e-strategi IT på Höglandet

2003-10-17, rev 2004-01-30 e-strategi IT på Höglandet Vision år 2010 Utbyggnaden av IT-infrastruktur på Höglandet har väsentligt bidragit till Höglandets tillväxt och attraktionskraft. Genom IT-nätets tillkomst har den kommunala servicen utvecklats i riktning mot 24- timmarskommun (e-service). Invånarnas möjlighet till politiskt inflytande och brukarinflytande har fördjupats (e-demokrati). Det kommun- och ortssammanbindande IT-nätet har möjliggjort ökad samverkan mellan Höglandets kommuner, vilket förnyat och effektiviserat den kommunala verksamheten (eförvaltning). Verksamhetsidé Höglandets Kommunalförbund skall planera och stimulera utbyggnad av ett öppet och konkurrensneutralt kommun- och ortssammanbindande IT-nät med bredbandskapacitet, i enlighet med de prioriteringar som gjorts i beslutade IT-infrastrukturprogram. Höglandets Kommunalförbund skall samordna medlemskommunernas arbete med e-service, e-demokrati och e-förvaltning i enlighet med denna strategi. Genom utbyggnad av ett IT-nät med samhällsstöd i regionen skapas förutsättningar för en snabb utbyggnad av bredband till privatpersoner, företag och offentlig verksamhet, vilket annars inte bedöms komma till stånd under överskådlig tid. Mål År 2005 har ett öppet och konkurrensneutralt IT-nät mellan alla orter på Höglandet anlagts. År 2006 skall minst 85 % av Höglandets invånare och företag samt all offentlig verksamhet ha tillgång till bredband. År 2006 finns ett antal operatörer som tillhandahåller tjänster i nätet för privatkunder, företag och offentlig verksamhet på Höglandet. Höglandets kommuner ska år 2006 kunna erbjuda medborgarna och näringslivet kvalificerade kommunala tjänster med hög säkerhet genom IT-nätet, för de mest vanliga ärendetyperna som passar att hantera digitalt. 1

Höglandskommunerna ska senast år 2005 ha påbörjat ett arbete med att underlätta för medborgarna att på elektronisk väg få tillgång till information och aktivt delta i beslutsprocesser i den kommunala förvaltningen. Höglandskommunerna ska tillvarata möjligheterna till gemensamt utnyttjande av elektroniska tjänster i förvaltningen samt drift och underhåll av IT-verksamheten för att åstadkomma en så kostnadseffektiv kommunal verksamhet som möjligt Höglandskommunerna ska senast år 2008 ha utvecklat en sammanhållen elektronisk förvaltning så att all information och all service som kostnadseffektivt kan tillhandahållas elektroniskt skall göras så. Organisation Höglandets Kommunalförbund - upprättar strategi för IT på Höglandet (e-strategi), - planerar nätutformning samt säkerhet och drift av IT-nät som sammanbinder kommunhuvudorterna i medlemskommunerna, - marknadsför det totala Höglandsnätet gentemot operatörer, - förvaltar och svarar för utveckling av de system som kommunerna efterhand beslutar att driva gemensamt. Höglandskommunerna - beslutar om IT-infrastrukturprogram, inkluderande nätutformning i respektive kommun, - hanterar statsbidrag, Mål 2-bidrag och övrig finansiella frågor för ortssammanbindande nät och ortsnät, - antar strategi för IT på Höglandet, - beslutar om vilka IT-system som skall förvaltas gemensamt på Höglandet, - svarar för support och drift av de system och nätverk som ej drivs gemensamt. Nätägare tillhandahållare av IT-nät (Aneby kommun. Eksjö kommun, Nässjö Affärsverk, Savman AB, Vetlanda Energi) - svarar för utbyggnad, ägande och drift samt marknadsföring av ortssammanbindande nät och ortsnät till företag och enskilda inom respektive kommun, - tillhandahåller det utbyggda IT-nätet på konkurrensneutrala villkor, vilket innebär 1) en enskild användare (hushåll, företag, offentlig institution) ska fritt kunna välja leverantör av tjänster såsom Internetaccess och innehållstjänster, 2) enskilda användare ska utan någon hindrande merkostnad kunna byta leverantör av tjänster, 3) ingen leverantör av tjänster ska förhindras att marknadsföra och leverera sina tjänster över nätet. Organisationen kan beskrivas enligt bifogad skiss. 2

IT-nätets struktur Var och en av Höglandskommunerna har i sitt IT-infrastrukturprogram beslutat om målnät för ortssammanbindande nät och ortsnät. Dessa program har godkänts av länsstyrelsen och ger därmed möjlighet att erhålla statsbidrag. Respektive kommun svarar för den successiva utbyggnaden av detta nät, med målsättning att nätet skall vara fullt utbyggt 2005-12-31. I avsikt att ge tillfredsställande säkerhet i det nät som byggs erfordras redundans, vilket innebär att information kan leta sig fram på alternativa vägar mellan huvudnoder inom respektive kommun och mellan kommunerna. Härigenom skapas också förutsättningar för samverkan om IT-tjänster mellan Höglandskommunerna. Aneby, Eksjö och Nässjö har anslutning till nationellt IT-nät. Sävsjö och Vetlanda saknar för närvarande sådan anslutning. I avsikt att lösa frågan om anslutning till nationellt nät för Sävsjö och Vetlanda är avsikten att anlägga ett nationellt nät till dessa kommuner så att samtliga medlemskommuner blir anslutna till det nationella nätet på lika villkor. Förutsättningen för detta är att statsbidrag kan erhållas. Den strukturella uppbyggnaden av kommun- ortssammanbindande nät redovisas i bilaga. Strategi och prioriteringar för hur visionen ska uppnås Sammanfattning Skapa politisk uppslutning om utveckling av elektronisk service, demokrati och förvaltning samt samverkan i IT-verksamheten i enlighet med denna affärsplan. Se till att den huvudsakliga IT-infrastrukturen byggs ut. Därefter sker erforderliga kompletteringar. Marknadsför nätet gentemot företag och enskilda samt operatörer. Utnyttja IT-nätet som en konkurrensfaktor i marknadsföringen av Höglandet. Använd IT-nätet som ett led i att utveckla Höglandet till en funktionell region. Utveckla och effektivisera service, demokrati och förvaltning med hjälp av elektroniska tjänster och information. Övergripande Höglandskommunerna är överens om att en väl utvecklad IT-infrastruktur med hög och säker överföringskapacitet är ett viktigt redskap i det gemensamma utvecklingsarbetet. Det handlar om - att skapa en IT-infrastruktur som ger goda förutsättningar för näringslivets utveckling, 3

- att kunna marknadsföra Höglandet som en attraktiv region för företag och enskilda. - att utnyttja IT-teknik för ökad samverkan i arbetet med att etablera Höglandet som en funktionell region för boende, arbete och utbildning, - att ge förutsättningar för att erbjuda privatpersoner, företag och offentlig verksamhet kvalificerade tjänster och information på elektronisk väg, - att svara upp mot medborgarnas förväntningar vad gäller möjligheter till information och service 24 timmar om dygnet (e-service), - att använda IT som ett redskap för förnyelse av den demokratiska processen och för ökat brukarinflytande (e-demokrati), - att effektivisera den kommunala förvaltningen genom samverkan i IT-verksamheten (eförvaltning) För att uppnå de mål och den vision som redovisas ovan måste den huvudsakliga ITinfrastrukturen först byggas ut. Därefter bör kompletterande ortssammanbindande nät byggas ut. Spridningsnät i orterna (ortsnät) byggs ut successivt utifrån de bedömningar respektive kommun gör. Anslutningar till nätet av hushåll och företag görs sedan utifrån aktuell efterfrågan, med användning av den teknik som bedöms mest lämplig med hänsyn till funktion och kostnad. Marknadsföring av nätet till företag, hushåll och offentlig verksamhet görs successivt i takt med att nätet byggs ut. Respektive kommun eller nätägare ansvarar för detta. Marknadsföring av nätet gentemot operatörer som kan tillhandahålla tjänster i nätet bör göras samlat av Höglandets Kommunalförbund snarast möjligt. Tillväxt och attraktionskraft En väl utvecklad IT-infrastruktur är en viktig konkurrensfaktor för näringslivets utveckling. Alltfler företag är beroende av att snabbt kunna överföra kvalificerad och omfattande information på elektronisk väg. Behovet av att kunna utnyttja tjänster på elektronisk väg förväntas också öka alltmer. Tillgång till god IT-infrastruktur bör också kunna vara en grund för att inom Höglandet etablera och utveckla företag inom IT-sektorn. En aktiv marknadsföring av Höglandet som ett attraktivt område för företag och enskilda att verka och bo i är angelägen. I denna marknadsföring bör information om att det finns en väl utbyggd IT-infrastruktur vara en viktig del. Kan man dessutom informera om att det finns ett attraktivt tjänsteutbud via IT-nät bör det vara en styrka. Funktionell region Höglandets utveckling vad gäller sysselsättning och boende är till stor del beroende av om området kan utvecklas till en funktionell region med gemensam arbets- och bostadsmarknad eller ej. För att kunna bli en sådan funktionell region måste kommunikationerna vara väl utvecklade. Det gäller såväl transportinfrastruktur och kollektivtrafik som ITkommunikationer. 4

Tjänster och information på elektronisk väg Det är inte en uppgift för kommunerna att till allmänheten själva tillhandahålla tjänster som saknar anknytning till kommunernas egen verksamhet. Det är därför angeläget att i stället intressera operatörer att på konkurrensneutrala villkor tillhandahålla tjänster och information till företag och enskilda i det IT-nät som byggs ut. e-service (24-timmars service) Privata tjänster på Internet blir allt vanligare och självklara för många. Även inom statlig förvaltning sker en stark utveckling med tjänster via Internet, ex deklaration. Förväntningar om kommunal information och tjänster på samma sätt kommer med stor säkerhet att öka. Detta bör kunna innebära att viss kommunal information och service tillhandahålls dygnet runt till lägre eller bibehållen kostnad för kommunerna. Initialt bör enkla och frekventa tjänster tillhandahållas, varefter fortsatt utveckling mot mer kvalificerade och individuellt anpassade tjänster blir naturlig. Viktiga utgångspunkter: 1) Den service som tillhandahålls elektroniskt måste anpassas efter lokala och regionala behov. 2) Möjligheterna till samverkan mellan medlemskommunerna bör i alla lägen prövas för att minimera kostnader och utveckla så bra tjänster som möjligt. Alla medlemskommuner skall beredas möjlighet till sådan samverkan, men samverkan kan även omfatta de kommuner som har intresse av visst projekt. 3) Kommunerna måste själva ta ansvar för hur e-tjänsterna ska se ut och inte överlåta detta till IT-företagen. 4) Det måste tas ett tydligt politiskt ansvar för utformning av e-tjänster, med en politiskt förankrad strategi för utveckling av e-service. e-demokrati (politiskt inflytande) Möjligheterna till vitalisering av det lokala demokratiska arbetet genom Internet bör tas tillvara. Detta kan vara ett av flera sätt att förnya det politiska arbetet och öka intresset för invånarnas eget politiska engagemang. Dessutom bör dialogen mellan förtroendevalda och allmänhet kunna fördjupas. e-förvaltning Med utgångspunkten att utveckla en sammanhållen elektronisk förvaltning skall möjligheterna tas tillvara att genom kommunal samverkan minska Höglandskommunernas kostnader för drift och underhåll i IT-verksamheten. Förutsättningarna för gemensam serverdrift, gemensam drift av lokala nät samt gemensam användarsupport skall prövas. Härefter bör förutsättningarna för gemensamma administrativa system och verksamhetssystem prövas. Detta förutsätter att gemensamma standarder och kvalitetskrav utvecklas. Det underlättas även av att det finns en likartad grundsyn och kultur inom aktuella områden. 5

En fastare organisatorisk samverkan behövs mellan kommunerna för den IT-verksamhet som sker gemensamt för att klara detta. Projekt och åtgärder Mot bakgrund av den vision, de mål samt strategi och prioriteringar som redovisats ovan erfordras nu följande projekt och åtgärder. Denna förteckning kan successivt behöva förändras. I det följande relateras projekt och åtgärder till de mål som formulerats ovan. För varje projekt/åtgärd behöver en särskild projektbeskrivning med kostnads- och intäktsbedömning samt finansieringsplan upprättas före beslut om projektstart. 1) År 2005 har ett öppet och konkurrensneutralt IT-nät mellan alla orter på Höglandet anlagts. År 2006 skall minst 85 % av Höglandets invånare och företag samt all offentlig verksamhet ha tillgång till bredband. 1.1 Ortssammanbindande nät och ortsnät Dessa nät byggs ut genom respektive kommuns försorg under åren 2003 2005 i den takt kommunen bestämmer. Nätägare i respektive kommun är Aneby kommun, Eksjö kommun, Nässjö Affärsverk, Savman AB och Vetlanda Energi. Finansiering sker med kommunala medel, statsbidrag och Mål 2-medel. Mål 2-medel har hittills endast beslutats för år 2003. Fortsatt utbyggnad förutsätter att ytterligare Mål 2-medel erhålls för utbyggnad under år 2004 och 2005. Totalt för Höglandet bedöms utbyggnaden av ortssammanbindande nät och ortsnät kosta 110 120 milj kr. Respektive kommun/nätägare svarar för intern marknadsföring till allmänhet och företag. Möjligheterna till samverkan mellan nätägarna vad gäller drift och underhåll av näten bör prövas, i syfte att få en effektiv verksamhet och minimera kostnader. Samordning bör ske vad gäller anslutningsavgifter för hushåll, företag och operatörer. 1.2 Kommunsammanbindande IT-nät Förslag om kommunsammanbindande nät har upprättats. Därigenom får samtliga Höglandskommuner anslutning till nationellt nät. Säkerheten i den totala nätstrukturen ökar, liksom förutsättningarna för samverkan mellan kommunerna i IT-verksamheten. Kostnaden för att anlägga ett kommunsammanbindande nät som binder ihop de kommunvisa ortssammanbindande näten bedöms till mellan 13 20 milj kr, beroende på vilken lösning som väljs. Kostnaden för att anlägga ett kommunsammanbindande nät som binder ihop Sävsjö och Vetlanda kommuner med det nationella nätet förutsätts finansieras av statliga medel som hanteras av länsstyrelsen. 6

Förslag till beslut upprättas när det står klart i vilken omfattning statsbidrag för ändamålet kan erhållas. Det kommunsammanbindande nätet färdigställs under år 2004 och 2005. 2) År 2006 finns ett antal operatörer som tillhandahåller tjänster i nätet för privatkunder, företag och offentlig verksamhet på Höglandet. 2.1 Marknadsföring till operatörer Marknadsföring till operatörer skall ske samlat. Syftet är att intressera operatörer/tjänsteleverantörer att tillhandahålla tjänster i nätet för hushåll och företag. En särskild plan för denna marknadsföring erfordras. 2.2 Marknadsföring av Höglandet När det huvudsakliga IT-nätet byggs ut är det angeläget att nätet marknadsförs aktivt inom ramen för Höglandets gemensamma marknadsplan. Preliminärt bör det kunna inledas i början av år 2004. 3) Höglandets kommuner ska år 2006 kunna erbjuda medborgarna och näringslivet kvalificerade kommunala tjänster med hög säkerhet genom IT-nätet, för de mest vanliga ärendetyperna som passar att hantera digitalt. 3.1 Projekt e-service Redan idag har Höglandskommunerna information om kommunens tjänster via Internet. Även vissa blanketter erbjuds digitalt, liksom möjlighet att för enskilda att efterfråga eller lämna enklare information. För att utveckla självservice behöver analyseras vilka tjänster som passar att hantera via Internet. Det bör i ett första skede gälla frekventa och enkla tjänster. En förutsättning för att kunna tillhandahålla personliga elektroniska tjänster är att man kan åstadkomma säker identifiering och signering. Det bör innebära kostnadsfördelar om Höglandskommunerna tillämpar samma system och standard för elektroniska tjänster För de tjänster som är aktuella att erbjuda elektroniskt är det viktigt att analysera nuvarande processer och föreslå förändring av dessa vid elektronisk hantering. Risken är annars att gamla rutiner och processer upprätthålls parallellt med de nya, vilket innebär att de möjligheter till kostnadsbesparingar som finns inte tillvaratas. 4) Höglandskommunerna ska senast år 2005 ha påbörjat ett arbete med att underlätta för medborgarna att på elektronisk väg få tillgång till information och aktivt delta i beslutsprocesser i den kommunala förvaltningen. 7

4.1 e-demokrati Denna process behöver inledas med en grundläggande politisk diskussion inom respektive kommun och gemensamt för Höglandskommunerna. Som underlag för en sådan behövs information om hur det demokratiska arbetet kan förnyas med IT-stöd. Denna diskussion bör genomföras under år 2004. Först därefter är det möjligt att ta ställning till hur arbetet bör bedrivas vidare och om det går att utveckla en gemensam Höglandsmodell. 5) Höglandskommunerna ska tillvarata möjligheterna till gemensamt utnyttjande av elektroniska tjänster i förvaltningen samt drift och underhåll av IT-verksamheten för att åstadkomma en så kostnadseffektiv kommunal verksamhet som möjligt. Höglandskommunerna ska senast år 2008 ha utvecklat en sammanhållen elektronisk förvaltning så att all information och all service som kostnadseffektivt kan tillhandahållas elektroniskt skall göras så. 5.1 Projekt e-förvaltning Arbetet med ökad samverkan i IT-driften inleds med inventering av nuläge (hur ser serverdriften ut i respektive kommun, vilka lokala nät finns, hur fungerar support etc?). Detta arbete bedrivs under hösten 2003. Förslag om samordning av IT-drift kan upprättas när denna inventering är klar. Förslag bör kunna upprättas under 2004. Därefter inleds arbetet med ett program för en sammanhållen elektronisk förvaltning. 8