Fakulteten för naturresurser och jordbruksvetenskap Dekanus STYRANDE DOKUMENT SLU ID: SLU.ua 2016.1.1.1-2693 Sakområde: Organisation och beslutsstruktur Dokumenttyp: Delegationsordning/organisationsbeslut Beslutsfattare: Dekanus, NJ Avdelning/kansli: Fakultetskansli, NJ Handläggare: Anders Eriksson Beslutsdatum: 2016-08-31 Träder i kraft: 2016-09-01 Giltighetstid: Tillsvidare Bör uppdateras före: 2019-12-31 Ev dokument som upphävs: - Bilaga till: Dekanbeslut 2016-08-31 Administrativa chefer vid NJ-fakulteten Version 2016-08-22 avsedd för dekanbeslut 2016-08-31 Administrativa chefer vid NJ-fakulteten Inledning De administrativa cheferna ska utgöra ett verksamhetsstöd för institutionsledningens operativa och strategiska arbete och stödja implementering av universitets- och fakultetsövergripande strategier och beslut. Därutöver ska de administrativa cheferna utifrån tillgängliga resurser bidra till att skapa de bästa förutsättningarna för institutionens verksamhet och utveckling. De administrativa cheferna ska uppmärksamma institutionsledning, fakultetsledning och centrala enheter inom SLU på behov av utveckling, förändringar och effektiviseringar inom det administrativa området. De administrativa chefernas arbete, stöd och service ska syfta till att förenkla och eliminera hinder i verksamheten genom att vara en länk mellan olika nivåer inom SLUs organisation. De administrativa cheferna är organisatoriskt placerade vid en institution och arbetar i nära samarbete med prefekten. En administrativ chef kan också arbeta vid fler institutioner. En överenskommelse upprättas* mellan administrativ chef och prefekt som beskriver den administrativa chefens löpande uppgifter inom verksamheten. * Chefskontrakt prefekt administrativ chef
Kompetenskrav De administrativa cheferna ska ha en akademisk examen med inriktning på ekonomi eller motsvarande. Ytterligare krav är dokumenterad erfarenhet av chefskap och administrativt arbete. Allmänna krav är god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska, god förmåga att på ett pedagogiskt sätt förklara ekonomiska begrepp och sammanhang samt förståelse för de villkor som gäller för verksamhet inom universitetsvärlden. Finansiering Finansieringen av tjänsten delas mellan institution/er och fakultet. Institutionen/- erna finansierar tjänsten till 75 %. Fakultetens medfinansiering till 25 % avser att stötta utvecklingen av professionellt verksamhetsstöd vid fakultetens institutioner. Målsättningen är att alla institutioner vid NJ-fakulteten på några års sikt har tillgång till en administrativ chef. Medfinansieringen innebär ej 25 % arbetstid direkt åt fakulteten, utan att bidra till utveckling av fakultets- och universitetsgemensamma stödfunktioner bl.a. genom att aktivt delta i möten och att ingå i arbets- och referensgrupper. Arbetsuppgifter Organisatoriskt är den administrativa chefen underställd prefekten. Den administrativa chefen har huvudansvaret för att leda och samordna verksamhetsstödet vid institutionen, samt bistå prefekten med kvalificerat stöd för institutionens operativa och strategiska ledning. Arbetsuppgifterna innebär: att inneha och aktivt driva de frågor som ingår i beslutsstödsrollen* att inneha och aktivt driva de frågor som ingår i övergripande ekonomirollen att ingå i institutionens ledningsgrupp att vara chef för institutionens administrativa personal att aktivt delta i och driva budgetarbete, resultatuppföljning, verksamhetsanalys och bokslut att aktivt arbeta med utveckling av verksamhetsstödet att aktivt delta i utredningar och andra uppdrag initierade av fakultet eller universitetsledningen * = Beskrivning av de administrativa rollerna finns på SLU:s hemsida (sök på administrativa roller). Vid ändringar i institutionens verksamhet Funktionen/tjänsten administrativ chef är en viktig del i arbetet med ett professionellt och effektivt verksamhetsstöd. Den administrativa chefen ska säkerställa kontinuitet och effektivitet i de administrativa systemen, rutinerna och arbetsuppgifterna. 2/6
Vid nyrekrytering, införande av administrativ chef-tjänst, prefektbyte eller önskemål om ändring i tjänstens innehåll eller omfattning på institutionen ska beslut fattas gemensamt efter en dialog mellan institution och fakultet. Ändringar i omfattning av tjänsten samt tjänstens innehåll kan alltså inte göras ensidigt av prefekten. Vid större förändringar, som innebär att tjänsten administrativ chef behöver minskas i omfattning, kommer fakulteten att ta ekonomiskt ansvar under en övergångsperiod. Principerna i föreliggande styrdokument bör tillämpas även i de fall en administrativ chef tillhörande NJ-fakulteten arbetar vid en institution som tillhör en av SLU:s andra fakulteter. 3/6
Bilaga till styrande dokument: Administrativa chefer vid NJ-fakulteten Överenskommelse mellan prefekt och administrativ chef Prefekt [Prefektens namn] och administrativ chef [Administrativa chefens namn] vid institutionen för [institutionens namn] är överens om följande för perioden 20XX-MM-DD tillsvidare, dock längst t.o.m. 20XX-MM-DD (sex månader efter slutdatum för prefektens mandatperiod). 1. Allmänt SLU fäster stor vikt vid chefs- och ledarskapet inom universitet och ser lämpliga, kompetenta och engagerade ledare och medarbetare som en förutsättning för SLU:s framgång utifrån våra visioner och mål. Chefer och ledare på alla nivåer ska veta vad ett chefs- och ledningsuppdrag innebär utifrån de synsätt, krav och förväntningar som finns beskrivna i policyn för chefsuppdrag inom SLU (Dnr SLU ua 2013.1.1.1-5596) och bidra till att leva upp till de ambitioner som dokumentet ger uttryck för. SLU:s vision, mål och värdegrund utgör grunden och utgångspunkten för all verksamhet inom SLU, och är därmed centrala styrdokument i chefers och ledares arbete. Målet är ett universitet med högkvalitativ utbildning och forskning, en effektiv administration och god en arbetsmiljö där medarbetare och studenter trivs och utvecklas och är aktivt delaktiga i utvecklingen av SLU. En tydlig roll- och ansvarsfördelning är en viktig förutsättning för en handlingskraftig organisation och för den samverkan mellan nivåer, funktioner och verksamheter som krävs för vi ska vara framgångsrika. 2. Administrativa chefens uppdrag, ansvar och befogenheter Organisatoriskt är den administrativa chefen underställd prefekten. Den administrativa chefen har huvudansvaret för att leda och samordna verksamhetsstödet vid institutionen, samt bistå prefekten med kvalificerat stöd för institutionens operativa och strategiska ledning. Den administrativa chefen ansvarar för att skapa ett välfungerande verksamhetsstöd vid institutionen, och för att ge underställd personal goda förutsättningar att utföra sitt arbete. För att garantera nödvändig kommunikation ska den administrativa chefen ha regelbundna personalmöten. Den administrativa chefen ska genomföra löne- och medarbetarsamtal med dem som är direkt underställda honom/henne minst 1 ggr/år. 4/6
De administrativa cheferna ska utgöra ett verksamhetsstöd för institutionsledningens operativa och strategiska arbete och stödja implementering av universitets- och fakultetsövergripande strategier och beslut. Därutöver ska de administrativa cheferna utifrån tillgängliga resurser bidra till att skapa de bästa förutsättningarna för institutionens verksamhet och utveckling. De administrativa cheferna ska uppmärksamma institutionsledning, fakultetsledning och centrala enheter inom SLU på behov av utveckling, förändringar och effektiviseringar inom det administrativa området. De administrativa chefernas arbete, stöd och service ska syfta till att förenkla och eliminera hinder i verksamheten genom att vara en länk mellan olika nivåer inom SLUs organisation. Arbetsuppgifterna innebär: att inneha och aktivt driva de frågor som ingår i beslutsstödsrollen* att inneha och aktivt driva de frågor som ingår i övergripande ekonomirollen att ingå i institutionens ledningsgrupp att vara chef för institutionens administrativa personal att aktivt delta i och driva budgetarbete, resultatuppföljning, verksamhetsanalys och bokslut att aktivt arbeta med utveckling av verksamhetsstöd att aktivt delta i utredningar och andra uppdrag initierade av fakultet eller universitetsledningen * = Beskrivning av de administrativa rollerna finns på SLU:s hemsida (sök på administrativa roller). 3. Särskilda åtaganden Den administrativa chefen har under prefektens mandatperiod som särskilda åtaganden att: 1) [Klicka och skriv texten här] 2) [Klicka och skriv texten här] 3) [Klicka och skriv texten här] 4) [Klicka och skriv texten här] 5) [Klicka och skriv texten här] 4. Uppföljning* Prefekt och administrativ chef ska årligen vid medarbetarsamtal följa upp den administrativa chefens åtagande utifrån denna överenskommelse vad gäller både 5/6
ledarskapet och verksamhetens utveckling och resultat samt hur samarbetet fungerar. 5. Utveckling i ledarrollen* Chefs- och ledarskap kräver kunskap, intresse och personlig mognad. Den administrativa chefen ska därför återkommande utveckla sitt personliga chefsoch ledarskap genom t.ex. deltagande i chefs- och ledarutvecklingsprogram, handledning/coachning och/eller andra utvecklingsinsatser. Kompetensutveckling i aktuella ledarfrågor ska planeras och överenskommas vid medarbetarsamtal med prefekten. * I de fall där en administrativ chef arbetar för mer än en institution ska prefekterna innan det årliga medarbetarsamtalet diskutera och stämma av punkt 4 (uppföljning) och 5 (utveckling i ledarrollen). 6. Överenskommelse mellan prefekt och administrativ chef vid institutionen för [institutionens namn]. Denna överenskommelse upprättas i två original varav varje part tagit varsitt exemplar Nedanstående överenskommelse är gjord mellan [Prefektens namn] (prefekt) och [Administrativa chefens namn] (administrativ chef) [Prefektens namn] Jag är införstådd med de ambitioner, krav och förväntningar som framgår av denna överenskommelse och dokumentet Chefsuppdraget och åtar mig uppdraget med dess rättigheter och skyldigheter. [Administrativa chefens namn] 6/6
Exp: 2016-09-01/AE