Verksamhetsplan 2015 BEAst Bygg- och fastighetssektorns Elektroniska Affärsstandard Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 1
1 Mål och vision 1.1 Verksamhetsidé Bygg- och fastighetssektorns Elektroniska Affärsstandard Styrelsen har tagit beslut om följande verksamhetsidé för BEAst: BEAst tar fram standarder och tjänster för elektroniskt informationsutbyte som leder till sänkta kostnader för aktörerna i och i anslutning till byggbranschen Grunden i BEAst är att utforma och etablera standarder för e affärer. Standardiseringen omfattar såväl gemensamma processbeskrivningar som innehåll och tekniska gränssnitt. För att förenkla för branschen ska standarder, när så finns anledning, paketeras i form av tjänster för att förenkla införande och användning i branschen. Valideringstjänsten och fakturaportalen e Build är två sådana exempel. Syftet med tjänsterna är att underlätta branschens övergång till elektroniskt informationsutbyte och därmed högre effektivitet, samtidigt som det säkrar att BEAst standarder verkligen blir använda. 1.2 Målsättning för år 2015 De kvalitativa målen är: att stärka varumärkena BEAst och e Build som samhällsbyggarsektorns naturliga val för e affärer att uppnå en större användning av BEAst:s standarder, även i övriga Norden att tillhandahålla tjänster för att stödja branschens produktivitetsutveckling att ha en etablerad samverkan med viktiga aktörer i branschen och omvärlden De kvantitativa målen är: att få minst tio nya medlemmar att etablera användning av de nya standarderna NeC, e Build Supply och e Build Label i betydande omfattning. Planer för införande finns som en del i respektive projekt. att etablera PEPPOL tjänsten på marknaden med minst 30 anslutna företag att etablera tjänsten e Build för logistik att öka volymerna i fakturaportalen e Build med 20% 1.3 Nulägesbeskrivning, problem- och behovsanalys Det finns ett stort intresse för e affärer i sektorn och många medlemsföretag arbetar intensivt med att effektivisera sina processer utifrån de möjligheter som e affärer ger. Arbetet sker dock inte utan problem och de enskilda företagen väljer olika strategier. Följande problem eller hinder har bedömts föreligga i sektorn idag: - Sektorn kännetecknas av många till många förhållanden. Detta medför risk för anpassningar hos företag som levererar produkter eller tjänster till många aktörer, om inte den gemensamma standarden används. - Affärer med aktörer utanför sektorn är vanligt och innebär ytterligare anpassningar om inte harmoniserade branschstandarder används. - Branschen har inte samma internationella standardtillämpning som är fallet med många andra branscher vilket gör e handel över gränserna mer komplex. Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 2
- Kundorderstyrda och konfektionerade varor, som byggs upp av komponenter eller specialtillverkas, är vanliga. Dessa typer av varor är svåra att hantera standardiserat med artikelinformation och enhetshantering. - En del företag använder gamla versioner av BEAst standarder och i en del fall t o m egna lösningar vilket försvårar sektorns utveckling inom e handel. Med utgångspunkt från ovanstående har följande fokusområden identifierats för verksamhetsåret 2015. Basverksamhet Förankra BEAst standarder i form av processer och meddelanden samt harmonisering av dessa med omvärlden, internationellt och med andra branscher. Stöd till medlemmar och till systemleverantörer. Information, utbildning och stöd för att öka spridningen av e affärer i branschen. I arbetsutskott etableras kunskaps och erfarenhetsnätverk för särskilda sakområden. Projekt Idéer till projekt tas fram i arbetsutskotten eller på förslag från medlemmar. Beslut om vilka projekt som ska drivas tas av styrelsen. Alla projekt ska ha stöd för implementering, ibland i form av ett separat projekt. Tjänster BEAst ska utveckla portalfunktioner som underlättar branschens e affärer. Branschportalen e Build har under några år varit den enda tjänsten av större omfattning, men under 2014 har PEPPOL tjänsten testats i pilot och ska vid positivt utfall från piloter lanseras under 2015. Upphandlingen av en logistikportal ska vara klar i början av 2015 för test i piloter. Planering pågår också för en företagsportal med syfte att sprida och kvalitetssäkra grunddata för lansering 2016. 1.4 Personella resurser Under året kommer det att finnas följande personella resurser i BEAst: Jan Svedman som är styrelseordförande. Peter Fredholm, vd och projektledare. Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 3
Åsa Nilsson, ansvarig för det tekniska utskottet, som arbetar med frågor som rör teknik, standarder och medlemssupport. Ordförandena i övriga arbetsutskott: Dag Jarlson för AU Logistik. Ordförandeposten för AU e faktura och AU Implementering är för närvarande vakanta. Avtalsoperatör av BEAst tjänst e Build ansvarar för löpande support och drift. En deltidresurs inom ekonomi. 1.5 Finansiella resurser Basverksamheten finansieras uteslutande av medlemsintäkter, medan varje projekt måste ha en egen finansiering, vilket i de flesta fall sker via större medlemsföretag och byggbranschens utvecklingsfond SBUF. På sikt är målet att basverksamheten till 50 % ska finansieras av tjänster. Riktlinjen är att BEAst ska göra ett nollresultat eller en marginell vinst. 2 Basverksamhet 2.1 Utveckling, underhåll och spridning av standarder Grunden för basverksamheten är att etablera och sprida de standarder som finns framtagna för att generera maximal nytta för branschen. De kan också bli föremål för underhåll och uppdateringar. 2.1.1 Process och meddelandestandarder BEAst ger löpande stöd till medlemmar för att tolka och tillämpa processbeskrivningen och meddelandestandarden, bl.a. genom att validera att standarden tillämpas korrekt. De standarder som finns är: Nordic e Building (NeB) för handelsprocessen. SMSI Byggfaktura. Nordic e Construction (NeC) för anläggningstransporter och maskintjänster. e Build Supply för varuförsörjning till byggarbetsplatser. e Build Label för kollietikett bygg. Nordic e Rental (NeR) för hyresprocessen. 2.1.2 Internationell standardisering och samordning Det internationella arbetet att standardisera processer och meddelanden drivs i organisationen UN/CEFACT. Vi ska hålla oss informerade om den utveckling som pågår, men engagerar oss först då arbete bedrivs inom ett område av särskilt intresse. Samarbetet på europeisk nivå, EDI Build Europe, är begränsat och bör utvecklas. OpenPEPPOL är den organisation som äger och förvaltar standarden och de gemensamma nätfunktonerna för PEPPOL. BEAst är medlemmar här och har möjlighet att påverka utvecklingen. 2.1.3 Nordisk samordning Den nordiska samordningen har hittills skett vid framtagningen av Nordic e Building. Många av medlemsföretagen arbetar nordiskt och det är därför en naturlig ambition att fördjupa det nordiska samarbetet. 2.1.4 Nationell samordning Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 4
BEAst har byggt upp kontakter med organisationer från både byggsektorn och andra branscher för att samordna standarder och på det sättet underlätta för användare. Samordning sker främst med GS1, Odette, Transport och Sveriges Kommuner och Landsting. 2.1.5 Implementeringsstöd För att stödja medlemmarna att implementera och sprida e handel ska BEAst ge råd och publicera rekommendationer. Ett annat exempel är att påverka systemleverantörer till att stödja standarden. 2.2 Information, spridning och marknadsföring 2.2.1 Varumärkena BEAst och e Build BEAst och våra standarder ska vara det naturliga valet för alla i branschen. Vi ska arbeta för att marknadsföra och informera vad BEAst står för till såväl sektorns egna aktörer, dess systemleverantörer samt till aktörer i sektorns omvärld. Exempel på detta är samverkan med andra byggorganisationer, aktiv bearbetning av viktiga tidskrifter och kundtidningar, se till att medlemmar och andra länkar till BEAst webbplats samt att besöka och göra presentationer i lämpliga forum. Namnet e Build har blivit allt mer känt i branschen i takt med framgångarna för e Build fakturaportal. Under 2014 godkände PRV BEAst ansökan om varumärkesregistrering av e Build, vilket dock överklagats av ett annat företag. Ärendet är inte avgjort. 2.2.2 BEAst webbplats Webbplatsen är det viktigaste sättet att nå ut med information om verksamheten och de standarder och tjänster som BEAst tillhandahåller, liksom för rekrytering av nya medlemmar. Där finns även de medlemssidor som används internt för föreningens medlemmar och styrelse. Innehållet ska kontinuerligt uppdateras och kompletteras. 2.2.3 Nyhetsbrev Nyhetsbrevet ska fortsätta att vara en av de viktigaste kanalerna för att kommunicera med medlemmarna. Varje år ges ut minst fyra nyhetsbrev. 2.2.4 Ytterligare information till medlemmarna Förutom nyhetsbrevet och webbplatsen ska BEAst arbeta för att även på andra sätt nå ut med information till medlemmarna, t.ex. genom utskick av kortare information via e post. Besök hos medlemmar ska utföras i den takt som medges. 2.2.5 Medlemsrekrytering Ett ständigt prioriterat arbete är att rekrytera fler medlemmar. Målet är att öka dagens antal om 85 medlemmar till 100 under 2015. 2.2.6 Informationsmaterial Det ska finnas ett uppdaterat urval av informationsmaterial om BEAst, e affärer och BEAst:s standarder, t.ex. i form av bildserier, produktblad och praktikfall. Materialet ska finnas tillgängligt på BEAst webbplats. Under 2015 kommer en särskild kampanj att ske för att få fart på användningen av de nya standarder som BEAst tagit fram inom logistikområdet. 2.2.7 Kurs och seminarieverksamhet BEAst ska kontinuerligt arrangera seminarier och kurser för att sprida kunskap om e affärer och våra standarder. En del av utbudet ska vara webbkonferenser där många deltagare på ett enkelt sätt kan anslutas. Huvudaktivitet varje år är det seminarium som arrangeras i anslutning till årsstämman. Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 5
2.2.8 Media Media ska kontinuerligt bearbetas för att på det sättet nå ut med BEAst:s budskap. 3 Projektverksamhet 2015 Här redogörs för de projekt som är beslutade av styrelsen för 2015. Medlemsföretagen ombeds att reservera personella resurser för att stötta BEAst i genomförandet av projekten. 3.1 Införande av PEPPOL Uppgiften för projektet är att införa en tjänst för enklare elektronisk affärskommunikation enligt de riktlinjer som drogs upp i den förstudie som genomfördes 2013. Tjänsten ska vara en del av PEPPOL, den standard och kommunikationsnät som är uppsatt i ett EU projekt och som allt mer börjar användas som en effektiv och säker infrastruktur för e affärer. Projektet pågick under 2014 då tjänsten byggdes upp och testades i piloter. I början av 2015 ska projektet avslutas genom att tjänsten etableras. 3.2 Införande av e-build Supply och e-build Label Syftet är att stötta införandet av de standarder och rekommendationer som togs fram i projektet "Effektivare varuförsörjning" under 2013. Det ska inkludera stöd för införande genom att samordna, stötta och utvärdera pilotprojekt samt etablera en gemensam logistikportal. 3.3 Gemensam företagsportal Under 2013 genomfördes en förstudie om möjligheterna med en gemensam företagsportal med syfte att öka den administrativa effektiviteten och bromsa oseriösa aktörer. Diskussioner och planering har pågått under 2014. Under 2015 planeras för en fortsättning i form av upphandling av tjänsten. 3.4 Övriga projekt Utöver dessa projekt ska det finnas beredskap för att, vid behov, starta andra projekt. Dessa måste då finansieras på annat sätt än genom den befintliga budgeten. Initiativ ska i normalfallet komma från ett arbetsutskott och godkännas av styrelsen. 4 Tjänster BEAst ska tillhandahålla tjänster som kan stötta branschens produktivitet. Det ska vara tjänster inom områden som bäst lämpar sig som branschlösningar, t.ex. i form av portaler. Förutom rådgivning till medlemmar, vilket sker utan kostnad, är detta de tjänster som BEAst tillhandahåller för närvarande. 4.1 e-build, fakturaportal Under 2010 driftsattes fakturaportalen e Build. Portalen gör det möjligt för branschens små aktörer att kostnadsfritt skapa e fakturor till sina kunder från en gemensam portal. Portalen finns även på övriga nordiska språk och på engelska. Antalet företag som använder portalen ökar kontinuerligt och uppgick till cirka 8 000 vid 2014 års slut. 4.2 PEPPOL Via en samarbetspart som opererar tjänsten tillhandahåller BEAst en accesspunkt (AP) och ett adressregister (SMP) för kommunikation via det internationella PEPPOL nätet, något som erbjuder Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 6
sektorns företag en effektiv och säker anslutning av nya parter och kommunikation av elektroniska affärsdokument. 4.3 e-build, logistikportal Konceptet e Build är på väg att utökas med en portal för att öka den digitala kommunikationen inom områdena anläggningstransporter, maskintjänster och varuförsörjning. Tjänsten ska lanseras under 2015 och väntas ge en stor betydelse för att effektivisera det omfattande logistikområdet. 4.4 Valideringsportalen BEAst planerar för en valideringsfunktion för att säkra att elektroniska affärsdokument som skickas följer standarden. Det är en utökad validering med så kallad schematronteknik som innebär att både affärsregler och tekniska regler verifieras. Funktionen ska i steg ett användas för fakturameddelandet och om det visar sig fungera även på övriga meddelanden. 4.5 Dokumentationstjänsten De standardmeddelanden som BEAst tar fram kan vara ganska omfattande då de ska stödja olika typfall för olika delar av branschen. De flesta företag gör en egen tillämpning inom ramarna för standarden och i många fall finns ingen bra dokumentation av en sådan profil att visa för sina handelsparter. Det riskerar att leda till missförstånd och längre tider för anslutning med ökande kostnader som resultat. Dokumentationstjänsten innebär att medlemmar för en mycket begränsad kostnad kan få en vederhäftig och korrekt dokumentation över de meddelanden man använder för EDIkommunikation. Tjänsten innebär att BEAst i en särskild programvara dokumenterar sådana företagstillämpningar, profiler på standarden, på ett garanterat korrekt sätt. Peter Fredholm Vd, BEAst AB Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 7