TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2016-09-06 Sida 1 (1) Diarienr IFN 2016/00453-8.0.3 Sociala nämndernas förvaltning Johan Crusefalk Epost: johan.crusefalk@vasteras.se Kopia till Individ- & familjenämnden Redovisning lex Sarah 2016-01-01-06-30 Förslag till beslut Individ och familjenämnden godkänner redovisningen av avvikelser i form av lex Sarah. Sammanfattning Individ och familjenämnden har i april 2015 beslutat att förvaltningen ska sammanställa avvikelser i form av klagomål och synpunkter respektive lex Sarah halvårsvis samt att dessa båda avvikelsetyper ska analyseras. Stadens redovisningsplan anger att de båda avvikelsetyperna klagomål och synpunkter samt lex Sarah ska diarieföras i olika serier, vilket medför att även sammanställningen till nämnd sker i olika skrivelser för att kunna diarieföras i rätt serie. Respektive skrivelse avslutas med en sammanvägning och analys av respektive avvikelsetyp. I sammanställningen för 2015 analyserades de båda avvikelsetyperna gemensamt. I årets sammanställning genomförs separata analyser med hänvisning till att de båda avvikelsetyperna är av så olika karaktär att en gemensam analys inte ger en tydlig överblick av vad avvikelserna handlar om. Av sammanställningen går att utläsa antal och typ av missförhållanden i lex Sarahärenden gällande nämndens myndighetskontor och den utförda vård och omsorg som sker i nämndens regi.
TJÄNSTESKRIVELSE 1 2016-09-06 Dnr: 2016/00453 Sociala nämndernas förvaltning Handläggare: Ritwa Frang/Johan Crusefalk Individ och familjenämnden Sammanställning av avvikelser i form av lex Sarah inom Individ och familjenämndens myndighetsutövning respektive vård och omsorg tidsperioden 1/1-30/6 2016 Bakgrund Stadens redovisningsplan anger att de båda avvikelsetyperna klagomål och synpunkter samt lex Sarah ska diarieföras i olika serier, vilket medför att även sammanställningen till nämnd sker i olika skrivelser för att kunna diarieföras i rätt serie. Respektive skrivelse avslutas med en sammanvägning och analys av respektive avvikelsetyp. I sammanställningen för 2015 analyserades de båda avvikelsetyperna gemensamt. I årets sammanställning genomförs separata analyser med hänvisning till att de båda avvikelsetyperna är av så olika karaktär att en gemensam analys inte ger en tydlig överblick av vad avvikelserna handlar om. Sammanställningen av lex Sarah-ärenden är i denna skrivelse uppdelad på myndighetsutövning respektive utförd vård och omsorg. 1. Lex Sarah myndighetsutövning 2016-01-01 06-30 Postadress Västerås stad Soc nämndernas förvaltning 721 87 Västerås Nedan följer en kategorisering av de missförhållanden som rapporterats: Bristande rättssäkerhet 7 Bristande sekretess 4 Brister vid handläggning av LVM 4 (tvångsvård vuxna) Beslut fattas av tjänsteman utan 4 delegation (I en lex Sarah-rapport ingick sex ärenden vilket innebär att i totalt nio ärenden har beslut fattats utan delegation) Bristande uppföljning av barn i 3 samhällsvård Ett stort antal ofördelade ärenden på 1 Barn och Ungdom Utredning Brister i den totala handläggningen av 1 ensamkommande barn Telefon direkt 021-392514 Kontaktcenter 021-39 00 00 Organisationsnr: 212000-2080 Webbplats www.vasteras.se E-post kontaktcenter@vasteras.se
VÄSTERÅS STAD 2 Våld i nära relation i samband med en 1 gemensam insats avseende boende Ej adekvat placeringsform för ungdom 1 Totalt 26 Kommentar till tabellen: Under tidsperioden har 26 lex Sarah-rapporter inkommit avseende myndighetsutövningen inom IFN. Sju avser Barn och Ungdom Utredning, sex avser Barn och Ungdom Samhällsvården, sex avser Mottagningen, två avser Sociala enheten, två avser Socialkontor Ekonomi, två avser Socialkontor Vuxen och en avser Flyktingenheten. Inga rapporter har inkommit från Familjehemsenheten. Samtliga rapporter har medfört lex Sarah-utredningar. Av dessa är 15 utredningar färdigställda vid tidpunkten för denna rapportering. I dessa ärenden har lex Sarahanmälan om allvarligt missförhållande gjorts till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) i sju fall (i en av anmälningarna ingår sex ärenden). Sex av anmälningarna avser den sociala barn- och ungdomsvården. I tre av dessa fall har IVO bedömt att de åtgärder nämnden har vidtagit är tillräckliga. I det senaste beslutet har IVO dock betonat att de kommer att följa upp handläggningsbrister som uppmärksammats hos nämnden maa föreläggande som beslutats av IVO 2016-06-20. I tre av IVOanmälningarna avseende den sociala barn- och ungdomsvården har beslut från IVO vid tidpunkten för denna rapportering inte inkommit. En av anmälningarna avser Mottagningen och beslut från IVO har vid tidpunkten för denna rapportering inte inkommit. Två av lex Sarah-utredningarna som har lett till IVO-anmälningar har varit mycket omfattande och genomgripande. Den ena avser en rapport om ett stort antal ofördelade utredningar på enheten Barn och Ungdom Utredning. Denna lex Sarah-utredning avslutades med bedömningen att det föreligger ett allvarligt missförhållande. Utifrån de stora svårigheterna att rekrytera behörig personal till den sociala barn och ungdomsvården görs bedömningen att trots vidtagna åtgärder så kommer det allvarliga missförhållandet att kvarstå. Det är svårt att bedöma hur länge missförhållandet kvarstår då det inte går att förutsäga när man kommer att ha en tillfredsställande personalsituation. Den andra avser en rapport om allvarliga brister i den totala handläggningen av ensamkommande barn och familjehem på Flyktingenheten. Denna utredning avslutades med bedömningen att det föreligger ett allvarligt missförhållande. Den totala handläggningen av ensamkommande barn och familjehem på Flyktingenheten uppvisar ett stort antal allvarliga brister. Åtgärder har vidtagits och planerats för att komma tillrätta med missförhållandena så snart som möjligt. I resterande pågående lex Sarah-utredningar är initialbedömningen genomförd. Analys myndighetsutövning Syftet med att utreda lex Sarah-rapporter är att identifiera missförhållanden i den egna verksamheten samt att åtgärda dessa och se till att dessa missförhållanden inte uppkommer igen. En analys görs i varje ärende av vad som orsakat missförhållandet och vad som behöver förändras i exempelvis rutiner, arbetssätt eller styrning för att det inte ska hända igen. Utredningarna leder till beslut om åtgärder och en återkoppling sker till berörd chef och dess personal. Syftet med
VÄSTERÅS STAD 3 återkopplingen är att det ska ske ett lärande i organisationen och att samma missförhållande inte ska upprepas. En förhållandevis stor del av lex Sarah-ärendena inom IFN handlar om bristande rättssäkerhet som exempelvis utebliven och/eller felaktig handläggning av ansökningar och bristande dokumentation. Ett antal lex Sarah-ärenden handlar om bristande sekretess vilket handlar om att handlingar skickas fel. Inom barn- och ungdomsvården återkommer en passivitet som på olika sätt drabbar/riskerar att drabba de aktuella barnen/ungdomarna. Behovsbedömningar uteblir eller tar lång tid, barn/ungdomar placeras i outredda familjehem och barnen/ungdomarna i samhällsvård följs inte upp i den utsträckning som lagen föreskriver. Vidare förekommer ofta att beslut fattas av tjänstemän utan delegation. Besluten avser placeringar av barn/ungdomar både tillfälliga och stadigvarande placeringar. Detta innebär att barnen/ungdomarna är placerade utan giltiga beslut. Inom vuxenvården handlar bristerna till största delen om handläggningen vid LVM såsom fördröjda skyddsbedömningar och att LVM-vård inte verkställs omgående. Både antal inkomna lex Sarah-rapporter och antal enheter som rapporterar har ökat i jämförelse med samma tidsperiod 2015. Första halvåret 2015 inkom nio lex Sarah-rapporter från Barn och ungdom Utredning samt Familjehemsenheten. Det faktum att lex Sarah-rapporteringen har ökat bör inte ses som att det har uppstått fler missförhållanden inom IFN. Ökningen kan förklaras av en större medvetenhet och kunskap kring identifiering av missförhållanden och rapporteringsskyldigheten. Kunskapen om lex Sarah i organisationen har ökat successivt i och med det webbaserade utbildningsmaterial som togs fram av förvaltningen under senare delen av 2014. I samband med årsbokslutet 2015 genomfördes en egenkontroll av i vilken omfattning utbildningsmaterialet om lex Sarah använts på enheterna. Egenkontrollen genomfördes med en enkät där åtta (av nio) enheter inom IFN svarade. Sex av enheterna hade använt det webbaserade utbildningsmaterialet på APT eller enhetsträff för verksamhetsutveckling i grupp. Fem enheter angav att nästan all personal genomgått lex Sarah-utbildningen i Competenz, två att mer än hälften gjort det och en mindre än hälften. Lex Sarah-utredningarna har under de tre senaste åren visat att ett antal missförhållanden återkommer trots adekvata vidtagna åtgärder. Likartade missförhållanden framgår även av denna redovisning. Exempel på återkommande missförhållanden inom myndighetsutövningen gällande barn och unga är att barn placeras i familjehem utan att vården följs upp och säkerställs. Ett annat exempel är passivitet i förhållande till barns behov under pågående utredning. Återkommande är också att beslut om placeringar av barn fattas av tjänstemän utan delegation samt att sekretesshandlingar skickas hem till obehörig person. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har uppmärksammat att samma felhändelser återkommer trots vidtagna åtgärder. I slutet av 2015 beslutades om särskilt riktade internutbildningsinsatser till barnoch ungdomsvården under 2016. Dessa har genomförts enligt planering fram till och med 2016-06-30. Enheterna som ansvarar för den sociala barn och ungdomsvården inom IFN är medvetna om de brister som föreligger och ett utvecklingsarbete pågår. En förklaring till att vidtagna åtgärder inte ger önskad effekt är de stora svårigheterna att rekrytera behörig personal till den sociala barn och
VÄSTERÅS STAD 4 ungdomsvården. Personalomsättningen är förhållandevis hög vilket också leder till svårigheter att implementera åtgärderna. Ett observandum är att lex Sarah-rapporter inkommit från samtliga enheter inom IFN förutom Familjehemsenheten. Detta bör ses som en positiv utveckling och kopplas samman med en ökad kunskap om lex Sarah-rapporteringen. Då dessa enheter inte gjort några rapporteringar under tidigare år finns inget jämförelsematerial för deras del. Rapporterna som inkommit handlar till övervägande del om brister i rättssäkerhet. Det är viktigt att det råder en hög medvetenhet om rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah på samtliga enheter. Allt eftersom personalen blir mer medveten om denna så ökar också benägenheten till reflektion över det egna arbetet. Utvärdering av det egna arbetet kan då bli en naturlig del i den dagliga myndighetsutövningen vilket kan bidra till ökad kvalitet. 2. Lex Sarah utförd vård och omsorg 2016-01-01-06-30 I tabellen nedanför redovisas antalet lex Sarah-ärenden avseende utförd vård och omsorg inom IFN:s område, specificerat på utförare. Totalt finns ett tiotal unika utförare inom nämndens verksamhetsområde: Vård & Omsorg (all IFO-verksamhet) Totalt 0 avslutade ärenden, flera pågående 0 ärenden Kommentar till tabellen I redovisningen för första halvåret 2016 använder olika utförare olika begrepp i sin redovisning. Vård & Omsorg redovisar 0 avslutade rapporter och man uppger också att det finns ett antal rapporter under utredning. Andra utförare anger i sin redovisning att man inte har gjort några lex Sarah-anmälningar till IVO. Materialet från de olika utförarna är alltså så olikartat att det inte möjliggör några jämförelser. Analys utförd vård & omsorg Syftet med att upprätta lex Sarah-rapporter, göra initialbedömning, utreda och eventuellt anmäla till IVO är att identifiera missförhållanden i den egna verksamheten, åtgärda dessa och se till att de inte händer igen. Verksamhetens personal har en rapporteringsskyldighet enligt lex Sarah och verksamheten har ett ansvar att utreda samtliga rapporter samt vidta åtgärder för att komma till rätta med missförhållanden. Kunskap om utförarnas hantering av lex Sarah-ärenden är beroende av att det finns fungerande rutiner för redovisning från utförarna till SNF. Alla utförare ska enligt avtal/beställning göra en sammantagen redovisning av sin lex Sarah-hantering i samband med varje halvårsskifte juni/juli och varje årsskifte. Det saknas möjlighet att se några tydliga tendenser och dra några tydliga slutsatser utifrån det material som nu kommit in till SNF, eftersom vissa utförare redovisar antalet färdigställda lex Sarah-utredningar medan andra i stället angett antalet lex Sarah-anmälningar till IVO.
VÄSTERÅS STAD 5 Ett kritiskt tänkande kring metodfrågorna känns extra viktig i rapporteringen för utförarna inom IFN:s verksamhetsområde, eftersom rapporten baseras på ett förhållandevis litet antal inrapporterade avvikelser i förhållande till omfattningen av den totala utförarverksamheten. Antalet hanterade lex Sarah-ärenden som rapporterats till SNF från utförare på IFN:s område ökade från 0 halvår 1 till 6 halvår 2, 2015. En betydande förändring mellan halvår 1 och 2 är att det inför helårsrapporteringen också tillkommit egenredovisning av avvikelser från nuvarande Västerås Stads Vård & Omsorgs IFN-verksamheter. I kontakten med Vård & Omsorg beskriver man att området Individ- och familj haft annan organisatorisk tillhörighet fram till årsskiftet 2015/2016, men att det är en prioriterad uppgift för 2016 att helt och fullt integrera IFN-verksamheterna i organisationen. Under halvår 1 2016 så står Vård & Omsorg för all rapportering, även om man inte kan redovisa några färdigställda ärenden. I sin egenrapportering beskriver Vård & Omsorg att man sedan årsskiftet påbörjat en medveten och konsekvent utbildningssatsning liknande den man tidigare genomfört i övriga delar av verksamheten. När det gäller övriga utförare så har samtliga uppgett att de varit helt införstådda med all personals rapporteringsskyldighet enligt lex Sarah. Vissa utförare, t.ex. Attendo, beskriver också de ett strukturerat arbetssätt i utredningen av lex Sarahärenden, men redovisar i sitt material till SNF inte antalet rapporter. Andra utförare signalerade att de upplevde en osäkerhet kring kriterierna för när ett missförhållande eller en risk för missförhållande enligt lex Sarah kan sägas ha inträtt. Det kan tilläggas att åtminstone fyra egenrapporterade avvikelser kring hot och våld, två hos en utförare som bedriver omvårdnadsboende för missbrukare och två hos två olika utförare som bedriver HVB-verksamhet för ensamkommande barn, är av en sådan dignitet att lex Sarah-rapportering kan anses befogad Fördjupning kring koordinatorfunktionen Som ett led i stadens systematiska kvalitetsarbete har man inom SNF inrättat en funktion som koordinator för avvikelser, en sammantagen benämning för synpunkter, klagomål och Lex Sarah-hantering. Koordinator är placerad vid enheten för beställning, upphandling & avtalsuppföljning (BUA). Bristande enhetlighet i egenrapporteringen från utförarna till SNF förekommer såväl i rapporteringen av synpunkter och klagomål som när det gäller lex Sarah-ärenden. De negativa effekterna på möjligheten att göra jämförelser mellan utförare är dock störst i lex Sarah-ärendena. Även om utförarna har stor frihet att själva bestämma hur deras kvalitetsledningssystem och redovisningar utformas, så kommer SNF därför att bli tydligare kring vilka uppgifter som behövs från utförarna i samband med de halvårsvisa egenredovisningarna. Det lilla antalet lex Sarah-rapporter från merparten utförare väcker frågor om det behövs riktade utbildningsinsatser för att öka medvetenheten på området. Koordinator för avvikelser kommer under hösten 2016 att genomgå egen lex Sarah-utbildning för att få bättre verktyg att kunna fungera som resursperson på området.