Investeringspolicy. Antagen av kommunfullmäktige 2005-04-25

Investeringspolicy Antagen av kommunfullmäktige 2005-04-25

INVESTERINGSPOLICY Inledning Detta dokument är en sammanställning av de anvisningar och regler som gäller i Skövde kommun avseende investeringar i materiella anläggningstillgångar. Dokumentet tar också upp hur budgetering, finansiering, redovisning, beslut och genomförande samt uppföljning och avveckling av investeringar sker. Syfte Syftet med investeringspolicyn är att dokumentera de processer som skall ske före ett beslut om investeringar och att beskriva ansvarsfördelning och roller i investeringsprocessen. Syftet är också att få ett tydligt regelverk för investeringar i materiella anläggningstillgångar. Definition av investering Per definition är en investering en utgift för en vara avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Som investering redovisas anskaffningar som beräknas ha en livslängd överstigande tre år. Anskaffningsvärdet vägs också in och påverkar bedömningen för vad som är en investering. För att kunna bokföras som en anläggningstillgång och tas upp i kommunens balansräkning krävs att kommunen har äganderätten till tillgången. Investeringar i andras egendom definieras som ett bidrag och bokförs som en kostnad i kommunens resultaträkning. Huvudregel Som huvudregel i Skövde kommun gäller för bokföring av investering (materiell anläggningstillgång) Ekonomisk livslängd överstigande 3 år. Anskaffningsvärde över ett halvt basbelopp. (Ett halvt basbelopp 2004 är 19.650 kronor). De rekommendationer som finns uppräknade i Kommunförbundets skrift Kapitalkostnader i kommunal verksamhet ger vägledning till vad som skall redovisas som investering och hur lång avskrivningstid som gäller. Skriften kan erhållas av ekonomienheten eller från respektive förvaltningsekonom. Budgetering av investeringar Investeringsram Kommunfullmäktige beslutar under våren om en investeringsram som utgår från målsättningen att kommunens investeringar i den skattefinansierade delen av

2 (7) verksamheten skall finansieras med egna medel. Undantag kan göras för lönsamma investeringar. Lönsamma investeringar Lånefinansiering kan övervägas om en investeringskalkyl visar minskade årliga driftkostnader. För att kommunens totala kostnader skall minska måste de kalkylerade minskade driftkostnaderna regleras via en kommunbidragsminskning. Budgetberedningen lämnar förslag på hur stor denna minskning skall bli. Vinster som uppstår vid lönsamma investeringar i lokaler, som återfinns inom den investeringsram som är finansierad med egna medel, tillfaller brukaren enligt policyn för lokalförsörjning och interna hyror. Kommunens budget och verksamhetsplan I den verksamhetsplan som tas fram i budgetprocessen anges beräknade investeringar för de kommande 3 åren. Verksamhetsplanen är rullande och revideras en gång om året och då prövas även över de investeringar som ingår i gällande investeringsplan. Kommunfullmäktige under hösten varje år drift- och investeringsbudget för närmast kommande år och antar plan för verksamhet och investeringar för de därefter kommande två åren. Anslagsbindning i kommunfullmäktige I kommunfullmäktiges investeringsbudget binds anslagen till enskilda projekt eller grupper av projekt. Till varje enskilt projekt i fullmäktiges investeringsbudget skall finnas en investeringskalkyl där projektets framtida driftkostnader framgår. Projekt under 1 mnkr särredovisas inte till kommunfullmäktige om inte projektet är av principiell karaktär eller av annan större vikt. Anslagsbindning i nämnderna De anslag till grupper av projekt som fullmäktige beslutat om specificeras i nämndernas internbudgetar. Innan beslut om investering i enskilt projekt fattas skall en investeringskalkyl tas fram som visar projektets framtida driftkostnader. (Gäller ej investering i inventarier under två basbelopp). Ombudgetering av investeringar Anslag för pågående investeringar ombudgeteras till nästkommande år i samband med att budgeten revideras med ny finansprognos i mars.

3 (7) Investeringar i lokaler I Skövde kommun är det tekniska nämnden som är lokalförvaltare och hyresvärd. Nämnderna är lokalbrukare och hyresgäster. En särskild policy gäller för lokalförsörjning och internhyror. Se Bilaga 1. Föreningar kan vara hyresgäster hos tekniska nämnden eller hos fritidsnämnden som då hyr ut i andra hand. Om-till och nybyggnader av fastigheter budgeteras av tekniska nämnden efter yttrande av lokalstyrgruppen och brukarens godkännande av den nya hyran. Inventarier i samband med om-till och nybyggnader budgeteras av brukaren. När det gäller investeringar i lokaler finns denna process beskriven i bilaga 2 Processflöde vid investeringar i lokaler. Lokalstyrgrupp I kommunen finns en lokalstyrgrupp som prövar och utvärderar användning, anskaffning och avveckling av lokaler. Lokalstyrgruppen rapporterar till kommunstyrelsens arbetsutskott. Finansiering av investeringar Finansieringsbudget I kommunens finansieringsbudget framgår hur kommunens totala investeringsutgifter finansieras. Driftbudget De driftkostnader inklusive kapitalkostnader som uppstår på grund av en investering skall finansieras inom ramen för respektive nämnds kommunbidrag. Leasing Enligt rekommendation från rådet för kommunalredovisning skiljer man på finansiell leasing och operationell leasing. Vem som bär risken för objektet avgör om det är en finansiell eller operationell leasing. Tar leasegivaren ansvar för objektet och dess restvärde är det operationell leasing. Finansiell leasing är i princip en finansieringsform där leasetagaren är ansvarig att behålla objektet till uppgjort restvärde, alternativt sälja eller förmedla köpare efter avtalstidens slut. Finansiell leasing innebär att kommunen redovisar objektet som anläggningstillgång i balansräkningen och skriver av objektet under avtalstidens gång. Leasing sker i första hand av personbilar. I undantagsfall kan operationell leasing ske av andra objekt. I dessa fall skall först alltid en kontakt tas med ekonomienheten.

4 (7) Beslut och genomförande av investeringar Beslut och genomförande av investeringar sker i flera steg. Kommunfullmäktige beslutar om anslag och finansiering. Nämnderna beslutar om genomförandet inom ramen för sin budget. Investeringsbeslut kan också delegeras eller i vissa fall vara ren verkställighet. Oavsett var besluten fattas skall det alltid finnas ett beslutsunderlag som går att följa upp i efterhand. Uppföljning och slutredovisning av investeringar Investeringsbudgeten följs upp och rapporteras i kommunens kvartalsuppföljningar, delårsbokslut och årsredovisning. Projekt som är särredovisade i investeringsbudgeten skall slutredovisas till kommunfullmäktige. Övriga projekt skall slutredovisas till den nämnd som fattat beslut om investeringens genomförande. Om investeringen genomförs på uppdrag av annan nämnd skall slutredovisning även ske till denna nämnd. Redovisning av investeringar (materiella anläggningstillgångar) Anskaffningsvärde Anskaffningsvärdet på anläggningstillgången skall tas upp till belopp motsvarande inköpspris och utgifter direkt hänförliga till förvärvet. Även indirekta kostnader såsom administrations- och projekteringskostnader ska ingå i anskaffningsvärdet om de tydligt kan hänföras till aktuell anläggningstillgång. Vid investeringar där det utgår bidrag, t.ex. statliga stöd, skall tillgångens anskaffningsvärde reduceras med erhållet belopp. Intäkter för anslutnings- och anläggningsavgifter skall inte aktiveras. Utgifter för reparation eller underhåll ska vanligtvis inte räknas in i anskaffningsvärdet. Kostnader för att behålla tillgången i befintligt skick ska ej aktiveras. Däremot skall utgifter för värdehöjande åtgärder av en anläggningstillgång räknas in i anskaffningsvärdet. I praktiken kan det emellanåt vara svårt med gränsdragningen mellan underhållskostnader kontra värdehöjande åtgärder. Vägledande kan vara investeringskalkyler, underhållsplaner och liknande. Inventarier Nedan beskrivs gränsdragningen mellan att bokföra inventarier i driftredovisningen (driftkostnad) och investeringsredovisningen (investeringsutgift). Huvudregeln innebär att inventarier som har en livslängd som uppgår till tre år eller mindre redovisas som en driftkostnad oavsett belopp.

5 (7) Vidare innebär detta att inventarier som understiger ett halvt basbelopp också redovisas som en driftkostnad oavsett ekonomisk livslängd. Regeln om ett halvt basbelopp ger en möjlighet att för enstaka inköp av kompletteringskaraktär, exempelvis 5-årsinventarier, tillåta direktavskrivning genom bokföring i driftredovisningen om beloppsgränsen inte överskrids. Som exempel kan nämnas TV, kontorsmöbler, skolmöbler, datorer, verktyg, enklare maskiner som t.ex. kontorsmaskiner etc. I bedömningen måste också hänsyn tas till antalet anskaffade inventarier. Om ett stort antal inventarier anskaffas och har ett samband, samtidigt som det sker tidsmässigt samordnat, gäller det sammanlagda beloppet för bedömningen (exempel: 1 dator kan bokföras som driftkostnad samtidigt som 30 datorer vid samma tillfälle till samma enhet bokförs som investeringsutgift). Hänsyn kan också eventuellt tas till förhållandet att inköp som görs år efter år minskar behovet av att bokföra i investeringsredovisningen. Utgiften över tiden blir då korrekt periodiserad ändå. Kapitalkostnader Med kapitalkostnader menas kostnaden för avskrivningar och internräntor. Avskrivningar Kommunens anläggningstillgångar skrivs årligen av med ett belopp som reducerar tillgångens bokförda värde. Investeringens ekonomiska livslängd styr avskrivningstiden. Ekonomisk livslängd är den tid en anläggningstillgång är så duglig att ett byte inte är motiverat av ekonomiska skäl. Avskrivning påbörjas när investeringen tas i bruk. Linjär avskrivningsmetod gäller, dvs ett fast årligt avskrivningsbelopp över nyttjandeperioden. Beräkning av kapitalkostnaderna görs i samband med budgetarbetet, med senaste bokslut som värdeunderlag. Härtill adderas de investeringar som beräknas slutföras under innevarande år och det kommande budgetåret. Dessa värden sammantaget utgör underlag för såväl interna som externa budgeten. Kapitalkostnaderna belastar kommande driftbudget och skall därmed inrymmas i respektive budgetram/kommunbidrag. Det är således viktigt att kapitalkostnadsberäkningarna endast omfattar de investeringar som verkligen kommer att genomföras under den aktuella perioden. Ekonomienheten måste informeras om något skall undantas från beräkningarna. I såväl intern- som externredovisning, resultaträkning och finansieringsanalys, görs beräkningarna under löpande år utifrån de värden som redovisas som utgifter och inkomster med tillämpning av ovan redovisade principer.

6 (7) Intern ränta För internräntor använder Skövde kommun den internränta som Kommunförbundet rekommenderar (2004 är räntesatsen 5 procent). Ränta under anläggnings/byggnadstid Investeringar som löper över en längre tidsperiod, t.ex. nybyggen och större anläggningar, ska påföras ränta över tiden om investeringsbeloppet överstiger 5 mnkr. Ränta beräknas fram till den tidpunkt investeringen tas i bruk och läggs till investeringsutgiften. Redovisningsregler Samtliga investeringar ska redovisas med koddelen Projekt. Investeringsprojektet börjar med siffran 7 för fastigheter/inventarier och siffran 89 för exploateringar. Försäljning, nedskrivning och utrangering av anläggningstillgång Försäljning Vid extern försäljning av anläggningstillgångar gäller principen om objektivitet, affärsmässighet och konkurrens. Intern försäljning skall i normalfallet ske till bokfört värde. Beslut o försäljning tas av den instans som beslutat om anskaffningen. Inkomster vid försäljningar skall bokföras på den verksamhet där anskaffningen skett. Nettoredovisning får ej ske. Nedskrivning Om en anläggningstillgång tappar i värde så att värdet understiger det i bokföringen upptagna värdet, och detta lägre värdet anses vara bestående, skall tillgången skrivas ned. Skulle värdet på tillgången öka så det lägre värdet inte är befogat längre skall den återföras. Utrangering (skrotning, kassation) En anläggningstillgång upphör att redovisas i bokföringen i samband med att den tas ur bruk på grund av åldersskäl, skada eller liknande. En förutsättning är dock att den inte betingar något värde vid en eventuell framtida försäljning. När en anläggning tas ur bruk skall detta rapporteras till kommunstyrekontorets ekonomienhet.

7 (7) Bilagor och hänvisningar Bilaga 1. Policy för lokalförsörjning och interna hyror i Skövde Kommun. Bilaga 2. Processflöde vid investeringar i lokaler.

Policy för lokalförsörjning och interna hyror i Skövde kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2003-09-29

Policy för lokalförsörjning och interna hyror Riktlinjer för anskaffning och avveckling av mark och fastigheter Ändamål Kommunen äger fastigheter d v s mark, byggnader och andra anläggningar av olika skäl. När det gäller byggnader är syftet i första hand att tillgodose lokalbehov för kommunala verksamheter samt behov av bostäder i särskild boendeform (reglerna i socialtjänstlagen och lagen om särskilt stöd ). Dessa behov kan också när det är lämpligt lösas genom inhyrning av lokaler. Andra skäl till ägande av byggnader kan vara grundat på bevarandeintresse av kulturbyggnader, för att tillgodose föreningslivs- och andra aktiviteter m m. Ytterligare skäl till ägande av byggnader kan vara baserat på att kommunen behöver åtkomsten till marken där byggnaden står av strategiska skäl exempelvis ändrad markanvändning. När det gäller mark finns olika skäl för kommunen att äga: behov av markreserv, saneringsområden i vissa fall, friluftsområden, bevarandeintressen för flora och fauna, gator och parker m m. Lokalpolicy En övergripande ambition skall vara att tillhandahålla erforderliga ändamålsenliga lokaler till så låg totalkostnad som möjligt. Detta skall främst åstadkommas genom att använda så liten lokalarea som möjligt, att samutnyttja lokaler samt att avyttra lokaler som inte behövs för kommunens verksamhet. Kommunens anläggningar, byggnader och lokaler skall förvaltas så att dess värde och brukbarhet upprätthålls på lång sikt. Kommunens verksamhet skall bedrivas i lokaler som är väl anpassade till avsedd verksamhet, fyller krav på en god inomhusmiljö samt följer kommunens miljöintentioner och är energieffektiva. Behov av lokaler skall i första hand tillgodoses i tillgängliga kommunägda fastigheter, i andra hand kan lokaler förhyras av externa fastighetsägare. Lokaler får ej hyras externt om egna lokaler finns lediga och kan anpassas till verksamheten. Vid avveckling av lokaler gäller motsvarande prioritering d v s i sista hand skall verksamhet lämna lokaler ägda av kommunen. Vid val mellan olika alternativ för avveckling av kommunägda lokaler skall även beaktas möjlig alternativanvändning av lokalerna. Lokalstyrgrupp Lokalstyrgruppen, bestående av representanter för tekniska kontoret (sammankallande) och lokalbrukarna, skall utifrån lokalpolicyn följa upp, pröva och utvärdera användning, anskaffning och avveckling av lokaler. Gruppens ställningstaganden utgör underlag för verksamhetsplanering och internbudget. Gruppen rapporterar minst två gånger per år till kommunstyrelsens arbetsutskott. 1

Principer och regler för internprissättning av lokaler i Skövde kommun 1. Ansvars och rollfördelning Den verksamhetsdrivande lokalbrukaren skall se lokalkostnaden som en del av sina verksamhetskostnader. Lokalbrukaren skall ta upp lokalfrågor som påverkar hans verksamhet med fastighetsägaren. Lokalbrukaren skall medverka i och ha inflytande på beslutsprocessen som rör förändringar av lokalerna. Lokalbrukaren skall erhålla service till alla delar som är viktiga för verksamheten samt göra bedömningar av lokalernas värde/nytta relativt dess kostnader för verksamheten Fastighetsägaren avgör och svarar för tekniska-, funktions- och fastighetsekonomiska frågor. Den fastighetsförvaltande fastighetsägaren, tekniska kontoret, svarar för att långsiktig lokalplanering sker i samråd med berörda verksamheter. I samråd med berörd verksamhet anskaffas respektive avvecklas lokaler. Tekniska kontoret svarar för kommunens ägande samt förvaltning av kommunens byggnader och mark som hör till byggnader. I lokalstyrgruppen prövas och utvärderas användning, anskaffning och avveckling av lokaler. För att tillgodose kommunala behov hyrs ibland bostäder och lokaler in av externa fastighetsägare. Tekniska kontoret har i dessa fall uppgiften att svara för kontraktsskrivning och övriga kontakter med fastighetsägaren. Vid om-, till- och nybyggnad är normalfallet att tekniska kontoret ansvarar för byggprojektet. Informationsbehovet mellan tekniska kontoret och lokalbrukare skall, utöver de löpande kontakterna, tillgodoses vid minst två tillfällen per år. 2. Utformning av interna hyresavtal och intern hyressättning Upplåtelse av lokal m m mellan tekniska kontoret och lokalbrukare skall ske genom att interna hyresavtal upprättas mellan berörda parter. Avtalet skall definiera hyresobjektet, reglera pris och eventuella prisförändringsregler, betalningstider, tid för upplåtelse och uppsägningstid samt åtaganden som parterna gör i övrig. Internhyran skall innefatta kostnader för drift och underhåll, kostnader för förbrukning av värme, el osv. samt kapitalkostnader. Beräkningen av internhyran skall göras utifrån följande regler: Internhyran baseras på självkostnadsprincipen. Detta innebär att lokalbrukaren betalar vad lokalerna kostar att driva och äga på lång sikt, d v s. inklusive erforderligt underhåll. Internhyran beräknas individuellt för varje objekt. Kapitalkostnaderna beräknas för varje objekt enligt rak nominell metod innebärande att avskrivning (värdeminskning) beräknas på investeringens anskaffningsvärde och intern ränta på oavskrivet restvärde. Detta innebär att kapitalkostnaderna blir högst i början på avskrivningsperioden för att därefter sjunka undan för undan och bli lägst det sista avskrivningsåret. 2

Kostnadskomponenterna (exkl. kapitalkostnaderna) i hyran justeras årligen med konsumentprisindex där jämförelse görs mellan index i juli året före budgetåret och motsvarande index året innan. Av internhyresavtalet skall framgå om etablerings- och återställningskostnader skall belasta den interna hyresgästen vid frånträdande av lokal samt grunderna för hur och vilka eventuellt tillkommande investeringar skall påverka hyran. 3. Hyrestider och uppsägningstider för lokaler Tekniska kontoret och lokalbrukarna tillhör samma juridiska person, Skövde kommun. Kontraktstider och uppsägningstider är därmed ej juridiskt bindande mellan parterna. Avsikten är dock att tiderna skall följas inte minst ur kostnads- och planeringssynpunkt. Om intressekonflikter uppstår mellan lokalhållare och lokalbrukare skall dessa lösas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Avtalstiden för de av kommunen ägda och av kommunens förvaltningar utnyttjade lokalerna är ett år och löper över kalenderåret. Vid nybyggnation är avtalstiden vid första avtalstillfället minst tio år och vid omfattande ombyggnader minst fem år. Avtal förlängs automatiskt ett år i taget om uppsägning ej sker. Avtal kan sägas upp senast nio månader före avtalstidens utgång, d v s senast den 31 mars varje år. För lokaler som är inhyrda av andra fastighetsägare gäller de bestämmelser avseende avtalstid m m som fastlagts i dessa avtal. Lokal skall, för att kunna sägas upp, vara möjlig att hyra ut till annan verksamhet, vartill lokalen är lämplig. 4. Vakanta lokaler Tomställda lokaler förs till Vakanta lokaler. Tekniska kontoret ansvarar för att dessa lokaler avvecklas eller hyrs ut. De vakanta lokaler, som kan bli effekten av att verksamheter avvecklas eller flyttar, finansieras genom hyresintäkter. Det hyresbelopp som uppsagd lokal betingar, tillfaller lokalbrukaren till fullo och kvarstår i dennes budget. 5. Brukarinflytande Lokalbrukarna skall kunna påverka sina lokalers utformning och utrustning, så att de blir väl anpassade för den verksamhet som bedrivs i lokalerna. Förändringar och förbättringar skall kunna genomföras med motsvarande förändringar av hyran. Lokalbrukarna skall informeras om vilka medel som det närmaste året avsatts för underhåll, reparationer och anpassning av lokaler samt vilka åtgärder som kommer att genomföras. 3

Lokalbrukarna skall vid nyanskaffning av lokaler, t ex inhyrning från annan fastighetsägare, ha det slutliga avgörandet avseende vilka lokaler som skall anskaffas. Lokalbrukarna skall i de kommunägda lokalerna ha möjlighet att undanta viss skötsel ur hyran och svara för detta med egen personal. Hyran skall då reduceras i motsvarande omfattning. Lokalbrukarna skall ha rätt att hyra ut sina lokaler till annan tillfällig verksamhet för vilken lokalerna är lämpliga. Intäkter av sådan uthyrning skall oavkortat gå till den primära lokalbrukaren under förutsättning att denne svarar för alla kostnader och arbetsinsatser som är förbundna med uthyrningen. Lokalbrukaren skall bekosta av myndigheter förelagda åtgärder, som är betingade av verksamheten. Mera kostsamma åtgärder, riktade mot byggnad eller installationssystem, utföres av fastighetsägaren och bekostas genom reglering av hyran. Observeras att åtgärder, som beror på byggnadstekniska brister i de befintliga systemen, t ex mögelskador, är fastighetsägarens sak att rätta till. Lokalbrukaren skall bekosta skadegörelser uppkomna genom åverkan. Undantag är inbrottsskador, som regleras enligt särskild överenskommelse. Skall lokalerna förses med larm ombesörjes detta av fastighetsägaren och bekostas genom reglering av hyran. Lokalbrukaren skall underrätta fastighetsägaren om iakttagna brister på byggnad och installationssystem. Lokalbrukaren skall anmäla funktionsfel till fastighetsägaren. 6. Hantering av internt förhyrda lokaler i budget Om-, till- och nybyggnad Det är lokalbrukarna som initierar lokalförändringar på grund av verksamheternas utveckling. Beslut om lokalförändringar i form av om-, till- och nybyggnad tas av den verksamhetsdrivande organisationen. Lokalstyrgruppen skall ges tillfälle att yttra sig innan slutligt beslut fattas. Beslut att genomföra byggnation skall vara baserat på en kostnads/nyttoanalys, vilket innebär att hyreshöjningen, en tänkt byggnation kommer att leda till, ställs mot de kvalitativa och/eller kvantitativa förbättringar som förväntas uppstå för verksamheten. Ger analysen beskedet att förbättringarna motiverar (betalar) den ökade hyreskostnaden kan begäran om genomförande framföras till tekniska kontoret. Efter framställan från verksamhetsorganisationen behandlas ärendet efter de regler som finns för investeringar. När (och om) medel för den begärda byggnationen erhålles, genomförs investeringen och en ny högre hyra tas ut. Genom detta förfarande hamnar verksamhetsfrågorna i de verksamhetsdrivande nämnderna och fastighetsfrågorna i den för lokalerna ansvariga tekniska nämnden. Verksamhetsorganisationen måste tillse att de driftkostnader en initierad byggnation medför ryms inom givna budgetramar. 4

Senast xx0331 året före budgetåret skall genomgång ha skett mellan tekniska kontoret och lokalbrukare om behov av investeringsåtgärder. Om investeringsbehov i lokaler uppstår, som ej beaktats i verksamhetsplanen, skall i beslutsunderlaget för ärendet framgå hur kostnader för evakuering av verksamhet under ombyggnadstiden samt eventuellt förändrad hyra skall kostnadstäckas. Befintliga lokaler För att underlätta såväl tekniska kontorets som lokalbrukarens budgetarbete krävs fasta tidpunkter för när information skall ges vad gäller internhyresnivåer och förutsättningar för dessa. Senast xx0331 året före budgetåret skall genomgång ha skett mellan tekniska kontoret och lokalbrukare om behov av förändrat behov av lokalytor och eventuellt andra förändringar. Denna genomgång skall ge underlag för tekniska kontoret att senast xx0915 året före budgetåret leverera internhyresberäkningar till respektive lokalbrukare. Lokalstyrgruppen skall ges tillfälle att yttra sig innan slutligt beslut om förändringar tas. 5

Tekniska kontoret Processflöde vid investering i lokaler 1 Kundbehov 2 Behovsbeskrivning 5 Förstudie 7 Programarb. 12 Proj. 13 Entr 14 Överlämn. 15 Slutred. 1 Brukarförvaltningen 2 Brukarförvaltningen 5 TK/Förv. 7 TK/Entr 11 Brukarförv./TK 12 TK/ Entr. 13 TK/ Entr. 14 TK/ Brukare 3 Brukar nämnd 4 Lokalstyrgrupp 6 Lokalstyrgrupp 8 Brukarnämnd 9 Teknisk nämnd 10 Beslut i KF 15 TN /Brukarn. KF c:\temp\notes678e91\processflöde vid investering i lokaler 1 dec.doc

Tekniska kontoret Enhet/Handläggare I. Linusson Datum 2004-11-19 Kommentarer till flödes-schema för investeringar. 1 Den enskilda brukarförvaltningen arbeter fram ett behovs-program för lokaler för brukarnämnden under kommande treårsperiod. 2 För varje objekt i behovsprogramet görs av brukarförvaltningen en behovsbeskrivning. Denna innefattar : Beskrivning av problemet Omvärldsanalys Verksamhetsanalys Lokalanalys Förslag till problemlösning 3 Den enskilda brukarnämden tar ett politiskt beslut om önskemålet att genomföra den eller de föreslagna åtgärden. 4 Förslaget skickas till Lokalstyrgruppen som gör en första bedömning om förslaget bör utredas vidare eller att detta ej bör utredas vidare samt skälet för detta. Vid positivt beslut lämnas ärendet till Tekniska kontoret / Fastighetsförvaltningen som får uppdraget att genomföra en förstudie. Vid negativt beslut åter-remitteras ärendet till brukarnämnden med motivering till beslutet. Vid positivt beslut skickas även ett uppdrag till brukarförvaltningen att ta fram kostnadsunderlag för utrustning och inventarier. Resultatet redovisas för brukarnämnden under pkt. 8. 5 TK / Fast.förvaltningen utför en förstudie av projektet. Tidsåtgång: 1-4 månader Denna omfattar: Möjliga handlingsalternativ Bedömning nytta och tid Grov investerings-kostnadsbedömning Grov uppgift på hyreskostnads-nivå Grov uppgift på ombyggda / nybyggda ytor 6 Lokalstyrgruppen får förstudien från TK /Fast.förv. för beslut. Lokalstyrgruppen som gör en andra bedömning om förslaget bör förverkligas med utgångspunkt från behov / möjliga alternativ och kostnader.

2 (3) Om lokalstyrgruppen anser att projektet skall fortsätta skickas ärendet till TK / Entr.avd för framtagande av program-handling. Om lokalstyrgruppen EJ anser att förslaget skall utredas vidare skickas ärendet tillbaks till brukarnämnden med skälet för detta. I dessa fall samråder lokalstyrgruppen med KSAU innan ärendet återremitteras. 7 TK / entr.avd utför ett programarbete av projektet. Tidsåtgång: 1-4 månader Denna omfattar: Verksamhetens krav översätts i lokalytor (planskisser) Program görs för erfoderliga, bygg, el, tele, vvs och markarbeten Tidplan upprättas Investerings-kostnads anges Hyreskostnads-nivå anges 8 Brukarnämnden får program-handlingen för behandling i det interna budgetarbetet innan beslut i brukarnämnden. Detta underlag lämnas till brukarförvaltningen senast i mars månad. Parallellt med lokalprogrammet får nämnden underlag av brukarförvaltningen för kostnader avseende utrustning och inventarier. Om brukarnämnden beslutar att man vill genomföra projektet begärs investeringsmedel i budget till KF. Brukarnämnden redovisar vilka ökade eller minskade driftkostnader som uppstår om projektet genomförs uppdelat på hyra och övriga driftkostnader. Om brukarnämnd beslutar att ej begära investeringsmedel beslutas om detta i brukarnämnden. 9 Brukarnämnden överlämnar deras investeringsbegäran till Tekniska nämnden som beslutar om investeringsbudget till KF. TN tar beslut i juni. 10 Kommunfullmäktige tar beslut av kommande års investeringsbudget i september. 11 Brukarförvaltningen tecknar preliminärt hyresavtal med TK. Detta betraktas som igångsättningstillstånd av TK. 12 TK / Entr.avd. genomför projekteringsarbetet för projektet. Därefter skickas underlaget ut på anbudsförfrågan. 13 TK/entr.avd. genomför upphandling av entreprenaden samt genomför entreprenaden. 14 TK/Entr.avd. överlämnar lokalerna till fast.förvaltningen resp. brukarna. TK och brukarförvaltning tecknar definitivt hyresavtal. 15 Slutredovisning sker till TN samt till den nämnd som beställt projektet. Projekt som är särredovisade i kommunfullmäktiges investeringsbudget slutredovisas även till kommunfullmäktige

3 (3) Allmänt 1 Verifierade externa kostnader i pkt. 5 och 7 debiteras på brukarförvaltningen oavsett om utredningen leder fram till genomfört projekt eller ej.