www.pwc.se Revisionsrapport Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor, Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor, Sofia Blixtberg, Sandra Marcusson. 2015 Granskning av styrning, uppföljning och kontroll Värends Räddningstjänstförbund Växjö kommun Alvesta kommun
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2. Syfte och Revisionsfrågor... 3 1.3. Revisionskriterier... 4 1.4. Avgränsning... 4 1.5. Metod... 4 2. Iakttagelser och bedömningar... 5 2.1. Organisation... 5 2.2. Direktionens styrmedel... 5 2.2.1 Styrande dokument och dess tillämpning... 5 2.2.2. Bedömning... 7 2.3. Direktionens uppföljning... 7 2.3.1 Ekonomi och verksamhet... 7 2.3.1. Bedömning... 9 2.4. Direktionens arbete med intern kontroll och risk- och väsentlighetsanalyser9 2.4.1. Reglemente för intern kontroll... 9 2.4.2. Direktionens arbete... 10 2.4.3. Bedömning... 11 2.5. Direktionens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteende... 11 2.5.1 Styrdokument och värdegrundsarbete... 11 2.5.1. Bedömning... 12 3. Sammanfattande revisionell bedömning... 14 1 av 14
Sammanfattning Revisorerna i har gett i uppdrag att granska direktionens styrning, uppföljning och kontroll. Sammanfattningsvis bedömer vi att direktionens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Under respektive avsnitt redovisas skälen för vår bedömning. En tydligare styrning, uppföljning och kontroll av kommunalförbundet skapar även möjlighet att vidareutveckla verksamheten i enlighet med de båda ägarkommunernas intressen. Nedan följer några rekommendationer: Rekommendationer 1. Anvisningar för informationsförmedling Vi bedömer att antagen förbundsordning och reglemente utgör en bra grund för styrning och uppföljning av räddningstjänstförbundet. Det finns däremot inga anvisningar som förtydligar innebörden av paragraferna i reglementet kring informationsförmedling, kontakt och samverkan. Vi rekommenderar att det av anvisningarna framgår vad som ska förmedlas, när och till vem. På så sätt skapas en ökad öppenhet och överskådlighet gällande de formaliserade styrningen och uppföljningen till medlemskommunernas fullmäktigeförsamlingar och kommunstyrelser. 2. Vidareutveckling av uppföljning av verksamhetsmål och ekonomi Vi rekommenderar att räddningstjänsten utarbetar uppföljningsbara mätbara verksamhetsmål som är styrande för verksamheten och som knyter an till kommunfullmäktiges övergripande mål för såväl Alvesta som Växjö kommuner. På så sätt länkas verksamheten bättre samman med ägarkommunernas mål då räddningstjänsten utgör en viktig part i samhällsutvecklingen i stort. Särskilt viktigt blir här uppföljningen av de ekonomiska måltalen och vilka bedömda behov som räddningstjänsten ser finns för att med bibehållen kvalitet klara att möta kommande investeringsbehov. 3. Vidareutveckling av risk- och väsentlighetsanalysen Vi rekommenderar förbundet att utforma regler och riktlinjer i enlighet med vad som anges i reglementet för intern kontroll. Vid granskningstidpunkten fanns det ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Vi rekommenderar framtagande av en skriftlig risk- och väsentlighetsanalys där olika riskaspekter gällande verksamheten beaktas. Vi föreslår att arbetet genomförs i nära samverkan mellan tjänstemän och politiker. Vi rekommenderar att uppföljningen av den interna kontrollen redovisas till ägarkommunerna och att stöd för detta tas med i reglementet för intern kontroll. 4. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi rekommenderar direktionen att genomför en översyn och säkerställer att det finns ändamålsenliga styrdokument när det gäller det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Här bör fler riskområden beaktas som t ex bisysslor, representation, IT-säkerhet, löner och tidrapportering. Vi ser positivt på det värdegrundsarbete som förbundet inlett under 2015. 2 av 14
1. Inledning 1.1 Bakgrund Värends Räddningstjänst är ett kommunalförbund som ansvarar för räddningstjänsten i Växjö kommun och Alvesta kommun. Räddningstjänstens vision är: ett tryggt och olycksfritt samhälle för alla. Förbundet ska uppnå visionen genom att vara aktiva i samhället, ha ett engagerat medarbetar- och ledarskap samt genom att ha en beredskap för framtiden. Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska genomföras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas risk- och väsentlighetsanalys. Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen. De delägda bolagen, kommunalförbund, stiftelser och föreningar som Växjö kommunen har intressen i omfattas vanligtvis inte direkt av kommunens interna styrdokument. Styrande för Värends Räddningstjänst är förbundsordningen och reglementet för förbundsdirektionen. Kommunallagen reglerar inte explicit ansvaret för intern kontroll i kommunalförbund. I kommunstyrelsens reglemente finns inte någon närmare beskrivning av ansvaret för förbunden och deras verksamhet. Ett särskilt reglemente utformades år 2005 gällande intern kontroll för Värends Räddningstjänst som reviderades av direktionen 2014-03-06. 1.2. Syfte och Revisionsfrågor Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultateten och rapporteringen. Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor: Vilka styrmedel använder direktionen? (avsnitt 2.2) Vad omfattar den uppföljning som direktionen gör? (avsnitt 2.3) Hur går uppföljningen till och med vilken frekvens sker uppföljningen? (avsnitt 2.3) Hur utvärderar eller bevakar direktionen den interna kontrollen i verksamheten? (avsnitt 2.4) Hur arbetar direktionen med risk- och väsentlighetsanalyser? (avsnitt 2.4) Hur arbetar direktionen för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten? (avsnitt 2.5) Hur arbetar direktionen för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare? (avsnitt 2.5) Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i direktionen på ett tillfredställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? (avsnitt 3) 3 av 14
1.3. Revisionskriterier Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns framför allt i följande dokument: Kommunallagen Förbundsordning Förbundsdirektionens reglemente Delegationsordning Reglemente för intern kontroll Intern kontrollplan 2015 Uppföljning av intern kontrollplan augusti 2015 Policy för bisyssla, representation, resor, upphandling och inköp Regler och rutiner för attester Handlingsplan LSO 2014 Delårsrapport mars och augusti 2015 Verksamhetsplan och budget 2015 samt 2016 Underlag vägen till en gemensam värdegrund Sammanträdesprotokoll från 2014 och 2015 1.4. Avgränsning Granskningen genomförs inom ett flertal av Växjö kommuns verksamheter. Denna granskning avser Värends Räddningstjänstförbund. Granskningen hör till revisionsåret 2015. 1.5. Metod Granskningen innefattar en dokumentanalys samt intervjuer. En genomgång av direktionens protokoll under 2015 har ingått i granskningen. Intervjuer har genomförts med: 1 Ordförande Värends Räddningstjänst Förbundschef Ekonom. Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade. 1 Intervju genomfördes 2015-10-22 4 av 14
2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Organisation Värends Räddningstjänst är ett kommunalförbund som ansvarar för räddningstjänsten i Växjö kommun och Alvesta kommun. Förbundet bildades år 2002 och ansvarar från den tidpunkten för den verksamhet som medlemmarna överlämnat till förbundet. Räddningstjänsten har en hel- och en deltidsorganisation. Sammanlagt arbetar ca 250 medarbetare i organisationen. Inom förbundet finns även stödfunktion för administration i form av ett kansli som hanterar frågor gällande personal, ekonomi och arkiv. Det finns en skyddsenhet som svarar för tillsyn, utbildning och information till allmänheten. Den operativa funktionen svarar för utryckningsverksamheten. Alla delar, skydd och operativ enhet har perspektiven före, under och efter olycka, vilket innebär att områdena förebyggande och skydd ska vara integrerat i alla delar av förbundets verksamhet. Respektive medlemsfullmäktige utser tre ordinarie och tre ersättare i förbundsdirektionen. Samverkan sker med övriga räddningstjänster i Kronobergs län. 2.2. Direktionens styrmedel 2.2.1 Styrande dokument och dess tillämpning Värends Räddningstjänst har en förbundsordning som har fastställts av kommunfullmäktige i Växjö respektive Alvesta under år 2007. Förbundsordningen reviderades år 2010. 2 Enligt budget 2015 ska förbundsordningen ses över under år 2015. Vi konstaterar vid vår granskning att en sådan översyn inte genomförts under 2015. Enligt förbundsordningen får ärenden i direktionen väckas av ledamot i direktionen medlemskommun genom framställning av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen samt organ under direktionen om direktören har medgivit sådan rätt Förbundet är enligt förbundsordningen ett kommunalförbund med direktion. Ett reglemente för förbundsdirektionen i kommunalförbundet Värends räddningstjänstförbund antogs år 2001. 3. Värends räddningstjänst har en delegationsordning som fastställdes av direktionen i november 2014. Förbundsledningen utgörs av förbundschef samt räddningschef. Enligt de intervjuade har medlemskommunerna väckt frågor exempelvis har Alvesta kommun väckt frågan om byggnation av en ny brandstation. De intervjuade beskrev några 2 KF Växjö 33, 2007-02-20, 165 2010-08-31. KF Alvesta 12, 2007-02-27, 54 2010-06-15. Direktionen 37, 2006-11-29, 31 2010-05-05 3 KF Växjö 210, 2001-11-29, KF Alvesta 85/01, 2001-11-27. 5 av 14
situationer där ärendehanteringen kunde fungerat bättre. Kommunfullmäktige i Växjö behandlade 2015-10-20 221 en socialdemokratisk motion angående om ytterligare en räddningstjänststation. Kommunfullmäktige besvarade motionen med hänvisning till det arbete som inletts med att upprätta en gemensam översiktsplan med Alvesta kommun där fråga om placering av en ny räddningstjänststation ska beaktas och angav att frågan även skulle tas upp vid ägarsamråden mellan Växjö och Alvesta kommuner. Som underlag för beslutet förelåg en tjänsteskrivelse från kommunstyrelsen. De intervjuade uppgav att frågan inte remitterats till Värends Räddningstjänst innan ärendet behandlades i kommunfullmäktige. Värends räddningstjänst har inte genomfört någon presentation av verksamheten i medlemskommunernas fullmäktigeförsamlingar under året. Ordföranden har dock informerat vid budget och bokslut. Enligt de intervjuade finns det behov av att stärka kontakten med fullmäktige i Alvesta kommun. I maj 2015 besökte förbundschefen kommunfullmäktige i Alvesta kommun för presentation av förbundet och dess verksamhet. Räddningstjänsten omgärdas därutöver av en rad olika lagar både avseende det operativa arbetet och det förebyggande arbetet. Enligt förbundsordningen skall förbundet utarbeta och, efter samråd med medlemskommunerna, självständigt besluta om ett för medlemskommunerna gemensamt handlingsprogram för räddningstjänst och ett handlingsprogram för förebyggande verksamhet. Styrdokumentet Handlingsprogram LSO- 2014 har beslutats av direktionen 2014-02-14. Styrdokumentet innefattar program för räddningstjänst och program för förebyggande verksamhet. Kostnaderna för kommunförbundets verksamhet skall i den mån de inte täcks på annat sätt erläggas genom bidrag från medlemskommunerna. Enligt förbundsordningen beslutar medlemskommunerna årligen, efter samråd med direktionen, om medlemsbidragets storlek. Direktionen fastställer därefter en budget för kommunalförbundets verksamhet. Budgeten skall, enligt förbundsordningen, innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret samt en plan för ekonomin under den kommande tvåårsperioden. Värends Räddningstjänst har utarbetat sju övergripande mål för verksamheten. I budgetdokumentet listas en rad olika prioriterade aktiviteter som ska genomföras under år 2015. Budgetdokumentet innehåller dock inga tydliga och uppföljningsbara mätbara verksamhetsmål. Enligt framställningen i budget 2015 ska arbetet med mått och mål samt uppföljning utvecklas. Även i utkastet till budget 2016 står det att arbetet med mått och mål samt uppföljning ska utvecklas i syfte att nå bra styrsystem med uppföljningsbara mål. Värends Räddningstjänst måste även följa och förhålla sig till medlemskommunernas målområden. Exempelvis dokumenterar Räddningstjänsten hur verksamheten når upp till Växjö kommuns målområden. Värends Räddningstjänst har, enligt intervjusvar, inget eget målområde men svarar på hur man följer de övergripande målen i Växjö och Alvesta. Den tydligaste kopplingen mellan förbundets verksamhet och övergripande mål finns inom område Trygghet och säkerhet i kommunerna. 6 av 14
2.2.2. Bedömning Vi bedömer att direktionens styrning utifrån styrdokument, lagstiftning samt mål delvis är tillräcklig. När det gäller översynen av förbundsordningen som togs upp i budget för 2015 så behandlades denna fråga på ägaröverläggningen den 7 maj 2015. Vid mötet klargjordes att det inte är en fråga som förbundet avgör utan en eventuell översyn av förbundsordningen ska initieras medlemskommunerna. Enligt vår bedömning är det rimligt att respektive medlemskommun driver denna fråga mot bakgrund av att förbundsordningen utgör ett viktigt redskap för styrning av förbundet. Punkten är inte med i verksamhetsplanen för år 2016. Vi bedömer att antagen förbundsordning och reglemente utgör en bra grund för styrning och uppföljning av räddningstjänstförbundet. Det finns däremot inga anvisningar som förtydligar innebörden av paragraferna i reglementet kring informationsförmedling, kontakt och samverkan. Vi rekommenderar att det av anvisningarna framgår vad som ska förmedlas, när och till vem. På så sätt skapas en ökad öppenhet och överskådlighet gällande de formaliserade styrningen och uppföljningen till medlemskommunernas fullmäktigeförsamlingar och kommunstyrelser. Anvisningarna bör både täcka in de delar som avser räddningstjänstförbundets information till och från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i respektive medlemskommun. Detta är särskilt viktigt i principiella sakfrågor som t ex berör räddningstjänstens egen verksamhet, innan beslut fattas av kommunfullmäktige. Vi konstaterar att kommunstyrelsen genom sin initiativrätt har möjlighet att väcka ärenden i direktionen och därmed utöva sin uppsiktsplikt, men att så inte skett under 2015. Det är positivt att räddningsförbundet under 2016 kommer att aktivt arbeta med en översyn av handlingsprogrammet gällande räddningstjänsten och det förebyggande arbetet. Detta mot bakgrund av att styrdokumentet ska ha verkan fram till 2018. När det däremot gäller målstyrningen så kan denna utvecklas vilket tagits upp av räddningstjänsten både i budget 2015 och 2016. Vi rekommenderar att räddningstjänsten utarbetar uppföljningsbara mätbara verksamhetsmål som är styrande för verksamheten och som knyter an till kommunfullmäktiges övergripande mål för såväl Alvesta som Växjö kommuner. På så sätt länkas verksamheten bättre samman med ägarkommunernas mål då räddningstjänsten utgör en viktig part i samhällsutvecklingen i stort. Särskilt viktigt blir här uppföljningen av de ekonomiska måltalen och vilka bedömda behov som räddningstjänsten ser finns för att med bibehållen kvalitet klara att möta kommande investeringsbehov. 2.3. Direktionens uppföljning 2.3.1 Ekonomi och verksamhet Direktionen har i uppgift att uppmärksamt följa de frågor som inverkar på förbundets utveckling. Enligt reglementet ska direktionen bl.a.: övervaka att de fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs, 7 av 14
informera förbundsmedlemmarna om den allmänna planläggningen av förbundets verksamhet samt om frågor av större ekonomisk eller organisatorisk betydelse, till förbundsmedlemmarnas fullmäktige, styrelser och övriga berörda nämnder lämna redovisningar och prognoser om verksamheten och ekonomin. Direktionen har haft sammanträden i januari, februari, mars, april, juni, september, oktober och november år 2015. Vid sammanträdena informeras direktionen om vad som händer i verksamheten. Ekonomisk månadsrapport upprättas inför varje sammanträde och noteras i förbundsdirektionens protokoll. Verksamhetsplan och budget 2015-2017 har upprättats och beslutats av direktionen. 4 Planen inkluderar även förbundets investeringsbehov under perioden. Ett viktigt mål för räddningstjänsten är att förbundets fordon inte ska vara äldre än 20 år 2019. I investeringsbudgeten för 2015 redovisas en ökning med 5 mnkr mellan år 2014 och 2015 till följd av inplanerade investeringar gällande fordon 2014 som inte genomförts förrän år 2015. Direktionen godkände årsredovisning och bokslut för år 2014 i mars 2015. 5 Direktionen beslutade att överlämna årsredovisningen till revisorerna och att årsredovisningen expedieras till Alvesta kommunfullmäktige och Växjö kommunfullmäktige. I protokollet anges att årets underskott inte ska återställas enligt balanskravsutredningen. Årsredovisningen ska efter det att den godkänts av direktionen överlämnas till förbundets revisorer och varje förbundsmedlem. Årsredovisningen och revisionsberättelsen för år 2014 har översänts till kommunfullmäktige i Alvesta kommun. 6 Årsredovisningen har även översänts till Växjö kommunkansli i april och behandlats i kommunfullmäktige 2015-05-19. 7 Direktionen ska även avlämna rapporter över verksamheten samt upprätta delårsbokslut för de perioder som förbundsmedlemmarna önskar. Vi konstaterar att delårsbokslutet för januari-mars 2015 har översänts till Växjö kommunkansli, 8 men datumet har inte dokumenterats och protokollsutdrag från Växjö kommun har inte expedierats till räddningstjänsten. Delårsrapport för januari-augusti 2015 översändes till Växjö kommunkansli 2015-10-23, revisorerna och medlemskommunerna. 9 Delårsbokslutet för augusti 2015 behandlades på direktionens sammanträde 2015-09-06. Resultatprognosen i senaste delårsrapporten, per augusti 2015, uppgår till -2,0 mnkr för räddningstjänsten avseende år 2015. Därutöver ska direktionen lämnas upplysningar om prognoser för det ekonomiska utfallet av verksamheten vid de tillfällen förbundsmedlemmarna önskar. En budget i balans är också ett prioriterat område för räddningstjänsten där eget kapital enligt budget 2015 ska uppgå till lägst fem procent av medlemsbidragen vilket även uppnåtts. Vi konstaterar att medlemskommunerna inte har begärt någon ytterligare information av Värends Räddningstjänst under 2015. 4 Förbundsdirektionen 2014-11-26 71 och nya direktionen 2015-01-22 4 5 Förbundsdirektionen 2015-03-25 28 6 Sammanträdesprotokoll 2015-05-26 KF 83 Alvesta kommun 7 Sammanträdesprotokoll 2015-05-19 111 Växjö kommun 8 Förbundsdirektionen 2015-04-22 39 9 Förbundsdirektionen 2015-09-16 64 8 av 14
Enligt intervjusvar genomförs det ägaröverläggningar med medlemskommunerna. Ägaröverläggning genomfördes 2015-05-07 men det finns inget protokoll eller minnesanteckningar från detta. Vi har dock tagit del av ett presentationsmaterial som användes vid överläggningen. Under 2015 har räddningstjänsten bedrivit ett projekt i samverkan med arbete- och välfärd i syfte att minska skadegörelse och anlagda bränder på skolorna. Polisen utgör samarbetspartner i detta projekt. 2.3.1. Bedömning Vi bedömer att den uppföljning som sker till direktionen delvis är tillräcklig. Förfarandet gällande överlämnande av årsredovisning stämmer överens med bestämmelsen i förbundsordningen. Som tidigare noterats rekommenderar vi dock att informationsförmedlingen till respektive medlemskommuns fullmäktige, styrelser och berörda nämnder förtydligas i anvisningar eller liknande dokument. Av anvisningarna bör omfattning, forum och tidpunkt framgå. På så sätt undviks tveksamhet om rapporteringen fullgjorts. Särskilt viktigt blir här uppföljningen av de ekonomiska måltalen och vilka bedömda behov som räddningstjänsten ser finns för att med bibehållen kvalitet klara att möta samhällsutvecklingen och kommande års bedömda investeringsbehov. Detta mot bakgrund av det växande invånarantalet i medlemskommunerna, insatstider och framtida strategiska placeringar av brandstationer. Förbundet bedömer själva att det för 2016 krävs tillskott med 2 mnkr och från 2017 med 0,5 mnkr för att klara angivna utmaningar. Vi konstaterar att diskussioner om medlemsbidrag förs i samband med budgetdiskussioner i november 2014 och juni 2015 gällande år 2016 och att detta noteras räddningstjänstens protokoll vilket möjliggör en fungerande styrning utifrån ägarkommunernas perspektiv. 10 Vi föreslår att även ägaröverläggningarna dokumenteras i protokoll eller liknade i syfte att ha en spårbarhet i vad som togs upp på överläggningarna och att dokumentera ställningstagandet till viktiga principiella frågor som berör förbundet. 2.4. Direktionens arbete med intern kontroll och riskoch väsentlighetsanalyser 2.4.1. Reglemente för intern kontroll Värends Räddningstjänst reglemente för intern kontroll, upprättades år 2005. Dokumentet uppdaterades under år 2014. Av reglemente för intern kontroll framgår det att direktionen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll. I ansvaret ingår att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom förbundet. Direktionen ansvarar för att en organisation kring intern kontroll upprättas och att regler och riktlinjer för den interna kontrollen dokumenteras och antas. Direktionen har upprättat ett regle- 10 Förbundsdirektionen 2015-06-10 54 9 av 14
mente för intern kontroll som reviderades 2014-03-06. Förbundschefen svarar för att regler och riktlinjer utformas för intern kontroll. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska löpande rapporteras i skriftlig form till direktionen. Av reglementet framgår det även att förbundschefen löpande ska rapportera till direktionen om hur den interna kontrollen fungerar. Verksamhetsansvariga har en skyldighet att följa reglerna samt informera övriga anställda om dessa. Medarbetarna är skyldiga att omedelbart rapportera brister i den interna kontrollen till närmaste överordnad. 2.4.2. Direktionens arbete Värends Räddningstjänst har inte upprättat någon dokumenterad väsentlighets- och riskbedömning som ligger till grund för intern kontrollplanen. Inför år 2015 genomfördes en muntlig väsentlighets- och riskbedömning som främst involverade tjänstemännen. Kontrollmomenten i intern kontrollplanen valdes ut med vägledning av de kontrollmoment som var aktuella i Växjö kommun och Alvesta kommun. De intervjuade framhöll att arbetet med risk- och väsentlighetsanalys är ett utvecklingsområde. Internkontrollplanen för år 2015 fastställdes av direktionen i februari 2015. 11 Följande processer och kontrollmoment ingår i årets internkontrollplan: Otillåten användning av kommunens tillgångar Beslutattestordning enligt attestreglemente Samverkansavtalet Tillsyn RVR samt insats automatlarm Efterlevnad av tagna beslut, beslutsgång På direktionens sammanträde i februari redovisades en uppföljning av internkontrollplanen för 2014. 12 Vi har i samband med granskningen tagit del av en dokumenterad uppföljning där internkontrollplanens kontrollmoment kommenteras. 13 Av uppföljningen framgår att ett reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner och attestförteckning ska upprättas och fastställas. När det gäller efterlevnad av tagna beslut kräver riskområdet, enligt uppföljningen, en omfattande arbetsinsats. Arbetet är påbörjat men förbundschefen föreslår att direktionen avvaktar med området till år 2016. Som orsak anges att andra områden behöver prioriteras. Enligt intervjusvaren har det pågått ett arbete för att förankra internkontrollarbetet hos de heltidsanställda medarbetarna. De intervjuade ger en bild av att internkontrollarbetet inte är förankrat hos de medarbetare som är deltidsanställda på samma sätt. Det samlade intern kontrollarbetet följs upp i samband med årsredovisningen. Uppföljningen av intern kontroll går inte vidare till medlemskommunerna vilket bl a möjliggör frågor gällande ej genomförda kontroller enligt plan. 11 Förbundsdirektionen 2015-02-18 13 12 Förbundsdirektionen 2015-02-18 12 13 Uppföljning efter 8 månader daterad 2015-10-01, Förbundsdirektionen 2010-10-21 77 10 av 14
2.4.3. Bedömning Vi bedömer att räddningstjänstförbundets arbete med intern kontroll delvis är tillräckligt. Vi rekommenderar förbundet att utforma regler och riktlinjer i enlighet med vad som anges i reglementet för intern kontroll. I reglementet står det att omfattningen av intern kontroll ska bedömas utifrån risk och väsentlighet. Vid granskningstidpunkten fanns det ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys utan kontrollmomenten i intern kontrollplanen hade valts utifrån en diskussion kring risk- och väsentlighet. Vi rekommenderar att risk- och väsentlighetsanalysen dokumenteras skriftligt. Riskanalysen bör även utvidgas och innefatta analyser av fler verksamhetsrisker och såväl politiker som tjänstemän bör involveras i arbetet. Likaså bör direktionen i större utsträckning involveras i arbetet. Det är också, enligt vår uppfattning, viktigt att intern kontrollarbetet förankras även hos de deltidsanställda medarbetarna. Vi önskar också se att genomförd uppföljning av den utförda interna kontrollen bidrar till att vidareutveckla den interna kontrollen inom förbundet. För att detta ska ske behöver arbetet med intern kontroll utvärderas och analyseras av direktionen. Att däremot prioritera en bra struktur för att säkerställa efterlevnad av tagna beslut bör enligt vår uppfattning vara en prioritera fråga för förbundet under 2016 även om detta är resurskrävande. Vi rekommenderar också att en återrapportering görs till direktionen så snart åtgärder vidtagits med anledning av genomförd uppföljning av den interna kontrollen. Vi rekommenderar också att uppföljningen av den interna kontrollen redovisas till medlemskommunerna och att stöd för detta tas in i reglementet för intern kontroll. 2.5. Direktionens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteende 2.5.1 Styrdokument och värdegrundsarbete Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande styrdokument och rutiner samt att dessa bygger på en medvetenhet om risker. Värends Räddningstjänst har följande styrdokument som anknyter till det förebyggande arbetet mot oegentligheter: Styrdokument Fastställd eller senast uppdaterad Principer för rekrytering Förbundschefen 2014-03-21 Policy för bisysslor Direktionen 62 2008-10-20 Riktlinjer diskriminering Förbundschefen 2013-09-12 Regler och riktlinjer för attest Förbundschefen 2013-10-29 Kommunalförbundet ska upprätta egna styrdokument men arbetet tar, enligt intervjusvaren, ofta utgångspunkt i medlemskommunernas policys, riktlinjer och rutiner. 11 av 14
Inom Värends Räddningstjänst finns det ett aktivt värdegrundsarbete. Det finns ett utkast till värdegrund som har varit ute på remiss under år 2015. I dokumentet understryks det att målet är att alla som arbetar inom Värends Räddningstjänst ska förstå och dela de grundläggande värderingarna. Varje chef och ledare har enligt framställning till uppdrag att under året diskutera de föreslagna värdeorden och tillhörande frågeställningar tillsammans med sin arbetsgrupp. Tanken är att den nya värdegrunden ska antas under år 2016. I policyn för bisysslor anges det att arbetsgivaren på lämpligt sätt ska informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla förtroendeskadlig eller annars otillåten. Det framgår inte i policyn att de anställda ska tillfrågas om eventuell bisyssla vid nyanställning och medarbetarsamtal utan ansvaret att informera om bisyssla åvilar medarbetaren. Beslut att en arbetstagare inte skall åta sig en bisyssla alternativt upphöra med en bisyssla fattas, enligt policyn, av räddningschefen. Avser beslutet räddningschefen skall beslutet istället fattas av direktionen. Enligt delegationsordningen har beslut medgivande att inneha bisyssla enligt AB 14, 8 mom. 1. delegerats till förbundschefen. Det finns inget avsnitt i delegationsordningen som beskriver vem som har rätt att fatta beslut vid förbud av bisyssla. Enligt intervjusvaren har det funnits problem kring bisysslor inom kommunalförbundet. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen policy eller riktlinjer avseende mutor eller oegentligheter. Värends Räddningstjänst har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter. Kommunalförbundet har inte heller någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. Vid granskningstidspunkten saknade kommunalförbundet dokumenterade och antagna riktlinjer för exempelvis inköp, representation, tjänsteresor, mobiltelefoner, bensinkort och företagskort. Attestförteckningen uppdaterades senast 2013-10-29 och kommer att revideras på nytt vid årsskiftet 2015. Inom Värends Räddningstjänst har heltidspersonalen erbjudits intern utbildning inom ekonomi och intern kontroll. 2.5.1. Bedömning Vi bedömer att räddningsförbundets arbete med att förebygga och upptäcka förtroendeskadligt beteende och oegentligheter är otillräckligt. Vi ser positivt på att ett värdegrundsarbete påbörjats under 2015. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen policy eller riktlinjer avseende mutor eller oegentligheter. Värends Räddningstjänst har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Förbundet har inte heller någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. Vid granskningstidspunkten saknade kommunalförbundet dokumenterade och antagna riktlinjer för exempelvis attest, inköp, representation, tjänsteresor, mobiltelefoner, bensinkort och företagskort. 12 av 14
Vi konstaterar också att de olika policydokumenten i varierande grad innehåller hur dessa ska implementeras. Vi föreslår att en genomgång görs av samtliga dokument så att detta säkerställs då dokumenten behöver bli kända i verksamheten för att nå genomslagskraft i praktiken. Vi rekommenderar att fler riskområden med anknytning till det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende, innefattas i den risk- och väsentlighetsanalys som föregår internkontrollplanen exempelvis bisysslor, representation, IT-säkerhet, löner och tidrapportering. Vi föreslår även att styrdokumentet gällande bisysslor från 2008 ses över. För att medarbetarna ska få en systematisk information om bisysslor rekommenderar vi att en fråga om bisysslor finns med i de checklistor som används vid nyanställning samt medarbetarsamtal. På så sätt säkerställer arbetsgivaren att samtliga medarbetare har fått information om att eventuella bisysslor som kan vara förtroendeskadlig eller annars otillåten anmäls. Enligt policyn ska beslut att en arbetstagare inte skall åta sig en bisyssla alternativ upphöra med en bisyssla fattas av räddningschefen. Enligt delegationsordningen är det dock förbundschefen som har delegerats beslutanderätten när det gäller beslut om medgivande att inneha bisyssla. Det finns ingen paragraf i delegationsordningen som tar upp frågan om vem som har rätt att fatta beslut om förbud av bisyssla. Vi bedömer därmed att direktionen bör säkerställa att policyn och delegationsordningen sammanlänkas på ett tydligare sätt när det gäller bisysslor. 13 av 14
3. Sammanfattande revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i direktionen på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sammanfattande revisionella bedömning: Vår sammanfattande bedömning är att direktionens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Vi konstaterar att det genom förbundsordning och reglemente finns en bra grund för styrning och uppföljning av räddningstjänstförbundet men att det behövs anvisningar som tydliggör informationsflödet till och från förbundet. Ett område för utveckling är målstyrningen och framtagandet av mätbara verksamhetsmål för verksamheten. Andra områden för utveckling är intern kontroll samt hur förbundet arbetar med förebyggande för att upptäcka oegentligheter och förtroendeskadlig beteende i organisationen. I rapportens sammanfattning ges ett antal rekommendationer som syftar till att förbättra styrningen, kontrollen och uppföljningen gällande förbundet. 2016-02-02 Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav 14 av 14