Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten/Upphandlingssektionen ANSÖKNINGSINBJUDAN Diarienr (åberopas vid korrespondens) Datum HD-PVS-37/13 2013-10-09 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen Ansvarig upphandlare Anna Sivert E-post anna.sivert@polisen.se : Upphandlingsförfarande Urvalsförfarande enligt 15 kap 3 lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) med Säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1 (på UE ställs krav med Säkerhetsskyddsavtal nivå 1, 2 eller 3) Ansökan senast 2013-11-06 Ansökan lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12 256, 102 26 Stockholm Avtalsform Totalentreprenad Avtalstid fr. o m Avtalet träder ikraft när det undertecknats av båda parter Ansökan avser Entreprenad, Teletekniska säkerhetssystem avseende Globen närpolisområde, Polismyndigheten i Stockholms län 1 INLEDNING Rikspolisstyrelsen ("RPS") är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom RPS, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter ("Polisen"). RPS genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Stockholms läns räkning ("Polismyndigheten") och inbjuder er att ansöka om att få lämna anbud. Upphandlingen avser en totalentreprenad avseende Teletekniska säkerhetssystem för Globen närpolisområde (närpolisstation). Inbjudan sker genom annonsering i databasen http://www.mercell.com, samt genom publicering av denna Ansökningsinbjudan jämte bilagor på Rikspolisstyrelsens upphandlarprofil: http://polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar Postadress Box 12256 102 26 STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Telefon 114 14 E-post rikspolisstyrelsen@rps.police.se Org.nr 202100-0076 Hemsida www.polisen.se Telefax 08-401 97 15 v4.5.16_1
Anbudssökande är själv skyldig att kontrollera att fullständig Ansökningsinbjudan jämte bilagor erhållits. Ansökningsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudssökande framgår av denna Ansökningsinbjudan. Om behov av klargörande uppstår önskar RPS erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post ställda till ansvarig upphandlare: Anna Sivert E-post: anna.sivert@polisen.se Sista dag att inkomma med frågor är 2013-10-23. Sista dag RPS lämnar svar på inkomna frågor är 2013-10-28. Endast publicerade skriftliga frågor och svar från RPS ska anses utgöra del av Ansökningsinbjudan. Samtliga inkomna frågor och avgivna svar gällande upphandlingen samt annan för upphandlingen relevant information kommer att publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil http://polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar Det är anbudssökandes skyldighet att hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent gå in och se vad som där publicerats i upphandlingen. 2 INFORMATION 2.1 Omfattning För närvarande pågår en byggentreprenad en hyresgästanpassning för Polismyndighetens räkning av lokaler i fastigheten Arenan 2 med adress Arenavägen 63, 121 77 Stockholm- Globen (Globen närpolisstation). När förevarande upphandling avseende teletekniska säkerhetssystem är avslutad kommer byggentreprenaden vara klar. Installationerna av tele/säk kommer således inte att utföras som en sidoentreprenad utan som en installation i befintliga lokaler. Polismyndigheten har tidigare annonserat upphandling av teletekniska säkerhetssystem för Globen närpolisstation. Då den tidigare upphandlingen inte resulterade i en vinnande anbudsgivare har Polismyndigheten genomfört vissa förändringar i förfrågningsunderlaget och valt att gå ut i en helt ny upphandling. Upphandlingen är säkerhetsskyddad med krav på Säkerhetsskyddsavtal nivå 1 för totalentreprenören. Beroende på underentreprenörs ( UE ) åtagande är Säkerhetsskyddsavtal nivå 1, 2 eller 3 tillämpliga för tecknande mellan UE och Polismyndigheten. Polismyndigheten kommer att bedöma nivån på SUA-avtalet utifrån underentreprenörens åtagande. Entreprenaden som upphandlas ska utföras enligt ABT 06. Entreprenadens omfattning avser i huvudsak leverans, installation och driftsättning av Polisens teletekniska säkerhetssystem för Globen närpolisstations lokaler (adress enligt ovan). Säkerhetssystemen omfattar i huvudsak följande delsystem: Sida 2(11) Ansökningsinbjudan
- Centraliserat övervaknings- och redovisningssystem - Inbrott- och överfallslarmsystem - Passerkontrollsystem - Intercom- och porttelefonsystem Samtliga funktioner i respektive säkerhetssystem för Globen närpolisstation ska via PLK-nät överföras till befintligt Polishus i Västberga. Samtliga funktioner ska individuellt överföras för presentation och manöver i befintligt centraliserat övervaknings- och redovisningssystem (fabrikat Nordic Alarm AB typ Integral) alternativt till separat arbetsstation/klientdator tillhörande nytt säkerhetssystem för nya Globen närpolisstation. I det fall separat arbetsstation/klientdator installeras för nya Globen närpolisstation med tillhörande arbetsstation/klientdator ska det i entreprenaden ingå att mjukvarumässigt kunna importera befintliga databaser för person- och personaldata. Befintligt Polishus i Västberga har adress Västberga gårdsväg 52, Hägersten. 2.2 Avtal Polismyndigheten har för avsikt att teckna ett avtal om entreprenad med en (1) entreprenör. 2.3 Avtalstid Avtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter. 2.4 Servicebesök Service under garantitiden ingår i totalentreprenaden. 2.5 Utbildning Entreprenören ska instruera och utbilda Polismyndighetens personal för den utrustning som installeras. Målet är att utbildad personal ska känna till utrustningen och kunna bruka den på ett säkert, effektivt och ekonomiskt sätt. 3 URVALSFÖRFARANDE 3.1 Antagning De anbudssökande som uppfyller samtliga skall-krav i denna Ansökningsinbjudan kommer och att gå vidare till steg 2. 3.2 Anbudshantering De anbudssökande som blir godkända enligt kapitel 4 "Krav på anbudssökanden" och kapitel 5 "Förutsättning för att ta del av förfrågningsunderlag" kommer att erhålla ett komplett förfrågningsunderlag. Sida 3(11) Ansökningsinbjudan
Förfrågningsunderlag kommer att kunna avhämtas hos RPS eller på av RPS anvisad plats av i ärendet SUA-godkänd person. 3.3 Förutsättningar för upphandlingen Ingen som ansöker om att få lämna anbud kommer att få delta i upphandlingens steg 2 om inte ett Säkerhetsskyddsavtal nivå 1, ("SUA"), se bilaga 2 tecknats mellan parterna (TE och Polismyndigheten), företagets lokaler och förvaringsmöjligheter m m godkänts samt berörda personer blivit godkända i säkerhetsprövningen. 4 KRAV PÅ ANBUDSSÖKANDEN/UE De krav som ställs på den anbudssökande och dess eventuella underentreprenör (UE) framgår nedan. Samtliga krav som ställs under denna rubrik gäller anbudssökanden. Endast följande krav ställs på eventuell/a UE: 4.2 Uteslutningsgrunder i dess helhet 4.5.2 Kvalitetssäkringsstandarder 4.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter i dess helhet 4.1 Företagsuppgifter Anbudssökanden skall lämna företagsuppgifter i "Ansökningsformulär-Entreprenad, Teletekniska säkerhetssystem, Globen närpolisområde" (bilaga 1) och foga till ansökan. 4.2 Uteslutningsgrunder Anbudssökanden och i förekommande fall UE skall vara fri från hinder för deltagande enligt 11 kap. 1-2 punkterna 1, 2, 4-7 LUFS och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudsansökan samt ej utelämna information av betydelse för urvalsförfarandet. Anbudssökanden skall intyga genom att underteckna (bilaga 1) "Ansökningsformulär- Entreprenad, Teletekniska säkerhetssystem, Globen närpolisområde, Polismyndigheten i Stockholms län" och foga den till ansökan att kravet enligt ovan är uppfyllt. I det fall anbudssökande avser anlita UE skall av denne behörig person underteckna bilaga 7 "Sanningsförsäkran underentreprenör" och anbudssökande skall sedan bifoga den till sin ansökan. I det TE avser anlita flera UE anlitas får anbudsökande kopiera bilaga 7. 4.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter 4.3.1 Socialförsäkring Anbudssökanden och underentreprenörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. RPS kommer att kontroller att svenska anbudssökanden och underleverantörer inte har restförda socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Sida 4(11) Ansökningsinbjudan
Utländska anbudssökanden och underleverantörer skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas Skatteverkets Blankett SKV 4820. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet dessa ersätts av en utsaga som har avgetts hå heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudssökandens respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 4.3.2 Registrering Anbudsgivare och eventuella UE skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och UE har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underentreprenörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive UE:s verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 4.4 Ekonomisk ställning 4.4.1 Kapacitet Anbudssökanden skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan utföra entreprenaden åt Polismyndigheten. Anbudssökanden styrker uppfyllelse av kravet genom att bifoga anbudsansökan ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB (som visar att anbudssökanden har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret) eller utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (som visar att anbudssökanden har erhållit motsvarande riskklass). I det fall anbudssökanden har godtagbara skäl för att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller om anbudssökandens erhållna riskklass är lägre än 3 eller motsvarande kan anbudssökanden istället visa sin ekonomiska kapacitet genom att bifoga antingen: Sida 5(11) Ansökningsinbjudan
a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudssökandens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudssökandens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudssökandens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudssökandens ekonomi, som visar att anbudssökanden kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. RPS kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudssökandes redovisade ekonomiska kapacitet. 4.4.2 Omsättning Anbudssökanden skall under de två (2) senast föregående och avslutade räkenskapsåren haft en genomsnittlig nettoomsättning om minst 10 miljoner kronor (SEK). Detta skall styrkas genom att till ansökan bifoga de två (2) senaste årsredovisningarna. 4.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet 4.5.1 Tidigare åtaganden Anbudssökande skall inge två (2) Referensblad, bilaga 6 a-b, som styrker att anbudssökande har utfört (d v s färdigställda uppdrag) två (2) teletekniska säkerhetsentreprenader under de senaste fem (5) åren samt att dessa har utförts på ett tillfredsställande sätt. De uppdrag som åberopas som referenser skall vara utförda som totalentreprenader. För att uppfylla kravet om att entreprenaderna har utförts på ett tillfredställande sätt skall snittbetyget för vardera Referensblad vara tre (3) poäng eller högre. Anbudssökanden ombeds fylla i samtliga uppgifter i Referensbladen. Vardera Referensblad skall innehålla uppgift om att referensuppdraget utfördes på totalentreprenad, poängsättning och tidpunkt för totalentreprenaden. Anbudssökande skall själv ombesörja för att referenternas poängsättning fylls i Referensbladen. RPS kan komma att ringa angivna referensperson för att verifiera lämnade uppgifter. 4.5.2 Kvalitetssäkringsstandarder Installation av systemet skall utföras av Svenska Brand- och säkerhetscertifiering AB certifierad anläggarfirma enligt Svenska Stöldskyddsföreningens Norm för Anläggarfirma - inbrottslarmanläggning, SSF 1015 utgåva 2, larmklass 2 eller likvärdigt. För att styrka ovan ställda krav avseende certifiering skall anbudssökanden till ansökan bifoga giltigt certifikat avseende anläggarfirma. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera certifikatens giltighet genom kontroll på Svensk Brand & Säkerhetscertifiering AB:s databas, www.sbsc.se. Sida 6(11) Ansökningsinbjudan
För det fall anbudssökande åberopar likvärdig certifiering skall dokument som styrker detta bifogas ansökan. Entreprenör har bevisbörda för att annat åberopat system är likvärdigt. Som information till anbudsökande kan i sammanhanget tilläggas att det i teknisk beskrivning (förfrågningsunderlag) kommer att ställas krav på att systemet ska utföras enligt Svenska Stöldskyddsföreningens regler Projektering och installation av inbrotts- och överfallslarmanläggning, SSF 130 utgåva 8, larmklass 2 samt att systemet ska vara uppbyggt med av Svenska Brand- och säkerhetscertifiering AB certifierad materiel enligt Svenska Stöldskyddsföreningens norm Materiel inbrottslarmanläggning, SSF 1014 utgåva 4, larmklass 2. 4.5.3 Miljöskyddsåtgärder Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av det egna miljöledningssystemet för verksamheten. I Polismyndighetens miljöledningssystem ingår att ta miljöhänsyn vid upphandling. Därför skall anbudssökanden ha ett strukturerat miljöarbete som uppgår till minst nivå D enligt klassificeringen nedan: A = Företag certifierat enligt ISO-14001 eller EMAS-registrerat. B = Företag miljödiplomerat, alternativt system som är granskade av tredje part. C = Företag som har ett dokumenterat miljöarbete med: o Miljöansvarig o Miljöpolicy: Med åtagande om ständiga förbättringar och att följa miljölagstiftningen. o Miljömål: Som är relevanta för verksamheten, tidssatta och följs upp årligen. o Miljöutbildning: Som samtliga medarbetare ska ha genomgått. D = Företag som uppfyller två eller tre av C:s kriterier E = Ej aktivt miljöarbete. För att uppfylla ovan ställda krav skall anbudssökanden till ansökan foga dokument/beskrivning som styrker minst nivå D. 4.5.4 Organisation Anbudsansökande skall ha en säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarig. För att styrka detta krav skall namn på säkerhetsskyddschefen/säkerhetsskyddsansvarige uppges i ansökan. Anbudssökanden ombeds lämna begärd uppgift i "Ansökningsformulär- Entreprenad, Teletekniska säkerhetssystem, Globen närpolisområde" (bilaga 1) och foga till ansökan. 5 FÖRUTSÄTTNING FÖR ATT TA DEL AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Endast de krav som ställts i Ansökningsinbjudan med bilagor kommer att kontrolleras. Ansökningsinbjudan med bilagor innehåller ett antal skall-krav. En förutsättning för att ansökan ska kunna godkännas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. Sida 7(11) Ansökningsinbjudan
RPS kommer att pröva samtliga inkomna ansökningar i två (2) på varandra följande steg enligt nedan: 5.1 Förutsättning, steg 1 Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudssökanden uppfyller de ställda kvalifikationskraven i kapitel 4 Krav på anbudssökande samt om ansökan är korrekt inlämnad enligt kapitel 6 Administrativa bestämmelser och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudssökande som uppfyller kvalifikationskraven och vars ansökan är korrekt inlämnad har kvalificerat sig för nästa steg (kapitel 5.2 "Förutsättning, steg 2, Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll"). 5.2 Förutsättning, steg 2, Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll De anbudssökande som uppfyllt kraven i kapitel 5.1 "Förutsättning, steg 1" kan komma att antas som anbudsgivare och bjudas in till anbudsgivning. Dessa kommer då att erhålla ett förfrågningsunderlag som innehåller hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. En förutsättning för att anbudssökanden ska kunna bli antagen som anbudsgivare och erhålla förfrågningsunderlaget är att anbudssökanden har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal (SUAavtal) med Polismyndigheten, se bilaga 2 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1)" och företagets lokaler och förvaringsmöjligheter m m godkänts samt en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll genomförts. Anbudssökanden skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Acceptans av säkerhetsskyddsvillkoren skall bekräftas genom att bifoga anbudsansökan bilaga 1 Ansökningsformulär-Entreprenad, Teletekniska säkerhetssystem, Globen närpolisområde, Polismyndigheten i Stockholms län undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden. Det finns tre olika nivåer på säkerhetsskyddsavtal; 1. Nivå 1 är för de företag som kommer att hantera och förvara hemlig handling i sina egna lokaler godkända av Polismyndigheten. 2. Nivå 2 är för de företag som kommer att hantera hemlig handling hos Polismyndigheten och/eller i annans av Polismyndigheten godkänd lokal. 3. Nivå 3 är för de företag som inte kommer att hantera hemlig handling men som på grund av sin närvaro på platsen kan komma att få del av hemlig uppgift. De anbudssökandena som blir aktuella kommer att bli kontaktade av Polismyndigheten för ett företagsbesök. Vid detta besök kommer Polismyndigheten att inspektera de lokaler och den utrustning som anbudssökanden avser använda för att förvara och hantera handlingarna. Anbudssökanden kommer att beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa sina lokaler och sin utrustning så att de uppfyller Polismyndighetens krav för att få kvarstå som anbudssökanden. Vid detta möte skall anbudssökandes säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarige vara närvarande och inneha fullmakt att teckna säkerhetsskyddsavtal. Säkerhetsskyddschefen/ säkerhetsskyddsansvarige skall namnges i ansökan. Sida 8(11) Ansökningsinbjudan
Till detta möte skall också en lista med namn och personnummer på företagets verkställande direktör samt de personer som initialt kommer att arbeta med de hemliga handlingarna tas fram och överlämnas/översändas till Polismyndigheten. Om Polismyndigheten inte inom rimlig tid (två veckor från begäran om detta) bereds möjlighet till sådant möte kan leda till att anbudssökanden inte kommer att godkännas som anbudsgivare. Polismyndighetens krav på anbudsgivare ovan (avser SUA-nivå 1) är, men inte begränsade till att: det skall finnas ett säkerhetsskåp med säkerhetsklass SS3492 att låsa in hemliga handlingar i och som endast de som gjorts behöriga har tillgång till, det/de utrymmen där handlingarna hanteras skall ha individuell låsning och att endast behöriga har tillgång till nyckel/kod, det skall finnas upprättade rutiner för att säkerställa att utrymmet låses (om handlingarna ligger framme) vid toalettbesök, kafferast etc. Alternativt skall handlingarna låsas in i säkerhetsskåpet även då, handlingar som hanteras digitalt skall hanteras i en PC som ej är kopplad till ett nätverk (standalone), det skall finnas upprättad rutin för att PC:n skall låsas in i säkerhetsskåpet när den inte används (används krypterat USB-minne eller löstagbar hårddisk räcker det att dessa låses in i säkerhetsskåpet), det skall finnas upprättade rutiner som föreskriver att inga hemliga handlingar får skickas med E-post mellan behöriga personer, krav kan komma att ställas på att berörda utrymmen ska skyddas med ett inbrottslarm som den som ansvarar för handlingarna själv har rådighet över och som är kopplat till en bemannad larmcentral för aktiv åtgärd. Då Polismyndigheten i förväg ej har kännedom om hur tilltänkta lokaler ser ut kan efter företagsbesöket andra åtgärder beroende på fastighetens placering, berörda lokalers placering i fastigheten samt eventuellt andra hyresgäster behöva (på anbudssökandens egen bekostnad) vidtas innan anbudssökanden kan anses vara kvalificerad att deltaga i upphandlingen. Polismyndigheten står inte i något avseende för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av Säkerhetsskyddsavtal. 5.2.1 Säkerhetsskyddsavtal och säkerhetsprövning inklusive registerkontroll i fortsatt anbudsgivning och kommande avrop. Upphandlingen är säkerhetsskyddad med krav på Säkerhetsskyddsavtal nivå 1 för totalentreprenören. Samtliga underentreprenörer som anbudssökande vill anlita i fortsatt anbudsgivning och i kommande entreprenadförfarande skall teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten och säkerhetsprövning samt registerkontroller utföras. Då Polismyndigheten i förväg inte har kännedom i vilken utsträckning anbudsökanden avser att/ behöver anlita underentreprenör/er för att utföra uppdraget kan endera Säkerhetsskyddsavtal nivå 1, 2 eller 3 bli aktuellt. Beroende på UE:s åtagande är någon av ovanstående tre säkerhetsskyddsavtal tillämpliga för tecknande mellan underentreprenören Sida 9(11) Ansökningsinbjudan
och Polismyndigheten. Polismyndigheten bedömer nivån på SUA-avtalet utifrån underentreprenörens åtagande. För att ge anbudsökanden information om vad de olika nivåerna innebär inkluderas samtliga nivåer (1, 2 och 3) på Säkerhetsskyddsavtal i förfrågningsunderlaget till denna upphandling. Företag eller personer vid företaget som ej blir godkända av Polismyndigheten efter sådan kontroll ska ej få tillgång till hemliga handlingar rörande anbudsförfarandet eller entreprenaden och ej heller beredas tillträde till arbetsplatsen. Gäller för de fall aktuella underentreprenörer och personer ska få ta del av hemlig handling. Polismyndigheten står inte i något avseende för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av Säkerhetsskyddsavtal. 6 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 6.1 Anbusansökans uppställning Anbudsansökan bör följa disposition i denna Ansökningsinbjudan. 6.2 Anbudsansökans språk Anbudsansökan i denna upphandling inklusive korrespondens skall vara på svenska eller engelska. Myndighetsdokument, certifikat eller liknande officiella dokument som ej kan erhållas på svenska eller engelska, accepteras på annat språk under förutsättning att de kompletteras med vidimerad översättning av auktoriserad tolk till svenska eller engelska. 6.3 Anbudsansökans form Anbudsansökan, inklusive bilagor, skall lämnas skriftligen i en (1) originalhandling. Det är inte möjligt att lämna anbudsansökan via telefax eller e-post. 6.4 Anbudsansökans undertecknande Anbudsansökan skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden. Behörigen undertecknad bilaga 1 "Ansökningsformulär-Entreprenad, Teletekniska säkerhetssystem, Globen närpolisområde, Polismyndigheten i Stockholms län" av behörig företrädare för anbudssökanden accepteras såsom undertecknat anbud. 6.5 Anbudsansökans försändelse/avlämnande Anbudansökan skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast 2013-11-06. För att säkerställa sekretessen ser den upphandlande myndigheten gärna att anbudansökan lämnas i ett neutralt kuvert och märks med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbudsansökan: "HD-PVS-37/13 ANBUDSANSÖKAN Tele/säk Globen" Anbudansökan som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Sida 10(11) Ansökningsinbjudan
Anbudsansökan som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbudssökanden svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Ansökan som ankommer efter sista ansökningsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 6.6 Kostnader i samband med anbudsansökan Anbudssökanden äger inte rätt till ersättning för anbudsansökan eller för kostnader i samband med anbudsansökan. 6.7 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudssökandes affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudssökande lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Polisen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudssökande att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; c) ange vilken skada anbudssökande skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Bilagor 1. Ansökningsformulär-Entreprenad, Teletekniska säkerhetssystem, Globen närpolisområde, Polismyndigheten i Stockholms län 2. Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1), med bilaga A 3. Förslag till säkerhetsskyddsinstruktion 4. Säkerhetsskyddsavtal (nivå 2) 5. Säkerhetsskyddsavtal (nivå 3) 6. a-b, Referensblad 7. Sanningsförsäkran underentreprenör Sida 11(11) Ansökningsinbjudan
1 (2) BILAGA 1 Rikspolisstyrelsen Datum Diarienr (åberopas vid korresp) Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten/Upphandlingssektionen 2013-10-09 HD-PVS-37/13 ANSÖKNINGSFORMULÄR-ENTREPRENAD, TELETEKNISKA SÄKERHETSSYSTEM, GLOBEN NÄRPOLISOMRÅDE, POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN Vi vill vara med och lämna anbud i denna upphandling i enlighet med Er Ansökningsinbjudan daterat 2013-10-09. FÖRETAGSUPPGIFTER: Anbudsgivare (företagsnamn): Organisationsnummer: Check-lista Följande bilagor/dokument har bifogats: 1. Behörig företrädare för anbudsökanden skall ha undertecknat Anbudsformulär ansökan Entreprenad, Teletekniska säkerhetssystem, Globen närpolisområde, Polismyndigheten i Stockholms län (detta formulär): 2. Utländsk anbudssökande bifogar handling/-ar med motsvarande information som Skatteverkets Blankett SKV 4820 utfärdade av behörig officiell myndighet i hemlandet: 3. Sanningsförsäkran underentreprenör (i förekommande fall): 4. Utländsk anbudsgivare bifogar till anbudet kopia på registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket ej äldre än tre (3) månader: 5. Utdrag från UC AB (eller likvärdigt kreditbedömningsföretag) ej äldre än tre (3) månader, alt andra handlingar enligt 4.4.1 i Ansökningsinbjudan: 6. Årsredovisningar för de två senaste och avslutade räkenskapsåren:. 7. Två (2) Referensblad enligt 4.5.1 i Ansökningsinbjudan (bilaga 6 a-b): 8. Certifikat Svenska Brand- och säkerhetscertifiering AB eller dokument/beskrivning som styrker likvärdighet (enligt 4.5.2 Ansökningsinbjudan): 9. Dokument/beskrivning som styrker miljöledningssystem minst nivå D (enligt 4.5.3 Ansökningsinbjudan): 10. Namn på säkerhetsskyddschefen/säkerhetsskyddsansvarige: Ange bilaga/namn:
2 RIKSPOLISSTYRELSEN Sanningsförsäkran ANBUDSSÖKANDEN Anbudssökanden intygar härmed att denne är fri från hinder för deltagande enligt 11 kap. 1 och -2 punkterna 1, 2, 4-7 LUFS och lämnar fullständiga och korrekta uppgifter i anbudsansökan samt ej utelämna information av betydelse för urvalsförfarandet. Undertecknad ställföreträdare i företaget intygar nedan på heder och samvete att vare sig företaget eller ledande personer inom företaget är: Medlem i kriminell organisation Dömd för bedrägeri Dömd för bestickning Dömd för penningtvätt I konkurs, eller likvidation, under tvångsförvaltning eller är i föremål för ackord eller tillsvidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud Föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande Skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen I skuld gällande socialförsäkringsavgift eller skatt i det egna landet Om skuld förekommer skall anbudsgivaren redovisa i anbudet att skulden beror på tvistighet Underskrift av behörig företrädare för anbudssökanden innebär bekräftelse av att samtliga i Ansökningsinbjudan angivna förutsättningar för Säkerhetsskyddsavtal, nivå 1 och registerkontroll enligt 5 i Ansökningsinbjudan accepteras. Underskrift av behörig företrädare för anbudssökanden innebär bekräftelse av att Framtida kontraktsförhållanden enligt 3.3 i Ansökningsinbjudan accepteras. Underskrift Företag Behörig företrädares underskrift Ort och datum Namnförtydligande Förfrågningar beträffande denna ansökan besvaras av: Namn: Adress: Tfn: E-post:
HD-PVS-37/13 1 BILAGA 2 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (nivå 1) mellan Polismyndigheten i Stockholms län, (202100-0076), 106 75 Stockholm som företräder staten, nedan kallad Myndigheten och Företaget AB (org.nr), adress, postadress, nedan kallat Företaget träffar följande avtal om säkerhetsskydd 1 Bakgrund Myndigheten och företaget avser att ingå ett avtal avseende att: Företaget ska få del av förfrågningsunderlag PVS-246-6586/12 angående projekt Teletekniska säkerhetssystem, Globen närpolisområde, Polismyndigheten i Stockholms län. Entreprenad avseende Teletekniska säkerhetssystem, omfattande nyinstallationer för Globen närpolisområde, Polismyndigheten i Stockholms län. Uppdraget innebär att Företaget i sina egna lokaler kommer att hantera och förvara hemliga uppgifter. Säkerhetsskyddet ska förebygga; att hemliga uppgifter obehörigen röjs, ändras, görs otillgängliga för behöriga eller förstörs (informationssäkerhet) att obehöriga får tillgång till hemliga uppgifter eller verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet eller till skydd mot terrorism (tillträdesbegränsning), och att personer som inte är pålitliga från säkerhetssynpunkt deltar i verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet eller till skydd mot terrorism (säkerhetsprövning) Andra säkerhetsskyddsåtgärder är utbildning och kontroll. Detta avtal avser säkerhetsskydd för uppgifter som på Myndigheten omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och som rör rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. En sådan uppgift benämns fortsättningsvis hemlig uppgift. En hemlig uppgift kan framgå av en handling, ett visst förhållande, en anläggning eller föremål av olika slag. 2 Avtalets omfattning, Detta säkerhetsskyddsavtal tillsammans med Företagets säkerhetsskyddsinstruktion reglerar vilka säkerhetsskyddsåtgärder som Företaget ska vidta i samband med Uppdraget. De ekonomiska villkoren avseende Uppdraget regleras i ett kontrakt, nedan kalla Affärsavtalet. Detta säkerhetsskyddsavtal är en förutsättning men utgör ingen utfästelse eller garanti för att Myndigheten ska teckna Affärsavtal med Företaget.
2 Om det förekommer motstridiga uppgifter i Affärsavtalet gäller detta säkerhetsskyddsavtal framför Affärsavtalet. Motsvarande skrivning ska även tas in i Affärsavtalet. Företaget får endast använda underleverantörer som har tecknat säkerhetsskyddsavtal med Myndigheten. 3 Säkerhetsskyddsorganisation Det ska finnas en säkerhetsskyddschef och en ställföreträdande säkerhetsskyddschef på Företaget. Säkerhetsskyddschefen ska i Uppdragets säkerhetsskyddsfrågor vara direkt underställd Företagets ledning. Säkerhetsskyddschefen leder säkerhetsskyddsverksamheten inom Företaget och är kontaktperson i säkerhetsskyddsfrågor gentemot Myndigheten. På Företaget ska det även finnas en systemsäkerhetsansvarig för IT-system som är avsedda för behandling av hemliga uppgifter.. 4 Säkerhetsskyddsåtgärder Företaget ska upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion när säkerhetsskyddsavtalet har undertecknats. Säkerhetsskyddsinstruktionen inklusive eventuella förändringar eller tillägg i säkerhetsskyddsinstruktionen ska godkännas av Myndigheten. Företaget ska dokumentera de säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits i Uppdraget. 5 Behörighet Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast personer som; bedöms pålitliga från säkerhetssynpunkt har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd behöver uppgifterna för sitt uppdrag eller arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna förekommer Hemliga uppgifter får endast delges personer som har säkerhetsprövats och godkänts av Myndigheten. 6 Informationssäkerhet Myndigheten ska klargöra för Företaget i vilken utsträckning handlingar med mera som överlämnas till Företaget innehåller hemliga uppgifter. Om hemliga uppgifter uppkommer under Uppdragets utförande på Företaget, ska Företaget vidta de säkerhetsskyddsåtgärder som är nödvändiga. Företaget ska utan dröjsmål meddela Myndigheten om hemliga uppgifter har uppkommit samt vilka säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits. Myndigheten ska alltid godkänna utrymmen som används vid hantering och förvaring av hemliga uppgifter. Hemliga uppgifter får endast hanteras i IT-system som har godkänts för sådan hantering av Myndigheten. Beträffande hemliga uppgifter i IT-miljö gäller för Uppdraget bestämmelserna i bilaga A, tillhörande denna handling. Företaget bör klargöra för Myndigheten i vilken utsträckning uppgifter avseende affärs- eller driftsförhållanden som överlämnas till Myndigheten är att anses som hemliga, samt varför Företaget kan komma att lida skada om dessa röjs (enligt offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]).
Företaget är dock medvetet om att Myndigheten ändå kan vara skyldig att lämna ut sådana uppgifter. 3 Företaget får inte utan Myndighetens tillstånd lämna uppgifter till massmedia som rör Uppdraget och som enligt Myndigheten innehåller hemlig uppgift. Detsamma gäller för publicering i broschyrer, tidskrifter, böcker, filmer etc., samt vid föredrag, utställningar och förevisningar dit personer som inte är behöriga ( 5) har tillträde. Företaget får inte utan Myndighetens tillstånd offentliggöra att de träffat ett säkerhetsskyddsavtal. Denna information får därmed inte användas i marknadsföring eller på annat sätt. 7 Tillträdesbegränsning Myndigheten ska i samråd med Företaget fastställa nivån på tillträdesskyddet för de lokaler och områden eller motsvarande som Företaget avser att använda vid genomförandet av Uppdraget. Detta ska ske innan Företaget får del av hemliga uppgifter eller den säkerhetskänsliga verksamheten påbörjas. Företaget får inte utan Myndighetens godkännande byta eller använda andra lokaler, områden eller motsvarande för Uppdragets genomförande. Endast behöriga personer som har godkänts av Myndigheten får ha tillträde till de lokaler, områden eller motsvarande där Uppdraget genomförs. 8 Säkerhetsprövning Innan person får del av hemliga uppgifter ska Företaget genom säkerhetsprövning pröva vederbörandes lojalitet och pålitlighet från säkerhetssynpunkt. Säkerhetsprövningen ska omfatta varje person som får del av hemlig uppgift, oavsett om de blir föremål för registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627) eller inte. Säkerhetsprövning ska omfatta en personbedömning samt inhämtande av betyg, intyg och referenser. Är befattningen placerad i säkerhetsklass ska säkerhetsprövningen även omfatta registerkontroll och i vissa fall särskild personutredning. Säkerhetsprövningen ska dokumenteras av Företaget och på begäran lämnas till Myndigheten. Tillsammans med uppgifter som har framkommit vid registerkontroll och särskild personutredning utgör säkerhetsprövningen underlag för Myndighetens beslut om att personen får anlitas. Företaget får inte anlita personen innan Företaget har fått del av Myndighetens beslut. Innan en ansökan om registerkontroll skickas till Myndigheten ska Företaget särskilt informera den person som ska bli föremål för registerkontroll om vad kontrollen innebär. Företaget ska i samband med detta också inhämta personens samtycke till kontrollen. Samtycket ska dokumenteras och förvaras på Företaget. Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Myndigheten om en registerkontrollerad person på Företaget lämnar uppdraget. Myndigheten ska utan dröjsmål anmäla till Säkerhetspolisen att personen har lämnat Uppdraget. Företaget ska till Myndigheten anmäla omständigheter som kan vara av betydelse för bedömningen av ensäkerhetsprövad persons lämplighet och pålitlighet. Om en person som har säkerhetsprövats inom ramen för detta säkerhetsskyddsavtal under Uppdragets genomförande befinns olämplig från säkerhetssynpunkt, ska Företaget vidta de åtgärder
4 som är lämpliga för att vederbörande inte ska få tillgång till hemliga uppgifter eller tillträde till lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs. 9 Intern utbildning och kontroll Myndigheten ska innan Uppdraget påbörjas ge lämplig utbildning i säkerhetsskyddsfrågor till de personer på Företaget som kan komma att få del av hemlig uppgift eller tillträde till lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs. Därefter ansvarar Företaget för att dessa personer ges behövlig och fortlöpande utbildning. Utbildningen ska bland annat behandla: hot och risker som från säkerhetssynpunkt föreligger mot eller är förknippade med Uppdraget säkerhetsskyddsåtgärder som enligt Företagets säkerhetsskyddsinstruktion ska vidtas mot föreliggande hot och risker Myndigheten kan vid behov och efter särskild framställan medverka i viss utbildning som Företaget ger. Företaget ska fortlöpande kontrollera att endast behöriga personer som har godkänts av Myndigheten anlitas och att säkerhetsskyddet avseende informationssäkerhet och tillträdesbegränsning iakttas, samt att skyddsnivån är jämn och tillräckligt hög. Företaget ska omedelbart underrätta Myndigheten om inträffade eller befarade händelser och omständigheter som kan påverka säkerhetsskyddet vad avser Uppdraget och personer som faller under detta avtal. 10 Tillsyn Myndigheten har rätt att kontrollera att de i säkerhetsskyddsinstruktionen redovisade och avtalade säkerhetsbestämmelserna följs. Vid en sådan tillsyn kan Myndigheten biträdas av en representant från Säkerhetspolisen och/eller Försvarsmakten. Tillsynen ska ske under Företagets ordinarie kontorstid eller på plats och tid enligt särskild överenskommelse. Tillsynen får inte vara mer ingripande för Företaget än vad som är nödvändigt. 11 Kostnader Företaget ska bära eventuella kostnader som uppkommer med anledning av detta säkerhetsskyddsavtal om inget annat avtalats i Affärsavtalet. 12 Övrigt Hemliga uppgifter som har tillförts eller uppkommit under Uppdragets genomförande ska även efter att avtalet har upphört, eller till dess att Myndigheten meddelar något annat, omfattas av tystnadsplikt. Företaget ska informera berörd personal om innebörden av tystnadsplikten och säkerhetsskyddet samt se till att personalen undertecknar sekretessförbindelser. Dessa förvaras på Företaget så länge Uppdraget pågår. När Uppdraget är slutfört lämnas sekretessförbindelserna till Myndigheten. Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Myndigheten när någon förändring sker beträffande firma, organisationsnummer, styrelse, verkställande direktör, revisor, post- och besöksadress eller telefonnummer. Avser ändringen firma, organisationsnummer, styrelse, verkställande direktör eller revisor ska ett nytt registreringsbevis från Bolagsverket bifogas anmälan. En anmälan ska också göras om ägarförhållandena ändras, om Företaget råkar i ekonomiska svårigheter eller försätts i konkurs.
Samtliga handlingar, material eller övrigt som innehåller hemliga uppgifter och som har anknytning till Uppdraget är Myndighetens egendom om inget annat har avtalats. Dessa handlingar eller dylikt ska senast i samband med fullgjort Uppdrag återlämnas till Myndigheten eller vid den tidpunkt som parterna särskilt har kommit överens om. 13 Avtalsperiod Detta säkerhetsskyddsavtal träder i kraft vid undertecknandet och gäller tills vidare eller till dess det skriftligen med en uppsägningstid om tre (3) månader sägs upp av endera parten. Avtalet kan dock inte ensidigt sägas upp till en tidigare tidpunkt än den dag då Uppdraget har slutförts eller alla hemliga uppgifter har återlämnats till Myndigheten. Myndigheten kan dock ensidigt säga upp detta avtal liksom Affärsavtalet med omedelbar verkan om Företaget frångår detta avtal. Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar varav parterna har tagit var sitt. 5 [Ort och datum] [Myndigheten] [Ort och datum] [Företaget AB]............................................. (Namnteckning) (Namnteckning)............................................. (Namnförtydligande) (Namnförtydligande)
1(12) FÖRSLAG TILL S Ä K E R H E T S S K Y D D S I N S T R U K T I O N Innehållsförteckning Sida 1. Syfte 2 2. Begreppsförklaringar 2 3. Säkerhetsskyddsorganisation 3 4. Säkerhetsskyddsmän 4 5. Val av personal och underleverantör 4 6. Framställning av hemlig handling 4 7. Registrering 5 8. Kvittering 5 9. Förvaring 6 10. Låskod/Nyckel 6 11. Inventering/Gallring 7 12. Förlust m.m. 8 13. Förstöring m.m. 8 14. Befordran av hemlig handling 8 15. Befordran med bud 9 16. Befordran med post 9 17. Befordran på annat sätt 10 18. Röjande signal (RÖS) 10 19. IT-säkerhet 10 20. Tystnadsplikt/Sekretessbevis 10 21. Tillträdesbegränsning 11 22. Intern utbildning 11 23. Kontroll 11 24. Redovisning 12 25. Övrigt 12
SÄKERHETSSKYDDSINSTRUKTION 2(12) 1. SYFTE Denna instruktion skall gälla i tillämpliga delar för Företaget AB med org.nr xxxxxx-xxxx. Nedan kallat Företaget. Detta föranlett av att Företaget effektuerar en beställning där säkerhetsskydd krävs enligt 8 säkerhetsskyddslagen (1996:627). Det åligger berörd personal inom Företaget att noggrant följa föreskrifterna i denna instruktion. 2. BEGREPPSFÖRKLARINGAR SUA-arbete Uppdrag eller arbete som med hänsyn till rikets säkerhet skall hållas hemligt enligt ett säkerhetsskyddsavtal som upprättats mellan en beställande myndighet och en leverantör. I SUA kan ingå studie/planering, utveckling/projektering, anbudsgivning, upphandling, prov och försök samt produktion. Även garantiåtgärder kan omfattas av SUA. Ett SUA-arbete föreligger fr.o.m. att en myndighet beslutat sätta igång ett projekt som efter bedömning kan antas innehålla hemliga uppgifter och där i något avseende annan myndighet, företag eller enskild person kan komma att anlitas som anbudsgivare, leverantör, entreprenör eller konsult. Beställande myndighet Staten, kommunerna, landstingen eller ett verksamhetsställe med ekonomiskt ansvar som själv tar initiativ till och ombesörjer eller påbörjar en SUA. Beställare är även den som efter ett uppdrag fullföljer av annan beställare påbörjat arbete och som enligt 8 säkerhetsskyddslagen skall träffa avtal om sådant arbete. Leverantör Myndighet, företag (aktie-, handels-, kommanditbolag, ekonomisk förening eller enskild firma) eller tillhörande filial, region- eller lokalkontor eller organisation som en beställande myndighet avser anlita för SUA såsom anbudsgivare eller leverantör. Med leverantör avses i registerkontrollsammanhang ägare, verkseller institutionschef eller, beträffande aktiebolag styrelsen och verkställande direktör. Hemlig uppgift Med hemlig uppgift förstås uppgift som omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen ( 2009:400) och som rör rikets säkerhet.
Hemliga uppgifter kan framgå av handlingar, visst förhållande, anläggning, föremål eller muntlig uppgift. Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast den som 1. bedöms pålitlig från säkerhetssynpunkt, 2. har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd, och 3(12) 3. behöver uppgifterna för sitt arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna förekommer. Alla andra är obehöriga att ta del av hemlig uppgift. Säkerhetsskyddsavtal Ett skriftligt avtal vid SUA som ingås mellan beställande myndighet och leverantör angående det säkerhetsskydd som bedöms nödvändigt för den enskilda upphandlingen. Ett säkerhetsskyddsavtal skall träffas/bekräftas vid varje SUAupphandling. 3. SÄKERHETSSKYDDSORGANISATION Säkerhetsskyddschef med ställföreträdare skall finnas vid Företaget. Säkerhetsskyddet inom Företaget planläggs, leds och övervakas av säkerhetsskyddschefen. Säkerhetsskyddschefen skall i fråga om säkerhetsskyddstjänsten lyda direkt under Företagets ledning. Säkerhetsskyddschefen är kontaktman till beställande myndighet och skall till denna ofördröjligen anmäla om - skadegörelse skett på försändelse med hemligt innehåll, - hemlig handling, hemligt material eller hemligt arbetsmateriel förkommit eller saknas, - brister i säkerhetsskyddet, som inte enkelt kan avhjälpas, som uppmärksammas inom Företaget eller hos underleverantör - obehörig söker skaffa upplysning om hemligt förhållande - misstanke föreligger om brott såsom spioneri, sabotage eller liknande. - inbrott skett vid Företaget eller hos enskild anställd vilken deltar i SUA-arbete Säkerhetsskyddschefen skall dessutom - snarast göra en polisanmälan om dröjsmål kan innebära att
bevis går förlorade eller utredning av en händelse äventyras. - dokumentera förhållanden och åtgärder om säkerhetsskyddet - föra förteckning över behöriga med ev. fördelning på aktuella säkerhetsklasser. 4. SÄKERHETSSKYDDSMÄN 4(12) Vid behov utser Företaget säkerhetsskyddsmän som inom respektive arbetsområden övervakar efterlevnaden av gällande bestämmelser och till säkerhetsskyddschefen anmäler överträdelser och brister. Utsedda säkerhetsskyddsmän skall framgå av förteckning. 5. VAL AV PERSONAL OCH UNDERLEVERANTÖR Beställande myndighets skriftliga godkännande skall inhämtas avseende. - anställd person, innan denne informeras om eller tas i anspråk för SUA-arbete, - annan anställd vid Företaget vars uppgifter eller arbetsplats innebär att kännedom om hemliga uppgifter inte utan omfattande åtgärder kan undvikas, - annan person, som Företaget har för avsikt att anställa eller anlita för SUA-arbete och - underleverantör eller underentreprenör, innan sådan informeras om eller tas i anspråk för SUA-arbete. Beställande myndighets ställningstagande till lämplig personal för ett SUA-arbete och deras föreslagna inplacering i säkerhetsklass grundar sig på förslag från entreprenören/leverantören. Föreslagna personer skall därför vara kända av Företaget som lämpliga och pålitliga. Finns inte sådan kännedom skall denna införskaffas i likhet med vad som gäller för anställning av kvalificerade arbetskraft i allmänhet. Föreslagen personal skall informeras om att de kommer att registerkontrolleras (H SÄK SUA kap 3 Registerkontroll). Skriftlig bekräftelse av att berörd person lämnat sitt skriftliga samtycke till registerkontroll skall medfölja förslaget till begäran om registerkontroll. Löfte om anställning (motsv.) får under inga förhållanden lämnas innan beställande myndighets godkännande erhållits. 6. FRAMSTÄLLNING AV HEMLIG HANDLING Hemlig handling får med beställande myndighets medgivande framställas endast i det antal exemplar som oundgängligen erfordras för arbetet. Om en handling upprättas i flera exemplar skall dessa numreras. Består
handlingen av flera blad, skall sidorna numreras i löpande följd och 5(12) hopfästas. På första sidan skall anges antalet sidor, antalet exemplar, handlingens exemplarnummer och, om bilagor medföljer, deras antal. Såväl kopia av eller hemligt utdrag ur hemlig handing skall hemligstämplas och införas i register med angivande av datum, antal exemplar och hur dessa fördelas. På utdrag antecknas från vilken handling det gjorts. Fråga om hemligbeteckning av hemlig handling eller annat hemligt föremål skall överenskommas med beställande myndighet. Hemligt arbetsmaterial såsom koncept, extra kopior, datamedium, karbonpapper, tryckmedia eller liknande som använts vid framställning av hemlig handling, skall förstöras, när de inte längre behövs. Karta, bild eller motsvarande som upprättats med användande av hemligt kart- eller bildmaterial skall behandlas som hemlig handling. Uppkommer fråga om spridning - publicering - skall godkännande härför via beställande myndighet inhämtas hos Statens lantmäteriverk. 7. REGISTRERING Hemliga handlingar införs av säkerhetsskyddschefen eller av utsedd behörig (registrator) i särskilt register. Av registret skall framgå - datum då handlingen mottagits eller avsänts, avsändare eller adressat samt i förekommande fall postens inlämningsnummer, - registreringsnummer i förekommande fall för såväl avsändare som mottagare, - handlingens innehåll i korthet (ärendemening), och antalet bilagor, - vem som öppnat eller emballerat försändelsen, om detta inte är fastställt genom Företagets organisation, - hos vem handlingen förvaras, - anteckning då kopia eller utdrag gjorts och - datum då handling förstörts, utbytts, saknas eller förkommit. Hemlig materiel registreras på motsvarande sätt. 8. KVITTERING Hemlig handling, hemlig materiel och hemligt arbetsmateriel skall kvitteras av mottagaren om intet annat överenskommits med
beställande myndighet. 6(12) Kvittering skall göras med namnteckning och namnförtydligande. Detta kan ske i register, liggare, på särskild kvittoblankett e.dyl. Om särskild kvittoblankett används skall kvittot upprättas i minst två exemplar. Då handlingen eller materielen återlämnas skall kvitteringen förses med anteckning härom. Originalkvitto skall återlämnas och dubblettkvitto (register/liggare) förses med anteckning om återlämnandet. Delgivning av en handling genom läsning eller på annat sätt skall bestyrkas på särskild lista med namnteckning och namnförtydligande. Hemlig handling eller del därav som innehåller bestyrkande om delgivning av handling skall då den inte längre behövs för uppdraget återlämnas till beställande myndighet. (Jämför punkterna 11 och 13). 9. FÖRVARING Hemliga föremål, handlingar och materiel förvaras så att inte någon obehörig kan komma åt dem. Hemliga handlingar skall förvaras i förvaringsutrymme med lägst skyddsnivå motsvarande säkerhetsskåp enligt Standardiseringskommissionens normer (SIS), Svensk Standard 3492. Den som har anförtrotts och kvitterat hemliga handlingar skall ha ett eget förvaringsutrymme. Bankfack och förvaringsutrymmen på t. ex. hotell kan inte godkännas. Beställande myndighet kan efter framställan i undantagsfall bevilja avsteg. Hemliga handlingar bör om möjligt förvaras åtskilda från öppna handlingar. Förvaringsutrymme för hemliga handlingar och materiel skall hållas låst under tider, då det inte står under omedelbar uppsikt av den som har ansvaret för detsamma. Under kortare frånvaro från tjänsterum får hemliga handlingar ligga framme under förutsättning att rummet är låst och insynsskyddat så att obehörig inte kan ta del av handlingarna. Hemligt materiel skall i tillämpliga delar förvaras på samma sätt som hemlig handling. Hemlig handling (materiel), som medförs från Företaget, skall hållas under omedelbar uppsikt eller förvaras under samma skydd som vid Företaget. För sådant medförande skall det finnas fullgoda skäl och tillstånd av vederbörlig säkerhetsskyddsansvarig. 10. LÅSKOD/NYCKEL Vid inköp av förvaringsrum eller dörr till fast förvaringsutrymme skall nyckel levereras separat och direkt till Företagets säkerhetsskyddschef. Innan nyckel lämnas till den som skall ansvara för förvaringsutrymmet, skall den förvaras av säkerhetsskyddschefen eller av denne utsedd