Samverkansnämnden Datum: 2011-10-06 kl. 14:00 Plats: IT-avdelningens lokaler, Kils kommun Ärende Dnr Val av justeringsman 1. Delårsbokslut och prognos per den 31 augusti 2011 för SVN 11/18 samverkansnämnden 2. Diskussion om telefoni 3. Revidering av reglemente och överenskommelse för SVN 11/21 samverkansnämnden 4. Uppföljning av intern kontroll 2011 SVN 11/20 5. Lägesinformation om IT-drift Mikael Johansson Ordförande Cecilia Hurtig Sekreterare
1 Delårsbokslut och prognos per den 31 augusti 2011 för samverkansnämnden SVN 11/18 Samverkansnämndens prognostiserar ett överskott för år 2011 på 550 tkr. Avvikelsen beror framför allt på att IT-chefen varit föräldraledig under en del av året och dessutom ligger tilläggsbudgeten för kapitaltjänstkostnaderna 400 tkr orörd då denna kostnad redan var medräknad före budgetjusteringen gjordes. Beslutsunderlag Samverkansnämndens delårsbokslut och prognos 2011-08-31 IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2011-09-26 Förslag till beslut Samverkansnämnden godkänner förslag till delårsbokslut och prognos.
2 Diskussion om telefoni Frågor att diskutera vid mötet: - Nuläget telefoniprojektet - Ansvarsområde, vilken roll ska nämnden har i nya lösningen? - Ekonomi, hur ska fördelningen se ut? - Växelpersonal, hur nyttja den nya lösningen effektivt?
3 Revidering av reglemente och överenskommelse för samverkansnämnden SVN 11/21 Kommunfullmäktige har beslutat att samtliga nämnder ska se över sina reglementen med anledning av den nya mandatperioden. IT-avdelningen har gjort en översyn av samverkansnämndens reglemente och föreslår en ändring som avser ansvaret för telefoni i 1. IT-avdelningen föreslår även en ändring i överenskommelsen om vad som ägs gemensamt. Kommunledningsförvaltningen har föreslagit att de gemensamma reglerna för nämndernas arbetsformer tas in i ett nytt särskilt dokument. Denna fråga har remitterats av kommunstyrelsens arbetsutskott till samtliga nämnder för beredning. IT-avdelningen föreslår att nämnden tillstyrker att de gemensamma bestämmelserna om arbetsformer godkänns. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges protokoll 2011-01-27, 7 Nu gällande reglemente för samverkansnämnden Förslag till reviderat reglemente för samverkansnämnden 2011-09-27 Förslag till gemensamma bestämmelser om arbetsformer Överenskommelse mellan Forshaga kommun och Kils kommun om samverkan om ITfrågor Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2011-09-26 IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2011-09-30 Förslag till beslut 1. Samverkansnämnden föreslår kommunfullmäktige att godkänna det reviderade reglementet för samverkansnämnden med ändring av sista punkten i 1 till följande: Ansvara för telefonitjänster och beställningar i samband med dessa. Agera rådgivande och styrande i verksamheternas val av telefonilösningar. 2. Samverkansnämnden föreslår kommunfullmäktige att ändra sista stycket i 5 i överenskommelsen, om vad som inte ägs gemensamt, till: mobiltelefoner och faxar. 3. Samverkansnämnden tillstyrker att de gemensamma bestämmelserna om arbetsformer för nämnderna godkänns.
4 Uppföljning av intern kontroll 2011 SVN 11/20 Enligt 6 kap. 7 kommunallagen ska nämnderna bland annat se till att verksamheten bedrivs i enlighet med fullmäktiges mål och riktlinjer samt gällande föreskrifter. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Samverkansnämnden beslutade i maj 2011 att fastställa intern kontrollplan 2011. Enligt kommunens riktlinjer för arbetet med intern kontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna internkontrollarbetet inom verksamhetsområdet. Nämnden ska varje år upprätta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen och resultat av uppföljningen ska rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i den interna kontrollplanen. Nämnden ska sedan, senast i samband med redovisningen av årsbokslutet, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer. Beslutsunderlag Samverkansnämndens protokoll 2011-05-05, 7 Intern kontrollplan samverkansnämnden Intern kontrollrapport om telefoni Intern kontrollrapport för datakommunikation Förslag till beslut Samverkansnämnden har tagit del av informationen
5 Lägesinformation om IT-drift 1. Projekt som är på gång - Virtuell arbetsplats - Backup - Officepaketen + Win7 2. Upphandling inom socialförvaltningen