Anvisningar för handläggning av bisysslor Dnr 1-627/2016 Universitetsförvaltningen 2016-09-13 HR-avdelningen
Anvisningar för handläggning av bisysslor INNEHÅLL 1. Inledning... 1 2. Den anställde... 1 3. Prefektens skyldigheter... 1 4. Universitetsdirektör... 2 5. Rektor... 2 6. Universitetsförvaltningen... 2 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen, HR-avdelningen, 2016-09-13
Karolinska Institutet Anvisningar för handläggning av bisysslor 1 (3) 1. Inledning I dokumentet Regler angående bisysslor diarienummer 1-627/2016 finns de regler som KI har att följa avseende bisysslor samt en vägledning med exempel om vad som kan göra att en bisyssla är tillåten eller otillåten. Anvisningar för handläggning av bisysslor syftar till att tydliggöra vem som fattar beslut och har ansvar och skyldigheter i olika delar gällande handläggningen av bisysslor. 2. Den anställde - Det finns olika skyldigheter enligt lag och avtal för den anställde. En lärare eller chef är skyldig att hålla universitetet informerad om vilka bisysslor denne har. Övriga anställda är skyldiga att på arbetsgivarens begäran uppge vilka bisysslor denne har. - Avseende lärare och chefer ska en ny anmälan ske så snart man avser att åta sig en ny bisyssla eller när en bisyssla förändras. Vid tveksamhet om en bisyssla kan vara förtroendeskadlig, konkurerande eller arbetshindrande ska den anställde rådgöra med sin chef. - Vid tecknande av avtal mellan ett bolag (eller annan association) där en anställd har engagemang exempelvis ägarintresse eller uppdrag och KI, är den anställde alltid skyldig att uppge sådan koppling vid redovisning av bisyssla samt vid tecknandet av sådant avtal. - Bisysslor ska beskrivas i redovisningen utifrån uppdrag och innehåll så att det är möjligt att bedöma om de kan anses tillåtna eller inte. - Anställda ansvarar för att den bisyssla de har är tillåten. 3. Prefektens skyldigheter - Prefekterna ansvarar för att alla anställda får information om reglerna om bisysslorna t.ex. vid informationsmöten och att tillse att frågan berörs i medarbetarsamtal. Vid nyanställning ska anställda alltid få information om reglerna. - Det åligger prefekterna att begära in uppgifter om bisyssla. - Prefekten gör en prövning av bisysslan och beslutar i det enskilda fallet med utgångspunkt från tillämpliga lagregler och KI:s regler. - Prefekten ansvarar för att tillse att återredovisning sker till uppgiftslämnaren. - Bisyssla som bedöms vara arbetshindrande, förtroendeskadlig för arbetsgivaren eller konkurrerar med den av KI drivna verksamheten, ska
Karolinska Institutet Anvisningar för handläggning av bisysslor 2 (3) förbjudas av prefekten genom ett skriftligt beslut. Vid förbud ska i normalfallet skälig tid ges för avveckling (om det inte rör en förtroendeskadlig bisyssla). Beslut om förbud av bisyssla samråds med HR-avdelningen på Universitetsförvaltningen. - Prefekten ansvarar för att, i de fall då den anställde begär det, ge ett skriftligt utlåtande om bisysslan är tillåten. - I de fall en prefekt för en redovisning vidare till universitetsdirektör eller rektor för beslut, ska prefekt alltid skicka med yttrande avseende bisysslofrågan. Yttrandet ska vid behov stämmas av med närmsta chef för den anställde samt innehålla information om prefekt tillstyrker eller avråder bisysslan och skäl för detta. - Prefekt ansvarar för att tillse att redovisningar diareförs på institutionen. - Vid misstanke om oegentligheter vid bisyssla ansvarar prefekt för att institutionen deltar i utredning. - Med prefekt avses även de anställda som har de generella skyldigheter som tillkommer prefekt. 4. Universitetsdirektör - För universitetsförvaltningen gäller prefektens skyldigheter för universitetsdirektören. - Bisyssla i företag, annan organisation eller förening (samtliga organisationstyper omfattas) där det finns en affärsrelation mellan sådan association och KI ska beslut om bisyssla bedömas och fattas av universitetsdirektören enligt beslut dnr 2666/06. 5. Rektor - Rektor bedömer och beslutar avseende bisysslor för, prorektor, vice rektor, dekaner, pro- och vicedekaner, prefekters eller de anställda som har de generella befogenheter som tillkommer prefekter samt anställda som i övrigt rapporterar till rektor. - Om prefekten är jävig avseende handläggning av bisyssla förs ärendet vidare till rektor för beslut. 6. Universitetsförvaltningen - HR-avdelningen ansvarar för att det finns stödmaterial för bedömning av bisysslor.
Karolinska Institutet Anvisningar för handläggning av bisysslor 3 (3) - HR-avdelningen ansvarar för att ge stöd till prefekter, universitetsdirektör samt rektor, i form av arbetsrättslig rådgivning gällande bisysslor. - HR-avdelningen ansvarar även för att det finns information om bisyssla inför nyanställningar. - HR-avdelningen ansvarar för systemet för bisyssloredovisning. Det ska finnas anvisningar hur man anmäler bisyssla i aktuellt personalhanteringssystem. - En årlig påminnelse/begäran om redovisning ska utgå från HRavdelningen till de anställda. - HR-avdelningen ansvarar tillsammans med internrevisionen för att samordna stickprovskontroller och periodvisa uppföljningar av bisysslor samt utredning om oegentligheter avseende bisyssla. Kontroller och utredningar samordnas mellan aktuell institution och berörda avdelningar på universitetsförvaltningen. Interrevisionen kontaktas för samråd och hantering. - När det gäller avtal mellan KI och bolag (eller annan association) där en anställd har någon form av intresse, svarar Juridiska avdelningen för avtalsgranskning samt att rutiner finns vid avtalsgranskningen för att säkerställa att det inte föreligger jäv och att bisysslan är hanterad. - Etikrådet avger yttrande i frågor om etik i forskningen avseende bisysslor. - Registraturen ansvarar för att anvisningar och information kring diarieföring finns. Registraturen rådger kring frågor om diarieföring.