#2 2015 MAGASINET FÖR DIG SOM ARBETAR INOM REDOVISNING OCH LÖN PRIS 69 KR Planera nu inför sommarens semester FORMKRAV VID FASTIGHETSKÖP DAGS ATT DEKLARERA FÖR FYSISKA PERSONER EN ÖVERSYN AV ÅRSREDOVISNINGS- LAGARNA BILAGA I DENNA TIDNING: KURSÖVERSIKT KUNSKAP I PRAKTIKEN Günther Mårder OM UTMANINGARNA SOM NY VD FÖR FÖRETAGARNA
Fri tillgång till våra skatte- och redovisningsexperter! BL Administration BL Skatt BL Bokslut BL Klient BL Info ebibliotek Mallar & dokument Hyr din helhetslösning program, nyheter, e-böcker, mm Att hyra istället för att köpa är ett bekymmersfritt och kostnadseffektivt sätt för en redovisningsbyrå att få tillgång till all programvara och de informationstjänster byrån behöver. Med vår helhetslösning har du alltid tillgång till den senaste programvaran och en support som hela tiden ser till att allt fungerar. Du får även uppdaterad skatteinformation via nyhetstjänsten BL Info, ett stort utbud av e-böcker och möjlighet att onsultera våra skatte- och redovisningsexperter via e-post och telefon. Allt från samma pålitliga leverantör. För vår helhetslösning betalar ni en låg månadsavgift för varje användare. Månadsavgiften innefattar allt inga serviceavtal eller andra avgifter tillkommer. Kontakta gärna våra säljare för ytterligare information om att hyra en helhetslösning salj@blinfo.se eller 0650-54 14 00. Se en film om vår helhetslösning! Detta ingår när du hyr en helhetslösning: Ekonomisystemet BL Administration BL Bokslut Proffs bokslutoch årsredovisningsprogram BL Skatt Proffs skatteoch deklarationsprogram med Fåab och Värdepapper Byråstöd/klienthantering med Reko-stöd Stora Ekonomipaketet (>25 e-böcker) Nyhetstjänsten BL Info Online med personlig frågeservice Dokumentmallar med juridiska hjälptexter Hyr din helhetslösning 1 2 anv: 799:-/mån/pers 3 6 anv: 599:-/mån/pers 7 14 anv: 499:-/mån/pers 15 eller fler begär offert! Priserna gäller vid tecknande av 12 månaders avtal. Björn Lundén Information Tel: 0650-54 14 00 salj@blinfo.se www.blinfo.se facebook.com/blinfo
L E D A R E N FREDRIK DAHLBERG Rätt "Det svenska näringslivet behöver rätt förutsättningar för att skapa tillväxt och arbetstillfällen. Debatten kring dessa regelverk är därför mycket viktig för SRF i vårt arbete för de svenska företagen och dess ägare. Det måste helt enkelt bli rätt! RÄTT ÄR ETT VIKTIGT ORD för SRF. Rätt är målsättningen för de Auktoriserade Redovisningskonsulternas arbete, då hög kvalitet i redovisningen bygger på konceptet rätt från början. Samma målsättning gäller för de Auktoriserade Lönekonsulterna som arbetar för hög kvalitet och rätt i lönehanteringen. Utvecklingen för lönekonsulterna började med att den första gruppen fick sin auktorisation för ett år sedan, och nu är det dags för nästa viktiga steg genom lanseringen av SALK, Svensk Standard för Auktoriserade Lönekonsulter. Den nya kvalitetsstandarden för lönekonsulternas arbete har tagits fram av SRF tillsammans med lönespecialister och representanter från lönebranschen. Standarden reglerar lönekonsultens ansvar, de olika stegen i löneprocessen och riktlinjer för arbetet med lön. Det innebär samtidigt att SRF får ytterligare profilering som en viktig normgivare för kvalitet i näringslivet. RÄTT ÄR ÄVEN ett viktigt begrepp på bostadsmarknaden, där den fortsatt aktuella debatten om bostadsrättsföreningar har fått stor uppmärksamhet. Den felaktiga tillämpningen av progressiva avskrivningar i årsredovisningarna för bostadsrättsföreningar har skapat stor oro på bostadsmarknaden. Debatten har lett till ett ifrågasättande av om den externa rapporteringen ger bra underlag för värderingen av bostadsrätter. SRF har hela tiden uttryckt att det krävs en lagändring för att reglera vilka möjligheter och vilken information som ska finnas, istället för att lita till frivilliga tolkningar och anpassningar. SRF jobbar aktivt för att påskynda frågan genom en skrivelse till Justitiedepartementet om att lagstiftningen för bostadsrättsföreningar snarast måste ses över. Vi har också uppvaktat departementet för att diskutera olika aspekter i frågan. Det är först när vi får en ny eller förändrad lagstiftning som situationen för alla parter på bostadsrättsmarknaden får en bra lösning, samtidigt som prissättningen på bostadsrätter kan bli rätt. lerna. För både redovisnings- och lönekonsulter kommer det att medföra ett ökat fokus på rådgivning, och därmed även ökat fokus för kundföretagens utveckling. Under branschdagen kommer denna utveckling att diskuteras vid olika seminarier och debatter, för att lyfta fram de möjligheter som förväntas uppstå i vårt framtida arbete, så missa inte detta! REGERINGEN HAR UTÖKAT uppdraget för den utredning som ser över beskattningen vid ägarskiften i fåmansföretag. Nu ska hela regelverket kring 3:12 ses över i syfte att begränsa möjligheterna till inkomstomvandling, som det står i tilläggsdirektivet. Syftet är att öka statens skatteintäkter. En sådan utveckling riskerar att motverka viljan att satsa och ta risker i de viktiga mindre företagen, och SRF kommer därför tidigt att delta och påverka debatten. Det svenska näringslivet behöver rätt förutsättningar för att skapa tillväxt och arbetstillfällen. Debatten kring dessa regelverk är därför mycket viktig för SRF i vårt arbete för de svenska företagen och dess ägare. Det måste helt enkelt bli rätt! Fredrik Dahlberg Förbundsdirektör Sveriges Redovisningskonsulters Förbund SRF ARBETET MED ATT förbereda årets branschdagar pågår för fullt. De kommer att inledas med SRF Ekonomi & Löneforum som i år har temat teknik och automation ur ett branschperspektiv. De möjligheter som skapas med moderna programvaror och IT-lösningar kommer att förändra både arbetsinnehållet och yrkesrol-
MAGASINET FÖR DIG SOM ARBETAR INOM REDOVISNING OCH LÖN R E D A K T I O N E N H A R O R D E T PETRA LAGNEHAG ZARS #2 2015 PRIS 69 KR Planera nu inför sommarens semester FORMKRAV VID FASTIGHETSKÖP DAGS ATT DEKLARERA FÖR FYSISKA PERSONER EN ÖVERSYN AV ÅRSREDOVISNINGS- LAGARNA Dags att deklarera och planera Ansvarig utgivare FREDRIK LANTZ e-post: fredrik.lantz@srfkonsult.se Redaktionschef PETRA LAGNEHAG ZARS e-post: petra.lagnehag-zars@srfkonsult.se Redaktionsgrupp PETRA LAGNEHAG ZARS, redaktionschef TINA SJÖSTRÖM, journalist och redaktör ZENNIE SJÖLUND, branschansvarig lön MIKAEL CARLSON, branschansvarig redovisning LENA IREDAHL, redaktionssekreterare KAROLINA GUNNARSSON, grafisk form Produktion SRF SERVICEBYRÅ AB, Box 143, 791 23 Falun, Telefon: 010-483 80 00 Layout SRF SERVICEBYRÅ AB, Nadia Granqvist & Karolina Gunnarsson Tryck Trydells Tryckeri AB, ISSN 1652-988X Prenumerations- och medlemsärenden Tidningen ingår i SRF-medlemskapet. För dig som är intresserad av att prenumerera på Konsulten är detta möjligt till en kostnad av 390 kr/år exkl. moms. Beställ din prenumeration på www.srfkonsult.se/produkter, eller kontakta oss på telefon: 010-483 80 00 eller e-post: konsulten@srfkonsult.se Annonser OLLE LARSSON, Telefon: 010-483 80 00, e-post: olle.larsson@srfkonsult.se Omslagsfoto MALIN SYDNE BILAGA I DENNA TIDNING: KURSÖVERSIKT KUNSKAP I PRAKTIKEN Günther Mårder OM UTMANINGARNA SOM NY VD FÖR FÖRETAGARNA Webbtidning www.tidningenkonsulten.se JA, DÅ VAR DET ÅTER DAGS att deklarera. Många har redan märkt av en större spridning av arbete med företagsdeklarationer över året, men för den som arbetar mycket med enskilda firmor så har inte förändringen varit märkbar. Där gäller fortfarande en koncentrerad period av deklarationsarbete under försommaren. Som stöd till dig som nu sitter mitt under deklarationsperioden har SRFs egen deklarationsexpert, Mats Brockert, skrivit ett par artiklar i ämnet. Vi hoppas de ger både dig och dina kunder god nytta. PLANERING ÄR A OCH O, särskilt när det är mycket att göra. Semesterperioden börjar närma sig och då finns det en hel del att tänka på och planera inför inom arbetsrättens område. Thomas Englund ger i detta magasin lite tips och tricks inför den stundande sommarsemestern och reder ut begreppen kring vad som gäller utifrån olika förutsättningar. ATT PLANERA HÖSTENS AKTIVITETER innan du själv tar din välförtjänta sommarsemester är också ett smart drag. Hösten är en utbildningsintensiv period för många och vill du säkra en plats på den kurs du vill gå så bör du boka dig innan hösten åter står för dörren. SRFs nya kursutbud får du som bilaga i detta nummer och inne i tidningen presenterar vi årets utlandskurser som erbjuder ett par nya häftiga resmål. Vad sägs om Sri Lanka eller Kapstaden? Vänta inte för länge med att boka platserna kan snabbt gå åt! SVT HR LÖN tilldelades nyligen 2014 års pris för Årets Löneavdelning och självklart har de en Auktoriserad Lönekonsult anställd och en till är på gång med auktorisation. Högst troligt är att satsningen på auktorisation både hänger ihop med deras inspirerande framgångssaga och deras arbetsfilosofi. För att lyckas hålla kvar personalen tror jag att det är ytterst viktigt att ha kul på jobbet säger Martin Hansson, lönechef på SVT HR Lön. På fredagar klockan 15 hänger de upp skylten med varning för hög musik på dörren och drar igång fredagsdiskot. Vilken härlig känsla att ta med sig in på helgledigheten. DIGITALISERING ÄR ETT hett ämne och nytt i magasinet Konsulten är en artikelserie om digitala trender. Är ditt företag Googlebart? Syns du inte så finns du inte och i dagens samhälle handlar det i alla lägen om att synas och finnas på nätet, särskilt för företag. Visste du att det finns undersökningar som visar att cirka 90 procent av köparna söker på nätet efter en vara eller tjänst innan de köper? Det är siffror som tål att tänkas på. Särskilt eftersom det sökbaserade köpbeteendet även gäller köp av tjänster inom redovisning och lön! Önskar dig en stunds värdefull och inspirerande läsning! Tidningen Konsulten utges av Sveriges Redovisningskonsulters Förbund SRF och är Sveriges ledande branschtidning inom redovisning och lön. Konsulten utkommer med 6 nummer per år och har en upplaga på 10 000 ex. Eftertryck medges först efter överenskommelse med redaktionsledningen. Införda artiklar återger författarnas åsikter, vilka inte behöver motsvara SRFs. Petra Lagnehag Zars Redaktionschef Sveriges Redovisningskonsulters Förbund SRF 4 Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se
I D E T T A N U M M E R Nr 2 201 5 3 INNEHÅLL LEDAREN RÄTT 6 BRANSCHAKTUELLT 8 AKTUELLT ARBETSRÄTT Planera nu inför sommarens semester 3 2 Vikten av att vara " bar " 21 10 PROFILEN GÜNTHER MÅRDER Sveriges yngsta gubbe tar över 14 REDOVISNING En översyn av årsredovisningslagarna NY TEKNIK 16 Åtstramning för utskick av känsliga personuppgifter via e-post 17 Digitala brevlådor gör kommunikationen snabb och säker 19 DEBATT Det kom ett mejl... 10 16 8 2 8 36 20 REKO avsnitt 5, Utförande 21 DIGITALA TRENDER Vikten av att vara "googlebar" 22 ENTREPRENÖREN Ett brinnande intresse att utveckla ungas förmågor 25 RÅDgivarRÅD Se upp med små kostnader! 28 DEKLARATION Dags att deklarera för fysiska personer 2015 32 FOKUS ARBETSPLATS SVT HR LÖN Löneavdelningen där varje dag är den 25e 36 DEKLARATION Investeraravdrag 38 JURIDIK JURISTEN HAR ORDET Formkrav vid fastighetsköp 39 UTLANDSKURSER 2015 42 UTBILDNINGSNYTT 43 SRF AKTUELLT 39 45 FRÅGOR & SVAR Experterna svarar på dina frågor 49 UTLOGGAD 50 NYA AUKTORISERADE MEDLEMMAR
B R A N S C H A K T U E L L T SRF SÄTTER STANDARD FÖR SVENSKA LÖNEPROCESSER! Nu har den efterfrågade SALK, Svensk standard för Auktoriserade Lönekonsulter, lanserats. SRF siktar på att SALK ska bli en nationell standard för löneprocesser, något som inte tidigare har funnits. TEXT: ZENNIE SJÖLUND, BRANSCHANSVARIG LÖN, SRF Yrkesroll i förändring Historiskt sett har löneadministratören haft låg status och varit underskattad i sin yrkesutövning. Det traditionella stansningsarbetet har alltmer ersatts av ett konsultativt arbetssätt. Den moderna löneprocessen i kombination med allt mer komplexa lagar och regler, self-service och ökad globalisering ställer ökade krav på löneyrket, vilket även tydliggör rollens mångsidighet. SALK definierar löneprocessen och visar för näringsliv och andra intressenter vad som kan förväntas av en lönekonsult och vad auktorisation medför; kvalitetsmärkning, kompetensklassificering och förtroendemärkning. Det krävs rätt förutsättningar för att få rätt lönehantering. Auktorisation gör skillnad En viktig del i en Auktoriserad Lönekonsults agerande är att bedöma sin egen förmåga att utföra en arbetsuppgift, men också att genom proaktivt agerande skapa ett mervärde i den verksamhet för vilket arbetet utförs. För marknaden tydliggörs även hur en Auktoriserad Lönekonsult ansvarar för att trygga lönekvaliteten genom den vidareutbildning och de krav som föreskrivs av SRF, som är den branschorganisation som upprätthåller auktorisationen. Att vara Auktoriserad Lönekonsult ska vara ett tydligt urskiljande i kompentens kring lön, för såväl outsourcing, inhouse, offentlig och privat verksamhet. Stöd Som en ny, unik produkt för lönebranschen kan SALK ses som en bruksanvisning för löneprocesser, men är också normgivande för Auktoriserade Lönekonsulter. I detta ingår definitioner och beskrivningar av delmoment och mål samt identifiering av löneprocesser där standarden är tillämplig. SALK innefattar inte regler för beräkningar och utbetalning av ersättningar till arbetstagare, komplement till lagstiftningen eller rekommendationer om avtalstolkning. SALK delar in löneprocessen i olika moment från målsättningar och ansvar till utförande, rapportering och avslut. De olika SALK beskrivs tillsammans med tillämpningsanvisningar och även med exempel, som vägledning för hantering av de olika delarna i löneprocessen. Vilka rimlighetskontroller bör göras? Hur hanteras felaktigheter? Hur görs löneberedningsplanering? Hur mycket bör man veta om verksamheten? Hur mycket ska dokumenteras? SRF har som ambition med standarden att som ett stöd till lönekonsulten bidra till en kvalitetssäkrad löneprocess. Delaktighet SALK är framförallt efterfrågad av de som sedan tidigare har erfarenhet av redovisningens Reko, Svensk standard för redovisningstjänster och alla fördelar den har medfört. SALK är ett ramverk med grundläggande principer och riktlinjer, som är framtagen av en arbetsgrupp med representanter från lönebranschen, och har skickats på remiss i omgångar, vilket gör den ordentligt genomarbetad. SALK som denna första tryckta upplaga kommer självklart att uppdateras och givetvis tar vi gärna emot era synpunkter. Stort tack till alla som har bidragit till att fortsätta sätta lön på kartan. SALK skickas till alla Auktoriserade Lönekonsulter och Serviceabonnenter och finns tillgänglig för beställning på www.srfkonsult.se/produkter. Som en ny, unik produkt för lönebranschen kan SALK ses som en bruksanvisning för löneprocesser, men är också normgivande för Auktoriserade Lönekonsulter. Vi är ISO-certifierade Vill ni också bli det? Kari Lainio hjälpte oss med hela certifieringsprocessen. För oss var den hjälpen mycket värdefull. Kari har erfarenhet av kvalitetssäkringsarbete och vi kan nu erbjuda hans tjänster till byråer som vill bli certifierade. Hör av dig till kari@netoffice.nu. Net Office Ekonomi AB Strandgatan 5 63343 Eskilstuna Tel: 016-51 20 09 Fax: 016-51 62 60 info@netoffice.nu www.netoffice.nu. 6 Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se
B R A N S C H A K T U E L L T HFD om skattetillägg på förbjudet lån En kappsäck full med Astrid Under 2015 och 2016 kommer nya pengar att lanseras, både sedlar och mynt. Sedlarna får nya motiv och bättre säkerhetsdetaljer, mynten kommer att bli mindre och lättare. Vi kommer också att få se några nya valörer, en 200-kronorssedel och en 2-krona. Sedlarna kommer att prydas av kända svenska storheter, från Astrid Lindgren till Dag Hammarsköld. Sedlarna med valörer 20, 50, 200 och 1 000 kronor kommer att bli giltiga betalningsmedel den 1 oktober 2015 medan valörerna 100 och 500 kronor blir giltiga ett år senare, i oktober 2016. När det gäller mynten så lanseras de nya 1, 2 och 5-kronorna i oktober 2016. 10-kronorsmyntet förblir oförändrat. Säg hej till Astrid, Evert, Greta, Ingmar, Inger och Dag. Snart kan du bära dem i plånboken. ROLAND SIGBLADH Ny vice vd på SRF SRFs styrelse har utsett Roland Sigbladh till vice vd för branschorganisationen SRF, en tjänst han tillträder den 1 juni. Roland har lång erfarenhet från flera positioner från affärs-och kreditinformation och kommer närmast från rollen som marknadschef i UC-koncernen. Jag är mycket stolt och glad över att ha fått detta förtroende, säger Roland Sigbladh. Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, konstaterar att skattetillägg på ett förbjudet lån inte strider mot dubbelbestraffningsförbudet eftersom den beskattning som sker av förbjudna lån inte är ett straff. TEXT: ALEXANDRA WALLERIUS, NORSTEDTS JURIDIK Beskattning av förbjudna lån Enligt 11 kap. 45 inkomstskattelagen (1999:1229), IL, ska penninglån som är förbjudet enligt aktiebolagslagen (2005:551), ABL, beskattas hos en fysisk person i inkomstslaget tjänst. Det innebär att det finns en inkomstskattemässig sanktion för något som är förbjudet enligt ABL och som även kan få straffrättsliga konsekvenser. I februari 2014 menade Kammarrätten, KR, i Jönköping att reglerna om beskattning av förbjudna lån har straffrättslig karaktär. Det innebar, enligt KR, att uttag av skattetillägg på ett oredovisat förbjudet lån skulle strida mot dubbelbestraffningsförbudet. Högsta förvaltningsdomstolen Skatteverket överklagade domen till Högsta förvaltningsdomstolen som ändrar utgången. HFD menar att den beskattning som skett av det förbjudna lånet inte innebär något straff i Europakonventionens mening. Någon kränkning av Europakonventionens förbud mot straff i dubbla förfaranden har därför inte skett. Ränteförmån I samma mål aktualiseras frågan om ränteförmån på förbjudna lån, vilket Skatteverket ville påföra. HFD hänvisar bland annat till RÅ 2010 not. 13. Där klarlades det att utbetalning från ett bolag, av ett belopp motsvarande ett beskattat förbjudet lån, inte utlöser någon beskattning hos låntagaren. Man konstaterar också att ränteutgifter på förbjudna lån inte är avdragsgilla enligt 9 kap. 7 IL. Mot denna bakgrund menar HFD att förbjudna lån inte behandlas som lån skattemässigt. Därmed ska heller inte någon ränteförmån tas upp till beskattning. Kommentar Fram till nu har vi haft olika utgångar i olika domstolar och ett osäkert rättsläge. Nu har HFD gett besked. Även domen från KR i Stockholm är överklagad till HFD, men det är tveksamt om fallet får prövningstillstånd med tanke på utfallet av det nu aktuella fallet. Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se 7
A K T U E L L T ARBETSRÄTT Planera nu inför sommarens semester Det finns mycket att tänka på för de som planerar personalens semesterledighet. Likaså för dem som ska räkna ut vilken semesterlön som ska betalas ut under ledigheten. Här följer några av de viktigaste reglerna. TEXT: THOMAS ENGLUND, ADVANTAGE HR Semesterlagen innehåller flera tvingande regler om semesterledighet. En anställd måste till exempel ta ut minst 20 semesterdagar i ledighet under året. Detta under förutsättning att de är intjänade och betalda dagar. En nyanställd som enbart har obetalda dagar kan alltså inte tvingas ta ut semesterledighet. Semesterlagen har också flera regler som är dispositiva. Det innebär i vissa fall att arbetsgivaren kan avtala med den anställde om vissa semesterregler, i andra fall att det krävs kollektivavtal på central nivå för att ha avvikande regler jämfört med lagen; det sistnämnda gäller till exempel i fråga om uträkning av den anställdes semesterlön. Huvudsemesterperioden Inför det som kallas huvudsemesterperioden, det vill säga juni till augusti, måste arbetsgivaren planera i god tid. För företag som är bundna av kollektivavtal gäller skyldighet att förhandla med den eller de fackliga organisationer med vilka man har kollektivavtal med, hur sommarsemestern ska läggas ut. Även om det formellt heter förhandling är det verksamhetens inriktning och arbetsgivaren som har sista ordet om semesterledigheten. Även företag utan kollektivavtal men där de anställda är medlemmar i någon fackförening ska förhandling göras. I det fallet kan flera olika fackföreningar behöva kallas till förhandlingen. Samråd Om företaget inte omfattas av kollektivavtal eller om det inte finns några med facklig tillhörighet behöver inte arbetsgivaren förhandla med de anställda om ledighetens förläggning. Vanligt är dock att någon form av samråd sker. Rent praktiskt kanske arbetsgivaren låter en semesterlista cirkulera där de anställda noterar sina ledighetsönskemål. Om arbetsgivaren behöver ändra på någon eller några anställdas önskade semesterledighet och man inte blir överens om denna bestämmer arbetsgivaren när semestern ska tas ut. Dock måste detta meddelas den anställde senast två månader innan semesterns början. Fyra veckor sammanhängande I normalfallet har de anställda enligt lag rätt till fyra veckors sammanhängande semesterledighet under sommarperioden juni-augusti. Om särskilda skäl finns kan arbetsgivaren även utan stöd i kollektivavtal förlägga huvudsemestern på annan tid. Särskilda skäl kan vara att företagets verksamhet har sin högsäsong under sommaren eller att det inte går att rekrytera semestervikarier under denna tid. Tvingande ledighet Det förekommer att någon anställd inte vill vara semesterledig. Det kan till exempel bero på att man inte har någon att vara tillsammans med under semestern. Det finns ingen skyldighet att ta ut semester under sommaren. Den kan förläggas under annan tid eller delas upp om det är den anställdes önskemål och om det passar verksamheten och arbetsgivaren godkänner det. Däremot måste sammanlagt minst 20 semesterdagar tas ut i ledighet under året, under förutsättning att så många dagar är intjänade och betalda. I många fall vill företaget stänga verksamheten ett antal veckor under sommaren. Det innebär att de anställda tvingas ta ut sin semester under denna tid. Man kan dock inte tvinga någon som inte har tjänat in betalda dagar i den utsträckning så att det räcker till semesterstängningen. Man kan aldrig tvinga någon att ta ut 25 dagar i semesterledighet under året eftersom den anställde har rätt att spara den femte semesterveckan eller de betalda dagar som överstiger 20. 25 dagar är fem veckors ledighet Oavsett hur arbetstiden är förlagd ska 25 semesterdagar motsvara fem veckors semester. Det innebär att om en anställd inte arbetar alla dagar i veckan och tar ut semester ska semesterdagar räknas av för de fridagar som infaller 8 Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se
A K T U E L L T ARBETSRÄTT Viktigt om semester Minst 20 dagar måste tas ut i ledighet Förhandla om sommarsemestern Huvudsemester fyra veckor sammanhängande juni-augusti Meddela två månader i förväg om ändrad semester 25 semesterdagar lika med fem veckor även vid deltid Nyanställda kan inte tvingas ta obetald semester Semesterledighet kan avtalas bort för korttidsanställda Semesterersättning för korttidsanställda får inte ingå i lönen under semesterperioden. I många kollektivavtal räknas semesterdagarna för deltidsanställda om till så kallade nettosemesterdagar. De motsvarar då det antal arbetsdagar som den anställde kan vara semesterledig. Uträkningen sker genom att dividera antalet arbetsdagar i snitt per vecka med fem och sedan multiplicera detta tal med det antal bruttosemesterdagar som den anställde har. Exempel: Elisa är ledig på fredagar. Hennes nettosemesterdagar blir 20 (4/5x25). Nyanställda För nyanställda, i företag som följer semesterlagens åtskilda intjänande- och semesterår, kan arbetsgivaren bevilja så kallad förskottssemester. Det är arbetsgivaren som i så fall bestämmer hur många dagar som ska beviljas. Det kan vara så många dagar så att den nyanställde tillsammans med eventuellt intjänade betalda dagar får så många betalda dagar så att det är lika med semesterrätten eller företagets huvudsemester. Exempel: Egon började den 1 januari 2015. Till semesteråret som börjar den 1 april 2015 har han tjänat in sju betalda dagar. Arbetsgivaren kan välja att antingen bevilja 13 dagar i förskott så att det räcker till huvudsemestern eller så kan han bevilja 18 dagar så att Egon kan ta ut fem veckors betald semester under semesteråret. En nyanställd som inte har fullt antal betalda semesterdagar har alltid rätt att ta semester i lika många dagar som sin semesterrätt, till exempel 25 dagar. De dagar som inte är intjänade och betalda eller dagar i förskott är då obetalda semesterdagar. För en månadsavlönad innebär det ett löneavdrag för varje obetald semesterdag på vanligen 4,6 procent av månadslönen. Obetald semester är dock semesterlönegrundande så frånvaron reducerar inte nästa semesterårs betalda semester. Sjukdom och VAB Om en anställd under semesterledigheten blir sjuk eller behöver vårda ett sjukt barn har han rätt att avstå från att ta ut semesterdagar. Detta måste meddelas arbetsgivaren senast första dagen efter semesterledighetens slut. Arbetsgivaren kan dock bestämma att sjukanmälan eller anmälan om vård av barn, VAB, ska göras samma dag på samma sätt som vid arbete. Arbetsgivaren måste i så fall ha meddelat de anställda innan de har påbörjat sin ledighet om att byte av semester mot till exempel sjukfrånvaro eller VAB, ska göras samma dag på samma sätt som vid arbete. Arbetsgivaren kan normalt inte bryta ledigheten Arbetsgivaren har däremot inte rätt att avbryta den anställdes semester. Ett önskemål om detta kan gälla personer som har någon specialkompetens eller funktion i företaget. Arbetsgivaren bör i förväg avtala med dessa personer om möjligheten att kalla in dem under en pågående semesterledighet. Detta är dock något som ska göras restriktivt. Det finns inte bestämt vilken ersättning som ska ges i sådana fall. Någon semesterdag får inte avräknas, vare sig det har varit ett avbrott i semestern en hel dag eller del av dag. Anledningen är att semesterdagar alltid är hela dagar och inte kan avse ledighet del av dag. Semesterlönen Om semesterledigheten avser betalda semesterdagar ska semesterlönen för dessa dagar betalas ut i anslutning till ledigheten. Tillämpas den så kallade sammalöneregeln får den anställde sin vanliga månadslön under semestern samt ett semestertillägg. Tillägget ska även det betalas ut i samband med ledigheten men kan betalas ut för alla betalda semesterdagar i till exempel juni månad, även om semestern tas ut vid ett senare tillfälle. För personer med rörlig lön, exempelvis timlön, gäller procentregeln vid uträkning av semesterlönen. Enligt lag ska semesterlönen vara minst 12 procent på bruttolönen under intjänandeåret. Procentregeln ska även tillämpas om en månadsavlönad har ändrat sin sysselsättningsgrad mellan intjänandet och semestertillfället. Detta gäller företag som inte omfattas av kollektivavtal För de arbetsgivare som är bundna av kollektivavtal gäller andra regler; normalt räknas månadslönen om för de dagar som är intjänade efter en annan sysselsättningsgrad. I vissa kollektivavtal finns regler om minsta semesterlön per dag. Detta garantibelopp ska räknas om i förhållande till den anställdes sysselsättningsgrad. Sparade semesterdagar Om en anställd vill ta ut sparade semesterdagar i anslutning till semesterledigheten ska arbetsgivaren meddelas detta i samband med att årets semesterledighet bestäms. Om minst fem sparade semesterdagar ska tas ut har den anställde rätt att få dem och hela semesterledigheten för semesteråret i en följd. Korttidsanställda För personer som är anställda för en period om högst tre månader, till exempel semestervikarier, kan man avtala bort rätten till semesterledighet. Man kan dock aldrig avtala bort rätten till semesterlön. Semesterlönen kan för korttidsanställda betalas ut löpande vid varje löneutbetalning. Den måste särredovisas och får inte ingå i den överenskomna lönen. Semestervikarier För personer som anställs för att ersätta anställda som går på semesterledighet ska anställningsformen vikariat användas. Denna anställningsform får inte avtalas för en längre period än sammanlagt 24 månader under en femårsperiod. Anställningsformen allmän visstidsanställning får inte avtalas om anställningen avser att ersätta någon under dennes frånvaro. Kollektivavtal kan ha andra regler för tidsbegränsade anställningar. Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se 9
P R O F I L E N GÜNTHER MÅRDER Günther Mårder och dottern Linn 10 Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se
P R O F I L E N GÜNTHER MÅRDER Sveriges yngsta gubbe tar över Under våren kommer Günther Mårder att ta över som vd för Sveriges största företagarnätverk, Företagarna. Uppvuxen i en entreprenörsfamilj och präglad av småföretagarens villkor tar han nu, via körsång och aktiesparande, sikte på den näringspolitiska toppen. TEXT: TINA SJÖSTRÖM FOTO: MALIN SYDNE Som ung drömde jag om att bli professionell korist och att kunna försörja mig på körsång. Jag insåg ganska snabbt att det var en omöjlig bransch om man vill ha en något så när dräglig ekonomisk tillvaro. I mitten på tonåren började jag också intressera mig för aktier vilket ledde in mig på den karriär som ligger till grund för att jag nu står inför en ny utmaning hos Företagarna. Ganska snabbt går det upp för mig att Günther Mårder inte är som de flesta män i karriären. Familjen får ta plats, just den här dagen är dottern Linn med pappa på jobbet, och han vill inte slösa pengar i onödan, trots att han tack vare sina aktieaffärer är så gott som ekonomiskt oberoende. NÄR GÜNTHER VAR 14 ÅR väcktes hans intresse för aktier och han gick med i Aktiespararnas ungdomsförbund. Med tiden fick han större och större ansvar och vandrade genom hela organisationen, från att vara suppleant i en lokal styrelse till att 2005 stå som förbundsordförande. Mitt under brinnande finanskris 2008 sa dåvarande vd upp sig, berättar Günther. Finanssverige befann sig i panik vilket även återspeglade sig i vårt medlemsantal. Trots att jag bara var 26 år fick jag frågan om jag inte kunde tänka mig att vara vd, åtminstone under några månader tills man funnit en lämplig efterträdare. Jag var ju ändå den som kunde organisationen bäst. Det var nog ingen som trodde att det skulle vara en långsiktig lösning. Jag var ju alldeles för ung snittåldern hos våra medlemmar låg på 66 år och jag hade ingen erfarenhet av att arbeta i hetluften. Många trodde dessutom att Aktiespararna skulle tappa sin starka röst. Hur som helst gjorde jag ett bra jobb och fick erbjudande om att vara kvar på posten. Jag var vd för Aktiespararna i 3,5 år och under den tiden fick jag lära mig att tänka lite i samma banor som majoriteten av våra medlemmar. Man kan nog säga att jag då var Sveriges yngsta gubbe. UNDER DET SISTA ÅRET hos Aktiespararna väntade Günther och hans fru sitt andra barn. Det gjorde att han beslutade sig för att ta en längre paus från yrkeslivet. När vårt första barn föddes jobbade jag extremt mycket, som så många andra fäder i karriären. Jag såg knappt vår son när han var vaken. Jag bestämde mig för att inte göra samma misstag igen utan sa upp mig från Aktiespararna. I samma veva fick jag erbjudandet från Nordnet bank, där jag jobbar idag, om en tjänst som ekonomisk talesperson. Jag sa som det var, att jag planerat att vara ledig ett halvår. Om de hade bråttom att tillsätta tjänsten var det nog bäst att de letade efter någon annan. Tydligen hade de inte så bråttom, eller också ville de ha just mig. Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se 11
P R O F I L E N GÜNTHER MÅRDER "Vi måste få myndigheter att tänka annorlunda och svara upp mot behoven som finns hos våra småföretagare. NORDNET BANK ÄR EN digital sparbank och Günthers uppdrag blev att försöka locka fler unga människor som kunder till banken. Jag fick börja med att försöka tvätta bort min gubbstämpel, säger han och skrattar. Mentalt var jag tvungen att närma mig min verkliga ålder. Nu hade jag inte längre professionella aktörer som min målgrupp, jag skulle istället få vanligt folk att känna förtroende för en sparbank på nätet. Det betydde en bredare kommunikativ ansats, helt enkelt att använda ett tillgängligt språk utan svåra ekonomiska termer. Man kan lätt hålla med om att Günther lyckats bra. Sparpodden, som han gör varje vecka tillsammans med kollegan Jan Dinkelspiel, har 50 000 lyssnare. Han har 17 000 följare på Twitter. Jag har fler följare än många affärsmedier. Det ger energi när så många vill ta del av material och kommentarer och känner förtroende för det vi förmedlar. HUR BLEV HAN DÅ AKTUELL som efterträdare till Elisabeth Thand Ringkvist som vd för Företagarna? I julas blev jag uppringd av en representant för Företagarna. Trots att jag var ledig och julskinkan långsamt höll på att brytas ner, tände jag till på samtalet. Jag har under de senaste åren fått många olika förfrågningar men det här kändes som något annorlunda, mer spännande. Att jobba operativt i en organisation med rötter i hela landet och som driver frågor som ingen kan tycka är dåliga. Det kändes riktigt häftigt. Sprungen ur en familj som präglats av entreprenörskap, med sin bakgrund och sina erfarenheter, känns Günther som klippt och skuren för sin nya roll. Min pappa hade ett bygg- och fastighetsbolag. Jag fick tidigt börja hjälpa till, sopa på byggen, bära tegelstenar. Jag var också inriktad på att det var den branschen jag skulle jobba inom, kanske till och med ta över min pappas företag en dag. Efter gymnasiet gick jag som snickarlärling i två år. Sen bestämde jag mig för att jag ville läsa vidare. Jag läste upp mina betyg för att ta mig in på Handels, vilket jag också lyckades med. GÜNTHER MÅRDERS KOMMUNIKATIVA förmåga var också en anledning till att Företagarna fick upp ögonen för honom. Företagarna har länge varit väldigt framgångsrika i sitt politiska arbete, säger han. Men jag har insett att det är många områden där man vunnit segrar som jag över huvud taget inte kände till. Att man inte lyckats berätta vad man gjort, och då heller inte fått cred för, får man se som ett misslyckande. För organisationens väl hade det kanske varit bättre om man lyckats med färre frågor men att alla fått veta om det. Småföretagarna har aldrig varit fler i Sverige, trots det sjunker antalet medlemmar, fortsätter Günther. Vi måste fråga oss vilka det är som inte kan tänka sig ett medlemskap hos Företagarna? Jag tror att den digitala tekniken gjort det så enkelt att driva företag på sin egen kant så att dagens entreprenörer i många fall aldrig ens möter sina kunder. Det betyder i sin tur att representanter för Företagarna inte träffar företagare som tidigare eftersom de inte tycker att fysiska möten är viktiga ur ett affärsperspektiv. En stor utmaning kommer att bli att nå dessa potentiella medlemmar och hur vi ska tänka kommunikativt. Kanske ska vi skapa en lokalavdelning som inte är beroende av geografi och där bara prioritera nätaktiviteter? Jag tror att Företagarna måste jobba mer med videosändningar, poddar och att låta medlemmarna medverka i större del. Där har vi en stor och outnyttjad potential. VÅRT SAMTAL GLIDER IN PÅ vikta frågor för småföretagare och vilka frågor Günther tycker är prioriterade att driva. Att anställa personal är en stor kostnad för företagare och många är livrädda att ta första steget. Vi behöver skapa jobb och hitta förutsättningar för att fler ska våga anställa. Och att man kan hitta rätt kompetens. Företagarna har ju under en tid drivit Jobbsökarna tillsammans med Arbetsförmedlingen, ett projekt som slagit väldigt väl ut. Men Arbetsförmedlingen är fortfarande anpassad till en gammal struktur. Vi måste få myndigheter att tänka annorlunda och svara upp mot behoven som finns hos våra småföretagare. Regelkrångel är ju också en alltid återkommande fråga att jobba med, fortsätter Günther. Vi måste fundera på vad som verkligen är nödvändigt. Vi var ju på väg att få tvingande månadsrapportering, vilket skulle ha blivit en katastrof för många. Revisionspliktens avskaffande för mindre företag är ett lysande exempel på något som inte var nödvändigt för alla utan kunde tas bort. Där en revision krävs kommer intressenter att kräva det, det blir på sätt och vis självreglerande. Vi måste blicka ut i världen och ta lärdom av andra. Jag vill att Sverige ska bli ett föregångsland när det gäller att attrahera utländska företag att etablera sig här. GÜNTHER MÅRDER INSER att det inte går att driva alla frågor på en gång och att det gäller att få acceptans för de frågor man prioriterar. Vi ska utnyttja styrkan hos våra lokala representanter. De har etablerade kontakter med lokalpolitiker och kan påverka på sin hemmaplan. Centralt måste vi vara lyhörda för vad ett beslut i regeringen får för betydelser på det lokala planet. Det jag ser mest fram emot är att få jobba med och träffa entreprenörer. Alla är vd i sitt eget bolag och vet precis vad som är bäst, vilket så klart blir en utmaning för mig. Att inte bara göra en massa saker utan också berätta vad vi gör, och varför, kommer att vara en framgångsfaktor för Företagarna. 12 Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se
P R O F I L E N GÜNTHER MÅRDER Günther Mårder Bor: Sollentuna Familj: Fru och två barn, 4 och 2 år. Fritidsintressen: Aktier, företagsbesök och vintersporter. Håller också på en del med körsång. Läser just nu: Årsredovisningar. Jag läser aldrig böcker, har svårt att koncentrera mig på en text under lång tid. Reser jag helst till: Jag reser inte, det kostar pengar. Eller jo, någon gång till Spanien och förstås till Göteborg, min fru är därifrån. Bra egenskap: Jag är väldigt sparsam, det har varit en bärande prägel i hela mitt liv. För att få ekonomisk frihet att göra vad jag vill har jag under många år späkt mig själv. Oanad talang: Jag är riktigt bra på utförsåkning; snowboard, slalom och telemark. Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se 13
R E D O V I S N I N G EN ÖVERSYN AV ÅRSREDOVISNINGSLAGARNA Rubriken är namnet på Redovisningsutredningens slutbetänkande. I denna andra (och sista) del av utredningen var uppdraget att föreslå förenklingar i redovisningslagstiftningen samt behandla ett antal givna frågeställningar. Kommer nu utredningen med förenklingsförslag för företagen? TEXT: CLAES ERIKSSON, REDOVISNINGSEXPERT SRF Det är svårt att förenkla. Det är inte säkert att det blir enklare i praktiken och billigare för företagen om enstaka förenklingar genomförs i en lag. Det är mycket som ska hänga ihop. Att göra någonting enklare i redovisningen leder inte till en reell förenkling om samma åtgärd ändå måste vidtas på grund av andra regler. Låt oss se lite på vad utredningen föreslår och försöka se om det blir enklare eller inte. Införande av mikroföretag Ett av förslagen avser införande av en ny kategori som benämns mikroföretag. Direktivet ger en möjlighet att införa denna kategori och anger bland annat att endast översiktliga balans- och resultaträkningar behöver upprättas samt att notupplysningarna kan begränsas ytterligare jämfört med små företag. Utredningen föreslår införande av mikroföretag, men bara att vissa möjliga förenklingar tillåts. Gränsen för mikroföretag föreslås följa samma konstruktion och gränsvärden som gäller för möjligheten till frivillig revision. Det innebär att ett företag har att titta på medelantalet anställda (3 stycken), nettoomsättningen (3 Mkr) och balansomslutningen (1,5 Mkr) för de två senast fastställda årsredovisningarna för att avgöra om det är ett mikroföretag eller inte. Ligger företaget över två av dessa gränsvärden två år i rad är det inte ett mikroföretag. med förenklade tilläggsupplysningar De förenklingar som föreslås är bland annat ett antal färre tilläggsupplysningar jämfört med små företag. Rent numerärt är det nio lagparagrafer som ett mikroföretag inte behöver tillämpa i jämförelse med små företag. I praktiken rör det sig däremot endast om någon eller några enstaka upplysningar som inte behöver lämnas. De vanligast förekommande torde vara: noten som specificerar anläggningstillgångarnas anskaffningsvärde, avskrivningar, med mera, upplysning om lån som förfaller senare än fem år, och upplysning om händelser efter räkenskapsårets slut. Att ta bort dessa upplysningskrav bedömer jag som en ganska liten förenkling för företagen. De två första går relativt snabbt att ta fram. Kravet om upplysning om händelser efter räkenskapsårets slut kan möjligen spara en del tid för några företag. Tittar man på årsredovisningar för företag i den här storleken ser man däremot sällan att det finns upplysning om detta. Kanske borde det finnas i fler fall? Det finns som sagt andra krav som är borttagna också. Dessa är däremot inte alls särskilt vanligt förekommande. Att till exempel kravet på att upplysa om fonden för verkligt värde inte gäller för mikroföretag förenklar inte mycket och inget alls om företaget tillämpar K2 (där värdering till verkligt värde inte tillåts). Utredningen hade möjlighet att föreslå att fler upplysningar undantas för mikroföretag. Till exempel noten om medelantalet anställda. Här har utredningen fallit för SCBs argumentation om att det är en upplysning som är väsentlig för statistiken och som SCB i så fall måste ta in på annat sätt av företagen. Det blir då ingen reell förenkling varför utredningen inte föreslår att mikroföretag ska undantas från detta krav. Det visar på tesen ovan Det är svårt att förenkla. och förenklad förvaltningsberättelse Utredningen hade möjlighet att helt undanta mikroföretag från skyldigheten att upprätta förvaltningsberättelse. Det föreslås däremot att förvaltningsberättelse ska upprättas, men företagen undantas från skyldigheten att lämna en rättvisande översikt av verksamheten samt från att lämna upplysning om väsentliga händelser under året. Sammanfattningsvis avseende mikroföretag är det förenklingar avseende upplysningar som föreslås. Det fanns utrymme att förslå förenklingar avseende periodiseringar, men det föll på argumentet att det måste justeras i deklarationen och då blir det ingen reell förenkling. Min bedömning är att de förenklingar som föreslås totalt sett inte innebär någon reell förenkling. Det är väldigt lite tid som kan sparas för ett fåtal företag. För de flesta företag som ändå kan spara in någon tilläggsupplysning innebär det ändå ingen reell besparing. Kostnaden för att upprätta årsredovisningen förändras inte alls, eller i vart fall obetydligt. Det ska också vägas mot att lagstiftningen utökas, normgivningen måste anpassas till reglerna och företagen från år till år har att bedöma om de är ett mikroföretag eller inte. Ny årsredovisningslag Ett annat förslag från utredningen är att den nuvarande årsredovisningslagen ersätts med en ny lag. Det är i sak inga större skillnader som föreslås och man kan då undra varför det föreslås. Bedömningen är att det behövs en modernisering av den nuvarande lagen i så pass stor omfattning att det var lättare att skriva en ny lag. Strukturen i lagen blir bättre 14 Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se
R E D O V I S N I N G och språket blir modernare. På kort sikt tror jag inte att många kommer att uppleva detta som en förenkling. På lite längre sikt tror jag däremot att det är en förenkling. Undertecknande och fastställelseintyg förenklas Annat som tas upp i utredningen är frågor om elektronisk ingivning av årsredovisningen samt vissa frågor om undertecknande och fastställelseintyg. Vad gäller elektronisk inlämning finns inga konkreta förslag på lagändringar. Utredningen menar att det som krävs i första hand är praktiska metoder för att utnyttja det befintliga regelverket. Däremot vad gäller undertecknande av årsredovisningen föreslås att som ett alternativ till att skriva under årsredovisningen kan den färdigställas genom ett protokollfört beslut vid ett styrelsemöte där samtliga styrelseledamöter deltar. Vidare föreslår utredningen att fastställelseintyget ska kunna undertecknas av annan person som styrelsen har utsett. Det öppnar möjlighet för att styrelsen kan utse redovisningskonsulten. Förslagen om fastställande av årsredovisning och underskrift av fastställelseintyg öppnar möjligheter för förenklade rutiner vad gäller leveransen av bolagens årsredovisningar till Bolagsverket. Förhoppningsvis kan detta kombineras med praktiskt bra verktyg för elektronisk inlämning inom en snar framtid. Färre ideella föreningar blir bokföringsskyldiga En specifik fråga som utredningen hade att ta ställning till var fråga om bokföringsskyldigheten för ideella föreningar. Utredningen lämnar här ett förslag som innebär att en ideell förening endast blir bokföringsskyldig om nettoomsättningen i näringsverksamheten normalt uppgår till mer än fyra prisbasbelopp. Föreningarna kommer ändå behöva ha bokföring, bland annat för att kunna presentera verksamheten för sina medlemmar. De kommer däremot inte omfattas av formkraven i bokföringslagen. Vad blev inte av? Utredningsmannen fick ett ganska öppet direktiv. Tyvärr var det ont om tid vilket gjorde att en del frågor inte hanns med. Vi försökte bland annat lyfta en del frågor om förenklingar i bokföringslagen. Utredningen ansåg sig däremot inte ha tid att hinna med dessa frågor. I utredningen lyfts däremot en del frågor fram för att ge lagstiftaren ett underlag för kommande prioriteringar. Förhoppningsvis leder detta till en översyn av bokföringslagen. Något som inte nämns i utredningen är frågan om årsredovisningar i bostadsrättsföreningar. Debatten om bostadsrättsföreningar inleddes med en diskussion kring progressiva avskrivningar. Den har därefter handlat om mycket mer än så. SRFs uppfattning är att hela regelverket kring bostadsrättsföreningar behöver ses över. Ett steg i detta är att överväga om en bostadsrättsförening ska följa årsredovisningslagen då den officiella rapporteringen ska upprättas. Frågan tas som sagt inte upp i utredningen. SRF driver fortfarande frågan om att lagstiftningen för bostadsrättsföreningar behöver ses över. Vi har bland annat skickat in en skrivelse till Justitiedepartementet och har även haft kontakt med berörda tjänstemän. Vår förhoppning är att frågan kommer att utredas inom en snar framtid. Leder översynen till förenklingar? Tillbaka till frågan i ingressen Kommer nu utredningen med förenklingsförslag för företagen? I Konsulten nummer 3 2014 skrev jag att jag spontant inte trodde att alla skulle ställa sig upp och jubla över förenklingarna i delbetänkandet. De flesta ställde större förhoppningar till slutbetänkandet där utredningen skulle komma med andra förslag än vad som krävs av EU-direktivet. De tre stora förslagen från utredningen kan sägas vara införandet av mikroföretag, nya årsredovisningslagar och att ett mindre antal ideella föreningar kommer att vara bokföringsskyldiga. Som jag gett uttryck för i artikeln tror jag inte att införande av mikroföretag leder till några större reella förenklingar. Jag skrev även ett särskilt yttrande till utredningen att jag inte tycker att förslaget blev bra. Jag är inte på något sätt emot förenklingar för mindre företag. Ska däremot reella förenklingar införas för de allra minsta företagen räcker det inte med att föreslå ett antal undantag från upplysningskrav i årsredovisningen. Det måste förenklas i värderingsreglerna och detta måste knytas samman med annan lagstiftning. Kanske måste det införas en ny företagsform. Den nya årsredovisningslagen kommer inte på kort sikt att uppfattas som förenkling. Till stor del handlar det om språk och struktur. Det underlättar på sikt, kanske mest för de som går på högskola nu och ska in i branschen. Reella förenklingar får man om man börjar röra i värderingsregler och i reglerna kring bokföringslagen. Men ett antal ideella föreningar får i vart fall reella förenklingar då de inte längre behöver följa bokföringslagen. Nu återstår att se vad som händer med slutbetänkandet. I skrivande stund är det inte utskickat på remiss. Det uppfattar jag däremot enbart beror på tidsskäl. Delbetänkandet måste prioriteras eftersom det innehåller förslag som måste genomföras med anledning av det nya direktivet. Vi har alltså att se fram mot lagrådsremiss och proposition troligen under denna vår. Dessutom också en remiss avseende förslagen i slutbetänkandet. Så förändringar får vi, innebär det förenklingar också? Snabb och enkel klientredovisning Allt från löpande redovisning, leverantörsbetalningar till bokslut och årsredovisning är helt integrerat i systemet. Läs mer och prata med några av våra kunder. www.briljant.se Svenskt ekonomisystem som används av fler än 60 000 företag Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se 15
N Y T E K N I K Åtstramning för utskick av känsliga personuppgifter via e-post Det är ingen tvekan om att företag, organisationer och myndigheter i allt större utsträckning vill digitalisera sina utskick för att spara pengar och miljö. Ett hinder på vägen för digitaliseringen är dock säkerheten. TEXT: CARL WESTMAN, PUL-ANSVARIG KIVRA En kanal som hittills har setts som billig och lätt att komma igång med för många typer av utskick är e-post, men den kommer troligtvis användas mindre framöver på grund av skärpt EU-lagstiftning kring hantering av personuppgifter. I den här artikeln beskrivs nuvarande och framtida lagstiftning i frågan samt varför det är troligt att andra digitala kanaler än e-post framöver kommer behöva användas för att skicka ut känsliga försändelser som till exempel lönespecifikationer. I personuppgiftslagen (PUL) specificeras vilka uppgifter som betecknas som känsliga personuppgifter, samt hur dessa uppgifter ska behandlas. Exempel på uppgifter som räknas som känsliga är information om medlemskap i fackförening och uppgifter som rör hälsa. Datainspektionen är den svenska tillsynsmyndigheten för personuppgiftsbehandling. På Datainspektionens hemsida uttalas om säkerheten för personuppgifter i e-post bland annat: När man hanterar e-post finns det alltid en risk för att andra än den avsedda mottagaren kan ta del av meddelandet. Om man ska skicka ett e-postmeddelande med personuppgifter som inte är känsliga och som "tål andras ögon" behöver man inte vidta några extra säkerhetsåtgärder. Om e-posten däremot innehåller integritetskänsliga personuppgifter måste man i de allra flesta fall vidta särskilda säkerhetsåtgärder, som till exempel kryptering. Verkligheten matchar ej lagstiftningen Trots att dagens lagstiftning klart och tydligt reglerar vad som gäller för hantering av personuppgifter lever inte alltid verkligheten upp till lagstiftningen. Ett exempel är att många företag idag skickar ut lönespecifikationer via e-post eftersom det upplevs vara billigt, enkelt och lätt att komma igång. En lönespecifikation innehåller dock ofta känsliga personuppgifter, eftersom sjukfrånvaro kan anges samt att bruttolöneavdrag för medlemskap i fackförening är vanligt förekommande. Datainspektionen har inte granskat den specifika företeelsen att skicka lönespecifikation per e-post och har därför inte uttalat något specifikt om detta men det förefaller uppenbart att hanteringen strider mot Datainspektionens allmänna riktlinjer. Även om en lönesystemsleverantör erbjuder möjligheten att distribuera lönespecifikationer via e-post är det alltid det enskilda företaget som är personuppgiftsansvarigt och därmed är skyldigt att följa gällande lagstiftning. Datainspektionen har idag ingen möjlighet att utdela sanktioner vid brister men när den skärpta lagstiftningen träder i kraft ändras detta, varför företag redan idag behöver se över sina rutiner för hantering av personuppgifter. Skärpt lagstiftning väntar framöver För ungefär tre år sedan presenterade EUkommissionen ett förslag till nya regler för hantering av personuppgifter, den så kallade dataskyddsförordningen. När det nya regelverket väl träder i kraft kommer det att ersätta den nuvarande svenska personuppgiftslagen. Just nu ser det ut som att en slutlig överenskommelse kring förordningen kan nås mot slutet av 2015. Med den planerade övergångsperioden om två år skulle detta innebära att den nya lagstiftningen träder ikraft framåt utgången av 2017. Sedan förslaget till ny lagstiftning publicerades har många tyckt till om dess innehåll och presenterat ändringsförslag. Datainspektionen har uttalat att de välkomnar många av de tankar som uttrycks i förslaget, bland annat det stärkta personskyddet och införandet av enhetliga verktyg för tillsynsarbetet. Även om tanken är att de nya reglerna på sikt ska leda till besparingar innebär de på många sätt en ökad administrativ börda för de aktörer som behandlar personuppgifter i sin verksamhet. Den nya förordningen ställer stora krav på säkerhet kring behandlingen av personuppgifter. Det införs till exempel krav på dokumentation av riskanalyser, instruktioner och rutinbeskrivningar. Kraven kommer att gälla för all hantering av personuppgifter nya som gamla, samt såväl stora IT-system som enkla excelfiler. För att ge företag och myndigheter starka incitament att ta reglerna på allvar införs kraftiga böter för organisationer som gör fel. I det nuvarande förslaget diskuteras böter på upp till 100 miljoner euro eller fem procent av den årliga globala omsättningen för företag. För att undvika dryga böter, som kan delas ut framöver till företag som inte lever upp till säkerhetskraven, behöver rutinerna redan nu ses över. 16 Nr 2 2015 tidningenkonsulten.se