Omsorgsnämnden Växjö kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av styrning, uppföljning och kontroll Omsorgsnämnden Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor Sofia Blixtberg, Sandra Marcusson 2015

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfrågor Revisionskriterier Avgränsning Metod Sakavstämning... Fel! Bokmärket är inte definierat. 2. Iakttagelser och bedömningar Organisationsstruktur Nämndens styrmedel Styrande dokument och dess tillämpning Bedömning Nämndens uppföljning Ekonomi och verksamhet Bedömning Nämndens arbete med intern kontroll och risk- och väsentlighetsanalyser Reglemente intern kontroll Nämndens arbete Bedömning Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadliga beteende Styrdokument och värdegrundsarbete Bedömning Sammanfattande revisionell bedömning januari av 13

3 Sammanfattning Revisorerna i har gett i uppdrag att granska omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Sammanfattningsvis bedömer vi att omsorgsnämnden styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Under respektive avsnitt redovisas skälen för vår bedömning. En tydligare styrning, uppföljning och kontroll skapar möjlighet att vidareutveckla verksamheten. Nedan följer några rekommendationer: Rekommendationer 1. Uppföljning Vi rekommenderar att nämndens redovisning i samband med delårsrapporten förtydligas gällande vilka åtgärder som krävs för att uppnå nämndens verksamhetsmål. Detta mot bakgrund av att verksamhetsmålen utgör en viktig del av nämndens styrning. Värdighetsgarantierna är att betrakta som ett löfte till kunderna och vi menar att dessa bör åtföljas av en regelbunden uppföljning och återkoppling till fullmäktige i form av delårs- och årsrapportering. 2. Intern kontroll Vi rekommenderar att risk- och väsentlighetsarbetet tydliggöras och dokumenteras för att säkerställa spårbarhet samt att nämnden i högre utsträckning involveras i risk- och väsentlighetsanalysen. Vid granskningstidpunkten fanns det ingen dokumenterad riskoch väsentlighetsanalys. Vi rekommenderar att återrapportering av att vidtagna åtgärder görs till nämnden så fort åtgärder vidtagits. 3. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. januari av 13

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska göras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas risk- och väsentlighetsanalys. Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap 1 ha uppsikt över kommunens nämnder, kommunens företag och de kommunalförbund som kommunen är medlem i. Kommunstyrelsen har ett omfattande ansvar att se till att verksamheterna fungerar väl och i det allmännas intresse och initiera åtgärder när det omvända inträffar. Det interna reglementet för kommunstyrelsen innehåller en detaljerad uppräkning av ansvarsområden. Nämnderna ska enligt kommunallagen 6 kap 7 driva verksamheten i förvaltningarna enligt de mål och regelverk som gäller för varje verksamhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig och verksamheten ska drivas på ett tillfredsställande sätt. Samma krav ställs på de företag som fullmäktige beslutat lämna över skötseln av kommunala angelägenheter till med stöd av kommunallagen 3 kap 16. Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen Syfte och Revisionsfrågor Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultaten och rapporteringen. Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor: Vilka styrmedel använder nämnden? (avsnitt 2.2) Vad omfattar den uppföljning som nämnden gör? (avsnitt 2.3) Hur går uppföljningen till och med vilken frekvens sker uppföljningen? (avsnitt 2.3) Hur utvärderar eller bevakar nämnden den interna kontrollen i verksamheten? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden med risk- och väsentlighetsanalyser? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten? (avsnitt 2.6) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare? (avsnitt 2.6) Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i nämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? (avsnitt 3) januari av 13

5 1.3. Revisionskriterier Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns framför allt i följande dokument: Kommunallagen Reglemente för omsorgsnämnden Reglemente för intern kontroll Styrdokumentet Styrsystem för Policy för bisyssla, representation, resor, upphandling och inköp Riktlinjer för informationssäkerhet Kommunfullmäktiges budget för 2015 Internbudget för omsorgsnämnden och verksamhetsplan 2015 Internbudget för omsorgsnämnden och verksamhetsplan 2016 Delegationsordning för omsorgsnämnden Miljöprogram för, Patientsäkerhetsberättelse för omsorgsförvaltningen 2014 Delårsrapport för omsorgsnämnden augusti 2015 Årsrapport 2014 Riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter Program för mål och uppföljning av privata utförare Hantering av omsorgstagarens medel och ekonomi. 15 nycklar för omsorgen 1.4. Avgränsning Granskningen genomförs inom flertal av kommunens verksamheter. Denna granskningsrapport avser omsorgsnämnden. Granskningen hör till revisionsåret Metod Granskningen har genomförts genom dokumentanalyser och intervjuer. Genomgång av protokoll för perioden 2015 har även skett. Intervjuer har genomförts med: Nämndens ordförande Förste vice ordförande i nämnden Andra vice ordförande i nämnden Förvaltningschef Avdelningschef för Äldreomsorg, Hemvård Avdelningschef för avdelningen Uppdrag och uppföljning Avdelningschef för Ekonomi- och personalavdelningen Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade. januari av 13

6 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Organisation Omsorgsnämnden ansvarar för stöd, omsorg och vård för äldre personer, för personer med utvecklingsstörning, för personer med fysisk eller psykisk funktionsnedsättning samt för dem som är berättigade till hemsjukvårdsinsatser. Nämnden har tillsammans med nämnden för arbete och välfärd ett gemensamt ansvar för personer med psykisk funktionsnedsättning. Det pågår en utredning där socialpsykiatrin ska överföras från omsorgsnämnden till nämnden för arbete och välfärds verksamhet. Det är vid vår granskning fortfarande oklart om vilken verksamhet inom socialpsykiatrin som ska överföras Nämndens styrmedel Styrande dokument och dess tillämpning Omsorgsnämndens ansvarsområde utgår ifrån nämndens reglemente som fastställts av Kommunfullmäktige Enligt kommunens styrande dokument Styrsystem för fastställd i kommunfullmäktige beskrivs att kommunens styrsystem utgår ifrån målstyrning. Förutsättningar för att åstadkomma detta är att: Det finns en röd tråd från kommunens ledstjärna, övergripande mål och strategier till nämnds/bolagsmål och aktiviteter på verksamhetsnivå och om möjligt på arbetsplatsnivå. Att målen är levande och rimliga i antal. Det ska finnas ett samband mellan tillgängliga resurser och verksamhetsmål. Det finns väl fungerande rapporterings- och uppföljningsstruktur. Omsorgsnämndens styrning sker utifrån kommunfullmäktiges budget och som i sin tur brutits ner till nämndsmål och aktiviteter. Utifrån nämndens uppdrag har följande vision formulerats: Vi är OMSORG PÅ VÄG med nöjda omsorgstagare, stolta medarbetare och trygga medborgare. I internbudget 2015 har nämnden fastställt 11 verksamhetsmål samt två mål med koppling på målområdet Ekonomi och effektivitet. Nämndens verksamhetsmål berör flertalet av fullmäktiges målområden. Till respektive målområde har ett antal nyckeltal kopplats för att bedöma måluppfyllelsen, i flera fall saknas fastställda målnivåer. Inför 2016 har nämnden delvis beaktat detta. De intervjuade anger att nämnden har goda ekonomiska förutsättningar för att kunna leverera en god vård och omsorg. Nämnden har gått med överskott i några år i rad. En av de största anledningarna till detta är att prognoser gällande demografi skiljt sig från det faktiska utfallet. Nämnden har i möjligaste mån beaktat kommunens miljöprogram vid upprättande av mål i internbudgeten (2015). Förvaltningsledningen beskriver att planerna är finansierade i verksamhetens budget. I delårsrapporten per augusti beskrivs att det är osannolikt att januari av 13

7 årets utfall kommer innebära en så pass markant förbättring att målet uppnås. Åtgärder har dock genomförts bl.a. att hemtjänstpersonalen i större utsträckning använder sig av cyklar. En övergång till bilar med andra bränsletyper beskrivs som nödvändig för att nå målet. Ytterligare styrmedel som nämnden nyttjar är 15 nycklar för omsorgen som utarbetats för att enklare precisera och tydliggöra vad enheterna ska arbeta gentemot och vad enheterna förväntas göra. Dessa 15 nycklar härstammar från ett tvärprofessionellt teamarbete som skedde inom nämnden för cirka tre år sedan. I detta arbete bildades tvärprofessionella analysteam mellan olika enheter. Analysteamen fick diskutera goda och dåliga exempel från verksamheterna och fick även i uppgift att konkretisera framgångsfaktorer i verksamheten i syfte att uppfylla målen. Förvaltningen har under 2015 arbetat med Omsorg i toppklass som en del av kvalitetsstyrning. Syftet är att åstadkomma så bra och kvalitetssäkrad omsorg och vård som möjligt för den enskilde. Arbetet sker bl.a. genom egenkontrollen som ger verksamheten en god bild av utvecklingsområden. Förutom ovan nämnda styrmedel utgör resursfördelningssystemet ett viktigt styrmedel för nämnden. Inom hemtjänsten och särskilda boenden nyttjas ett rörligt resursfördelningssystem som baseras på vårdtyngd per brukare. Omsorgsnämnden har beslutat att införa LOV i särskilt boende för äldre. Nämnden beslutade även att avveckla befintliga entreprenader efterhand som kontrakten löper ut. Nämnden har inför beslutet att införa LOV, fått ta del av analyser och utredningar som gällt gällande möjligheter och risker. 1 Utifrån granskning av protokoll har vi noterat att nämnden beslutat att förlänga avtal gällande särskilda boenden.2 Förlängning har i huvudsak fattats för att kunna fastställa ändamålsenliga rutiner för en övergång till LOV. Förutom detta styrs verksamheten av lagar och förordningar bl.a. följande: Socialtjänstlag (SoL) Patientsäkerhetslag (PL) Lag om särskilt stöd till unga (LSS Arbetsmiljölag (AML) Kommunallag (KL) Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a. noterat att nämnden beslutat om följande som en del av nämndens styrning. Justerat timpris ordinärt boende, privat regi. 3 Förlängning av avtal med Medigrupp gällande hemvård enligt LOV. 4 Nämndens delegationsordning har upprättats och fastställts av nämnden. 5 Attestordningen upprättades och fastställdes av förvaltningschefen den 8 januari Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden , Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden januari av 13

8 Förvaltningen har genomfört olika utbildningsinslag för nämnden avseende nämndens verksamhetsområden Bedömning Vi bedömer att nämndens styrning i huvudsak är tillräcklig. Styrningen sker utifrån kommunfullmäktiges budget och gällande lagstiftning. Vi bedömer vidare att nämnden i huvudsak tillämpar kommunens styrdokument Styrsystem för. Vi bedömer att det finns en kännedom om diverse policys som fullmäktige beslutat om och det finns en spårbarhet i nämndens internbudget Nämndens uppföljning Ekonomi och verksamhet Verksamheten följer löpande upp sin verksamhet genom att varje enhet fyller i en särskild uppföljningsmall och som rapporteras till förvaltningen. Uppföljningen sker utifrån ekonomi och kvalitet, där enheternas resultat markeras med grönt, gult eller rött beroende på dess resultat. Förvaltningen kan därefter genomföra så kallade extrauppföljningar på de enheter där ekonomin eller kvalitetsuppföljningarna påvisar en avvikelse. Det sker ett antal formella och systematiska uppföljningar av verksamheten inom omsorgsnämndens område. Uppföljning och rapportering av delårsrapport och årsredovisning är den mest centrala uppföljningen som sker till nämnden. I delårsrapport för omsorgsnämnden per augusti 2015 redovisas nämndens mål per målområde. Även en kortfattad prognos för måluppfyllelsen lämnas gällande helår samt till viss del åtgärder. Avvikelser redovisa bl.a. avseende sjukfrånvaro, genomförda genomförandeplaner, vårdhygien och andel registrerade i Senior alert. Omsorgsnämnden har antagit tre värdegarantier för äldre inom särskilt boende. Värdegarantierna innefattar att omsorgstagaren har rätt att få en kontaktman utsedd inom tre dagar efter inflyttning till särskilt boende, omsorgstagaren har rätt att komma ut minst två gånger i veckan samt har rätt att vara delaktig i planeringen av hur det beviljade stödet ska utföras. Vi noterar att värdegarantierna varken följs upp i nämndens delårsrapport år 2015 och årsrapport år Nämnden får även en ekonomisk uppföljning enligt riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter. Den ekonomiska uppföljningen redogör för samtliga enheters resultat (avidentifierade) samt det samlade ekonomiska resultatet för nämnden. En patientsäkerhetsberättelse upprättas och redovisas för nämnden årligen. I berättelsen redovisas resultatet av det patientsäkerhetsarbete som har bedrivits i verksamheten under året. Inom ramen för denna uppföljning redovisas även resultatet av den egenkontroll som genomförts i verksamheten samt vilka åtgärder som har genomförts för ökad patientsäkerhet med mera. Lex Maria och Lex Sarah anmälningarna följs upp inom ramen 5 Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden , , , januari av 13

9 för patientsäkerhetsberättelsen. 7 Nämnden följer även upp anmälningarna löpande under året genom att förvaltningschefen informerar på nämndsmötena. 8 Vidare sker uppföljningar utifrån Öppna jämförelser där s resultat analyseras och jämförs med jämförelsekommuner, riket och länet. Uppföljningen sker i samband med nämndens årsrapport. Kommunfullmäktige har beslutat om ett program för mål och uppföljning av privata utförare. 9 Det är nämndernas ansvar att följa den verksamhet som bedrivs av privata utförare och kommunstyrelsen ska enligt dokumentet ansvara för uppsikten av den verksamhet som lämnas till privata utförare. Insyn och kontroll hos privata utförare regleras enligt uppgifter i avtal. Förvaltningen genomför oanmälda tillsynsbesök både hos de privata och de kommunala verksamheterna. Återrapportering till nämnden görs sammanfattningsvis två gånger per år samt att det redovisas i samband med beslut om eventuell förlängning av avtal. Förvaltningen håller för närvarande på att utveckla en app benämnd verksamhetskollen, vilket är ett webbverktyg. Denna app ska innehålla de viktigaste nyckeltalen inom verksamheten såsom antal timmar, beläggning, antal nya brukare, uppföljning av beslut, snittid beviljad tid/beslut, arbetsmängd per handläggare, timanställd tid/total arbetad tid, sjukdagar/anställd, antal genomförandeplaner med mera. De intervjuade hyser stora förhoppningar kring att detta nyckeltalsverktyg ska komma att underlätta uppföljningen av verksamheterna för såväl enhetschefer, förvaltning och nämnd. Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a. noterat följande verksamhetsuppföljningar som redovisats till nämnden: Tillsyn räddningstjänst särskilda boenden och bostäder med särskild service. 10 Tillsyn uppföljning privata utförare. 11 Ej verkställda beslut SoL och LSS redovisas under ärendepunkten meddelanden omsorgsnämnden. 12 Rapportering skickas även till kommunfullmäktige och kommunens revisorer. Vid samtliga nämndsmöten redovisas delegationsbeslut Bedömning Vi bedömer att den uppföljning gällande ekonomi och verksamhet som sker till nämnden i huvudsak är tillräcklig. Redovisning av nämndens styrkort sker på ett pedagogiskt sätt, vilket innebär att såväl verksamheten och nämnden har förutsättningar att vidta åtgärder vid bristande 7 Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden , , Kommunfullmäktige Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden , , januari av 13

10 måluppfyllelse. Vi rekommenderar att nämndens redovisning i samband med delårsrapporten förtydligas gällande vilka åtgärder som krävs för att uppnå nämndens verksamhetsmål. Detta mot bakgrund av att verksamhetsmålen utgör en viktig del av nämndens styrning. Värdighetsgarantierna är att betrakta som ett löfte till kunderna och vi menar att dessa bör åtföljas av en regelbunden uppföljning och återkoppling till fullmäktige i form av delårs- och årsrapportering. Tillsyn av privata utförare sker och rapporteras till nämnden. Vi rekommenderar att nämnden på ett tydligare sätt beslutar om resultatet av tillsynen föranleder eventuella åtgärder Nämndens arbete med intern kontroll och riskoch väsentlighetsanalyser Reglemente intern kontroll Fullmäktige har antagit reglemente för intern kontroll ( ). Enligt reglementet är intern kontroll en process där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar och som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: -ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet -tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten -efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och 9:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Nämnden ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras Nämndens arbete Arbetet med intern kontroll utgår ifrån reglementet för intern kontroll. Underlag till intern kontrollplanen finns en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys avseende nämndens kontrollområde för ekonomi. När det gäller nämnden processer avseende personal och verksamhet bygger kontrollerna på tidigare års kontroller och brister (ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys). Enligt förvaltningsledningen har en verksamhetscontroller rekryterats för att arbeta med intern kontroll. Nämnden har inte vara delaktig i processen med riskvärderingen. Nämnden har antagit en internkontrollplan för Nämnden har att efterleva flertal kommunövergripande kontrollmoment som fastställts av kommunstyrelsen. Dessa avser avtalskontroll, återsökning av bidrag från 13 Omsorgsnämnden januari av 13

11 Migrationsverket, samverkansavtal samt ekonomiska kontroller. Nämnden har kompletterat med följande kontrollmoment: Ekonomi, budget, ekonomistyrning och resursfördelning Fakturering exklusive avgiftsfakturering Personal Anställning Arbetsmiljö Genomförandeplaner Myndighetsutövning Åtkomst till verksamhetssystem Uppföljning externa leverantörer Under 2015 har ingen löpande återrapportering av 2015 års plan skett till nämnden. Återrapportering sker i samband med bokslutet. Intern kontrollplan för år 2014 har återrapporterats till nämnden i samband med årsrapport Någon återrapportering av vidtagna åtgärder har inte vid granskningstillfället redovisats till nämnden Bedömning Nämndens arbete med intern kontroll bedöms som delvis tillräckligt. Vi grundar vår bedömning på att nuvarande risk- och väsentlighetsarbetet behöver tydliggöras och dokumenteras för att säkerställa spårbarhet samt att nämnden i högre utsträckning involveras i risk- och väsentlighetsanalysen. Detta då nämnden enligt kommunallagen 6:7 och 9:7 ansvarar för den interna kontrollen. Vi kan inte uttala oss om årets kontroller då dessa inte genomförts vid granskningstillfället. Vi rekommenderar att återrapportering av att vidtagna åtgärder rapporteras till nämnden så fort åtgärder vidtagits Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadliga beteende Styrdokument och värdegrundsarbete Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande styrdokument och rutiner samt att dessa bygger på en medvetenhet om risker. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen policy eller riktlinjer i kommunen med rubriken mutor eller oegentligheter. Det centrala dokument som de intervjuade hänvisar till är riktlinjen för representation och gåvor samt rutin för hantering av omsorgarens medel och ekonomi. I samband med intervjuerna framhålls att det ibland kan vara svårt att avgöra vad oegentligheter och förtroendeskadligt beteende är och var gränsen går mellan det tillåtna och det otillåtna. Vid tveksamhet bör medarbetaren 14 Omsorgsnämnden januari av 13

12 rådgöra med närmaste chef. har utarbetat följande styrdokument relaterade till ämnesområdet oegentligheter: Styrdokument Fastställd eller senast uppdaterad Upphandlings och inköpspolicy för Antagen av KF Reglemente för internkontroll Fastställd KF Representation och gåvor för anställda i Beslutad av kommunchef Policy för bisyssla Fastställd KF Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Fastställd KF , 276 Flertalet av ovan nämnda styrdokument finns tillgängliga via kommunens hemsida men har inte uppdaterats under de senaste åren. har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter eller förtroendeskadligt beteende. Någon kommungemensam värdegrund har inte upprättas för. Arbetet kring detta beskrivs pågå. Omsorgsnämndens vision Vi är omsorg på väg med nöjda omsorgstagare, stolta medarbetare och trygga medborgare. Nämnden har utformat grundläggande värderingar utifrån bl.a. följande perspektiv när det gäller människosyn, omsorgstagare, närstående, medarbetare, ledare och ekonomi. Syftet är att ge medarbetaren vägledning och stöd i etiska ställningstaganden och stimulera till etisk diskussion. Enligt intervjuerna beskrivs det att det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende har sin grund i förvaltningens värdegrund. Vartannat åt anordnas omsorgens dag för alla personal och där samtal om bl.a. värdegrunden och dess innehåll diskuteras. Samtliga chefer träffas två gånger per år för att diskutera förhållningssätt och värderingar och där tanken är att arbetet förs ner på respektive enhet. Förvaltningen har sedan ca 10 år ett etiskt råd som försöker skapa en samsyn kring värderingar och arbetar dels förebyggande men även vid akuta situationer. När det gäller förtroendeskadligt beteende hänvisar förvaltningsledningen till nämndens arbete med avvikelserapportering, lex Sarah och lex Maria. Rapportering av detta sker i nämndens patientsäkerhetsberättelse. 15 När det gäller riktlinjer för registerutdrag har kommunstyrelsen ( ) fattat beslut om att begära utdrag från belastningsregistret inför anställning i omsorgsförvaltningen. Beslutsunderlaget består av rutiner som tagits fram av arbetsgivaren efter diskussioner med Vårdförbundet och Kommunal. Riktlinjer avseende hantering av omsorgstagares medel och ekonomi har tagits fram och beslutats av förvaltningschefen För att förebygga oegentligheter krävs det en tillräcklig kännedom om samarbetspartners och anställda. Det är av central vikt att risken för jäv och intressekonflikter förebyggs. När det gäller bisysslor är arbetstagaren skyldig att på arbetsgivarens begäran anmäla en 15 Omsorgsnämnden , 4 januari av 13

13 bisyssla och lämna de uppgifter som behövs får att arbetsgivaren skall kunna bedöma denna. Samtliga nyanställda arbetstagare, som har en anställning om minst 6 månader, ska fylla i blanketten Redogörelse över bisysslor för anställd inom och få den prövad. Enligt checklista för det årliga medarbetarsamtalet ska frågan om bisyssla ställas Bedömning Utifrån samtal med nämnden och förvaltningsledningen uppfattar vi att det är en nolltolerans avseende oegentligheter och förtroendeskadligt beteende i verksamheten. Vi bedömer att nämndens arbete med att förebygga och upptäcka förtroendeskadligt beteende och oegentligheter delvis är tillräckligt. Vi bedömer att det förekommer ett visst arbete avseende det förebyggande arbetet avseende ekonomiska oegentligheter genom de kommunövergripande kontrollmoment som fastställts av kommunstyrelsen. Vi bedömer att nämnden i flera fall arbetar med att förebygga förtroendeskadligt beteende i verksamheten genom värdegrundsarbetet samt rutiner för att begära in registerutdrag samt riktlinjer för hantering av omsorgstagares medel och ekonomi Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Nämnden har inte utarbetat någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. januari av 13

14 3. Sammanfattande revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i omsorgsnämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sammanfattande revisionella bedömning: Vår sammanfattande bedömning är att omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten huvudsakligen fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Vi konstaterar att nämnden tillämpar kommunens styrdokument styrsystem för Växjö kommun. Ett område för utveckling är att förtydliga vilka åtgärder som krävs för att uppnå verksamhetsmålen. Detta mot bakgrund av att verksamhetsmålen utgör en viktig del av nämndens styrning. Andra områden för utveckling är intern kontroll samt hur nämnden arbetar förebyggande för att upptäcka oegentligheter och förtroendeskadlig beteende i organisationen. I rapportens sammanfattning ges ett antal rekommendationer som syftar till att förbättra styrningen, kontrollen och uppföljningen gällande nämnden Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav januari av 13