Inköpspolicy. för upphandlingar inom Vimmerby kommun. 2010-06-18 KR.

Inköpspolicy för upphandlingar inom Vimmerby kommun. 2010-06-18 KR.

Inköpspolicy för upphandlingar inom Vimmerby kommun INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inköpspolicy sid 1-3 2. Rutiner sid 3-4 3. Organissation sid 4-5 4. Upphandlingsinformation sid 6-7 Besöksadress: Vimmerby Kommun Faktura adress: Vimmerby kommun Stångågatan 28 Ange ref. kod. Box 50413 59891 Vimmerby 20214 Malmö Postadress Telefon Telefax Bankgiro Postgiro Stadshuset 0492-76 90 00 0492-76 90 98 577-2777 7 48 59-0 598 81 VIMMERBY Org. nr: 212000-0787

Inköpspolicy för upphandlingar. Datum 2010-06-18 Sid 1 (1-7) Inköpspolicy för Vimmerby kommun anger de riktlinjer som under gällande författningsbestämmelser om offentlig upphandling mm. gäller för kommunens inköpsverksamhet/upphandlingsprocess. Konkurrensverket styr de regler och kontroller för offentlig upphandling som gäller från EG:s grundläggande rättsliga principer och upphandlingsdirektiv. Upphandling är en strategisk uppgift med ett kommungemensamt intresse. Ytters ansvarig för kommunens samlade inköpsverksamhet är kommunstyrelsen. All upphandling dvs. flödet av material, produkter och tjänster från leverantörer till slutlig förbrukning i kommunen ska ske enligt lagarna om offentlig upphandling LOU och lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster LUF. Lagarnas huvudregel är att vid all upphandling är principen affärsmässighet, konkurrens och objektivitet. Leverantörer ska konkurrensutsättas på lika villkor och ges samma förutsättningar och behandlas på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Även att principerna om öppenhet, ömsesidigt godkännande samt proportionalitet ska iakttas. Även att upphandling inte strider mot EU:s princip ang. den fria rörligheten av varor och tjänster. Politiskt mål i kommunen är att vid all upphandling skall upphandlingsansvarig sträva efter att följa lagen om offentlig upphandling. Samtidigt skall upphandlingar präglas av dem i begreppsförklaringarnas angivna punkter. Även erhålla den ekonomiska mest fördelaktiga upphandlingen för kommunen. Inköpsverksamhetens grundmål är att få rätt vara till pris på rätt plats i rätt tid. För att detta skall kunna uppnås är det nödvändigt att alla som på något sätt medverkar i inköpen har samma grundsyn och arbetar efter samma spelregler Begreppsförklaringar. Upphandling (från förberedelse av upphandling till slutförd upphandling/avtalsskrivning) ska präglas av effektivitet, kompetens, samverkan, miljöhänsyn, sociala, affärsetik, etiska, proportionalitet krav samt även ta hänsyn etik och ekologiska krav. Även i den utsträckning man kan ställa krav på närproducerat samt djurhållning. Effektivitet: Avser dels den interna effektiviteten att använda kommunens resurser på rätt sätt. Att rutiner och hjälpmedel är ändamålsenliga och att valet av produkter, tjänster baseras på en riktig behovsanalys. Den externa effektiviteten består av valet av leverantörer samt utformning av villkor och avtal. Kompetens: Avser kommunens förutsättningar till att uppnå kommunens effektivitet. Det ställs krav med anknytning till verksamheten som till kommersiella och affärsjuridiska frågor och ständig kompetensutveckling är viktig.

Sid 2 (1-7) Samverkan: Avser de åtgärder som innebär att kommunen bättre kan utnyttja den samlade kompetens som finns tillgänglig. Tillvarata fördelar som en stor sammanlag volym, undvika dubbleringar av upphandlingar. Affärsetik: Kommunens inköps och avropsansvariga, skall som företrädare för kommunen uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt gentemot kommunens leverantörer vad avser t.ex. konfidentiell information, intressekonflikter och gåvor. Även känna till köplagen, avtalslagen, räntelagen, offentlighets- och sekretesslag, tryckfrihetsförordningen, arkivlagen samt vad som avser mutor och bestickning, skall naturligtvis även beaktas. Inte utnyttja personliga inköp på andra förmånliga villkor än vad som gäller för andra konsumenter. Proportionalitetsprincipen: Innebär att kvalifikationskraven och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Miljöhänsyn: Genom råd och vägledning från Statliga Miljöstyrningsrådet följa de miljökrav som bör ställas som krav på leverantör vid kommunens upphandlingar. Även vid kommunala upphandlingar skall Miljöbalkens hänsynsregler (SFS 1998:808 2kap. 2-5 ) gällande användning av bästa möjliga teknik, undvikande av kemiska produkter som kan befaras medföra risker för människors hälsa eller miljön, samt hushållande med råvaror och energi beaktas Etiska krav: Avses krav på att de varor man upphandlar framställs i en acceptabel arbetsmiljö, där inte varor är tillverkade av barn- eller slavarbetare, att arbetstagarna får organisera sig fackligt. Även följa de arbetsförhållanden som är förenliga med gällande arbetsrätt och arbetsmiljörätt, inkl. ILO:s grundläggande konventioner. (International Labour Organisation är FN:s fackorg. för arbetsrättsliga frågor) Det är viktigt att etiska krav ställs på rätt sätt och i den utsträckning det är påkallat med hänsyn till upphandlingens art. Även att ställda krav följs upp av den upphandlande myndigheten i kommunen. Ställs korrekta etiska utformade krav (etisk märkning från ett oberoende organ som regelbundet kontrollerar tillverkningen) vid upphandling av kommunen/beställaren på leverantörer, måste man vara beredda att kunna kontrollera att leverantören verkligen följer de ställda kraven som gjorts i upphandlingen. Fabriksinspektioner kan vara dyra att utföra av beställaren därför finns det genom SKL:s (Sveriges Kommuner o Landsting) hjälp med stöddokument för upphandling av inspektionstjänster. I EU direktiven fastslås att leverantörer skall följa grundläggande ILO-konventioner. I direktiven görs ingen skillnad om upphandling avser varor, tjänster eller entreprenader. Social hänsyn: Begreppet social hänsyn inkluderar även krav som att leverantören även ska kunna anställa arbetslösa eller funktionshindrade. Även att upphandlande myndighet kan ställa krav på hur kontraktet skall fullgöras och att dessa krav bland annat får omfatta sociala hänsyn. Bestämmelserna i direktiven har införts i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)6 kap. 13 och lagen om upphandling inom området vatten, energi, transporter, och posttjänster (LUF) 6 kap. 14.

Sid 3(1-7) Ekologiska krav. Skall ställas där man inom lagens gränser kan ställa dessa krav och även ha möjlighet att följa upp att dessa krav följs. Enligt LOU/LUF får inga anbudsgivare gynnas eller diskrimineras och alla skall ha samma chans att bli leverantör till kommunen Närproducerat: Enligt LOU/LUF får inga anbudsgivare gynnas eller diskrimineras och alla skall ha samma chans att bli leverantör till kommunen. Upphandling där önskade krav på närproducerat eftersträvs krävs att kommunen inom lagens gränser vid upphandling ger möjlighet att leverantörer kan lämna pris på delar av upphandling. Rutiner - Upphandlingar bör utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna anbud och delta i konkurrensen. De verksamheter inom kommunen som kan tillhandahålla aktuella varor och tjänster ska kunna delta i upphandlingar på samma villkor som externa företag. - Vid all upphandlingar följa de av Skattemyndighetens ställda krav på leverantörer. - De befattningshavare som fattar de olika inköpsbesluten - leasingavtalen bör göra detta särskilt i de inte självklara fallen tillsammans med kommunens inköpscentral. - Kommuns bolag bör ha en helhetssyn på upphandlingar och ta till vara på de vinster som följer av en samordning av kommunens olika enheters behov. - Ansvaret för upphandling av varor, tjänster och entreprenader ligger för närvarande på respektive nämnder/förvaltningar och bolag. När två eller flera nämnder, förvaltningar eller bolag har likartade behov av varor eller tjänster ska samordning av upphandling ske genom kommunens inköpscentral. - Hela kommunen ska ha en gemensam hållning utåt när det gäller upphandlingsfrågor med hänsyn till gällande lagstiftning, miljöhänsyn, konkurrensfrågor etc. Offentlighetsprincipen ska garanteras genom att avslutade upphandlingsärenden förvaras på ett överskådligt och lätt åtkomligt sätt i förvaltnings och bolagens arkiv. - Kopia på avtal skall alltid lämnas till kommunens inköpscentral efter avslutad upphandling och avtal har tecknats. Upphandlingar/inköp och avtal skall leda till en hållbar utveckling för alla parter samt med utgångspunkt från vad som är långsiktigt och är förmånligast för kommunen. - Aktuell förteckning över kommunens avtal bör finnas på kommunens inköpscentral och kunna sammanställas och hålla denna sammanställning aktuell via kommunens intranätssida. - Checklista för hjälpmedel vid kommunala upphandlingar/avtal, öppningsprotokol, tilldelningsbeslut kan kommunens inköpscentral hjälpa till med att tillgå. Gäller även för leverantörsuppgifter. - I de fall ramavtal har tecknats av kommunen ska avrop göras i enlighet med dessa avtalsregler. - Kommunens inköpscentral samverkar med, andra kommuner, landsting och statliga myndigheter m fl. när så bedöms lämpligt. Även konsulter används vid speciella tillfällen.

Sid 4(1-7) Annonsering. Annonsen ska innehålla uppgifter som gör det möjligt för leverantören att avgöra om upphandlingen är av intresse. Alla kommunens offentliga upphandlingar över tröskelvärdet för förenklad upphandling annonseras på kommunens hemsida och i kommunens föreskrivna databas. Allego.se. I vissa fall i även ortstidningarna. Direktupphandlingar annonseras vi kommunens hemsida. Tilldelningsbeslut. Meddelandet om tilldelning ska innehålla uppgifter om vem som tilldelats kontrakt, skälen för det, priset och antal lämnade anbud. Tilldelningsbeslut lämnas skriftligen och annonseras även via Allego till de leverantörer som lämnat offerter. Tidigast 15 dagar efter att tilldelningsbeslut slickats till berörda leverantörer kan avtal skrivas. Tilldelningsbeslut annonseras via databas Allego.se och görs alltid genom kommunens inköpscentral. I vissa fall i även ortstidningarna. Direktupphandlingar annonseras vi kommunens hemsida. Förtroendet för kommunens inköpscentral som upphandlande myndighet ska upprätthållas genom hög kompetens och god etik hos dem som genomför upphandlingar. För samtliga personer som är arrangerade i upphandlingsprocessen gäller offentlighets- och sekretesslagen. Organissation och ansvar för inköpsarbetet i Vimmerby kommun. Upphandling Kommunens inköpscentral ligger under Teknik och Serviceförvaltningens ansvar. Personal Idag finns begränsad resurs som arbetar med upphandlingar i kommunens inköpscentral genom inköpssamordnare Kenneth Roth, Tel: 0492-76 91 42, Mobil 076-786 96 33. e-post. kenneth.roth@vimmerby.se. Beskrivning av verksamhetsplanen Kommunens inköpscentral ansvarar för kommuns övergripande upphandlingar, upprättar riktlinjer och anvisningar för upphandlingsarbetet, ger råd och stöd till förvaltningar och bolag. Ansvarar för utveckling av upphandlingsprocessen, stödsystem och kompetens, ansvarar för uppföljning av regler för offentlig upphandling och förändringar i lagstiftning och avvägningar inför konkurrensutsättning. Vid behov även ta hjälp av andra kommuner, landsting och statliga myndigheter m fl. när så bedöms lämpligt. Även konsult för att upprätta komplicerade kravspecifikationer. Kommunens inköpscentral annonserar upphandlingar över tröskelvärdet i databasen Allego, och på kommunens hemsida. I vissa fall i även ortstidningarna.

Sid 5(1-7) Anbud som kommunen gör skall tillsammans med kommunens inköpscentral öppnas och protokollförs för att kunna arkivera och kvalitetssäkra att alla anbudsgivare behandlas lika. Del av kommunikation under anbudstiden såsom ev. frågor och svar kan sker elektroniskt. Information om aktuella avtal sker via kommunens intranät. Ansvar Kommunens nämnder har var och en ansvaret för sina inköp och upphandlingar och att dessa är förenliga med LOU/LUF och kommunens inköpspolicy. När två eller flera nämnder eller bolag har likartade behov av varor eller tjänster ska samordning av upphandling ske genom kommunens inköpscentrals. Kommunen ska ha en gemensam hållning utåt när det gäller upphandlingsfrågor med hänsyn till gällande lagstiftning, miljöhänsyn, konkurrensfrågor etc. Det praktiska arbetet Kommunens inköpscentrals sakområdesansvar är att leda, utveckla och samordna kommunens inom sitt område. Samordningen bör ske i första hand genom nätverk med representanter för de olika förvaltningarna med syfte att sprida inköpsinformation och att propagera för avtalstrohet. Avrop görs från varje förvaltning enligt den delegationsordning på vilken person som skall göra dessa avrop. Upphandlingar LOU/LUF delas upp i direktupphandling, upphandlingar över och under tröskelvärdet. Övre gränsvärde för direktupphandling är 15 % av tröskelvärde (ca.7 basbelopp). Vid belopp som överstiger förenklad upphandling sker en öppen EU- upphandling. Varje större upphandling eller upphandling som rör flera förvaltningar genomförs som ett projekt där kommunens inköpscentral (även konsult) är projektledare/spindeln i nätet. Arbetssätt för upphandlingar sker enligt följande ordning: Gör marknads- och behovs analys, mm. Projektgrupp utreder erfarenheter från senaste ev. avtalsperioden. Upprättar kravspecifikation och utvärderingskriterier. Ibland behöver även konsult tas in för t ex att upprätta en komplicerad kravspecifikation. Sammanställer ett förfrågningsunderlag mm. som sedan kommunens inköpscentral granskar för att formalia ska vara rätt. Över tröskelvärdet för förenklad upphandling annonserar kommunens inköpscentral underlaget i kommunens databas Allego. Information finns även på kommunens hemsida under rubrik upphandlingar. Efter inkomna anbud görs en protokollförd anbudsöppning och sedan en utvärdering av inkomna handlingar och leverantörs referenser. Efter utvärdering skrivs tilldelningsbeslut/tilldelning av avtal. som annonseras i Allego samt per brev skickas till anbudsgivarna. Efter att tilldelningsbeslut delgivits aktuell leverantör skall minst 15 dagar gå innan avtal kan skrivas. Dessa 15 dagar är till för att aktuella leverantörer skall ha tid att lämna eventuella synpunkter på tilldelningsbeslutet och eventuellt kunna överklaga till Förvaltningsrätten. (närmaste plats Linköping) Delegationsansvarig i respektive förvaltning upprättar avtal/information/implementering även uppföljning, koll av avtalstrohet, mm.

Sid 6(1-7) Upphandlingsinformation. - Direktupphandling, förenklad upphandling, öppen upphandling, ramavtalsupphandling. - De grundläggande EG:s rättsliga principer ska följas vid all upphandling. Det innebär att leverantörer behandlas på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt att principerna om öppenhet, ömsesidigt godkännande samt proportionalitet ska iakttas. - Annonser och meddelande om tilldelning ska aviseras skriftligen till respektive leverantörer och samtidigt elektroniskt genom Allego. Annonsen ska innehålla uppgifter som gör det möjligt för leverantören att avgöra om upphandlingen är av intresse. - Meddelandet om tilldelning ska innehålla uppgifter om vem som tilldelats kontrakt, skälen för det, priset och specifikation över antalet lämnade anbud. - Tilldelningstiden är minst 15 dagar tills avtal kan skrivas. - Annonsen ska finnas på kommunens hemsida och i nationell databas Allego. - Konkurrensverket har även ett kontrollerande ansvar när det gäller att kommunen följer de lagar som finns för direktupphandlingar. Konkurrensverket kan utdöma marknadsavgifter mot kommun som inte följer dessa regler med som lägst 10 000: - och högts 10 milj. dock max 10 % av det aktuella kontraktsvärdet. Marknadsavgiften tillfaller staten. Direktupphandling. Direktupphandlingar avser endast enstaka upphandlingar med lågt värde under kalenderåret, då ett normalt anbudsförfarande skulle innebära alldeles för hög adm. kostnad i förhållande till upphandlingens storlek. Lagstiftningen om lågt värde vid direktupphandling för LOU/LUF. Motsvarar ca.15 % av tröskelvärdena. (ca. 7 basbelopp) Direktupphandlingsgränsen gäller vid upphandling av såväl byggentreprenader som varor och tjänster. Under 2010 kommer upphandlingsstödet via kommunens IT-avdelning utvecklats för kommunens direktupphandlingar. Annonser och meddelande om tilldelning ska aviseras via kommunens hemsida under fliken Näringsliv - direktupphandling och ska innehålla uppgifter om annonsering. Rekommenderat värdet för dessa annonser är inte fastställt ännu. Detta ska medföra att det nu bli lättare och enklare för näringslivet att se vad kommunen ska göra för direktupphandlingar och kunna avgöra om upphandlingen är intressant och kunna lämna prisuppgifter på aktuella köp. Även kunna se vem som tilldelats upphandlingen, skälen för det, priset och antal lämnade anbud mm. Vid osäkerhet ta del av kommunens inköpscentral olika checklistor för bl.a. direktinköp, leverantörsuppgifter. Även checklista med inf. för näringslivet. Riskanalys vid direktupphandling Dessa direktupphandlingar kan bli dyrare för kommunen men i gengäld gynna ortens leverantörer/köpmän Förenklad upphandling. Varor och tjänster upp till ca.1,9 miljoner SEK Byggentreprenader upp till ca.48,1 milj. SEK. Öppen upphandling, EU - upphandling. Varor och tjänster samt byggentreprenader över gränsen för förenklad upphandlingar.

7(1-7) Ramavtal. Ramavtalsupphandling görs med flera leverantörer. (antalet måste vara minst två stycken) Leverantörerna rangordnas sedan där alltid leverantör nr. 1 måste tillfrågas när avrop ska ske. Finns även möjlighet att göra miniupphandling till ett speciellt arbete inom de rangordnade leverantörerna i ramavtalet. Ramavtalstid rekommenderas till högst 4 år inkl. ev. förlängningstid. (2 år+1år+1år) Finns och har ramavtal tecknas i kommunen skall dessa utnyttjas. Ramavtal gäller för samtliga enheter. Om avsteg görs från ramavtal skall inköp eller/ upphandling ske i enlighet med LOU och kommunens inköpspolicy. Fast pris. (håller på att arbetas fram) Kvalitetskriterier för upphandling där priset är bestämt från början och som avgör vad beställaren får för ett fastlagt maxpris av specificerade varor och tjänster av leverantör.