Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun

Transkript

1 1(7) DNR 2016/14 Socialnämnden Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Fastställd av socialnämnden SN beslut 9 1/41

2 2(7) Innehållsförteckning Inledning... 3 Handlingsoffentlighet... 3 Arkivhantering några begrepp... 4 Akt... 4 Aktomslag... 4 Aktrensning... 4 Arkiv... 5 Arkivansvarig... 5 Arkivbeskrivning... 5 Arkivbildare... 5 Arkivförteckning... 5 Arkivredogörare... 5 Arkivsamordnare... 5 Arkivserie... 5 Bevaras... 5 Gallring och gallringsfrister... 5 Papperskvalitet... 6 Material och framställningsmetod... 6 Förvaring... 6 Elektroniskt lagrad information... 6 Kommunarkivets övertagande av arkivhandlingar... 6 Lagar och bestämmelser... 7 Dokumentförteckning med uppgifter om gallringsfrister och eventuell sekretess.. 7 2/41

3 Dokumenthanteringsplan med dokumentförteckning för de olika verksamheterna Inledning Denna dokumenthanteringsplan gäller för socialförvaltningen och träder i kraft efter beslut i socialnämnden. Dokumenthanteringsplanens syfte är att vara: Hjälpmedel för förvaltningen (bl.a. för återsökning av handlingar) Hjälpmedel för förvaltningen vi d gallring/rensning Styrmedel för förvaltningen och kommunarkivet 3(7) Planen ska uppdateras vid början av varje mandatperiod och vid behov. För de handlingar som upprättats eller kommit in innan denna plan träder ikraft gäller tidigare beslutad dokumenthanteringsplan. Handlingsoffentlighet Tryckfrihetsförordningen (TF) ger medborgarna rätt till insyn i offentlig verksamhet, offentlighetsprincipen. Den innebär att varje medborgare ska kunna ta del av kommunens handlingar. Handling En handling är en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. En handling kan exempelvis vara ett traditionellt pappersdokument med text, en ritning, ett fotografi, en videofilm, ett ljudband, digitala filer i datorn på en diskett eller en CD, eller ett e-postmeddelande. Lagringsmediet har ingen betydelse utan det är innehållet som är det viktiga. Allmän handling Huvudregeln är att handlingar som kommit in till eller upprättats hos kommunens olika nämnder, förvaltningar, förskolor, skolor, omsorgsenheter, tekniska enheter mm är allmänna handlingar. Definitioner för allmänna handlingar finns att läsa i Tryckfrihetsförordningens andra kapitel. Stadsjuristerna kan lämna information och råd vid svårbedömda fall. Det regelverk som styr myndigheternas dokumenthantering gäller allmänna handlingar och reglerna är teknikneutrala, det gör t ex ingen skillnad om ett brev kommer in som traditionell papperspost, fax eller e-post. Registrering Enligt lagens krav ska allmänna handlingar registreras eller hållas ordnade så att det utan svårighet går att fastställa när de inkommit eller upprättats. Registreringen ska ske utan dröjsmål. Den kan göras i ett diarium eller annat register. Diarieföringen är ett bra verktyg för rättssäkerheten, att möjliggöra allmänhetens insyn och bidrar till effektivitet. Diariet underlättar återsökning av handlingar och är i övrigt ett stöd i förvaltningens handläggning och uppföljning. Allmänna offentliga handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, t ex reklam, kursinbjudningar kan undantas från dessa bestämmelser. Allmänna handlingar som är hemliga ska registreras. Handlingar som tillhör 3/41

4 4(7) personakter inom socialtjänsten och handlingar i hälso- och sjukvårdens patientjournaler behöver inte registreras. Sekretess Allmänna handlingar kan vara offentliga eller belagda med sekretess. En handling kan endast beläggas med sekretess om ett utlämnande skulle leda till skada eller men och beslutet måste baseras på en paragraf i sekretesslagen. Om en handling bedöms vara belagd med sekretess gäller sekretessen mot både enskilda och myndigheter och förvaltningar, även inom den egna kommunen. Sekretessen ska iakttas av den som p.g.a. anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga verksamheten. Dokumenthanteringsplanen tar upp vissa handlingar som ofta är sekretessbelagda med hänvisning till paragraf i Sekretesslagen. Det betyder inte att dessa handlingar alltid är belagda med sekretess eller att det alltid är den paragraf som angivits som ska tillämpas. Det innebär inte heller att alla andra handlingar är offentliga. Sekretessen ska bedömas vid varje enskilt fall. Exempel på handlingar där sekretessbelagda uppgifter kan förekomma är upphandlingar, omplacerings- och rehabiliteringsärenden, tillsynsärenden, personakter, hälso- och sjukvårds journaler, protokoll enskilda ärenden m.fl. Arkivhantering några begrepp Akt En akt är ett begrepp som används för att benämna den samlade dokumentationen i ärende, projekt, för ett visst objekt eller en person. I ett ärende ska akten innehålla alla handlingar som har betydelse för ärendets utgång. En projektakt ska innehålla de handlingar som behövs för uppföljning, erfarenhetsåtervinning och eventuell revision. Ofta används ordet ärendeakt. Vissa typer av ärenden har sina specifika akter, t ex personalakter, personakter. Aktomslag Ett aktomslag är ett pappersomslag som man lägger runt innehållet i en akt för att hålla samman materialet. Aktrensning Aktrensning innebär att handlingar som endast är av ringa betydelse och som inte behövs för förståelsen av ett ärende eller projekt tas bort. Handlingar som tillför ärendet sakuppgifter får inte rensas ut. (Begreppet rensning kan endast användas om handlingar som inte är allmänna. Om det finns allmänna handlingar som inte längre har någon betydelse i en akt, så behövs ett gallringsbeslut som gäller denna handlingstyp.) I samband med aktrensningen ska även gem, gummisnoddar, plastfickor, tape mm tas bort. Plast, gummi och metall orsakar skador på sikt. Aktrensning bör göras direkt när ett ärende eller ett projekt avslutats. Handläggaren är den som bäst kan avgöra vad som är viktigt för förståelsen av ett ärende. Därför är det enklast, och ger också bäst resultat, om handläggaren själv utför aktrensningen. 4/41

5 Arkiv Ordet arkiv kan innebära en lokal för förvaring av handlingar, en institution som förvarar och vårdar handlingar eller ett bestånd av handlingar. I det sistnämnda fallet brukar man tala om att ett arkiv är det bestånd av handlingar som vuxit fram hos en arkivbildare genom dess verksamhet. Arkivansvarig Används som begrepp för den som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid t ex en förvaltning eller ett bolag. Arkivbeskrivning En arkivbeskrivning är en kortfattad beskrivning av ett arkiv, och ska ge en överblick av vilka viktiga handlingsslag arkivet innehåller och hur de är relaterade till arkivbildarens verksamhet. En arkivbeskrivning bör innehålla uppgifter om arkivbildarens organisation och arbetsuppgifter, viktigaste ärende- och handlingstyper, gallringsbeslut som tillämpas, sekretess för viss information mm. Arkivbeskrivningen är framför allt ett hjälpmedel för allmänheten och för forskare. Arkivbildare En arkivbildare är den myndighet, förening, person eller det företag i vars verksamhet ett arkiv växer fram. Arkivförteckning En arkivförteckning är en detaljerad, oftast systematiskt uppställd, förteckning över vad som är arkiverat för en viss arkivbildare. Arkivredogörare Används som begrepp för en person hos en arkivbildare med uppgift att utföra vissa moment inom arkivverksamheten. Arkivsamordnare Används som begrepp för en person som samordnar arkivverksamheten inom t ex en förvaltning eller ett bolag. Kan också kallas arkivhandläggare. Arkivserie Benämning på samlade arkiverade handlingar av samma typ. Bevaras Begreppet BEVARAS används som en gallringsfrist i dokumenthanteringsplaner, och betyder att handlingstypen aldrig ska gallras utan bevaras för all framtid för forskning eller kulturell verksamhet. Gallring och gallringsfrister Gallring innebär att handlingar förstörs eller att uppgifter tas bort. Olika handlingstyper gallras efter olika lång tid. Den tid som ska förflyta innan gallringen får ske kallas gallringsfrist. Om gallringsfristen är två år innebär det att två år ska förflyta efter utgången av det år då handlingen tillkom innan handlingen får gallras. För journaler eller motsvarande gäller att gallringsfristen räknas från tiden när sista anteckningen gjordes. För handlingar som förlorar sitt informationsvärde efter kort tid, eller där det av annat skäl inte är lämpligt med år som gallringsfrist, används ofta begreppet vid inaktualitet. I de fall det inte är självklart när detta inträffar ska en anmärkning göras om när en handling kan anses vara inaktuell, t ex när en sammanställning har upprättats. 5(7) 5/41

6 6(7) Papperskvalitet Det finns olika typer av papper som man kan använda vid utskrift eller kopiering. Ur arkivsynpunkt är det viktigaste med papperet att det kan stå emot ålder och slitage. Till de allra flesta utskrifter är det fullt tillräckligt om man använder så kallat åldringsbeständigt papper. Material och framställningsmetod De pappershandlingar som ska bevaras framställs på åldringsbeständigt papper. Nämndprotokoll ska upprättas på Svenskt Arkiv 80 papper. Pennor som används ska vara arkivbeständiga (märkta med svenskt arkiv SP-SBF nummer). Skrivare och kopiatorer ska vara godkända av SP (Sveriges Provnings- och forskningsinstitut). Förvaring Arkivhandlingarna ska förvaras så att de skyddas. Det innebär att de måste förvaras i lämpliga lokaler eller förvaringsskåp. Handlingarna ska skyddas mot brand-, vatten-, och andra miljörelaterade skador samt stöld och manipulering. Sekretesshandlingar ska förvaras inlåsta så att inte obehöriga kan få tillgång till dem. Elektroniskt lagrad information Kumla kommun har för närvarande inga tekniska lösningar eller riktlinjer för långtidsarkivering av elektroniskt lagrad information. Under tiden är det viktigt att säkerhetsrutiner iakttas och att inte information ändras eller raderas utan att nödvändiga beslut finns. Kommunarkivets övertagande av arkivhandlingar När en verksamhet upphör och inte tas över av någon annan organisation inom kommunen ska arkivhandlingarna överlämnas till kommunarkivet för fortsatt vård och bevarande. Därutöver kan aktiva förvaltningar och bolag även överlämna arkivhandlingar när de inte längre behövs i den aktuella verksamheten. I båda fallen är utgångspunkten att arkivhandlingarna ska vara förtecknade och gallrade innan överföringen. Kommunarkivet har ingen skyldighet att ta över vården av arkivhandlingar från aktiva förvaltningar eller bolag, utan en överenskommelse ska träffas i varje enskilt fall. Kommunarkivets service mot bolagen i Kumla kommun regleras genom avtal. Leverans till kommunarkivet Efter att en överenskommelse om överföring av arkivhandlingar träffats ska handlingarna göras i ordning för leverans. Aktrensning ska göras innan ärendeakter eller andra akter levereras till kommunarkivet. Handlingarna ska placeras i ordentligt fyllda arkivkartonger. Handlingar från flera år kan läggas i samma kartong. Akter med diarieförda ärenden får inte levereras förrän alla ärenden för den avsedda perioden är avslutade och akterna är arkiverade. För övriga akter eller andra typer av material gäller att eventuella register som behövs för att söka fram handlingar ska göras tillgängliga för kommunarkivet i samband med leveransen. Handlingarna ska hållas läggas i aktomslag eller motsvarande. Aktomslagen ska märkas med: Kumla kommun Nämnd (med verksamhetsår) Typ av akt Innehåll (diarienummer eller annan identitet) På personalakter och personakter ska efternamn, förnamn och personnummer antecknas. 6/41

7 7(7) På arkivkartongens rygg ska följande information finnas (skriven med blyerts): Nämnd (med verksamhetsår) Innehåll (typ av akter eller handlingar) Första och sista år för handlingarna i kartongen Ett leveranskvitto ska följa med leveransen. Det fungerar som kontroll- och hjälpmedel vid övertagandet. Lagar och bestämmelser En ordnad dokumenthantering är en förutsättning för den offentliga verksamheten. För myndigheter gäller speciell lagstiftning på området. Lagarna gäller myndighetens allmänna handlingar. Även i verksamheter där inte dokumenthanteringen specifikt styrs av lag förvaras viktiga handlingar på ett strukturerat sätt för viss tid, och vissa utvalda handlingar bevaras för all framtid. Bestämmelser om allmänna handlingar finns bl.a. i Tryckfrihetsförordningen, Sekretess- och Offentlighetslagen, Arkivlagen och Personuppgiftslagen. Socialförvaltningens verksamheter är Individ och Familjeomsorg, Vård- och omsorg samt LSS-verksamheten. Dessa verksamheter styrs av lagar som Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), Lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), Lagen om särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU). Ytterligare lagar som styr förvaltningens verksamhet är Föräldrabalken (FB) Offentlighets- och sekretesslagen, Lag om medbestämmanderätt i arbetslivet (MBL) m.m. Arkivlagen stadgar bl.a. att varje myndighet (varje nämnd eller styrelse i en kommun) ska svara för vården av sitt arkiv. Att vårda arkivet innebär att: - organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas - beskriva arkivet genom en övergripande arkivbeskrivning och en mer detaljerad arkivförteckning - skydda arkivet mot brand och obehörig åtkomst mm - ta ställning till vad som ska arkiveras när ett ärende eller ett projekt är slutfört - utföra föreskriven gallring När man framställer handlingar ska man använda material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Man ska också ta hänsyn till den fortsatta arkivhanteringen vid registrering av handlingar. Varje kommun reglerar dessutom arkivhanteringen i ett arkivreglemente. Reglementet fastställs av kommunfullmäktige och talar om vilken myndighet som ska vara kommunens arkivmyndighet, samt fördelar ansvar och uppgifter mellan arkivmyndigheten och övriga myndigheter. Tänk på att lagar förändras. För att ta del av gällande lagar se Dokumentförteckning med uppgifter om gallringsfrister och eventuell sekretess Dokumenthanteringsplanen tar upp både handlingar som ska bevaras och handlingar som ska gallras. Den innehåller uppgifter om gallringsfrister för varje handlingstyp och eventuella anmärkningar. Vid fastställandet av gallringsfristerna har hänsyn tagits till gällande lagar och till förvaltningens och forskningens behov. Anvisningarna gäller för handlingar i original om inget annat sägs. Handlingarna är uppställda utifrån användningsområde. 7/41

8 Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Socialförvaltningen Verksamhetsområde Socialnämnd och socialförvaltningens administration Förvaltning Beskrivning av ej dokumenterade händelser Socialförvaltningen Verksamhetssystem W3D3 Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Socialnämnden Nämndens reglemente och Ja/Nej W3D3/I akt Bevaras delegationsordning Nämndens och utskottets Ja/Vid behov W3D3/I akt Bevaras protokoll Delegationsbeslut Ja/Vid behov W3D3/I akt Bevaras Dvs de månatliga listorna/utdragen över delegationsbeslut och övriga delegationsbeslut som rapporterats till nämnd Nämndens och utskottets kallelser, Ja/Vid behov W3D3 Gallras Gallras efter 2 år. dagordningar, föredragningslistor Närvarolistor, sammanträdesrapporter, förlorad arbetsinkomst (underlag för arvoden) Nej/Nej W3D3 Avser underlag för registrering och arvodesutbetalning löneavdelningen på kommunledningskontoret hanterar utbetalningarna samt underlagen Personalkontoret har hand om förvaltnings övergripande protokoll Övergripande samverkansprotokoll och MBL-protokoll Lokala samverkansprotokoll Nej I pärm hos ansvarig chef Bevaras APT-protokoll Nej/Vid behov I pärm hos ansvarig chef 5 år Riktlinjer Ja/Vid behov W3D3 Gallras Bevaras i urval om det finns historiskt intresse Utredningar Ja/Nej W3D3/I akt Bevaras OBS! Övergripande inte enskilda 1 8/41

9 Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Behörighetslistor Nej/Nej Hos systemförvaltare Gallras Gallras vid inaktualitet, systemansvarig har lista som uppdateras fortlöpande Pressmeddelanden Ja/nej W3D3 Gallras Bevaras i akt vid särskilt intresse Sociala rådet Bevaras Hanteras av Kommunledningskont. Diarielistor W3D3 Bevaras Verksamhetsberättelser Ja/Nej W3D3/I akt Bevaras Ansökningar om föreningsbidrag Ja/Vid behov W3D3/Pappersakt hos handläggare Bevaras Original ansökan, sammanställning samt nämndbeslut bevaras Enkäter Ja/Vid behov W3D3/I akt Gallras/Bevaras Sammanställning bevaras om enkäten bedöms vara av betydelse för verksamheten. Statistiska uppgifter som har Ja/Vid behov W3D3/Akt Gallras Gallras efter 5 år lämnats till statlig myndighet t.ex. SCB, Socialstyrelsen Statistiska uppgifter som har Ja/Vid behov W3D3/Akt Gallras Gallras efter 5 år lämnats till företag för analyser, t.ex. material för KPB Internkontrollplan samt Ja/Vid behov W3D3/Akt Bevaras genomförda kontroller Anmälningar, rapporter, domar, beslut och meddelanden som inte tillhör ärenden och inte ger upphov till ärenden. upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär. upprättade handlingar av betydelse Ja/Vid behov W3D3/Pärm Gallras efter 5 år Om dessa ger upphov till ärenden eller tillför ett nytt ärende läggs de i akt Ja/Ja Procapita/Akt Gallras Handlingar av ringa betydelse gallras årligen. Ja/Ja Procapita/Akt Bevaras Handlingar av betydelse bevaras 2 9/41

10 Hantering, bevarande och gallring av inskannade handlingar En handling som kommer in till en myndighet ska bevaras i ursprungligt skick. När man skannar en handling som kommit in till kommunen skapas en digital avbildning av handlingen. Om man har för avsikt att gallra den inkomna handlingen för att i stället spara det digitala exemplaret av handlingen uppstår frågan om kraven på att handlingen ska bevaras i ursprungligt skick är uppfyllda. I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar), RA-FS 1994:2, ändrad 2003:2, ges förutsättningar för överföring till ADB-medium (3 kap.). Där sägs bl.a. att man vid överföring (dvs. skanning) av ärendeanknutna handlingar bör se till att samtliga handlingar i ett ärende kan presenteras i en ordning som avspeglar handläggningsprocessen (t.ex. kronologiskt inom ett ärende). Om man kan styra framställningen av de handlingar som ska skannas bör man utforma blanketter på ett sådant sätt att de underlättar läsningen. Man bör se till att teckensnitt och teckenstorlek underlättar läsning. Vid skanning bör man utgå från en upplösning på minst 300 punkter per tum. Man bör även ta teknisk hänsyn till att bilder o.d. innehåller gråskala och färg. När det gäller skanning av inkomna pappershandlingar kan man normalt inte styra kvaliteten och det kan krävas högre upplösning. Innan man tar systemet i drift bör man göra en provskanning och dessutom beskriva systemets rutiner. Förlagorna får inte gallras förrän läskontroll skett och fel har åtgärdats. 3 10/41

11 Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Socialförvaltningen Verksamhetsområde Kvalitets- och utredningsenheten Förvaltning Verksamhet Dödsboanmälan och boutredningar Socialförvaltningen Beskrivning av ej dokumenterade händelser Beskrivning av applikation/verksamhetssystem Bevarande för forskning: Personakter för personer födda 5:e, 15:e eller 25:e i varje månad undantas från gallring. Handlingar i ärenden om personer födda övriga datum ska gallras. Procapita Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Ansökan om dödsboanmälan Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Försäkran (intyg om att inlämnade uppgifter är sanningsenliga) Dödsfallsintyg Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Ekonomiska redovisningar Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Fullmakter Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Försäkringar Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Kopior på boutredningar, bouppteckningar, dödsboanmälan, fakturor Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Korrespondens Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Protokoll över hembesök Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Släktutredningar Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. 1 11/41

12 Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Individ- och familjeomsorgen Verksamhetsområde Allmänt och generellt för IFO Förvaltning Verksamhet IFO alla verksamheter Socialförvaltningen Beskrivning av ej dokumenterade händelser Verksamhetssystem Bevarande för forskning: Personakter för personer födda 5:e, 15:e eller 25:e i varje månad undantas från gallring. Handlingar i ärenden om personer födda övriga datum ska gallras. Procapita Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Allmänt inom IFO Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med placerade barn skall bevaras 12 kap 2 SoL. Anmälningar förhandsbedömningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Anmälan om LOB (Lagen om omhändertagande av berusade personer) och narkotikabrott. Anmälningar i enskilda ärenden som ej föranleder åtgärd. Ansökningar från enskild om bistånd eller service Ja/Ja Ja/Ja Pärm på socialförvaltningens kontor enl. inkomst datum Pärm på socialförvaltningens kontor enl. inkomst datum Gallras efter 5 år Gallras efter 3 mån Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år Ärendeblad, journalblad Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år Ansökningar till institutioner om Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år vård Avtal/kontrakt om Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år överenskommelser Beslut om insats eller avslag Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år Beslutsunderlag Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år Handlingar som inte tillhör ärende eller som inte ger upphov till ärende ska inte förvaras i personakt. T.ex. polisrapporter, LOB ar, meddelanden om avhysning, hyresskuld, elskuld mm. 1 12/41

13 Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Beslut/domar Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år Dokumentation av planering som Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år rör den enskilde, t.ex. vårdplan, genomförandeplan Fullmakter Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år Kallelser till möten för rättegång, Ja/Ja Personakt Gallras Vid inaktuallitet handläggare mm Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras upprättade handlingar av betydelse i ärendet Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär. Kopior av räkningar (räkningar för Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 2 år undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Utredningar Ja/Ja Procapita/Personakt Gallaras efter 5 år Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras vid inaktualitet Om de inte ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänsten. Överklaganden med bilagor Ja/Ja Procapita/Personakt Gallaras efter 5 år 2 13/41

14 Familjehem, kontaktperson/-familj Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med placerade barn skall bevaras 12 kap 2 SoL. Ansökan om att bli familjehem, Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år kontaktfamilj eller person Ärendeblad, journalblad Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år Utredning av familjehem, Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år kontaktfamilj eller -person Anmälan mot uppdragstagare Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Avtal med uppdragstagare Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år Beslut om medgivande för Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år uppdrag Avtal om ersättning efter Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år vårdnadsöverflyttningar Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år upprättade handlingar från/till familjehem, kontaktfamilj/-person som har betydelse i enskilt ärende Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Vid inaktualitet upprättade handlingar från/till familjehem, kontaktfamilj/-person av rutinmässig karaktär. Förteckningar över barn som vistats i familjehem eller annat enskilt hem Ja/Ja Procapita/Personakt Vid inaktualitet Förteckning av familjehem/kontaktpersoner, - kontaktfamiljer Ja/Ja Procapita/Personakt Vid inaktualitet När ny förteckning upprättats 3 14/41

15 Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Individ- och familjeomsorgen Verksamhetsområde Ekonomi- och vuxenenheten Förvaltning Verksamhet Handläggning ekonomiskt bistånd Socialförvaltningen Beskrivning av ej dokumenterade händelser Verksamhetssystem Bevarande för forskning: Personakter för personer födda 5:e, 15:e eller 25:e i varje månad undantas från gallring. Handlingar i ärenden om personer födda övriga datum ska gallras. Procapita Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Personakter rörande personer födda datum 5, 15 eller 25. Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Se anvisning om rensning av akter innan utskick till stadsarkivet. Personakter rörande personer som ej är födda 5, 15 eller 25. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras 5 år efter det att senaste anteckningen gjordes i akten. Ansökningar från enskild om Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. bistånd, med eventuella bilagor Ärendeblad, journalblad Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Utredningar i enskilt ärende Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Beslut i enskilt ärende om Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. bistånd Överklaganden inklusive bilagor Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Återkravshandlingar Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Beslut/domar Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Sammanställning av andra insatser Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. 4 15/41

16 Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Kallelser till möte med Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras vid inaktualitet handläggare Skriftlig information till och från Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Överenskommelser, Arbetsplaner, Handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner mm (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Anmälan och beslut om ställföreträdare/god man upprättade handlingar av betydelse i ärendet upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 2 år. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Vid inaktualitet 5 16/41

17 Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Fullmakter Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Meddelande från hyresvärd, elbolag, Kronofogden om skulder, uppsägning och avhysning Räkenskaper för enskildes medel Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Vid inaktualitet Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Vid inaktualitet Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 10 år. 6 17/41

18 Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Individ- och familjeomsorgen Verksamhetsområde Vuxenenheten Verksamhet LVM Förvaltning Process Handläggning Socialförvaltningen Beskrivning av ej dokumenterade händelser Bevarande för forskning: Personakter för personer födda 5:e, 15:e eller 25:e i varje månad undantas från gallring. Handlingar i ärenden om personer födda övriga datum ska gallras. Beskrivning av applikation/verksamhetssystem Procapita Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Ansökningar om vård enligt LVM, Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. med bilagor Anmälningar från polis etc Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Ärendeblad, journalblad Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Dokumentation av planering, t.ex. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. behandlingsplaner Beslut och beslutsunderlag Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Handlingar rörande underställning Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. till förvaltningsrätten Begäran om handräckning, kopia Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Journalen med bilagor från HVB Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Läggs i personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal. Yttrande till åklagare, andra Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. myndigheter och allmän domstol, kopior Överklaganden inklusive bilagor Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Beslut/domar i förvaltningsdomstol Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. 7 18/41

19 Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Individ- och familjeomsorgen Verksamhetsområde IFO Verksamhet Socialpsykiatrin Förvaltning Process Verkställighet Socialförvaltningen Beskrivning av ej dokumenterade händelser Beskrivning av applikation/verksamhetssystem Bevarande för forskning: Personakter för personer födda 5:3, 15:e eller 25:e i varje månad undantas från gallring. Handlingar i ärenden om personer födda övriga datum ska gallras. Procapita Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Dokumentation av planering Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Vid inaktuallitet som rör den enskilde, t.ex. genomförande/insatsplan Hyreskontrakt i 2:a hand Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år upprättade handlingar av betydelse i ärendet upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Vid inaktualitet 8 19/41

20 Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Individ- och familjeomsorgen Verksamhetsområde Familjeenheten Verksamhet Familjerätten Förvaltning Process Adoptionsutredningar Socialförvaltningen Beskrivning av ej dokumenterade händelser Beskrivning av applikation/verksamhetssystem Bevaras Procapita Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Ansökningar om medgivande Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras inklusive bilagor Utredning Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Ärendeblad journalblad Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Handlingar rörande barnets Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras ursprung Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras upprättade handlingar av betydelse i ärendet Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär. Beslut Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Protokollsutdrag Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Uppföljningsrapport Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras 9 20/41

21 Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Individ- och familjeomsorgen Verksamhetsområde Familjeenheten Verksamhet Familjerätten Förvaltning Process Faderskapsutredning/Föräldraskapsutredning Socialförvaltningen Beskrivning av ej dokumenterade händelser Beskrivning av applikation/verksamhetssystem Hanteras i verksamhetssystem enligt barnets personnummer samt bevaras i arkiv enligt barnets personnummer. Procapita Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Anmälan om fader-/föräldraskap Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Utredningar av fader-/föräldraskap Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Erkännande av fader-/föräldraskap Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Faderskapsutredningar ej Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras fullföljda Faderskapsutredningar, underrättelse om inom äktenskapet i utlandet födda barn Ja/Ja Personakt Gallras då faderskapet registrerats av Skatteverket DNA-analyser Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Domstolshandlingar Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Förfrågningar från tingsrätten där Ja/Ja Kronologisk pärm Gallras efter 3 månader upplysning inte lämnas Förfrågningar från tingsrätten där Ja/Ja Kronologisk pärm Gallras efter 2 år FB 6 kap 19 2 st upplysningar lämnas upprättade handlingar av betydelse i ärendet Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras 10 21/41

22 Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär. Beslut Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Protokollsutdrag, S- och MFprotokoll Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Stämningar Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Ärendeblad, journalblad Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Anmälningar om gemensam vårdnad Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras 11 22/41

23 Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Individ- och familjeomsorgen Verksamhetsområde Familjeenheten Verksamhet Familjerätten Förvaltning Process Vårdnad, boende, umgänge Socialförvaltningen Beskrivning av ej dokumenterade händelser Beskrivning av applikation/verksamhetssystem Bevaras Bevarande för forskning: Personakter för personer födda 5:3, 15:e eller 25:e i varje månad undantas från gallring. Handlingar i ärenden om personer födda övriga datum ska gallras. Procapita Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Tingsrättens begäran om utredning Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Gallras efter 5 år efter sista anteckningen. Ärendeblad Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Gallras efter 5 år. Utdrag ur social- eller polisregister Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Gallras efter 5 år. Personbevis Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Gallras efter 5 år. Överenskommelser, t.ex. om Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Gallras efter 5 år. umgängesresor Utredningar i namnärenden till Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Gallras efter 5 år. tingsrätten Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Gallras efter 5 år. upprättade handlingar av betydelse i ärendet upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Vid inaktuallitet 12 23/41

24 Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Avtal som inte blivit godkända Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet bevaras. Övriga avtal gallras senast 5 år efter att barnet fyllt 18 år. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Remisser och remissvar från/till tingsrätt om samarbetsavtal Domar från tingsrätt Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Uppdrag att utse kontaktperson Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Meddelanden till Skatteverket, Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. CSN, FK om godkänt avtal Äktenskapslicens Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Ansökan om kontaktperson vid Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. umgänge Rapporter från kontaktperson Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Kontrakt med kontaktperson Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år /41

25 SoL 12 kap. Behandling av uppgifter Gallring 1 Anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden som tillhör en sådan sammanställning av uppgifter som avses i lagen (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten skall gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Uppgifterna skall dock inte gallras så länge uppgifter om samma person inte har gallrats av nämnden enligt andra stycket. Uppgifter i en sammanställning som avses i lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten skall gallras fem år efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört. Gallringen skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Lag (2003:135). 2 Följande handlingar får inte gallras med stöd av bestämmelserna i 1 första stycket: 1. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om faderskap eller föräldraskap enligt 1 kap. 9 föräldrabalken, 2. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om adoption, 3. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem, i sådant boende som avses i 5 kap. 7 tredje stycket eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om barnet. Avtal enligt 6 kap. 6, 14 a andra stycket eller 15 a tredje stycket föräldrabalken som godkänts av socialnämnden får inte gallras förrän barnet fyllt arton år. Handlingar skall vidare undantas från gallring enligt bestämmelserna i 1 av hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av kommuner och i övriga kommuner beträffande ett representativt urval av personer. Lag (2007:1315) /41

26 Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Stöd & service till vissa funktionshindrade, enligt LSS Verksamhetsområde IFO Ekonomi och Vuxenenheten Myndighetsutövning Förvaltning Verksamhet Handläggning LSS Socialförvaltningen Beskrivning av ej dokumenterade händelser Bevarande för forskning: Personakter för personer födda 5:e, 15:e eller 25:e i varje månad undantas från gallring. Handlingar i ärenden om personer födda övriga datum ska gallras. Pågående akter finns i Procapita/Personakt hos handläggare i arkivskåp. Avslutade akter placeras i närarkivet. Akter som ska bevaras ska levereras till stadsarkivet mot kvittens 5 år efter sista anteckning. Verksamhetssystem Gallring gäller akter som avslutats tidigast Akter som avslutats tidigare bevaras förutom 9 p 8 i familje- eller elevhem samt födda 5, 15, eller 2015 bevaras i stadsarkivet. Procapita Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Personakter rörande personer födda datum 5, 15 eller 25. Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Se anvisning om rensning av akter innan utskick till stadsarkivet. Personakter rörande personer som ej är födda 5, 15 eller 25. Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras 5 år efter det att senaste anteckningen gjordes i akten. I genomförandepärm på Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. gruppboenden. Ansökningar från enskild om Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. insats inklusive bilagor Delegationsbeslut Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Ärendeblad, journalblad Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Utredningar i enskilt ärende Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Beslut i enskilt ärende om insats Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Överklaganden inklusive bilagor Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Beslut/domar i förvaltningsdomstol Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. 1 26/41

27 Alla personakter inom LSS som har påbörjats före bevaras. Alla personakter inom LSS som har påbörjats eller senare gallras enligt SFS 2005:128. Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats lämnas enligt 9 får inte gallras utan ska bevaras för all framtid. Alla akter bevaras i minst 5 år efter det att sista anteckningen gjorts. Alla akter för personer där rättslig prövning gjorts bevaras 5 år sedan sista anteckningen gjordes. Akter för personer där insatser gjorts som avser boende i familjehem eller bostad med särskildservice för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet skall bevaras. När en akt levereras till kommunarkivet eller ska gallras bort måste alla uppgifter om brukaren tas bort ur Procapita. Detta görs i samband med leverans av pappersakter till kommunarkivet. När ett ärende avslutas ska akten rensas. Alla uppgifter som är av tillfällig betydelse ska då avlägsnas. Handlingar som tillför ärendet sakuppgifter får inte tas bort eftersom det då kan bli svårt att förstå akten eller motiven till beslut. Aktrensning bör i första hand avse: - Anteckningar och meddelande av endast tillfällig betydelse - Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphört i och med att utredningen är färdigskriven. - Avskrifter, kopior och dubbletter som finns i flera exemplar. - Avskrifter, kopior och dubbletter som inte behövs för att man rätt ska kunna förstå akten. - Trycksaker som inte har haft någon betydelse. 2 27/41

28 Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Stöd & service till vissa funktionshindrade, enligt LSS Verksamhetsområde LSS Förvaltning Verksamhet Verkställighet Bostad med särskild service/gruppboende Socialförvaltningen Beskrivning av ej dokumenterade händelser Verksamhetssystem Bevarande för forskning: Personakter för personer födda 5:e, 15:e eller 25:e i varje månad undantas från gallring. Handlingar i ärenden om personer födda övriga datum ska gallras. Bevarande av rättssäkerhetsskäl - > av rättssäkerhetsskäl ska anteckningar och andra uppgifter som kommit in eller upprättats i samband med att en insats i form av boende i ett familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet undantas från gallring (21 d LSS) Dessa handlingar bevaras i samtliga kommuner. Procapita Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Arbetsanteckningar/ Nej/Ja I genomförandepärm på Gallras Gallras vid inaktualitet aktivitetschema gruppboenden. Informationsblad Planering för genomförande av insatser Daganteckningar Nej/Ja I genomförandepärm på Gallras Gallras vid inaktualitet gruppboenden. Journalanteckningar Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras 5 år efter sista anteckningen Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc för bostäder som tillhandahålls av kommunen Nej/Ja I pärm hos ekonomiassistent på stadshuset Gallras Gallras efter 2 år 1 28/41

29 Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Nyckelkvittenser boendes nyckar Nej/Ja I pärm på gruppboendet Gallras Gallras efter 2 år Nyckelkvittenser Nej/Ja I pärm på gruppboendet Gallras Gallras efter 2 år personalens/enhetens nycklar Boendeenkäter, enkäter till Nej/Ja I pärm hos verksamhetschef Gallras Vid inaktualitet närstående och grannar Egenkontroll livsmedelshygien, Nej/Ja I egenkontrollpärmen på Gallras Gallras efter 2 år rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram gruppboendet Brukarens närvaro- och Ja/Ja Personakt på stadshuset Gallras Gallras efter 2 år frånvarorapporter original Habiliteringsersättning Nej/Ja Systematiskt i pärm hos handläggare Gallras Gallras efter 2 år Journaler med bilagor från hem för Ja/Ja Personakt på stadshuset Gallras Gallras efter 5 år vård eller boende Genomförandeplan Ja/Ja Procapita/Personakt i Gallras Gallras efter 5 år dagsläget i pärm på gruppboende Meddelande om utskrivning från Nej/Ja HSL akt hos sjuksköterska Gallras Vid inaktualitet sjukhus eller liknande Månadsuppföljning till Nej/Ja I personakt på stadshuset Gallras Gallras efter 2 år hemkommun Levnadsberättelse Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras Gallras efter 5 år. Förvaras i dagsläget i pärm. Förs över till akt i stadshuset efter att personen flyttat eller avlidit. Redovisning boendes privata J/Ja Pärm på gruppboende Gallras Gallras efter 10 år. medel. Avvikelserapporter Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras SoL Gallras efter 5 år HSL - Gallras efter 10 år 2 29/41

30 Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Rapporter enligt Lex Maria till MAS Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 10 år Rapport och utredning som ej leder till anmälan Anmälningar och utredning enligt Lex Maria till IVO Rapport enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah), till chef Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år Rapport och utredning som ej leder till anmälan Anmälningar och utredning enligt Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras 14 kap 2 SoL Lex Sarah till IVO Beslut/domar i förvaltningsdomstol Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år Alla personakter inom LSS som har påbörjats före bevaras. Alla personakter inom LSS som har påbörjats eller senare gallras enligt SFS 2005:128. Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats lämnas enligt 9 får inte gallras utan ska bevaras för all framtid. Alla akter bevaras i minst 5 år efter det att sista anteckningen gjorts. Alla akter för personer där rättslig prövning gjorts bevaras 5 år sedan sista anteckningen gjordes. Akter för personer där insatser gjorts som avser boende i familjehem eller bostad med särskildservice för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet skall bevaras. När en akt levereras till kommunarkivet eller ska gallras bort måste alla uppgifter om brukaren tas bort ur Procapita. Detta görs i samband med leverans av pappersakter till kommunarkivet. När ett ärende avslutas ska akten rensas. Alla uppgifter som är av tillfällig betydelse ska då avlägsnas. Handlingar som tillför ärendet sakuppgifter får inte tas bort eftersom det då kan bli svårt att förstå akten eller motiven till beslut. Aktrensning bör i första hand avse: - Anteckningar och meddelande av endast tillfällig betydelse - Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphört i och med att utredningen är färdigskriven. - Avskrifter, kopior och dubbletter som finns i flera exemplar. - Avskrifter, kopior och dubbletter som inte behövs för att man rätt ska kunna förstå akten. - Trycksaker som inte har haft någon betydelse. 3 30/41

31 Handlingstyp/ -namn Registrering/Sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Dokumenthanteringsplan för socialnämnden i Kumla kommun Antagen (år-datum) Verksamhetstyp Stöd & service till vissa funktionshindrade, enligt LSS Verksamhetsområde LSS Förvaltning Verksamhet Verkställighet Personlig assistans Socialförvaltningen Beskrivning av ej dokumenterade händelser Bevarande för forskning: Personakter för personer födda 5:e, 15:e eller 25:e i varje månad undantas från gallring. Handlingar i ärenden om personer födda övriga datum ska gallras. Verksamhetssystem Bevarande av rättssäkerhetsskäl - > av rättssäkerhetsskäl ska anteckningar och andra uppgifter som kommit in eller upprättats i samband med att en insats i form av boende i ett familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet undantas från gallring (21 d LSS) Dessa handlingar bevaras i samtliga kommuner. Procapita Handlingstyp/-namn Registrering/sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Kopior på beslut om rätt till Nej/Ja I pärm hos enhetschef Gallras Gallras efter 2 år ersättning för Personlig assistans enligt SFB som fattas av FK Avtal om personlig assistans Nej/Ja Alfabetiskt i pärm. Avtalen förvaras separat från personakten. Gallras Gallras 2 år efter avslutat uppdrag. Tidsredovisning SFB till Nej/Ja Pärm hos enhetschef Gallras Gallras efter 2 år Försäkringskassan Utbetalningsbesked SFB från Nej/Ja Pärm hos enhetschef Gallras Gallras efter 10 år Försäkringskassan Avvikelserapporter Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras SoL Gallras efter 5 år HSL - Gallras efter 10 år Rapporter enligt Lex Maria till MAS Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 10 år Rapport och utredning som ej leder till anmälan 1 31/41

32 Handlingstyp/-namn Registrering/sekretess Förvaring/Ansvar Bevaras/Gallras Anmärkning Anmälningar och utredning enligt Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Lex Maria till IVO Rapport enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah), till chef Ja/Ja Procapita/Personakt Gallras efter 5 år Rapport och utredning som ej leder till anmälan Anmälningar och utredning enligt 14 kap 2 SoL Lex Sarah till IVO Ja/Ja Procapita/Personakt Bevaras Alla personakter inom LSS som har påbörjats före bevaras. Alla personakter inom LSS som har påbörjats eller senare gallras enligt SFS 2005:128. Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats lämnas enligt 9 får inte gallras utan ska bevaras för all framtid. Alla akter bevaras i minst 5 år efter det att sista anteckningen gjorts. Alla akter för personer där rättslig prövning gjorts bevaras 5 år sedan sista anteckningen gjordes. Akter för personer där insatser gjorts som avser boende i familjehem eller bostad med särskildservice för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet skall bevaras. När en akt levereras till kommunarkivet eller ska gallras bort måste alla uppgifter om brukaren tas bort ur Procapita. Detta görs i samband med leverans av pappersakter till kommunarkivet. När ett ärende avslutas ska akten rensas. Alla uppgifter som är av tillfällig betydelse ska då avlägsnas. Handlingar som tillför ärendet sakuppgifter får inte tas bort eftersom det då kan bli svårt att förstå akten eller motiven till beslut. Aktrensning bör i första hand avse: - Anteckningar och meddelande av endast tillfällig betydelse - Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphört i och med att utredningen är färdigskriven. - Avskrifter, kopior och dubbletter som finns i flera exemplar. - Avskrifter, kopior och dubbletter som inte behövs för att man rätt ska kunna förstå akten. - Trycksaker som inte har haft någon betydelse. 2 32/41