White paper Fil- och nätverkstjänster Att tämja odjuret mobil fildelning Vem låter du hantera företagets resurser? Mobil filåtkomst och delning är rykande hett, och håller på att bli en absolut nödvändighet för arbetsstyrkan. Om du inte ger användarna ett säkert och hållbart alternativ för att hämta och dela filer mobilt hittar de egna sätt att göra det på. Du vet hur sådant brukar sluta: med företagsdata som lagras i molntjänster för konsumentbruk. Om du redan tittar på företagslösningar för filåtkomst och delning ska du vara medveten om att många inte är tillräckligt säkra, hämmar produktiviteten och skapar merarbete för en redan överansträngd IT-avdelning.
White Paper: Fil- och nätverkstjänster (faktablad) Att tämja odjuret mobil fildelning Utvärdera olika lösningar för mobil fildelning Mobil filåtkomst och delning är rykande hett, och håller på att bli en absolut nödvändighet för arbetsstyrkan. Om du inte ger användarna ett säkert och hållbart alternativ för att hämta och dela filer mobilt kan du vara säker på att de hittar egna sätt att göra det på. Faktum är att SkyDox i juni 2012 genomförde en studie där 66 % av 4 000 anställda erkände att de använder gratistjänster för fildelning till att dela företagsdokument. 55 % uppgav att ITavdelningen inte vet om det. För användarna väger den ökade produktiviteten och tidsbesparingarna tyngre än riskerna med att placera företagsdata i konsumentinriktade molntjänster. ITavdelningen kan däremot inte blunda för de här riskerna. Du kanske är livrädd för vad de mobila användarna gör med era värdefulla digitala tillgångar. Som alltid måste du dock hitta en balans mellan att övervaka resurserna och att uppfylla användarnas behov. Du kanske redan tittar på mer företagsanpassade lösningar för mobil filåtkomst och delning. Jättebra i så fall. Men du ska vara medveten om att det finns lösningar i många olika klasser på marknaden. Många är inte tillräckligt säkra, hämmar produktiviteten och skapar merarbete för en redan överansträngd IT-avdelning. Molntjänster för konsumentbruk Organisationer som låter användarna styra utvecklingen av den mobila fildelningen ser snart att användarna väljer molntjänster för konsumentbruk, som Dropbox, Google Drive och SkyDrive. Användarna registrerar sig enkelt och kan börja använda tjänsten direkt. De här tjänsterna är emellertid främst avsedda att vara användarvänliga för den stora massan, snarare än säkra för företag. Resultatet blir allvarliga säkerhetsmissar som leder till negativ publicitet och driftsavbrott. Tjänsterna saknar inte bara autentiseringskontrollerna och säkerheten i företagsklass som ni har byggt upp i företagets infrastruktur, utan innebär även att du inte kan övervaka det som händer. Du har liten eller ingen kontroll över vad användarna lagrar och delar med de här tjänsterna. Vad händer med företagsfilerna i en persons molnlagringskonto om hon eller han slutar eller blir av med jobbet? Med molnlagringstjänster avsedda för konsumentmarknaden har du små möjligheter att skydda era immateriella rättigheter och förhindra dataläckage. Ditt jobb som IT-ansvarig är att ligga steget före slutanvändarna och tillhandahålla ett bättre alternativ. 2
Molntjänster avsedda för företag Molntjänsterna med konsumentinriktning lämnar som sagt mycket att önska när det gäller säkerheten och därför har det uppstått en marknad för företagsanpassade molntjänster. Tjänsterna erbjuder säkerhet och kontroll i företagsklass, så att IT-ansvariga kan administrera åtkomsträttigheter och autentiseringspolicyer. Löftet om säkerhet och kontroll i företagsklass är lockande, i synnerhet när du samtidigt får höra att du slipper all hantering av servrar och lagring. Det verkar kanske som det perfekta sättet att ge mobila användare filåtkomst och delningsmöjligheter. Men tänk efter nu. Det finns tre huvudproblem med molntjänster avsedda för företag. Dubbel hantering Det första problemet med att använda molntjänster avsedda för företag för mobil filåtkomst är den dubblerade hanteringen. Du har säkert lagt år på att etablera och finjustera säkerhetskontrollerna och åtkomsträttigheterna kring företagets befintliga data. Med de här lösningarna får du göra om den tidskrävande processen, fast med leverantörens säkerhetsverktyg istället för de du redan känner till och litar på. Du måste dessutom fortlöpande hantera säkerheten för både den interna datainfrastrukturen och den här nya, värdbaserade infrastrukturen, separat. Tömning av befintliga datalager Det andra problemet är kanske det viktigaste, och samtidigt det många glömmer. Det handlar om att flytta data från företagsinfrastrukturen till molnet. Gör en realistisk uppskattning av hur många veckor och månader du får jobba med att flytta alla filer till molnlagringen. Flyttar du allihop? Bara en del? Ska du flytta dem helt eller bara kopiera och få dubbla uppsättningar data? Hur vet du vilka filer användarna verkligen behöver och faktiskt vill ha i molnet? Faktum är att IT-ansvariga ofta låter användarna bestämma. Det är logiskt på sätt och vis. Fast om du lägger det ansvaret på användarna vet du inte om de använder den nya tjänsten du har investerat i. Om de har ett val mellan en konsumentanpassad lösning som de redan har filer i eller den nya företagstjänsten som är tom tills de kopierar eller flyttar material dit blir valet tyvärr sällan det som är bäst för företagets regler och kontroller. Dubbletter av filer och versionskontroll När du kopierar filer från företagslagring till en värdbaserad molntjänst är det troligt att det uppstår problem med dubbla uppsättningar filer och versionskontroll. Användarna kanske inte kommer ihåg eller vet vilka filer som har flyttats till molnet. Ena dagen jobbar de i en version i molnet och ett par veckor senare gör de ändringar i versionen som ligger på företagets filserver. Problemet blir ännu större om användarna delar filer, när olika användare jobbar i olika versioner som ligger på olika platser. Vissa molntjänster för företag har verktyg för att motverka versionsproblem, men de fungerar bara om du genomför en fullständig migrering av filerna. Hybridmoln/lösningar på plats På grund av bristerna med molntjänsterna för företag har en del leverantörer börjat erbjuda hybridtjänster för mobil filåtkomst och delning. De vill flytta de flesta av dina filer till molnet, men du kan också lagra en del filer i leverantörens molntjänst och andra i ert egna datacenter. Hybridtjänsterna är definitivt ett steg i rätt riktning eftersom organisationerna kan dra nytta av sin egen datacenterinfrastruktur för mobil filåtkomst och delning. Lagring på plats ger ju inte bara bättre kontroll och översikt: den gör det dessutom lättare att uppfylla regelverk och efterlevnadskrav. Hybridlösningarna delar tyvärr många av bristerna från företagsmolntjänsterna. Avsätta ny och separat lagring Även om du med hybridtjänsterna kan dra nytta av det egna datacentret och utrustningen på plats måste du ändå hitta nytt och separat lagringsutrymme för data som ska användas mobilt. Flytten av data från ett gammalt till ett nytt lagringsutrymme på plats blir naturligtvis inte lika monumental som att flytta alla terrabyte över internet. Men du måste ändå avgöra vilka filer som ska flyttas, av vem och hur ni ska hantera möjliga datadubbletter. www.novell.com 3
White Paper: Fil- och nätverkstjänster (faktablad) Att tämja odjuret mobil fildelning Brist på verklig integrering med befintliga filsystem Det största problemet är att även om mobila data stannar på plats så är filerna inte riktigt integrerade med övriga befintliga fildelningsresurser. En del hybridlösningar erbjuder viss integrering med Active Directory, men du måste fortfarande hantera ett nytt filsystem. Du står återigen inför ett omfattande arbete med att återskapa och konfigurera om alla befintliga filåtkomstkontroller för data som du flyttar till det nya systemet. Du blir återigen tvungen att hantera två separata infrastrukturer. När du hanterar hybridlösningen måste du använda andra hanteringsverktyg, precis som för molntjänster för företag. Investering i ytterligare datahanteringsprocesser Hybridtjänsterna gör miljön mer komplex. Du drar egentligen inte nytta av befintliga filtjänster, och därför inte heller av alla datahanteringsprocesser du har utarbetat. Hur säkerhetskopierar du till exempel de nya mobila lagringsutrymmena? Hur mycket tid och arbete behöver du lägga på att arbeta om befintliga säkerhetskopieringstjänster för att klara den nya datalagringen? Måste du investera i och driftsätta nya säkerhetskopieringstjänster? Vilka andra arbetsflöden och tjänster måste du arbeta om för att klara en hybridlösning för mobil åtkomst och fildelning? Lösningar på plats som är integrerade med filsystemet Alla lösningar vi tittat på hittills innebär alltså större risk, mer komplicerad hantering, att användarnas behov inte uppfylls eller en kombination av de tre. Det är ett högt pris för mobil produktivitet. Det bästa sättet att undvika de här fällorna och tillhandahålla mobil filåtkomst och fildelning är en lösning där du använder redan befintliga filer och filsystem. Dra nytta av befintliga filer, filsystem, processer och kontroller För användarna är det alltid bättre att slippa dubbla uppsättningar filer och lagringsutrymmen i molnet och på plats. De vill bara komma åt befintliga filer och dela dem därifrån de redan finns lagrade. IT-avdelningen vill inte ha ännu ett filsystem att hantera, för att inte tala om nya verktyg för det. De vill bara bygga upp de befintliga filsystemen så att de kan dra nytta av säkerhetsinfrastrukturen, filåtkomstkontrollerna och datahanteringsprocesserna som ni redan har investerat i. Samarbetsanpassad delning och mycket annat Även med en filsystemintegrerad lösning på plats måste du se till att användarna har de funktioner de behöver. Utnyttjas din egen infrastruktur för säkerhet utöver intuitiv mobil filåtkomst? Får du den detaljerade kontroll du behöver över fildelning och filer som hämtas till mobila enheter, så att du kan uppfylla företagets standarder och policyer? Kan användarna snabbt och enkelt söka bland filer de har åtkomst till och hitta materialet de behöver? Får du inbyggda samarbetsfunktioner för delade filer eller måste användarna fortfarande använda e-post och andra typer av kommunikation för att jobba tillsammans i delade filer? Det är bara med Novell Filr du kan bocka av samtliga av de här punkterna. Du får den fullständiga integreringen med det befintliga filsystemet som du behöver och den mobila filåtkomsten och samarbetsfunktionerna som användarna kräver. Mobil filåtkomst och delning som passar IT-avdelningen Med Novell Filr får användarna enkelt åtkomst till företagsfiler, var de än är och från alla enheter, samtidigt som IT-avdelningen har full kontroll över processen. Du får den mobila filåtkomst och samarbetsunderlättande fildelning användarna vill ha, fast i företagsklass. Du kan dra nytta av den befintliga infrastrukturen och de kontroller ni redan använder er av. Du slipper hantera tredjepartstjänster och skapa och hantera hybridfillagring. Istället kan du använda befintliga filservrar, filer och filsystem. Leverantörer av lösningar för mobil filåtkomst lovar mycket, både i molnet och på plats. De kan dock aldrig mäta sig med den balanserade lösning du får med Novell Filr: 4
Användning av och överensstämmelse med etablerade kontroller och kvoter för användaråtkomst: de styr hem- och nätverksmapparna och de styr mobil åtkomst Smidig integrering med användarnas befintliga mappar, inklusive hemkataloger och delat material på nätverket, så att användarna får säker åtkomst till allt företagsmaterial från dag ett Användning av användarnas verkliga inloggningsuppgifter, så att du kan garantera auktoriserad åtkomst och spåra det som händer inför granskningar Hanterade anslutningar mellan befintliga filservrar och arbetsstationerna, inklusive Windows-, Mac-, ios-, Android- och BlackBerry-enheter samt standardwebbläsare Virtuell maskin som inte stör och är enkel att installera: du behöver inte driftsätta serveragenter, göra schematillägg eller investera i ny maskinvara till datacentret Funktioner för flera identitetslager, inklusive Microsoft Active Directory och NetIQ edirectory Integrering med befintliga filsystem som Microsoft Windows Server och Novell Open Enterprise Server (CIFS och NCP) Ingen filmigrering eller dubbletter av filer eftersom de ligger kvar på befintliga företagsfilservrar Användarvänlig och välinstruerad filsynkronisering Kontroll på detaljnivå över hämtning av filer till mobila enheter Kontroll på detaljnivå över fildelning, inklusive möjlighet att bestämma vilka filer och mappar användarna får dela, internt och externt Ge IT-avdelningen kontrollfunktionerna och användarna det de behöver Till skillnad från andra lösningar för mobil filåtkomst och gemensam fildelning har Novell Filr utformats med både företaget och användarna i åtanke. Det ger mindre administration, bättre säkerhet och nöjdare användare. Du kan dra nytta av de befintliga funktionerna för säkerhet och dataskydd samtidigt som användarna får enkel filåtkomst var de än är. Användarna får det de vill ha och du behåller kontrollen över organisationens filbaserade immateriella tillgångar. Ta reda på mer om hur du drar nytta av produktivitetsvinsten och tidsbesparingarna med mobil filåtkomst och samarbetsdelning utan att kompromissa med företagsmålsättningarna. Gå till www.novell.com/filr eller kontakta Novell på 08 752 25 00. www.novell.com 5
Kontakta din auktoriserade återförsäljare för Novell eller närmaste återförsäljare för programvara. Du kan också besöka vår webbplats: www.novell.se Du kan även kontakta Novell på Novell Svenska AB Kronborgsgränd 1 164 87 Kista, Sweden Tel: +46 (0)8-752 25 00 Fax: +46 (0)8-725 25 01 www.novell.se Novell, Inc. 1800 South Novell Place Provo, UT 84606 USA www.novell.com 462-SV2191-003 05/13 2013 Novell, Inc. Med ensamrätt. NetIQ är ett registrerat varumärke och edirectory är ett varumärke som tillhör NetIQ Corporation i USA och andra länder. Novell och Novell-logotypen är registrerade varumärken som tillhör Novell, Inc. i USA och andra länder. Alla varumärken från tredje part tillhör respektive ägare.