kontraktet mellan UHR och lärosätet gällande medel för kontraktsperioden 1 juni 2015 31 maj 2017. Skulle uppgifterna i denna handbok strida mot dem i kontraktet så är det kontraktets text som gäller. Samtliga bilagor till kontraktet publiceras på adressen: http://www.utbyten.se/dokumenthe. Där finns också länkar till hanteringen av projektet. 1.2 Definitioner Bilateralt avtal (Inter-institutional Agreement between institutions from programme and partner countries) Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet för studier och undervisningsuppdrag mellan lärosäten ska vara baserad på bilaterala avtal (inter-institutional agreements) mellan lärosäten i programländer som har ECHE och lärosäten i partnerländer. Mallen för bilaterala avtal finns som bilaga till avtalet mellan UHR och lärosätet. Ett bilateralt avtal kan ha olika giltighetslängd och kan gälla alltifrån ett akademiskt år till hela programperioden (till sommaren 2022). De bilaterala avtalen kan justeras under kontraktsperioden genom tillägg. Dessa tillägg ska vara skriftliga, allra minst i format av ett E-mail. Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) ECHE är ett certifikat som är undertecknat av EU-kommissionen, vilket markerar de grundläggande principerna inom alla aktiviteter inom Erasmus+ och som ska respekteras av lärosäten. Endast lärosäten i programländer kan inneha en ECHE, medan lärosäten i partnerländer istället förbinder sig till samma principer genom bilaterala avtal med sina partnerlärosäten i programländerna. ECHE gör det möjligt för lärosäten att ansöka till UHR om Erasmus+ decentraliserad finansiering, till exempel medel för mobilitet. Ett ECHE är även nödvändigt för att söka centraliserade projekt inom Erasmus+. När ett lärosäte har fått ett ECHE som ger det tillgång till medel för mobilitet kan det välja mellan att: a) ansöka om medel till UHR som individuellt lärosäte b) genom ett konsortium ansöka till UHR för medel Det är möjligt för en och samma institution/fakultet att skicka studenter både genom ett konsortium och genom det egna lärosätet. Institutionen/ fakulteten är dock skyldig i sådana fall att kontrollera att det inte sker dubbelfinansiering av samma mobilitetsperiod. Forskning Erasmus+ är inte ett forskningsprogram och forskningsaktiviteter stöds inte. Mobilitet för doktorander är möjligt om utbytet avser t.ex. kurser eller förberedelse av avhandling. Konsortium Definieras som en grupp av lärosäten som går ihop för att tillsammans ansöka om medel inom Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet. De flesta konsortier har ingen rättslig ställning utan stöder sig på sina medlemmar. Learning Agreement (LA) Learning Agreement är ett dokument där studentens överenskomna studieplan framgår (mall för Learning Agreement finns som bilaga till kontraktet mellan UHR och lärosätet). Innan en student påbörjar en utbytesperiod inom Erasmus+ ska hans/hennes hemlärosäte försäkra sig om att värdlärosätets kurser är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas/erkännas på ett tillfredsställande sätt. Legal representative I olika Erasmus-dokument krävs signatur av Legal representative. Detta är lärosätets rektor eller någon som delegerats rätten att signera. Om rätten att signera har delegerats ska en delegationsordning bifogas. Enda undantaget är när prorektor signerar, då krävs inte någon delegationsordning, men då ska det tydligt framgå att 5
personen är prorektor. När det gäller sommarledighet kan en officiell lista över vilka som är tillförordnade rektorer under vilka veckor räcka för att styrka signaturens legitimitet. Mobilitet En tids vistelse (fysiskt boende) i ett annat programland för studier, praktik, personalfortbildning eller undervisning. Mobiliteten kan på lämpligt sätt stödjas genom förberedande kurser eller fortbildningskurser i språk. Mobilitet mellan programländer Mobilitet för studier, praktik, personalfortbildning eller undervisning som sker mellan två programländer. Villkoren för mobilitet mellan programländer beskrivs i Erasmus administrativa handbok för mobilitet mellan programländer. Mobilitet med partnerland Mobilitet med partnerland, även kallad utomeuropeisk mobilitet, är möjlig mellan ett programland och ett partnerland. Villkoren för mobilitet med partnerländer täcks av denna handbok. Mobilitetsperiod En mobilitetsperiod är den tid deltagaren spenderar fysiskt i värdlandet för aktiviteter godkända för mobilitet. Språkkurser i värdlandet som anordnas av värdlärosätet eller av privata aktörer direkt före studentmobiliteten kan räknas in i mobilitetsperioden. Språkkursen får dock inte räknas in i minimiperioden för mobiliteten. Onlinekurser i språk räknas inte in i mobilitetsperioden. Mobilitetsperiodens längd En mobilitetsperiod för studenter kan pågå i maximalt 12 månader. Vid uträkning av stipendiets storlek räknas en hel månad som 30 dagar inom Erasmus+. Enligt denna logik blir 12 månader (12 x 30 dagar) totalt 360 dagar. Detta är det maximala antalet dagar som kan stipendieras för en studentmobilitetsperiod. I verkligheten kan alltså mobilitetens längd innefatta fler kalenderdagar än antalet stipendierade dagar (till exempel 31 kalenderdagar på en månad jämfört med 30 finansierade dagar). För mer detaljer kring hur antalet dagar räknas inom Erasmus+, se bilaga 1. Mobility Tool+ (MT+) Mobility Tool+ är EU-kommissionens online-verktyg för rapportering av aktiviteter under Erasmus+. MT+ räknar även automatiskt ut den totala stipendiesumman per individ. Registrering av samtliga mobiliteter ska göras i MT+. Länk till inloggning i MT+ finns på adressen www.utbyten.se/mt-eplusicm. Mobility Consortium Certificate for Higher Education Söks av konsortiet och är ett villkor för att kunna förmedla stipendier. Personal Med personal avses både undervisande och övrig personal (lärarutbyte respektive personalfortbildning). Doktorander kan delta i mobilitet som student eller personal, beroende på vad det huvudsakliga syftet med mobiliteten är. PIC - Participant Identification Code Varje organisation behöver skapa ett eget unikt PIC-nummer för att delta i Erasmus+. De flesta svenska lärosäten har redan ett PIC och registreringen gäller för hela programperioden fram till och med 2020. Lärosäten i partnerländer behöver inte ha PIC vid ansökningstillfället, men behöver skapa ett PIC innan de inleder ett samarbete inom Erasmus+. För att skapa PIC behöver lärosätet registrera sig i en särskild databas, Participant Portal. Dessa uppgifter ligger sedan som grund för framtida ansökningar och deltagande i programmet. Instruktioner om hur detta går till finns på UHR:s och EU-kommissionens webbplats. Praktik En tids vistelse vid ett företag eller en organisation. Observera att praktik inte är en giltig aktivitet för kontraktsperioden 2015-2017 för Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet. Programland/Partnerland 6
Med programland menas EU-länder och samtliga övriga länder som fullt ut deltar i Erasmus+. Dessa är för närvarande 33 stycken 1. För en förteckning över dessa, se kapitel 3. Partnerländer är alla andra länder i världen. Staff Mobility Agreement Training Staff Mobility Agreement Training för personalfortbildning ska innehålla de övergripande målen med besöket, aktiviteter (om möjligt ett program) och förväntat resultat, d.v.s. vad man förväntar lära sig under besöket. Den som anordnar personalfortbildningen måste godkänna Staff Mobility Agreement Training-dokumentet innan beslutet om mobilitet kan tas på lärosätet. Detta godkännande kan göras via E-mail. Staff Mobility Agreement Teaching Staff Mobility Agreement Teaching för undervisningsuppdrag ska innehålla de övergripande målen med besöket, aktiviteter (inklusive ett program) och förväntat resultat, d.v.s. vad man förväntar lära sig under besöket. Den som anordnar undervisningsuppdrag måste godkänna Staff Mobility Agreement Teaching-dokumentet innan beslutet om mobilitet kan tas på lärosätet. Detta godkännande kan göras via E-mail. Student En person som är antagen till ett lärosäte och som har påbörjat högre studier, oavsett studieområde, som syftar till erkänd examen eller annan eftergymnasial behörighet, till och med doktorsexamen. För att delta i Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet ska studenten inte ha tagit ut sin examen. Underskrift Originalunderskrift, på papper, behövs i kontraktet mellan UHR och lärosätet. För övriga dokument godkänns inskannad eller digital underskrift. Inskannade och digitala signaturer godkänns enligt svensk lag. Om lärosätet vill använda inskannade och/eller digitala underskrifter i kontakten med partnerlärosäten, kontrollera då först med partnerlärosätet att deras lands lagstiftning också godkänner dessa. Spara alltid originaldokument för eventuell framtida kontroll. Zero grant-student En zero grant-student är en student som åker på mobilitet inom ramen för Erasmus+ men som inte får något stipendium. Studenten omfattas av allt som ingår i Erasmus+ programmet förutom stipendiet. Svenska lärosäten kan skicka eller ta emot studenter som zero grant-studenter om stipendiemedlen tagit slut på lärosätet. Då måste dock studenternas försörjning garanteras på något annat sätt. Även zero grant-studenter ligger som grund för hur antalet mobiliteter avgör lärosätets OS-medel. Zero grant-dagar En mobilitetsperiod kan råka bli något längre eller kortare än planerat. Om perioden blir längre och lärosätets stipendiemedel inte räcker till, kan lärosätet lägga till dagar i MT+ som studenten inte får stipendium för. Dessa dagar kallas zero-grant-dagar. Zero grant-mobiliteten räknas in i de maximala 12 månaderna per studienivå per student. 1 EU:s 28 medlemsstater, Island, Norge, Liechtenstein, Makedonien och Turkiet 7
2 FÖRDELNING AV STIPENDIEMEDEL FÖR MOBILITET Principerna för fördelning av Erasmus+medel till studenter, personal samt OS-medel utgår från de generella riktlinjerna i Erasmus+ programguide. 2.1 Fördelning av stipendiemedel för mobilitet till studenter och personal Stipendiemedel till individer är till för att kompensera för de extra kostnader som mobiliteten medför och är inte avsedda att täcka hela kostnaden för utlandsvistelsen. Lärosätena måste respektera beloppsnivåerna som anges i bilaga 1 vid fördelningen av stipendiemedel till deltagande i mobilitetsaktiviteter. Alla deltagande måste få ett stipendium för att räknas inom Erasmus+ mobilitet. I undantagsfall, när stipendiemedlen är slut, kan även mobilitet utan stipendium beviljas (se ovan om zero-grant-studenter). Då måste dock studenternas försörjning garanteras på något annat sätt. Bilaga 1 anger stipendiebeloppen för deltagare i studentmobilitet samt för deltagare i personalmobilitet (undervisningsuppdrag och personalfortbildning). För samtliga deltagare är bidraget uppdelat i två delar: månads/dagersättning och resebidrag. Medel inom Erasmus+ ska gå direkt till Erasmus+aktiviteter. Inga schablonavdrag eller allmänna OH-kostnader får dras av från stipendierna. Däremot kan OS-medel användas till att täcka administrativa kostnader för både sändande och mottagande lärosäte. 2.2 Ansökningsprocessen Under våren inbjuds de svenska lärosäten som har Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) att ansöka om Erasmus+medel för kommande läsår genom att UHR informerar via webbsidan utbyten.se, nyhetsbrev och genom e-postutskick. På utbyten.se finns inför varje ansökningsomgång information om ansökningsprocessen med närmare instruktioner om ansökan och länk till aktuellt ansökningsformulär. Sista ansökningsdag varierar från år till år men brukar vara i februari/mars. Ansökan sker online och ska vara elektroniskt inskickad senast sista ansökningsdag (vanligtvis kl. 12:00 svensk tid). Ansökan signeras av lärosätets legal representative, normalt rektor. Om rätten att skriva under (teckna lärosätets firma) har delegerats till någon annan än rektor eller prorektor ska en delegationsordning bifogas. Se legal representative under kapitel 1.2. 2.3 Universitets- och högskolerådets fördelning av medel och utbetalning När ansökningarna om medel för mobilitet inkommit från lärosätena görs kvalitetsbedömning av varje ansökt samarbete. Utifrån denna gör UHR en fördelning av stipendiemedlen och avsatta medel för respektive aktivitet och partnerland fördelas. UHR upprättar ett kontrakt med varje deltagande lärosäte. I kontraktet anges vilka summor som tilldelats för följande aktiviteter inom samarbetet med varje enskilt partnerland: Studentmobilitet (SM) Lärarmobilitet, undervisningsuppdrag (STA) Personalfortbildning (STT) OS-medel I kontraktet mellan UHR och lärosätet anges det belopp som lärosätet beviljas för samarbete med varje partnerland inom den aktuella kontraktsperioden. UHR avsätter stipendiemedel till eventuella ansökningar från lärosätena om extra stipendiemedel för studenter och personal med funktionsnedsättning (se kapitel 5). 2.3.1 Principerna för fördelning av medel till lärosäten Principerna för fördelning av medel för mobilitet inom Erasmus+ utomeuroepisk mobilitet, till studenter och personal samt för organisationsstöd utgår från de generella riktlinjerna presenterade i 2015 Guide for National 8
Agencies implementing the Erasmus+ Programme (NA-guide), UHR:s Work Programme för 2015 samt EUkommissionens kontraktsmall för avtal med lärosäten. Fördelning per partnerland Antal mobiliteter som beviljas räknas ut utifrån tillgänglig budget inom varje envelope. Ett lärosäte kan aldrig beviljas medel för fler mobiliteter än de ansökt om. Medel för organisationsstöd (OS) Organisationsstödet är ett stöd för kostnader som uppstår för lärosätena relaterade till aktiviteter som syftar till att stödja mobilitet för studenter och personal. Lärosätena bestämmer själva vad de vill använda OS-medlen till så länge kostnaderna är direkt relaterade till mobilitetsaktiviteter samt att kommissionens regler för mottagande av medel följs (d.v.s. att kostnaderna går att redovisa, att kostnaderna uppkommit under avtalets löptid o.s.v.). I nedanstående lista finns några exempel på möjliga OS-aktiviteter: Besök hos partnerlärosäten angående kontroll eller utvärdering av mobilitetsaktiviteter Förberedande besök hos potentiella partnerlärosäten för mobilitet (i program- eller partnerländer) Uppdatering av ECTS-kurskatalog Arbete med Learning Agreements och tillgodoräknande samt kostnader för administrativa verktyg Förberedelse, kontroll och utvärdering av student- och lärarmobilitet Urval av, samt förberedelse- eller välkomstaktiviteter, för studenter samt annat stöd till dem som deltar i utbytet Språklig förberedelse av studenter och personal som deltar i utbytet Produktion och distribution av informationsmaterial angående utbytet Aktiviteter kopplade till Diploma Supplement (DS) och Transcript of records Deltagande i konferenser som handlar om Erasmus+ mobilitet Täcka eventuella valutaförluster eller bankavgifter i samband med överföring av Erasmus+medlen Eventuella överblivna OS-medel från en kontraktsperiod som inte krävts tillbaka av UHR efter slutrapportering får användas efter kontraktsperiodens slut för att täcka kostnader kopplade till Erasmus+ mobilitet. Tilldelningen av OS-medel baseras på det totala antalet beviljade mobiliteter för studenter, lärare och annan personal. OS-medel ges för både in- och utresande mobilitet. Det är upp till det svenska lärosätet att avgöra hur OS-medlen ska fördelas mellan det egna lärosätet och partnerlärosätet. Antalet mobiliteter multipliceras med ett särskilt belopp per mobilitetsperiod (samma bidrag för studenter, lärare och övrig personal) enligt en tvåstegsmodell. 1-100 mobiliteter 350 euro/mobilitet över 100 mobiliteter 200 euro/mobilitet För det totala antalet utresande mellan 1-100 är OS-medlen per mobilitet 350 euro. För alla mobiliteter därutöver är OS-medlen 200 euro per mobilitet. Denna summa räknas fram automatiskt i MT+. UHR tillhandahåller även en omvandlingstabell för OS-medel för att underlätta uträkningen. 2.3.2 Utbetalning av medel till lärosäten Under maj månad skickar UHR ett kontrakt till det deltagande lärosätet som specificerar fördelningen av medel till lärosätet. Efter att UHR mottagit två av lärosätet underskrivna exemplar av kontraktet sker den första utbetalningen till lärosätet. Den första utbetalningen uppgår till 65 % av totalt beviljat belopp för det kommande läsåret. Baserat på uppgifter i interimsrapporten för innevarande läsår kan en andra utbetalning, bestående av den återstående delen av de beviljade medlen, göras till lärosätena. En förutsättning för att en andra utbetalning ska kunna göras är dock att lärosätet har använt minst 70 % av den första utbetalningen (exklusive OS) från UHR. Detta specificeras i kontraktet under punkt 1.4.2. Mobiliter som ännu ej ägt rum, men som registrerats i MT+, tas med i beräkningen av förbrukningsgrad vid interimsrapportering. 9
Om lärosätet har medel kvar från ett läsår kan dessa användas under det efterföljande läsåret fram till och med kontraktsperiodens slut. Under kontraktsperioden sker ingen återbetalning från lärosätet till UHR av dessa medel. En eventuell återbetalning kan först ske när hela 24-månadersperioden är slut. 3 VILLKOR FÖR MOBILITET (STUDENTER OCH PERSONAL) Deltagande lärosäten ska upprätta rutiner för urvalet av sökande i enlighet med de generella riktlinjerna samt att de utförs på ett rättvist, transparent och konsekvent sätt. Urvalet av studenter samt lärare och annan personal inom Erasmus+ ska organiseras på ett sådant sätt att opartiskhet kan garanteras i urvalsprocessen. Urvalet av deltagare ska vara jämlikt och inkluderande i enlighet med de övergripande målen för Erasmus+programmet som presenteras i Erasmus+ Programme Guide. Urvalskriterierna och prioriteringarna som beskrivs i Erasmus+ Programme Guide och den årliga utlysningen (Call for proposals) måste respekteras. Dessa dokument kan laddas ner på adressen: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/ Alla krav som relaterar till urvalet av studenter eller personal ska vara fullständigt transparenta och ska göras tillgängliga för alla parter involverade i urvalsprocessen. Beslut om tilldelning av en plats inom programmet och stipendiemedel inom Erasmus+ ska dokumenteras och offentliggöras. De deltagande lärosätena ska i tre eller fem år spara alla framtagna listor över studenter och personal som ansöker om en plats inom programmet. Listorna kan innehålla resultatet av ansökningarna till Erasmus+ samt några korta kommentarer till ansökan. Se kapitel 6 för mer information. Partnerländer (giltiga länder att samarbeta med) 2015-2017 Nedanstående länder, uppdelade i budget envelopes, kategoriseras som partnerländer och kan medverka fullt ut i Erasmus+ i kontraktsperioden 2015-2017: European Neighbourhood Instrument ENI East: Armenia, Azerbaijan, Belarus, Georgia, Moldova, Territory of Ukraine as recognised by international law 1 ENI South: Algeria, Egypt, Israel, Jordan, Lebanon, Libya, Morocco, Palestine, Syria, Tunisia ENI Russia: Territory of Russia as recognised by international law Development Co-operation Instrument DCI Asia: Afghanistan, Bangladesh, Bhutan, Cambodia, China, DPR Korea, India, Indonesia, Laos, Malaysia, Maldives, Mongolia, Myanmar, Nepal, Pakistan, Philippines, Sri Lanka, Thailand and Vietnam DCI Central Asia: Kazakhstan, Kyrgyzstan, Tajikistan, Turkmenistan, Uzbekistan DCI Latin America: Argentina, Bolivia, Brazil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Mexico, Nicaragua, Panama, Paraguay, Peru, Uruguay, Venezuela DCI South Africa: South Africa Instrument for Pre-Accession IPA Western Balkans: Albania, Bosnia and Herzegovina, Kosovo, Montenegro, Serbia Partnership Instrument PI Industrialised Americas: Canada, United States of America PI Industrialised Asia: Australia, Brunei, Hong Kong, Japan, (Republic of) Korea, Macao, New Zealand, Singapore, Taiwan 3.1 Villkor för studentmobilitet För att kunna tilldelas en mobilitetsperiod och ett stipendium inom ramen för Erasmus+, ur de medel som kommissionen ställt till förfogande för detta ändamål, måste studenten uppfylla villkoren i följande avsnitt. Det 1 Kontakta UHR om ni är osäkra på vilka lärosäten i Ukraina eller Ryssland som är giltiga att samarbeta med. 10
är tillåtet att skicka Erasmus+studenter utan stipendium (zero-grant students) om stipendiemedlen tagit slut, så länge försörjning garanteras på något annat sätt. Såväl utresande som inkommande studenter måste uppfylla de villkor som ställs. Medborgarskap Alla studenter på högskolenivå i Sverige, även studenter som enbart är i Sverige tillfälligt för att studera, får oberoende av sitt medborgarskap delta i Erasmus+ om de uppfyller kraven. Erasmus+ mobilitet i hemlandet En utresande student vars hemvist är ett annat deltagarland men som för närvarande studerar i Sverige kan tilldelas stipendium för Erasmus+studier i sitt hemland men ansökan bör då ges lägsta prioritet i bedömningen av ansökningar. Med hemvist menas i detta sammanhang landet varifrån studenten flyttade till Sverige strax innan han/hon började sin utbildning. Med hemvist menas inte ett land där studenten har sina etniska rötter om studenten bodde i Sverige redan före studierna. Krav på studier En mobilitetsperiod genom Erasmus+ ska endast beviljas studenter som har läst på heltid i minst ett år på akademisk nivå, eller som kommer att ha läst minst ett år på akademisk nivå vid mobilitetsperiodens start. Kravet är att studenten ämnar ta ut en examen vid det sändande lärosätet och att tillgodoräknande av mobilitetsperioden i denna examen är möjligt. En student som enbart ämnar läsa en enstaka kurs vid lärosätet utan att ta ut en examen kvalificerar sig inte för Erasmus+ mobilitet. Hemlärosäte Utresande Erasmus+studenter måste vara registrerade vid ett svenskt lärosäte som innehar ECHE. Inkommande studenter måste vara registrerade vid ett lärosäte i ett partnerland. Det svenska lärosätet och lärosätet i partnerlandet måste ha tecknat ett inter-institutional agreement between institutions from programme and partner countries innan mobiliteten påbörjas. Se under avsnittet Bilateralt avtal nedan. Terminsavgifter Värdlärosätet får inte begära terminsavgifter från inkommande Erasmus+studenter (dessa avgifter omfattar studieavgifter, registreringsavgifter, examensavgifter etc.). Mindre avgifter kan dock förekomma för kostnader som försäkring, medlemskap i studentkårer och tillgång till olika hjälpmedel, t.ex. kopiatorer, biblioteksavgifter och laboratoriematerial, på samma villkor som gäller för övriga studenter. Inkommande studenter kan dock åläggas att även fortsättningsvis betala sin vanliga terminsavgift till hemlärosätet under studieperioden utomlands. Om ett svenskt lärosäte får veta att ett värdlärosäte begär terminsavgifter för utresande Erasmus+studenter från Sverige, ska det svenska lärosätet omgående underrätta UHR för vidare information till EU-kommissionen. Detsamma gäller om det kommer UHR tillkänna att ett svenskt lärosäte begär terminsavgifter för inkommande Erasmus+studenter. Försäkring De svenska lärosätena är skyldiga att se till att in- och utresande studenter som genomför en mobilitetsperiod inom Erasmus+ är försäkrade och att ingen student glömmer bort eller väljer bort att teckna en försäkring. Det är tillåtet att låta studenterna betala själva för sin försäkring. (Om lärosätet försäkrat studenterna via Kammarkollegiet är det dock inte tillåtet att låta studenterna betala för denna försäkring enligt Kammarkollegiets regler.) Bilateralt avtal All mobilitet mellan lärosäten måste baseras på bilaterala avtal (inter-institutional agreement) mellan de två deltagande lärosätena där det svenska lärosätet innehar ECHE. Som en bilaga till lärosätets kontrakt med UHR finns ett dokument med minimikrav på bilateralt avtal mellan lärosäten i partner- och programländer. Kontraktsdokument för studentmobilitet Lärosätet ska teckna avtal med Erasmus+studenterna. Kontraktet ska vara underskrivet av båda parter innan studenten börjar sin utbytesperiod. Som en bilaga till lärosätets kontrakt med UHR finns mallen grant agreement studies med minimikraven ett studentkontrakt måste innehålla. Learning Agreement (LA) 11
Utöver studentkontraktet är ett Learning Agreement, där den överenskomna studieplanen framgår, obligatoriskt (mall för Learning Agreement finns som bilaga till lärosätets kontrakt med UHR). Innan en student påbörjar en mobilitetsperiod inom Erasmus+ ska hans/hennes hemlärosäte försäkra sig om att värdlärosätets kurser är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas på ett tillfredsställande sätt. Det skall finnas en fastställd plan för studierna under utbytet genom Learning Agreement (LA). LA ska vara en överenskommelse mellan hem- och värdlärosätet samt studenten. LA ska vara påskrivet av studenten, hem- och värdlärosätet innan mobilitetsperioden inleds. Om det finns behov av att ändra LA ska revidering av LA avslutas och formaliseras inom studentens första månad vid värdlärosätet. Om några senare ändringar i LA skulle behöva göras ska ändringarna vara formellt överenskomna mellan alla tre parter och utföras omedelbart. För att snabba upp processen med underskrifter till LA är det tillåtet att använda inskannade dokument som skickas via e-mail. En inskannad underskrift gäller. Om studenten använder utbytesperioden för att samla material till och skriva sin uppsats eller förbereda en avhandling så krävs inte nödvändigtvis Learning Agreement för dessa aktiviteter på ett lärosäte. Det är dock ändå viktigt att det finns en skriftlig överenskommelse med det mottagande lärosätet om utbytesperioden och dess innehåll. Om en student på doktorandnivå förbereder en uppsats/avhandling under utbytet behöver de inte få några poäng från värdlärosätet, men hemlärosätet ska godkänna arbetet som en del av utbildningen. Uppsatsen/ avhandlingen kan handledas från och opponeras vid hemlärosätet. Det är dock starkt rekommenderat att studenten även har en handledare vid värdlärosätet. Erasmus Student Charter (ESC) I Erasmus Student Charter (ESC) fastslås Erasmusstudenters rättigheter och skyldigheter. ESC distribueras av UHR till lärosätena i samband med kontraktet. Lärosätena skall se till att varje student som åker på ett Erasmus+utbyte får ett ESC. Berättigad studentaktivitet Erasmus+stipendium får endast ges för nedanstående aktiviteter för utresande och inresande studenter mellan Sverige och ett partnerland: Heltidsstudier på grund-, avancerad eller doktorandnivå vid svenskt lärosäte som innehar ECHE eller vid ett partnerlärosäte som har tecknat ett bilateralt avtal med ett svenskt lärosäte. Studierna ska leda till en erkänd examen vid hemlärosätet. Som studier räknas även uppsats-/avhandlingsförberedande aktivitet, men inte forskning. Praktik är inte en giltig aktivitet inom Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet för kontraktsperioden 2015-2017. Dubbelfinansiering Det är inte tillåtet att uppbära fler än ett stipendium från EU eller UHR för en och samma mobilitetsperiod. Exempelvis är det inte tillåtet för en student att ta emot stipendium inom Linnaeus-Palme eller MFS för samma mobilitetsperiod som han/hon får ett Erasmus+stipendium. Studentmobilitetens längd Minimitiden för en mobilitetsperiod för studier inom Erasmus+ är 3 månader och utbytet får inte överstiga 12 månader (eventuell zero grant-tid inräknad). Studieperioden skall genomföras på ett och samma ställe under en sammanhängande period. En mobilitetsperiod är den tid deltagaren spenderar fysiskt i värdlandet för aktiviteter godkända för mobilitet. Tiden för den fysiska vistelsen i värdlandet är den tid som ska stipendieras. Ett exempel är följande: en student som åker hem från värdlärosätet i mitten av december men lämnar in sluttentor från distans under januari månad. Den tid studenten är på plats är den tid som kan stipendieras. I det här fallet innebär det att vistelsen fram till och med mitten av december kan stipendieras. Det antal dagar studenten inte är på plats i värdlandet ska dras av i MT+. Om studenten väljer att stanna kvar av privata skäl efter mobilitetsperiodens slut ska denna period inte stipendieras och dagarna ska dras av i MT+. En språkkurs i värdlandet innan mobilitetsperiodens början får, om det svenska lärosätet vill, räknas in i mobilitetsperiodens längd i MT+ och därmed också stipendieras som Erasmus+ mobilitet. Språkkursen får dock inte räknas in i minimiperioden för mobiliteten. Observera att OLS inte får användas för Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet under kontaktsperioden 2015-2017. Om en students mobilitetsperiod avbryts, till 12
exempel på grund av en lucka i tid mellan slutet på en språkkurs och starten för terminen, ska antalet dagar som motsvarar uppehållet dras av i MT+. I och med att kontraktsperioden mellan lärosätena och UHR är 24 månader möjliggörs mobiliteter som startar på vårtermin och avslutas på hösttermin. Om ett längre uppehåll görs i mobiliteten över sommaren ska den perioden inte räknas in i vistelsetiden och inte heller stipendieras. Den icke stipendierade perioden ska dras av i MT+. Perioden för studentmobilitet inom Erasmus+ ska beräknas baserat på datum som står på dokument utfärdade av värdlärosätet (t.ex. Letter of Acceptance/ Certificate of Attendance). Mobilitetsperiodens längd avrundas inte utan stipendium beviljas för det exakta antalet dagar som är mobilitetens längd. Mobilitetens längd räknas ut av Mobility Tool+. Grundregeln är att varje månad har 30 dagar. För mer detaljer kring hur MT+ räknar, se bilaga 1. De faktiska mobilitetsdatumen ska återspeglas i det mottagande lärosätets dokumentation efter mobiliteten, så som betygsutdrag, etc. Startdatum ska vara den första dag studenten behövde närvara vid värdlärosätet. Detta kan till exempel vara startdatum för den första kursen, ett välkomstevent organiserat av värdlärosätet, eller en språkkurs. Slutdatum ska vara den sista dag studenten behövde närvara vid värdlärosätet, till exempel sista kursdagen, sista dagen i tentamensperioden eller liknande. Om vistelsetiden enligt dokumentationen från värdlärosätet är kortare än vad studenten och sändande lärosäte ursprungligen kommit överens om i kontraktet, ska detta justeras i MT+. Om vistelsen är 1-5 dagar kortare än planerat behövs dock ingen korrigering i MT+. Flera mobilitetsperioder Det är möjligt att skicka ut samma student inom Erasmus+ flera gånger. En student får dock enbart delta i mobilitetsperioder i sammanlagt 12 månader per utbildningsnivå (kandidat, master eller doktorand) både studier och praktik (i ett annat programland) inräknade. Inom långa, sammanhållna, utbildningar som inte delas i kandidat och master (till exempel inom medicin) kan studenten vara mobil sammanlagt 24 månader (dock ej längre än 12 månader i taget). Tidigare Erasmusmobilitet under Programmet för livslångt lärande (LLP) räknas in i de maximala 12 månaderna per utbildningsnivå. Även utbytesperioder som zero grant-student räknas in i den totala mobilitetstiden per utbildningsnivå. Har en student till exempel varit på utbyte i sex månader på kandidatnivå som zero grant-student har studenten använt sex av de totalt tolv tillåtna månadernas mobilitet på den utbildningsnivån. Studenter som ansöker om en mobilitetsperiod och som inte tidigare har deltagit i mobilitet på samma studienivå inom Erasmus+ eller Erasmusmobilitet under Programmet för livslångt lärande (LLP) eller Erasmus Mundus ska ges högre prioritet när urvalet av studenter görs. Förlängning av mobilitetsperioden En förlängning av en mobilitetsperiod kan godkännas mellan hemlärosätet och värdlärosätet om följande kriterier uppfylls: 1. Förlängningen regleras i avtal och övriga överenskommelser. Dessa ska ha tecknats innan den ursprungliga perioden har avslutats. Förfrågan om att förlänga vistelsen ska helst ha inkommit senast en månad innan mobilitetens slut. 2. Förlängningen kommer direkt efter pågående mobilitetsperiod. Inga uppehåll tillåts (semester och terminsuppehåll mellan terminer räknas inte som studieuppehåll). 3. Ingen mobilitetsperiod, inklusive förlängning, får sträcka sig utanför kontraktsperioden (1 juni år X till 31 maj år X+2). 4. Det svenska lärosätet kan antingen justera stipendiebeloppet till att stämma överens med den förlängda mobilitetsperioden eller komma överens med studenten om att de extra dagarna ska räknas som zerogrant-dagar. 13
5. De faktiska mobilitetsdatumen ska återspeglas i det mottagande lärosätets dokumentation efter mobiliteten, så som betygsutdrag, etc. Akademiskt erkännande (Academic recognition) Studenter som enbart läser någon eller några enstaka kurser utan syfte att ta ut examen kvalificerar sig inte för Erasmus+ mobilitet. Utbytesstudier inom Erasmus+ ska tillgodoräknas vid hemlärosätet utan fördröjning efter studentens hemkomst. Innan en student påbörjar en mobilitetsperiod för studier ska hans/hennes hemlärosäte försäkra sig om att värdlärosätets kurser är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas på ett tillfredsställande sätt. Detta sker genom att ett Learning Agreement upprättas. Om studenten genomfört utbytesstudierna på ett tillfredsställande sätt ska värdlärosätet efter avslutad mobilitetsperiod tillhandahålla studenten ett betygsutdrag på genomförda studier i enlighet med Learning Agreement. Poäng eller tillgodoräknande kan endast komma att vägras om studenten misslyckas med att uppnå de akademiska mål som värdlärosätet sätter upp eller på annat sätt misslyckas med att leva upp till de krav som partnerlärosätet kräver. Lärosätets rapportering inför, under och efter mobiliteten Lärosätet ska registrera alla deltagare i MT+ som räknar ut storleken på det stipendium studenten har rätt till. När studenten kommit hem ska datumen justeras i MT+ så att de stämmer överens med de datum som anges som start- och slutdatum för mobiliteten på Certificate of Attendance, eller motsvarande dokument, utfärdat av värdlärosätet. Deltagarens rapportering efter mobiliteten Alla studenter (både inresande och utresande) som har deltagit i en Erasmus+ mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet online via MT+. Länk till rapporten skickas automatiskt ut till studenten från MT+ så snart mobilitetsperioden avslutats förutsatt att studentens uppgifter lagts in i verktyget av det svenska lärosätet. Avbrott Om studenten inte genomfört hela sin utbytesperiod kan delar av eller hela Erasmus+stipendiet krävas tillbaka av lärosätet. Alla de redan utbetalda medlen behöver dock inte krävas tillbaka om studenten förhindrats att genomföra de planerade studierna p.g.a. force majeure. Force majeure handlar om oförutsägbara händelser där studenten inte kunnat påverka utgången. Strejk eller finansiella problem räknas inte som force majeure. I fall av generalstrejk eller naturkatastrof kan UHR eller EU-kommissionen besluta om särskilda tillvägagångssätt. I force majeure-fall ska lärosätet kontakta UHR för skriftligt godkännande. I fall av force majeure kan studenten få behålla stipendiet för de dagar studenten i verkligheten varit mobil, även om minimitiden för utbytet inte uppfyllts. Ett exempel är om studenten kommer hem efter endast sex veckors mobilitet. Om ansökan om force majeure godkänns kan studenten få behålla stipendiet för de sex veckorna. Om lärosätet anser att det minskade stipendiet (som motsvarar det antal dagar studenten var på plats) är för litet för att täcka de kostnader som studenten redan har haft på grund av mobiliteten är det möjligt för UHR att göra undantag och tillåta studenten att behålla en större del av stipendiet än vad som motsvaras av det antal dagar studenten var på plats. Lärosätet föreslår i sin ansökan till UHR vilken summa studenten ska få behålla (och UHR beviljar eller avslår ansökan). En blankett för lärosätets ansökan om force majeure finns hos UHR. Den rapporterade (förkortade) perioden räknas för studenten som en del av den maximala perioden av Erasmus+ mobilitet på 12 månader per studienivå. En student ska vara tillåten att, efter ett avbrott på grund av force majeure, fortsätta mobiliteten under förutsättning att mobiliteten slutar inom den aktuella kontraktsperioden. Mobiliteten rapporteras i MT+ som en enda mobilitet med ett uppehåll. Lärosätets rapportering vid force majeure 14
Om lärosätet får godkänt på sin ansökan om force majeure av UHR ska mobiliteten inkluderas i rapporteringen i MT+ med förklaring i kommentarsrutan samt genom att fylla i ja i rutan för force majeure. Om mobiliteten avbryts efter att minimitiden för mobilitetstypen (tre månader) passerats och studenten inte fått behålla mer i stipendium än det som motsvarar det antal dagar studenten var på plats behövs ingen förklaring i kommentarsrutan i MT+. Om alla stipendiemedel krävts tillbaka ska studenten inte rapporteras alls. 3.2 Villkor för lärarmobilitet undervisningsuppdrag (STA) Stipendier för undervisningsuppdrag kan ges till undervisande personal (till exempel lärare, doktorander 1 och även eventuell undervisande personal vid universitetssjukhus) som åtar sig en undervisningsperiod, för inkommande personal, vid ett lärosäte i Sverige som har ECHE eller, för utresande personal, vid ett lärosäte i ett partnerland som har tecknat ett inter-institutional agreement med det svenska lärosätet. För stipendiets storlek, se bilaga 1, tabell 2. Medborgarskap Det finns inga speciella krav på medborgarskap eller uppehållstillstånd. Kontraktsdokument för undervisningsuppdrag Innan varje lärarutbyte ska det upprättas en överenskommelse om uppdraget, t ex genom reseorder eller liknande. Vidare ska det skapas ett Staff Mobility Agreement Teaching som godkänns av både sändande och mottagande lärosäte före mobilitetsperioden. Blankett med minimikraven för Staff Mobility Agreement Teaching bifogas som bilaga till kontraktet mellan UHR och lärosätet. För att snabba upp processen med underskrifter är det tillåtet att använda inskannade dokument som skickas via e-mail. En inskannad underskrift gäller i samband med undervisningsuppdrag. Bilateralt avtal All mobilitet för undervisningsuppdrag mellan lärosäten måste baseras på ett bilateralt avtal (inter-institutional agreement) mellan de två deltagande lärosätena, där lärosätet i Sverige måste inneha ECHE. Som en bilaga till kontraktet mellan UHR och lärosätet finns ett dokument med minimikrav på bilateralt avtal mellan program- och partnerländer. Mobilitetsperiodens och resans längd Ett lärarutbyte ska alltid pågå i minst 5 arbetsdagar och innehålla minst 8 undervisningstimmar, för både inresande och utresande lärare. För längre perioder än 5 arbetsdagar gäller minst 8 undervisningstimmar per vecka. Om en lärare är på undervisningsuppdrag som varar längre än en vecka men avslutas med till exempel en halv vecka kan undervisningstiden som krävs för denna icke kompletta vecka räknas ut proportionellt till vistelsetiden. Exempel: en lärare som är på undervisningsuppdrag som varar mån-fre första veckan och mån-tis andra veckan behöver undervisa 8 timmar + cirka 3 timmar (8 timmar / 5 dagar = 1,6 timmar per dag) för den andra (icke kompletta) veckan. Detta ger totalt 11 timmar. Som undervisning räknas all typ av undervisning av studenter på grund-, avancerad och doktorandnivå där läraren är fysiskt närvarande på värdlärosätet, exempelvis föreläsningar, seminarier, individuell handledning, examination mm. Lärarutbyten får inte pågå längre än 2 månader. Resdagar kan rapporteras ekonomiskt som om de vore arbetsdagar. Helgdagar som ligger mellan arbetsdagar under mobilitetsperioden kan finansieras. Resdagar behöver inte ligga i direkt anslutning till arbetsperioden för att kunna finansieras. Utgångspunkten är att resorna sker från det sändande lärosätets ort till det mottagande lärosätets ort. När resorna avviker från detta och leder till en förändring i distance band ska den faktiska resan styrkas med kvitton som visar avrese- och ankomstort. Prioritet ska ges till lärarutbyten som utöver undervisning även: 1 Beroende på om vilket syfte en doktorand har med Erasmus+ mobilitet (t.ex. skriva avhandling eller undervisa) kan denne räknas som student eller lärare. Det är upp till lärosätet att bestämma. 15
- försäkrar att den besökande lärarens medverkan ska vara en integrerad del av ett utbildningsprogram på värdlärosätet - leder till utarbetande av nytt undervisningsmaterial - används till att befästa och utöka kontakter och samarbeten mellan avdelningar och fakulteter samt förbereda för framtida samarbetsprojekt Lärosätets rapportering inför, under och efter mobiliteten Lärosätet ska registrera alla deltagare i Mobility Tool+. MT+ räknar ut storleken på stipendiet för mobiliteten. Datumen i MT+ ska stämma överens med de datum som anges som start- och slutdatum för mobiliteten på Certificate of Attendance, eller motsvarande dokument, utfärdat av värdlärosätet Deltagarens rapportering efter mobiliteten Alla lärare som har haft en Erasmus+ mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet online via MT+. Länk till rapporten skickas automatiskt ut till läraren från MT+ så snart mobilitetsperioden avslutats (förutsatt att lärarens uppgifter lagts in i verktyget av det svenska lärosätet). 3.3 Villkor för personalfortbildning (STT) Inom aktiviteten Staff Training, personalfortbildning (STT), kan lärosätet skicka ut eller ta emot anställda till eller från lärosäten i ett partnerland för arbetsplatsförlagd personalfortbildning (t.ex. arbetsskuggning/ job shadowing). Finansiering för personalfortbildning kan även gälla för kurser, seminarier eller workshops men inte för konferenser. Konferenser som handlar om just mobilitetsfrågor kan finansieras av OS-medel. Workshops, kurser eller seminarier ska enbart handla om fortbildning i egna arbetsuppgifter och inte i akademiska ämnen eller ha ett endast allmänbildande syfte. Det kan t.ex. handla om kurser som anordnas av mottagande lärosäte, som exempelvis språkkurser i t.ex. engelska för lärare som planerar att undervisa på engelska. Möjligheten att skicka ut doktorander inom personalfortbildning finns, på samma sätt som för övriga anställda. Aktiviteterna ska då vara kopplade till doktorandens möjliga framtida yrke eller pågående yrkesutövning vid lärosätet. Medborgarskap Det finns inga speciella krav på medborgarskap eller uppehållstillstånd. Kontraktsdokument för personalfortbildning Innan varje personalfortbildningsperiod ska det upprättas en överenskommelse, t.ex. genom reseorder eller liknande. Urvalet av deltagare i personalfortbildning sker hos det sändande lärosätet baserat på ett fortbildningsprogram, Staff Mobility Agreement Training, som godkänts av både sändande och mottagande part före mobiliteten. Särskild uppmärksamhet ska iakttas vid möjliga jävsituationer i samband med att personal som arbetar med Erasmus+ ansöker om att själv delta i personalfortbildning. Staff Mobility Agreement Training ska innehålla de övergripande målen med besöket, aktiviteter (om möjligt ett program) och förväntat resultat dvs. vad personen förväntas lära sig under besöket. En blankett med minimikraven för Staff Mobility Agreement Training bifogas som bilaga till kontraktet mellan UHR och lärosätet. För att snabba upp processen med underskrifter är det tillåtet att använda inskannade dokument som skickas via e-mail. En inskannad underskrift gäller i samband med personalfortbildning. Bilateralt avtal Erasmus+ personalfortbildning måste vara baserad på ett bilateralt avtal (inter-institutional agreement). Mobilitetsperiodens och resans längd Personalfortbildning kan pågå under minst 5 arbetsdagar och maximalt under 2 månader. Perioden ska genomföras på ett och samma ställe under en sammanhängande period. Resdagar kan rapporteras ekonomiskt som om de vore arbetsdagar. Helgdagar som ligger mellan arbetsdagar under mobilitetsperioden kan finansieras. Resdagar behöver inte ligga i direkt anslutning till arbetsperioden för att kunna finansieras. Utgångspunkten är att resorna sker från det sändande lärosätets ort till det mottagande lärosätets ort. När resorna avviker från detta och leder till en förändring i distance band ska den faktiska resan styrkas med kvitton som visar avrese- och ankomstort. 16
Prioritet För att försäkra sig om att så många som möjligt får delta över tid, ska prioritet ges till personal som inte tidigare har deltagit i liknande mobilitet. Lärosätets rapportering inför, under och efter mobiliteten Lärosätet ska registrera alla deltagare i Mobility Tool+. MT+ räknar ut storleken på stipendiet för mobiliteten. Datumen i MT+ ska stämma överens med de datum som anges som start- och slutdatum för mobiliteten på Certificate of Attendance, eller motsvarande dokument, utfärdat av värdlärosätet. Deltagarens rapportering efter mobiliteten All personal som har företagit en Erasmus+ mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet online via MT+. Länk till rapporten skickas automatiskt ut till deltagaren från MT+ så snart mobilitetsperioden avslutats (förutsatt att personens uppgifter lagts in i verktyget av det svenska lärosätet). 17
4 KONTRAKTSHANTERING Universitets- och högskolerådet upprättar kontrakt med varje deltagande lärosäte. Kontraktet tecknas för mobilitetsaktiviteter mellan lärosätet i Sverige och lärosäten i partnerländer inom Erasmus+. I kontraktet anges vilka summor som tilldelats för: Studentmobilitet (SM) Lärarmobilitet, undervisningsuppdrag (STA) Personalfortbildning (STT) OS-medel Kontraktet skrivs under av UHR (NA Director) och lärosätets rektor (Legal representative, se 1.2 Definitioner) eller personer som delegerats rätten att signera. Kontraktsperioden sträcker sig från 1 juni 2015 till och med 31 maj 2017. Mobilitet och utbetalningar av Erasmus+medel får endast ske under denna period. Lärosätet ska hantera skriftliga handlingar så att studenter och personal som beviljats Erasmus+medel har blivit informerade om och accepterat de villkor och skyldigheter som ingår i avtalet innan mobilitetsperioden inleds. Inskannade och digitala signaturer kan godkännas i samband med lärosätets interna dokument. 4.1 Utbetalning från Universitets- och högskolerådet Utbetalning av medel till lärosätena sker i två omgångar. Den första utbetalningen till lärosätet uppgår till 65 % av den beviljade summan och den andra utbetalningen består av resterande del av beviljade medel, dvs. 35 %. Tidpunkten för utbetalningarna till lärosäten regleras i kontraktet mellan lärosätet och UHR. Hela den beviljade summan utbetalas till lärosätet och får inte vara föremål för några som helst avdrag för skatter, avgifter, socialförsäkring eller andra sociala avgifter, administrativa-, handläggnings- eller registreringskostnader. Utbetalningar från UHR sker i euro. Växelkursen som används av lärosätet t.ex. vid utbetalningar till studenter regleras i kontraktet mellan lärosätet och UHR. 4.2 Regler för budgetöverföring och kontraktstillägg Lärosätena kan överföra pengar mellan de olika budgetposterna. Följande överföringar och ändringar tillåts utan att lärosätet behöver meddela UHR i förväg: Överföring av OS-medel Maximalt 50 % av OS-budgeten kan överföras till resa och uppehälle för SM och/eller STA/STT. Svenska lärosätet tilldelas OS-medel som klumpsumma från UHR. Det innebär att lärosätet kan använda pengarna enligt instruktionerna för OS-medel (avsnitt 2.3.1) oavsett vilket land mobiliteten tillhör. Medlen är således inte uppdelade per partnerland från början, utan öronmärks för ett partnerland först om ni väljer att överföra medel till mobilitet inom det specifika partnerlandet. OS-medel som inte överförs till mobilitet behöver inte redovisas. Exempel: Lärosäte X tilldelas 25 mobiliteter uppdelade på 4 olika partnerländer. De tilldelas därför 8 750 (350 x 25) i OS-medel. Lärosätet väljer att använda 3000 till en språkkurs och 1000 till administration kring mobiliteterna. Då lärosäte X kommer att ta emot 3 studenter från Kina, har de möjlighet att överföra 525( 350 x 3 /2) till resa och uppehälle för dessa studenter. Dessa pengar blir därmed öronmärkta för mobilitet med Kina och måste därför även redovisas i MT+ under mobilitet till Kina. Justering av kontraktet genom tillägg Viss flexibilitet för överföring och ändring i kontraktet finns. Vissa ändringar kan göras utan att UHR behöver meddelas, medan andra kräver ett skriftligt tillägg till kontraktet. Ett sådant tillägg görs genom att det svenska lärosätet skickar ett e-mail till erasmusplus@uhr.se med Amendment KA107 samt projektnumret i ämnesraden. I e-mailet ska den önskade ändringen specificeras. 18
1. Byte av partnerlärosäte Det är möjligt att byta partnerlärosäte inom ett och samma partnerland, under förutsättning att projektets syfte bevaras. Dock går det aldrig att byta till ett lärosäte i ett annat partnerland. För att kunna byta partnerlärosäte behöver UHR godkänna ett tillägg till kontraktet. 2. Överföring av mobilitetsmedel Överföringar är tillåtna genom ett tillägg till kontraktet, vilket måste godkännas av UHR. Överföringar kan göras på upp till 100 % av tilldelade medel för resor och uppehälle inom det partnerland det svenska lärosätet har blivit fördelade medel för, i följande fall: a) mellan alla studienivåer för inkommande studenter b) mellan alla studienivåer för utresande studenter, med undantag för mobilitet med partnerländer inom följande envelopes: DCI South Africa, DCI Asia, DCI Latin America, där överföringar endast är tillåtna mellan utresande studenter på kandidat- och masternivå c) mellan inkommande studenter och inkommande personal d) mellan utresande studenter och utresande personal, med undantag för mobilitet med partnerländer inom följande envelopes: DCI South Africa, DCI Asia, DCI Latin America, där överföringar endast är tillåtna mellan utresande studentmobilitet på doktorandnivå och utresande personal e) mellan lärare (STA) och personalfortbildning (STT). Lärosätet kan även, utan att meddela UHR: a) ändra en mobilitets längd (så länge reglerna för lägsta/högsta antalet dagar/månader enligt Programguiden respekteras) b) organisera mobilitet för ett annat antal deltagare än vad lärosätet blivit beviljade (inom ramen för tilldelade medel) Observera att det inte är tillåtet att byta inresande mot utresande mobilitet (och tvärt om). Det är inte heller tillåtet att överföra medel mellan partnerländer. 4.3 Omfördelning av medel mellan lärosäten UHR gör ingen omfördelning av medlen mellan lärosäten. Det som står i kontraktet gäller hela kontraktsperioden ut. 4.4 Interimsrapportering Senast den 1 juni 2016 ska alla lärosäten rapportera utresande studenter, lärare och annan personal till UHR. Om interimsrapporten visar att lärosätet har använt minst 70 % av den första utbetalningen (exklusive OS-medel) ska rapporten ses som en begäran från lärosätet om att erhålla resterande 35 % av det kontrakterade beloppet. Senast den 15 november 2016 ska alla lärosäten rapportera utresande studenter, lärare och annan personal till UHR. För de lärosäten som vid interimsrapporten i juni inte använt minst 70 % av den första utbetalningen ska den andra interimsrapporten i november 2016 ses som en begäran från lärosätet om att erhålla resterande 35 % av det kontrakterade beloppet. Om lärosätet inte har använt minst 70 % av första utbetalningen (exklusive OS-medel) senast den 15 november 2016 görs ingen andra utbetalning. All rapportering sker via Mobility Tool+. Se Data Dictionary för MT+ för specificering av vad som ska rapporteras. 4.5 Slutrapportering/kontraktsavslut Vid slutet av kontraktsperioden ska lärosätet lämna in en slutrapport till UHR. Senast den 31 juli 2017 ska lärosätena ha slutrapporterat den gångna kontraktsperiodens deltagande i Erasmus+ och lärosätets förbrukning av Erasmus+medlen via MT+. Se Data Dictionary för MT+ för specificering av vad som ska rapporteras. Slutrapporten kommer att bedömas och poängsättas. UHR handlägger slutrapporten och informerar därefter lärosätet om vilken av två följande åtgärder som kommer att vidtas: 19
a) UHR utfärdar ett slutbrev med återbetalningskrav för medel som inte har använts eller som har använts på felaktigt sätt b) UHR utfärdar ett slutbrev med information om att ärendet är avslutat och att inga vidare åtgärder eller återbetalning krävs UHR har från mottagandet av slutrapporten 60 dagar på sig att skicka slutbrevet till lärosätet. Perioden på 60 dagar kan pausas i de fall UHR behöver samla in mer information från lärosätet för att kunna behandla slutrapporten. 4.6 Återbetalning av oförbrukade medel Efter lärosätenas slutrapportering till UHR fastställs eventuella återbetalningar från lärosätet. En eventuell återbetalning av SM- och ST-medel utgörs av differensen mellan den summa som lärosätet tilldelats totalt för dessa aktiviteter och den summa som UHR godkänt efter lärosätets slutrapport för dessa aktiviteter under kontraktsperioden. En eventuell återbetalning av OS-medel utgörs av differensen mellan det antal mobiliteter som lärosätet har beviljats OS-medel för och det antal mobiliteter som lärosätet har slutrapporterat, och fått godkänt, totalt under kontraktsperioden. Om denna differens är mindre än 10 % behöver ingen återbetalning göras. OS-medlen räknas ut baserat på antalet mobiliteter. Se kapitel 2.3, Medel för organisationsstöd för mer information om hur OSmedlen räknas ut. Om lärosätets slutrapportering får exceptionellt lågt resultat i bedömningen kan UHR kräva tillbaka en viss del av OS-medlen. Exempel: Lärosäte X har tilldelats 25 mobiliteter, vilket innebär att de tilldelats 8 750 (350 x 25) i OS-medel. Vid slutrapporteringen visar det sig att lärosäte X endast har skickat/tagit emot 18 mobiliteter. Det innebär att lärosätet har rätt till 6 300 (350 x 18) totalt. Därför blir lärosätet skyldigt att återbetala 2 450 till UHR. Utöver detta måste lärosäte X återbetala outnyttjade medel för resor och uppehälle. Exempel 2: Lärosäte Y har tilldelats 20 mobiliteter, vilket innebär att de tilldelats 7000 (350 x 20) i OS-medel. Tio av dessa mobiliteter har beviljats för samarbete med Indonesien, medan resterande 10 mobiliteter har beviljats för samarbete med Egypten. Vid slutrapporteringen visar det sig att lärosäte Y endast har utnyttjat 9 mobiliteter till/från Indonesien, men har valt att skicka/ta emot 11 mobiliteter till/från Egypten. Detta har varit möjligt genom att lärosäte Y skickat en zero-grant-student till Egypten. De hade också kunnat justerara vistelselängden så att två mobiliteter hade rymts inom ramen för den beviljade vistelselängden för en av de mobiliteter lärosäte Y tilldelats för Egypten. Detta innebär att lärosäte Y inte behöver återbetala medel för OS till UHR, eftersom det totala antalet mobiliteter överensstämmer med beviljat antal mobiliteter. Däremot måste lärosätet återbetala outnyttjade medel till Indonesien för resor och uppehälle. Exempel 3: Lärosäte Z har tilldelats 10 mobiliteter, vilket innebär att de tilldelats 3 500 (350 x 10) i OS-medel. Vid slutrapporteringen visar det sig att lärosäte Z har lyckats skicka/ta emot 10 mobiliteter, samt ytterligare 3 zero-grant-studenter. Eftersom ett lärosäte aldrig kan tilldelas mer medel än de blivit beviljade (samt att det inte är tillåtet att överföra medel för resor och uppehälle till OS) är lärosäte Z inte berättigade till mer än 3 500 i OS-medel. 4.7 Sammanslagning eller delning av lärosäten Om ett lärosäte som har beviljats Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) slås samman med ett annat lärosäte vare sig detta lärosäte har beviljats ECHE eller inte, eller om ett lärosäte som beviljats ECHE delas, ska UHR meddelas i god tid men senast direkt efter sammanslagningen eller delningen börjat gälla. I dessa sammanhang ska Executive Agency i Bryssel (EACEA) informeras och ett nytt charter sökas omedelbart efter sammanslagningen/ delningen börjat gälla för att säkerställa att finansieringen av Erasmus+ aktiviteterna kan fortsätta utan avbrott. När det gäller pågående avtal mellan UHR och lärosäten så gäller avtalen tills slutet av kontraktsperioden även om lärosätet skulle slås ihop med ett annat. Nya avtal för mobilitet behöver därmed inte skrivas under en redan pågående period. 20