Styrelsearbete situationsexempel att fundera över 1. På vilka grundläggande principer och synsätt om företagande och bolagsbildning vilar aktiebolagslagens bestämmelser om styrelsens ansvar, vilka är huvudskälen för att ha en styrelse och ge den ansvar enligt lagen? 2. Vilka förhållanden och frågor regleras i ett aktiebolags bolagsordning? (3 kap), och vilken uppgift har bolagsordningen? 3. Vilka uppgifter skall regleras i bolagets stiftelseurkund? (2 kap., 5 ). 4. Om aktier och aktiebok 4.1. I samband med bildande av bolaget upprättas en aktiebok. Styrelsen har ett ansvar för att den förs löpande och förvaras på ett tryggt sätt. I vilka situationer behöver ägare och styrelse gå till aktieboken för att bekräfta uppgifter? 4.2. Hur tecknas aktiebrev? a) När bolaget bildas? (2 kap., 12 ). b) Vid nyemissioner? (13 kap., 13 ) 5. Vad innebär en fondemission? (12 kap) 6. Vad innebär det att det finns en bestämmelse om hembudsskyldighet i bolagsordningen? (4 kap., 27-28 ) 7. I vilka 3 fall ( och ändamål) får ett aktiebolag minska sitt aktiekapital? (20 kap) 8. Ett aktiebolag A äger intressen i följande bolag med angivna ägarandelar: Bolag B 100 % (som bla äger bolag G till 33%) Bolag C - 52 % Bolag D - 100 % Bolag E - 75 % (som bla äger bolag G till 33%) Erik Holm 1 (9)
Bolag F 48% Bolag G 5% Vilka bolag skall räknas som dotterbolag till bolag A? (1 kap., 11 ) 9. Kan det finnas andra förhållanden än direkt ägande som gör att ett bolag räknas som dotterbolag i lagens mening? (1 kap., 11 ) 10. Hur många styrelseledamöter och styrelsesuppleanter måste enligt lagen finnas i ett svenskt privat aktiebolag? I ett svenskt publikt aktiebolag? (8 kap., 1-3 ) 11. Vilka villkor skall vara uppfyllda för att ett bolag skall utse en styrelseordförande? Vad säger lagen om hur detta skall gå till? (8 kap., 17 ) 12. Vilka är kraven på närvaro för att styrelsen skall vara beslutsför i styrelsemötet? (8 kap., 22 ) 13. Det kan förekomma fall där en styrelseledamot inte kan delta i ett ärendebeslut (en fråga om sk jäv )? - vilka är de tre viktigaste fallen som beskrivs i ABL? (8 kap., 23 ) 14. En styrelse består av sex ordinarie ledamöter. Vid ett aktuellt sammanträde närvar fyra ordinarie ledamöter och inga suppleanter. En av de närvarnade är också styrelsens ordförande. Styrelsen antar ett investeringsbeslut, där två ledamöter (varav styr ordf är en) röstar för och två ledamöter röstar mot. De senare reserverar sig mot beslutet. I protokollet noteras att beslutet tas med ordf utslagsröst. Är beslutet giltigt enligt ABL? 15. I ett styrelsemöte är majoriteten av de ordinarie ledamöterna närvarande. Under mötet tar styrelsen ett beslut på ett beslutsunderlag som tillställs styrelsen under sittande möte. En ledamot som inte varit närvarande protesterar och hävdar att ärendebehandlingen är olaglig. Ordf hävdar att det är riktigt och i laga ordning. Styrelsen var ju faktiskt beslutsför och de som var med på mötet var ju också eniga om beslutet. Under mötet gavs samtliga gott om tid att sätta sig in i alla detaljfrågor. Har styrelsens ordf rätt enligt ABL? Erik Holm 2 (9)
16. Ett bolag i transportbranschen, anger i ändamåls-paragrafen i bolagsordningen att bolaget skall bedriva taxi-, bud-, och kurirverksamhet. Bolaget säljs. Den nye ägaren avyttrar fordonspark, säger upp chaufförer och underhållstekniker, hyr ut garage och andra friställda lokaler, men behåller administrativ personal och bokningspersonal. Rörelsen kommer i fortsättningen att inriktas på managementtjänster på transportområdet och på att förmedla avtal om transporttjänster. Måste bolagsordningen ändras? Om detta är fallet, hur sker detta praktiskt? 17. Ett aktiebolag anlitar en mindre revisionsbyrå på orten. Vald revisor är ensam auktoriserad revisor på denna byrå. Revisorsuppleanten är godkänd revisor. Den ordinarie revisorn är tidigare vald på fyra år och har två år kvar på sitt mandat. Revisorssuppleanten har anmält att han vill lämna sitt uppdrag under kommande år för att gå i pension. En dag i december omkommer revisorn hastigt i en trafikolycka, två veckor innan räkenskapsåret skall avslutas. Vad skall bolaget göra i den här situationen? Vem vidtar nödvändiga åtgärder? 18. Ett privat aktiebolag (familjeägt ägaren också företagsledare), som har stora skatteskulder, sätts i konkurs av tingsrätten. Samma dag som konkursbeslutet fastställs och en konkursförvaltare utses, får bolagets ägare en förfrågan om att sälja bolagets maskiner till ett pris som överstiger det uppskattade marknadsvärdet med 30 %. Ägaren slår till och skriver överlåtelseavtal samma dag. Allt detta sker innan förvaltaren hunnit ta kontroll över verksamheten rent praktiskt. Köplikviden sätts in på bolagets konto i laga ordning. Förvaltaren som utsetts av tingsrätten hävdar att försäljningen måste gå tillbaka. Ägaren säger att han gjort det för allas bästa och att förvaltaren inte kan göra en bättre affär idag. Vilka principer är stadgade i ABL? (vägledning om förvaltares /likvidators ställning i 25 kap 30 ; om personligt betalningsansvar för aktieägare i samband med likvidation och konkurs se 25 kap 19 ) 19. Ett aktiebolag sätts i konkurs på begäran av en större leverantör som inte fått betalning för sina obetalda fordringar. Bolagets styrelse stäms av skattemyndigheten som inte får ut betalning för obetalda skatter och arbetsgivaravgifter. Journalister ställer frågor till styrelsens ordf om varför inte styrelsen agerat tidigare och om ledamöterna har sovit under mötena. Ordf känner sig orättvist påhoppad och kränkt av anklagelserna. Han säger att styrelsen hela tiden fått rapporter om att bolagets ställning varit tillfredsställande och vinstprognosen följer planen. Han har därför inte haft en aning om att bolagets verkställande ledning haft så dålig kontroll på finanserna. Vilket ansvar har styrelsen? Vad kunde styrelsen gjort på ett tidigare stadium, innan bolaget begärdes i konkurs? Erik Holm 3 (9)
20. Bolaget i det här exemplet utför tekniska serviceuppdrag och produktionsentreprenader i underhållningsbranschen. Tjänsterna är teknikintensiva och säljs primärt till större mediaföretag i Europa. Bolaget har sitt huvudkontor i Stockholmsregionen. Ägare är ett svenskt investmentbolag (60%), ett danskt bolag som producerar reklamfilm (25%), ett svenskt teknikbolag (dotterbolag till ett börsnoterat företag, 15%). Samtliga ägare är representerade med ledamöter i bolagets styrelse. Det svenska investmentbolaget utser ordföranden. Den situation som beskrivs inträffar i november 2008. Bolagets räkenskapsår är samma som kalenderåret. Enligt planen skall bolaget ha ett färdigt och reviderat bokslut klart den 31 januari 2009. Prognoserad balansräkning per 31 dec 2008, i sammandrag: Tillgångar 42,6 mkr Skulder 20,4 mkr Erik Holm 4 (9) Reserver, obeskatt. 2,7 Eget kapital 19,5 EK spec: AK 5,0 RF 1,0 Bal res. 9,8 Årets progn res 4,7 Skulder, reserv, EK, totalt 42,6 mkr Bolaget har under de senaste 6 månaderna dragits med allvarliga likviditetsproblem och skälet är försenade produktionsprojekt. En viktig dansk underleverantör har gått i konkurs, i augusti 2008. En ny teknisk underleverantör (holländsk) är kontrakterad men har haft vissa inkörningsproblem, som kommer att vara åtgärdade i mars 2009. I samband med revisionsfirmans granskning görs kontroller av bankkonton och reskontran (kunder och leverantörer) och av bokföringen av pågående arbeten (utförs till stor del med hjälp av underleverantörer). Revisorn upptäcker oförklarade differenser mellan bolagets redovisning som som den ser ut i huvudboken och de kontoutdrag som lämnas av bolagets banker och kunder och underleverantörer. I flera av affärsrelationerna har väsentliga belopp inte bokförts i bolagets redovisning. Konstaterade brister uppgår till ca -5 mkr, de flesta verkar ha uppkommit under 2008, med början i maj. Därtill kommer osäkra fordringar i den nämnda konkursen ( förskottsbetalningar för beställda men inte levererade arbeten) i storleksordningen 3,5 mkr. Osäkerhet råder också om redovisningen av två större projekt som kommer att slutföras under december 2008. Revisorn kallar till ett möte med bolagets VD och ekonomichef för att presentera revisionsfirmans utredning och för att ge bolagsledningen en möjlighet att bidra med klarlägganden. Revisorn vill också ge sin syn på bristerna i bolagets kontrollsystem och
uppenbara svagheter i hur ledningsarbetet har skötts i olika produktionsled. Uppgifterna som redovisas vid mötet föranleder VD att ta kontakt med styrelsens ordförande och de kallar till ett extra styrelsemöte för att behandla den uppkomna situationen och för att besluta om lämpliga åtgärder. Mötet sker den 1 december 2008. Uppgift: a) Vilket ansvar har styrelsen att vidta åtgärder? b) Vilka uppgifter har själva styrelsen ordf och övriga ledamöter att utföra? c) Vilka instruktioner och direktiv bör styrelsen ge till den verkställande ledningen? d) Gör ett förslag till agenda för styrelsemötet 21. Ett aktiebolag säljer ett dotterbolag till cheferna i detta dotterbolag genom en sk management buyout. Vid försäljningstillfället svarar dotterbolaget för ca 40 % av koncernens omsättning. I köpekontraktet angives att dotterbolagets tillgångar är fria från pantförskrivning. Ganska snart efter köpet får de nya ägarna till dotterbolaget ett allvarligt problem. Bolaget har ett serviceåtagande, som misskötts och kunden avser nu att stämma för att få ut ett skadestånd för bristande fullgörande enligt gällande serviceavtal. I stämningen påvisas att dotterbolagets aktieinnehav i ett 50%-ägt intressebolag faktiskt är pant för fullgörande av serviceavtalet. De nya ägarna känner sig lurade av sitt tidigare moderbolag. Vilket ansvar har personerna som var ledamöter i moderbolagets styrelse vid försäljningstillfället för den uppkomna situationen? Hur skall den här typen av affärer genomföras och planeras i det säljande bolaget respektive det köpande bolaget/ägargruppen? 22. I ett aktiebolag som driver partihandel och varudistribution, rapporteras ekonomin varje månad i form av resultat, balans och kassaflödesanalys. Under en följd av redovisningsperioder rapporteras ständigt ökande kostnader för inköpta varor och lagerförändringar. Vid två på varandra följande styrelsemöten diskuteras utvecklingen och vd säger att det är flera faktorer som tillsammans medför kostnadsökningar och att situationen är för komplicerad för att man skall kunna lämna ett klart och entydigt svar, bl a har arbetsorganisationen inte anpassats till årets onormala säsongsvängningar, man har haft ojämn kvalitet i köpta varor och leveransförseningar från leverantörer har tvingat företaget till olönsamma tillköp. VD har tillsatt en utredningsgrupp bestående av inköpschefen, lagerchefen och ekonomichefen att reda ut situationen noggrant. Av en händelse upptäcks att bolaget under en tid varit utsatt för systematiska stölder. En extra revision görs. Revisorn påtalar att bolaget haft obefintliga kontroller av både in- och utleveranser. Inköpschefen slutar på egen begäran. VD tar personligen mycket illa vid sig av ortspressens skriverier om fiffel och bedrägerier i bolaget och att det inte kan uteslutas att högsta ledningen kan vara inblandad, drabbas av en depression och sjukskrivs. Vad skall styrelsen göra i den uppkomna situationen? Hur kan styrelsen planera sitt arbete så att bolaget får en bättre övergripande kontroll på sin affärsverksamhet? Erik Holm 5 (9)
23. Den här situationen handlar om Jan, som äger ett litet och snabbväxande företag. Han har sedan starten för 5 år sedan också varit bolagets vd. I styrelsen är Jan ensam ordinarie ledamot. Jans bror är styrelsesuppleant och arbetar också i bolaget som försäljare. Under senaste året har Jan upplevt att det varit svårt att riktigt få tid till alla långsiktiga frågor. En större investering har kostat 20% mer än kalkylerats, samtidigt som en beräknad produktivitetsvinst blev mindre. Bolagets krediter har som följd därav behövt omförhandlas. Kontorschefen på bolagets bank föreslår att Jan skall fundera på att ta in en eller flera utomstående ledamöter i styrelsen, för att på så sätt få hjälp med erfarenhet och kunnande som behövs i företagets utvecklingsskede. Först tycker Jan att det låter som en strålande idé. Vid närmare eftertanke blir han tveksam. Som det är nu tycker Jan att han har bra kontroll på all verksamhet i bolaget. En eller två personer som kommer utifrån kan ju komma att ifrågasätta hur bolaget sköts och kommer kanske att föreslå åtgärder som ägarfamiljen inte gillar. Men det var inget bra beslut, den här investeringen som Jan trott så mycket på. Visst vore det värdefullt att få stöd i ledningsarbetet av någon erfaren person. a) Hur bör Jan angripa frågeställningen? b) Vilka frågor bör vara avgörande för hans bedömning? 24. Tidpunkten är i december 2005. I ett mindre privatägt företag, som säljer marinprodukter för privat bruk och tillbehör till dessa, är ägaren också vd. I styrelsen finns två ytterligare familjemedlemmar. En extern person är styrelseordförande. Bolaget har haft dålig lönsamhet sedan 2002. Då gjordes ett försök till en finansiell rekonstruktion och företagets ägare tillsköt medel genom att belåna den privata fastigheten. Dåvarande revisor (liten lokal revisionsbyrå) blev sjuk och tvingades lämna sitt uppdrag i oktober 2005. Revisionen övertogs då av ett större, internationellt revisionsföretag. Rörelseresultatet före skatt har under år 2003 varit negativt, under 2004 varit positivt men nära ett nollresultat. Likviditeten i slutet av innevarande räkenskapsår 2005 är 88 %. Några stora leverantörsskulder är utestående och obetalda. VD har bokat möten med dessa leverantörer för att diskutera möjligheten av en förlängd kredittid. I pågående revisionsgranskning framkommer att momsen på varor som importerats från EUländer (obs sk omvänd skyldighet att deklarera och betala in moms) inte har deklarerats under senaste året, och att det finns oredovisad och obetald moms i storleksordningen 2 miljoner, sedan i februari 2005, då affärerna kom igång på allvar med två nya leverantörer av båttillbehör i Italien och Frankrike. a) Hur skall ägare och företagsledning hantera den här situationen? b) Vilka uppgifter åligger då styrelsen, VDn, revisorn? Erik Holm 6 (9)
c) Vilket personligt ansvar har inblandade personer ägare/vd, styrelsens ordförande, övriga styrelseledamöter, revisorn om den här situationen leder till någon skada eller brist, fullgörande av lagstadgade betalningar av skatter och avgifter, eller annat? 25. Två syskon äger en importfirma, vardera med 50 % andel. Bolaget har vuxit med 30 % per år och haft en lönsamhet under de senaste 3 åren som är högre än genomsnittet i branschen. Genom en förmedling av bolagets revisor har en person som inte tillhör ägarfamiljen, kommit in som ordförande i styrelsen. Bolagets styrelse består av ägarna samt den externa ledamoten /ordföranden. Bolagets tillväxt och resultatutveckling har väckt intresse hos större konkurrenter i branschen, som också anmält intresse att köpa bolaget. Den externa styrelseledamoten har efter samråd med revisionsföretagets konsultavdelning beräknat ett rimligt värde på bolaget till 24 milj SEK. Dock har bolaget under senaste året flyttat in i väsentligt större lokaler och då också gjort relativt stora investeringar i utrustning och system för lagerhantering. Nya krediter har tagits upp. Under innevarande år beräknas ett nollresultat pga stora flyttkostnader och kostnader för marknadsföring. Två större branschbolag har lämnat bud på bolaget i storleksordningen 33 milj SEK, bud som förutsätter att ägarna fortsätter att leda bolaget som anställda företagsledare. a) Vilka frågor och förhållanden bör vägas in i en bedömning? b) Vilka råd och rekommendationer bör den externa styrelseledamoten/ordföranden ge företagsägarna? c) Vilken roll bör styrelseordförande Jerker ha i den här situationen? 26. Huvudpersonen i det här fallet heter Pär. Bakgrund: En ideell förening har som syfte att marknadsföra en landskapsdel i en sydsvensk region. Föreningen har ett 20-tal betalande/finansierande medlemmar företag i den här regionens näringsliv. Vidare får föreningen ett verksamhetsstöd från regionstyrelsen och från tre större kommuner, har också ett statligt bidrag till föreningens kulturverksamhet, drift av ett museum. Föreningen driver viss affärsverksamhet - är huvudman för ett kommersiellt samarbetsprojekt med syfte att utveckla infrastruktur för olka slags besöksservice, arrangerar bla resor för turister och organiserar konferensarrangemang. Projektet leds av föreningens kanslichef. Pärs historia: Pär är utsedd av en av föreningens medlemmar att medverka i och rösta på det ordinarie årsmötet i föreningen (ordinarie föreningsstämma). Pär har inte tidigare haft något Erik Holm 7 (9)
engagemang i föreningens verksamhet eller haft något att göra med hans arbetsgivares intresse i föreningen. 16 dagar före föreningsmötet får medlemmarna styrelsens verksamhetsberättelse. Denna rapport beskriver utförligt verksamheten under det gångna året. Den ekonomiska redovisningen är då inte med i rapportpaketet. I kallelsebrevet sägs att ekonomirapporten kommer att lämnas på själva årsmötet. Pär är förvånad över hur informationen till medlemmarna sköts och kollar i stadgarna. Där anges det att alla handlingar i årsmötets ärenden skall skickas till medlemmarna senast 21 dagar före mötet. Så är då dagen inne för föreningens årsmöte. Alla föreningens medlemmar är representerade. Nu får också medlemmarnas representanter den ekonomiska redovisningen vid sittande bord. Mötet godkänner både kallelseförfarandet och mottagna handlingar. Mötet fastställer balansoch resultaträkningar, och beslutar också om ansvarsfrihet för styrelsen, för kanslichefen och för kassören. De ekonomiska rapporter som lämnas ut vid mötet visar att det egna kapitalet är förbrukat och till och med negativt (- 0,3 mkr). Föreningen har under de t vå senaste åren förlorat ca 300 tkr per år. Det kommersiella projektet står för merparten av förlusterna och den uppkomna kapitalbristen. Pär är förvånad över att rapporterna inte visar samma uppgifter och är svåra att analysera utan förtydliganden det kapitalkrävande projektet visas bara i föreningens balansräkning men inte i resultaträkningen. Under mötet läggs ett förslag i samband med diskussion om budget för kommande år, att föreningens ekonomi skall planeras med underskott av -40 tkr. Pär argumenterar för en ordentlig sanering av föreningens finanser med målet att nå ett 0-resultat under innevarande år. Frågan blir bordlagd, och den nya styrelsen får i uppdrag att i sitt första styrelsemöte gå igenom budgetförutsättningar och komma med ett nytt förslag. Pär blir under mötet vald till ny ledamot i föreningens styrelse. När Pär är på väg hem efter mötet funderar han på vad som avhandlats under dagenoch hur olika ärenden har hanterats. Han blir alltmer betänksam. Han beslutar sig för att kontakta en gammal bekant och styrelserådgivare. Påföljande morgon skickar han denne följande frågor per e-mail: Mina funderingar: a) Kan jag innan eller vid första mötet avsäga mig uppdraget som ledamot? Om ja, kan jag till någon del ställas till svars för underskottet i framtiden? Min bevekelsegrund för att sluta är att jag inte förrän vid stämmans början fick reda på det stora underskottet och jag hade tackat ja för att kunna jobba med att utveckla verksamheten. Nu blir ju styrelsens uppdrag att helt fokusera på ekonomin. Erik Holm 8 (9)
b) Om jag i stället fullföljer mitt år som ledamot och vi jobbar seriöst med med att komma tillrätta med ekonomin och också dokumneterar detta i våra styrelseprotokoll, men att underskottet inte kan hanteras och blir kvar på nuvarande nivå, eller tom sämre, kan jag då bli ersättningsskyldig i framtiden? Vi har det första mötet om en vecka. Välkomnar dina syunpunkter och råd. Bästa hälsningar, Pär 1. Vilka råd och kommentarer bör Pär få i den här situationen? 2. Den nya styrelsen i föreningen behöver en handlingsplan hur skall den se ut? Erik Holm 9 (9)