1(10) Dnr SLU ua 2013.1.1.1-1688 Exp. den: 2013-04-02/EME STYRANDE DOKUMENT Sakområde: Kommunikation och media Dokumenttyp: Anvisning/Instruktion Beslutsfattare: Rektor Avdelning/kansli: Ledningskansliet Handläggare: Eva-Marie Ek Beslutsdatum: 2013-04-02 Träder i kraft: 2013-04-02 Giltighetstid: Tills vidare Bör uppdateras före: 2014-12-31 Ev dokument som upphävs: [Dokument som upphävs] Bilaga 1 till: Rektors beslut av den 2 april 2013 Språkliga anvisningar Inledning Vid SLU produceras stora mängder text för olika ändamål och för olika målgrupper. På samma sätt som SLU har en enhetlig grafisk profil är det önskvärt med ett enhetligt, konsekvent språkbruk. Texter som är skrivna på samma sätt bidrar till intrycket av att det är ett SLU som är avsändare. Enligt språklagen ska vi som skriver på myndighet också använda ett språk som är vårdat, enkelt och begripligt. De språkliga anvisningarna hjälper dig att skriva vårdat. Vilka texter ska anvisningarna användas för? De språkliga anvisningarna är tänkta i första hand för texter inom administration och kommunikation, inte för vetenskaplig publicering. Detta hindrar inte att de tillämpas även på sådana texter, om inte publikationen i fråga har egna regler som ska följas. Vad innehåller anvisningarna? I de språkliga anvisningarna hittar du centrala skrivrekommendationer. I många fall finns flera, likvärdiga sätt att skriva något. Förkortningar kan till exempel skrivas med eller utan punkt. De varianter som rekommenderas här är inte valda för att de är bättre än andra varianter det viktigaste är att det blir konsekvent, och det är det anvisningarna ska bidra till. Anvisningarna följer också rekommendationerna i Myndigheternas skrivregler, som är mer utförliga och där du få svar på frågor som inte täcks av anvisningarna. Du hittar Myndigheternas skrivregler på medarbetarwebben under Stöd och service\kommunikation\språk\hjälp för dig som skriver. 1(10)
Vad gör jag om jag behöver hjälp med att översätta ord? Om du undrar över hur något ska översättas till engelska/svenska kan du titta i ordlistan SLU-ord, som innehåller vanliga SLU-relaterade begrepp. I SLU-ord finns till exempel engelska och svenska namn på utbildningsprogram, examina, ämnen, organisatoriska enheter och tjänstetitlar. Du hittar SLU-ordlistan på medarbetarwebben under Stöd och service\kommunikation\språk\hjälp för dig som skriver. Saknar du något i anvisningarna eller SLU-ordlistan? Kontakta gärna språkkoordinatorn (sprakkoordinator@slu.se) med önskemål. 2(10)
Innehåll 1. Stavning och böjning... 4 2. Stor eller liten bokstav... 4 3. Vetenskapliga namn... 5 4. Nationalitetsnamn... 6 5. Verbformer... 6 6. Akronymer och förkortningar... 7 7. Sammansatta ord... 9 8. Datum... 9 9. Sifferuttryck... 9 10. Listor... 10 3(10)
1. Stavning och böjning Följ rekommendationerna i Svenska Akademiens ordlista, SAOL. Om det anges flera alternativ i SAOL, använd det första alternativet. A el. B betyder att alternativen i princip är likvärdiga, medan A, äv. B innebär att B är acceptabelt men att A är att föredra. För dem som har språkverktyget Wordfinder installerat på sin dator ingår SAOL där, i Stora skribentordboken, tillsammans med flera andra användbara lexika. Mer information om Wordfinder finns på medarbetarwebben, på sidan om IT/Licensinformation. Du som inte har Wordfinder kan använda SAOL på webben, där den finns hos www.svenskaakademien.se. Du kan antingen söka i webbversionen, eller gratis ladda ned en version som du installerar på din dator. 2. Stor eller liten bokstav Enligt svenska skrivregler används stor bokstav i egennamn och för att inleda en mening. Omotiverade stora bokstäver utöver detta bör undvikas, då de försämrar läsbarheten. Enligt de skrivregler som gäller för alla myndigheter skrivs enheter inom myndighet med liten bokstav. Vid SLU gäller det namn på fakulteter, institutioner, enheter, avdelningar och andra organisatoriska enheter. Det gäller också namnen på utbildningsprogram i löptext. Vid fakulteten för veterinärmedicin och husdjursvetenskap arbetar drygt 500 personer. Välkomna till institutionen för energi och teknik! Personal från ledningskansliet deltog i mötet. Studenterna på hortonomprogrammet läser 300 högskolepoäng. 4(10)
I texter för internt bruk används ibland ett förkortat namn, och då kan stor bokstav behövas för tydlighetens skull. Förkortade namn ska inte användas i externa sammanhang där risk för missförstånd kan uppstå. Om hela namnet skrivs ut används enbart små bokstäver. Anna kommer från Skogsekologi. Anna kommer från institutionen för skogsekologi. Att skapa nya namn med så kallade logotypskrivningar bör undvikas. Logotypskrivningar är skrivsätt som bryter mot normala skrivregler och som är avsedda att signalera något avvikande och skapa intresse. De försvårar dock läsningen. Logotypskrivningar som redan är etablerade namn bör normaliseras i löptext. Ett namn som BioCentrum bör till exempel skrivas Biocentrum i löptext. Titlar, även utländska, skrivs med liten begynnelsebokstav i löptext. professor S. Svensson, dr A. Andersson, landsbygdsminister E. Erlandsson Namn på svenska myndigheter och motsvarande skrivs med stor bokstav, medan namn på avdelningar inom myndigheter skrivs med liten bokstav. Tillväxtverket, Landsbygdsdepartementet kommunikationsavdelningen, planeringsenheten 3. Vetenskapliga namn Endast släktnamnet skrivs med stor bokstav. Amanita muscaria, Streptococcus equi, Hepaticaarter Försvenskade latinska beteckningar som kan böjas på samma sätt som andra svenska ord skrivs med liten bokstav. dahlia, petunia, streptokock 5(10)
Språkvården rekommenderar rak stil, alltså inte kursivering, när latinska artnamn ingår i en svensk text. Om skribenten har goda skäl att föredra kursiv, till exempel därför att det är praxis inom ämnet i fråga, går det förstås bra det också det viktigaste är att man väljer en variant och konsekvent tillämpar den i en och samma text. Det är dock viktigt att veta att alltför mycket kursivering i en text försämrar läsbarheten, särskilt om texten ska läsas på skärm och inte på papper. Eftersom syftet med kursiveringen är att signalera att det kommer något avvikande, i det här fallet på ett främmande språk, ska artnamn inte kursiveras om den omgivande texten redan är kursiv, till exempel i en bildtext. 4. Nationalitetsnamn Många nationalitetsnamn är okomplicerade, men ibland finns flera varianter vad gäller stavning och transkribering. Följ i sådana fall rekommendationerna från TT på tt.se/tt-spraket/navigation/nationalitetsnamn/stats-och-nationalitetsnamn. 5. Verbformer Det finns några vanliga verb som har både en längre och en kortare form. I sådana fall är det den korta formen som ska användas. Ska (inte skall), dra (inte draga), ge (inte giva), ta (inte taga) etc. Gäller även sammansatta verb: iaktta (inte iakttaga), uppdra (inte uppdraga) Det finns två undantag där den längre formen är att rekommendera. lade (inte la), sade (inte sa) Vissa sammansatta verb kan vara antingen löst eller fast sammansatta. I sådana fall bör lös sammansättning användas. ta ut (inte utta), ta emot (inte motta) 6(10)
6. Akronymer och förkortningar Grundregeln är att inte använda förkortningar i onödan, och de bör i princip undvikas i löptext. Vill du förkorta så använd bara de vanligaste förkortningarna som t.ex., m.fl., bl.a., osv. Det finns dock många akronymer (initialförkortningar) som är etablerade och som kan användas om de är kända för läsaren. Tänk på följande: Anta aldrig att läsaren är bekant med de akronymer eller förkortningar du använder. Den fullständiga formen av en akronym eller mindre vanlig förkortning måste skrivas ut första gången du använder den i en text. Förkortningen SLU kan användas i löptext, men beroende på vilken målgruppen är kan även den behöva skrivas ut första gången. CMF, Centrum för miljövetenskaplig forskning, har som främsta uppgift Fakulteten för naturresurser och lantbruksvetenskap (NL-fakulteten) är den största av de fyra fakulteterna. Vid NL-fakulteten arbetar... Akronymer av namn som uttalas bokstav för bokstav skrivs med stora bokstäver. SLU, CMF, UDS Behöver du skriva en sådan akronym i genitiv, använd kolon. SLU:s Akronymer av namn som uttalas som ord skrivs med stor begynnelsebokstav. Foma, Ladok, Vinnova Akronymer som inte är namn skrivs ofta med stora bokstäver när de är nya, men med små bokstäver när förkortningen etablerats i språket. laser, dna, dvd, sms, tv, vd 7(10)
Förkortningar som är avbrytningar (endast del av ordet skrivs ut) skrivs med punkt. dvs., t.ex., etc. Förkortningar som är sammandragningar (första och sista bokstaven behålls, ibland även några mellanliggande bokstäver) skrivs utan punkt. dr, jfr, tfn Vissa akademiska titlar kan förkortas antingen som avbrytningar (skrivs med små bokstäver) eller som akronymer (skrivs med stora bokstäver). Blanda inte de båda skrivsätten i en och samma text. fil.dr/fd, fil.kand./fk, fil.lic./fl, fil.mag./fm Andra titlar förkortas normalt bara som avbrytningar. med.kand., tekn.kand., med.dr, tekn.dr, civ.ek., civ.ing. SLU:s egna titlar skrivs av tradition utan punkt, trots att de är avbrytningar: AgrD, Jägmäst, SkogD, Skogsmäst, Skogstekn, TeknD, VMD Vissa ord finns i både kort och lång form, utan att det rör sig om en förkortning. I sådana fall är det kortformen som bör användas, då den som regel är mer modern och enklare att böja: dekan, inte dekanus 8(10)
7. Sammansatta ord En del sammansatta ord skrivs med bindestreck. Det gäller om första delen i sammansättningen är en ensam bokstav, en förkortning, ett oöversatt ord, ett sifferuttryck eller ett flerordsuttryck. dna-analys, fil.kand.-examen, postdoc-tjänst, CO 2 -utsläpp, galna ko-sjukan 8. Datum I sid-/brevhuvuden bör formatet åååå-mm-dd användas. I löptext är formatet dd mmmm åååå att föredra. Se till att datum inte hamnar på två rader i löptext. 2013-05-10 10 maj 2013 9. Sifferuttryck Använd siffror om det är sifferuppgifterna som är det centrala i texten. I andra fall skrivs mindre tal (till och med tolv) med bokstäver och högre tal skrivs med siffror. SLU har sedan några år tillbaka drygt 700 aktiva forskarstudenter. En analys av 2011 års publicering visar att tio forskningsområden står för ungefär hälften av det totala antalet publikationer. Använd fast blanksteg (Ctrl+Shift+mellanslag i Word) som tusentalsavgränsare och använd komma som decimaltecken. Tusental: 100 000 (inte 100.000), decimal: 0,75 I längre texter kan ordet procent lämpligen skrivas ut. Använd % i tabeller, illustrationer och kortare texter. Observera att det enligt svenska skrivregler ska vara ett blanksteg mellan tal och procenttecken. 50 %, 50 procent 9(10)
10. Listor Listor är ett mycket bra sätt att strukturera innehåll och göra texten mer lättläst. Se till att utforma listan på ett konsekvent sätt, och kontrollera att samtliga listpunkter hänger samman grammatiskt. Om den fras som inleder listan innehåller ett uttryck som syftar framåt (ofta följande) ställs listan upp på följande sätt: Den inledande meningen ( på följande sätt ovan) avslutas med kolon. De enskilda listpunkterna har stor begynnelsebokstav. Varje listpunkt avslutas med punkt. En listpunkt kan bestå av en enda mening. Den kan också bestå av flera meningar. Ibland knyter inledningsfrasen direkt an till uppräkningen utan skiljetecken. Om varje listpunkt är en fortsättning på den inledande meningen kan du 1. sätta punkttecken, siffra eller bokstav före varje listpunkt, 2. sätta komma efter varje listpunkt, 3. avsluta med punkt. Om en sådan lista har led som består av flera meningar kan du A. använda semikolon som skiljetecken mellan meningarna i uppräkningen; ledet efter ett semikolon ska också ha liten begynnelsebokstav, B. sätta punkttecken, siffra eller bokstav före varje listpunkt, C. avsluta varje listpunkt med komma, D. använda punkt som skiljetecken om det är det sista ledet i uppräkningen som består av flera meningar. Följer du någon av dessa listmodeller får du en konsekvent, lättläst och grammatiskt korrekt text. 10(10)
1(2) Dnr SLU ua 2013.1.1.1-1688 Exp. den: 2013-04-02/EME Rektor BESLUT 2013-04-02 Enligt sändlista Språkliga anvisningar för engelska och svenska Beslut Rektor beslutar att anta de språkliga anvisningarna för engelska och svenska. Redogörelse för ärendet De språkliga anvisningarna innehåller svar på vanliga språkliga formfrågor, och är avsedda att vara ett hjälpmedel för SLU:s personal vid textproduktion. De svenska anvisningarna kan ses som ett komplement till Myndigheternas skrivregler (Ds 1991:58). Anvisningarna är främst avsedda för de texter SLU som myndighet producerar, inte för vetenskapliga texter. Syftet med anvisningarna är att få en textproduktion som kännetecknas av ett konsekvent och korrekt språkbruk, på samma sätt som den grafiska profilen syftar till ett konsekvent bruk av grafiska element. En försöksutgåva av anvisningarna har varit tillgänglig för kommentarer under andra halvan av 2012. De kommentarer som inkommit har beaktats i den version som bifogas detta beslut. Beslut i detta ärende har fattats av rektor Lisa Sennerby Forsse efter föredragning av Eva-Marie Ek och i närvaro av tjänsteförrättande universitetsdirektör Marianne Fredriksson. Sändlista Dekaner Prefekter Avdelningschefer inom administration P.O Box 7070 SE-750 07 Uppsala, Sweden. tel: +46 (0)18-67 10 00 Besök/visits: Adressgatan 123. mob: +46 (0)703-21 21 95 www.slu.se/xxx namn.efternamn@slu.se
för engelska och svenska Kopia för kännedom Webbredaktionen Lisa Sennerby Forsse Eva-Marie Ek 2(2)