Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse 2012-01-10 Sida 1 (5) Kommunledningsförvaltningen Stab Utvecklingschef Jan Holmberg Telefon 0141-225010 Mobiltelefon 070-5642738 Telefax 0141-57714 e-postadress jan.holmberg@motala.se Diarienummer 10/KS 0236 Översyn av kosthantering Sammanfattning Tekniska nämnden har i egenskap av utförare av kostverksamheten under 2010 tagit fram förslag till kostpolitiskt program. Programmet har stoppats på väg mot beslut i kommunfullmäktige. Anledningen är att de nämnder som köper kost för sina kunder samt kommunstyrelsen, med ett övergripande ansvar för beredningen av ärenden till kommunfullmäktige, ej kan överblicka de ekonomiska konsekvenserna vid programmets genomförande. Vidare råder oklarhet kring ansvar och roller i kosthanteringen. Med anledning av ovan har kommunstyrelsen tagit initiativ till en dialog med berörda nämnder för en helhetslösning för kosthanteringen i Motala kommun. Dialogen har lett till att kommunledningskontoret fått i uppdrag att skriva fram ärende till kommunstyrelsen om översyn av kosthanteringen. En översyn av kosthanteringen är kommunstyrelsens ansvar med hänsyn till att lösningen måste vara kommunövergripande med ett helhetsperspektiv. Översynen ska ske i samverkan med berörda nämnder och förvaltningar. Förslag till beslut 1. Kommunledningsförvaltningen ges i uppdrag att se över kosthanteringen enligt de direktiv som framgår av föreliggande skrivelse. 2. Styrgruppen för arbetsmarknadspolitik och politiska prioriteringar är politisk styrgrupp för kostöversynen. 3. Översynen ska redovisas vid kommunstyrelsens augustisammanträde 2012. Bakgrund Kommuninvånarna ska känna en trygghet i att det serveras goda, näringsriktiga och väl sammansatta måltider i kommunens verksamheter. Maten som serveras ska vara säker vad gäller specialkoster och livsmedelshygien. Den ska vara framställd med så låg miljöpåverkan som möjligt och under goda etiska förhållanden. Målet för regeringens livsmedelspolitik är en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar livsmedelsproduktion. Motala kommun har tagit beslut att man ska medverka till att de nationella miljömålen om hållbar utveckling kan förverkligas. Maten står för en stor del av miljöpåverkan. Postadress Besöksadress Telefon vxl Webbplats e-postadress 591 86 Motala Drottninggatan 2 0141-22 50 00 motala.se motala.kommun@motala.se
Tekniska nämnden har i egenskap av utförare av kostverksamheten under 2010 tagit fram förslag till kostpolitiskt program. Programmet har stoppats på vägen mot beslut i kommunfullmäktige. Anledningen till stoppet är i första hand att de nämnder som köper kost för sina kunder, samt kommunstyrelsen som övergripande ansvarig för beredningen av ärenden till kommunfullmäktige, ej kan överblicka ekonomiska konsekvenser och ansvarsfrågor vid programmets genomförande. Tekniska nämndens förslag till kostpolitiskt program är i hög grad överensstämmande med de politiska prioriteringarna i den LUP som kommunfullmäktige antog i april 2011. De politiska prioriteringarna lyfter bl. a. fram barn och ungdomars samt äldres hälsa, att de som är beroende av samhället för att inta sina måltider ska ha inflytande över matens kvalité samt användningen av närodlade och ekologiskt hållbara produkter. Generellt gäller i LUP att den politiska viljan är att Motala ska vara en föregångare i omställningen till ekologisk hållbarhet. Mot bakgrund av att det kostpolitiska programmet har stoppats finns f.n. oklarhet kring den politiska inriktningen för den fortsatta kosthanteringen. I planeringsförutsättningarna för 2012 anges att kommunstyrelsen ska ta initiativ till en samordnad lösning för den fortsatta kosthanteringen i samverkan med berörda nämnder. För att komma vidare krävs i första hand en belysning av konsekvenserna av det kostpolitiska programmets strävan att maten tillagas närmare kunderna. Det finns även anledning att bedöma förutsättningarna för att öka andelen råvaror som är ekologiska och/eller närproducerade. Syftet med en översyn av kosthanteringen är att forma en kommungemensam lösning och att reda ut oklarheter kring kostens hantering. Metoden är att tydliggöra två alternativa strategier. Lösningen kan bli en sammanvägning och balansering av de två strategierna. Översynen ska också innefatta att ta fram gemensamma interna spelregler för kosthanteringen så att ansvar och roller blir tydliga. Avsikten är att den fortsatta kosthanteringen ska ställa likvärdiga krav på all mat som kommunen tillhandahåller. Detta innebär också överväganden om en enhetlig intern kostorganisation. De här angivna förutsättningar ska beaktas vid upprättande av gemensamma styrdokument för kosthantering. Med bakgrund av riktlinjer för styrdokument i ledningssystemet föreslås preliminärt en uppdelning i ett politiskt styrdokument benämnt kostpolicy samt ett förvaltningsstyrdokument benämnt gemensamma anvisningar för kosthantering. Fakta om Motala kommuns kostorganisation Motala kommun har inom tekniska förvaltningen en kostenhet som producerar mat till de av kommunen drivna äldreboenden och skolor. Mat lagas även till 12 av kommunens förskolor (vt 2012) samt 3 privata förskolor. Kostenheten lagar även mat till lasarettet i Motala och rättspsykiatriska enheten i Vadstena, genom det samarbetsavtal som slöts mellan kommun och landsting 2002. Även café Poppelhem i kommunhuset och restaurang Västgyllen på lasarettet drivs av kostenheten. Portionspriset är baserat på kostenhetens självkostnad, då enheten 0-budgeteras. Priserna bygger i första hand på beställningar från bildningsförvaltningen och socialförvaltningen. I priset ingår, förutom personal och livsmedel, en stor del av övriga kostnader som kostnader för maskiner, utrustning, förbrukningsvaror, sophämtning, reparationer och transporter. Vad gäller fyra äldreboenden i Granliden, Godegård, Vileborg och Strömsborg, betalar kostenheten även hyra och el för respektive kök. Då de fasta kostnaderna ligger på kostenheten blir portionspriset högre ju färre portioner som produceras. Även alla investeringar ligger idag på kostenheten. Sida 2 (5)
Sida 3 (5) Uppdateringar av portionspriset görs av bildningsförvaltningen genom indexuppräkning. Hur utgångspriserna är satta är oklart. Resultatmål för kostens kvalité sätts av tekniska nämnden. Av kostenhetens 24 kök är 18 skolkök, 3 äldrekök,1 skol- och äldreboende, 1 produktionskök (lasarettet) och 1 cafeteria. Av de 19 skolköken är 14 tillagningskök och 5 mottagningskök. Totalt producerar kostenheten drygt 2500 000 portioner per år, fördelat på frukost, middag, kvällsmat och mellanmål. Kosten produceras dels i ett större produktionsskök med transporter av maten till kund, dels i tillagningskök där maten konsumeras i anslutning till tillagningen. På Norra skolan tillagas även mat till Södra skolan, som transporteras dit. I mottagningsköken, lagas alltid sallad och kokas potatis, ris och pasta. Här görs också frukost och mellanmål. Det stora produktionsköket Västergyllen är placerat vid Motala lasarett. Motala kommun har avtal med Landstinget i Östergötland om detta kök. De avtal som gäller fn är följande: Samverkansavtal 20020401-20120331. Förlängs med 5 år i taget, längst till 20220331.Uppsägning 36 mån i förväg. Vid Verksamhetsförändringar som i väsentlig grad påverkar verksamheten, kan uppsägningstiden vara 3 år. Avtal om lokaler, hyra av kök 20021201-201201201. Förlängs med 5 år i taget. Uppsägning 36 mån i förväg. Hyra av restaurang 20020401-20120331. Förlängs med 3 år i taget. Uppsägning 18 mån i förväg. Avtal om förhyrning av köksutrustning 20050101-20121231.Ingen uppsägningstid, följer hyreskontraktet. Kostnad för lokaler och utrustning vid Västgyllen är fn. ca 5 miljoner kr per år, inklusive utrustning och el. Köket på lasarettet är slitet och en upprustning av lokaler och maskiner måste göras efterhand. Transporterna från Västergyllen och Norra skolan kostar 2011 1,9 miljoner kronor för 12 äldreboenden, 5 skolor och 6 förskolor som det är leveranser till. Motala kommuns kostorganisation innefattar 13 (VT 2012) av kommunens förskolor medan resten (ca 25) är organisatoriskt tillhörande bildningsförvaltningen. Vidare finns tre externt drivna äldreboenden (samtliga av Attendo Care) som använder kyld mat. Därtill upphandlas kyld mat till kunder inom hemtjänsten om 85/90 portioner per dag. Alternativa strategier för kosthantering Alternativ maximera stort produktionsskök Inriktningen är att kosten inte får ta en ökad andel av kostnaden för verksamheten. Med beaktande av de kvalitativa målen för kost är det överordnade målet att minimera priset per portion. Denna inriktning prioriterar ej att maten lagas nära kunden. Detta alternativ innebär att avtalen med landstingets kök vid lasarettet i Motala kan förlängas och utvecklas när möjligheten till effektiviseringar uppstår med hänsyn till att tillagningskök kan läggas ner och ersättas med mottagningskök. Så stor del som möjligt av kostproduktionen i kommunen, ska styras till Västgyllen.
Alternativ maximera tillagning nära kunderna Inriktningen är att kosten ska lagas nära kunderna. I så stor utsträckning som möjligt ska enheter där mat serveras ha tillagningskök. En investeringsplan upprättas för att bygga om till tillagningskök med prioritet för större skolor som i dag är mottagningskök. Förhandlingar upptas med landstinget om att kommunen ej avser att fortsätta hyra lasarettsköket.(alternativt ej hyra i samma omfattning pga behov av färre antal portioner). Motala kommun bygger efterhand om mottagningskök till tillagningskök med prioritet för Bråstorpsskolan, Skolgårda skola, Södra skolan, Vätternskolan samt Strömsborgs äldreboende. Det finns ett konsultförslag från 2011 där kostnaden beräknas till ca 15 miljoner inkl ombyggnad, el, vs och utrustning, förutsatt att ventilation, inkommande el och fettavskiljare räcker. Fastigheterna Bråstorpsskolan och Strömsborgs äldreboende ägs av bostadsstiftelsen Platen. Alternativoberoende aspekter som ska belysas i kostöversynen: Sida 4 (5) Ekologiska livsmedel. Begreppet och möjligheten att hantera s.k. närproducerade råvaror. Förutsättningar att undvika GMO varor (Genetiskt Modifierade Organismer) samt att kunna välja etiskt märkta produkter och endast servera grönlistad fisk. Särskilt prisindex för livsmedel. Kyld mat kyld mat-system Minimera transporter inom kosthantering Minimerat matspill och systematisk källsortering av allt avfall. KRAV-certifierade kök med miljösäkrade arbetsmetoder och inköp Effektiva processer i kosthanteringen. Kostenhetens bemanning och kompetensförsörjning. Kostenhetens dialog med beställare och kunder Direktiv för kostöversyn Kostöversynen ska sätta kunden i centrum och genomföras med ett helhetsperspektiv på hälsa, miljö och ekonomi och analyseras ur dessa aspekter Kostöversyn ska innehålla definitioner och dokumentation av de två alternativa strategierna samt belysa angivna alternativoberoende aspekter Kostöversyn ska innehålla en belysning av frågor kring en enhetlig intern kostorganisation och enhetliga krav på all kost kommunen tillhandhåller
Sida 5 (5) Kostöversynen ska utmynna i en kostpolicy och gemensamma anvisningar för kosthantering Kostpolicyn ska innehålla politiska riktlinjer för kosthanteringen som tydliggör organisation och ansvar. Kostöversynens genomförande Organisation Styrgruppen för arbetsmarknadspolitik och politiska prioriteringar utgör styrgrupp för översynen för att erhålla en sektorsövergripande styrning. Vid styrgruppens möten deltar kommunchefens ledningsgrupp inklusive alla förvaltningschefer. Kommunledningsförvaltningen har huvudansvar för översynen och samordnar en förvaltningsövergripande arbetsgrupp. Från kommunledningsförvaltningen deltar primärt kompetens avseende miljö, folkhälsa, ekonomi och upphandling. Från tekniska förvaltningen deltar representanter för kostenheten och fastighetsenheten. Socialförvaltningen och bildningsförvaltningen utser representanter till arbetsgruppen som företräder de interna beställarna. Ytterligare kompetenser från förvaltningarna kan behöva tas i anspråk. Arbetsgruppen ska i sitt uppdrag involvera kundrepresentanter. Tidplan och ekonomi Målsättningen är redovisa ett underlag i augusti 2012 för kommunstyrelsen. En detaljerad tidplan för ett fullständigt beslutsunderlag ska bedömas så fort möjligt under våren 2012. När arbetsgruppen gjort en ingående bedömning av översynens omfattning behövs en avstämning av tid och resurser. Inga särskilda medel disponeras i detta skede. Metod Arbetsgruppen upprättar omgående en projektplan med tider och ansvar för att hantera deluppdrag utifrån de riktlinjer som är angivna för översynen. I översynen ingår att höja kunskapen generellt om kommunal kosthantering genom omvärldsbevakning. De angivna huvudalternativen ska definieras och dokumenteras på ett likvärdigt sätt för att analysen ska vara rättvisande. Fördjupningen av alternativoberoende aspekter hanteras med hänsyn till tidsaspekt och resurser. Peter Ingesson Kommunchef Jan Holmberg Utvecklingschef Beslutsexpediering Styrgrupp för arbetsmarknadspolitik, tekniska nämnden, bildnings- och social-nämnden. Godkänd av: Titel: Datum: