Adobe Connect En lathund för att komma igång
Innehållsförteckning Viktiga förberedelser 3 Skapa Adobe Connect- rum 4 Mötesrummet 5 Dela dokument 8 Inspelning i Adobe Connect 11 Redigera inspelad föreläsning 14 Distribution av inspelad föreläsning 18 Dela in deltagare i grupprum Breakout Rooms 20 Dela in i rum automatiskt 22 Dela in i rum manuellt 23 Några sista noteringar om Adobe Connect 27 Version 6 2
Viktiga förberedelser 1. Starta din webbläsare 2. Gå till: https://connect.sunet.se/common/help/en/support/meeting_test.htm (Följ instruktionerna på sidan om kommer upp och eventuellt installera den plugin som behövs för att Adobe Connect skall fungera på din webbläsare.) 3. Klicka sedan eventuellt på guiden: https://wezupport.adobeconnect.com/startguide Denna guide visar på inställningarna på din dator och vad som krävs för att du kan medverka med bild och ljud i ett Adobe Connect- rum. OBS! Du bör själv ha ett väl fungerande headset och webbkamera innan du går vidare till nästa steg. Tips! Länken ovan är alltid bra att förbereda studenter med, t.ex. att be dem gå igenom denna guide innan första träffen i Adobe Connect- rummet. 4. Om du vill fördjupa dig ännu mer i Adobe Connect kan du även klicka på länken: http://www.meetings.sunet.se/guider.html 5. När du förberett dig med hjälp av dessa webbsidor är det dags att titta på hur du kan skapa ett eget Adobe Connect- rum. Version 6 3
Skapa Adobe Connect- rum 1. Öppna Adobe Connect genom att gå till: https://connect.sunet.se 2. Välj Linnæus University i popup- listan: 3. Logga in med ditt Lnu- konto i inloggningsrutan som dyker upp på nästa sida 4. När du är inloggad, klicka på Home i menyraden högst upp: 5. Klicka sedan på Meeting : 6. Ange önskat namn på rummet i fältet Name: (Se exempel nedan) 7. Fyll sedan i önskad webbadress i fältet Custom URL: (Se exempel nedan) 8. Hoppa över Start time, Duration, Select template och Language. 9. Ange hur du vill att deltagarna ska kunna ansluta i Access Normalt används enbart två av dessa alternativ: I. Den första är: Only registered users and accepted guests may enter the room vilket betyder att bara registrerade användare och accepterade gäster kan delta i mötet. Gäster släpps då in manuellt genom att du/värden godkänner dem i mötet. II. Vill du dock att alla gäster skall komma in automatiskt när de klickar på länken, väljer du: Anyone who has the URL for the meeting can enter the room. 10. Klicka därefter på knappen Finish 11. Du får nu upp en länk till mötesrummet som du kan kopiera och distribuera vidare Version 6 4
Mötesrummet 1. När du har skapat rummet enligt denna guide, välj att gå in i mötesrummet genom att klicka på Enter Meeting Room : 2. Du är nu ägare av rummet och har fulla rättigheter att ändra inställningar ( Host ) 3. När du kommit in i detta mötesrum, kan du ändra rättigheterna för hur användarna skall hanteras så de kan få tillgång till mikrofon och webbkamera med en gång. För detta krävs att man har rollen Presenter. För att ändra till detta läge, väljer du: Meeting > Manage Access & Entry > Auto- Promote Participants to Presenters" Version 6 5
Gör du inte denna inställning så måste du godkänna personer och höja deras rättighet till Presenters varje gång de skall få tillgång till dessa verktyg. I vissa kursrum kan det vara bra, t.ex. då man skapar ett dedikerat rum som bara skall vara till för föreläsningar. Då bör resten av deltagarna vara just Participants så de exempelvis inte kan slå på webbkameran när du har en föreläsning. OBS! Notera att du med denna inställning nu inte heller behöver logga in på Adobe Connect för att andra skall kunna komma in i mötesrummet, de kommer att ha tillgång till det när de önskar så länge de vet länken. Detta är smidigt ifall du skapar ett kursrum som studenterna själva kan använda under kursens gång, t.ex. för distansstudenter. 4. När denna inställning är klar, bör du göra ljudinställningen i kursrummet så att din mikrofon du kommer att använda är korrekt inställd. För detta rekommenderas att alltid gå igenom guiden Audio Setup Wizard när du skall ha ett möte. Tänk också på att det alltid en god idé att använda ett headset när du skall använda Adobe Connect för bästa ljudåtergivning. 5. När detta är gjort, är det dags att slå på mikrofonen genom att klicka på dess ikon: 6. Ett nytt fönster dyker eventuellt upp som frågar om du vill tillåta Adobe Connect att styra din mikrofon och webbkamera. Klicka på knappen Tillåt Version 6 6
7. Nu blir ikonen för mikrofonen grön som indikerar att ljudet fungerar: 8. Nästa steg är att slå på webbkameran genom att klicka på nästa ikon: 9. När denna ikon blir grön fungerar din webbkamera också: 10. Din webbkamera är nu i förhandsläge ( Preview ), d.v.s. du är inte synlig ännu för resten av medlemmarna i rummet. På detta sätt kan du göra dig redo och se så att du syns i kameran eller om du behöver justera något. För att andra deltagare skall kunna se dig, klickar du slutligen på Start Sharing 11. Nu ser och hör alla deltagare som är inloggade i ditt mötesrum: Version 6 7
Dela dokument 1. Om man skall spela in eller hålla en föreläsning i Adobe Connect, delar man ofta ett dokument med deltagarna. Ett exempel på detta kan vara en föreläsning som man förberett i en Powerpoint. Denna kan du dela i Adobe Connect och visa samtidigt som du pratar till den. För att göra detta, klickar du på pilen till höger om Share My Screen 2. I undermenyn som dyker upp väljer du Share Document 3. I fönstret som kommer upp, välj knappen Browse My Computer Version 6 8
4. Leta upp ditt dokument som du vill ladda upp i kursrummet och klicka på Open 5. Efter ett tag får du upp ditt dokument i Adobe Connect och då ser alla deltagare din presentation. Genom att klicka på pilarna nere till vänster kan du bläddra i ditt dokument precis som vanligt. Version 6 9
6. När du är klar med ditt möte eller föreläsning, klickar du på knappen Stop Sharing och stänger ner dokumentet för deltagarna Version 6 10
Inspelning i Adobe Connect 1. Om du vill spela in en föreläsning i ditt mötesrum, väljer du: Meeting > Record Meeting " 2. En ny ruta kommer upp där du döper inspelningen till något specifikt: 3. När du döpt inspelningen, klickar du på OK Version 6 11
4. Inspelningen börjar direkt. I fönstret som kommer upp, kan du pausa eller stoppa inspelningen: 5. Efter ett tag försvinner denna ruta och du kan ägna dig åt din föreläsning. När du är klar väljer du att stoppa inspelningen genom att klicka på den röda knappen ovanför videofönstret: Version 6 12
6. Det lilla fönstret som indikerar att en inspelning görs kommer upp igen och du kan då stoppa inspelningen genom att klicka på Stop Recording : 7. När inspelningen är klar och du vill stänga ner ditt mötesrum, väljer du: Meeting > Exit Adobe Connect " Version 6 13
Redigera inspelad föreläsning 1. För att redigera din inspelning innan du distribuerar den, loggar du in igen på Adobe Connects startsida: https://connect.sunet.se 2. Välj Linneuniversitetet i popup- listan och klicka på knappen Select : 3. Logga in med ditt Lnu- konto i inloggningsrutan som dyker upp 4. När du är inloggad, klicka på Meetings i menyraden högst upp: 5. Klicka sedan på namnet på det mötesrum som du gjort din inspelning (se exempel nedan): 6. På sidan som kommer upp klicka på länken Recordings 7. Här ser du nu alla inspelningar som är gjorda i detta mötesrum. Välj den inspelning du vill redigera genom att klicka på länken Edit : Version 6 14
8. När du gjort det öppnas originalinspelningen av din föreläsning upp i ett nytt webbfönster. Skillnaden nu är att du får upp flera redigeringsikoner längst ner i en meny. För att radera del av inspelning använder du beskärningsverktygen. 9. Vill du exempelvis radera början av inspelningen, klickar och drar du det högra beskärningsverktyget åt höger. För att verkställa, klicka på sax- ikonen nere till höger. På detta sätt kan du radera delar av inspelningen på samma sätt tills du blir nöjd. Notera att det alltid är det rödmarkerade som klipps bort i inspelningen. Version 6 15
10. För att spara din redigerade inspelning klickar du avslutningsvis på Save 11. Den redigerade versionen av inspelningen öppnas nu upp i ett nytt fönster och du kan se hur den blir när den är nerklippt. Vill du fortsätta att radera material i föreläsningen stäng då detta fönster, gå tillbaka till steg 7 och gör om samma sak. Version 6 16
12. Du kan alltid gå tillbaka och se originalinspelningen av din föreläsning efter att du redigerat den. På sidan som visar dina inspelningar av rummet har det nu dykt upp en länk till originalet som du också kan klicka på. Klicka därför på View Original för att se den igen om så önskas. 13. Vill du däremot återgå till originalet, t.ex. i de fall du önskar bara ta bort en del av inspelningen, klickar du på Edit igen 14. Inspelningen öppnar sig igen i nytt fönster fast nu lyser knappen Revert to Original upp som ger dig möjlighet att klicka på denna knapp för att återgå till originalfilmen. På detta vis kan du alltid börja om din redigering av en inspelning. Version 6 17
Distribution av inspelad föreläsning 1. För att distribuera din inspelning loggar du in igen på Adobe Connects startsida: https://connect.sunet.se 2. Välj Linneuniversitetet i popup- listan och klicka på knappen Select : 3. Logga in med ditt Lnu- konto i inloggningsrutan som dyker upp 4. När du är inloggad, klicka på Meetings i menyraden högst upp: 5. Klicka sedan på namnet på det mötesrum som du gjort din inspelning (se exempel nedan): 6. På sidan som kommer upp klicka på länken Recordings 7. Här ser du nu alla inspelningar som är gjorda i detta mötesrum. Välj den inspelning du vill distribuera och göra tillgänglig till deltagarna genom att först bocka i kryssrutan vid namnet: 8. Klicka sedan på knappen Make Public Version 6 18
9. Nu är det möjligt att distribuera denna inspelning till dina deltagare. För att hitta länken till denna inspelning som du vill skicka till dina deltagare, klickar du på namnet på den inspelade föreläsningen: 10. På den sida som kommer upp kopierar du länken till inspelningen och slutligen distribuerar denna antingen via e- post eller via lärplattformen MyMoodle till dina deltagare Version 6 19
Dela in deltagare i grupprum Breakout Rooms Många gånger då man har en föreläsning eller seminarie kan det vara behövligt att kunna dela in sina deltagare/studenter i grupper och låta dem diskutera sinsemellan. Det finns flera fördelar varför detta kan vara effektivt, t.ex. minskar man förvirringen av vem som sade vad i storgruppen samtidigt som man ökar oddsen att fler blir inblandade i diskussionerna som förs. Den stora fördelen med dessa grupprum är att inga andra deltagare, förutom de som är i rummet, kan se eller höra vad som sägs eller presenteras där. Dessa rum kan därför liknas vid ett grupprum i en lärplattform, med skillnaden att man kan se och höra varandra. Utöver detta ges även möjligheten för deltagarna i det egna rummet att dela egna dokument, t.ex. en presentation i form av en Powerpoint eller liknande. OBS! Notera att du bör ha rollen Host för att kunna arbeta med Breakout Rooms som beskrivs enligt nedan. 1. Om du vill kan du först klicka på knappen Discussion för att få en tydligare vy och längre lista över dina deltagare och därmed också göra det lättare att dela in dina deltagare i dessa Breakout Rooms. Version 6 20
2. Klicka sedan på knappen Breakout Room View 3. Nu visas alla rummen som är förskapade i Adobe Connect. Som standard finns det tre rum ( Breakout 1-3 ). Om du skulle behöva flera, klickar du på plustecknet och lägger till ett rum. Version 6 21
Dela in i rum automatiskt 4. a) För att dela in dina deltagare i dessa rum, kan du göra på flera sätt. Snabbast sätt är att dela in dem jämnt mellan rummen. Detta kan vara effektivt med många deltagare som kan fördelas slumpvis in i dessa rum med ett jämnt antal personer i varje. Om du vill göra på dessa sätt klickar du på knappen med pilarna, d.v.s. knappen Evenly Distribute From Main. I detta exempel hamnar då hamnar deltagarna automatiskt i var sin grupp: Version 6 22
Dela in i rum manuellt 4. b) Många gånger vill man dock kunna styra vilka deltagare som skall in i respektive rum, varför man stoppar in dem manuellt istället. För att göra detta, för man markören över namnet på den deltagare man vill placera in i en grupp. Då dyker det upp en popup- lista där man sedan väljer vilket grupprum personen skall vara med i genom att klicka på namnet på rummet. I detta exempel hamnar då deltagaren i Breakout 2 (Grupprum 2): Version 6 23
5. Slutligen, när man sedan har placerat ut sina deltagare i dessa rum, är det dags att starta/aktivera dessa grupprum. Innan dess ser deltagarna ingenting. För att starta dessa grupprum, klickar man på knappen Start Breakouts 6. I rutan som nu dyker upp kan man antingen avsluta dessa grupprum eller skicka ett meddelande till alla i respektive grupprum. Detta kan vara effektivt att göra några minuter innan man avslutar dessa grupprum och kallar tillbaka alla i huvudrummet. OBS! Denna ruta kan du alltid få tillbaka genom att klicka på det orangegula krysset. Version 6 24
7. För att du själv skall kunna se vad som diskuteras och försiggår i rummen, måste du själv stoppa in dig i respektive rum. Eftersom du har rollen Host kan du närsomhelst välja att byta rum eller gå tillbaka till huvudrummet ( Main Meeting ). 8. När du valt att delta i ett av rummen ser du att rummet är inställt på vyn Sharing. Detta betyder att varje deltagare kan välja att dela dokument eller skärm för resten av gruppmedlemmarna om så önskas. Har deltagarna haft rollen Participants tidigare, har de m.a.o. fått rollen Presenters i sitt rum. De kan dock bara använda de alternativ/fönster som du som Host bestämmer att de skall ha i rummet. Version 6 25
9. När du vill avsluta deras gruppsession, väljer du att avsluta genom att klicka på knappen End Breakouts. Tänk dock på att förbereda dem på detta, genom att först skicka ut ett förberedande meddelande om när det är dags att återgå (se punkt 6). 10. Efter avslutad session är deltagarna fortfarande kvar i sitt rum, men grupprummet är inte längre aktivt, utan alla ser endast huvudrummet igen. Önskar du dock upprepa processen eller byta gruppmedlemmar, är det bara att gå tillväga på samma sätt som beskrivits ovan. Version 6 26
Några sista noteringar om Adobe Connect Notera att du alltid bör logga in via Adobe Connects startsida om du skall skapa nya rum, hålla i ett möte som Host, spela in en föreläsning eller hantera tidigare inspelningar. Det är därför klokt att bokmärka denna startsida i din webbläsare: https://connect.sunet.se En annan viktig sak är att undvika att hålla ett möte via ett trådlöst nätverk (Wi- Fi), utan se till att du har tillgång till nätet via en nätverkssladd för högsta möjliga bandbredd och därmed bästa tänkbara kvalité på bild och ljud. Lycka till! Version 6 27