Öckerö 2016-08-18 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare Beslutsorgan Tid och plats Socialnämnden Torsdag 25 augusti kl. 08.30 i Öckerösalen, Kommunhuset Öckerö ÄRENDEN 1. Val av justerare Förslag: Helena Larsson Arto Niskala 2. Anmälan av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS. Dnr 14/16 Bilaga 3. Gallring av handlingar inom socialtjänsten. Dnr 47/16 Bilaga 4. Val av ledamot till LGS 5. Information a. Budgetuppföljning (dnr 26/16) b. Tillsyn och begäran om yttrande och uppgifter angående boende för ensamkommande barn och unga (dnr 49/16) c. Rapport från sociala utskottet inom GR Claes M. d. Redovisning av ekonomiskt bistånd juni-juli e. Redovisning av ej verkställda beslut särskilt boende fram till 2016-08-18 (dnr 10/16) f. Lägesbeskrivning Människor på flykt g. Digitalisering av trygghetslarm h. Aktuella HSN-frågor i. Inbjudan till konferans om värdegrund, likabehandling, mångfald och bemötande 2016-10-14. j. Förvaltningschefen informerar Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga 6. Redovisning av delegationsbeslut. Dnr 8/16 Medtages i pärm 7. Övriga frågor * Närvarorätt för anmälda personalföreträdare Kent Lagrell Ordförande Anna Corneliusson/Martin Johansson Nämndsekreterare
Öckerö 2016-08-05 TJÄNSTESKRIVELSE Socialnämnden Handläggare: Frida Sävfält Ärende: Anmälan av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS under 2016 Diarienummer: 0014/16 Anmälan av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS till och med 2016-07-28 Förvaltningens beslutsförslag till Socialnämnden Rapporten överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom. Sammanfattning Rapportering till och med 2016-07-28 visar att Socialnämnden har fyra ärenden att anmäla där insatsen inte kunnat verkställas senast tre månader efter beslut om insats. Samtliga ärenden gäller beslut om permanent boende med demensinriktning. Besluten har inte kunnat verkställas på grund av att Öckerö kommun saknar lediga bostäder. Ärende Kommuner är skyldiga att anmäla till Inspektionen för Vård och omsorg om beviljade insatser enligt Socialtjänstlagen (SoL) och Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) inte har verkställts senast tre månader efter beslut. Om Inspektionen för vård och omsorg bedömer att insatsen inte verkställts inom skälig tid har Inspektionen för vård och omsorg en skyldighet att ansöka hos förvaltningsrätten om utdömande av en särskild avgift. Rapportering skall ske kvartalsvis till Inspektionen för vård och omsorg, Kommunens revisorer och Kommunfullmäktige. Rapport till Inspektionen för vård och omsorg och revisorer sker efter fastställda rutiner. I rapportering till Kommunfullmäktige skall, enligt gällande lagstiftning, person som beslutet avser inte kunna identifieras då det inte är meningen att man i Kommunfullmäktige skall skapa en diskussion kring enskilda ärenden. Rapportering till och med 2016-07-28 visar att Socialnämnden har fyra ärenden att anmäla där insatsen inte kunnat verkställas senast tre månader efter beslut om insats. Samtliga ärenden gäller beslut om permanent boende med demensinriktning. Besluten har inte kunnat verkställas på grund av att Öckerö kommun saknar lediga bostäder. Socialnämnden har fattat beslut om att lämna anmälan till Kommunstyrelsen angående behovet av fler platser. Postadress Gatuadress Telefon Organisationsnr E-post Hemsida 475 80 Öckerö Sockenvägen 13 031-97 62 00 212000-1280 kommun@ockero.se www.ockero.se
Öckerö 2016-07-29 TJÄNSTESKRIVELSE Socialnämnden Handläggare: Frida Sävfält och Daniel Spindel Ärende: Gallring av handlingar inom socialtjänsten Diarienummer: 0047/16 Gallring av handlingar inom socialtjänsten Förvaltningens beslutsförslag till Socialnämnden 1. Gallring av handlingar inom socialtjänsten ska ske enligt bilaga. Gallringen ska omfatta såväl handlingar i pappersform som i digitalt format. I samband med gallringen ska även ett gallringsprotokoll upprättas och överlämnas till Kommunstyrelsen som är Öckerö kommuns arkivmyndighet. 2. Paragrafen justeras omedelbart Bakgrund Normalt fattas ett gallringsbeslut i form av en dokumenthanteringsplan (det vill säga en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa ska hanteras när det gäller gallring och bevarande), men vid behov kan gallringsbeslut även fattas för enskilda handlingsslag (Öckerö kommuns arkivreglemente 5 ). Eftersom socialnämnden saknar en dokumenthanteringsplan fordras alltså ett beslut i nämnden för att kunna genomföra gallring av socialtjänstakterna. Gallring av föreslagna handlingar är nödvändigt för att frigöra utrymme i socialkontorets närarkiv, samt för att säkerställa en god arkivvård. Den föreslagna gallringen kommer att omfatta framförallt personakter inom socialtjänsten, och kommer utföras med hänsyn till arkivlagens bestämmelser samt utifrån Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) skrift Gallringsråd nr 5: Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Ärende Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar (Riksarkivets författningssamling, RA-FS 1991:1 och RA-FS 2006:1). En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och antingen har inkommit till eller upprättats hos myndigheten (2. kap. 3 tryckfrihetsförordningen). Det är tillåtet att gallra allmänna handlingar, men det är viktigt att detta kan motiveras, är genomtänkt och sker under kontrollerade former. All gallring måste grundas på lag
och beslut. Enligt arkivlagens 3 och 10 ska det vid gallring alltid beaktas att myndigheternas arkiv utgör en del av det nationella kulturarvet, och att det arkivmaterial som återstår efter genomförd gallring ska kunna tillgodose: Rätten att ta del av allmänna handlingar. Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen. Forskningens behov. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingar från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering (arkivlagen 3 ). Inom socialtjänsten utgör personakten grunden för dokumentation i ett enskilt ärende. Personakten rymmer alla handlingar som inkommer eller upprättas i ärenden som rör en eller flera personer. Dokumentationen ska omfatta ansökan, utredning, beslut, insatser samt uppföljning rörande den enskilde (SKL Gallringsråd nr 5). Bevarande och gallring av handlingar i socialtjänstens personakter regleras av föreskrifterna i: 12 kap. 1 2 socialtjänstlagen (SoL), 7 kap. 2 socialtjänstförordningen, 21 c och 21 d lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), samt 12 förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Vilka handlingar som föreslås omfattas av gallringsbeslutet framgår av tjänsteskrivelsens bilaga, men i korthet säger ovanstående föreskrifter att: Vissa handlingar ska gallras fem år efter det att den sista anteckningen gjordes i akten. Vissa handlingar får inte gallras. Av hänsyn till forskningens behov ska akterna för personer födda dag 5, 15 och 25 varje månad undantas från gallring. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Öckerö kommun. Till arkivmyndighetens uppgifter hör bland annat att utöva tillsyn över att kommunens myndigheter fullföljer sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften (arkivlagen 3 ), samt över arkivvården i kommunen. Med myndighet avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer och andra kommunala organ med självständig ställning (Öckerö kommuns arkivreglemente 1 ). Varje myndighet, så som socialnämnden, ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente. Öckerö kommuns arkivreglemente fastställer att varje myndighet beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida inte annat följer av lag eller förordning (arkivreglemente 7 ). Samråd har ägt rum i och med att kommunarkivarien, som företräder arkivmyndigheten, har medverkat vid föreliggande gallringsutredning. Socialnämnden föreslås därför besluta om gallring av handlingar tillhörande socialtjänstens personakter.
Gallringen ska omfatta såväl pappershandlingar som digitala handlingar: om en handling eller en personakt i pappersform gallras, så ska motsvarande handling/akt gallras i socialtjänstens verksamhetssystem Procapita. Den handläggare som verkställer gallringen ska även upprätta ett gallringsprotokoll. Protokollet ska innehålla: Myndighetens namn Datum för genomförd gallring Förteckning över vilka typer av handlingar som gallrats Tidsomfattning (för vilken period/vilka år handlingar har gallrats) Omfattning (t.ex. antal arkivboxar eller pärmar) Destruktionsmetod (dvs. hur handlingarna har gallrats) Hänvisning till vilket gallringsbeslut och lagrum som ger stöd för gallringen Arkivansvarigs underskrift Bilaga: Gallring inom socialtjänsten i Öckerö kommun, daterad 2016-08-09 Frida Sävfält, Nämndsekreterare för socialnämnden Daniel Spindel, Kommunarkivarie
2016-08-09 Gallring inom socialtjänsten i Öckerö kommun Bilaga till tjänsteskrivelse i ärende 0047/16, Gallringsbeslut inom socialtjänsten
Innehåll Inledande kommentarer... 3 1. Handlingar som kan förekomma i personakt rörande ekonomiskt bistånd.. 4 2. Handlingar som kan förekomma i personakt inom individ- och familjeomsorgen (IFO)... 5 Individ- och familjeomsorg allmänt... 5 Familjehem, kontaktperson/-familj... 6 Missbruk... 7 Yttranden till andra myndigheter... 7 Handlingar inkomna från andra myndigheter... 8 Placeringsärenden barn... 8 3. Allmän administration inom individ- och familjeomsorgen... 10 Familjehem... 11 Feriehem... 11 Kontaktpersoner/-familjer... 12 Hem för vård och boende... 12 4. Rådgivning, socialt stöd, service... 13 5. Handlingar som kan förekomma i personakt enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)... 14 Handlingar som bör bevaras av rättssäkerhetsskäl... 14 Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden... 14 Handlingar som uppstår under genomförandet av insatser... 15 6. Handlingar som kan förekomma i personakt enligt socialtjänstlagen (SoL) 17 Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden... 17 Handlingar som uppstår under genomförandet av insatser... 19 7. Allmän administration inom omsorgen av funktionshindrade... 20 Bostad med särskild service (BMSS)... 20 1
Boende i familjehem eller stödfamilj... 22 Personlig assistent... 22 8. Familjerätt... 23 Handlingar som kan förekomma i personakt rörande faderskap och föräldraskap... 23 Handlingar som kan förekomma i personakt rörande adoption... 25 Handlingar som kan förekomma i personakt rörande vårdnad, boende och umgänge... 26 9. Dödsboanmälningar och boutredningar... 28 2
Inledande kommentarer Nedan följer en förteckning över handlingar som är vanligt förkommande i personakter inom socialtjänstens ärenden, samt tillämpbara gallringsregler för dessa handlingar. Förteckningarna är hämtade från Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) skrift Gallringsråd nr 5: Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. När det i redovisningen anges i kolumnen märkt Gallring/bevarande menas att handlingarna kan gallras enligt 12 kap. 1 2 Socialtjänstlagen (SoL), 7 kap. 2 socialtjänstförordningen, samt enligt 21 c och 21 d lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Detta innebär att handlingar rörande personer födda den femte, femtonde och tjugofemte varje månad bevaras av hänsyn till forskningens behov. I övriga fall dvs. handlingar för personer födda andra datum än ovanstående gallras handlingarna fem år efter sista anteckningen i akten. Om det i redovisningen står en annan gallringsfrist än t.ex. 2år, 10 år eller vid inaktualitet innebär detta att handlingarna kan gallras efter beslut av nämnden. Skrivningen innebär att dessa handlingar får gallras när verksamheten inte längre har behov av dem. 3
1. Handlingar som kan förekomma i personakt rörande ekonomiskt bistånd Handlingar Ansökningar från enskild om bistånd, med eventuella bilagor Ärendeblad/journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Återkravshandlingar Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Meddelanden från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndigheter om skulder, uppsägning och avhysning Kallelser till möte med handläggare m.m. Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Gallring/bevarande Anmärkning Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Tillförs akten i läsbar form 4
2. Handlingar som kan förekomma i personakt inom individ- och familjeomsorgen (IFO) Individ- och familjeomsorg allmänt Handlingar Anmälningar Ansökningar med eventuella bilagor Ärendeblad/journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller beslut om insats Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Behandlingskort, servicekort Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård Ansökningar till institutioner om vård Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande Överenskommelser Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse Gallring/bevarande Anmärkning 2 år 5
i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Fullmakter Avtal om handhavande av annans medel Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Underrättelser från kronofogdemyndighet om avhysning Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Ska tillföras akten i läsbar form Om de inte ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänsten. Familjehem, kontaktperson/-familj Handlingar Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj Ärendeblad/journalblad Utredningar av familjehem, kontaktperson/-familj Avtal, med t.ex. kontaktpersoner Gallring/bevarande Anmärkning Ansvarsförbindelser för kostnader 6
Missbruk Handlingar Ansökningar om vård enligt Lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), med bilagor Anmälningar från polis etc. Ärendeblad/journalblad Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande underställning till länsrätt (LVM) Gallring/bevarande Anmärkning Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Dokumentation av planering, t.ex. behandlingsplatser Läggs i personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal. Yttranden till andra myndigheter Handlingar Yttranden i körkortsärenden Gallring/bevarande Anmärkning 7
Yttranden till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol Yttranden i vapenärenden Begäran om handräckning Efterlysningar Handlingar inkomna från andra myndigheter /gallras enligt reglerna i SoL om de angår eller föranleder ärende. Handlingar Meddelanden om förundersökning Förundersökningsprotokoll Meddelanden om åtalsunderlåtelse/ att åtal ska väckas Handlingar rörande rättshjälp Domar Gallring/bevarande Anmärkning Placeringsärenden barn Handlingar Gallring/bevarande Anmärkning Anmälningar från polis, skola etc. Ärendeblad/journalblad Dokumentation av placering som rör barnet, t.ex. vårdplaner, behandlingsplaner, arbetsplaner Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande underställning till länsrätt Avtal med föräldrar Ansökningar om vård (till länsrätt) med bilagor Anmälningar om behov av vård Om de lett till placering 8
(till institutioner) Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Vårdnadsutredningar Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Domar Meddelanden från institution om utskrivning Dock inte utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt. Ansvarsförbindelser Handlingar i namnärenden Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Placeringmeddelanden från Statens institutionsstyrelse Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Förs till personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal. 9
3. Allmän administration inom individ- och familjeomsorgen Enligt SKL:s gallringsråd ska handlingar som inte tillhör ärende eller som inte ger upphov till ärende inte förvaras i personakt, eftersom de inte i onödan ska förlänga gallringstiden. Handlingar som omfattas av sekretess ska registreras, i diariet eller i annat register (i Öckerö kommuns fall registreras dessa handlingar i socialförvaltningens verksamhetssystem Procapita). Handlingar som bör bevaras: Protokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, polis, skola eller liknande. Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter (bör ingå i diarieförda handlingar). Avtal med enskilda utförare (bör ingå i diarieförda handlingar). Korrespondens med enskilda utförare (bör ingå i diarieförda handlingar). Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring/bevarande Anmärkning Anmälningar som inte tillhör ärende och som inte ger upphov till ärende Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende 5 år 2 år T.ex. anmälningar enligt 14 kap. 1 SoL. Registreras. T.ex. polisrapporter, LOB-ar, meddelanden om avhysning, hyresskuld, elskuld m.m. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt offentlighets- och sekretesslagens regler. Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende 2 år 10
Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Meddelanden om placering inom kommunen av barn från annan kommun 2 år efter det att kontraktet har upphört att gälla När placeringen har upphört Under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmär kning inte kvarstår Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan meddelandena gallras 5 år efter sista notering. Räkenskaper enskildas medel 10 år Familjehem Handlingar Gallring Anmärkning Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem När ny förteckning upprättats Förteckningar över familjehem När ny förteckning upprättats Feriehem Handlingar som bör bevaras: Förteckningar över barn i respektive feriehem Förteckningar över feriehem. Kan ingå i verksamhets-/årsberättelserna. Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Handlingar rörande enskilda feriebarn 2 år 11
Kontaktpersoner/-familjer Handlingar Gallring Anmärkning Förteckningar över kontaktpersoner/-familjer När ny förteckning upprättats Hem för vård och boende Handlingar som ska bevaras: Journaler över placerade barn. Journaler över personer med födelsedatum 5, 15 och 25. Handlingar som bör bevaras: Årsberättelser, verksamhetsberättelser (kan ingå i diarieförda handlingar). Utvärderingar och uppföljningar av verksamheten (kan ingå i diarieförda handlingar). Handlingar som ska gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Journaler som inte tillhör bevarandeurvalet 5 år efter sista anteckning Undantag: Se ovan under Handlingar som ska bevaras. Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Förteckningar över inskrivna boende Ansökningar om plats, inte mottagna boende Anmälningar om in- och utskrivningar 2 år 12
4. Rådgivning, socialt stöd, service Handlingar som bör bevaras: Årsberättelser/verksamhetsberättelser Statistik som visar hur mycket de olika typerna av rådgivning har utnyttjats. Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Minnesanteckningar kring klienter 13
5. Handlingar som kan förekomma i personakt enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Handlingar som bör bevaras av rättssäkerhetsskäl Av rättssäkerhetsskäl samt för att vissa personer ska ha möjlighet att ta reda på sin historia och sin bakgrund ska anteckningar och andra uppgifter som kommit in, eller upprättats, i samband med att en insats i form av boende i ett familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet undantas från gallring (enligt 21 d LSS). Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden Handlingar Gallring Anmärkning Ansökningar om insatser med eventuella bilagor Ärendeblad/journalblad Utredningar, utlåtanden Sammanställning över andra insatser Beslut om insats Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Kallelser till möte med LSS-handläggare m.m. Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, individuella planer Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Anmälan och beslut om ställföreträdare Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet 2 år Upprättade handlingar av betydelse 14
i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Fullmakter Handlingar som uppstår under genomförandet av insatser Handlingar Gallring Anmärkning Genomförandeplanering (individuella planer m.m) Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor m.m) Inflyttningssamtal Dokumenteras normalt genom journalanteckning Levnadsberättelser Löpande arbetsanteckningar Dokumentation om dagliga rutiner Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Aktivitetsscheman Observationslistor Anmälningar enligt 24 a LSS (Lex Sarah-anmälningar), kopior Dokumenteras normalt genom journalanteckning När dokumentation sammanfattats i personakt När notering gjorts i personakt 15
Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ ombud Anteckningar från närståendesamtal Avtal om handhavande av annans medel Fickpengsredovisning Om relevanta noteringar gjorts i personakt Endast vid samtal om brukaren Efter godkännande av brukare/närstående/ ställföreträdare/ombud 16
6. Handlingar som kan förekomma i personakt enligt socialtjänstlagen (SoL) Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden Handlingar Gallring Anmärkning Anmälningar Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med eventuella bilagor Ärendeblad, journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Överklaganden, med bilagor Kallelser (till möte med handläggare m.m) Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare Ansökningar till institutioner om vård Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, hem för vård eller boende m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelanden om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård eller liknande Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet 2 år Inkomna och utgående handlingar 17
av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Fullmakter Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Ska tillföras akten i läsbar form 18
Handlingar som uppstår under genomförandet av insatser Handlingar Gallring Anmärkning Genomförandeplanering (arbetsplaner m.m.) Levnadsberättelser Dokumenteras normalt genom journalanteckning Inflyttningssamtal Dokumenteras normalt genom journalanteckning Löpande arbetsanteckningar När dokumentation sammanfattats i personakt Signeringslistor för hemtjänstinsats 5 år Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar), kopior Inkomna och utgående handlingar av betydelse Upprättade handlingar av betydelse Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Avtal om handhavande av annans medel Fickpengsredovisning Efter godkännande av närstående/ ställföreträdare 19
7. Allmän administration inom omsorgen av funktionshindrade Handlingar som bör bevaras: Protokoll och mötesanteckningar från samverkan med frivilligorganisationer Diarier Diarieförda handlingar. Handlingar i bagatellartade ärenden kan gallras. Anmälan till ansvarig nämnd enligt 24 a LSS (bör ingå i diarieförda handlingar) Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar bör ingå i diarieförda handlingar). Uppgifter enligt 15 a LSS om insatsberättigade enligt 9 LSS till Socialstyrelsen (bör ingå i diarieförda handlingar) Anmälan till Länsstyrelsen av personskada (bör ingå i diarieförda handlingar) Kvalitetsdokument, process- och organisationsbeskrivningar (bör ingå i diarieförda handlingar) Dokumentation av egenproducerade utbildningar och informationsinsatser för personal, anhöriga etc. Egenproducerat informationsmaterial om funktionhinder och stödformer Avtal med andra kommuner (bör ingå i diarieförda handlingar) Avtal med entreprenörer (bör ingå i diarieförda handlingar) Avtal med enskilda (bör ingå i diarieförda handlingar) Statistik över olika insatser (bör ingå i diarieförda handlingar) Bostad med särskild service (BMSS) Med bostad med särskild service menas t.ex. servicebostad och gruppbostad, dvs. sådan bostad som kan bli aktuell när omvårdnadsbehovet är stort och personlig assistent inte kommer i fråga. Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Placering av genomförandet av insatser Förteckningar över boendet i bostäder med särskild service Servicekort. Sista versionen gallras/bevaras med personakt Under ständig bearbetning Förs vid inaktualitet till respektive personakt och följer därefter för dessa gällande regler om bevarande och gallring 20
Vårddagsuppgifter Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av kommunen Nyckelkvittenser, boendes nycklar Dagböcker, meddelandeböcker Redovisning av boendes privata medel Fickpengsredovisning Boendeenkäter, enkäter till närstående Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kul, frys m.m. enligt egenkontrollprogram Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar), kopior Anmälningar enligt 24 a LSS, kopior Närvaro- och frånvarorapporter Utbetalning av habiliteringsersättning Månadsuppföljning till hemtjänstkommun Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Larmloggar 2 år 2 år 2 år 10 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Efter återlämnande Får inte innehålla uppgifter om enskilda Efter sammanställning När boende utgår ur verksamheten Underlag för debitering Underlag för debitering När innehavet har upphört 21
Larmloggar med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Boende i familjehem eller stödfamilj Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem När ny förteckning upprättats Förteckningar över familjehem När ny förteckning upprättats Personlig assistent Handlingar Gallring Anmärkning Tidsredovisning LASS till 2 år Debiteringsunderlag Försäkringskassan Utbetalningsbesked från Försäkringskassan Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, räkningar 2 år 2 år 22
8. Familjerätt Bevarande av rättssäkerhetsskäl Av rättssäkerhetsskäl samt för att vissa personer ska ha möjlighet att ta reda på sitt sociala ursprung ska personakter som innehåller: handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om faderskap/föräldraskap bevaras i samtliga kommuner (enligt 12 kap. 2 SoL) handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om adoption bevaras i samtliga kommuner (enligt 12 kap. 2 SoL). Senast när barnet blir myndigt bör akten överlämnas till arkivmyndigheten. Av Socialnämnden godkända avtal enligt 6 kap. 6, 14 a andra stycket samt 15 a andra stycket om boende, vårdnad och umgänge får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år (12 kap. 2 SoL). Handlingar som kan förekomma i personakt rörande faderskap och föräldraskap Handlingar Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn, som inte tillhör faderskaps- eller föräldraskapsärende Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn Underrättelser från Skatteverket om inflyttat barn Gallring/bevarande Anmärkning Ärendeblad, journalblad S-protokoll för utredande av faderskap MF-protokoll för utredande av faderskap Faderskaps-, föräldraskapserkännande/ -bekräftelser S = sambo M = mor, F = far 23
Anmälan om faderskap, föräldraskap Identitetsstyrkande handlingar Handlingar om vårdnaden om barn Intyg (ultraljudsundersökningar, förlossning, utveckling etc.) Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps-/föräldraskapsutredning Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap Beslut/domar Anmälan om gemensam vårdnad Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Begäran om hjälp från utrikesdepartementet 24
Handlingar som kan förekomma i personakt rörande adoption Handlingar Gallring/bevarande Anmärkning Intyg om adoptionsbildning Ansökningar om medgivande, med bilagor Ärendeblad, journalblad Utdrag ur socialregister Utdrag ur polisregister Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register, sekretesseftergift Anmälan om förslag på barn Samtycken med bilagor Utredningar Handlingar rörande barnets ursprung Referenser Yttranden från socialnämnd till tingsrätt Yttrande från Nämnden för internationella adoptioner Yttranden från Socialstyrelsens rättsliga råd Yttranden från behandlande läkare Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Beslut, medgivande Aktualiseringsintyg Ansökan till tingsrätt om adoption Finns ibland översatt till annat språk 25
Tingsrättens dom Återkallelse av medgivande Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Uppföljningsrapporter (anteckningar från hembesök etc.) Kallelser till rättegång, möte med handläggare etc. Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 5 år/bevaras Handlingar som kan förekomma i personakt rörande vårdnad, boende och umgänge Handlingar Gallring/bevarande Anmärkning Tingsrättens begäran om utredning Ärendeblad Utdrag ur socialregister Utdrag ur polisregister Personbevis Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) Utredningar i namnärenden till tingsrätten Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Avtal som inte blivit godkända 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 26
Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal Remissvar till tingsrätt om samarbetssamtal Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad och umgänge 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet bevaras. Övriga avtal gallras senast 5 år efter att barnet fyllt 18 år. Domar från tingsrätt Uppdrag att utse kontaktperson Meddelande till Skatteverket, Centrala studiestödsnämnden (CSN) och Försäkringskassan om godkänt avtal. Äktenskapslicens Ansökan om kontaktperson vid umgänge Rapporter från kontaktperson Kontrakt med kontaktperson Påtalande om god man till tingsrätt Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 27
9. Dödsboanmälningar och boutredningar Ärenden rörande ekonomiskt bistånd till begravningskonstnader redovisas ovan under avsnittet Ekonomiskt bistånd. Handlingar som bör bevaras: Statistik Handlingar som bör förvaras i akter och som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Dödsfallsintyg Släktutredningar Boutredningar Ekonomiska redovisningar Protokoll över hembesök Fullmakter Korrespondens Kopior på fakturor Mottagnings-/utlämningskvitton på eventuellt omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker Tillvaratagna patienttillhörigheter, boutredningar Kopior på dödsboanmälan Kopior på boutredning, bouppteckning Bouppteckningsintyg 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 28
jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2016 641 601 796 212 653 825 629 010 614 356 603 079 660 308 ######## ######## ######## ######## ######### 2015 935 944 898 186 1 065 691 894 925 838 085 922 718 776 232 695 289 666 939 765 114 720 876 668 625 2014 928 335 912 826 933 397 899 561 858 520 1 024 912 872 260 785 267 1 007 736 886 432 718 330 821 265 2013 971 396 830 809 903 165 910 966 977 932 864 471 850 777 927 405 838 316 852 874 880 881 874 973 budget 750000 750000 750000 750000 750000 750000 750000 750000 750000 750000 750000 750000 1 200 000 Ekonomiskt bistånd 1 000 000 800 000 600 000 2016 2014 2013 400 000 2015 budget 200 000 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Utveckling ek. bistånd 2014 2015-jan 2016-jan 2015-febr 2016-febr 2015-mars 2016-mars 2015-april 2016-april Arbetslös, Otillräcklig ersättning 14 835 43 092 38 737 49 371 20 506 56 189 16 388 46 005 Arbetslös, Väntar på ersättning 32 456 11 111 9 943 18 734 Arbetslös, Ingen ersättning 332 190 186 612 366 301 188 159 440 566 158 306 407 337 150 489 Arbetslös, Flykting i introduktion 20 465 24 395 32 305 33 580 Sjukskriven med läkarintyg, Otillräcklig sjukpenning 10 871 8 611 7 454 1 988 10 694 7 407 9 016 12 118 Sjukskriven med läkarintyg, Väntar på sjukpenning 4 180 3 518 Sjukskriven med läkarintyg, Ingen sjukpenning 43 207 116 895 43 759 157 792 15 589 133 304 58 391 137 960 Sjuk- eller aktivitetsersättning, Otillräcklig ersättning 66 880 21 927 86 916 31 237 87 015 31 227 81 926 16 930 Sjuk- eller aktivitetsersättning, Väntar på ersättning 1 892 27 383 57 839 38 916 20 645 Arbetshinder, sociala skäl 273 614 167 739 193 313 174 562 210 892 173 682 149 166 152 127 Föräldraledig, Otillräcklig föräldrapenning 29 373 30 500 41 162 44 559 Föräldraledig, Väntar på föräldrapenning 9 423 14 500 Arbetar deltid, ofrivilligt Otillräcklig inkomst 29 292 17 126 28 155 16 204 69 991 16 205 48 714 17 695 Arbetar deltid, ofrivilligt Väntar på inkomst 6 415 29 533 4 745 4 349 Arbetar heltid, Otillräcklig inkomst 3 028 3 066 3 109 14 210 14 656 11 667 6 030 Arbetar heltid, Väntar på inkomst 1 675 8 015 3 880 7 258 Språkhinder 6 631 8 890 14 208 46 527 2 452 27 927 Utan försörjningshinder 1 339 1 316 1 192 Annat försörjningshinder, totalt 2011 Annat försörjningshinder, avliden 14 116 21 978 Annat försörjningshinder, deltid accepterad Annat försörjningshinder, godkända studier 37 775 27 326 23 371 23 123 Annat försh, studerande med studiemedel 12 048 Annat försörjningshinder, ålderspension 42 344 7 049 16 969 29 033 9 091 6 166 8 086 1 572 Annat försh,förhindrad arbeta/biståndsberättigad 11 715 1 932 6 000 24 029 Totalt 935 944 641 601 898 186 796 212 1 065 691 653 825 894 925 629 010 Ålder 2015-jan 2016-jan 2015-febr 2016-febr 2015-mars 2016-mars 2015-april 2016-april 0-17 0 0 0 0 0 0 0 0 18-19 1 0 2 2 2 2 1 1 20-25 26 15 26 13 25 15 25 14 26-45 34 25 30 26 28 26 30 23 46-64 41 42 44 44 47 41 47 38 65-6 4 5 7 5 2 4 1 Totalt 108 86 107 92 107 86 107 77
2015-maj 2016-maj 2015-juni 2016-juni 2015-juli 2016-juli 2015-aug Arbetslös, Otillräcklig ersättning 12 123 37 126 21 153 41 073 18 942 25 312 16 722 Arbetslös, Väntar på ersättning 460 Arbetslös, Ingen ersättning 418 676 194 746 444 505 150 107 327 106 167 411 311 461 Arbetslös, Flykting i introduktion 12 566 45 954 100 348 Sjukskriven med läkarintyg, Otillräcklig sjukpenning 7 697 11 627 4 068 5 615 854 5 115 7 994 Sjukskriven med läkarintyg, Väntar på sjukpenning 11 545 4 567 456 950 Sjukskriven med läkarintyg, Ingen sjukpenning 35 656 107 749 26 680 111 019 57 417 130 818 62 804 Sjuk- eller aktivitetsersättning, Otillräcklig ersättning 80 376 10 731 80 997 11 609 70 133 11 666 30 235 Sjuk- eller aktivitetsersättning, Väntar på ersättning 26 441 9 214 12 815 Arbetshinder, sociala skäl 194 322 159 772 196 992 166 386 171 534 120 635 117 355 Föräldraledig, Otillräcklig föräldrapenning 17 561 23 424 10 558 34 561 40 050 Föräldraledig, Väntar på föräldrapenning 14 504 Arbetar deltid, ofrivilligt Otillräcklig inkomst 4 275 18 646 53 037 5 436 35 315 44 361 31 803 Arbetar deltid, ofrivilligt Väntar på inkomst 10 279 5 808 5 494 21 461 Arbetar heltid, Otillräcklig inkomst 5 963 7 780 658 6 523 Arbetar heltid, Väntar på inkomst 7 390 10 978 5 400 4 200 Språkhinder 11 624 4 249 10 732 10 969 18 707 5 805 14 986 Utan försörjningshinder Annat försörjningshinder, totalt 2011 Annat försörjningshinder, avliden 21 513 Annat försörjningshinder, deltid accepterad Annat försörjningshinder, godkända studier 14 300 9 736 6 545 9 939 Annat försh, studerande med studiemedel 2 396 7 949 9 322 6 880 Annat försörjningshinder, ålderspension 18 649 6 611 11 551 9 179 18 162 8 210 6 875 Annat försh,förhindrad arbeta/biståndsberättigad 22 826 4 185 3 067 Totalt 838 085 614 356 922 718 603 079 776 232 660 308 695 289 Ålder 2015-maj 2016-maj 2015-juni 2016-juni 2015-juli 2016-juli 2015-aug 0-17 0 0 0 0 0 0 18-19 2 1 0 1 1 1 20-25 20 14 24 15 16 14 26-45 31 24 32 25 27 24 46-64 42 37 45 34 42 34 65-4 2 4 2 6 3 Totalt 99 78 105 77 92 76 0
Ekonomist bistånd - antal beslut, antal unika hushåll per beslut, beslutat belopp kr samt antal vuxna och barn som omfattas av besluten Tabell 191 Ekbist Beslut Antal beslut Antal unika hushåll per beslut Beslutat belopp kr Antal vuxna som omfattas av beslutet Antal barn som omfattas av beslutet E Bevilja bistånd livsföring i övr SoL 4:1 1 1 17873 3 3 E Bevilja försörjningsstöd SoL 4:1, 4:3 111 76 642435 140 59 Summa 112 77 660308 143 62
Antal hushåll bland orsak efter ålder på beslutperson Tabell 192 Ekbist Orsak 0-17 18-19 20-25 26-45 46-64 65 - Summa Annat försh, Godkända studier 0 0 0 0 0 0 0 Annat försh, Ålderspension 0 0 0 0 0 3 3 Arbetar deltid - ofrivilligt, Otillräcklig inkomst 0 0 1 3 1 0 5 Arbetar deltid - ofrivilligt, Väntar på inkomst 0 1 0 0 0 0 1 Arbetar heltid, Otillräcklig inkomst 0 0 0 0 1 0 1 Arbetar heltid, Väntar på inkomst 0 0 0 1 0 0 1 Arbetshinder, sociala skäl 0 0 3 5 6 0 14 Arbetslös, Flykting i introduktion 0 0 1 2 2 0 5 Arbetslös, Ingen ersättning 0 0 2 6 11 0 19 Arbetslös, Otillräcklig ersättning 0 0 4 0 0 0 4 Sjukskriven med läkarintyg, Ingen sjukpenning 0 0 1 4 8 0 13 Sjukskriven med läkarintyg, Väntar på sjukpenning 0 0 0 1 0 0 1 Sjukskriven med läkarintyg,otillräcklig sjukpennin 0 0 0 0 1 0 1 Sjuk- eller aktivitetsers, Otillräcklig ersättning 0 0 2 1 3 0 6 Sjuk- eller aktivitetsers, Väntar på ersättning 0 0 0 0 1 0 1 Språkhinder 0 0 0 1 0 0 1 Summa 0 1 14 24 34 3 76
Beviljat ek.bistånd kr efter orsak och ålder på beslutperson Tabell 193 Ekbist Orsak 0-17 18-19 20-25 26-45 46-64 65 - Summa Annat försh, Godkända studier 0 0 9939 0 0 0 9939 Annat försh, Ålderspension 0 0 0 0 0 8210 8210 Arbetar deltid - ofrivilligt, Otillräcklig inkomst 0 0 9675 16489 18197 0 44361 Arbetar deltid - ofrivilligt, Väntar på inkomst 0 5494 0 0 0 0 5494 Arbetar heltid, Otillräcklig inkomst 0 0 0 0 6523 0 6523 Arbetar heltid, Väntar på inkomst 0 0 0 5400 0 0 5400 Arbetshinder, sociala skäl 0 0 8671 49734 62230 0 120635 Arbetslös, Flykting i introduktion 0 0 9810 21461 69077 0 100348 Arbetslös, Ingen ersättning 0 0 5014 49659 112738 0 167411 Arbetslös, Otillräcklig ersättning 0 0 25312 0 0 0 25312 Sjukskriven med läkarintyg, Ingen sjukpenning 0 0 6207 40038 84573 0 130818 Sjukskriven med läkarintyg, Väntar på sjukpenning 0 0 0 456 0 0 456 Sjukskriven med läkarintyg,otillräcklig sjukpennin 0 0 0 0 5115 0 5115 Sjuk- eller aktivitetsers, Otillräcklig ersättning 0 0 3334 19 8313 0 11666 Sjuk- eller aktivitetsers, Väntar på ersättning 0 0 0 0 12815 0 12815 Språkhinder 0 0 0 5805 0 0 5805 Summa 0 5494 77962 189061 379581 8210 660308
Öppnade Avslutade jan 6 5 febr 7 9 mars 5 11 april 6 4 maj 6 11 juni 9 20 juli 3 2 aug sept okt nov dec Totalt 42 62 25 20 15 10 Öppnade Avslutade 5 0 jan febr mars april maj juni juli aug sept okt nov dec
REDOVISNING AV BEVILJADE BESLUT OM SÄRSKILT BOENDE ENLIGT SOCIALTJÄNSTLAGEN SOM ÄNNU INTE HAR VERKSTÄLLTS Beslutsdatum: Den enskilde befinner sig idag: Solhöjden 2016-07-04 I Alingsås, korttidsboende 2016-08-04 Hemmet Göteborg 2016-08-15 Korttid Göteborg Bergmans 2015-12-11 Hemmet 2016-01-18 Korttidsboende Hedens by 2016-02-16 Hedens by 2016-04-11 Hemmet 2016-06-17 Korttidsboende 2016-07-26 Hemmet/vxl 2016-08-03 Hedens by 2016-08-18 Micael Marcussen Biståndshandläggare
VÄRDEGRUND, LIKABEHANDLING, MÅNGFALD OCH BEMÖTANDE Rådet för Hälsa och Trygghet hälsar välkomna till en halvdagskonferens. Ännu en gång gästas vi av Edna Eriksson! Det blir en fristående fortsättning med fokus på värdegrund, likabehandling, mångfald och bemötande. Ett område som kan knytas till kommunens vision 2025 kring demokrati och inflytande liksom ett av de övergripande målen för mandatperioden 2015 2018; Alla elever får godkända betyg för gymnasiet och det finns en arbetsro i skolan genom ett gemensamt värdegrundsarbete mellan lärare, elever, föräldrar, föreningar och samfund. Edna Eriksson är utvecklingsstrateg och konsult kring mänskliga rättigheter. Hon har tidigare arbetat som journalist, debattör och tjänsteman på olika departement. FREDAG 14 OKTOBER NIMBUS SAMLINGSSAL 8.30 SERVERAS MACKA OCH KAFFE 9.00 12.00 FÖRELÄSNING Konferensen är kostnadsfri men anmälan görs senast 7 oktober till sofia.enstrom@ockero.se