SIGNERAD Malmö stad Grundskoleförvaltningen 1 (2) Datum 2015-04-16 Vår referens Moa Morin Utredningssekreterare Moa.Morin@malmo.se Tjänsteskrivelse Riktlinjer för strategisk kompetensförsörjning i Malmö stads grundskolor GRF-2015-4622 Sammanfattning I ärendet presenteras Grundskoleförvaltningens förslag på riktlinjer för strategisk kompetensförsörjning i Malmö stads grundskolor. Förslag till beslut Grundskolenämnden föreslås besluta att anta föreslagna riktlinjer för strategisk kompetensförsörjning i Malmö stads grundskolor Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Strategisk kompetensförsörjning i Malmö stads grundskolor Beslutsplanering Grundskolenämnden 2015-04-22 Ärendet En av grundskoleförvaltningens största utmaningar för ökad måluppfyllelse är att säkra tillgång till rätt kompetens på samtliga arbetsplatser. Enligt befolkningsprognoser kommer elevantalet i Malmö att öka från 31 000 elever till 44 000 elever under de kommande 10 åren samtidigt som tillgången på behöriga lärare är begränsad. Skollagstiftningen ställer krav på behörighet och legitimation i alla de ämnen som lärare undervisar i. Detta innebär utmaningar vad gäller profilering, rekrytering, bemanningsplanering samt sättet att organisera arbetet. Det stigande elevantal medför att rekryteringsbehovet kommer att öka i mycket hög grad under de närmsta 10 åren. Ökningen på grund av det stigande elevantalet tillsammans med en nuvarande personalomsättning innebär ett rekryteringsbehov på i genomsnitt drygt 600 nya medarbetare per år under 10-årsperioden. I prognosen ska beaktas att pensionsavgångarna kommer att stiga vilket kommer att påverka rekryteringsbehovet ytterligare. De mest svårrekryterade grupperna är i dagsläget behöriga lärare inom Ma/No, svenska 2, praktisk/estetiska ämnen, särskolelärare samt fritidspedagoger. Även skolledare synes vara en svårrekryterad grupp Riktlinjer för kompetensförsörjning för Grundskoleförvaltningen i Malmö stad har tagits fram i ett samarbete mellan HR-avdelningen, avdelningen Pedagogisk Inspiration, Kommunikationsavdelningen, representanter från rektorer samt fackliga organisationer. Under arbetets gång har
synpunkter inhämtats via workshops och enkäter riktade till skolledare i förvaltningen. 2 (2) Riktlinjerna tar avstamp i SKLs skrift Så löser vi rekryteringsutmaningarna en rapport om rekryteringsbehoven i förskola och skola. Även Stockholm stads rapport Perspektiv på kompetensförsörjning av lärare utifrån tre studier om läraryrkets attraktivitet har beaktats. Tät dialog har under arbetets gång förts med representanter från Arbetsmarknads- gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och Förskoleförvaltningen i Malmö stad. I riktlinjerna har sju områden identifierats som viktiga att prioritera under de närmsta åren i syfte att säkra kompetensen i grundskoleförvaltningen i Malmö stad. Områdena är: 1. Profilera en attraktiv arbetsgivare 2. Rekrytering och bemanning 3. Ökad grundbemanning i årskurs F-3 4. Goda anställningsvillkor 5. Kompetensutvecklingsinsatser 6. Karriärvägar 7. Arbetsmiljö och hälsa Ansvariga Kim Nybble, HR-chef Anders Malmquist, grundskoledirektör
SIGNERAD Malmö stad Grundskoleförvaltningen 0 (9) Strategisk kompetensförsörjning i Malmö stads grundskolor 20150121 Strategisk kompetensförsörjning
1 (9) Inledning En av grundskoleförvaltningens största utmaningar för ökad måluppfyllelse är att säkra tillgången till rätt kompetens på samtliga arbetsplatser. Enligt befolkningsprognoser kommer elevantalet i Malmö att öka från 31 000 elever till 44 000 elever under de kommande 10 åren. 26 000 av nuvarande elever har valt att gå i någon av Malmö stads grundskolor. Samtidigt är tillgången på behöriga lärare begränsad och skollagstiftningen ställer krav på legitimation och behörighet i alla de ämnen som lärare undervisar i. Detta innebär helt nya utmaningar vad gäller profilering, rekrytering, bemanningsplanering och sättet att organisera arbetet. Det stigande elevantal medför att rekryteringsbehovet kommer att öka i mycket hög grad under de närmsta 10 åren. Ökningen på grund av det stigande elevantalet tillsammans med en nuvarande personalomsättning innebär ett rekryteringsbehov på i genomsnitt drygt 600 nya medarbetare per år under 10-årsperioden. I prognosen ska beaktas att pensionsavgångarna kommer att stiga vilket kommer att påverka rekryteringsbehovet ytterligare. De mest svårrekryterade grupperna är i dagsläget behöriga lärare inom Ma/No, svenska 2, praktisk/estetiska ämnen, särskolelärare samt fritidspedagoger. Även skolledare synes vara en svårrekryterad grupp. Riktlinjer för kompetensförsörjning för grundskoleförvaltningen i Malmö stad har tagits fram i ett samarbete mellan HR-avdelningen, avdelningen för Pedagogisk Inspiration, Kommunikationsavdelningen, representanter från rektorer samt fackliga organisationer. Under arbetets gång har synpunkter inhämtats via workshops och enkäter riktade till skolledare i förvaltningen. Riktlinjerna tar avstamp i SKLs skrift Så löser vi rekryteringsutmaningarna en rapport om rekryteringsbehoven i förskola och skola. Även Stockholm stads rapport Perspektiv på kompetensförsörjning av lärare utifrån tre studier om läraryrkets attraktivitet har beaktats. Tät dialog har under arbetets gång förts med representanter från arbetsmarknads- gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och förskoleförvaltningen i Malmö stad. I riktlinjerna har sju områden identifierats som viktiga att prioritera under de närmsta åren i syfte att säkra kompetensen i grundskoleförvaltningen i Malmö stad. Områdena är: 1. Profilera en attraktiv arbetsgivare 2. Rekrytering och bemanning 3. Ökad grundbemanning i årskurs F-3 4. Goda anställningsvillkor 5. Kompetensutvecklingsinsatser 6. Karriärvägar 7. Arbetsmiljö och hälsa
2 (9)
Agenda 141010 3 (9) Prioriterade omra den 1. Profilera en attraktiv arbetsgivare Hur förvaltningen profilerar sig i olika sammanhang har betydelse för hur allmänheten uppfattar Malmö stads grundskolor. Att framstå som en attraktiv arbetsgivare i mötet med potentiella nya medarbetare är en framgångsfaktor för att såväl attrahera nya medarbetare som att behålla befintliga medarbetare. 1.1 Profilering och marknadsföring För att attrahera nya medarbetare behöver grundskoleförvaltningen på olika sätt synas och höras utanför den egna organisationen. Att i olika sammanhang profilera förvaltningens som en attraktiv arbetagivare med ett gott arbetsgivarerbjudande innehållande bra anställningsvillkor, en bra arbetsmiljö, goda utvecklingsmöjligheter och karriärvägar skapar intresse hos potentiella nya medarbetare. Profilering och marknadsföringsinsatser blir därmed ett medel som ger fördelar i sökandet av nya medarbetare. 1.2 Medarbetare som ambassadörer Befintliga medarbetare är grundskoleförvaltingens viktigaste ambassadörer varför deras uppfattning om förvaltningens som arbetsgivare är av stor vikt ur ett kompetensförsörjningsperspektiv. Det medarbetaren uttrycker i mötet med eleven, föräldern, studenten, den arbetssökande, praktikanten och andra som har ett intresse för grundskolan har stor påverkan på hur dessa intressenter väljer sin framtida arbetagivare. Intressenter som genom positiva möten med grundskolans 4500 medarbetare blir nya ambassadörer och som för budskapet om grundskoleförvaltningen i Malmö stad som en attraktiv arbetsgivare vidare. Att identifiera och på olika sätt engagera medarbetare som ambassadörer för Malmö stads grundskolor är därför en av de viktigaste framgångsfaktorerna i kompetensförsörjningsarbetet. 1.3 Studenter och verksamhetsförlagd utbildning Studenter som gör sin verksamhetsförlagda utbildning på någon av grundskoleförvaltningens arbetsplatser är en viktig bas för nyrekrytering. Malmö stads grundskolor ska vara ett naturligt val för studerande som ska välja praktikplats. Satsning på övningsskolor ska ge Malmö stad fördelar när lärarstuderande väljer praktikplats. Bemötande och introduktion är betydelsefullt för hur studerande upplever grundskoleförvaltningen som praktikplats och som framtida arbetsgivare. Alla studerande som gör sin praktik i grundskoleförvaltningen ska ges ett gott intryck av hur det är att vara anställd i förvaltningen.
4 (9) 1.4 Elevernas upplevelse av läraryrket Elever i Malmö möter grundskoleförvaltningens medarbetare under 10 års tid. Elevens upplevelse av hur det är att arbeta som lärare har betydelse för elevens framtida yrkesval varför en positiv upplevelse kan ha stor betydelse för grundskolans kompetensförsörjning på lång sikt. Genom att under studietiden ge eleverna insyn i hur det är att vara anställd i grundskolan som lärare, fritidspedagog, barnskötare, administratör eller annan yrkesgrupp påverkas elevernas framtida yrkesval. 2. Rekrytering och bemanning 2.1 Rekrytering En kvalitetssäkrad rekryteringsprocess med tydliggjorda uppdragsbeskrivningar och kompetensprofiler ska säkerställa att förvaltningen rekryterar medarbetare med rätt kompetens. Professionella urvalsprocesser, fria från diskriminerande inslag, ska öka mångfalden och skapa en jämnare könsfördelning. Ofta tas den första kontakten med grundskoleförvaltningen som arbetsgivare i samband med att intresserade söker utannonserade tjänster. Genom att bemöta alla sökanden genom rekryterings- och urvalsprocesser på ett professionellt och respektfullt sätt stärks arbetsgivarvarumärket och fler kommer att söka arbete i Malmö stads grundskolor. 2.2 Bemanningsplanering och arbetsorganisation Nya behörighetskrav i skollagstiftningen ställer stora krav på såväl arbetsorganisation som bemanningsplanering. Flexibilitet och kreativitet frammanar nya lösningar och bidrar till att förvaltningen har rätt man på rätt plats i rätt tid. Genom att chefer tillsammans med medarbetare, elever och fackliga organisationer i dialog utvecklar nya arbetssätt och nya modeller för en effektiv bemanning används befintliga kompetensers på ett optimalt sätt och måluppfyllelsen kan öka. 2.3 Korttidsbemanning För att trygga kompetensförsörjningen på kort sikt behöver förvaltningen utarbeta rutiner och strukturer för hur bemanningen vid kortare och icke planerad frånvaro ska hanteras. Tillgång till komptetenta vikarier som kan gå in med kort varsel behöver säkras genom samordnad rekrytering och att förvaltningen aktivt söker upp potentiella medarbetare som har ett intresse av att gå in på kortare vikariat och oregelbundna arbetspass. Ett professionellt bemötande av korttidsvikarier har betydelse för hur vikarierna upplever grundskoleförvaltingen som arbetsgivare och påverkar vikarierna framtida yrkesval och val av arbetsgivare. 2.4 Långsiktigt bemanningsplanering För långsiktig bemanningsplanering ställs krav på god framförhållning genom ett professionellt analys- och prognosarbete såväl ur ett befolknings- som ur ett personalomsättningsperspektiv. Statistik ska analyseras och utgöra grunden för framtida kompetensförsörjningsinsatser. Genom god samverkan med SKL,
5 (9) högskolor/universitet och andra kommuner i landet kring strategier för kompetensförsörjning bildas starka allianser i syfte att profilera skolyrken som attraktiva framtida yrkesval. 2.5 Öka andelen högskoleutbildade i fritidshemsverksamheten Andelen utbildade fritidspedagoger i fritidshemsverksamheten i förvaltningen är låg. Förvaltningens inriktning är att vidta åtgärder som säkerställer att minst 75% av medarbetare på fritidshemmen ska ha högskoleutbildning. 3 Ökad grundbemanning i årskurs F-3 Genom tidiga insatser i de yngre åldersgrupperna skapas grundläggande förutsättningar för ett gott lärande i de högre åldersgrupperna. En högre bemanning och mindre klass- gruppstorlek i F-3 verksamheten är en av grundskoleförvaltningens strategiska satsningar för att öka måluppfyllelsen för eleverna genom hela skolgången. Minskade klass- och gruppstorlekar genom en utökad bemanning ska ge lärarna mer tid att kunna ägna åt varje elev och att bedriva undervisning. Med stöd av den nationella satsningen i regeringens vårbudget 2015 kommer förvaltningen genom nyrekryteringar att höja grundbemanningen i F-3 verksamheten. 4 Goda anställningsvillkor Goda anställningsvillkor utgör en konkurrensfördel för att såväl kunna behålla befintliga medarbetare som för att attrahera nya. Förvaltningen ska söka nya vägar för att erbjuda goda anställningsvillkor. 4.1 Från deltid till heltid I Malmös grundskolor arbetar sammanlagt 22 procent av lärarna, fritidspedagogerna, specialpedagogerna och förskollärarna på deltid. För att trygga kompetensbehoven behöver förvaltningen genom medvetna insatser och samtal skapa förutsättningar för dessa medarbetare att vilja välja heltidarbete. 4.2 Pensionsålder Malmös grundskolor behöver tänka nytt för att behålla sina seniora medarbetare. På hundra år har medellivslängden ökat från 57 år till nästan 84 år för kvinnor och 80 år för män. Enligt svensk lagstiftning har alla rätt att arbeta till 67 men medelsvensken går i pension vid drygt 63 års ålder. Enlig rapport från SKL både kan och vill många jobba längre under rätt förutsättningar. Grundskoleförvaltningen behöver se över förutsättningarna för seniora medarbetare att kunna fortsätta sin tjänstgöring och bidra till elevernas måluppfyllelse även efter 65 års ålder. 4.3 Lön Lönen är tillsammans med övriga anställningsvillkor viktig för ett attraktivt arbetsgivarvarumärke. Medarbetare i grundskoleförvaltningen ska uppleva att
6 (9) prestation som leder till ökad måluppfyllelse för eleverna går hand i hand med en god lönutveckling. Tillsammans med övriga anställningsvillkor ska lön och möjlighet till en god löneutveckling attrahera nya medarbetare och bidra till att behålla befintliga medarbetare. Skolor i socialt utsatta områden behöver de mest kompetenta medarbetarna och ska medges konkurrensfördelar i förhållandet till andra skolor genom en högre lönesättning. 4.4 Anställningstrygghet genom tillsvidareanställningar Ett erbjuda anställningstrygghet i form av tillsvidareanställning har en positiv effekt på antalet sökande med rätt kompetens till utannonserade tjänster. Inriktningen ska vara att i första hand erbjuder tillsvidareanställningar framför visstidsanställningar för svårrekryterade yrkesgrupper. 5 Kompetens och utvecklingsinsatser För att långsiktigt trygga kompetensförsörjning i förvaltningen behövs strategier som tar sikte på att utveckla befintliga medarbetares kompetens. Möjligheter för medarbetare att utvecklas i sin profession är liksom lönen en viktig konkurrensfaktor för att såväl behålla befintliga medarbetare som att attrahera nya. 5.1 Kompetensbehov Grundskoleförvaltningens riktade kompetensutvecklingsinsatser ska bygga på empiriskt underlag och evidensbaserad forskning. Varje verksamhet ska, genom ett systematiskt kvalitetsarbete, utreda behov av kompetens i förhållande till förutsättningar att uppnå en hög måluppfyllelse i förhållande till barn och elever. Behov av kompetens varierar över tid varför varje verksamhets specifika kompetensbehov ska analyseras kontinuerligt. 5.2 Kompetenskartläggning och utvecklingsinsatser Varje verksamhet ska regelbundet följa upp medarbetarnas kompetens i syfte att möta de behov av kompetens som det systematiska kvalitetsarbetet anger. Kompetenskartläggningar ska genomföras och resultat av återkommande medarbetarsamtal samt registrerade kompetenser i IT-stöd ska analyseras. Utifrån det mellanrum som uppstår mellan kompetensbehovet i verksamheten och befintlig kompetens hos medarbetarna ska kompetensutvecklingsinsatser planeras och genomföras. Chefer och förvaltningsledning anger riktning för kompetensutvecklingsinsatser på såväl arbetsplatsnivå som på förvaltningsövergripande nivå. Svårrekryterade grupper ska särskilt uppmärksammas vad gäller kompetensutvecklande insatser. Skolförvaltningarnas gemensamma stödfunktion, avdelning för pedagogisk inspiration i Malmö, har en viktig roll att erbjuda ett brett utbud av utbildningsoch utvecklingsmöjligheter för pedagoger. 5.3 Samarbete med högskola/universitet
7 (9) Grundskoleförvaltningen ska ha ett nära samarbete med högskolor/universitet och andra utbildningsarrangörer i syfte att säkra tillgången till rätt kompetens. Kontinuerlig dialog med utbildningsarrangörer kring kompetensbehov i grundskoleförvaltningen gynnar en verksamhetsanpassad utbildning. Ett gott samarbetet skapar förutsättningar att hitta nya utbildningsalternativ som möter behov av kompetens i yrkesgrupper som är svåra att rekrytera. 5.4 Rikta kompetens En del skolor i Malmö har svårare att rekrytera behöriga/legitimerade lärare än andra och flertalet av dem ligger i socialt utsatta områden. Skolor i socialt utsatta områden ska ha tillgång till medarbetare med den högsta kompetensen. 6. Karriärvägar och intern rörlighet 6.1 Karriärlärarreformen Regeringen har beslutat om två nya karriärsteg för lärare, förstelärare och lektor. Det primära syftet med reformen är enligt regeringen att förbättra resultaten i svensk skola genom att ge yrkesskickliga lärare möjlighet till karriär utan att behöva lämna läraryrket. Reformen syftar även till att göra läraryrket mer attraktivt och locka fler sökande till lärarutbildningen. Huvuduppdraget för förstelärarna i grundskoleförvaltningen är att förstärka det pedagogiska utvecklingsarbetet för högre måluppfyllelse på skolorna. Genom förstelärarreformen skapas förutsättningar för ökat lärande i hela lärarkollegiet på skolan. Förvaltningen ska skapa förutsättningar för förstelärare att utvecklas och tjänsterna ska framför allt riktas mot skolor med störst behov av insatser för ökad måluppfyllelse. 6.2 Chefsförsörjning Den viktigaste aktören i arbetet med kompetensförsörjning är förvaltningens chefer varför chefsförsörjningen är ett prioriterat område. Det är av vikt att förvaltningen skapar interna möjligheter för medarbetare att utvecklas mot ett professionellt chef/ledarskap. Introduktionsprogram för chefer ska ge nya chefer möjlighet att kunna sätta sig in vad chefsuppdraget i förvaltningen innebär och på vilket sätt förvaltningsövergripande stödfunktioner ska användas. Förvaltningen ska erbjuda chef/ledarprogram i egen regi i syfte att dels utveckla medarbetare i förvaltningen mot ett framtida chefsuppdrag dels utveckla nuvarande chefer att ta på sig ett mer kvalificerat chefsuppdrag. För att säkra att kompetens och erfarenhet hos befintliga chefer tas tillvara även när en chef lämmar ett chefsuppdrag ska alternativa karriärvägar för chefer i förvaltningen utvecklas. 6.3 Omställning Nya arbetsplatser och skolor tillkommer och andra avvecklas Ett professionellt omställningsarbete i samband med verksamhetsförändringar säkerställer att kompetenser tas tillvara på ett effektivt sätt. Förvaltningen ska ta fram metoder och rutiner för omställning och som säkerställer ett optimalt kompetenutnyttjande. Omställningsarbete där medarbetarnas behov tas tillvara
8 (9) skapar nya karriärmöjligheter för den enskilde och förutsättningar för att kompetenta medarbetare stannar kvar i organisationen. Ett gott samarbete mellan skolförvaltningarna bidrar till att medarbetarnas kompetens används på ett optimalt sätt i förhållande till förändringar i befolkningssammansättningen. 6.4 Tydliga karriärvägar och intern rörlighet Förvaltningen ska tydliggöra vilka utvecklings- och karriärmöjligheter som finns för medarbetare såväl inom förvaltningen som inom staden. Förvaltningen skapar förutsättningar för medarbetare som önskar gå vidare i nya uppdrag inom Malmö stad och har en generös inställning till intern rörlighet. 7 Arbetsmiljö och hälsa Grundskoleförvaltningen bedriver ett aktivt arbetsmiljöarbete som skapar förutsättningar för ett hållbart arbetsliv i en sund, trygg och säker arbetsmiljö där alla känner arbetsglädje. I det dagliga arbetet inom organisationen finns arbetsmiljö- och hälsoaspekterna med vid alla viktiga beslut i verksamheten. Förvaltningens årshjul för ett systematiskt arbetsmiljöarbete skapar förutsättningar för såväl chefer, medarbetare som skyddsombud att på ett systematiskt sätt följa upp och arbeta för en god arbetsmiljö på alla arbetsplatser. Förvaltningen ska hålla fokus på att utveckla såväl det systematiska arbetsmiljöarbetet som det förebyggande hälsoarbetet. I syfte att skapa attraktiva och hälsofrämjande arbetsplatser ska förvaltningen vara öppen för och söka nya kreativa metoder och samarbeten som skapar förutsättningar för ett hållbart arbetsliv.