www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av styrning, uppföljning och kontroll Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor. Nämnden för arbete och välfärd Växjö kommun Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor. Sofia Blixtberg, Sandra Marcusson 2015
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte och Revisionsfrågor... 3 1.3. Revisionskriterier... 4 1.4. Avgränsning... 4 1.5. Metod... 4 2. Iakttagelser och bedömningar... 5 2.1. Organisation... 5 2.2. Nämndens styrmedel... 5 2.2.1. Styrande dokument och dess tillämpning... 5 2.2.2. Bedömning... 6 2.3. Nämndens uppföljning... 7 2.3.1. Ekonomi och verksamhet... 7 2.3.2. Bedömning... 8 2.4. Nämndens arbete med intern kontroll och risk- och väsentlighetsanalyser. 9 2.4.1. Reglemente intern kontroll... 9 2.4.2. Nämndens arbete... 9 2.4.3. Bedömning... 10 2.5. Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteende... 10 2.5.1. Styrdokument och värdegrundsarbete... 10 2.5.2. Bedömning... 12 3. Sammanfattande revisionell bedömning... 13 Växjö Kommun 1 av 13
Sammanfattning Revisorerna i Växjö kommun har gett i uppdrag att granska nämnden för arbete och välfärds styrning, uppföljning och kontroll. Sammanfattningsvis bedömer vi att nämnden för arbete och välfärds styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Under respektive avsnitt redovisas skälen för vår bedömning. En tydligare styrning, uppföljning och kontroll skapar möjlighet att vidareutveckla verksamheten. Nedan följer några rekommendationer: Rekommendationer 1. Omställningsåtgärder Nämnden har i internbudget 2016 tagit beslut om omställningsåtgärder motsvarande 29,2 mnkr för att nå en budget i balans för 2016. Vi rekommenderar att nämnden säkerställer att beslutade omställningsåtgärder realiseras i verksamheten. 2. Uppföljning Vi rekommenderar att nämndens Kvalitetsberättelse utvecklas avseende att tydliggöra väsentliga processer och genomföra riskanalyser kopplat till processerna. Vi rekommenderar även att uppföljning av egenkontroller och avvikelser sker till nämnden som en del i deras ansvar när det gäller styrning och kontroll. Vi rekommenderar att redovisningen avseende prognos för måluppfyllelse av verksamhetsmålen utvecklas och förtydligas så att det tydligt framgår om respektive mål förväntas uppfyllas eller inte. Saknas denna redovisning ges nämnden ingen möjlighet att vidta åtgärder vid målavvikelser. Om detta fördröjs finns risk att den verksamhet som bedrivs inte är kostnadseffektiv. 3. Intern kontroll Vi rekommenderar att risk- och väsentlighetsarbetet behöver tydliggöras och dokumenteras för att säkerställa spårbarhet samt att nämnden i högre utsträckning involveras i risk- och väsentlighetsanalysen. Vid granskningstidpunkten fanns det ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Vi rekommenderar att återrapportering av att vidtagna åtgärder rapporteras till nämnden så fort åtgärder vidtagits. 4. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder i verksamheten utarbetas för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Växjö Kommun 2 av 13
1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska göras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas riskoch väsentlighetsanalys. Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap 1 ha uppsikt över kommunens nämnder, kommunens företag och de kommunalförbund som kommunen är medlem i. Kommunstyrelsen har ett omfattande ansvar att se till att verksamheterna fungerar väl och i det allmännas intresse och initiera åtgärder när det omvända inträffar. Det interna reglementet för kommunstyrelsen innehåller en detaljerad uppräkning av ansvarsområden. Nämnderna ska enligt kommunallagen 6 kap 7 driva verksamheten i förvaltningarna enligt de mål och regelverk som gäller för varje verksamhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig och verksamheten ska drivas på ett tillfredsställande sätt. Samma krav ställs på de företag som fullmäktige beslutat lämna över skötseln av kommunala angelägenheter till med stöd av kommunallagen 3 kap 16. Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen. 1.2. Syfte och Revisionsfrågor Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultaten och rapporteringen. Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor: Vilka styrmedel använder nämnden? (avsnitt 2.2) Vad omfattar den uppföljning som nämnden gör? (avsnitt 2.3) Hur går uppföljningen till och med vilken frekvens sker uppföljningen? (avsnitt 2.3) Hur utvärderar eller bevakar nämnden den interna kontrollen i verksamheten? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden med risk- och väsentlighetsanalyser? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten? (avsnitt 2.6) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare? (avsnitt 2.6) Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i nämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? (avsnitt 3) Växjö Kommun 3 av 13
1.3. Revisionskriterier Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns framförallt i följande dokument: Kommunallagen Reglemente för nämnden för arbete och välfärd Reglemente för intern kontroll Styrdokumentet Styrsystem för Växjö kommun Policy för bisyssla, representation, resor, upphandling och inköp Kommunfullmäktiges budget för Växjö kommun 2015 Internbudget, nämnden för arbete och välfärd och verksamhetsplan 2015 Internbudget, nämnden för arbete och välfärd och verksamhetsplan 2016 Delegationsordning för nämnden för arbete och välfärd Avfallsplan för Växjö kommun 2015-2020, 2015-02-24 Transportplan för Växjö kommun, 2014-10-21 Miljöprogram för Växjö kommun, 2014-06-17 Arbete och välfärds kvalitetsberättelse 2014 Delårsrapport för arbete och välfärd augusti 2015 Etikpolicy för arbete och välfärd 2011-05-11 Årsrapport 2014 Riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter 2013-03-19 Program för mål och uppföljning av privata utförare. 2015-09-15 1.4. Avgränsning Granskningen genomförs inom flertal av kommunens verksamheter. Denna granskning avser Nämnden för arbete och välfärd. Granskningen hör till revisionsåret 2015. 1.5. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentanalyser och intervjuer. Genomgång av protokoll för perioden 2015 har även skett. Intervjuer har genomförts med: ordförande förste vice ordförande andra vice ordförande förvaltningschef förvaltningsekonom avdelningschef för arbetsmarknad och integration avdelningschef för avdelning barn och familj avdelningschef för avdelning administration och utveckling Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade. Växjö Kommun 4 av 13
2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Organisation Nämnden för arbete och välfärd ansvarar för områdena arbetsmarknad och sysselsättning, försörjningsstöd, vuxenutbildning, flyktingmottagande inklusive ensamkommande flyktingungdomar, individ- och familjeomsorg, familjerätt, integration samt budget- och skuldrådgivning. Nämnden ansvarar även för alkoholtillstånd och tillsyn över alkoholservering. Nämnden har tillsammans med omsorgsnämnden ett gemensamt ansvar för personer med psykisk funktionsnedsättning. Förvaltningsledningen beskriver att en översyn pågår för att samla samtliga HVB-hem till en enhet och även att samla alla myndighetärrenden till en avdelning. Detta för att effektivisera och säkra upp kvaliteten i verksamheten. Det pågår även en utredning där socialpsykiatrin ska överföras från omsorgsnämnden till nämnden för arbete och välfärds verksamhet. Det är vid vår granskning fortfarande oklart om vilken verksamhet inom socialpsykiatrin om ska överföras. 2.2. Nämndens styrmedel 2.2.1. Styrande dokument och dess tillämpning Nämnden för arbeta och välfärds ansvarsområde utgår från nämndens reglemente som senast reviderats av Kommunfullmäktige, 2015-04-21. Enligt kommunens styrande dokument Styrsystem för Växjö kommun fastställd i kommunfullmäktige 2011-04-19 ska kommunens styrsystem utgår ifrån målstyrning. Förutsättningar för att åstadkomma detta är att: Det finns en röd tråd från kommunens ledstjärna, övergripande mål och strategier till nämnds/bolagsmål och aktiviteter på verksamhetsnivå och om möjligt på arbetsplatsnivå. Att målen är levande och rimliga i antal. Det ska finnas ett samband mellan tillgängliga resurser och verksamhetsmål. Det finns väl fungerande rapporterings- och uppföljningsstruktur. Nämnden för arbete och välfärds styrning sker utifrån kommunfullmäktiges budget som i sin tur har brutits ner till nämndsmål och aktiviteter. En förändring inför 2016 års internbudget har skett genom att tydligare koppla nyckeltal till målområdena. Internbudget 2016 är samtliga verksamhetsmål uppföljningsbara, vilket de tidigare inte varit. Fullmäktige har även beslutat om policy och planer (ex miljöprogram, avfallsplan och transportplan för Växjö kommun) som nämnderna ska följa. Förvaltningen beskriver att man i möjligaste mån följer dessa och ett antal har kopplats till nämndens mål och att dessa i huvudsak är finansierade i budget. I delårsrapporten (augusti 2015) anges att målet om minskade koldioxidutsläpp är svårt att uppfylla då verksamheten utökas och antalet transporter utökas. Växjö Kommun 5 av 13
Under flera år har nämnden redovisat ekonomiska underskott. Nämnden har aktivt arbetat med att minskat kostnaderna när det gäller ekonomiskt bistånd. Antalet vårddygn för interna och externa institutionsplaceringar har under senaste åren ökat. Utifrån data från Öppna jämförelser är verksamhetens kostnader jämfört med andra kommuner lägre per invånare när det gäller ekonomiskt bistånd och för SFI. När det gäller institutionsplaceringar är dessa kostnader istället högre. I internbudget 2016 har nämnden identifierat ett omställningsbehov på 23 mnkr för 2016. Nämnden har inför 2016 erhållit en utökad budgetram med 11,2 mnkr. Därutöver har nämnden tagit beslut om omställningsåtgärder motsvarande 29,2 mnkr samt satsningar på färre i utanförskap motsvarande 17,4 mnkr. Totalt ett netto på 11,8 mnkr. Både satsningarna och åtgärderna är preciserade per projekt och omfattning. Målkort upprättas per enhet i verksamheten. Detta för att samtliga medarbetare ska känna sig delaktiga i sitt arbete för att nå nämndens och fullmäktiges mål. Förvaltningen genomför årligen en utbildningsdag för att informera personalen om bl.a. målarbetet och styrning. I övrigt styrs bl.a. verksamheten av följande lagar och styrmedel: Socialtjänstlagen (SoL) Lagen om vård av missbrukare (LVM) Lagen om vård av barn och unga (LVU) Skollagen Föräldrabalken Skuldsaneringslagen Alkohollagen Lagen om etableringsinsatser Inom avdelningen Arbetsmarknad och integration genomförs årligen även flertal projekt som finansieras genom externa medel EU och Arbetsförmedlingen m.fl. I dessa projekt finns krav på styrning och uppföljning av projekten från finansiären. Delegationsordning och attestordning har upprättats och fastställts av nämnden 2015-10- 21 respektive 2014-12-17. En ny attestordning är enligt uppgifter på väg att beslutas av nämnden. Förvaltningen har under året genomfört olika utbildningsinslag för nämnden avseende nämndens verksamhetsområden och aktuell lagstiftning. 2.2.2. Bedömning Vi bedömer att nämndens styrning i huvudsak är tillräcklig. Nämnden tillämpar i huvudsak kommunens styrdokument Styrsystem för Växjö kommun. Det finns koppling mellan fullmäktiges övergripande mål och strategier till nämndens internbudget samt att verksamheten har upprättat målkort som en del av styrningen. Nämnden har vidtagit åtgärder för att nå en budget i balans för 2016. Vi rekommenderar att nämnden säkerställer att beslutade omställningsåtgärder realiseras i verksamheten. Nämnden har i internbudget 2016 tydliggjort sin målstyrning genom att styra och mäta verksamheten genom strategier och uppföljningsbara nyckeltal samt målvärde. Växjö Kommun 6 av 13
Förvaltningen har i huvudsak kännedom om diverse policy, planer som fullmäktige beslutat om och att det finns en viss spårbarhet i nämndens verksamhetsmål. 2.3. Nämndens uppföljning 2.3.1. Ekonomi och verksamhet Uppföljning av respektive enhets målkort sker tre gånger per år per mars, juni och december. Redovisas brister finns det möjligheter för verksamheten att åtgärda dessa. Uppföljning samt eventuella åtgärder på enhetsnivå diskuteras på respektive avdelning för att sedan redovisas i ledningsgruppen. Uppföljning och rapportering av delårsrapport och årsredovisning sker till nämnden. I delårsrapport per augusti 2015 redovisas nämndens mål per målområde. Även en kortfattad prognos för måluppfyllelsen lämnas. Nämndens ekonomiska prognos för helår beräknas till +7 mnkr men den ordinära verksamheten redovisas ett underskott på 16 mnkr. Uppföljning av projekt som finansieras genom externa medel sker till nämnden samtidigt som projekten återredovisas till finansiärer. Utifrån protokoll går det att utläsa att ex Växjölyftet en förnyad arbetsmarknadspolitik 1 och Nystartsjobb slutrapport 2 rapporterats till nämnden. Socialtjänstens kvalitetsarbete regleras i SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ett systematiskt kvalitetsarbete inom socialtjänsten innebär att identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra kvaliteten. Med stöd av ledningssystemet ska verksamheten planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Förbättringsarbetet ska bestå av riskanalyser, egenkontroller och hantering av avvikelser. Förvaltningen har tagit fram föreskrifter Ansvar för systematiskt kvalitetsarbete inom Arbete och välfärd. Föreskrifterna gäller individ- och familjeomsorgens verksamheter, men förvaltningen har tagit beslut om att även de verksamheter som rör arbetsmarknad, integration och vuxenutbildning ska ingå i ett och samma ledningssystem, i syfte att säkra kvaliteten i hela organisationen. För år 2014 upprättades för första gången en kvalitetsberättelse, vilken redovisats till nämnden. 3 I kvalitetsberättelsen listas ett antal utvecklingsområden. Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a. noterat att följande verksamhetsuppföljningar rapporterats till nämnden: Loggningskontroller av anställda. Uppföljning sker två gånger per år genom stickprovskontroller. 4 Utvärdering av mottagning av ensamkommande barn med fokus på verksamhetens processer och rutiner för att säkerställa en god måluppfyllelse. 5 En översyn av rutiner för mottagning av anmälningar. 6 Ej verkställda beslut redovisas kvartalsvis i enlighet med socialtjänstlagen. 7 1 Nämnden för arbete och välfärd 2015-10-21 213 2 Nämnden för arbetet och välfärd 2015-03-18 62 3 Nämnden för arbete och välfärd 2015-05-20 109 4 Nämnden för arbete och välfärd 2015-04-15 81 5 Nämnden för arbete och välfärd 2015-05-20 110 6 Nämnden för arbete och välfärd 2015-05-20 108 Växjö Kommun 7 av 13
Rapport sociala insatsgruppen. 8 Avvikelserapportering för år 2014 som ett led i det systematiska kvalitetssystemet (årligen). 9 Rapport integrationsprocessen för nyanlända. 10 Rapporter Öppna jämförelser. ekonomiskt bistånd, arbetsmarknad och integration, vuxnas lärande, barn och familj samt missbruksvård. Växjö kommuns resultat analyseras och jämförs med jämförelsekommuner, riket och länet. Denna jämförelse ger nämnden/förvaltningen en god blick på vad som behöver utvecklas. 11 I protokoll från 2015-03-18 redovisas att nämnden tagit över ansvaret för plan för krisstöd vid allvarliga händelser i Växjö kommun. Detta regleras numera även i nämndens reglemente. Organisationen har till uppgift att minska eller förhindra personliga kriser hos kommunens medborgare i samband med större kriser eller olyckor. Vid nämndsmötet den 2015-06-17 har återrapportering av ärendet skett. Därutöver har Krisstödsplan vid allvarliga händelser och checklistor utarbetats. Kommunfullmäktige har beslutat om ett program för mål och uppföljning av privata utförare. 12 Det är nämndernas ansvar att följa den verksamhet som bedrivs av privata utförare och kommunstyrelsen ska enligt dokumentet ansvara för uppsikten av den verksamhet som lämnas till privata utförare. Nämnden köper bl.a. HVB hem som bedrivs av privata utförare avseende barn/ungdomar och vuxna. Dessa hem har upphandlats av Kommunförbundet Skåne. Inom Kommunförbundet finns en arbetsgrupp som arbetar med tillsynen. Detta är således en tjänst som nämnden köper. Någon uppföljning till nämnden avseende tillsyn av privata utförare har inte skett med anledning av att förvaltningen inte funnit några avvikelser på den vård som köps in. Under 2015 har nämnden upphandlat totalentreprenad gällande ensamkommande flyktingungdomar. Regelbundna möten sker med verksamheten. Någon rapportering gällande tillsynen har inte skett till nämnden. Vid samtliga nämndsmöten redovisas delegationsbeslut samt att ekonomisk uppföljning sker enligt riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter till nämnden. 2.3.2. Bedömning Vi bedömer att den uppföljning gällande ekonomi och verksamhet som sker till nämnden delvis är tillräcklig. Kommunens styrdokument Styrsystem för Växjö kommun avseende uppföljning tillämpas. Vi rekommenderar att redovisningen avseende prognos för måluppfyllelse av verksamhetsmålen utvecklas och förtydligas så att det tydligt framgår om respektive mål förväntas uppfyllas eller inte. Saknas denna redovisning ges nämnden ingen möjlighet att vidta åt- 7 Nämnden för arbete och välfärd 2015-02-04 15, 2015-05-20 104, 2015-08-26 146, 2015-11- 18 222 8 Nämnden för arbete och välfärd 2015-08-26 147 9 Nämnden för arbete och välfärd 2015-02-04 20 10 Nämnden för arbete och välfärd 2015-08-26 148 11 Nämnden för arbete och välfärd 2015-12-16 239 12 Kommunfullmäktige 2015-09-15 178 Växjö Kommun 8 av 13
gärder vid målavvikelser. Om detta fördröjs finns risk att den verksamhet som bedrivs inte är kostnadseffektiv. Vi rekommenderar att nämndens Kvalitetsberättelse utvecklas avseende att tydliggöra väsentliga processer och genomföra riskanalyser kopplat till processerna. Vi rekommenderar även att uppföljning av egenkontroller och avvikelser samt vilka åtgärder som behöver vidtas sker till nämnden som en del i deras ansvar när det gäller styrning och kontroll. Diverse verksamhetsuppföljningar sker löpande under året till nämnden. I de fall redovisning av verksamhetsuppföljningar sker till nämnden rekommenderar vi att nämnden på ett tydligare sätt beslutar om resultatet av uppföljningen föranleder eventuella åtgärder. Tillsyn av privata utförare sker till viss del, vi rekommenderar dock att tillsynen anpassas till fullmäktiges program för mål och uppföljning av privata utförare. 2.4. Nämndens arbete med intern kontroll och riskoch väsentlighetsanalyser 2.4.1. Reglemente intern kontroll Fullmäktige har antagit reglemente för intern kontroll (2005-08-18). Enligt reglementet är intern kontroll en process där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar och som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: -ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet -tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten -efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och 9:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Nämnden ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras. 2.4.2. Nämndens arbete Riskanalys sker enligt uppgifter i samråd med avdelningscheferna. Tillvägagångssättet innebär att workshops genomförs vid två tillfällen. Vid första tillfället upprättas en bruttolista med tänkbara risker. Vid andra tillfället sker en värdering av riskerna och val av lämpliga kontrollområden. Någon dokumentation avseende detta har inte kunnat redovisas. Nämnden har inte vara delaktig i processen med riskvärderingen. Nämnden har antagit en internkontrollplan för 2015 och ingår i nämndens internbudget. Beslut gällande 2015 års internbudget behandlades på nämndens sammanträde 2015-02-04. Nämnden har att efterleva flertal kommunövergripande kontrollmoment som fastställts av kommunstyrelsen. Dessa avser avtalskontroll, återsökning av bidrag från Migrationsverket, samverkansavtal samt ekonomiska kontroller. Nämnden har kompletterat med ett kontrollmoment och som avser dokumentation och rättssäkerhet. Till detta kontrollmoment sker två kontroller gällande, finns genomförandeplaner för samtliga familjehems- Växjö Kommun 9 av 13
placerade barn 0-18 år samt för vuxna i åldern 20-30 som har öppenvårdsinsatser. Under 2015 har ingen löpande återrapportering av 2015 års plan skett till nämnden. Återrapportering sker i samband med bokslutet. Intern kontrollplan för 2014 har återrapporterats till nämnden i samband med årsrapport 2014. 13 Någon återrapportering av vidtagna åtgärder har inte vid granskningstillfället redovisats till nämnden. 2.4.3. Bedömning Vi bedömer att nämndens arbete med intern kontroll delvis är tillräckligt. Nuvarande risk- och väsentlighetsarbetet behöver tydliggöras och dokumenteras för att säkerställa spårbarhet samt att nämnden i högre utsträckning involveras i risk- och väsentlighetsanalysen. Detta då nämnden enligt kommunallagen 6:7 och 9:7 ansvarar för den interna kontrollen. Vi rekommenderar att den interna kontrollplanen utvecklas i enlighet med reglementets syfte avseende ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten samt efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer. Vi rekommenderar särskilt att en utveckling avseende verksamhetsrisker sker. Nuvarande kontrollplan omfattas endast av ett verksamhetsrelaterat kontrollområde. Vi är dock medvetna om att det under året skett ytterligare kontroller som ligger utanför intern kontrollplanen som rapporteras till nämnden. Vi rekommenderar att dessa kontroller tydliggörs som en del av nämndens styrning och kontroll och kan med fördel ingå i nämndens arbete med risk- och väsentlighetsanalys. Vi kan inte uttala oss om årets kontroller då dessa inte genomförts vid granskningstillfället. Vi rekommenderar att återrapportering av att vidtagna åtgärder rapporteras till nämnden så fort åtgärder vidtagits. 2.5. Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteende 2.5.1. Styrdokument och värdegrundsarbete Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande styrdokument och rutiner samt att dessa bygger på en medvetenhet om risker. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen policy eller riktlinjer med rubriken mutor eller oegentligheter. Det centrala dokument som de intervjuade hänvisar till är riktlinjen för representation och gåvor. I samband med intervjuerna framhålls att det ibland kan vara svårt att avgöra vad oegentligheter och förtroendeskadligt beteende är och var gränsen går mellan det tillåtna och det otillåtna. Vid tveksamhet bör medarbetaren rådgöra med närmaste chef. Växjö kommun har utarbetat följande styrdokument relaterade till ämnesområdet oegentligheter: 13 Nämnden för arbete och välfärd 2015-02-04 19 Växjö Kommun 10 av 13
Styrdokument Fastställd eller senast uppdaterad Upphandlings och inköpspolicy för Växjö kommun Antagen av KF 2014-08-26 185 Reglemente för internkontroll Fastställd KF 2005-08-18 165 Representation och gåvor för anställda i Växjö kommun Beslutad av kommunchef 2012-06-28 Policy för bisyssla Fastställd KF 2013-05-21 122. Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Fastställd KF 2012-11-20, 276 Flertalet av ovan nämnda styrdokument finns tillgängliga via kommunens hemsida men har inte uppdaterats under de senaste åren. Växjö kommun har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter eller förtroendeskadligt beteende. Någon kommungemensam värdegrund har inte upprättas för Växjö kommun. Arbetet kring detta beskrivs pågå. Förvaltningen för Arbete och välfärd har tagit fram Etikpolicy för arbete och välfärd. Syftet är att ge medarbetaren vägledning och stöd i etiska ställningstaganden och stimulera till etisk diskussion. Enligt policyn ska den som får kännedom om etiska tveksamheter eller brister gentemot enskild eller kollega ta upp detta med närmaste chef. Enligt intervjuerna beskrivs det att det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende har sin grund i förvaltningens värdegrund. Löpande samtal om värdegrunden och dess innehåll diskuteras enligt uppgifter i samband med medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och årliga måldagar. När det gäller det förebyggande arbetet mot oegentligheter redogör förvaltningsledningen att detta område historiskt sett inte har beaktats i tillräcklig stor utsträckning. När det gäller riktlinjer för registerutdrag har kommunstyrelsen fattat beslut som berör de som erbjuds anställning eller praktik i verksamhet där det förekommer direkt och regelbunden kontakt med barn. 14 Detta berör enligt uppgifter även HVB-hem. Nämnden för arbete och välfärd har under året beslutat om att upprätta rutiner för att undvika att samarbeta med oseriösa företag. Anställda på förvaltningen ska vid misstanke om oegentligheter på företag som den anställda i sin yrkesutövning kommit i kontakt anmäla detta till närmaste chef. 15 För att förebygga oegentligheter krävs det en tillräcklig kännedom om samarbetspartners och anställda. Det är av central vikt att risken för jäv och intressekonflikter förebyggs. När det gäller bisysslor är arbetstagaren skyldig att på arbetsgivarens begäran anmäla en bisyssla och lämna de uppgifter som behövs får att arbetsgivaren skall kunna bedöma denna. Samtliga nyanställda arbetstagare, som har en anställning om minst 6 månader, ska fylla i blanketten Redogörelse över bisysslor för anställd inom Växjö kommun och få den prövad. Enligt checklista för det årliga medarbetarsamtalet ska frågan om bisyssla ställas. Checklistan innehåller även frågor om drog- och spelberoende. 14 Kommunstyrelsen 2015-06-02 217 15 Protokoll 2015-03-18 Växjö Kommun 11 av 13
2.5.2. Bedömning Utifrån samtal med nämnden och förvaltningsledningen uppfattar vi att det är en nolltolerans avseende oegentligheter och förtroendeskadligt beteende i verksamheten. Vi bedömer att nämndens arbete med att förebygga och upptäcka förtroendeskadligt beteende och oegentligheter delvis är tillräckligt. Det förekommer ett visst arbete avseende det förebyggande arbetet avseende ekonomiska oegentligheter genom de kommunövergripande kontrollmomenten som fastställts av kommunstyrelsen. Vi ser positivt på att förvaltningen sedan tidigare tagit fram en värdegrund och rutin för att undvika att samarbeta med oseriösa företag. Vi är dock tveksamma om huruvida denna rutin är känd i verksamheten då det i samband med intervjuerna inte framkom att denna rutin beslutats. Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser, eventuella rutiner och åtgärder i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Nämnden har inte utarbetat någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. Växjö Kommun 12 av 13
3. Sammanfattande revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i nämnden för arbete och välfärd på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sammanfattande revisionella bedömning: Vår sammanfattande bedömning är att nämnden för arbete och välfärds styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Vi konstaterar att nämnden tillämpar kommunens styrdokument Styrsystem för Växjö kommun. Ett område för utveckling är uppföljning av bl.a. verksamhetsmålen, utveckla nämndens Kvalitetsberättelse, tillsyn av privata utförare enligt fullmäktiges program. Andra områden för utveckling är intern kontroll samt hur nämnden arbetar förebyggande för att upptäcka oegentligheter och förtroendeskadlig beteende i organisationen. I rapportens sammanfattning ges ett antal rekommendationer som syftar till att förbättra styrningen, kontrollen och uppföljningen gällande nämnden. 2016-02-02 Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav Växjö Kommun 13 av 13