Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2016-11-15 356 Förstudie - Strukturerad medborgardialog. KS 2016-216 KS Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Anteckna till protokollet att förstudierapporten om strukturerad medborgardialog är redovisad och överlämnad till kommunstyrelsen för vidare ställningstagande om hur arbetet med medborgardialog kan stärkas och utvecklas som ett verktyg för ökad öppenhet och demokrati i. 2 Förstudien läggs till kommunchefen för fortsatt hantering. Beslutsunderlag Strukturerad medborgardialog i, 2016-09-28 Sammanfattning av ärendet En förstudierapport har tagits fram på beställning av kommunchefen. Rapporten syftar till att skapa ett underlag för att se vidare på hur kan förhålla sig till medborgardialog. Medborgardialog är ett sätt att skapa delaktighet och förbättra relationen mellan kommunen och dess invånare. Det är även ett sätt att effektivisera verksamheten på och använda för att skapa bättre beslutsunderlag. I finns både viljan och ambitionen att förbättra dialogen med invånarna men överlag saknas ett strategiskt tankesätt kring arbetet. Ekonomi Rapporten påverkar inte kommunens ekonomi. Övervägande Underlaget till förstudierapporten är samtal med förvaltningscheferna, kommunstyrelsens arbetsutskott samt representanter från förvaltningarna. Slutsatsen av förstudiearbetet visar att det behövs en struktur för medborgardialogen om vill utveckla detta arbete vidare. Detta innefattar bland annat att medborgardialoger i kommunen ska planeras med tydligt syfte, bestämda förväntningar och plan för hur resultatet ska hanteras och hur återkoppling ska göras. Det innebär att det finns en struktur för medborgardialoger med invånare istället för att fokus enbart ligger på att genomföra aktiviteter. Strukturen innebär främst att syfte och planering bestäms först och att aktiviteter med invånare planeras utefter det istället för tvärtom.
Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2016-11-15 Forts 356 Utan struktur och planering är risken att medborgardialoger inte används för att verkligen lyssna in och inbjuda till deltagande, utan istället syftar till att legitimera kommunen och det arbete som görs. Om detta sker kan det vara så att invånare bjuds in i frågor som egentligen inte är påverkansbara och istället skapar missnöje och besvikelse. Utan strukturerad planering riskerar även medborgardialoger att bli otydliga och svårhanterliga, både internt och externt, eftersom syftet och hanteringen av resultatet inte är klargjort i förväg. Rapporten avslutas med ett antal rekommendationer för det vidare arbetet, som presenteras utan inbördes ordning. Förhoppningen från kommunstyrelseförvaltningen är att kommunstyrelsen och dess arbetsutskott kan använda rapporten som underlag för att fundera över vidare arbete för att stärka och utveckla Falkenbergs medborgardialog. Yrkanden Mari-Louise Wernersson (C) yrkar att förstudien ska läggas till kommunchefen för fortsatt hantering. Propositionsordning Ordföranden ställer Mari-Louise Wernerssons (C) yrkande mot avslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med Mari-Louise Wernerssons (C) yrkande. Vid protokollet Johan Ahlberg Protokollet justerat 2016-11-15 och anslaget 2016-11-16. Utdragsbestyrkande
1(15) Startdatum: 2015-09-25 Slutdatum: 2016-10-03 Beställare: Charlotte Johansson, kommunchef Projektledare: Jenny Antonsson, utredningssekreterare Strukturerad medborgardialog i Detta dokument skapas av förstudieledaren och lämnas till beställaren.
2(15) Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Bakgrund... 4 3. Syfte... 5 4. Avgränsningar... 5 5. Tillvägagångssätt... 5 6. Omvärldsanalys... 5 7. Redovisning av samtal... 9 8. Riskanalys... 12 9. Finansiering... 11 10. Personella resurser... 13 11. Sammanfattande analys... 13 12. Rekommendationer... 14 13. Fastställande... 15
3(15) 1. Sammanfattning Medborgardialog är ett sätt att skapa delaktighet och förbättra relationen mellan kommunen och dess invånare. Det är även ett sätt att effektivisera verksamheten på och använda för att skapa bättre beslutsunderlag. I finns både viljan och ambitionen att förbättra dialogen med invånarna men överlag saknas ett strategiskt tankesätt kring arbetet. Syftet med förstudien har varit att skapa ett underlag för hur kan förhålla sig till medborgardialog i ett fortsatt arbete med frågan. Underlaget till förstudierapporten är samtal med förvaltningscheferna, kommunstyrelsens arbetsutskott samt representanter från förvaltningarna. Dessa samtal har i rapporten sorterats upp i tre teman som var återkommande. Dessa var - Skillnad mellan medborgardialog och kommunikation - Roller och ansvar för medborgardialogen - Medborgardialog - för kommunen eller för invånarna? Slutsatsen av förstudiearbetet visar att det behövs en struktur för medborgardialogen om vill utveckla detta arbete vidare. Detta innefattar bland annat att medborgardialoger i kommunen ska planeras med tydligt syfte, bestämda förväntningar och plan för hur resultatet ska hanteras och hur återkoppling ska göras. Med hänsyn till pågående processer i den kommunala organisationen föreslås ett fortsatt arbete med att strukturera medborgardialogsarbetet börja i liten skala. Rapporten avslutas med ett antal rekommendationer för det vidare arbetet.
4(15) 2. Bakgrund Falkenberg, tillsammans med många andra av Sveriges kommuner, står idag inför utmaningen att hålla förtroendet från medborgarna på en fortsatt hög nivå. Det är en utmaning bland annat eftersom vi ser ett ständigt minskande intresse för att engagera sig i politiska partier. Dessutom gör den ökade digitaliseringen av samhället att ställtiderna blir kortare och medborgare förväntar sig öppenhet och ett snabbt bemötande. Det går inte alltid ihop med den kommunala beslutsprocessen. Samtidigt möjliggör digitaliseringen att information och kommunikation till och från allmänheten kan göras enkel och snabb och nå ut till fler. Även om intresset för politiska partier minskar så visar forskning på att samhällsengagemanget finns bland medborgarna, men att det i större utsträckning kretsar kring sakfrågor och att engagemanget behöver ta sig andra former för att locka människor. Alternativa former för engagemang genom medborgardialog kan inte ersätta det representativa systemet och den traditionella demokratin, men det kan fungera som ett komplement. Det kan vara ett sätt att skapa en närmare relation och förbättrad kommunikation mellan kommunen och kommuninvånarna. I förlängningen kan det leda till bredare och förhoppningsvis bättre underlag till de beslut som fattas. Vi pratar mer och mer om vikten av dialog med medborgarna i Falkenberg. Det är inget nytt i att vilja förbättra kommunikationen och dialogen med våra medborgare, men i allt fler processer på senare år har dialogen fått en större roll som begrepp och vi sätter olika processer vi gör i ett sammanhang som handlar om demokrati och hållbarhet/legitimitet. Det finns ett behov av att se över medborgardialogen i kommunen idag för att kunna skapa en bild av helheten och se på alternativ till fortsatt arbete. Ett av kommunfullmäktiges övergripande mål är att Falkenberg ska bli mer inkluderande, vilket bland annat innebär att möjligheten till insyn, inflytande och delaktighet i kommunens utveckling ska öka. Även kommunstyrelsen har antagit ett mål om att öka invånarnas tillit och förtroende för kommunens verksamhet, inom vilket ökad delaktighet är inkluderat. Dessutom har det under senaste åren även väckts ett större intresse hos flera tjänstemän att arbeta annorlunda och öka dialogen utåt. De senaste åren har ett antal medborgardialogsaktiviteter genomförts, bland annat arbetade kommunens planenhet 2014 med modellen Arkitekter i skolan, som syftar till att få in barns röster, tankar och åsikter i stads- och samhällsplaneringen. Enheten hade även en öppen dialogstuga på Vallarna i några dagar under 2015 för att samla in synpunkter om området. Arbetet med kunskaps- och kulturcentrum har även inneburit ett antal aktiviteter ihop med invånare och andra intressenter. Under 2014 bjöd Falkenbergs Näringsliv dessutom in invånare att komma med idéer och förslag på hur centrum kan utvecklas i en aktivitet som kallades Offentliga rummet. En återkoppling av aktiviteten planeras genomföras på ett likande sätt under slutet av 2016. Eftersom viljan och ambitionen för att förbättra dialogen med invånarna finns, men att det överlag saknas ett strategiskt tankesätt kring arbetet, till exempel att veta varför och hur och hålla ihop arbetet på rätt sätt, initierades denna förstudie. Kommunchefen beställde förstudien 2015.
5(15) 3. Syfte Syftet med förstudien är att skapa ett underlag för att se vidare på hur kan förhålla sig till medborgardialog. Syftet har besvarats genom följande frågeställningar: -Hur definierar andra medborgardialog? -Hur skulle kunna arbeta mer strategiskt med medborgardialog som ett verktyg för ökad öppenhet och demokrati? 4. Avgränsningar Förstudien fokuserar specifikt på medborgardialog, vilket innebär att andra former av kommunikation och samverkan med invånare inte lyfts, till exempel medborgarförslag, olika formaliserade brukarråd och inte heller det övergripande, allmänna demokratiuppdrag som kommunen har. Partiers och förtroendevaldas egen dialog med väljarna kommer heller inte tas upp. I rapporten inkluderas heller inte lagstadgad dialog, till exempel samråd i planarbetet eller forum för skolelevers inflytande enligt skollagen. 5. Tillvägagångssätt Förstudien är baserad på ett antal möten med syftet att fånga in tankar och idéer om kommunens verksamhet och idéer, erfarenheter och intresse av att driva verksamheten ihop med kommunens invånare. Medvetet har frågorna varit breda och anpassade efter forumet och diskussionen har varit övergripande, för att kunna få en bra bild av vad som gäller och är viktigt i Falkenberg just nu. - Kommunstyrelsens arbetsutskott har fört en öppen diskussion om vad medborgardialog innebär, vem dialogen är till för samt rollfördelningen mellan tjänstemän och förtroendevalda. - Förvaltningscheferna har suttit tillsammans i workshop för att tillsammans diskutera vem kommunens verksamhet är till för och vad dialog med invånarna innebär idag. - En tjänsteman från varje förvaltning blivit ombedd att ge en övergripande bild av hur deras förvaltning arbetar idag och att berätta om deras erfarenhet och upplevda behov av en förbättrad medborgardialog. Personerna har svarat utifrån sin egen kunskap, kännedom och egna åsikter. De kan alltså inte förväntas att de har en heltäckande översyn, men samtidigt ger de en fingervisning på sin förvaltnings inställning och arbete med medborgardialog. Det ska poängteras att det inte alltid har varit enighet i grupperna under samtalen. Analysen och slutsatsen bygger därför på det som det har varit en relativ samsyn på. I sammanfattningarna av vad som sas på mötet presenteras huvuddragen i samtalen, även om hela grupperna inte var överens om allt det som nu återberättas. 6. Omvärldsanalys Vad är medborgardialog? Medborgardialog är ett välanvänt begrepp i politiska sammanhang idag. Dock är definitionerna många. De kommuner, landsting och förbund som fördjupat sig i dialogarbetet i Sverige idag har ofta egna definitioner. För att förstå grunden i vad medborgardialog innebär och hur det kan definieras är det bra att ta del av exempel på vad det är och hur det kan användas.
6(15) Skillnad på dialog och medborgardialog Dialog I grunden alla former av samtal mellan två eller flera personer, till exempel i ett telefonsamtal. Det är alla vardagliga kontakter som vi gör, kommunikation människor emellan. Medborgardialog Brukardialog Ett begrepp som innebär en avgränsad aktivitet med en strukturerad dialog med allmänheten med syftet att utveckla en verksamhet och förbättra besluten. Ett tjänstemannaverktyg kopplat till en kommunal verksamhet som riktas mot en specifik intressegrupp. Det är skillnad på dialog mellan två personer och begreppet medborgardialog. Dialog eller kommunikation mellan två personer sker ständigt, varje dag. Det skulle kunna finnas anledning att från en kommuns sida att förbättra en sådan, men det handlar i så fall om att utveckla servicen och bemötandet. Men att arbeta med medborgardialog och vilja öppna upp för mer medborgardialog syftar på aktiviteter som genomförs. För att dessa ska lyckas krävs struktur och planering både före, under och efter. Vissa kommuner som har arbetar strukturerat med medborgardialog skiljer även på medborgardialog och brukardialog, men den stora distinktionen som behöver göras för Falkenberg i nuläget är den mellan fortlöpande service och kommunikation å ena sidan och bestämda, planerade aktiviteter med ett särskilt syfte å andra sidan. Behovet och nödvändigheten av att planera och strukturera Sveriges kommuner och landsting (SKL), liksom andra aktörer som har kommit långt på dialogområdet, påpekar alla hur viktigt det är att planera och strukturera dialogen. Allt eftersom kommunens metoder och aktiviteter för medborgardialog utvecklas blir det svårare att få en överblick. Kommunens medborgardialog blir ostrukturerad, inte sammanhängande, och till slut kommer det att påverka signalerna som kommunen sänder utåt till invånarna. Medborgardialogen behöver sättas i ett sammanhang och ses som en helhet och på sikt kan det behövas tas fram en strategi och riktlinjer för hur arbetet ska hanteras. Ju fler processer och aktiviteter som kopplas till området medborgardialog eller kommuniceras att vara medborgardialog, desto större blir behovet av att på ett genomtänkt och planerat sätt hantera det som dialogen ger och kunna återkoppla. En väl genomförd dialog som känns värdefull och meningsfull för både invånare, tjänstemän och förtroendevalda innebär minst lika mycket förarbete som efterarbete. Men ju mer kommunen riktar sig utåt och letar efter möjligheter till medborgardialog, desto större blir behovet av att fundera på hur kommunen sen kan gå vidare och hur resultatet ska användas. Det behövs kunskap om hur resultatet kan användas till något konkret. Både för den interna hanteringen av det som medborgardialogen ger, men även för legitimiteten gentemot invånarna. Andras rekommendationer för medborgardialog Sveriges kommuner och landsting arbetar sedan många år medvetet med frågor som rör demokrati och medborgardialog och de har tagit fram en definition och utvecklat egna rekommendationer kring hur kommuner och landsting kan arbeta med medborgardialog. Deras utgångspunkt är att kommunerna behöver utveckla den systematiska dialogen med invånarna som ett underlag för det beslut som fattas. Genom att göra det: -ökar förutsägbarheten för det demokratiska systemet -ökar tilliten och förtroendet
7(15) -breddas kunskapen bakom de politiska besluten -blir dialogen mer meningsfull för medborgaren så att denna blir mer än en protestmedborgare 1 SKLs rekommendationer 2 är att: - Arbeta systematiskt med medborgardialog Med detta menar de att se medborgardialog som något större än ett samtal mellan människor. Det handlar om att vara ett stöd till det representativa systemet genom att se invånares kunskaper som en tillgång. Genom att planerat använda olika metoder kan kommunen få kunskap om invånares värderingar och invånare kan ges kunskap om kommunens ansvar, styrning och verksamhet. - Koppla medborgardialogen till de förtroendevalda och den representativa demokratin Förtroendevalda är nyckeln till att medborgardialogarbetet lyckas i det långa loppet. De måste själva känna sig bekväma med upplägget och se att det finns vinster med att göra invånarna delaktiga. Om medborgardialogen helt sköts på tjänstemannanivå växer gapet mellan förtroendevalda och medborgare ytterligare, vilket är motsatt effekt mot vad som önskvärt. Om medborgardialogen inte förankras och inte utformas på rätt sätt riskerar den att istället bli en konkurrent till de politiska partierna. Invånaren kan tänkas gå runt de politiska partierna eftersom den ser att det ändå går att påverka genom medborgardialogen. - Arbeta internt innan invånarna bjuds in och planera för efterarbetet En planerad medborgardialog kräver förberedelser. Det viktiga för att dialogen ska ge ett bra resultat är att den har ett tydligt syfte, sammanhang och en bestämd metod. Det är grundläggande att veta bakgrunden till varför dialogen ska genomföras och vad man vill uppnå med den. Dessutom bör det definieras vem som berörs av frågan och hur dialogen ska genomföras på bästa och på mest passande sätt för syftet. Till det kommer även att det bör finnas en plan för hur återkopplingen ska ske. - Tydliggör vilken form av delaktighet som invånare ska erbjudas Medborgardialog kan ske i olika former och på olika delaktighetsnivåer. Det bör i varje dialogaktivitet i förväg bestämmas på vilken nivå dialogen ligger. Att klargöra om invånare förväntas tycka till i en fråga eller till exempel vara med och ta beslut underlättar för både deltagande invånare och för den som ansvarar och planerar för dialogen. - Gör medborgardialogen meningsfull När invånare bjuds in att vara delaktiga är det också viktigt att de känner att det är meningsfullt. Bland annat handlar det om att de engageras i den fas av en process där deras deltagande har betydelse och kan vara till verklig nytta. Dessutom ska frågorna som lyfts vara intressanta för de involverade och medborgardialogen ska ha ett tydligt syfte som går att ta till sig. Efter genomförd aktivitet behövs återkoppling för att invånarna ska se och förstå vilken effekt och vilka resultat deltagandet gav. Meningsfullheten gäller även för kommunen, som ska känna att det går att få ut något från genomförd aktivitet. En aktivitet som ger ett resultat som ingen har intresse av att använda är bortslösade resurser. Liknande rekommendationer finns även på andra ställen i Europa. I Storbritannien används ofta fyra principer, kallade The Gunning Principles, vid arbete med dialog och samråd. Dessa principer 1 SKL 11 tankar om medborgardialog i styrning 2 SKL 11 tankar om medborgardialog i styrning
8(15) är enkla rättesnören för att se till att medborgardialogen blir givande för både invånare och kommunens arbete. 1. Deltagarna involveras i ett skede när frågan fortfarande är påverkansbar 2. Deltagarna har tillräcklig information om frågan för att kunna göra en bedömning av det frågan handlar om 3. Deltagarna ges tillräckligt med tid för att kunna delta på ett meningsfullt sätt 4. Resultatet från medborgardialogen hanteras seriöst och övervägs på ett uppriktigt sätt Dialogtrappan Medborgardialogen kan innebära allt från ett informationsmöte till en aktivitet där invånare själva bestämmer budget och tar beslut. Det brukar kallas att medborgardialogen kan läggas på olika delaktighetsnivåer. Att kunna särskilja nivåerna ger en förståelse och tydlighet till den dialogaktivitet som planeras. Inom demokratiteorin har delaktighetsnivåer definierats på olika sätt. En av de enklaste versionerna av trappan är den som Uddevalla kommun tog fram inom sitt utvecklingsprojekt Mötesplats Medborgare mellan 2008-2011 (se nedan). Trappan är i fyra steg och illustrerar tydligt olika nivåer på medborgardialog. Trappan kan användas som en guide vid planering av dialogaktiviteter. Den tydliggör vilket syfte som finns. Gäller aktiviteten att få in synpunkter från allmänheten eller ska allmänheten även vara med och bestämma i en viss fråga? Men hjälp av trappan kan tjänstemän och politiker definiera för sig själva vad de är ute efter och också förmedla det till allmänheten. På så sätt kan förväntningarna läggas på rätt nivå. Dessutom är trappan ett hjälpmedel för att bestämma vilken metod som passar bäst för den dialog man vill uppnå. Källa: Projekt Mötesplats Medborgare Uddevalla kommunkonsultati on mation Infor
9(15) 7. Redovisning av samtal Överlag är både förvaltningschefsgruppen och arbetsutskottet positivt inställda till att kommunen arbetar med medborgardialog, det finns en vilja att nå ut, öppna upp och öka transparensen i organisationen. Arbetsutskottet ser gärna att invånare bjuds in tidigare i processen än de ofta görs idag. Samtidigt framkommer det hos förvaltningschefsgruppen att det finns en osäkerhet på vilka konsekvenser ökad dialog skulle ha för styrningen av verksamheten, särskilt de delar som är lagstyrda. Utifrån samtalen med kommunstyrelsens arbetsutskott, förvaltningschefsgruppen och representanter från förvaltningarna har några återkommande teman kunnat identifieras. Dessa teman har varit det som tydligast har framkommit i samtalen och som visar var kommunen står idag i fråga om intresse för medborgardialog och förutsättningar för att i framtiden kunna arbeta med strategiskt med medborgardialog. En längre redovisning av samtalen från respektive grupp finns som en bilaga till rapporten. Skillnaden på medborgardialog och kommunikation Det är genomgående i de samtal som har förts att begreppen blandas, till den grad att det ibland har varit svårt för de tillfrågade att förstå varandra. Detta är viktigt att belysa och lyfta fram som en utgångspunkt i hur kommunen kan arbeta vidare med att strukturera upp medborgardialogen. Främst har det framkommit att medborgardialog i många fall används för att prata om all form av kommunikation med invånarna. Två exempel på när begreppen har blandats ihop är: När arbetsutskottet diskuterar vikten av medborgardialog lyfts till exempel nödvändigheten att använda kommunens webbsida fram samt att öppna för all typ av kommunikation, även det personliga mötet. Både förvaltningschefsgruppen och arbetsutskottet lyfter vikten av att nå ut till invånare bättre för att informera om vad vi gör och hur kommunen fungerar. I samtalen så blandas begreppen - det handlar ibland om information, ibland om kommunikation i enskilda fall och ibland om dialog med inspel där invånarna kan vara med och påverka. Det är också märkbart att olika personer har olika syn på vad medborgardialog är och innebär. Definitioner kan tyckas teoretiska, men de fyller en funktion eftersom de ger en hänvisning till hur dialog uppfattas och vilken syn som finns på invånares inflytande. Detta är i sin tur viktigt att identifiera för att arbeta vidare med invånares delaktighet. Kommunikation sker ständigt, varje dag. Det skulle kunna finnas anledning att från en kommuns sida förbättra en sådan, men det handlar i så fall om att utveckla servicen och bemötandet. Medborgardialogen syftar istället till att öka invånarnas möjlighet till inflytande och delaktighet i det lokala samhällets utveckling. Det är möjligheten att påverka som är en av de stora skillnaderna mellan kommunikation och medborgardialog. Att vilja nå ut till invånarna, något som både arbetsutskottet och förvaltningscheferna lyfter i sina samtal, är snarare en efterfrågan efter bättre kommunikation än efter en bättre fungerande medborgardialog där invånarna får ökat inflytande. Medborgardialog handlar däremot om återkommande aktiviteter för invånarna. Men inte enbart genomförandet av en aktivitet, exempelvis att ha en fokusgrupp eller bjuda in till ett öppet dialogmöte, utan även att ha en struktur
10(15) för dessa aktiviteter med ett klart syfte och genomtänkt plan för hur det ska gå till. Detta överensstämmer med vad som kom upp i samtal med förvaltningscheferna om att varje dialog ska styras av frågorna varför, vem och hur. Genom att ha ett klart syfte och en struktur så det lättare avgöras vilka medborgardialoger som är viktiga och bra för kommunen att ha och hur de ska hanteras. Följden av att strukturera medborgardialogen behöver inte automatiskt innebära fler aktiviteter och fler kommentarer, åsikter och idéer. Tvärtemot kan det innebära färre aktiviteter, eftersom endast de aktiviteter med ett tydligt syfte och verklig möjlighet för invånarna att ha inflytande i kommer att genomföras. Att strukturera handlar om att se invånarnas inflytande som viktigt genom att ta det på allvar, använda det och visa att det har betydelse. Att strukturera handlar även om att göra processen mer effektiv. Skillnaden blir att de medborgardialoger som genomförs, oavsett antal, blir lättare att hantera eftersom det är tydligt varför de genomförs och vad kommunen vill ha ut av dem och även hur det material som har kommit fram i aktiviteten ska hanteras. På så sätt blir det mer effektivt, bättre kvalitet, bättre tydlighet och det ger ett professionellt intryck utåt. Det blir även en lättare process att hantera, där det är tydligt varför aktiviteten genomförs och hur den är till nytta. För att komma förbi den oro som uttryckts i förvaltningschefsgruppen, att inte kunna styra tillräckligt om vi öppnar upp för dialog, är det därför viktigt att medborgardialogen struktureras och används i rätt sammanhang. Genom att ha en genomtänkt plan och veta vad varje enskild aktivitet kan ge så kommer den att genomföras endast när det finns en mening med den och därmed styra bort ifrån en sådan okontrollerad typ av inflytande för invånarna som förvaltningschefsgruppen syftar till. Att arbeta strukturerat med medborgardialog innebär inte att involvera invånare i olika processer alltid är det bästa alternativet, utan istället om ett förändrat tankesätt där invånarnas delaktighet har betydelse och ges utrymme i de fall det finns reella möjligheter för dem att påverka. Kommunikationsfokuset som har kommit fram i samtalen med förvaltningscheferna och kommunstyrelsens arbetsutskott hänger till stor del ihop med att man ser på medborgardialog utanför beslutsprocessen, snarare än medborgardialog som en väg till beslut. Det ses alltså inte idag som att medborgardialog är en särskild metod för att ta beslut eller för att ta fram underlag för beslut, utan det ses i många fall snarare som ett meningsutbyte från vilket kommunen eventuellt kan ta med sig något till sitt fortsatta arbete. Roller och ansvar för medborgardialogen Att medborgardialogen inte ses hänga ihop med beslutsprocessen, utan snarare ses vara en metod för att får fram bättre beslutsunderlag märks även i samtalen när frågan om vem som har ansvar för medborgardialogen diskuteras. Utifrån samtalen så finns det inte en tydlig samsyn i kommunen på vem som ska ansvara för medborgardialogen och detta beror till stor del på att det finns olika inställning till, och syn på, vad medborgardialogen ska vara till för. Arbetsutskottet öppnar upp för att tjänstemännen kan driva aktiviteter med invånarna och ta in synpunkter utan förtroendevaldas inblandning. De framför en önskan om att öppna upp för invånare tidigare i processen med olika projekt. Samtalet fokuseras mindre på de förtroendevaldas eget ansvar för dialogen. Samtidigt indikerar förvaltningscheferna att medborgardialog i slutändan är en politisk fråga, eftersom de upplever att det är de förtroendevaldas demokratiska ansvar att föra dialog med invånarna och att det kan bli ett demokratiskt problem om tjänstemännen styr för mycket. Dessutom betonas det i förvaltningschefsgruppen att det kan blir ett förtroendeproblem att både enskilda förtroendevalda och tjänstemän agerar som att de har mandat att ta beslut, när alla politiska beslut egentligen tas av nämnder, styrelser och bolag.
11(15) Det mesta som kommit fram i samtalen med arbetsutskottet och förvaltningscheferna handlar om de första två stegen i den tidigare presenterade inflytandetrappan - information och konsultation. Det handlar oftast om att invånarna ska komma till tals för att tycka till och komma med inspel som en del i beslutsunderlagen. Andra kommuners erfarenheter av att arbeta med medborgardialog, både i Sverige och utomlands, visar att en nyckel till framgångsrik medborgardialog, där invånarna känner sig delaktiga och där både invånare och organisationen känner att det är ett givande arbete, är att förtroendevalda är involverade och tar ansvar för processen. Om inte, så riskerar medborgardialogen att hamna utanför beslutsprocessen och avståndet mellan medborgarna och de förtroendevalda riskerar att bli större. Oavsett hur ansvarfördelningen görs så behöver medborgardialogen ske på ett sätt som gör att förtroendevalda är involverade och känner ansvar för det resultat som medborgardialogsaktiviteter ger. En annan fråga som kommer fram i samtalet med arbetsutskottet är om medborgardialoger ska vara ett forum för deltagande förtroendevalda att driva politik. Åsikterna i grupper går isär. Några anser att förtroendevalda aldrig kan vara objektiva och att partipolitiska skillnader skulle ge mer färg åt aktiviteten i fråga, medan andra menar att medborgardialogen ska vara en möjlighet för invånarna att få saklig och objektiv information genom en samlad, kommunal ansats. Medborgardialog för kommunen eller för invånarna? Vem medborgardialogen anses vara till för har betydelse, för det ger en fingervisning om kommunens egen inställning till den. Om dess främsta syfte är att ta del av invånarnas kunskap och idéer för att kunna göra ett bättre jobb och ta bättre beslut så är en fungerande medborgardialog närmast oundviklig och en självklar utveckling för verksamheten. Om syftet däremot är att vilja ge invånarna en chans att bidra med sina idéer och erfarenheter så innebär det att medborgardialogen mer beror på kommunens eget intresse att bjuda in och på ambitionsnivå, där kommunen själv sätter ramarna för om och när det ska genomföras. Det visar sig i Falkenberg, som det ofta gör i kommunerna, att det i praktiken ofta en mix av att vilja ge invånarna en möjlighet att yttra sig och att behöva deras kunskap och synsätt för att få bättre beslut. I samtal med arbetsutskottet framkom att bland annat att: Vi behöver granskas, även av invånare och ge dem möjlighet till delaktighet, före och efter besluten. Men kommunen behöver ge ramarna, det får inte vara för ostrukturerat Hos förvaltningschefsgruppen framfördes även att: Vi behöver nå ut till våra invånare bättre, förklara bättre vad vi gör, vad vårt huvuduppdrag är och vad vi är bra på samt att: Kommunala tjänstemän och förtroendevalda kan tro att de vet bäst, men det stämmer inte alltid, särkskilt inte i inledningen av ett nytt arbete. Därför skulle kommunen kunna ta taktpinnen och bjuda in till samtal och dialog istället för att vänta in frågor och sen svara på dem Sett till samtalen i helhet så har det trots allt funnits ett större fokus på att medborgardialogen är ett sätt att ge invånarna en kanal in i kommunen än att dialogen är nödvändig för att ge kommunen bättre kunskap och information. Att vilja ge invånarna större möjlighet till inflytande kräver dock
12(15) att det görs på ett ärligt och konstruktivt sätt, där invånarnas inflytande verkligen visas ha betydelse. Detta nås genom att det finns en plan för vilket resultat som önskas från medborgardialogen, hur det resultatet ska hanteras och att resultatet är av intresse och värde för kommunen. Att öppna upp för invånarnas deltagande gör inte kommunen bättre eller mer tillmötesgående om det inte samtidigt finns en plan för vilka resultat som önskas av medborgardialogen eller hur medborgardialogen ska gå till. En oplanerad medborgardialog utan egentligt intresse av resultatet kan snarare ha motsatt effekt. Att styra upp medborgardialogen blir även ett sätt att komma bort från individfokuset, att bättre nå ut till dem vars röster är relevanta att höra och att ta reda på vad fler tycker och tänker. Med tydligt syfte för medborgardialogen och insikt om vem som är berörd så blir det lättare att öppna upp för proportionerligt inflytande till rätt grupper och individer. Det blir även lättare för den enskilde förtroendevalde eller tjänstemannen att veta hur de ska agera i frågor som allmänheten är engagerad i. 8. Riskanalys Det finns ett antal risker och fallgropar att vara medveten om när det kommer till att arbeta med medborgardialog. Nedan listas några av dessa, som har varit vanligt förekommande i andra organisationer: - Risken finns att medborgardialog inte används för att verkligen lyssna in och inbjuda till deltagande, utan istället syftar till att legitimera kommunen och det arbete som görs. Om detta sker kan det vara så att invånare bjuds in i frågor som egentligen inte är påverkansbara och istället skapar missnöje och besvikelse. - Det finns även en risk att invånare deltar i en aktivitet som sedan inte återkopplas, vilket även det kan leda till besvikelse och ifrågasättande. De som deltar i en aktivitet ska också ha möjlighet att ta del av resultatet. - Det är vanligt att det glöms bort att tydliggöra i förväg vilka förväntningar som finns på medborgardialogen och vilket resultat som är önskvärt. Att ha tydliga förväntningar förenklar processen och är tydligt för invånarna för att förstå hur de har möjlighet att påverka. - För dålig förankring internt och externt i medborgardialogsaktiviteter kan göra att aktiviteten blir svår att genomföra eller att resultatet inte kan användas på ett givande sätt. Samtidigt bör det finnas utrymme för att genomföra en medborgardialogsaktivitet utan total konsensus från samtliga involverade. I dessa frågor blir mandat och styrning viktigt. - Som med många frågor kan arbetet med medborgardialogen riskera att bli för personberoende och hänga på en eller ett par enskilda tjänstemän eller förtroendevalda att driva framåt. För ett stabilt arbete som kan hålla länge behövs därför även strukturer för arbetet så att fler kan arbeta med det. 9. Finansiering Kommunens ekonomi kommer även att påverkas i och med de eventuella aktiviteter som kommer att genomföras framöver. Samtidigt är det så, som tidigare nämnts, att mer strukturerad medborgardialog inte automatiskt innebär fler aktiviteter. Men de aktiviter som genomförs ska genomföras med kvalitet och för detta kan det krävas resurser. Mycket handlar om vilka aktiviteter som genomförs och vad just dessa kräver. Ofta kan fallet bli att de ekonomiska förutsättningar som
13(15) krävs redan finns för att genomföra det arbete kring vilket invånares delaktighet önskas. Alternativt kan det resurser som krävs vara en engångskostnad som sedan kan gynna det vidare arbetet och sparar resurser i senare skeden. 10. Personella resurser Ett mer strukturerat arbetssätt kring medborgardialog kommer oundvikligen att kräva resurser. Framför allt måste det finnas utrymme för personella resurser, att kunna avsätta tid för planering, genomförande och uppföljning av medborgardialoger. Det kan också komma att krävas tid för någon att vara ansvarig och kunna stödja enheter och förvaltningar i detta arbete. I dagsläget finns ingen i kommunen som arbetar övergripande med dessa frågor. 11. Sammanfattande analys Medborgardialog när det behövs, inte annars Som rapporten visat hittills så är struktur ett sätt att komma bort från invånarinflytande som är utan tydligt syfte och utan möjlighet att påverka. Sådant ostrukturerat inflytande gör varken invånare eller kommunen nöjda i slutändan. En medborgardialog som ska genomföras ska ha ett tydligt syfte och den behöver även ske i ett läge då det är relevant med invånarnas inflytande. Detta uttrycks tydligt i både SKL:s rekommendationer och enligt de brittiska The Gunning Principles. Strukturen kring hur medborgardialogen ska genomföras och vad som krävs för att den ska bli lyckad och ha en funktion är något som kräver mer arbete och som behöver arbeta vidare med. s vidare arbete för strukturerad medborgardialog Medborgardialogen är inte ett ändamål i sig, utan det är en grund och en förutsättning för att kommunen ska kunna jobba mer effektivt och mer tillgängligt för och med invånarna. Det är något som kommunen kommer att behöva ta hänsyn till i framtiden, för det är ett arbete som lätt kan ha negativa effekter om det görs ogenomtänkt. Dialogen behöver kvalitetssäkras. SKL rekommenderar att medborgardialog blir en strategisk fråga, som tas in i den övergripande styrningsprocessen. Ett helhetsgrepp om det fortsatta arbetet med medborgardialog skulle kräva följande: 1. En gemensam plattform och ett arbetssätt. Det krävs ett internt arbete innan invånarna involveras. En förbättrad dialog med invånarna startar med en intern dialog inne i stadshuset. Det har kommit fram i samtalen med kommunstyrelsens arbetsutskott och med förvaltningscheferna att det finns frågetecken och ibland en oenighet kring hur man ser på medborgardialog. För ett vidare arbete skulle det krävas att förtroendevalda och tjänstemän tillsammans diskuterade roller och ansvar för att komma fram till någorlunda gemensam syn på invånarnas delaktighet och inflytande i kommunens beslutsprocesser. Ett sådant gemensamt arbete skulle i slutändan kunna leda fram ett ställningstagande i form av ett antal principer på hur medborgardialogen ska fungera i just. 2. Någon som håller ihop dialogarbetet, eftersom det är något som kräver medvetet arbete och resurser för att lyckas. Någon behöver ha överblicken, styra upp och strukturera. Någon
14(15) behöver stötta i dialogen så att den blir givande och effektiv för de processer inom vilken den används. Dessa två går i linje med vad SKL rekommenderar och många kommuner i Sverige har arbetat på detta sätt för att utveckla sitt medborgardialogsarbete, närmast Varbergs kommun som arbetat med sina gemensamma principer för medborgardialog under 2016. Samtidigt är det viktigt att det sker på ett sätt och i en takt som organisationen klarar av. har för tillfället flera processer igång som är kopplade till styrprocessen och kommunövergripande arbete. En stor satsning på strategiskt medborgardialogsarbete skulle behöva göras med hänsyn till detta för att nå framgång och kunna integreras i kommunorganisationen på ett hållbart sätt. Det är därför troligtvis lämpligare för att i den närmaste framtiden förbättra dialogen med och inflytandet för invånarna genom att börja i liten skala. Detta föreslås med hänsyn till att det finns en önskan och ibland till och med en otålighet i kommunen att driva fler medborgardialogsaktiviteter framöver. Det skulle ge en möjlighet att testa i praktiken och ge kommunens tjänstemän och förtroendevalda möjlighet att lära sig och utveckla sin kompetens i att driva medborgardialog på ett planerat och effektivt sätt och samtidigt få tid att bli bekant med ett nytt tankesätt kring varför och när medborgardialogen är av betydelse och ger ett värde för både kommunen och delaktiga invånare. 12. Rekommendationer Utifrån analysen ovan är följande rekommendationer förslag på hur kommunen kan gå vidare för att stärka och utveckla medborgardialogen i kommunen. Rekommendationerna är inte rangordnade och heller inte satta i en sådan ordning i vilken de bör genomföras. Vilka av rekommendationerna som är relevanta för kommunen att arbeta vidare med i dagsläget och hur detta ska göras är det första ställningstagande som följer utifrån denna rapport. - Göra samhällsbyggnadsavdelningens planenhet till pilotenhet att arbeta med att utveckla formera för bättre medborgardialog. De har redan idag en naturlig koppling med dialog med invånarna och skulle kunna bli en pilotenhet som testar ett mer strukturerat och planerat arbetssätt i praktiken. För detta krävs vissa förändringar i arbetssättet och även att de får tid och eventuella resurser för att utveckla detta arbete. - Kommande medborgardialogsaktiviteter som planeras ska genomföras strukturerat med syfte, planering och återkoppling. - Genomför fler kommunikativa satsningar med syftet att minska avståndet mellan invånare och kommunen. Förstudien har visat att det finns en stor efterfrågan och ett stort behov av kommunikation för att bland annat förklara kommunens verksamhet utåt. Det är även relevant att se över och utveckla de kommunikationskanaler som kommunen har för att ta emot synpunkter och förslag från invånare. Till exempel kan kommunen försöka kommunicera budget och prioriteringar på ett tydligt sätt. Och bredden på kommunens verksamhet.
15(15) - Sätt ambitionsnivån för medborgardialogen - vad vill vi göra idag och vad klarar vi inte av ännu? - Starta en process att arbeta fram gemensamma principer för medborgardialog som ska gälla för hela kommunen. Principerna kan till exempel lyfta hur en dialogprocess ska planeras och genomföras. I detta arbete kan till exempel diskuteras roller mellan tjänstemän och förtroendevalda, om förtroendevalda ska driva sin politik i medborgardialoger samt när det är lämpligt och passande med medborgardialog för att utveckla verksamheten. - Ta fram en verktygslåda med metoder som förvaltningarna kan använda när de vill komma i kontakt med medborgarna. Verktygslådan skulle ge dem friheten att agera själva, men ge stöd i form av idéer och struktur så att arbetet skulle underlättas. - Skapa en stödfunktion som kan stötta med teoretisk och praktisk expertis gällande medborgardialog. En funktion som har ansvar för kommunens medborgardialog skulle innebära att det fanns mer tid att kunna driva utveckling av kommunens medborgardialog. Funktionen skulle till exempel kunna svara på frågor från förvaltningarna och hjälpa dem att komma igång med en medborgardialogsaktivitet. 13. Fastställande Undertecknas av beställare och förstudieledare. Falkenberg 2016-10-03 Beställare Namn Titel Förvaltning Avdelning Projektledare Namn Titel Förvaltning Avdelning