Tid: torsdag 9 december 2010 kl 12:15 Plats: Svampen Närvarande ledamöter Gunnar Andersson (M), ordförande Charlotte Edberger Jangdin (C), 1:e vice ordförande Anette Carlsson (M) Ingrid Tvelin (KD) Ia Malmqvist (MP) Margareta Johansson (S) 2:e vice ordförande Yvonne Nordström (S) Erling Häggström (S) Kurt Hörk (S) Johnny Johansson (S) Svetlana Menhem (V) Tjänstgörande ersättare Anders Brandén (M) Hans Lindenius (FP) Ghjon-Marko Berisha (KD) Lars Norling (S) Närvarande ersättare Nils Edwertz (C) Liza Sörberg (MP) Yvonne Andersson (V) Närvarande tjänsteman Åsa Bellander Jenny Bengtsson Justerare Margareta Johansson Ersättare Charlotte Edberger Jangdin Sekreterare Anette Jonson 1
128 Meddelanden Presidium 2010-11-25 129 Delegationsärenden Diarienummer Tn 2739/2010 Handläggare Anette Jonson Handlingar cirkulerar under nämndsammanträdet. Informationen om delegationsbeslut lades till handlingarna. 130 Informationsärenden Under dagens beredningsmöte informerades om följande ärenden: Kritik på teknik Parkeringsplatser Olaigatan/Slottsgatan Drottninggatan, redogörelse Överklagande av Tn 377/2010 skadeståndskrav Uteserveringar Avtal El-Kretsen NBÅ Ekonomisk månadsrapport Upphandling lastbil för park- och gatuunderhåll Tekniska nämnden lade informationen till handlingarna. 131 Avskrivning av 2009 års utestående fordringar i EMS/Future Diarienr: Tn 2569/2010 Handläggare: Carina Sandell Bakgrund Enligt god redovisningssed ska en osäker fordran ej tas upp som en tillgång. Detta innebär att kommunens tillgångar i bokslutet endast skall innehålla fordringar som det är troligt att få betalt för. Erfarenheterna visar möjligheterna att få in betalningar på fakturor efter att sedvanliga kravåtgärder är ytterst små. God redovisningssed inom detta område innebär därför att fakturor med förfallodatum som ligger längre än ett år från balansdatum skall anses som osäkra tillgångar. Dessa 2
fakturor måste således föras bort ur bokföringen för att kommunens räkenskaper skall vara rättvisande. Nämnderna skall inför varje bokslut ta beslut om avskrivningar av dessa osäkra fordringar. Ärendet Förvaltningen har tagit fram en förteckning över utestående fordringar med förfallodatum 2009-12-31 eller äldre. Dessa fordringar uppgår till 790 853, 62 kr exklusive inkassoavgifter. Observera dock att fordran på den enskilde kvarstår och att planerade åtgärder för betalningen skall fullföljas. Fakturor enligt till ärendet bilagd förteckning avskrivs på grund av att fordran ej längre anses som säker enligt god redovisningssed. 132 Granskningsrapport internkontroll 2010 Diarienr: Tn 2731/2010 Handläggare: Kim Lindberg Ärende Tekniska nämnden beslutade om en granskningsplan för den interna kontrollen 2010. Valet av granskningsåtgärder i granskningsplanen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys. Internkontrollen är nu genomförd och resultatet redovisas i granskningsrapport 2010. Granskningen visar att inom avtalsområdet externa avtal med kund råder en generellt god ordning och rutinerna fungerar. Enstaka avtal har inte kunnat återfinnas i diariet. Inga brister påträffades i granskningen av debiteringsrutiner. Inom personal påvisas att rutin för introduktion av nya chefer saknas. Utvecklingssamtal pågår under hösten 2010. Kompetensutvecklingsplanen finns med som en del av samtalet. Verksamheterna saknar rutiner för att säkerställa uppdaterad och korrekt information till Kundtjänst. Informationen är inte alltid korrekt och uppdaterad och systematiskt informationsutbyte saknas. De flesta verksamheter lever inte upp till servicegarantin för klagomål. Det brister i återkoppling i ärendet till medborgaren. Målet för handläggningstiden markupplåtelse av uteserveringar uppnås men krögarna är missnöjda med kvalitetskraven. Målet för handläggningstiden kundfakturering uppnås inte för nuvarande. Miljökraven vid upphandling av gatsten från Portugal uppfylls i stort. 3
Det finns förbättringspotential inom alla områden men högsta prioritet får utvecklingen av klagomålshanteringen. En handlingsplan för åtgärder tas fram under våren 2011. Granskningsrapport 2010 inom Tekniska nämnden godkändes och överlämnas tillsammans med nämndens beslut till kommunledningskontoret senast december 2010. 133 Granskningsplan inklusive riskanalys internkontroll 2011 Diarienr: Tn 2732/2010 Handläggare: Kim Lindberg Ärende Riktlinjen för intern kontroll kompletterar lagstiftningen och syftar till att säkerställa att nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Detta innebär att säkerställa att följande mål uppnås: En ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m. Nämnderna ska inför varje år besluta om en granskningsplan för uppföljning av den interna kontrollen. Valet av granskningsåtgärder i granskningsplanen ska föregås av en dokumenterad analys av sannolikhet och konsekvens. Kommungemensamma granskningsåtgärder 2011: Inom ekonomiområdet Beställningsprocessen. Nämndernas rutiner för att granska efterlevnaden av policy och riktlinjer för representation. Inom personaladministrativa området Personalförsörjningsprocessen. Tillförlitliga data i kommunens personaladministrativa system. Verksamhetsspecifika granskningsåtgärder 2011: Förvaltningen föreslår dessutom sex egna granskningsområden: 4
Inom ekonomiområdet Köptrohet mot ramavtalsleverantörer. Uppföljning hur beställning och inköpsarbetet bedrivs och rutinerna. Inom personaladministrativa området Rekryteringsprocessen använder vi rätt rekryteringskanaler och rekryteringsverktyg? Är lönen begränsande för rekryteringen. Har vi rätt kravprofil? Inom verksamheterna Servicegarantierna klarar vi garantierna? Har vi ändamålsenliga rutiner som efterföljs? Miljökrav på entreprenader, Avfallsprocessen. Uppföljning av kriterierna angivna vid upphandling. Miljörevision hur fungerar miljöledningssystemet? Hur säkerställs miljöledningssystemets funktion? Kundfakturering Park och Gata uppföljning av handläggningstiden för fakturering. 1. Tekniska nämnden gav Tekniska förvaltningen i uppdrag att genomföra granskning enligt Kommunstyrelsens beslut och förvaltningens förslag. 2. Tekniska förvaltningen ska avge rapport till Tekniska nämnden i december 2011. 134 Sammanträdestider 2011 Handläggare: Åsa Bellander Ärende Förvaltningen har tagit fram förslag på tider för presidiemöten och nämndsammanträden för år 2011. Ordinarie presidiemöten för Tekniska nämnden ska under år 2011 hållas torsdagar den 27 januari, 3 mars, 31 mars, 5 maj, 26 maj, 11 augusti, 8 september, 29 september, 3 november, 24 november. 5
Ordinarie nämndsammanträden för Tekniska nämnden ska under år 2011 hållas torsdagar den 13 januari, 10 februari, 17 mars, 14 april, 18 maj, 9 juni, 25 augusti, 22 september, 13 oktober, 17 november och 8 december. 135 Jämställdhetsarbete Diarienr: Tn 2364/2010 Handläggare: Julia Runesson Ärendebeskrivning Jämställdhetsdelegationen har uppdraget att samordna uppföljning och utvärdering av kommunens jämställdhetsarbete och årligen redovisa resultaten för kommunstyrelsen. Med anledning av uppföljningsuppdraget vill delegationen få svar på fem frågor för att få en bild av jämställdhetsarbetet bland samtliga nämnder och kommunala bolag. Svar på frågorna finns i sin helhet i tjänsteskrivelsen. Jämställdhetsdelegationen vill få svar på följande fem frågor: 1. Kan din verksamhet garantera service på lika villkor oavsett kön? 2. Hur arbetar ni för att perspektiven barn, genus och mångfald genomsyrar er planering och ert beslutsfattande? 3. Hur kommer ni att behandla beslutsunderlag som saknar konsekvensbedömning av de tre perspektiven? 4. Hur använder ni könsuppdelad statistik? 5. Vad har er förvaltning/ ert bolag konkret gjort för att främja jämställdheten för brukare och medborgare i er verksamhet under 2010? Sammanfattningsvis så strävar förvaltningen alltid efter att garantera god service oavsett kön. Mycket av den service som förvaltningen tillhandahåller är oberoende av kön, det handlar om en kund som är beställare av exempelvis avfallshämtning eller vatten och avlopp. I all vår planering och beslutsfattande strävar vi efter att de tre perspektiven barn, genus och mångfald ska tillgodoses. På förvaltningen finns exempelvis två teknik- och miljöpedagoger som arbetar med Hållbar utveckling i skolan som är Örebro kommuns stödresurs inom miljö, natur och trafik som erbjuds förskolor, skolor och SFI. Ett förbättringsområde är att tydliggöra hur vi arbetar med perspektiven. Könsuppdelad statistik används till viss del, exempelvis den stora kundenkäten Kritik på teknik 2010 och i utvärderingen av snöröjning och halkbekämpning. Ett förbättringsområde på förvaltningen är att ha mer könsuppdelad statistik där det är möjligt. Tekniska förvaltningen har sedan 1 januari 2010 en ny organisation som har ett ännu tydligare kundfokus vilket kommer främja både kvinnor och män. 6
sunderlag Jämställdhetsdelegationens fem uppföljningsfrågor. Tjänsteskrivelsen Uppföljning av jämställdhetsarbetet 2010 Tekniska nämnden lämnar svar till jämställdhetsdelegationen som uppföljning av jämställdhetsarbetet i enlighet med tjänsteskrivelsen daterad 2010-11-18. 136 Detaljplan för kv Ladugården i Olaus Petri församling Diarienr: Tn 2571/2010 Handläggare: Gösta Eriksson Syfte Syftet med detaljplanen är att möjliggöra byggnation av två flerbostadshus i fem våningar inne på gården i kvarteret Ladugården. Synpunkter Förvaltningen har synpunkter gällande takbeklädnaden på de nya husen, träden på kvartersmark samt bestämmelsen om bulleråtgärder. Tekniska nämnden beslutade att förvaltningens förslag till yttrande ska utgöra Tekniska nämndens yttrande över rubricerad detaljplan. 137 Detaljplan för kv Tegelmästaren 6 (område vid Markbackens centrum) Diarienr: 2426/2010 Handläggare: Gösta Eriksson Syfte Syftet med detaljplanen är att möjliggöra byggnation av ett allaktivitetshus för ungdomar i Markbackens centrum. Synpunkter Förvaltningen har synpunkter på träden som försvinner, kostnaden för att flytta Örnsköldsgatan och gång- och cykelvägen samt ombyggnad av Lertagsgatan till gångfartsområde. Vidare har förvaltningen synpunkter på föreslaget övergångsställe över Ekersvägen, cykel- och bilparkering, vatten- och avloppsledningar samt beskrivningen om dagvattenåtgärder. 7
Tekniska nämnden beslutade att förvaltningens förslag till yttrande ska utgöra Tekniska nämndens yttrande över rubricerad detaljplan. 138 Upphandling vattenledning Hovsta-Lillån Diarienummer Tn 1649/2010 Handläggare: Göran Duberg Ärende Anbudsinbjudan daterad 2010-11-12 har annonserats via OPIC och åtta entreprenörer har lämnat anbud. Sista anbudsdag var den 30 november. Utvärdering har skett med avseende på lägsta pris och att entreprenören uppfyller uppställda skallkrav avseende kvalitet, miljö och ekonomi, till exempel att anbudssumman inte får överstiga 50 procent av företagets eller gruppens senaste årsomsättning. Omfattningen av entreprenaden, längd 1,8 km och dimension 225 mm PE-ledning har redovisats för Tekniska nämnden i november 2010. Tekniska nämnden antog anbud från Brogrund Mark AB med en anbudssumma av 1 437 000 kr. Denna paragraf förklarades omedelbart justerad. 139 Upphandling vattenledning Ormesta-Hjälmarsberg Diarienummer Tn 1648/2010 Handläggare: Göran Duberg Anbudsinbjudan daterad 2010-11-12 har annonserats via OPIC och sex entreprenörer har lämnat anbud. Sista anbudsdag var den 30 november. Utvärderingen har skett med avseende på lägsta pris och att entreprenören uppfyller ställda skallkrav avseende kvalitet, miljö och ekonomi, till exempel att anbudssumman inte får överstiga 50 procent av företagets eller gruppens senaste årsomsättning. Omfattningen av entreprenaden, längd 2,6 km och dimension 225 mm PE-ledning har redovisats för Tekniska nämnden i november 2010. Tekniska nämnden antog anbud från NCC Construction Sverige AB med en anbudssumma av 2 135 000 kr. Denna paragraf förklarades omedelbart justerad. 8
140 Osund konkurrens Mätarservice Diarienr: Tn 465/2010 Handläggare: Thomas Juhlin Bakgrund Samtliga nämnder fick i uppdrag av Kommunstyrelsen att inventera om det förekom någon osund konkurrens inom verksamheten. Nämnden fick en redovisning av detta i mars och beslutet var att särskilt titta på fyra fall av tveksamheter som framkom i den tidigare inventeringen varav kontroll och revision av vattenmätare var ett fall. Tekniska förvaltningens mätarservice är sedan 1995 ett ackrediterat kontrollorgan för kontroll och revision av kallvattenmätare. I samband med ackrediteringen har Mätarservice anlitats av andra kommuner som inte har egna resurser för kontroll och revision av dessa anläggningsdelar. Omfattning Kommunerna som anlitar Mätarservice är dels länets kommuner och dels Kristinehamn, Grums, Arvika, Mariestad, Götene, Borås och Kalmar kommuner. Revisionsvolymerna är cirka 40 % egna mätare och cirka 60 % externa mätare. Mätarrenoveringsgruppen har 2 heltidsanställda mätarrenoverare och 0,5- tidstjänst som mätarrengörare. Omsättningen är cirka 0,8 miljoner kr/år för egna mätare och cirka 1,2 miljoner kr/år för externa mätare. Arbetet bedrivs i ändamålsenliga lokaler och utrustning. Den externa revisionsverksamhetens ekonomiska resultat vid uppföljningstillfället 31oktober 2010 var intäkterna 829 390 kr, kostnaderna 980 390 kr, som ger en nettokostnad av -150 880 kr. Syfte Syftet att utföra mätarrevisioner åt andra kommuner på ett affärsmässigt sätt har varit att - utnyttja produktionskapacitet i befintliga provbänkar - öka intäkterna till VA-verksamheten - på ett enklare sätt (learning by doing) bevara och förbättra medarbetarnas kompetens och upprätthålla ackrediteringen för mätarrevisionen - bidra till samarbete och överföra erfarenheter kommuner emellan. Bedömning Vår uppfattning är att volymen externa mätarrevisioner idag är för stor. De större kommunerna som idag köper tjänster av oss kommer inom en 9
snar framtid att gå ut och upphandla kontroll och mätarrevision enligt LOU. Här kan Tekniska nämnden bestämma sig för olika förhållningssätt. Antingen lämnar Örebro kommun anbud på de upphandlingar som kommer ut eller så avstår man utifrån önskan att minimera konfliktytorna med de privata aktörerna. Kvar finns de kommuner som fortfarande kan direktupphandla p g a lågt upphandlingsbelopp. Om man väljer att minimera konfliktytorna så bör avvecklingen av säljverksamheten ske successivt så att den privata marknaden hinner växa samt att prisbilden inte drivs upp p g a kapacitetsproblem. 1. Kontroll och mätarrevision ska tydligt redovisas skilt från annan verksamhet i bokslut under 2011. 2. Förvaltningens bedömning att rättsläget är oklart beträffande osund konkurrens, men att volymen externa mätarrevisioner är för stor, godkändes. 3. Konfliktytorna mot de privata aktörerna ska minimeras och mätarrevisionerna av externa vattenmätare ska successivt avvecklas under en tid av ca 5 år. 4. Förvaltningen fick i uppdrag att undersöka möjligheterna till ett personalövertagande (avknoppning) av mätarrevisionsverksamheten. 141 Inköp av Glycerol för Fordonsgasproduktion Diarienummer Tn 2865/2010 Handläggare Jan Rönnkvist Ärendet Underskottet av fordonsgas i Örebro är, enligt SBI, 2 200 000 m 3 gas per år baserat på aktuellt uttag. Biogasbussarna överskrider avtalade mängder med 600 000 m 3 /år och stadens två mackar överskrider bedömt behov med 500 000 m 3 /år. Resten av underskottet beror på ökad efterfrågan i Stockholm. Underskottet täcks idag av LNG (flytande naturgas). Vid användande av naturgas påförs Örebro kommun en förhöjd avgift samt en koldioxidskatt. För att minska underskottet kan den outnyttjade kapaciteten vid reningsverket i Skebäck användas. SBI har erbjudit Örebro kommun att köpa glycerol, ett substrat som erhålls som biprodukt vid framställning av syntetisk diesel av skogsråvara. SBI använder själv denna produkt vid sin gröngasanläggning i Örebro. Fördelas kostanden för glycerolen mellan skattekollektivet, ägare av uppgraderingsanläggningen, och VA med förhållandet 25%/75% blir 10
produktionsresultatet för båda parter oförändrat mot budget enligt marginalkostnadskalkyl. Den stora vinsten kommer genom mindre användning av fossil naturgas i Örebro och de kostnader det medför. Tekniska förvaltningen fick i uppdrag att köpa glycerol i den omfattning som erbjuds från SBI, dock maximalt upp till gällande tillstånd (20 Gwh). 142 Uppsägning av avtal ang gasleveranser till Scan (fd Swedish Meats) Diarienummer Tn 1372/2010 Handläggare Jonas Fintling Ärendet Tekniska förvaltningen har sedan 2005 levererat deponigas till Scan. Grundavtalet löpte till 2007-12-31 med en förlängning på ett år i taget om uppsägning inte sker från endera avtalspart. Ingen part har sagt upp avtalet varvid detta för närvarande gäller till 2011-12-31. Under avtalstiden har gasproduktionen vid Atle minskat beroende på avklingande aktivitet i deponin. Hur stor mängd som kommer att produceras i framtiden kan inte sägas med säkerhet. Under avtalstiden har en produktion av fordonsgas vid Skebäck startats vilket lett till att Atle idag förser USÖ, Scan, Naturens hus, Skebäck och Atle med gas för uppvärmning och ångproduktion. Idag räcker inte vår deponigas till alla kunder, vilket leder till en prioritering, med följden att gas som är ämnad till fordonsgas säljs som bränngas. För att klara situationen köps dessutom externt material in till Skebäck för att framställa gas, vilket är en förlustaffär för Tekniska förvaltningen. Teknisk förvaltningen fick i uppdrag att säga upp avtalet med Scan angående leverans av gas för att kunna omförhandla detta till rådande situation. Denna paragraf förklarades omedelbart justerad. 11
143 Flytt av torghandeln på Stortorget under vecka 1 2011 Diarienr: Tn 2812/2010 Handläggare: Magnus Eriksson Bakgrund Ansökan har inkommit från Polismyndigheten i Örebro län angående ianspråktagande av offentlig plats. I ansökan framgår att sökanden avser arrangera en snowboardtävling på Stortorget lördagen den 8 januari 2011. Detta arrangemang beräknas få stor genomslagskraft i snowboardvärlden och åkare i världsklass är inbjudna att medverka varav en är örebroaren Kalle Olsson som är snowboardproffs. För att kunna bygga en backe samt ett mässområde krävs att Stortorget stängs av mellan Drottninggatan och Kungsgatan hela första veckan i januari och att torghandeln flyttas från den delen av Stortorget till ytan vid Stortorget 11 (Holmqvist optik). Onsdagen den 1 december 2010 träffade Tekniska förvaltningen och City Örebro representanter för torghandlarna på Stortorget och diskuterade förslaget, vilket torghandlarna ställde sig positiva till. Tekniska nämnden beslutade att torghandeln flyttas från mellandelen av Stortorget till ytan vid Stortorget 11 under vecka 1, 2011. 144 Kvalitetsprogram för uteserveringar delegation Tekniska nämnden beslutade att delegera beslutanderätt över kvalitetsprogram för uteserveringar till ett utskott bestående av Gunnar Andersson (M), Margareta Johansson (S) och Charlotte Edberger Jangdin (C). - - - 12
Vid protokollet Anette Jonson, sekreterare Justerat den 16 december 2010. Gunnar Andersson, ordförande Margareta Johansson, justerare Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 17 december 2010. 13