Internrevisionsrapport Luleå tekniska universitet Granskning av rekrytering av kvalificerade lärare december 2004
INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING...4 BAKGRUND...4 GRANSKNINGENS SYFTE...4 GENOMFÖRANDE...4 SAMMANFATTNING...6 IAKTTAGELSER OCH REKOMMENDATIONER...9 POLICYS OCH RIKTLINJER...9 Anställningsordning...9 Rekryteringspolicy...11 Jävsinstruktioner...11 Introduktionspolicy...11 REKRYTERINGSPROCESSEN...12 Initiering av ett rekryteringsärende...12 Bedömningsgrunder...13 Rekryteringsgrupper...14 Annonsering...16 Hantering av ansökningar mm...17 Att utse sakkunniga...18 Information till sökande under rekryteringsprocessen...21 Vetenskaplig och pedagogisk skicklighet...22 Urval och anställningsförslag...22 Beslut i anställningsnämnderna...24 Jäv i rekryteringsprocessen...25 Uppföljning av efterlevnad av regelverk...26 Introduktion...26 REKRYTERING I ENLIGHET MED LTUS STRATEGIER...27 Kvalificerade lärare...27 Familjerekrytering...29 Granskningsår: 2004 Granskning utförd av: Mikael Andersson, Karin Geverts, EY Kvalitetssäkring utförd av: Peter Strandh, EY Granskningsperiod: november 2004 Mottagare: Universitetsstyrelsen Ingegerd Palmér Rektor E 2(29)
För kännedom: Mikael Jonsson Ingegerd Olofsson Staffan Sarbäck Eva Vikström-Dahlhielm Prorektor Personalchef Förvaltningschef Verksamhetscontroller E 3(29)
Bakgrund INLEDNING Vid den riskanalys som genomfördes under våren 2004 identifierades flera risker förknippade med rekryteringen inom LTU. Vidare förutsätter den strategi som universitetet valt, Det skapande universitetet, att försörjningen av spetskompetens säkras för att möta framtidens behov. En stor del av ämnesföreträdarbefattningarna (professorer) inom LTU är idag inte tillsatta med ordinarie befattningshavare. Inom en 10-årsperiod väntar större pensionsavgångar som kommer att ställa krav på en fungerande process för rekrytering av kvalificerade lärare. Enligt anställningsordningen ska LTU rekrytera disputerade lärare (doktorer) och det upplevs som svårt hitta rätt kompetens för tillsättning av professorer och lektorer. Om LTU inte rekryterar tillräcklig kompetens kan detta påverka kvalitet och universitetets rykte negativt. Risk finns vidare att tillräcklig framförhållning inte finns i rekryteringsprocessen vilket kan få till följd att personal inte rekryteras efter det långsiktiga behovet utan för att fylla en tillfällig "lucka". Prefekterna ansvarar inom ramen för verksamhetsuppdraget för rekrytering av personal till institutionen. Om prefekterna inte har tillräckligt stöd vid rekrytering av personal eller inte avsätter tillräckligt med resurser för rekryteringen kan detta medföra förseningar eller bristfälliga rekryteringar. Internrevisionen har, i enlighet med beslutad revisionsplan, genomfört en granskning av rekryteringsprocessen med avseende på kvalificerade lärare. Granskningens syfte Syftet med granskningen har varit att utvärdera om LTU har etablerat en ändamålsenlig process med tillfredsställande intern kontroll för rekrytering av professorer och lektorer. Genomförande Granskningen har främst genomförts i form av intervjuer med nyckelpersoner på central nivå samt med företrädare för ett urval av institutioner. En genomgång har gjorts av befintlig styrande dokumentation såsom anställningsordning och strategidokument. I samband med intervjuerna har vidare en genomgång gjorts av aktiviteter som genomförts och dokumentation som upprättats för åtta rekryteringar av kvalificerade lärare vid de tre utvalda institutionerna. E 4(29)
Följande personer har intervjuats: Karin Axelsson, prefekt institutionen för hälsovetenskap Jerker Delsing, dekanus tekniska fakultetsnämnden Ann Hägerfors, dekanus filosofiska fakultetsnämnden Johan Ingri, ordförande anställningsnämnd Ove Isaksson, prefekt institutionen för tillämpad fysik, maskin- och materialteknik Gunilla Johansson, ordförande anställningsnämnd Mikael Jonsson, prorektor Anders Landström, personalhandläggare Ingegerd Olofsson, personalchef Ingegerd Palmér, rektor Kjell Rask, prefekt institutionen för industriell ekonomi och samhällsvetenskap Staffan Sarbäck, förvaltningschef Följande styrande dokumentation har erhållits och beaktats: Anställningsordning för Luleå tekniska universitet Att rekrytera personal Budgetunderlag för Luleå tekniska universitet Det skapande universitetet en mötesplats för integrerat kunskapsbyggande. Mål och strategier 2001-2006 för Luleå tekniska universitet Det skapande universitetet, Framgångsfaktorer och övergripande mål för år 2006 Introduktionspolicy för Luleå tekniska universitet Planeringsförutsättningar med kompletteringar för år 2005 Prefektens roll som processägare i processen lärarrekrytering Registrering av handlingar och formulering av åtgärdsbeskrivning vid diarieföring i DIABAS Uppdrag att utarbeta forskningsstrategier E 5(29)
SAMMANFATTNING Rekrytering av kvalificerade lärare, såsom professorer och lektorer, är en komplex process som berör enheter inom flertalet nivåer inom LTU. Rekryteringen är dessutom beroende av externa parter i form av sakkunniga som lämnar yttranden i aktuella ärenden. Möjligheterna att fullt ut rekrytera i enlighet med LTUs strategier begränsas av tillgången på kvalificerade lärare inom vissa områden, framför allt inom de filosofiska ämnesområdena. LTUs geografiska placering är vidare en påverkande faktor som inte kan bortses från och där även möjligheterna för medföljande familjemedlem att finna en sysselsättning inverkar. Efter granskning och utvärdering av LTUs rekryteringsprocess är vår bedömning att det sätt som arbetet och ansvaret fördelats inom processen i stort fungerar tillfredsställande men att ett flertal förbättringsområden finns. Bland dessa kan nämnas att anställningsordningen inte är uppdaterad samt inte följs fullt ut. Processen tar vidare lång tid vilket kan medföra att en rekrytering misslyckas eller att forskningsämnet tappar fart. Nedan följer en sammanfattning av våra väsentligaste iakttagelser och rekommendationer från granskningen. Policys och riktlinjer LTUs anställningsordning är inte uppdaterad med avseende på ändringar i högskoleförordningen. LTU bör uppdatera och fastställa en ny version av anställningsordningen. Vid granskningen framkom att anställningsordningen anses vara otydlig. Vi rekommenderar att LTU ser över anställningsordningen med avseende på tydlighet i samt kompletterar med uppgifter enligt vad som framkommit i vår rapport. Instruktioner hur granskning ska genomföras och dokumenteras av att sakkunniga inte är jäviga i ett rekryteringsärende saknas inom LTU. Genomförd jävsgranskning av sakkunniga dokumenteras vidare inte på ett systematiskt sätt. Vi rekommenderar att instruktioner för detta upprättas och kommuniceras till verksamheten. Efterlevnad av regelverk Inför varje rekrytering ska bedömningsgrunderna samt hur de ska vägas mot varandra fastställas av fakultetsnämnden. Vid genomgången konstaterades att anställningsprofiler med bedömningsgrunder fanns upprättade men att det endast i enstaka profiler framgick hur bedömningsgrunderna ska vägas mot varandra. Fakultetsnämnden bör i samband med att anställningsprofilen fastställs kontrollera att detta finns angivet. Rekryteringsgrupper utses och sammansätts ej i enlighet med anställningsordningen. Vi rekommenderar att rekryteringsgrupper tillsätts i enlighet med de interna reglerna. E 6(29)
Som ett inledande steg skall tillsatt rekryteringsgrupp upprätta en tidsplan för arbetet. Dokumenterade tidsplaner upprättas ej idag. En dokumenterad tidsplan bör alltid upprättas i enlighet med anställningsordningen och kommuniceras till berörda inom LTU. Yttrandena från sakkunniga är generellt sett av sämre kvalitet vad avser prövningen av den pedagogiska skickligheten jämfört med den vetenskapliga. De sökande bifogar vidare underlag till pedagogiska meriter i lägre utsträckning än vetenskapliga. Vi rekommenderar att instruktionerna till sakkunniga och sökande förtydligas för att ställa tydligare krav på vad som ska bifogas och bedömas, främst avseende pedagogisk skicklighet. Enligt högskoleförordningen och LTUs anställningsordning skall en tydlig motivering till beslutet framgå av anställningsnämndens protokoll. Motiveringarna i anställningsnämndens protokoll är emellertid ytterst standardiserade och en översyn bör göras för att säkerställa att högskoleförordning och anställningsordning följs fullt ut. Vid granskningen aktualiserades frågan om jävsförhållande kan uppstå i anställningsnämnderna. Frågan om jäv kan föreligga bör behandlas redan vid det första mötet som anställningsnämnden håller i ett rekryteringsärende. Om en enskild ledamot befinns vara jävig bör denna ersättas och inte delta i beredningen. Rutiner för kvalitetssäkring med avseende på oberoende kontroll av efterlevnad av gällande regelverk som berör rekrytering har ej etablerats. Vi rekommenderar att rutiner etableras för oberoende kontroll, t ex i form av stickprovskontroller. Kvalitetssäkring genomförs ej på ett formaliserat sätt av att annons överensstämmer med fastställd anställningsprofil. En kvalitetskontroll bör införas som säkerställer att dessa överensstämmer på väsentliga punkter. Kompetensutvecklingsplaner upprättas inte på ett formaliserat sätt i samband med anställning av adjunkter vilket skall göras enligt anställningsordningen. Redan vid det initiala beslutet om att anställa en adjunkt bör en preliminär kompetensutvecklingsplan finnas utarbetad. Kompetensutvecklingsplanen bör alltid åtföljas av åsatta resurser för den enskildes utveckling. Ett universitetsgemensamt introduktionsprogram för professorer och lektorer saknas. Ansvaret för introduktionen vilar nu helt på institutionerna. Rutiner för introduktion av kvalificerade lärare har dock ej etablerats på ett tillfredsställande sätt och det har förekommit att nyrekryterade professorer eller lektorer lämnat sin anställning kort efter tillträdet. Vi rekommenderar att introduktionspolicyn kommuniceras samt att plan för introduktionen alltid upprättas inför nyanställds ankomst. E 7(29)
Framförhållning i processen Formaliserat signalsystem saknas för att snabbt informera fakultetsnämnden om att en rekrytering är på gång till följd av en uppsägning. Vi rekommenderar att rutiner fastställs. Identifiering av sakkunniga initieras först efter att ansökningstiden har gått ut vilket kan medföra att processen försenas. Prefekten bör redan i samband med annonsering påbörja arbetet med att kontakta och preliminärboka sakkunniga, men med förbehåll om eventuellt jäv. Vid granskningen framkom att det inte sällan tar runt ett år att få in sakkunnigyttrandena. Vi rekommenderar att LTU tydliggör villkoren för yttrandena i en avtalsliknande handling som den sakkunnige skriver under för att öka motivationen att inkomma med dessa i tid. Arvode för sakkunnigyttrande utgår i form av fastställda belopp som grundar sig på antalet sökande till aktuell tjänst. Arvodet utgår oavsett om yttrandet lämnats vid överenskommen tidpunkt eller inte. Vi rekommenderar att en översyn görs av arvoderingen till sakkunniga med avsikten att öka incitamenten att lämna yttranden i tid. Rekrytering i enlighet med LTUs strategier LTU har slagit fast att i första hand professorer och universitetslektorer ska anställas som lärare. Rekrytering av lärare som är lägre kvalificerade än lektorsnivå fortgår, främst inom de filosofiska ämnesområdena. Beslut om att anställa sådan personal bör godkännas av fakultetsnämnden för att säkerställa att särskilda skäl föreligger enligt anställningsordningen. De enskilda ledamöterna i anställningsnämnderna förbereder frågor inför intervju med sökande, men ingen direkt samordning görs inför intervjun. Vi rekommenderar att LTU ser över hur urvalsprocessen kan utvecklas och systematiseras för att få en tydlig koppling till kraven enligt anställningsprofilen samt LTUs strategier. Initiativ till att söka möjligheter till att erbjuda medföljande make/maka förvärvsarbete görs ej på ett samordnat sätt inom LTU. Vi rekommenderar att LTU på ett samordnat sätt bygger upp samverkan med exempelvis närliggande kommuner, näringsliv, landsting och rekryteringsbyråer. Stockholm den 9 december 2004 Ernst & Young AB Peter Strandh Mikael Andersson Karin Geverts E 8(29)
IAKTTAGELSER OCH REKOMMENDATIONER Policys och riktlinjer Anställningsordning Enligt högskoleförordningen ska en högskolas anställningsordning finnas tillgänglig vid högskolan. LTU har en beslutad och tillgänglig anställningsordning. Anställningsordningen är emellertid inte uppdaterad med avseende på ändringar i högskoleförordningen, vilket också konstaterades vid Högskoleverkets tillsynsbesök under hösten 2003. Områden som omfattas är exempelvis tillkommande krav för behörighet samt anställningsformer. Risk att högskoleförordningen inte efterlevs om styrande dokumentation ej är uppdaterad. LTU bör uppdatera och fastställa en ny version av anställningsordningen. Vi rekommenderar att det av den version som distribueras internt tydligt framgår vilka ändringar som har gjorts. Anställningsordningen finns tillgänglig på LTUs hemsida. Därutöver finns ett utdrag ur anställningsordningen som avser pedagogisk skicklighet. Utdraget härrör från en äldre version av anställningsordningen och innehåller inte samtliga kriterier som nu gällande ordning. Risk att sökande inte ges möjlighet att åberopa samtliga relevanta meriter om olika versioner av gällande kriterier finns att tillgå. Utdraget ur anställningsordningen bör uppdateras så att detta överensstämmer med anställningsordningen eller tas bort från hemsidan. E 9(29)
Vid granskningen framkom att anställningsordningen anses vara otydlig bland annat i bemärkelsen att vissa avsnitt återkommer två gånger och att informationen är något olika. Av anställningsordningen framgår vilka uppgifter som rektor, fakultetsnämnden/dekanus och anställningsnämnderna har i processen. Vilka uppgifter som personalenheten ansvarar för är emellertid otydligt. Risk att ansvar faller mellan stolarna eller att ansvarig ej har tillräckliga befogenheter om ansvar ej är tydligt. Vi rekommenderar att LTU ser över anställningsordningen med avseende på tydlighet samt kompletterar med uppgifter enligt vad som framkommit i vår rapport. Bland dessa är personalenhetens roll samt vilka befogenheter enheten har att ställa krav på enheterna i rekryteringsprocessen. Vi föreslår att LTU förtydligar sin anställningsordning genom att särskilja de regler som ska gälla inom LTU för rekryteringen från beskrivningen av aktiviteter i processen samt vem som utför dessa. Processen kan med fördel redogöras för i ett separat dokument. En grund till ett sådant dokument finns redan idag i det av personalenheten upprättade dokumentet Prefektens roll som processägare i processen lärarrekrytering. E 10(29)
Rekryteringspolicy LTU har en äldre rekryteringspolicy som enligt uppgift inte längre är aktuell. Anställningsordningen hänvisar dock till rekryteringspolicyn på en punkt avseende annonsering av lediga befattningar. Den äldre rekryteringspolicyn innehåller information som inte finns i anställningsordningen såsom praktiska tips hur en rekrytering planeras och intervjuer genomförs. Risk att upprättat dokumenterat stöd inte finns tillgängligt och därmed inte underlättar arbetet i processen. Risk att äldre styrande dokumentation innehåller inaktuell eller motstridig information. Vi rekommenderar att rekryteringspolicyn uppdateras om den fortfarande ska gälla som styrande dokumentation. Eventuellt kan de mer praktiskt inriktade avsnitten kombineras med en processbeskrivning som föreslagits ovan och ersätta den äldre rekryteringspolicyn. Jävsinstruktioner Instruktioner för hur jävsgranskningen av sakkunniga ska genomföras och dokumenteras saknas inom LTU. Risk att granskning inte genomförs eller genomförs på ett otillfredsställande sätt om instruktioner saknas. Vi rekommenderar att instruktioner för hur jävsgranskning ska genomföras och dokumenteras upprättas och kommuniceras på ett lättillgängligt sätt, t ex via intranätet. Vi rekommenderar vidare att anställningsordningen kompletteras i punkt 7 med att förslaget på sakkunniga, som ska lämnas till fakultetsnämnden, även ska innehålla information om jäv. Introduktionspolicy Till stöd för introduktion av nyanställda finns en fastställd introduktionspolicy. Policyn är ej känd i verksamheten. Risk att policyn ej efterlevs om den ej är tillgänglig för personalen. Risk att introduktion inte genomförs på ett ändamålsenligt sätt vilket kan medföra förlust av nyrekryterad personal. Vi rekommenderar att den fastställda introduktionspolicyn kommuniceras på ett lättillgängligt sätt, t ex via intranätet. E 11(29)
Rekryteringsprocessen Initiering av ett rekryteringsärende Rekryteringsärenden initieras i huvudsak till följd av att: ett nytt forskningsämne inrättas. en anställd säger upp sig. en pensionsavgång kommer att ske. Vad gäller ärenden som initieras till följd av en uppsägning, så saknas formaliserat signalsystem för att snabbt informera fakultetsnämnden om att en rekrytering är på gång. Personalenheten har gjort en genomgång av hur pensionsavgångarna för kvalificerade lärare kommer att påverka LTU inom en tioårsperiod. Vid genomgången konstaterades att antalet är relativt begränsat till skillnad mot vad som tidigare befarats. I medeltal kommer ca 4-5 personer per kategori (professorer och lektorer) att pensioneras varje år. Risk att fakultetsnämnden inte erhåller signaler i tid avseende rekryteringsärenden och att processen därmed försenas. Vi rekommenderar att rutiner fastställs för hur fakultetsnämnden ska informeras om att en uppsägning erhållits från en anställd. Ett förslag är att personalenheten vidarebefordrar informationen till fakultetsnämnden. E 12(29)
Tidigare utgick basanslag till forskningsämnet till institutionerna även om ämnesföreträdartjänst inte tillsattes av ordinarie befattningshavare. Från och med 2005 kommer basanslaget endast att utgå efter prövning av respektive fakultetsnämnd. Kriterier för bedömning i denna prövning har ännu ej upprättats av nämnderna. Risk att nämnderna ej hanterar prövningen på ett enhetligt sätt om tydliga kriterier för bedömningen i prövningen finns upprättade. Vi rekommenderar att kriterier för bedömningen vid prövning av basanslaget upprättas, fastställs och tillämpas på ett enhetligt sätt. Prövningen av basanslaget bör vara ett aktivt och dokumenterat beslut. Bedömningsgrunder Inför varje rekrytering ska bedömningsgrunderna samt hur de ska vägas mot varandra fastställas av fakultetsnämnden/dekanus (4 kap 17 Högskoleförordningen samt LTUs anställningsordning). Bedömningsgrunderna anges hos LTU som en del av anställningsprofilen som upprättas för aktuell tjänst. Vid genomgång av ett urval av ärenden konstaterades att anställningsprofiler med bedömningsgrunder fanns upprättade men att det endast i enstaka profiler framgick hur bedömningsgrunderna ska vägas mot varandra. Risk att högskoleförordningen ej följs. Risk att otydlighet i bedömningsgrunderna medför att väsentliga kriterier inte ges den tyngd som är relevant för den sökta tjänsten. Av anställningsprofilen ska det alltid framgå hur bedömningsgrunderna ska vägas mot varandra. Fakultetsnämnden bör i samband med att anställningsprofilen fastställs kontrollera att detta finns angivet. E 13(29)
Rekryteringsgrupper Enligt anställningsordningen ska en rekryteringsgrupp utses av rektor i varje rekryteringsärende efter förslag från berörd institution. I rekryteringsgruppen ska prefekten normalt vara ordförande, därutöver anges att bland annat en projektsekreterare från förvaltningen ska ingå. Rekryteringsgrupper utses och sammansätts ej i enlighet med anställningsordningen. I den mån rekryteringsgrupper tillsätts sker detta på ett informellt sätt och utan deltagande från förvaltningens sida. Risk att anställningsordningen inte efterlevs vilket kan medföra att ärenden handläggs felaktigt. Vi rekommenderar att rekryteringsgrupper tillsätts i enlighet med reglerna i anställningsordningen. Vi föreslår att en översyn görs av om beslutet om att utse rekryteringsgrupp behöver ligga på rektorsnivå, vilket eventuellt kan försena processen. Rekryteringsgruppens uppgift är att söka och kontakta intressanta kandidater samt att bereda förslag om sakkunniga till fakultetsnämnden. Denna uppgift hanteras av prefekten eller annan inom den informella rekryteringsgrupp som ibland bildas inför en rekrytering. Som ett inledande steg i arbetet ska gruppen upprätta en tidsplan för arbetet. Dokumenterade tidsplaner upprättas ej idag. Risk att anställningsordningen inte efterlevs vilket kan medföra att ärenden handläggs felaktigt. Risk att rekryteringsprocessen försenas om tidsplan inte upprättas för bevakning av att processen fortskrider enligt plan. En dokumenterad tidsplan bör alltid upprättas i enlighet med anställningsordningen och kommuniceras till berörda inom LTU. Tidsplanen ska upprättas i inledningsfasen av en rekrytering. Av planen bör framgå fastställda milstolpar för när aktiviteter ska vara genomförda och vem som ansvarar för dessa. Rutiner bör vidare etableras i rekryteringsgruppen för bevakning av att rekryteringen fortskrider enligt tidplanen. En metod för att driva ett rekryteringsärende är att använda projektformen och att i projektet definiera vilka som ansvarar för vilka aktiviteter. E 14(29)
LTU använder en version av PROPS-modellen inom förvaltningen, förslagsvis kan rekryteringen drivas i den projektform som redan delvis har etablerats inom LTU. E 15(29)
Annonsering Förslag till annons utarbetas av institutionen och överlämnas sedan till personalhandläggare för slutförande. Annonsen innehåller inte all information som finns i den fastställda anställningsprofilen utan är en mer säljande version. Kvalitetssäkring genomförs ej på ett formaliserat sätt av att annonsen överensstämmer med fastställd anställningsprofil. Det förekommer att annonsen avviker från profilen på väsentliga punkter såsom bedömningsgrunder. Vid vår genomgång av ett antal rekryteringsärenden noterades att samtliga bedömningsgrunder inte alltid framgick av annonsen samt att begreppet ämnesföreträdare inte förklarades. Risk att LTU kungör en ledig befattning som inte överensstämmer med fastställd anställningsprofil. Risk att sökande inte åberopar samtliga relevanta meriter om komplett information inte lämnas om bedömningsgrunderna. En kvalitetskontroll bör införas för att säkerställa att annonsen avseende en ledig befattning överensstämmer med fastställd anställningsprofil på väsentliga punkter. Vi föreslår att kvalitetskontrollen genomförs av en annan personalhandläggare än den som handlagt det aktuella ärendet. Vi rekommenderar att en förklaring till begreppet ämnesföreträdare görs tillgänglig för de sökande, antingen via förklaring i annonsen, eller som en standardlänk på hemsidan där aktuella tjänster kungörs. E 16(29)
Hantering av ansökningar mm Ansökningshandlingar inkommer i tre exemplar till registrator. Handlingarna innehas under rekryteringsprocessen av personalenheten, registrator och sakkunniga. Vid besök hos registrator för genomgång av handlingar noterades att inkomna originalhandlingar för de senaste två åren förvaras i en öppen bokhylla vilket inte är säkert mot brand, vatten och stöld. Risk att inkomna originalhandlingar utsätts för brand, vatten och stöld. Vi rekommenderar att en översyn görs av förvaringen av inkomna handlingar. Originalhandlingar bör t ex förvaras i ett brandsäkert skåp så att de under en viss tid är skyddade mot brand, vatten och stöld men ändå finns tillgängliga vid handläggningen. Vid genomgång av handlingarna i de utvalda rekryteringsärendena framkom att det kan föreligga osäkerhet om alla väsentliga handlingar kommit registrator tillhanda i ärendena. Enligt registrator har rutinen för postöppning nyligen ändrats så att all öppning och ankomstregistrering av inkomna handlingar numera görs centralt. Denna åtgärd förefaller minska risken för att handlingar inkommer på andra ställen i organisationen och blir liggande tills ärendena är handlagda. Risk att alla väsentliga handlingar i ett rekryteringsärende inte inkommer till registrator för arkivering. Iakttagelsen föranleder inga rekommendationer. E 17(29)
Efter att en rekrytering avslutats kan inte registrator avsluta ärendet i DIABAS förrän samtliga ansökningshandlingar återsänts från de sakkunniga, vilket kan ta lång tid. Av den instruktion som skickas till sakkunniga framgår inte att ansökningshandlingarna ska återsändas till LTU. Risk för fördröjningar i processen. Vi rekommenderar att instruktioner som lämnas till sakkunniga kompletteras med information om att ansökningshandlingar ska återsändas till LTU. Om det är önskvärt, kan arvodesutbetalningen kopplas till återsändandet av handlingarna så att arvodet först utbetalas sedan dessa har återkommit och ärendet avslutats i DIABAS. Att utse sakkunniga Prefekten föreslår efter genomförd jävsgranskning sakkunniga till fakultetsnämnden. Identifiering av sakkunniga initieras först efter att ansökningstiden har gått ut vilket kan medföra att processen försenas. Risk att rekryteringsprocessen försenas vilket kan få till följd att sökanden förlorar intresset eller erhåller annat jobb under rekryteringsprocessens gång. Prefekten, eller den som denne utser, bör redan i samband med annonsering påbörja arbetet med att kontakta och preliminärboka två eller tre sakkunniga, men med förbehåll om eventuellt jäv. Personalhandläggarna bifogar en instruktion till sakkunniga där det bland annat framgår att de ska granska de sökandes handlingar och bedöma deras vetenskapliga och pedagogiska skicklighet samt eventuella övriga kvalifikationer, på ett motiverat och rangordnat sätt. Vidare framgår att de ska lämna sakkunnigutlåtandet (nedan yttrandet) inom två månader eller efter överenskommelse. Risk att rekryteringsprocessen försenas om inte tydliga instruktioner lämnas till sakkunniga. Risk att rekryteringsprocessen försenas om sakkunniga inte förbinder sig att avlämna yttrande vid viss tidpunkt. Vi rekommenderar att LTU tydliggör villkoren för yttrandena i en avtalsliknande handling som den sakkunnige skriver under för att öka motivationen hos de sakkunniga att inkomma med dessa i tid. Av handlingen, med eventuella tillhörande bilagor, bör exempelvis framgå hur yttrandet bör vara utformat, när det enligt överenskommelse ska avlämnas till LTU samt vilket arvode som utgår i sakkunnigärendena. E 18(29)
Vid granskningen framkom att det inte sällan tar runt ett år att få in sakkunnigyttrandena, vilket även bekräftades vid genomgång av de utvalda ärendena. Vi rekommenderar även att tidplanen, som ska upprättas av rekryteringsgruppen, bifogas till avtalet för att tydliggöra processens beroende av att yttrandena inkommer i tid. Arvode för sakkunnigyttrande utgår i form av fastställda belopp som grundar sig på antalet sökande till aktuell tjänst. Arvodet utgår oavsett om yttrandet lämnats vid överenskommen tidpunkt eller inte. Risk att tillfredställande incitament saknas för de sakkunniga att lämna sina yttranden i tid vilket kan fördröja processen. Vi rekommenderar att en översyn görs av arvoderingen till sakkunniga med avsikten att öka incitamenten att lämna yttranden i tid. Ett sätt kan vara att koppla arvodet till antalet dagar/månader som förflyter från det att ansökningarna skickats till sakkunniga tills att yttrandena inkommit på ett sådant sätt att snabb handläggning premieras. I samband med detta bör dock beaktas att snabbhet inte får medföra avkall på kvaliteten i yttrandena. Vilket arvode som beräknas utgå till sakkunniga för yttranden i en enskild rekrytering framgår ej av instruktionerna som lämnas till sakkunniga. Vid granskningen framkom att det har förekommit att sakkunniga uttryckt sin förvåning över en relativt sett hög ersättningsnivå. Risk att tillfredställande incitament saknas för de sakkunniga att lämna sina yttranden i tid vilket kan fördröja processen. Vi rekommenderar att det beräknade arvodet, förutsatt att ingen sökande återtar sin ansökan, anges i avtalsliknande handling som upprättas med den sakkunnige för att tydliggöra hur stor ersättning som utgår. E 19(29)
Genomförd jävsgranskning av sakkunniga dokumenteras ej på ett systematiskt sätt. Vid genomgång av rekryteringsärendena framkom att det inte alltid kan utläsas att en jävsgranskning har gjorts. Risk att granskning inte genomförs eller genomförs på ett otillfredsställande sätt. Risk att genomförd jävsgranskning inte är tillfredsställande dokumenterad vilket kan vara ofördelaktigt i händelse av ett överklagande. Genomförd jävsgranskning bör dokumenteras på ett tydligt sätt. Det bör vidare tydligt framgå av förslaget på sakkunniga till fakultetsnämnden att jävsgranskning genomförts och att inget jäv befunnits föreligga. Enligt högskoleförordningen ska, när yttrande hämtas in från två eller flera personer, både kvinnor och män vara representerade om inte synnerliga skäl föreligger. Detta kan enligt uppgift vara svårt att efterleva eftersom ett begränsat antal potentiella sakkunniga finns att tillgå. Det framgår ej av dokumentationen hur kravet på representation av bägge könen har beaktats i enskilda ärenden. Risk att högskoleförordningen ej följs. Risk att genomfört ställningstagande till representationen mellan kvinnor och män inte är tillfredsställande dokumenterad vilket kan vara ofördelaktigt i händelse av ett överklagande. Vi rekommenderar att det alltid framgår av dokumentationen i ett rekryteringsärende som innebär att yttrande inhämtas från två eller flera personer, hur representationen av kvinnor och män har beaktats. Vi rekommenderar vidare att anställningsordningen kompletteras i punkt 7 med att förslaget på sakkunniga, som ska lämnas till fakultetsnämnden, även ska innehålla information om hur könsfördelningen har beaktats i ärendet E 20(29)
Information till sökande under rekryteringsprocessen Registrator bekräftar efter ansökningstidens utgång rutinmässigt till de sökande att ansökan har emottagits. Om personalenheten finner att meriterande underlag uppenbart saknas ges den sökande en möjlighet att komplettera sin ansökan genom ett brev som skickas ut från enheten. Personalenheten har upprättat ett standardbrev som kan skickas ut till de sökande när sakkunniga utsetts. Det framgår inte av den styrande dokumentationen att denna information ska sändas till de sökande. Vid granskningen framkom att aktiviteterna som avser att löpande informera sökande inte fungerar tillfredsställande. Risk att brister i löpande kontakt med sökanden medför att kandidaterna förlorar intresset för den sökta tjänsten eller söker och erhåller annat jobb under pågående rekrytering. Vi rekommenderar att det tydliggörs i styrande dokumentation när information ska skickas ut till de sökande under rekryteringsprocessens gång samt vem som ansvarar för att så görs. Vi rekommenderar att upprättad tidsplan bifogas. E 21(29)