Anvisning 1 (6) 15.8.2012 Dnr 232/03/2012 Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten Register över lös egendom Ikraftträdande Ytterligare information Enligt Statsrådets förordning om statsbudgeten (1243/1992) 41 b :n (600/1997) meddelar Statskontoret nödvändiga kompletterande bestämmelser och anvisningar om statens ämbetsverks och inrättningars bokföring samt om bokföringen för statliga fonder utanför budgeten. Statskontoret har i dag meddelat bifogade anvisning om hantering av lös egendom i statens ägo. Bokföringsenheten ska föra register över sin lösa egendom. Registret används som grund för utredning av bevarande, överföringar och avskrivningar av lös egendom. Registret över lös egendom underlättar effektiv användning, ändamålsenlig skötsel och intern kontroll av lös egendom. Denna anvisning träder i kraft omedelbart. Närmare upplysningar om frågor som gäller denna anvisning lämnas av Statskontoret,, tfn (09) 77 251 eller via e-post, på adressen ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi. Divisionschef Mikko Kangaspunta Biträdande direktör Maileena Tervaportti Till kännedom: Statens revisionsverk Sörnäs strandväg 13, Helsingfors PB 18, 00054 STATSKONTORET Tel. (09) 77251, Fax (09) 7725 744, www.statskontoret.fi
Anvisning 2 (6) Anvisning om register över lös egendom Innehållsförteckning 1 Allmänt om anläggningstillgångar och lös egendom som omfattas av dessa... 3 2 Lös egendom... 3 3 Register över lös egendom... 4 4 Anteckningar som ska göras i registret över lös egendom och på föremål... 5 5 Intern kontroll... 5
Anvisning 3 (6) 1 Allmänt om anläggningstillgångar och lös egendom som omfattas av dessa 2 Lös egendom Om anläggningstillgångar och lösegendom som omfattas av dessa föreskrivs i lagen om statsbudgeten (423/1988) 22 (21.2.1992/165), 24 (217/2000) och 24 b (217/2000) samt i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) 59 (600/1997), 66 (600/1997), 66 b (600/1997), 69 (263/2000), 69 a (254/2004), 69 b (1786/2009), 70 (263/2000), 72 a (263/2000) ja 72 b (263/2000). Statskontoret har meddelat bestämmelser om bokföring av anläggningstillgångar (388/03/2005) samt om fastställandet av utgifter för anskaffning av egendom. Enligt budgetlagens 22 ska statens egendom med beaktande av vad den är avsedd för användas på ett lönsamt sätt. Till statens anläggningstillgångar räknas enligt 66 3 mom i budgetförordningen föremål, rättigheter som kan överlåtas separat och andra nyttigheter vilkas verkningstid som produktionsfaktorer sträcker sig över en längre tid än ett finansår. Enligt bokföringsförordningens 59 ska bokföringsenheten bokföra sådana anläggningstillgångar. Statskontoret om bokföring av anläggningstillgångar meddelat föreskriften Bokföring av anläggningstillgångar samt uppställning av avskrivningsplaner och registrering av avskrivningar (388/03/2005). Enligt 66 b i budgetförordningen räknas de rörliga utgifterna för anskaffning och tillverkning av en nyttighet till anskaffningsutgifter för anläggningstillgångar. Om summan av de fasta utgifterna för anskaffning och tillverkning av en nyttighet är väsentlig i förhållande till anskaffningsutgiften, får ett sådant undantag göras från 1 mom. att med anskaffningsutgift dessutom avses den del av de till anskaffningen och tillverkningen av en nyttighet anslutna fasta utgifterna som kan hänföras till anskaffningsutgiften. De utgifter för anskaffning och tillverkning av en nyttighet som räknas som aktiverade anskaffningsutgifter skall kunna redas ut med hjälp av en kostnadsberäkning eller kostnadskalkyler. I Statskontorets föreskrift Fastställande av anskaffningsutgift (19/03/97) föreskrivs om gränsdragning mellan rörliga och fasta kostnader samt om hurdana fasta utgifter som kan anses höra till anskaffning och tillverkning. Enligt föreskriften ska de utgifter för anskaffning och tillverkning av en nyttighet som räknas som anskaffningsutgifter kunna redas ut med hjälp av en kostnadsberäkning och sålunda bör bokföringsenheten förfoga över ett funktionsdugligt och systematiskt aktivitetsbaserat kostnadskalkylsystem som kan anpassas till affärsbokföring. De krav som gäller överlåtelse av statens lösa egendom behandlas i 24 i budgetlagen och i 72 a och 72 b i budgetförordningen. Skyldigheter som hänför sig till intern kontroll behandlas i 24 i budgetlagen och i 69, 69 a, 69 b och 70 i budgetförordningen. I denna anvisning avses med lös egendom maskiner, apparater, instrument och materiel som används i bokföringsenheternas verksamhet samt värde- och konstföremål som i regel bokförs som årsutgifter vilkas anskaffningskostnad är större än 1 000 euro men mindre än 10 000 euro och vilkas verkningstid som produktionsfaktorer sträcker sig över en längre tid än ett finansår.
Anvisning 4 (6) 3 Register över lös egendom Anläggningstillgångar eller grupper av anläggningstillgångar vilkas anskaffningspris uppgår till minst 10 000 euroaktiveras i balansräkningen och bokförs bland anläggningstillgångar. Anskaffningsutgiften fastställs på det sätt som anges i 66 b i budgetförordningen och i Statskontorets föreskrift Fastställande av anskaffningsutgiften (19/03/97). Bokföringsenheten ska i sin ekonomistadga fastställa de krav som ställs på registret över lös egendom och beakta kraven i 69 b i budgetförordningen om tillräckliga förfaranden inom den interna kontrollen. Den lösa egendom som har införts i registret ska inventeras regelbundet. Bokföringsenheten måste meddela närmare bestämmelser om inventering i sina egna anvisningar eller sin ekonomistadga. Kontrollen av den lösa egendomen ska genomföras på ett ekonomiskt sätt. Som system kan till exempel användas Excel eller något annat program som lämpar sig för ändamålet. Om bokföringsenheten förfogar över ett produktregister, ska till registret över lös egendom fogas en kod som gör det möjligt att hitta den lösa egendomen i produktregistret. Den lösa egendomen kan i registret över lös egendom anges i nyttighetsgrupper eller skilt för varje nyttighet. I regel bör lös egendom kontrolleras i nyttighetsgrupper. En tillgång kan bestå av ett flertal delar som strukturellt och funktionellt hör ihop med varandra. Till exempel kan en arbetsstation med tillhörande separat bildskärm bilda en nyttighet förutsatt att de har samma verkningstid. Lös egendom av samma slag som har anskaffats som en enda helhet kan med beaktande av väsentlighetsprincipen kontrolleras som en nyttighetsgrupp i registret över lös egendom. I nyttighetsgruppen får endast ingå poster som ska bokföras på samma affärsbokföringskonto. Till exempel kan en sådan post bildas av de möbler som skaffades då ett kontor inreddes. Bokföringsenheten kan i sitt register över lös egendom även kontrollera egendom vars anskaffningsvärde understiger 1 000 euro då bokföringsenheten anser det nödvändigt på grund av den interna kontrollen eller på grund av egendomens art. I registret över lös egendom kan även införas egendom som omfattas av aktiveringsskyldigheten då sådan egendom kontrolleras som tillgångsgrupp i bokföringen över anläggningstillgångar och man vill ha separat information om tillgångarna för den interna kontrollen. Sådan egendom kan till exempel vara kontorsinventarier som har registrerats som tillgångsgrupp i bokföringen av anläggningstillgångar, då man vill ha reda på vilket slags inventarier det finns hos ett ämbetsverk eller en institution och var inventarierna är placerade. Med hjälp av registret över lös egendom kan även mobiltelefoner kontrolleras, om man med tanke på den interna kontrollen inte anser att det räcker till med användarnamnen och numren på mobilabonnemangen som anges som referensinformation på fakturan från telefonoperatören.
Anvisning 5 (6) I registret över lös egendom införs inte varor som ingår i lagerbokföringen och bokförs där konsumtionsvaror, förnödenheter och råvaror eller halvfabrikat maskiner, apparater och inventarier som tillhör byggnaders fasta inredning leasing-anläggningar (behövlig information för uppföljning produceras om leasingavtal och leasingfakturor) till bokföringsenheterna uthyrd egendom anskaffningar som ingår i anläggningstillgångarna om det inte speciellt anses nödvändigt till exempel för möbleringens del delar till maskiner och apparater matlagningsredskap och bestick (med undantag för maskiner) eller textilier. 4 Anteckningar som ska göras i registret över lös egendom och på föremål 5 Intern kontroll I registret över lös egendom bör framgå namnet på nyttigheten, anskaffningsåret, antalet, placering (till exempel namn/nummer på byggnaden eller namnet/numret på rummet eller användarens namn) samt anskaffningspriset och övriga identifikationsuppgifter. Om en nyttighet finns med i produktregistret, räcker det med en kod som identifierar nyttigheten i produktregistret. Föremålen förses med märkning som anger ägare som görs med en stämpel eller på annat ändamålsenligt sätt, om det kan ske utan att föremålets bruksvärde försämras och till skäliga kostnader. I syfte att möjliggöra kontroll kan även sådana föremål förses med märkning om ägarskap som inte införs i förteckningen över lös egendom. Genomförda omplaceringar och användaröverföringar ska införas i förteckningen i tillräckligt specificerad form så att överföringen senare kan konstateras. Om avskrivning ska i förteckningen antecknas avskrivningstidpunkt, orsak till avskrivningen och avskrivningssättet. Vid överlåtelse av lös egendom ska enligt 72 a i budgetförordningen överlåtelsen ske på det sätt som är fördelaktigast för staten. Lös egendom som tagits ur bruk får enligt 72 b i budgetförordningen även överlåtas utan vederlag, förutsatt att överlåtelsen anses vara motiverad och ändamålsenlig med tanke på statens intressen. Överlåtelse och försäljning av lös egendom som tagits ur bruk behandlas även i finansministeriets cirkulär (TM 9059) punkt 6.13. Ämbetsverkens och inrättningarnas ledning ska enligt 69 i budgetförordningen se till att det hos ämbetsverket eller institutionen vidtas sådana med tanke på omfattningen av dess ekonomi och verksamhet och innehållet i dessa samt därtill anslutna risker ändamålsenliga förfaranden (intern kontroll). I planeringen av innehållet i registret över lös egendom liksom även i bokföringen av anläggningstillgångar ska de behov beaktas som hänför sig till hanteringen av
Anvisning 6 (6) egendomen och den interna kontrollen. Med hjälp av den interna kontrollens åtgärder säkerställs att - den lösa egendom som innehas av bokföringsenheten hänför sig till utförandet av bokföringsenhetens uppgifter samt stödjer en effektiv och ekonomisk verksamhet, med andra ord omfattar bokföringsenhetens innehav endast för verksamheten nödvändig och ändamålsenlig lös egendom och utelämnar onödig och oändamålsenlig egendom. - den lösa egendom som innehas sköts på ett ändamålsenligt sätt, med andra ord förhindrar man att egendomen förkommer och förlorar sitt värde i förtid, man ombesörjer behövlig service, utnyttjar garantiernas giltighetstider osv. Information som är väsentlig för den interna kontrollen är bl.a. nyttighetens kod samt placering eller användare. Att den egendom som innehas av bokföringsenheten samt egendomsförteckningen i registret över den lösa egendom överensstämmer med varandra kontrolleras med hjälp av regelbundna inventeringar. Den interna kontrollens åtgärder måste avvägas så att den nytta kontrollen medför står i ett rationellt förhållande till de kostnader som föranleds av kontrollen. Det är viktigt att vara medveten om väsentliga risker och sträva efter att hantera dem med lämpliga medel. Förfaranden som hänför sig till lös egendom och används av den interna kontrollen är förutom registrering av den lösa egendomen bl.a. en ansvarsfördelning av kontroll och skötsel av egendomen samt en insats för en intern verksamhetskultur som betonar vikten av att egendomen sköts på ett omsorgsfullt sätt. Registreringen av den lösa egendomen är således inte ett självändamål för den interna kontrollen och inte heller den enda övervakningsmetod som står till buds.