Göteborgs universitet Upphandling och inköp Dagordning: Bakgrund Regler och normer Vad behöver du som inköpare/attestant veta? Konsekvenser av felaktiga inköp Frågor? Fika Om inköpssystemet Demonstration av inköpssystemet
Bakgrund Regeringsbeslut om e-handel Projektet ELIAS införande av elektroniskt inköpssystem effektivare och bättre inköpsorganisation
Regler och normer
Kort om upphandling Upphandlande myndigheter: Statliga och kommunala myndigheter, beslutande församlingar i kommun och landsting, offentligt styrda organ och sammanslutningar. Regleras i huvudsak av lagen om offentlig upphandling. Bygger på EG-direktiv.
Vad är offentlig upphandling? Med offentlig upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader.
Styrdokument om inköp vid GU Inköpspolicy Normerande beslut Inköpsregler Attestordning
GU:s inköpspolicy - Mål och ansvar är styrande Omfattning Inköpspolicyn omfattar alla inköp som görs i tjänsten med samtliga medel förvaltade av Göteborgs universitet. Med inköp av vara/tjänst avses hela kedjan från behov till betalning, till exempel inköp, upphandling, avtalshantering, beställning från avtal, leveranskontroll och fakturahantering. Policyn gäller samtliga medarbetare inom universitetets alla verksamheter samt icke anställda personer som använder medel förvaltade av universitetet. Mål behovsprövade kostnadseffektiva inköp ett enhetligt, förenklat och rationellt arbetssätt vid inköp kvalitetssäkrade inköp med hänsyn tagen till miljömässiga och etiska aspekter
GU:s inköpspolicy - fortsättning Ansvar Samtliga medarbetare inom universitetet ansvarar för att: informera sig om universitetets inköpsrutiner beställa inköp genom av prefekten/motsvarande utsedd inköpare Samtliga inköpare inom universitetet ansvarar för att: planera och genomföra sina inköp så att de uppfyller målen i Inköpspolicyn alltid göra miljömässiga och etiska val vid köp av vara och tjänst där så är möjligt agera i enlighet med universitetets inköpsregler inköp är godkända av prefekt/motsvarande (enligt institutionens/enhetens gällande delegationsordning) innan beställning görs
Normerande beslut inköpsregler vid Göteborgs universitet Beslutet behandlar: Vilka handlingsregler och handlingsutrymme som finns Hur beslutet följs upp Vilka åtgärder som vidtas om beslutet ej följs. Rektorsbeslut (började gälla 2012-07-01)
Riksrevisionens synpunkter Samordning av inköp och upphandling bör förbättras GU bör minska antalet personer med beställarbehörighet Personer som inte är anställda vid GU bör inte ha beställarbehörighet GU bör stärka upphandlingskompetensen vid institutionerna GU bör förtydliga inköpshandboken beskrivning av direktupphandling GU bör förbättra kvalitetssäkringen av upphandlingsstatistiken
Normerande beslut fortsättning INKÖPSROLLER: Prefekten utser inköpare och inköpskoordinator Antalet inköpare styrs av verksamhetens behov Inköpskoordinator ska finnas på varje institution Behörighet gällande icke-anställda ska vara tidsbegränsad Prefekt eller motsvarande har löpande uppföljningsansvar
Normerande beslut fortsättning CENTRALT ANSVAR: Genomföra alla upphandlingar över direktköpsgränsen Uppföljning och kontroll av ramavtal Uppdatera Inköpspolicyn. Uppföljning av att gällande regler och normerande beslut följs Besluta när statliga ramavtal ska användas, när sådana finns, eller när avsteg från dessa ska göras, enligt förordningen (1998:786) om statlig inköpssamordning. Initiera samordnade upphandlingar för hela universitetet inom områden där avtal saknas. Handlägga samtliga överprövningar på upphandlingsområdet samt besluta om extern juridisk kompetens behöver inhämtas. Besluta om sekretess vid utlämnande av handlingar i upphandlingsärenden. Rapportera in efterfrågad statistik till SCB och Naturvårdsverket samt följa upp den på ett relevant sätt.
Normerande beslut fortsättning INKÖPARE SKA CERTIFIERAS OCH HA FÖLJANDE ARBETSUPPGIFTER OCH BEFOGENHETER: Behörighet att göra inköp. Kontrollera, effektuera och följa upp beställning. Vara tilldelad rollen för att göra viss del av enhetens inköp och samordna där så är möjligt. Ha ett godkännande av inköpet innan beställning görs. Vara väl insatt i inköpspolicy, avtal och regler för avrop och upphandling. Ha nära dialog med personalen kring inköpsbehov. Delta i lokal nätverksgrupp kring inköp.
Normerande beslut fortsättning UPPFÖLJNING OCH KONTROLL: inköpssystemet (e-handel) används i samtliga fall där så är tillämpligt inköpare har certifikat för att göra beställningar och inköp för universitetets räkning personer som inte har anställning vid Göteborgs universitet men som har inköpsbehörighet har detta tidsbegränsat vid eventuella (undantagsvisa) inköp utanför gällande ramavtal ska närmast behörig ge sitt dokumenterade godkännande ramavtalen följas upp avseende avtalstrohet, att kommersiella villkor följs och att avtalade rabatter ges. det kan utfärdas en varning om inköpare inte följer detta normerande beslut och det vid upprepade varningar kan innebära tilldelat certifikat återkallas. Det åligger det administrativa stödet inom den gemensamma förvaltningen att stå för denna löpande uppföljning och kontroll.
Certifiering Genomgången utbildning i inköpsteori och inköpssystemet Ger behörighet att göra inköp Utfärdas av ekonomienheten efter godkänt test Följs upp årligen
Vad behöver du som inköpare/attestant veta?
Ska du köpa varor eller tjänster? Sök i Avtalsdatabasen Finns avtal? Ja Köp från avtalsleverantör Nej Belopp under 285 000 kr Ja Gör en direktupphandling Nej Upphandling ska genomföras. Kontakta upphandlingssektionen
RAMAVTAL Information om respektive avtal finns i avtalsdatabasen! Två olika typer av avtal: Rangordning (ibland bara en) Förnyad konkurrensutsättning
Rangordnade avtal Catering Laboratoriematerial Taxi
Förnyad konkurrensutsättning Tryckeritjänster Möbler
Fördelar med ramavtal Avtalspriser Snabb och kostnadseffektiv inköpsprocess Fastställda leveransvillkor Leverantören är kontrollerad när det gäller skatter och avgifter Hänsyn tagen till miljö och sociala krav Höga krav på tillgänglighet och service
Staples Magnusson & Freij Benämning Kostnad Antal Skillnad Servett 3-lags 33x33cm gul 125/fp 105,01 375 63,75 41,26 Servett 3-lags 33x33cm mörkblå 125/fp 894,68 875 154,7 739,98 Servett 3-lags 33x33cm mörkgrön 125/fp 1052,71 1000 390 662,71 Servett 3-lags 33x33cm vit 125/fp 180,78 250 44,25 136,53 Bestick plast vit sked 100/fp 61,45 100 9,3 52,15 Kaffekopp plast 21cl silver/vit 50/fp 947,89 600 176,4 771,49 Pappersbägare 18cl m öra brun/vit 80/fp 1886,95 2000 940 946,95 Plastbägare 12cl vit 80/fp 398,75 4400 554,4-155,65 Plastglas hårda 24cl 25/fp 958,29 1250 160,625 797,665 Tvål DAX Mild 600ml 333,82 10 276 57,82 Maskindisk SUN Professional Tabs 100/fp 2105,56 5 540,75 1564,81 Handdisk Debitol 1 L 205,76 4 61,4 144,36 Diskduk Wizzo Clean M blå 10/fp 29,84 1 26,4 3,44 Handske Bomullsvantar S storlek 7 253,99 12 44,76 209,23 Sopset plåt sorterade färger 80 cm 449,37 1 122,1 327,27 Värmeljus 39mm 8 tim 100/fp 976,64 200 125,6 851,04 10 841 3 690 7 151
Hur håller jag mig uppdaterad och informerad? Inköpssystemet Avtalsdatabasen Inköpsnytt (Prenumerera via hemsidan eller GU:s brevlistor) Hemsidan
Miljötips vid inköp Miljökrav på leverantörer ställs i samband med upphandling Det är upp till inköpande enhet att välja miljömärkta varor vid inköp Tips finns via Miljöenheten länk finns på upphandlingssektionens hemsida
Miljötips vid inköp
Att tänka på vid direktupphandling Begär in offerter skriftligt Konkurrensutsätt köpet - vänd dig om möjligt till tre leverantörer Leveransvillkor när och vart ska varan/tjänsten levereras? Betalningsvillkor begär betalning 30 dagar netto efter mottagen faktura. Köper du avancerad utrustning? Dela då upp betalningen: 80 % efter godkänd installation och därefter 20 % efter godkänd testperiod. Pris tänk på att begära ett totalpris! Om du vet att du kommer att behöva extra garantier, kompletterande utrustning, reservdelar etc. så fråga efter detta på en gång. Avtalsvillkor vad är viktigt att ha med när ni skriver avtal? Garantier, utbildning i handhavande, installation, service etc.
Att tänka på vid beställning av upphandling Hör av dig i god tid! Gör gärna en marknadsanalys Tänk dock på att inte informera någon leverantör om era krav och inled inga förhandlingar! Uppskatta ett ungefärligt värde på den produkt som ska anskaffas En beställning av upphandling ska vara undertecknad av prefekt eller motsvarande. Blanketten från hemsidan bör användas. Ifylld beställningsblankett skickas till upphandling@gu.se Börja med att kontakta upphandlingssektionen om du är osäker.
Upphandlingsprocessen enligt oss Behovsanalys Marknadsanalys Förfrågnings underlag Annonsering Kvalificering Anbudsöppning Anbudsutvärdering Avtalsspärr Tilldelningsbeslut Avtalstecknande Leverans Uppföljning
Konsekvenser av felaktiga inköp
Otillåten direktupphandling Ett ingånget avtal som inte har föregåtts av en annonserad upphandling på det sätt som krävs enligt LOU Exempel: Ett renodlat direktköp (trots att den borde ha annonserats) Uppdelning av avtal i mindre delar Förlängning av upphandlat avtal utan giltig option Avrop av varor och tjänster som inte ingår i ramavtal Avrop från ramavtal trots att inte ursprungligen part
Ogiltighet av avtal och skadestånd En förvaltningsdomstol kan ogiltigförklara ett avtal. Retroaktiv ogiltighet alla prestationer som hunnit utbytas mellan avtalsparterna ska återgå. Om prestationerna inte kan återgå ska förmögenhetsläget återställas. Kan medföra rätt till skadestånd för den leverantör som drabbas av ogiltigheten. Skadestånd kan även utdömas av en allmän domstol till en leverantör för att ersätta uppkommen skada, exempelvis utebliven vinst eller kostnader i samband med förberedelsearbetet.
Upphandlingsskadeavgift Konkurrensverket kan ansöka om upphandlingsskadeavgift Avgiften är lägst 10.000 kronor och högst 10.000.000 kronor, dock högst 10 % av kontraktets värde. Särskild hänsyn till överträdelsens allvar, i ringa fall ska ingen avgift utgå Avgiften tillfaller staten Observera! Den enhet inom GU som gjort fel bär själv ansvaret och får ta kostnaden.
Upphandlingssektionen Hör av dig till oss! E-post (allmänna frågor): upphandling@gu.se http://www.medarbetarportalen.gu.se/ ekonomi/upphandlingssektionen/ Elin Alm Ulrica Carlsson Sussanne Hulthén Ebba Melchior Johan Pettersson Staffan Sjöholm
Frågor?
Om inköpssystemet
Fördelar Kan inte köpa produkt från "fel" leverantör Fakturor blir korrekta Enkelt att sortera på pris En beställning - många leverantörer Kontering är klar när beställning går till leverantör
Inom följande produktområden finns anslutna leverantörer Böcker Kontorsmaterial Kopieringspapper Datatillbehör Toner och bläckpatroner Laboratoriematerial laboratoriekemikalier Lokalerprodukter och mjukpapper Kaffe, te, mjölk mm Blommor
Demonstration av inköpssystemet
Vad händer nu? Mejl om information om behörighet Klar att göra inköp