Upplands Väsby kommun Grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2014

Revisionsrapport nr 9 /2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari/Mars 2015 Upplands Väsby kommun Grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2014

Innehåll 1. Inledning...3 2. Kommunstyrelsen...5 2.1. Genomförd granskning...5 2.2. Mål och uppdrag...5 2.3. Uppföljning...6 2.4. Intern kontroll...7 2.5. Fördjupningsgranskningar...8 2.6. Rekommendationer:...9 2.7. Sammanfattande bedömning kommunstyrelsen...9 2.8. Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott...11 3. Styrelsen för Väsby Välfärd...14 3.1. Genomförd granskning...14 3.2. Mål och uppdrag...14 3.3. Uppföljning...14 3.4. Intern kontroll...15 3.5. Rekommendationer:...15 3.6. Sammanfattande bedömning Styrelsen för Väsby Välfärd...16 4. Utbildningsnämnden...17 4.1. Genomförd granskning...17 4.2. Mål och uppdrag...17 4.3. Uppföljning...18 4.4. Intern kontroll...19 4.5. Rekommendationer:...19 4.6. Sammanfattande bedömning utbildningsnämnden...19 5. Kultur- och fritidsnämnden...21 5.1. Genomförd granskning...21 5.2. Mål och uppdrag...21 5.3. Uppföljning...21 5.4. Intern kontroll...22 5.5. Sammanfattande bedömning kultur- och fritidsnämnden...22 6. Social- och äldrenämnden...23 6.1. Genomförd granskning...23 6.2. Mål och uppdrag...23 6.3. Uppföljning...24 6.4. Intern kontroll...26 6.5. Granskning av Pulsen Combine...26 6.6. Rekommendationer:...26 1

6.7. Sammanfattande bedömning social- och äldrenämnden...27 7. Nämnden för familjerätt...29 7.1. Genomförd granskning...29 7.2. Mål och uppdrag...29 7.3. Uppföljning...30 7.4. Intern kontroll...30 7.5. Rekommendationer...30 7.6. Sammanfattande bedömning nämnden för familjerätt...30 8. Byggnadsnämnden...31 8.1. Genomförd granskning...31 8.2. Mål och uppdrag...31 8.3. Uppföljning...31 8.4. Intern kontroll...32 8.5. Rekommendationer:...32 8.6. Sammanfattande bedömning byggnadsnämnden...33 9. Miljö- och hälsoskyddsnämnden...34 9.1. Genomförd granskning...34 9.2. Mål och uppdrag...34 9.3. Uppföljning...34 9.4. Intern kontroll...35 9.5. Fördjupad granskning av tillsyn i skolor...35 9.6. Övriga rekommendationer...36 9.7. Sammanfattande bedömning miljö- och hälsoskyddsnämnden...36 2

1. Inledning Enligt kommunallagen framgår följande beträffande revisorernas uppdrag: Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Den årliga granskningen bygger på en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt för att granska verksamheten med syfte att bedöma om styrelser och nämnder har en tillfredsställande styrning och intern kontroll. Granskningen genomförs bl a genom att fortlöpande ta del av relevanta skriftliga dokument t.ex. mål- och styrdokument, protokoll och övriga handlingar samt möten med nämnder/verksamheter i samband med revisionssammanträden eller verksamhetsbesök. Vidare granskas nämndernas interna kontroll, delårsbokslut och årsredovisning. Denna granskning benämns grundläggande granskning. De revisionsbevis som samlas in i den grundläggande granskningen utgör stommen i revisorernas ansvarsprövning. Utöver ovanstående grundläggande granskning genomförs fördjupade granskningar utifrån revisorernas risk- och väsentlighetsbedömningar samt erfarenheter från den grundläggande granskningen. Syftet med dessa granskningar är att samla tillräckliga revisionsbevis i ansvarsprövningen inom väsentliga riskområden. I 2014 års revisionsplan har revisorerna i Upplands Väsby kommun beslutat och genomfört följande fördjupade granskningar: Uppföljning av granskningar från tidigare år Granskning av Miljö- och hälsoskyddsnämndens tillsyn och kontroll av skolor Styrning av skolan Pulsen Combine IT Löpande granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna Granskning av delårsrapport Granskning av årsbokslut och årsredovisning I denna rapport (rapport nr 9/2014 Grundläggande granskning) sammanfattas resultat och slutsatser av revisionens grundläggande granskning under år 2014. Inom ramen för 2014 års granskning har revisionen genomfört möten med Kommunstyrelsen, Styrelsen för Väsby Välfärd, Social- och äldrenämnden, Utbildningsnämnden samt Överförmyndarnämnden. Vid de intervjuer som genomförts med styrelse/nämnder har strukturerade frågeformulär använts. Dokumentationen av intervjuerna har skett i form av minnesanteckningar från mötena. Frågeformulären har omfattat områdena mål, uppdrag och direktiv, intern kontroll, 3

ekonomi/resursplanering, samt specifika frågor riktade till respektive nämnd. I samtliga fall har nämnderna lämnat kortfattade skriftliga svar innan mötena. Vid genomgång av styrelsers och nämnders protokoll har revisorerna använt sig av checklistor för att dokumentera väsentliga revisionsfrågor. Av checklistorna framgår bl a revisionens väsentlighets- och riskbedömning per nämnd, uppdrag och mål från fullmäktige, m m. I samband med genomgången av protokoll har ett antal specifika frågor ställts till nämnderna. Dessa har besvarats skriftligt. Revisionen har också inbjudit tjänstemän till mötena för att följa upp enskilda frågor. Vidare har revisionen genomfört ett studiebesök vid Käppalaverket. Rapporten är skriven med utgångspunkt från att läsaren har tillgång till kommunens budget, årsredovisning och nämndernas verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser. 4

2. Kommunstyrelsen 2.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat kommunstyrelsens verksamhet bl a genom: Möte med kommunstyrelsens presidium och förvaltningsledning den 4 februari 2014 och den 16 februari 2015. Läsning av protokoll med underliggande handlingar Granskning av delårsrapport Granskning av verksamhetsberättelser och årsredovisning Vidare har följande fördjupade granskningar rapporterats till kommunstyrelsen: Löpande granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna Granskning av delårsrapport Granskning av styrningen av skolan Granskning av IT Granskning av investeringar i systemet Pulsen Combine Granskning av exploateringsprocessen Granskning av årsbokslut/årsredovisning Revisionen har även granskat tillsynen av skolor som sker av Miljö- och hälsoskyddsnämnden. 2.2. Mål och uppdrag Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan och har rollen att samordna och följa upp kommunens verksamheter och ekonomi. Kommunstyrelsens ansvar och roll är att vara systemledare i den kommunala organisationen och huvudansvarig för samhällsutvecklingsprocessen. Kommunstyrelsen är arbetsgivare för all personal och tillika räddningsnämnd. Kommunfullmäktige beslutade i flerårsplan med budget 2014-2016 om mål och uppdrag för kommunens styrelser och nämnder (beslut i kommunfullmäktige den 11 november 2013). I budgeten framgår mål och uppdrag till kommunstyrelse och nämnder på olika nivåer: 1. Kommunfullmäktiges övergripande mål utgår från de fyra styrperspektiven kund, ekonomi, medarbetare samt samhälle och miljö. Totalt finns 10 övergripande mål kopplade till de olika perspektiven. Strategier och nyckeltal har kopplats till dessa mål. De övergripande målen ska utgöra utgångspunkt för respektive styrelse/nämnds verksamhetsplaner och ska också följas upp inom ramen för ledningssystemet. 2. I budgeten riktas även utvalda nämndmål och specifika uppdrag till respektive styrelse/nämnd. 5

I budgeten riktas 9 utvalda mål och nyckeltal till kommunstyrelsen. Dessa är samtliga av övergripande karaktär. Utöver detta riktas 9 nämndspecifika uppdrag till kommunstyrelsen för åren 2014-2016. Dessa är av mer konkret karaktär och omfattar för 2014: Revidering av ägardirektiv Utvärdera dialogformerna. Inför tydligare beslutsprocess för genomförande av dialoger. Fastställa framtida behov av främst administrativa lokaler Fortsätta arbetet med medborgarbudget Vi bedömer att det finns en röd tråd i styrningen från fullmäktige till nämnder och att de övergripande målen är relevanta. Ett av de 10 övergripande målen är kunskap och lärande. Av fullmäktiges budget framgår specifika nyckeltal och strategier kopplat till detta område. Utvecklingen av resultaten i skolan har dock inte gått åt rätt håll trots flera års fokus på att förbättra resultaten. Kommunstyrelsen startade därför hösten 2013 ett kommungemensamt projekt i syfte att stärka resultaten i skolan. Projektet löper över en treårsperiod. 2.3. Uppföljning 2.3.1. Verksamhet Av kommunens 10 mål har 4 fått omdömet grönt (uppfyllt), 4 omdömet gult (delvis uppfyllt) och 2 omdömet rött (ej uppfyllt). 2013 var motsvarande måluppfyllelse 6 grönt, 3 gult och 1 rött. Sammantaget är sålunda kommunstyrelsens bedömning ett sämre utfall i förhållande till fullmäktiges mål år 2014 jämfört med 2013. Det område som är och har varit största utmaningen de senaste åren är kunskap och lärande som varit ett rött område under många år. Från år 2014 har området Hållbar tillväxt blivit rött jämfört med grönt år 2013. Inom skolan genomförs flera insatser på olika nivåer för att förbättra skolresultaten. Vissa förbättringar har noterats under senare tid men det konstateras att det är ett långsiktigt arbete att förbättra resultaten. Den fördjupade granskning som genomförts av styrningen av skolan år 2014 visar att arbetet bedrivs på ett systematiskt sätt men att det finns rekommendationer som behöver beaktas av kommunstyrelsen och berörda nämnder i det fortsatta arbetet. Revisionen kommer fortsatt att följa projektet. Skolresultaten har under 2014 förbättrats i de lägre åldrarna men stora utmaningar kvarstår vad gäller resultaten i årskurs 9. I kommunstyrelsens verksamhetsberättelse redogörs för handlingsplaner kopplat till bristerna. Att kommunstyrelsen satt omdömet rött på Hållbar tillväxt beror främst på att byggprojekt inte genomförs i den takt som fullmäktige fastställt. 6

Väsby har nått tredjeplatsen i Svenskt näringslivs rankning av företagsklimatet, vilket är positivt. Vidare är Väsby kvar på topplats vad gäller Miljöaktuellts rankning av miljökommuner. De nämndspecifika uppdragen som riktats mot kommunstyrelsen i fullmäktiges budget för 2014 redovisas i verksamhetsberättelsen. Uppdragen är genomförda enligt följande: Revidering av ägardirektiv arbetet inte avslutat utan pågår även 2015. Utvärdera dialogformerna. Inför tydligare beslutsprocess för genomförande av dialoger. I slutet av 2014 startades en styrgrupp och en arbetsgrupp som ska hantera detta uppdrag. Fastställa framtida behov av främst administrativa lokaler arbetet är inte avslutat utan har snarare startats och projektorganisation har formats. Fortsätta arbetet med medborgarbudget arbete i olika former har pågått. Sammantaget noteras att 3 av 4 uppdrag som specifikt angavs skulle genomföras under 2014 enligt fullmäktiges budget inte är genomförda. Enligt kommunstyrelsens verksamhetsberättelse har arbete startats upp under 2014 och kommer att fortsätta under 2015. 2.3.2. Ekonomi/resursplanering Årets resultat i kommunen är positivt med 34,4 mkr (1,8 %), vilket är 6,8 mkr lägre än budget. Kommunallagens balanskrav har klarats. Nämnderna redovisade år 2013 sammantaget överskott om 12 mkr medan dessa för 2014 redovisar underskott med 9,8 mkr. Största utmaningen finns inom social- och äldrenämnden som under flera år redovisat underskott och som också har brister i ekonomistyrningen. Underskottet inom nämnden uppgår för år 2014 till 23,9 mkr. Soliditeten för kommunen, inklusive samtliga pensionsåtaganden, är fortsatt negativ med ca 6 procent (föregående år -10 procent). Det är en utmaning att nå en soliditet som är positiv. År 2013 hade Upplands Väsby kommun den lägsta soliditeten bland kommunerna i Stockholms län. Kommunstyrelsen (som nämnd) redovisar ett överskott på 7,5 mkr (föregående år 8,4 mkr), varav särskilda medel/buffert 10,3 mkr (föregående år 9,3 mkr). 2.4. Intern kontroll Kommunfullmäktige beslutade under hösten 2007 om ett reglemente för intern kontroll som gäller fr.o.m. 1 januari 2008. Syftet med reglementet är främst att tydliggöra innebörden i kommunallagens krav vad gäller den interna kontrollen, samt att utveckla styrningen och uppföljningen i kommunen. Nämnder och styrelser har antagit tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. 7

Internkontrollplaner har fastställts i respektive nämnd. Uppföljning av kontroller sker i samband med avrapportering av delårsbokslut och årsbokslut. Avrapporteringen som avser uppföljning av administrativa processer och kontroller sker som en separat del i verksamhetsberättelserna. Den interna kontrollen kopplat till verksamheterna är integrerad i den styrning och uppföljning som sker av verksamheternas resultat. Denna avrapporteras såväl separat i Stratsys som i verksamhetsuppföljningen. Miljö- och hälsoskyddsnämnden har inte avrapporterat sin uppföljning av den interna kontrollen i verksamhetsberättelsen. Vad gäller avtalstrohet kopplat till leverantörsavtal anger kommunstyrelsen att det saknas resultat och att det kommer att upprättas rutiner när den koncerngemensamma upphandlingsenheten är på plats. Vad gäller att säkerställa kvaliteten i utdata från QlikView så framgår inte något resultat av någon test av kontroller. Det anges att en systemförvaltare med extra fokus på QlikVeiw har anställts. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som tillräcklig. Kommunstyrelsens uppföljning av den interna kontrollplanen i verksamhetsberättelsen bedöms dock behöva utvecklas. Inom ramen för sin uppsikt över andra nämnder bör kommunstyrelsen, enligt vår uppfattning, göra någon form av sammanställning över resultatet av internkontrolluppföljningen i samtliga nämnder. 2.5. Fördjupningsgranskningar De fördjupningsgranskningar som genomförts inom kommunstyrelsen under 2014 framgår under rubrik 2.1 Genomförd granskning. De fördjupningsgranskningar som genomförts i kommunen som helhet under 2014 framgår under rubrik 1 Inledning. I samtliga granskningar har rekommendationer lämnats som syftar till att ytterligare stärka styrning, kontroll och uppföljning. Revisionen kommer att under kommande år följa upp de åtgärder som vidtas med anledning av lämnade rekommendationer. Revisionen har också begärt in svar och i förekommande fall åtgärdsplaner från berörda nämnder i samband med granskningarna. Den granskning som påvisat störst brister är projektet Pulsen Combine. En stor brist är avsaknaden av styrning, kontroll och uppföljning av projektet på politisk nivå under många år. Ur ett styr- och uppföljningsperspektiv är ekonomistyrningen i social- och äldrenämnden väsentlig att åtgärda för kommunstyrelsen utifrån uppsiktsansvaret. Granskningen av IT visade att kommunen stärkt rutinerna inom flera områden sedan revisionen genomförde motsvarande granskning för ett antal år sedan. Sammanfattningsvis bedömdes olika områden enligt följande: Kommunens starkaste områden är: Hantering av informationssäkerhetsincidenter Fysisk och miljörelaterad säkerhet Efterlevnad 8

Personalresurser och säkerhet Säkerhetspolicy Kommunens svagaste områden är: Kontinuitetsplanering för IT-verksamheten Dokumenterade rutiner för behörighets- och programförändringsprocesser Anskaffning, utveckling och underhåll av informationssystem 2.6. Rekommendationer: Granskningen av Pulsen Combine har föranlett flera noteringar. Inte minst brister i den politiska styrningen och uppföljningen av projektet. Det är viktigt att respektive nämnd har en tydlig och kontinuerlig uppföljning och kontroll över alla väsentliga projekt som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde oavsett om det är fråga om investerings- eller driftsprojekt. De rekommendationer som lämnas i revisionsrapport avseende löpande granskning av redovisningsrutiner bör föranleda en tydlig åtgärdsplan med tidplan och ansvarig för respektive rekommendation som lämnas. Ett antal rekommendationer som lämnas har även lämnats tidigare år. Kommunstyrelsens uppföljning av den interna kontrollplanen i verksamhetsberättelsen bedöms inte som tillräcklig och behöver utvecklas. Inom ramen för sin uppsikt över andra nämnder bör kommunstyrelsen också, enligt vår uppfattning, göra någon form av sammanställning över resultatet av internkontrolluppföljningen i samtliga nämnder. Det är viktigt att ansvar/roller klargörs mellan utbildningsnämnden och kommunstyrelsen vad gäller att skolresultaten förbättras. I de fördjupningsrapporter som revisionen genomfört under 2014 framgår ytterligare rekommendationer kopplade till de specifika områden som granskats. Kommunstyrelsen bör ta fram specifika åtgärdsplaner i de fall rekommendationer lämnas till förbättringar och bör systematiskt följa upp att åtgärder vidtas. 2.7. Sammanfattande bedömning kommunstyrelsen Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis kommunstyrelsen enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Ovanstående tabell avser en bedömning av kommunstyrelsen exklusive verksamheten i teknik- och fastighetsutskottet. Denna bedöms separat nedan. 9

Räkenskaperna bedöms vara rättvisande för såväl kommunen som helhet som för kommunstyrelsens verksamheter. Arbetet med att utveckla den interna kontrollen har fortsatt under 2014. Internkontrollplaner har beslutats av nämnderna och uppföljning av dessa har skett under året. I de fall avvikelser föreligger har åtgärdsplaner presenterats. Kommunstyrelsens egen uppföljning av sin internkontrollplan, vilken presenteras i verksamhetsberättelsen, har brister. Miljö- och hälsoskyddsnämnden har inte presenterat någon uppföljning av resultatet av internkontrolluppföljningen i sin verksamhetsberättelse. Enligt COSOs (en etablerad internationell standard för intern kontroll) definition av intern kontroll så är kopplingen till mål och bristande måluppfyllelse absolut och utgör viktiga kriterier för intern styrning och kontroll. Utifrån att kommunallagens krav på revisorernas uttalanden om ändamålsenlig skötsel och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet är separerat från bedömningen av intern kontroll, så sker denna bedömning främst inom området styrning och uppföljning. Detta stämmer också väl överens med Upplands Väsbys ledningssystem där den interna kontrollen kopplat till verksamhetsmålen sker integrerat med verksamhetsstyrningen. Bedömningen av intern kontroll avser sålunda främst den interna kontrollen kopplat till regelverk och administrativa processer. Bedömningen av styrning och uppföljning omfattar såväl ekonomistyrningen som verksamhetsstyrningen. Området styrning och uppföljning bedöms utifrån en mängd olika perspektiv. Ur revisionssynpunkt är styrelsernas och nämndernas måluppfyllelse i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer mycket väsentligt att beakta ur ett ansvarsperspektiv. I de fall viktiga mål inte har nåtts under flera år kan omdömet successivt försämras. Vidare bedöms om tydliga åtgärder vidtagits i tid och om dessa har fått effekt. Vid avvikelser påverkas omdömet också utifrån hur styrelse/nämnd kommunicerat med fullmäktige om avvikelserna. Bedömningen baseras också på den systematik, ändamålsenlighet och säkerhet som finns i styrningen och uppföljning. Kommunen klarar balanskravet väl 2014. Det finns ett relevant styrsystem och ledningssystem i kommunen med en god systematik i att identifiera såväl goda resultat som utvecklingsområden. Samtliga nämnder och verksamheter tillämpar detta på ett ändamålsenligt sätt. Handlingsplaner finns knutna till områden där resultaten inte är tillfredsställande. Handlingsplanerna kan i vissa fall bli tydligare. Resultaten i skolan är alltjämt ett område som oroar och med betydande behov av förbättring, särskilt i de äldre årskurserna. Som framgår ovan har såväl kommunstyrelsen som styrelsen för Väsby välfärd och utbildningsnämnden vidtagit åtgärder för att komma tillrätta med problemen. En fördjupad granskning under 2014 visar att arbetet bedrivs systematiskt. Förbättringar har kunnat skönjas i de lägre årskurserna vilket är glädjande. Ekonomistyrningen inom social- och äldrenämnden brister fortsatt väsentligt, vilket även påtalades föregående år. I revisionsberättelsen för 2013 noterade revisorerna att man trots flera års brister i ekonomistyrningen valde att inte rikta anmärkning mot nämnden. Detta mot bakgrund av pågående åtgärder. År 2014 har bristerna dock fortsatt och nämnden redovisar fortsatt stora negativa ekonomiska avvikelser. Skäl finns att överväga att rikta anmärkning mot social- och äldrenämnden pga detta. Kommunstyrelsen har givetvis ett ansvar kopplat till 10

detta område i egenskap av sin uppsiktsskyldighet och det finns skäl att överväga att rikta kritik mot kommunstyrelsen med anledning av detta. Det är viktigt att kommunstyrelsen bevakar att tillräckliga åtgärder beslutas i social- och äldrenämnden samt att kommunstyrelsen löpande följer upp att åtgärderna ger effekt. Vi noterar att Kommunfullmäktige beslutade vid junimötet 2014 att Förstärkt uppföljning från kommunstyrelsen ska ske inom social- och äldrenämndens ansvarsområde med syfte att uppnå ekonomi i balans. En sammantagen bedömning av god ekonomisk hushållning behöver beakta måluppfyllelsen för både ekonomin och verksamheten. Bedömningen är att de ekonomiska målen klaras, även om den låga soliditeten är en negativ parameter för kommunen och det föreligger en mindre negativ avvikelse från budgeten. Verksamhetsmålen visar i många fall på en god måluppfyllelse. Resultaten i skolan och bristerna i ekonomistyrningen i social- och äldrenämnden är väsentliga brister och vi bedömer därför sammantaget att god ekonomisk hushållning endast delvis föreligger för kommunen. 2.8. Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott 2.8.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat utskottets verksamheter bl.a. genom: Genomgång av verksamhetsplan Protokollsläsning Granskning av delårsbokslut Granskning av verksamhetsberättelse 2.8.2. Mål och uppdrag Teknik- och fastighetsutskottet ansvarar för att vårda och sköta fast egendom, bygga och anlägga fast egendom, kommunens lokalförsörjning, vatten- och avloppstjänster, avfallshantering och trafiksäkerhet. I uppdraget ingår även drift, skötsel och underhåll av Vilundaparken. Kommunfullmäktige har beslutat om sex utvalda nämndmål för utskottet enligt följande: Kund: Snabb återkoppling på medborgarärenden Väsbyborna ska uppleva att teknik & fastighets tjänster håller god kvalitet Trygga och säkra utemiljöer för kommuninnevånarna Ekonomi: Hög kvalitet och effektivitet i alla levererade tjänster God lokalhushållning/ekonomi i balans Samhälle och miljö hållbart Väsby: Återvinningen av material ska öka. 11

Fullmäktige har även riktat tre specifika uppdrag gentemot utskottet: Fortsatt översyn av kommunens fastighetsbestånd med syfte att fastställa vilka fastigheter som kan utvecklas alternativt avvecklas Utarbeta förslag till långsiktig finansiering av fastighetsbeståndet Genomföra nyttoeffekter för investeringar i energiåtgärder. 2.8.3. Uppföljning Revisionen har särskilt fokuserat sin granskning på uppföljning av mål och uppdrag vid granskningar av delårsbokslutet per 31 augusti 2014 samt i verksamhetsberättelsen som avlämnas i samband med årsbokslutet. Det bedöms föreligga god stringens och struktur på den uppföljning som sker av mål och uppdrag. Ett av de prioriterade målen är snabb återkoppling på medborgarärenden. Målet har varit att 100 procent av ärendena ska återkopplas inom två dagar. Uppnådd målnivå 2013 var 91 procent och 93 procent år 2012. I samarbete med Väsby Direkt har ett arbete påbörjats för att förbättra måluppfyllelsen. Trots detta har måluppfyllelsen inte förändrats och uppgår till 90 % år 2014. För det prioriterade målet Väsbyborna ska uppleva att teknik & fastighets tjänster håller god kvalitet, har målnivåerna inte uppnåtts för något av de fyra nyckeltalen. Utfallet är dock nära i nivå med målen. Målnivåerna uppfattas som förhållandevis låga, bl a är målet att 55 % av medborgarna ska vara nöjda med gång- och cykelvägar, och 56 % ska vara nöjda med gator och vägar. Målet att 20 procent av hushållen ska sortera matavtall på visst sätt har inte uppnåtts. Resultaten har dock förbättrats något jämfört med 2013. Utöver vad som framgår ovan är måluppfyllelsen generellt sett god. En uppföljning av de nämndspecifika uppdragen visar att uppdragen genomförts år 2014 men att det finns fortsatta utredningsområden som kvarstår inom vissa områden. 2.8.3.1 Ekonomi/resursplanering Utfallet uppgår till ett positivt resultat om 6,5 mkr att jämföra med budgeterat resultat om 0 mkr. VA-verksamheten har omfattande ackumulerade överskott som minskade 2013 till 10 mkr. Det planerades därför även år 2014 för underskott inom VA-verksamheten. Underskottet uppgick till 3,7 mkr. Ackumulerat överskott är efter årets resultat ca 6 mkr för VA. Även avfallsverksamheten redovisar överskott med ca 1,9 mkr. De taxefinansierade verksamheterna står sålunda för den absoluta majoriteten av nämndens överskott. Av verksamhetsberättelsen framgår att den upparbetade underhållsskuld som föreligger inom fastighet och gata/park fortsatt är betydande. Bristande planerat underhåll under en längre tid är starkt kostnadsdrivande och är i längden dyrare och avviker från god ekonomisk hushållning. Det felavhjälpande underhållet är dyrt, oplanerat, påtagligt 12

verksamhetsstörande, av karaktären "lappa och laga" och ofta ett resultat av bristande planerat underhåll. 2.8.4. Intern kontroll Utskottet har beslutat om en internkontrollplan för 2014 och har följt upp denna enligt plan. I nämndens uppföljning som redovisas i verksamhetsberättelsen för 2014 noteras ett antal avvikelser. I dessa fall presenteras åtgärder i anslutning till noterade avvikelser. 2.8.5. Rekommendationer Utskottet behöver i dialog med kommunstyrelsen säkerställa att underhållsinsatser är tillräckliga för att undvika kapitalförstöring och avvikelser från god ekonomisk hushållning. Utskottet bör i utökad utsträckning arbeta med externa jämförelser för att jämföra sina målnivåer för nyckeltal i såväl budgetar som uppföljning med andra liknande verksamheter. 2.8.6. Sammanfattande bedömning teknik- och fastighetsutskottet Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis utskottet enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Sammantaget bedöms räkenskaperna vara rättvisande. Utskottets styrning och uppföljning av ekonomi och resurser bedöms i allt väsentligt som tillräcklig. Liksom tidigare år noterar vi att underhållsskulden är oroande hög och frågan behöver hanteras i kommunstyrelsen på ett sådant sätt att det säkerställs att kapitalförstöring inte förekommer som en effekt av det eftersatta underhållet. En tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av underhåll av tillgångar i utskottets verksamheter är avgörande för att utskottets verksamheter ska kunna sägas omfatta en god ekonomisk hushållning. Denna fråga är väsentlig för utskottets verksamhet framöver. Måluppfyllelsen för verksamhetsmålen är för de flesta mål god. Ökad jämförelse med andra kommuner bör eftersträvas. Vad gäller målnivåer för nöjd medborgare inom gator och vägar samt gång och cykelvägar så har kommunen förhållandevis låga målnivåer. 13

3. Styrelsen för Väsby Välfärd 3.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat Styrelsen för Väsby Välfärds verksamhet 2014 bl a genom: Möte med styrelsens presidium den 4 december 2014 Läsning av protokoll med underliggande handlingar Genomgång av verksamhetsplan Granskning av delårsrapport Granskning av verksamhetsberättelse En fördjupad granskning har gjorts av styrningen av skolan. 3.2. Mål och uppdrag Styrelsen för Väsby Välfärd driver och utvecklar den kommunala organisationen av förskola, skola, vägledning, sociala tjänster, fritid, kultur, stöd för personer med funktionsnedsättning samt vård och omsorg om äldre personer i Upplands Väsby kommun. Verksamheten ska bedrivas så att kostnaderna anpassas till intäkterna. Av fullmäktiges budget framgår att Uppdraget är att leverera den kvalitetsmässigt bästa och kostnadsmässigt mest effektiva verksamheten, i konkurrens med privata utförare, vilka också är viktiga samarbetspartners i det gemensamma ansvarstagandet och arbetet för väsbyborna. Väsby Välfärd arbetar på uppdrag av ägaren (KS) eller andras efterfrågan, vilket regleras i överenskommelser. 7 nämndspecifika mål och nyckeltal lämnas till Väsby Välfärd i fullmäktiges budget för 2014. Bland annat att föräldrar och elever ska vara nöjda med sin skola, alla elever ska ha höga kunskaper och en god lärmiljö, samt att kunderna ska uppleva god tillgänglighet, delaktighet, gott bemötande och trygghet. Väsby Välfärd har också erhållit tre nämndspecifika uppdrag för 2014. Dessa är: Vidareutveckla arbetet för ökad affärsmässighet Säkerställa att strategin för ökade kunskapsresultat genomförs Marknadsföra och genomföra åtgärder för nöjda kunder och stolta medarbetare Styrelsen har fastställt mål i enlighet med den struktur och de perspektiv som fastställts av kommunfullmäktige. Många indikatorer och mål är kopplade till skolan vilket bedöms vara rimligt utifrån att det är inom detta område som de största utmaningarna föreligger. 3.3. Uppföljning Uppdraget från fullmäktige att leverera den kvalitetsmässigt bästa och kostnadsmässigt mest effektiva verksamheten, i konkurrens med privata utförare följs inte upp på ett tydligt sätt i verksamhetsberättelsen. Styrelsen bör redovisa sin bedömning av effektiviteten och 14

kvaliteten i förhållande till de privata utförarna då fullmäktiges uppdrag är tydligt i dessa avseenden. Uppföljningen av målen visar, exklusive skolan, på en generellt sett god måluppfyllelse. Glädjande noteras särskilt förbättringar i måluppfyllelsen vad gäller nationella prov i svenska och matematik i årskurs. 3. Meritvärde i årskurs 9 har också förbättrats från 195 år 2013 till 211 år 2014. Även för nyanlända har meritvärdet förbättrats och överstiger målet. Andel elever som fullföljer utbildningen på Väsby gymnasium uppgår till 73 % vilket understiger målet om 85 %. Andel elever i årskurs 9 som är behöriga till nationella program är 75,5 procent, vilket understiger budgeterade 78 %. Även om förbättringar skett för båda dessa nyckeltal jämfört med 2013 så kvarstår en betydande förbättringspotential. Arbetsron i grundskolan är fortsatt problematisk. Andel elever i årskurs 8 som ansåg att det förelåg arbetsro i skolan uppgick endast till 49 % år 2014 jämfört med 60 % år 2013. Målnivån 2014 uppgick till 65 procent. Även i årskurs 5 visar motsvarande uppföljning på ett resultat som väsentligt understiger målnivån. Några tydliga handlingsplaner framgår inte av verksamhetsberättelsen även om åtgärder redovisas på ett övergripande sätt. 3.3.1. Ekonomi/resursplanering Ett underskott om 4,4 mkr redovisas för 2014, vilket är att betrakta som en relativt sett mindre avvikelse i förhållande till verksamheternas totala omfattning. Det är framförallt personalkostnaderna som överstiger budget. Största avvikelsen finns inom vård- och omsorg med minus 5,4 mkr. I verksamhetsberättelsen flaggas upp att såväl Smedbyskolan som Vård och omsorg är i obalans ekonomiskt och att underskott även kan kvarstå inom dessa enheter år 2015. Det är viktigt att styrelsen inte beslutar om en budget som är i obalans om det inte finns beslutade åtgärdsplaner som gör budgeten trovärdig. 3.4. Intern kontroll Styrelsen har under året gjort uppföljningar i enlighet med beslutad internkontrollplan för året. Det är, liksom föregående år, främst inom området representation som brister noterats i underlagen. Vidare föreligger avvikelser vad gäller attestrutiner för löner. Åtgärder har vidtagits för att stärka den interna kontrollen. 3.5. Rekommendationer: Tydliga handlingsplaner bör snarast tas fram för Vård och omsorg och Smedbyskolan då ekonomisk obalans föreligger inom dessa enheter. Det kan ifrågasättas om beslutad budget i styrelsen är realistisk i förhållande till föreliggande kostnadsnivåer och beslutade åtgärder. Verksamhetsuppfyllelsen har förbättrats jämfört med tidigare, inte minst i skolan. Arbetsron är dock ett område som inte går i rätt riktning i årskurs 8 och där måluppfyllelsen inte når upp till fullmäktiges krav. Tydliga handlingsplaner behöver tas fram för att säkerställa en förbättrad måluppfyllelse. 15

Uppdraget från fullmäktige att leverera den kvalitetsmässigt bästa och kostnadsmässigt mest effektiva verksamheten, i konkurrens med privata utförare följs inte upp på ett tydligt sätt i verksamhetsberättelsen. Styrelsen bör redovisa sin bedömning av effektiviteten och kvaliteten i förhållande till de privata utförarna då fullmäktiges uppdrag är tydligt i dessa avseenden. 3.6. Sammanfattande bedömning Styrelsen för Väsby Välfärd Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis Styrelsen för Väsby Välfärd enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. Enligt COSOs definition av intern kontroll så är kopplingen till mål och bristande måluppfyllelse väsentlig och utgör viktiga kriterier för intern styrning och kontroll. Utifrån att kommunallagens krav på revisorernas uttalanden om ändamålsenlig skötsel och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet är separerat från bedömningen av intern kontroll, så sker denna bedömning främst inom området styrning och uppföljning. Detta stämmer också väl överens med Upplands Väsbys ledningssystem där den interna kontrollen kopplat till verksamhetsmålen sker integrerat med verksamhetsstyrningen. Bedömningen av intern kontroll avser sålunda främst den interna kontrollen kopplat till regelverk och administrativa processer. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som tillräcklig. Dock är det viktigt att styrelsen tillser att noterade avvikelser följs upp kontinuerligt för att säkerställa att avvikelserna åtgärdas. Bedömningen av styrning och uppföljning omfattar såväl ekonomistyrningen som verksamhetsstyrningen. Området styrning och uppföljning bedöms utifrån en mängd olika perspektiv. Ur revisionssynpunkt är styrelsernas och nämndernas måluppfyllelse i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer mycket väsentligt att beakta ur ett ansvarsperspektiv Styrelsen bedöms ha ett ändamålsenligt styr- och ledningssystem till sitt förfogande. Måluppfyllelsen är god inom flera områden. Måluppfyllelsen har generellt förbättrats jämfört med föregående år. Flera nyckeltal inom skolan pekar i rätt riktning. Det finns därför skäl att förbättra omdömet i styrning och uppföljning till Acceptabel (föregående år Ej tillräcklig). Arbetsron i skolan är dock fortsatt dålig och andel elever som går ut gymnasiet med behöriga betyg är fortsatt låg. Det är av största vikt att arbetet med att förbättra resultaten i skolan fortsätter med stort fokus kommande år. 16

4. Utbildningsnämnden 4.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat Utbildningsnämndens verksamhet bl a genom: Genomgång av verksamhetsplan Protokollsläsning Granskning av verksamhetsberättelse Granskning av delårsrapport Granskning av årsbokslut/årsredovisning Möte med nämndens presidium den 17 november 2014 Fördjupad granskning av styrningen av skolan (revisionsrapport nr 3/2014) Revisionen har även granskat tillsynen av skolor som sker av Miljö- och hälsoskyddsnämnden. 4.2. Mål och uppdrag Utbildningsnämndens verksamhetsområden är vårdnadsbidrag, pedagogisk omsorg, förskola, skolbarnomsorg, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, gymnasium, gymnasiesärskola, informationsansvar för ungdomar 16-19 år, kommunal vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna samt utbildning i svenska för invandrare. I fullmäktiges budget för 2014 framgår sex utvalda mål och nyckeltal. Bl a att kunskapsresultaten ska förbättras, att elever ska uppleva trygghet i skolan och att föräldrar och elever ska rekommendera sin skola. Utöver de övergripande 10 mål som framgår av fullmäktiges budget, samt utvalda nämndmål enligt ovan, finns sex uppdrag lämnade till nämnden. Dessa är: Öka fokus på elevernas studieresultat. Säkerställa att åtgärder vidtas för att alla barn ska kunna läsa, skriva och räkna vid slutet av skolår 3 Säkerställa tillgången på förskoleplatser/familjedaghem Skapa långsiktiga ekonomiska förutsättningar till alla utförare som stimulerar till verksamhetsutveckling. Säkerställ att barnkonventionens intentioner genomförs hos alla utförare Säkerställ genomförandet av nationell matematiksatsning Utvärdera förskole- och skolintroduktion av nyanlända barn och elever Nämnden har fastställt mål i enlighet med den struktur och de perspektiv som fastställts av kommunfullmäktige. Under våren 2014 har en arbetsgrupp bestående av representanter från utbildningsnämnden, skolprojektet och kundvalskontoret arbetat med att förtydliga och förenkla målen för nämnden inom kundperspektivet. Detta arbete återspeglas i det underlag till flerårsplan 17

med budget för 2015-2017 som nämnden lämnade till kommunstyrelsen under våren 2014. Resultatet är tre tydliga mål som skall vara styrande för nämndens uppföljning av kundperspektivet. 4.3. Uppföljning I verksamhetsberättelsen för 2014 redovisas en strukturerad uppföljning av mål och uppdrag. Uppföljningen knyter väl an till verksamhetsplan och budget. De särskilda uppdragen följs upp specifikt i verksamhetsberättelsen. Beskrivningen av de genomförda uppdragen är dock väldigt kortfattad i flera fall och det är svårt att bedöma i vilken omfattning uppdragen faktiskt har genomförts i vissa fall. Att komma tillrätta med bristerna i skolresultaten är ett prioriterat område i kommunen. Som vi noterade i föregående års motsvarande rapport startade kommunstyrelsen ett treårigt projekt Ett lärande Väsby under hösten 2013. Projektet involverar många parter, bl a ingår både kommunala skolor och friskolor i projektet, och rapporteringen sker till kommunstyrelsen. Utbildningsnämnden och kundvalskontoret är involverade i projektet som en viktig part. Vi noterar att fullmäktige inte har ändrat målen eller uppdragen för nämndens del utan ställer fortsatt de huvudsakliga kraven vad gäller förbättrade skolresultat på utbildningsnämnden. Som vi noterat i våra granskningar är det viktigt att ansvar/roller kopplat till skolresultaten tydliggörs i kommunen. Vi har diskuterat detta med nämndens presidium under året och har fått uppfattningen att även de ser denna fråga som angelägen. Uppföljningen 2014 visar på förbättrade resultat i skolan framförallt i de lägre årskurserna. Generellt kan också noteras förbättrade resultat även om av fullmäktige fastställda målnivåer inte nås. Exempel på mål som inte klarats framgår av nedanstående tabell: Nyckeltal Utfall 2013 Mål 2014 Resultat 2014 Länssnitt 2014 Andel elever i åk 8 60 66 57 68 som rekommenderar sin skola Andel elever i åk 8 som anser att det är arbetsro i skolan 55 65 49 61 Hållbart medarbetarengagemang för kundvalskontoret Andel gymnasieelever som fullgör studier inom 4 år 92 95 79-71 84 74 77 Det presenteras, liksom tidigare år, åtgärder för att stärka måluppfyllelsen framöver. 18

4.3.1. Ekonomi/resursplanering Nämndens mål är att ekonomin ska vara i balans, d v s att budgeten ska klaras. Resultatet för 2014 är minus 4,2 mkr (föregående år 6,7 mkr). Avvikelsen i förhållande till verksamhetens omfattning bedöms inte som väsentlig. Underskottet är främst hänförligt till ökade kostnader för entreprenad/köp av verksamhet. Eftersom nämndens kostnader är helt beroende av volymer fokuserar nämnden på att utveckla metoder för säkrare volymberäkningar utifrån kommunens befolkningsprognos, invånarnas önskemål och nyttjandegraden i verksamheterna. 4.4. Intern kontroll I verksamhetsberättelsen redovisas resultatet av uppföljning av ett antal internkontrollområden från internkontrollplanen 2014. Uppföljningen är relativt omfattande. Det noteras inga väsentliga avsteg, dock redovisas mindre avvikelser inom olika områden som nämnden avser att arbeta vidare med. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som tillräcklig inom de områden som följts upp. Den interna kontrollen omfattar även verksamheten och inom denna finns som ovan framgår avvikelser inom ett antal olika målområden. 4.5. Rekommendationer: Det är viktigt att klargöra ansvar/roller i relationen mellan utbildningsnämnden och kommunstyrelsen vad gäller att resultaten i skolan ska förbättras. Det är viktigt att nämnden även fortsatt fokuserar på att förbättra resultaten inom samtliga de områden som måluppfyllelsen är svag, bl a: o Skolresultaten o De upplevda bristerna i arbetsron framför allt inom grundskolan måste fokuseras. o Kundnöjdheten måste förbättras, detta gäller framförallt för elever i årskurs 8. De uppdrag som särskilt riktats mot nämnden i fullmäktiges budget bör följas upp på ett tydligare sätt i kommande uppföljningar. I vissa fall är det svårt att av verksamhetsberättelsen för 2014 utläsa i vilken omfattning uppdragen faktiskt har genomförts. 4.6. Sammanfattande bedömning utbildningsnämnden Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis utbildningsnämnden enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. 19

Enligt COSOs definition av intern kontroll så är kopplingen till mål och bristande måluppfyllelse absolut och utgör viktiga kriterier för intern styrning och kontroll. Utifrån att kommunallagens krav på revisorernas uttalanden om ändamålsenlig skötsel och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet är separerat från bedömningen av intern kontroll, så sker denna bedömning främst inom området styrning och uppföljning. Detta stämmer också väl överens med Upplands Väsbys ledningssystem där den interna kontrollen kopplat till verksamhetsmålen sker integrerat med verksamhetsstyrningen. Bedömningen av intern kontroll avser sålunda främst den interna kontrollen kopplat till regelverk och administrativa processer. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som acceptabel. Det är viktigt att nämnden tillser att noterade avvikelser följs upp kontinuerligt för att säkerställa att avvikelserna åtgärdas. Bedömningen av styrning och uppföljning omfattar såväl ekonomistyrningen som verksamhetsstyrningen. Området styrning och uppföljning bedöms utifrån en mängd olika perspektiv. Ur revisionssynpunkt är styrelsernas och nämndernas måluppfyllelse i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer mycket väsentligt att beakta ur ett ansvarsperspektiv. I de fall viktiga mål inte har nåtts under flera år kan omdömet successivt försämras, vilket också framgår av god revisionssed (God revisionssed i kommunal verksamhet 2014, utgiven av SKL). Vidare bedöms om tydliga åtgärder vidtagits i tid och om dessa har fått effekt. Vid avvikelser påverkas omdömet också utifrån hur styrelse/nämnd kommunicerat med fullmäktige om avvikelserna. Bedömningen baseras också på den systematik, ändamålsenlighet och säkerhet som finns i styrningen och uppföljning. Nämnden bedöms ha ett ändamålsenligt styr- och ledningssystem till sitt förfogande. Måluppfyllelsen vad gäller resultaten i skolan och nöjda kunder visar, liksom tidigare år, på stora negativa avvikelser i flera fall i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer samt i jämförelse med andra kommuner. Under år 2014 kan dock skönjas förbättrade resultat inom flera områden jämfört med 2013, främst i lägre årskurserna. Mot bakgrund av att det vidtas åtgärder och förbättringar i resultaten har vi bedömt styrningen som acceptabel 2014. Det är dock av största vikt att arbetet med att förbättra resultaten fortsätter med stort fokus kommande år. 20

5. Kultur- och fritidsnämnden 5.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat kultur- och fritidsnämndens verksamhet bl a genom: Genomgång av verksamhetsplan Protokollsläsning och genomgång av handlingar Granskning av delårsbokslut Granskning av verksamhetsberättelse 5.2. Mål och uppdrag Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för utveckling, finansiering, mål och uppföljning inom områdena kultur-, fritids- och ungdomsverksamheter. Fullmäktige har fastställt sex utvalda mål och nyckeltal för 2014, bl a ska nämnden främja ett starkt kultur- och föreningsliv och därigenom bidra till ett attraktivare Väsby. Tre nämndspecifika uppdrag riktas också mot nämnden. Det anges att dessa ska vara genomförda år 2015. Uppdragen är invigning av det nya kulturhuset, säkerställa möjliga ersättningslokaler för verksamheter i Gamla kulturhuset samt aktualisera kommunens kulturmiljöprogram. Nämnden har fastställt mål i enlighet med den struktur och de perspektiv som beslutats av kommunfullmäktige. I huvudsak mäts utbud och utnyttjande av tjänsterna. 5.3. Uppföljning Revisionen har särskilt fokuserat sin granskning på uppföljning av mål och uppdrag vid granskningar av delårsbokslutet per 31 augusti 2014 samt årsbokslutet. Det bedöms föreligga en god stringens och struktur på den uppföljning som sker av mål och uppdrag. Nämnden har överlag god måluppfyllelse. Resultaten är i stort i nivå med föregående år. 5.3.1. Ekonomi/resursplanering Kultur- och fritidsnämnden har för 2014 ett resultat på 1,5 mkr. Överskottet härrörs bland annat till överskott inom personalkostnader på kundvalskontoret, inre underhåll och köp av verksamhet. Nämnden har inte behövt ta bufferten i anspråk. Sammantaget bedöms räkenskaperna vara rättvisande och nämndens styrning och uppföljning av ekonomi och resurser som tillräcklig. 21

5.4. Intern kontroll Kultur- och fritidsnämnden har fastställt en internkontrollplan för 2014. Nämndens egen uppföljning av internkontrollplanen 2014 visar på vissa brister vad gäller inköp (inköp utanför avtal), dokumentation avseende kurser/konferenser samt brister i underlag avseende utbetalningar till föreningar (föreningsbidrag). Det framgår vilka åtgärder som ska vidtas avseende noterade brister. Främst noteras att majoriteten av de föreningar som kontrollerats rapporterar in felaktiga underlag. 5.5. Sammanfattande bedömning kultur- och fritidsnämnden Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis kultur- och fritidsnämnden enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. Det är bra att nämnden har en internkontrollplan och följer upp denna. Nämndens egen uppföljning av internkontrollplanen visar att den interna kontrollen i vissa fall behöver utvecklas. Främst behöver kontrollerna utvidgas vad gäller rapporteringar från föreningar avseende bidragsgrundande information. Uppföljningen av verksamhetsmål och ekonomiska mål visar sammantaget på en god måluppfyllelse. Styrning och uppföljning bedöms som bra. 22

6. Social- och äldrenämnden 6.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat social- och äldrenämnden bl a genom: Möte med nämndens presidium och förvaltningsledning den 23 oktober 2014 Genomgång av verksamhetsplan Granskning av Pulsen Combine Genomgång av protokoll och handlingar Granskning av delårsbokslut Granskning av verksamhetsberättelse Möte med ansvariga politiker i nämnden år 2014 hölls den 10 mars 2015. Även fullmäktiges presidium deltog i mötet som en del i ansvarsprövningen. 6.2. Mål och uppdrag Social- och äldrenämnden ansvarar för huvudmanna- och myndighetsuppgifter inom områdena äldreomsorg, omsorg om funktionshindrade, individ- och familjeomsorg, arbetsmarknadsinsatser och bostadsanpassning. Målen utgår från fullmäktiges övergripande 10 mål (se under avsnitt kommunstyrelsen). Den röda tråden från fullmäktiges till nämndens mål bedöms vara tydlig. Av fullmäktiges budget framgår att det finns fem särskilt utvalda mål inom kundperspektivet: Kunder inom äldreomsorg och omsorg om funktionshindrade ska uppleva tillgänglighet, respektfullt bemötande, inflytande och trygghet Mångfalden av utförare ska säkerställas Myndighetsutövning inom individ- och familjeomsorgen ska ske på ett rättssäkert sätt Individ och familjeomsorgen ska arbeta förebyggande, erbjuda tidiga insatser och vård på hemmaplan så långt det är möjligt Hög kvalitet och effektivitet i alla levererade tjänster Fullmäktige preciserar också sex nämndspecifika uppdrag som riktas till nämnden: Säkerställa fortsatt kostnadskontroll och effektivitet inom individ- och familjeomsorgen Säkerställa genomförandet av Pulsen Combine-projektet Säkerställa tillgång till vård- och omsorgsboende Genomföra handlingsplan för ekonomisk balans inom hemtjänsten Utvärdera kommunala visstidsanställningar Skapa förutsättningar för ett genomförande av LOV inom särskilt boende 2014 23

6.3. Uppföljning Revisionen har särskilt fokuserat sin granskning på uppföljning av mål och uppdrag vid granskningar av delårsbokslutet per 31 augusti 2014 samt årsbokslutet. Det bedöms föreligga en god stringens och struktur på den uppföljning som sker av mål och uppdrag. Uppföljning av mål och uppdrag sker på ett strukturerat sätt i verksamhetsberättelsen. Uppdragen följs upp i enlighet med den struktur som fullmäktige beslutat om i budget 2014, medan målen följs upp i ett bredare perspektiv än enligt fullmäktiges särskilt utvalda mål. Verksamhetens måluppfyllels är god inom flera områden men inom områdena ekonomi och implementering av Pulsen Combine föreligger brister som medfört en röd bedömning av uppfyllelsen (se nedan). 6.3.1. Ekonomi/resursplanering Revisionen har flera år påtalat brister i nämndens ekonomistyrning. Nämnden har liksom tidigare år beslutat om en budget i balans men har kort tid därefter prognostiserat underskott för året. Det är främst områdena omsorg om funktionsnedsatta och äldreomsorg som redovisar väsentliga underskott 2014 medan IFO är i balans. Vad gäller IFO har nämnden bedrivit ett arbete med ekonomistyrningen som varit lyckosamt. Revisionens bedömning har varit och är dock att nämnden inte har kontroll på viktiga volymer i andra verksamheter och att dessa underskattas i budgetarna. I sin verksamhetsberättelse bekräftar nämnden att så är fallet och anger själva som första skäl till obalansen i ekonomin en väl optimistisk budget. Det föreligger också volymökningar jämfört med tidigare år. Här har revisionen påtalat att nämnden bör vara försiktig i sin bedömning av volymeffekter kopplade till åtgärder som planeras. Ur revisionssynpunkt så har nämnden att följa den budget som fullmäktige har beslutat om till dess fullmäktige anger något annat. Nämnden har även själva beslutat om budgeten. Bristerna i styrningen har bekräftats via såväl grundläggande granskning som fördjupade granskningar de senaste åren. I 2013 års revisionsberättelse skrev revisorerna att styrningen i nämnden behöver förstärkas. Mot bakgrund av att det pågick aktiviteter och att det fanns åtgärdsplaner för att åtgärda bristerna valde revisorerna att inte rikta någon anmärkning mot nämnden. Samtidigt påtalades i revisionsberättelsen att det var viktigt att bristerna i styrningen åtgärdades. År 2014 har de negativa avvikelserna ökat ytterligare jämfört med 2013 och 2012. Åtgärder har förvisso genomförts under året men dessa har inte varit i nivå med behoven av kostnadsbesparingar för att klara budget och har därmed inte varit tillräckliga i förhållande till den budget som beslutats av fullmäktige. Redan i februari månads uppföljning 2014 konstaterade nämnden en negativ prognos om nästan 15 mkr för helåret 2014. I delårsrapport 2 per augusti 2014 prognostiserades ett underskott om 25 mkr. Slutligt utfall blev ett underskott på nästan 29 mkr. Bedömningen av ekonomistyrningen 2014 är att den fortsatt inte varit tillräcklig, trots revisorernas påpekanden i rapporter under flera år och riktad kritik i revisionsberättelse för 24