Intern styrning och kontroll. rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd

Intern styrning och kontroll rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 2 Innehåll Inledning och läsanvisning sid 3 Sammanfattning sid 4 Bakgrund sid 5 Syfte och revisionsfrågor sid 6 Revisionskriterier sid 7 Metod och avgränsningar sid 9 Resultat av granskningen sid 11 Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd sid 11 Uppföljning och kontroll efter genomförd utbetalning sid 14 Bedömning sid 16 Dokumentationen av rutiner och kontroller behöver förbättras sid 16 Beslutsunderlag saknas sid 17 Brister i hantering av delegation och behörigheter sid 18 Regelbundna riskbedömningar saknas sid 18 Det systematiska kvalitetsarbetet kan förbättras sid 19

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 3 Inledning och läsanvisning Stadsrevisionens rapport Intern styrning och kontroll - rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd blev klar den 9 april år 2013. Till rapporten finns också ett rapportsammandrag. Rapporten handlar om den interna styrningen och kontrollen i rutinerna för utbetalning av ekonomiskt bistånd i samtliga stadsdelsnämnder och social resursnämnd och den riktar sig i första hand till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och de granskade nämnderna. Läsanvisning Vi inleder med en sammanfattning av vad vi har granskat och vad vi har kommit fram till. Därefter beskriver vi bakgrunden till granskningen och redogör för syfte, metod och de revisionskriterier som ligger till grund för våra bedömningar. På sidorna 11 15 följer resultatet av granskningen. Först redogör vi för nämndernas rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd och hur nämnderna ser till att rutinerna är kända i organisationen. På sidan 14 15 redogör vi för nämndernas uppföljning och kontroll efter genomförda utbetalningar. Sist i rapporten, på sidorna 16 19, redovisar vi våra bedömningar. Där finns också de rekommendationer 1 som lämnas till stadsdelsnämnderna och social resursnämnd med anledning av det som kommit fram i granskningen. Rapporten, med diarienummer 228/12, och rapportsammandraget finns tillgängliga på kommunens hemsida 2. Om du vill prenumerera på stadsrevisionens rapporter, kontakta oss gärna på e-post stadsrevisionen@stadsrevisionen.goteborg.se eller på telefon 031-368 07 00. 1 Rekommendationer lämnas när utveckling och förbättring bedöms vara möjliga. 2 www.goteborg.se (välj Kommun & Politik, därefter Stadsrevisionen)

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 4 Sammanfattning Stadsrevisionen har granskat om stadens stadsdelsnämnder och social resursnämnd har en tillfredsställande intern styrning och kontroll när det gäller utbetalning av ekonomiskt bistånd. För att kunna bedöma den interna styrningen och kontrollen har vi granskat om nämnderna arbetar enligt gällande lagstiftning, stadens olika riktlinjer inom området samt nämndernas egna riktlinjer. Granskningen omfattar följande delar av processen för utbetalning av ekonomiskt bistånd: rutiner för ansökan och övriga beslutsunderlag rutiner för kontroller i samband med attest och efter genomförda utbetalningar beslutsunderlag och verifikationer till gjorda utbetalningar beslutsfattande och delegation Granskningen visar att det finns ett strukturerat arbetssätt och rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd som i huvudsak följer gällande lagstiftning, riktlinjer och rutiner. Men vi kan också se att det finns brister i flera av nämnderna. Följande möjligheter till förbättring eller brister i den interna kontrollen har identifierats: Dokumenterade rutiner för hela eller delar av utbetalningsprocessen saknas i sju av nämnderna. (Se sidorna 11,13, 14) Samtliga nämnder brister, i varierande omfattning, när det gäller hanteringen av beslutsunderlag. I flera av de granskade utbetalningarna saknas underlag till ansökan som styrker den enskildes utgifter och inkomster. Därmed försämras möjligheten att i efterhand kontrollera om genomförda utbetalningar skett enligt fattat biståndsbeslut. (Se sidorna 11-12) Avsaknad av visst systemstöd i verksamhetssystemet Treserva medför att nio av nämnderna behöver upprätta kompenserande rutiner. Att sådana rutiner saknas innebär en ökad risk för felaktiga utbetalningar. I granskningen har vi till exempel uppmärksammat att det är möjligt för en person att hantera flera led i utbetalningsprocessen och att en handläggare som saknar delegationsrätt ändå har möjlighet att fatta beslut om bistånd. (Se sidorna 12-13) Aktuella beslut om enskild handläggares delegation saknas i åtta av nämnderna. (Se sidan 12) Regelbundna riskanalyser för att identifiera de vanligaste riskerna för oavsiktliga eller avsiktliga fel i utbetalningsprocessen saknas. (Se sidorna 12-13) En systematisk dokumentation av resultatet från kontroller i samband med attest och efter genomförd utbetalning saknas i flera av de granskade nämnderna. Granskningen visar också att det inte inom någon av nämnderna görs sammanställningar som används i verksamheternas systematiska kvalitetsarbete. (Se sidan 15) Stadsrevisionen lämnar, med anledning av granskningsresultatet, rekommendationer till samtliga nämnder. Antalet rekommendationer per nämnd varierar mellan tre till fem stycken. (Se sidorna 16-19).

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 5 Bakgrund Ekonomiskt bistånd är välfärdssystemens yttersta skyddsnät. Det ska vara ett komplement till socialförsäkringarna och ge hjälp när de generella stödformerna är otillräckliga eller inte kan lämnas. Den enskildes rätt till bistånd regleras i socialtjänstlagen 3. Biståndet är behovsprövat och en individuell prövning ska alltid göras. Stadsdelsnämnderna och social resursnämnd har ansvaret för att fullgöra dessa uppgifter i Göteborgs Stad. 4 Det finns ett nationellt regelverk som är vägledande och som fungerar som stöd för rättstillämpningen och handläggningen av dessa biståndsärenden. Därutöver är det kommunens och berörda nämnders sak att ta ställning till hur kontroller i samband med ansökan och kontroller efter genomförd utbetalning ska hanteras, administreras och dokumenteras. Det finns inga nationella riktlinjer, föreskrifter eller allmänna råd för kommunerna att följa i detta sammanhang. Stora belopp utbetalas årligen och en mängd transaktioner hanteras av olika handläggare inom staden. Under år 2012 betaldes cirka 1,1 miljard kronor ut i 5 ekonomiskt bistånd. Det är därför viktigt att nämnderna har rutiner och system för handläggning, dokumentation och utbetalning som fungerar tillförlitligt och på avsett sätt. Det vill säga att det finns en tillfredsställande intern styrning och kontroll. En liknande granskning av utbetalningsrutiner för ekonomiskt bistånd genomfördes av stadsrevisionen år 2005 6 i fem av dåvarande tjugoen stadsdelsnämnder 7. Den granskning som vi nu genomfört är till vissa delar en uppföljning av 2005 års granskning. Skillnaden är att handläggning, dokumentation och utbetalning numera hanteras i ett nytt verksamhetssystem, Treserva. År 2009 genomförde stadsrevisionen också en granskning av verksamhetssystemet 8 Treserva. 3 Socialtjänstlagen 4 kap. 1 4 Socialstyrelsens handbok Ekonomiskt bistånd (2003), SOSFS 2003:5 Ekonomiskt bistånd samt SOSFS 2009:23 Ändring i allmänna råd (2003:5) om ekonomiskt bistånd 5 Stadsledningskontoret, Samhällsanalys och statistik 6 Revisionsrapport Ekonomiskt bistånd utbetalningsrutiner 2005-10-25 7 De stadsdelsnämnder som då ingick var Gunnared, Lärjedalen, Bergsjön, Biskopsgården och Lundby 8 Revisionsrapport; Granskning av IT-systemet Treserva, modulen för individ- och familjeomsorg, Stadsrevisionen 2009-03-31

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 6 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om stadsdelsnämnderna och social resursnämnd har en tillfredsställande intern styrning och kontroll för utbetalning av ekonomiskt bistånd. Granskningen ska svara på följande två revisionsfrågor: Finns rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd och är dessa kända i organisationen? För att besvara den första revisionsfrågan har vi granskat rutiner och hantering kring ansökan, övriga beslutsunderlag, beslutsfattande och delegation samt kontroller i samband med attest. Finns en tillfredsställande uppföljning och kontroll av genomförda utbetalningar? Den andra revisionsfrågan avser uppföljning och kontroll som sker efter att själva utbetalningen har genomförts. För att svara på frågan har vi granskat vilka rutiner som finns för uppföljning och kontroll samt om resultatet av detta arbete används i nämndernas systematiska kvalitetsarbete.

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 7 Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som vi revisorer utgår ifrån vid analys och bedömningar. I granskningen hämtas revisionskriterierna från tillämpliga delar av kommunallagen, socialtjänstlagen, Göteborgs Stads riktlinjer för intern kontroll, dokumenthanteringsplan för Göteborgs stadsdelsnämnder, attest- och utanordningsreglemente för Göteborgs kommun samt nämndernas egna delegationsordningar och interna riktlinjer och rutiner. I detta avsnitt redogör vi för kriterierna. Kommunallagen Enligt kommunallagen ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 9 Kommunallagen reglerar också delegering av beslutanderätt. Socialtjänstlagen Av socialtjänstlagen framgår att handläggning av ärenden som rör enskilda ska dokumenteras. 10 Dokumentationen ska utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad Göteborgs Stad har beslutat om egna riktlinjer för den interna kontrollen 11. Riktlinjerna syftar till att staden och dess nämnder ska upprätthålla en intern kontroll för att i rimlig grad uppnå: att tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera efterlevs. tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. att allvarliga fel och brister elimineras eller upptäcks Enligt riktlinjerna handlar intern styrning och kontroll om att styra och följa upp verksamheter genom fastställda principer och metoder. Genom information och kommunikation ser ledningen till att alla i organisationen förstår sin del i att målen för verksamheten nås. Risker som äventyrar verksamhetsuppdraget ska identifieras och analyseras. Dokumenthanteringsplan för Göteborgs stadsdelsnämnder Enligt den dokumenthanteringsplan som gäller för Göteborgs stadsdelsnämnder 12 ska handlingar och dokument när det gäller ansökan om ekonomiskt bistånd från enskild, utredning och beslut sparas/bevaras för all framtid. Underlag till ansökan, till exempel kopior som styrker inkomster och olika slag av utgifter, gallras däremot fem år efter det att ärendet avslutats. 9 Kommunallagen 6 kap 7 10 Socialtjänstlagen 11 kap 5 11 Riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs stad, KF 2009-03-26 10 12 Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad 2011-09-28 38

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 8 Attest- och utanordningsreglemente för Göteborgs kommun Attest- och utanordningsreglemente för Göteborgs kommun omfattar attestering av alla typer av redovisningstransaktioner. Kommunens nämnder ska se till att varje utbetalning föregås av kontroll, attestering och utanordning. Den som attesterar utbetalningen ska genomföra nödvändiga kontroller eller se till att de utförs. Delegationsordning Vi har i granskningen utgått från kommunallagen där det står att en nämnd får ge en anställd hos kommunen i uppdrag att fatta beslut på nämndens vägnar i ett visst ärende. Kommunallagen anger vidare att en nämnd får överlåta åt förvaltningschefen att uppdra åt en annan anställd inom kommunen att besluta. Nämnden ska klart ange vilken beslutanderätt som delegeras och till vem beslutanderätten överlåts. 13 Nämndernas egna rutiner I de fall som nämnderna har upprättat egna dokumenterade rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd samt för uppföljning och kontrollaktiviteter har dessa använts som grund för bedömningen i respektive nämnd. Stadsrevisionens utgångspunkter i bedömningen av intern styrning och kontroll För att bedöma om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig har vi i denna granskning utgått från följande punkter: Kontinuerliga riskbedömningar av utbetalningsprocessen ska göras. En riskanalys ska utgöra grunden för prioritering och planering av kontrollaktiviteter. Arbetssätt och rutiner för viktiga processer ska dokumenteras. Verksamheten måste bygga på strukturell och inte individuell kunskap. Beslutsunderlag i enlighet med lagstiftning och riktlinjer ska finnas. Beslut ska fattas i enlighet med gällande delegation Kontrollaktiviteter, både före och efter utbetalning, ska vara integrerade i utbetalningsprocessen. Kontrollerna ska resultera i förslag till förbättringar i syfte att stärka den interna styrningen och kontrollen och därmed vara en del i verksamhetens systematiska kvalitetsarbete. Informationen och kommunikationen till medarbetarna om gällande rutiner ska vara säkerställd. 13 Kommunallagen 6 kap 33,37

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 9 Metod och avgränsningar Samtliga tio stadsdelsnämnder och social resursnämnd ingår i granskningen. I granskningen har vi genomfört en registeranalys i verksamhetssystemet Treserva. Syftet var att identifiera avvikande utbetalningar enligt särskilt uppställda kriterier. Exempel på kriterier var utbetalningar per mottagare och per handläggare på höga respektive låga belopp, belopp över eller under vissa jämna beloppsgränser, skyddade identiteter och flera utbetalningar per mottagare och dag. Analysen har omfattat samtliga utbetalningstransaktioner under ett år, från och med den 1 juni 2011 till och med 31 maj 2012. Totalt har närmare 243 000 utbetalningar 14 till ett värde av cirka 1,4 miljarder kronor ingått i analysen. Med denna analys som underlag har ett antal utbetalningar valts ut för närmare granskning. I varje nämnd har ett urval om 9-17 utbetalningar gjorts. Totalt har 142 utbetalningar granskats. Vi har också intervjuat chefer för de enheter som ansvarar för handläggningen och utbetalningen av ekonomiskt bistånd. Antalet deltagare per intervju har varierat mellan två till fem. Totalt har vi genomfört intervjuer med 32 anställda. Utöver intervjuerna har vi granskat den del av nämndernas styr- och uppföljningsdokumentation som varit relevant för granskningen. 15 Avgränsningar Granskningen omfattar i första hand de administrativa rutinerna och kontrollaktiviteterna kring utbetalning av ekonomisk bistånd, från attest till utbetalning och Primärt granskningsområde uppföljning. (primärt granskningsområde) Sekundärt granskningsområde Ansökan Besluts- Beslut Attest Utbetalning Uppföljning Förbättringsunderlag arbete Kommentar: Beskrivning av granskningsområde Det finns dock delar i handläggningen som föregår attesteringen som vi bedömer påverkar den interna kontrollen för utbetalning av ekonomiskt bistånd. Rutiner och hantering av underlagen för utbetalning, i form av ansökan och övriga beslutsunderlag, har tillsammans med beslutsfattande enligt gällande delegationsbestämmelser också ingått i granskningen (sekundärt granskningsområde). Däremot har handläggning av ärendet i övrigt, det vill säga alla andra åtgärder som vidtas från det att ett ärende inleds i och med ansökan till dess att det avslutas med ett beslut, inte ingått i granskningen. Därmed bedöms heller inte huruvida biståndsbeslutet, det vill säga själva betalningsorsaken, är korrekt. 14 Ett biståndsbeslut kan generera flera utbetalningar. 15 Exempelvis nämndens olika utbetalningsrutiner och rutiner för uppföljnings- och kontrollaktiviteter, checklistor, mallar, blanketter, processbeskrivningar, delegationsförteckning och introduktionsmaterial avseende ekonomiskt bistånd

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 10 Det verksamhetssystem, Treserva, som nämnderna använder sig av som stöd för handläggning och dokumentation omfattas inte heller av granskningen. För bedömningen av nämndernas rutiner kan vi dock behöva förhålla oss till hur vissa funktioner i systemet är utformade. Stadsrevisionen genomförde en granskning av systemet under år 2009. 16 16 Revisionsrapport; Granskning av IT-systemet Treserva, modulen för individ-och familjeomsorg, Stadsrevisionen 2009-03-31

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 11 Resultat av granskningen I följande två avsnitt redovisas resultatet av granskningen. Inledningsvis redogör vi för nämndernas rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd och hur medarbetare informeras om gällande rutiner. Nästa avsnitt handlar om nämndens uppföljning och kontroll av rutinerna. Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd I det här avsnittet redovisar vi resultatet för revisionsfrågan: Finns rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd och är dessa kända i organisationen? Nämndernas rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd är utformade på olika sätt. Några av nämnderna har en rutin som omfattar hela eller övervägande delen av utbetalningsprocessen. Andra nämnder har valt att ha separata rutiner för de olika delarna i processen. Nedan redovisas våra iakttagelser utifrån olika delar av utbetalningsprocessen. Rutiner för ansökan Samtliga nämnder använder sig av den ansökningsblankett för ansökan om ekonomiskt bistånd som är gemensam för staden. Som komplement till denna blankett finns ofta en broschyr eller en checklista som lämnas ut till den sökande som beskriver vilka handlingar som ska bifogas för att ansökan ska kunna behandlas. Stickprovsgranskningen visar att det som regel finns skriftliga ansökningar och att stadens gemensamma ansökningsblankett används. Däremot saknas det ibland underskrift av den sökande och ankomststämpel på ansökningarna. För vissa utbetalningar i stickprovet kan vi dock konstatera att det saknas skriftliga ansökningar. Socialtjänstlagen ställer inte krav på att ansökan ska vara skriftlig, vilket innebär att en ansökan kan göras antingen skriftligt eller muntligt. Socialtjänsten har likväl en skyldighet att dokumentera sin verksamhet och den skyldigheten gäller även vid en muntlig ansökan. Av dokumentationen i dessa ärenden framgår det att utbetalningarna oftast avser tillfälligt bistånd för att undvika nöd avseende kortare perioder samt mindre belopp. Det finns i samtliga nämnder, utom stadsdelsnämnderna Askim-Frölunda-Högsbo och Centrum, en dokumenterad rutin som anger vilka kontroller av uppgifterna i en ansökan om ekonomiskt bistånd som ska göras. Kontrollerna kan exempelvis bestå i att se till att den sökande lämnar kopia på inkomster, hyresavi, hemförsäkring och kvitton som styrker den sökandes inkomster och utgifter. Handläggaren kan också kontrollera uppgifter gällande den sökande i bilregistret och hos Skatteverket eller Försäkringskassan.

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 12 Övriga beslutsunderlag Utöver ansökan består beslutsunderlaget i ärenden gällande ekonomiskt bistånd av en utredning, verifikationer på olika inkomster och utgifter som den sökande uppger i ansökan samt i vissa fall en normberäkning. Enligt nämndernas rutiner ska den sökande lämna kopior på handlingar som styrker aktuella uppgifter om inkomster och utgifter för den period som ansökan avser. Det kan handla om olika slags inkomster och utgifter som hyra, medicin och fackavgift eller annat som ansökan avser. Stickprovsgranskningen visar på brister i samtliga nämnder då kopior på dokument som styrker den sökandes inkomster och utgifter saknas för vissa utbetalningar. I stadsdelsnämnderna Angered, Norra Hisingen, Västra Göteborg, Västra Hisingen, Örgryte-Härlanda och social resursnämnd är dessa brister mer omfattande. Några av förvaltningarna uppger att sådant underlag till ansökan alltid visas upp av den sökande vid besök på socialkontoret, men att dessa inte alltid sparas. Även i vår tidigare granskning från år 2005 konstaterade vi liknande brister när det gäller underlag till ansökan. Den utredning som ligger till grund för biståndsbeslutet är också en del av beslutsunderlaget. Grunden för en utredning om ekonomiskt bistånd är att ta reda på orsaken till att den enskilde inte kan försörja sig själv eller behöver bistånd till sin livsföring i övrigt. Hur omfattande och när en ny utredning ska göras beror på omständigheterna i det enskilda ärendet. I stickprovsgranskningen har vi därför frågat efter den utredning som ligger till grund för utbetalningen. Vi kan konstatera att stadsdelsnämnderna Angered, Centrum, Lundby och Norra Hisingen inte har kunnat uppvisa flera av de utredningar vi efterfrågat. Beslutsfattande och delegation Nämnderna har delegerat beslut om ekonomiskt bistånd till stadsdels-/förvaltningsdirektör som i sin tur vidaredelegerar denna beslutanderätt. Delegationsordningen bygger på att biståndsbeslut kan fattas på olika befattningsnivåer, till exempel enhetschef, socialsekreterare eller assistent. Den enskilda tjänstemannen får sin beslutanderätt först efter individuell bedömning av överordnad chef och efter beslut av respektive stadsdels-/förvaltningsdirektör. Enligt nämndernas riktlinjer ska delegationen till den enskilde tjänstemannen ges skriftligt på särskild blankett. Delegationsbeslutet gäller sedan tills vidare eller för den tid som finns angivet i beslutet. Stickprovsgranskningen visar att samtliga beslut i urvalet har fattas på rätt befattningsnivå enligt respektive nämnds delegationsordning. Samtidigt kan vi konstatera att flera av de enskilda tjänstemän som fattat beslut om ekonomiskt bistånd, saknat ett aktuellt skriftligt delegationsbeslut. I stadsdelsnämnderna Västra Göteborg och Västra Hisingen saknades aktuella beslut av respektive stadsdelsdirektör för samtliga handläggare i de granskade ärendena. I tre stadsdelsnämnder, Angered, Lundby och Östra Göteborg, saknades det i flera av de granskade ärendena.

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 13 Verksamhetssystemet Treserva Granskningen har inte omfattat verksamhetssystemet Treserva och de funktioner som ska stödja nämndernas rutiner och kontroller i utbetalningsprocessen Vi har trots det gjort iakttagelser som vi vill uppmärksamma nämnderna på och som bland annat berör nämndernas hantering av delegation. Som systemet fungerar idag kan en handläggare, som saknar delegationsrätt ändå fatta beslut om bistånd. Verksamhetssystemet stödjer därmed inte rutinerna kring nämndernas delegationshantering. Det är också möjligt att fatta beslut i en annan handläggares namn utan att den personen godkänner beslutet. Detta innebär en risk för att delegationsordningen kan frångås vid beslut om ekonomiskt bistånd. Behörighetsstrukturen och hanteringen av behörighetsprofiler i systemet möjliggör att enhetschef och förste socialsekreterare i vissa fall kan handlägga, besluta och attestera i ett och samma ärende avseende ekonomiskt bistånd. Stadsdelsnämnderna Angered och Lundby har tagit fram manuella rutiner som ska kompensera för dessa brister i systemet. Ovanstående iakttagelser om avsaknad av systemstöd i dessa delar i verksamhetssystemet Treserva, och att nämnderna inte har upprättat kompenserande rutiner är liknande de som konstaterades i den tidigare genomförda granskningen år 2009 av den interna kontrollen i systemets utbetalningsprocess. 17 Kontroller i samband med attest Den som attesterar en utbetalning ska utföra nödvändiga kontroller eller se till att de utförs 18. Granskningen visar att det i samtliga nämnder utom tre, stadsdelsnämnderna Askim-Frölunda-Högsbo och Centrum samt social resursnämnd, finns dokumenterade rutiner när det gäller kontroller i samband med attest av de dagliga utbetalningarna av ekonomiskt bistånd. Oftast är det verksamhetens enhetschef eller förste socialsekreterare som genomför de dagliga kontrollerna innan de attesterar utbetalningarna. Av våra intervjuer framgår att det inom samtliga granskade nämnder sker kontroller i samband med attest, men att de inte alltid dokumenteras. Vi har också begärt att få ta del av dokumentation för att verifiera dessa uppgifter. Där framgår att det saknas en systematisk dokumentation av de kontroller som genomförs i samband med attest i sju av nämnderna: Askim-Frölunda-Högsbo, Centrum, Lundby, Norra Hisingen, Västra Göteborg, Örgryte-Härlanda samt social resursnämnd. Ovanstående iakttagelser kring avsaknad av dokumenterade rutiner för hur kontroller ska utföras och dokumenteras, är liknande de som gjordes i vår granskning av utbetalningsrutiner år 2005. 19 Granskningen visar att nämnderna i regel inte gjort någon riskanalys som grund för bedömningen av vilka dagliga kontroller som ska prioriteras. Därmed finns risken att verksamheterna kontrollerar det som man alltid brukar vilket nödvändigtvis inte sammanfaller med de områden där risken är störst för att omedvetna eller medvetna 17 Revisionsrapport; Granskning av IT-systemet Treserva, modulen för individ-och familjeomsorg, Stadsrevisionen 2009-03-31 18 Attest-och utanordningsreglemente för Göteborgs kommun 19 Revisionsrapport Ekonomiskt bistånd utbetalningsrutiner 2005-10-25

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 14 fel kan uppstå. Av intervjuerna framkommer exempelvis att höga belopp vanligtvis kontrolleras. Det uppges att sådana utbetalningar i princip alltid avser stora familjer och att fel i dessa utbetalningar har varit mycket få under de senaste åren. Information om rutinerna till medarbetare Vid intervjuerna framkommer att i samband med nyanställning introduceras personalen i gällande rutiner för handläggningsprocessen där rutinerna för utbetalning är en del. I flera av nämnderna finns en dokumenterad rutin som säkerställer innehållet i introduktionen. En stadsdelsnämnd, Norra Hisingen, har också i en dokumenterad rutin pekat ut ett ansvar för samtliga chefer att informera om gällande regler och rutiner. Riktlinjer och rutiner finns också i respektive nämnds verksamhetshandbok som finns på intranätet. Genomgång av rutinerna uppges också ske vid de olika metodmöten och ärendegenomgångar som regelbundet genomförs ute på enheterna. Uppföljning och kontroll efter genomförd utbetalning I det här avsnittet redovisar vi resultatet för revisionsfrågan: Ser nämnden till att det finns en tillfredsställande uppföljning och kontroll av genomförda utbetalningar? För att se till att den interna styrningen och kontrollen är tillfredsställande när det gäller utbetalning av ekonomiskt bistånd behöver nämnderna systematiskt följa upp och kontrollera alla delar i processen. Resultatet av olika kontroller efter genomförd utbetalning behöver dokumenteras och analyseras för att kunna användas i verksamheternas kvalitetsarbete. Genomförda kontroller är också viktiga underlag för systematiska riskanalyser och utformningen av rutinerna för utbetalningsprocessen. Vi har i vår granskning utgått från att kontrollaktiviteter ska vara integrerade i verksamheten. Rutiner för uppföljning och kontroll Av våra intervjuer och i dokumentation från nämnderna framgår att kontroller efter genomförd utbetalning sker i stadsdelsnämnderna Askim-Frölunda-Högsbo, Angered, Lundby, Majorna-Linné samt social resursnämnd. Granskningen visar att fyra av nämnderna har dokumenterade rutiner för uppföljning och kontroller efter genomförd utbetalning. Rutinerna är utformade på olika sätt, men kan exempelvis innebära att kontrollerna genomförs av en särskilt utsedd handläggare som dagligen genomför stickprovskontroller på ett antal utbetalningar. Vid dessa kontroller granskas till exempel om utredning finns, om normberäkning är korrekt, vem som är betalningsmottagare och beslutsfattare och om beslut fattats enligt gällande delegation. I några andra nämnder görs motsvarande stickprovskontroller en gång per vecka. Granskningen visar att det saknas dokumenterade rutiner för kontroller efter genomförd utbetalning i stadsdelsnämnderna Askim-Frölunda-Högsbo, Centrum, Norra Hisingen, Västra Göteborg, Västra Hisingen och Örgryte-Härlanda. Vi kan konstatera att kontrollerna efter genomförd utbetalning, precis som kontrollerna i samband med attest inte utgår från någon systematisk riskbedömning.

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 15 Det finns i nämnderna också andra uppföljnings- och kontrollfunktioner som till delar berör processen kring utbetalning av ekonomiskt bistånd. Samtliga nämnder har en dokumenterad rutin för stickprovsgranskning av fattade delegationsbeslut som ledamöter i nämndernas utskott genomför varje månad. Det finns också särskilda blanketter där det framgår vad genomgången ska omfatta och hur det ska dokumenteras. Syftet med denna typ av genomgång är att kontrollera att beslutet följer lagstiftning och andra gällande riktlinjer samt att beslutet fattats av rätt delegat. Av intervjuerna framgår också att verksamheterna, som en del i verksamhetens kvalitets- och uppföljningsarbete, har regelbundna interna metodmöten och kontinuerliga genomgångar av handläggarnas alla ärenden. Detta är aktiviteter som i delar också berör utbetalningsprocessen. Kontrollernas användning i kvalitetsarbetet Granskningen visar att de kontroller som görs, inte alltid dokumenteras och sammanställs på ett systematiskt sätt. Det är till exempel oftast bara berörd handläggare som får återkoppling kring de fel som upptäcks i samband med stickprovskontrollen vid attestering. Resultatet av de kontroller som görs i samband med attest och efter genomförd utbetalning dokumenteras inte systematiskt och används inte heller på ett metodiskt sätt som underlag för kvalitetsförbättringar i de granskade nämndernas utbetalningsprocess. Det finns exempel på nämnder, stadsdelsnämnderna Askim-Fröunda-Högsbo och Angered samt social resursnämnd som gör årliga sammanställningar av vissa av kontrollerna men av intervjuerna framkommer att dessa inte används på ett systematiskt sätt i verksamhetens förbättringsarbete. Stadsdelsnämnden Centrum har också vid några tillfällen gjort stickprovskontroller efter genomförda utbetalningar men dessa sker inte systematiskt och kontinuerligt vilket är en förutsättning för att de ska kunna användas i ett fortlöpande kvalitetsarbete.

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 16 Bedömning Syftet med granskningen är att bedöma om stadsdelsnämnderna och social resursnämnd har en tillfredsställande intern styrning och kontroll för utbetalning av ekonomiskt bistånd. För att kunna bedöma detta har vi granskat om nämnderna har rutiner för utbetalning, om rutinerna är kända samt vilken uppföljning och kontroll som utförs efter genomförd utbetalning. Bedömningen nedan utgår från de iakttagelser vi gjort under granskningen. Några nämnder har efter genomförd granskning uppgett att vissa iakttagna brister har åtgärdats. Utöver att vi noterat detta har det inte inneburit förändringar av våra bedömningar eftersom uppgifterna inte verifierats. Dokumentationen av rutiner och kontroller behöver förbättras För att nämnderna ska kunna säkerställa en god intern styrning och kontroll för utbetalning av ekonomiskt bistånd måste det enligt stadsrevisionens bedömning finnas dokumenterade rutiner för ansökan och hanteringen av övriga beslutsunderlag. Detsamma gäller för kontroller i samband med attest och efter genomförd utbetalning. Vi kan konstatera att några nämnder har dokumenterade rutiner för hela utbetalningsprocessen, medan andra saknar det i vissa delar. Rutiner för ansökan och övriga beslutsunderlag Det framgår av den för staden gemensamma ansökningsblanketten vilka olika dokument som ska bifogas ansökan men enligt vår bedömning behöver detta tydliggöras. Det ska enligt stadsrevisionens bedömning finnas rutiner som anger vilka krav som ställs på dels innehåll i ansökan, vilka underlag som ska finnas, dels på vilka kontroller och verifieringar som ska göras av lämnade uppgifter i en ansökan om ekonomiskt bistånd. Stadsrevisionen konstaterar att dokumenterade rutiner som motsvarar dessa krav finns i samtliga granskade nämnder, med undantag för stadsdelsnämnderna Askim-Frölunda-Högsbo och Centrum. Rutiner för kontroll i samband med attest Av intervjuerna framgår att det inom samtliga granskade nämnder sker kontroller i samband med attest, men granskningen visar att stadsdelsnämnderna Askim- Frölunda-Högsbo, Centrum och social resursnämnd saknar dokumenterade rutiner för dessa kontroller. Det ska enligt stadsrevisionen finnas dokumenterade rutiner för hur kontroller i samband med attest ska vara utformade. Av rutinen bör framgå vem som är ansvarig för att kontroll görs, urvalskriterier, vad som ska kontrolleras och att resultatet av kontrollen ska dokumenteras. Rutiner för kontroll efter genomförd utbetalning För en god intern styrning och kontroll behövs uppföljning och kontroller för att se till att beslutade rutiner också följs. I samtliga nämnder gör ledamöterna i de sociala utskotten eller motsvarande regelbundna genomgångar av fattade delegationsbeslut enligt en dokumenterad rutin. Stadsrevisionen menar att den genomgång som nämndernas utskott gör av delegationsbesluten måste kompletteras med att förvaltningen gör regelbundna systematiska kontroller efter genomförd utbetalning.

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 17 Granskningen visar att kontroller efter genomförd utbetalning sker i stadsdelsnämnderna Askim-Frölunda-Högsbo, Angered, Lundby,Majorna-Linné samt social resursnämnd. Det ska också, precis som för kontroller i samband med attest, finnas dokumenterade rutiner för hur dessa kontroller ska genomföras. Däremot visar granskningen att det inte finns dokumenterade rutiner för kontroll efter genomförd utbetalning i stadsdelsnämnderna Askim-Frölunda-Högsbo, Centrum, Norra Hisingen, Västra Göteborg, Västra Hisingen och Örgryte-Härlanda. Sammantaget visar granskningen att flera nämnder, på olika sätt, behöver förbättra dokumentationen av rutiner beträffande hela eller delar av utbetalningsprocessen. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnderna Askim-Frölunda-Högsbo, Centrum, Norra Hisingen, Västra Göteborg, Västra Hisingen, Örgryte-Härlanda samt social resursnämnd att upprätta skriftliga beskrivningar av rutiner och kontroller som omfattar hela utbetalningsprocessen för ekonomiskt bistånd. Stadsrevisionen noterar att nämnderna på olika sätt arbetar med att se till att rutinerna för utbetalning av ekonomiskt bistånd är kända. Samtidigt visar granskningen på att dokumenterade rutiner inte alltid följs. Nämnderna bör enligt stadsrevisionen därför ta ställning till vilka åtgärder som behöver vidtas för att se till att rutinerna för utbetalning och kontroller är kända och följs. Beslutsunderlag saknas Nämnderna har egna rutiner som anger vilka kontroller som ska göras gällande handläggning och beslut om ekonomiskt bistånd. Det handlar bland annat om att den sökande ska kunna styrka inkomster och utgifter för den period som ansökan avser. Enligt dokumenthanteringsplanen för Göteborgs stadsdelsnämnder ska dessa underlag till ansökan sparas i fem år efter att ärendet avslutats, men gallras bort i samband med att ärendet arkiveras. Granskningen visar att samtliga nämnder brister, i varierande omfattning, när det gäller hanteringen av beslutsunderlag. I flera av de granskade utbetalningarna saknas underlag till ansökan som styrker den enskildes utgifter och inkomster. Därmed försämras möjligheten att i efterhand kontrollera om genomförda utbetalningar skett i enlighet med fattat biståndsbeslut. Detta leder i förlängningen till en ökad risk för att eventuellt felaktiga utbetalningar inte upptäcks. Bedömningen är därför att nämnderna varken lever upp till sina egna rutiner eller till dokumenthanteringsplanen för Göteborgs stadsdelsnämnder. Stadsrevisionen rekommenderar samtliga stadsdelsnämnder och social resursnämnd att se till att underlag till ansökan finns och hanteras i enlighet med stadens dokumenthanteringsplan.

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 18 Brister i hantering av delegation och behörigheter Granskningen visar att det finns ett beslut om ekonomiskt bistånd för alla utbetalningar som granskats. Även om dessa beslut har fattats på rätt befattningsnivå utifrån nämndens delegationsordning så kan vi konstatera att några nämnder har bristande rutiner när det gäller beslut avseende den enskilde handläggarens delegation. Handläggares beslutanderätt ska enligt nämndernas riktlinjer ges skriftligt av stadsdels-/eller förvaltningsdirektör efter individuell prövning. Aktuella beslut på enskilda handläggares delegation saknas inom åtta nämnder. Nämnderna följer därmed inte helt sina egna riktlinjer för delegation. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnderna Askim-Frölunda-Högsbo, Angered, Lundby, Norra Hisingen, Västra Göteborg, Västra Hisingen, Örgryte- Härlanda och Östra Göteborg att se till att samtliga handläggare har aktuella delegationsbeslut. I granskningen har vi uppmärksammat att det finns funktioner i verksamhetssystemet Treserva som inte stödjer nämndernas delegationshantering. Vi har till exempel noterat att en nyanställd handläggare som saknar delegationsrätt ändå har möjlighet att fatta beslut om bistånd och boka utbetalning. Det är alltså upp till den enskilde medarbetaren att vara medveten om sin egen delegation. Det är samma iakttagelser som gjordes i vår granskning av verksamhetssystemet år 2009. Vi har vidare noterat brister i systemets behörighetsstruktur och hantering av behörighetsprofiler som gör det möjligt för en person att hantera i princip hela handläggningsprocessen från ansökan till attest i ett och samma ärende. Det innebär också att det är möjligt att i systemet fatta beslut i en annan handläggares namn utan att den personen godkänner beslutet. Detta är enligt vår bedömning en brist i nämndernas interna kontroll som innebär en ökad risk för felaktiga utbetalningar. Det är vår uppfattning att nämnderna måste vidta åtgärder för att förstärka den interna kontrollen och kompensera för ovan nämnda avsaknad av stöd i systemet. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnderna Askim-Frölunda-Högsbo, Centrum, Majorna-Linné, Norra Hisingen, Västra Göteborg, Västra Hisingen, Örgryte-Härlanda, Östra Göteborg och social resursnämnd att förstärka den interna kontrollen genom att kompensera för avsaknad av visst systemstöd i verksamhetssystemet Treserva. Regelbundna riskbedömningar saknas Stadsrevisionen menar att en god intern styrning och kontroll bygger på att de åtgärder och kontroller som genomförs i utbetalningsprocessen prioriteras och planeras utifrån de risker som identifieras i respektive verksamhet. Granskningen visar att stadsdelsnämnden Angered och social resursnämnd genomför riskanalyser i vissa delar av utbetalningsprocessen, dock inte analyser som ligger till grund för de kontroller som ska göras i samband med attest och efter genomförd utbetalning. I några nämnder har utbetalning av ekonomiskt bistånd prioriterats som ett område för uppföljning i den interna kontrollplanen.

INTERN STYRNING OCH KONTROLL RUTINER FÖR UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND 19 Stadsrevisionen vill betona vikten av att nämnderna genom systematiska och regelbundna riskanalyser och riskbedömningar, identifierar de vanligaste riskerna för oavsiktliga eller avsiktliga fel i utbetalningsprocessen. Utifrån en sådan analys och bedömning kan sedan rutiner och kontroller utformas för att hantera identifierade risker. Det systematiska kvalitetsarbetet kan förbättras Ett syfte med att genomföra olika slag av kontrollaktiviteter är att få ytterligare kunskap om verksamheten och använda detta i ett förbättringsarbete. För att genomförda kontroller ska kunna användas i verksamhetens systematiska kvalitetsarbete, måste de dokumenteras och sammanställas på ett systematiskt sätt. Utgångspunkten för vår bedömning är att resultatet av genomförda kontroller ska utmynna i förslag till förbättringar i syfte att säkra den interna styrningen och kontrollen. Vi kan konstatera att en systematisk dokumentation av resultatet från kontroller i samband med attest eller genomförd utbetalning saknas i flera av de granskade nämnderna. Granskningen visar också att det inte inom någon av nämnderna görs sammanställningar som används i verksamheternas systematiska kvalitetsarbete. Stadsrevisionen rekommenderar samtliga stadsdelsnämnder och social resursnämnd att resultatet av kontroller som genomförs i utbetalningsprocessen ska dokumenteras och sammanställas så att de kan användas i nämndernas systematiska kvalitetsarbete.