2015-12-15 1 (18) Plats och tid Östanå samlingssal, den 15 december, kl 15.30-17.30 Beslutande Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Sören Eriksson (S), 1:e vice ordförande Monica Toll, (S) Maria Brihall, (VF), ordförande Petra Brannestam, (VF) Anna-Lena Löfgren, (C) Göran Martinsson, (C), tjänstgörande ersättare Gun-Britt Sigfridsson, (KD), tjänstgörande ersättare Stewe Jonsson, förvaltningschef Lena Svensson, sekreterare Thomas Johansson, museichef Lars-Inge Lundgren, (VF), ersättare Göran Martinsson, (C), ersättare Gun-Britt Sigfridsson, (KD), ersättare Claes-Göran Nyrén, (FP), ersättare Anna-Lena Löfgren (C) Kultur- och fritidsförvaltningen 2015-12-21 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 135-149 Lena Svensson Ordförande Maria Brihall Justerare Anna-Lena Löfgren Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ 2015-12-15 Datum för anslagets uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2015-12-22 Datum för anslagets nedtagande Kultur- och fritidsförvaltningen Lena Svensson 2016-01-12
2015-12-15 2 (18) 135 Tillägg dagordning s beslut Tillägg till dagordningen under Protokollsutdrag godkänns enligt följande: Finansiering av förstudie kulturlokal, Dnr 2015/KA0099, 2015-12-02 Ansökan om medel för genomförandet av medborgarskapsceremonin 2015, Dnr 2015-KA0458, 2015-12-07 Protokoll från Vetlanda-Bäckseda kommundelsråd 2015-04-20 och 2015-11-16, Dnr 2015/KA0428, 2015/KA0432, 2015-12-07 Skatepark, Dnr 2014/KA0421, 2015-12-07 Tillägg till dagordningen under Övrigt godkänns enligt följande: Genomgång av e-post Tillägg till dagordningen under Protokollsutdrag anmäls enligt följande: Finansiering av förstudie kulturlokal, Dnr 2015/KA0099, 2015-12-02 Ansökan om medel för genomförandet av medborgarskapsceremonin 2015, Dnr 2015-KA0458, 2015-12-07 Protokoll från Vetlanda-Bäckseda kommundelsråd 2015-04-20 och 2015-11-16, Dnr 2015/KA0428, 2015/KA0432, 2015-12-07 Skatepark, Dnr 2014/KA0421, 2015-12-07 Tillägg till dagordningen under Övrigt anmäls enligt följande: Genomgång av e-post
2015-12-15 3 (18) 136 Lägesrapport Vetlanda museums arkiv s beslut noterar informationen och lägger den till handlingarna, samt beslutar att januari månads möte sker på museet enligt förvaltningschefens förslag. I höstas fick museichef Thomas Johansson i uppdrag att beskriva situationen på Vetlanda museum när det gäller arkivet. Antikvarie Stina Forsén har nu tagit fram en utredning som beskriver vad som behövs för att upprätthålla en bra funktion. Utredning går igenom rum för rum vad som behöver göras. Förslag och kostnad ges bl.a. på hur hyllsystemen skulle kunna gå från nuvarande 400 till 700 hyllmeter med t.ex. hjälp av höj- och sänkbara hyllor. En hel del arbete på fastigheten krävs också för att säkra den museala miljön, tex ombyggnad och säkring av vattenledningsrör. Det behövs även en modernisering av själva byggnaden, dels för att få till en bättre arbetsmiljö med ny entré och omklädningsrum, dels behöver handikapptoaletter och kapprum renoveras för att öka tillgängligheten för besökarna. Förvaltningschef Stewe Jonssons förslag är att nämndens januarimöte förläggs till museet och att Stina Forsén då redovisar resultatet av sin utredning.
2015-12-15 4 (18) 137 Renovering av Hövdingen s beslut föreslår att tekniska nämnden renoverar och bygger om idrottshallen Hövdingen så att den i första hand tillgodoser Hvetlanda Gymnastikförenings behov av ändamålsenliga lokaler, och att den i andra hand får nya ytor för olika former av gruppträning och annan träning. Vid renoveringen ska också illalukt saneras bort. Idrottshallen Hövdingen bör enligt kommunens fastighetsförvaltning renoveras, så att den illalukt som hallen dragits med under många år kan saneras bort och slitage kan åtgärdas. I samband med en sådan renovering bör en strategisk ombyggnation göras, så att Hvetlanda Gymnastikförening i likhet med exempelvis bollidrotterna får lokaler som är anpassade efter föreningens verksamhet samt att lokaler för exempelvis gruppträning kan skapas. När Mogärdeskolans båda gymnastiksalar försvinner kommer behovet av en väl fungerande Hövdingen att vara stort. Det är också troligt att behovet av tillgänglig träningstid för privatpersoner ökar i takt med en ökande skara pensionärer som är vana att röra på sig. Medley har redan visat intresse för att kunna disponera Hövdingen dagtid. En renovering som säkerställer den framtida användningen av Hövdingen som idrottshall är alltså nödvändig. Istället för att nöja sig med en allmän renovering som gör att Hövdingen lever vidare som fjärdehall rangordningsmässigt (efter Vetlanda Sporthalls två nya hallar och Norrgårdshallen) bör kommunen som fastighetsägare göra en strategisk satsning som gynnar flickidrott och folkhälsa. När golv och väggar åtgärdas i Hövdingen kan lokalen anpassas efter gymnastikföreningens behov; exempelvis kan en hoppgrop byggas. En sådan har gymnastikföreningen frågat efter under många år. Dessutom behövs fungerande förråd för gymnastikverksamheten som använder skrymmande redskap. Genom att lägga golv över del av hallytan (högst halva) i nivå med läktaren kan en ny lokalyta skapas på ett kostnadseffektivt sätt. Den kan rymma olika lokaler för gruppträning för olika åldrar liksom andra träningsutrymmen. Ytan i nuvarande hall, som hamnar under den nya lokalen, får naturligtvis lägre takhöjd, men det kan accepteras då det vid gymnasieområdet kommer att finnas tre hallar med fullhöjd. Hvetlanda Gymnastikförening har livlig barn- och ungdomsverksamhet, och har så haft under många år. Föreningen har dock aldrig haft förmånen att få bedriva sin verksamhet i lokaler som varit anpassade för verksamheten.
2015-12-15 5 (18) 137 fortsättning Kultur- och fritidsförvaltningen har haft en dialog med Hvetlanda Gymnastikförening och Medley AB som är verksamhetsutövaren i Vetlanda Badhus. Kultur- och fritidsförvaltningen anser att den flickdominerade gymnastikverksamheten behöver anpassade lokaler, i likhet med bollsporterna fotbollen, bandyn, ishockeyn, innebandyn och handbollen som fått nya anläggningar under senare år. Förvaltningen anser att tekniska kontorets fastighetskontor bör prioritera att Hövdingen renoveras och byggs om på föreslaget sätt. Utdrag Tekniska nämnden
2015-12-15 6 (18) 138 Placering av Vikingagården s beslut beslutar att låta Emådalens Vikingar anlägga en vikingagård på föreslaget område nr 2 enligt lokaliseringsutredningen, på en skogsbeväxt kulle i Ybelskaparken och att upprätta ett avtal med Emådalens Vikingar angående skötsel, villkor och regler. Föreningen Emådalens Vikingar vill bygga en vikingagård centralt i kommunen. Vikingagården planeras innehålla ett litet långhus (ca 10 meter), två förråd, smedja, köksträdgård, örtagård och eventuellt hönshus. Gården ska nyttjas i samband med den vikingamarknad som årligen anordnas samt för att kunna användas vid olika former av marknader, kurser, workshops och vid upplevelsedagar för skolelever. Förfrågan från föreningen gäller om kommunen kan tänkas upplåta mark åt vikingagården och där föreningen planerar att själva stå för finaniseringen av byggnationen. Emådalens Vikingar kontaktade Kultur- och fritidsförvaltningen som gav i uppdrag åt Tekniska kontoret att utreda lämpliga lokaliseringsalternativ. Lokaliseringsutredningen är gjord av Landskapsarkitekt, Annika Lundwall på projekteringsenheten, Tekniska kontoret. Diskussioner har förts med representant för Emådalens vikingar, planavdelningen, mark- och exploateringschef, kultur- och fritidsförvaltningen samt miljö- och byggförvaltningen under utredningens gång. Kunskap om historisk placering av vikingagårdar har inhämtats från Mikaela Söderling, arkeolog och historiker. Föreslaget område är enligt detaljplan, allmän platsmark och är enligt PBL, (Plan- och bygglagen), sådant område som är avsett för ett gemensamt behov. En allmän plats får inte mer än tillfälligtvis upplåtas för en enskild verksamhet och är avsedd endast för den användning som bestämmelserna anger. Området ska vara tillgängligt för allmänheten, staket eller andra inhängningar eller avgränsningar som stänger fri passage för allmänheten ska inte förekomma. Vad gäller byggnader på allmän plats framgår av PBL att det i användningen även ingår anläggningar och byggnader som behövs för platsens skötsel och bruk. Efter samråd med kommunens bygglovshandläggare anses att man kan tillåta etablering av en vikingagård här utifrån gällande detaljplan. Föreslagen placering och förslag till beslut har skett i samverkan mellan Kultur- och fritidchef Stewe Jonsson, Gatu-Parkchef Pär-Olof Högstedt och Landskapsarkitekt Annika Lundwall. Emådalens Vikingar är positiva till lokaliseringen och området stämmer överens med deras önskemål. Kultur- och fritidsförvaltningen och Tekniska kontoret är positiva till anläggning av en vikingagård på föreslagen plats.
2015-12-15 7 (18) 138 fortsättning Föreningen avser att själva finansiera byggnationen genom anordnande av evenemang och genom att söka bidrag från olika fonder. Kommunen kommer eventuellt kunna behöva stå för anslutande gångvägar. Föreslagen plats har idag en låg utnyttjandegrad och att placera en vikingagård här kommer inte i konflikt med annan användning. Området kommer också att frekventeras mera, vilket är positivt. En vikingagård kan även bli en positiv tillgång ur turistsynpunkt. Ur skadegörelsesynpunkt kan placeringen av en vikingagård här verka undanskymd, men en etablering medför också att fler människor rör sig i området och kan då motverka detta. Kommunen är alltid huvudman för allmän plats. Det innebär att kommunen är ytterst ansvarig för skötsel av platsen, det måste därför innan avtal upprättas utredas hur ansvaret kan regleras i ett skötselavtal. Utdrag Emådalens vikingar Tekniska nämnden
2015-12-15 8 (18) 139 Investeringsbidrag Vetlanda bågskytteklubb s beslut beslutar att öka investeringsbidraget till Vetlanda Bågskytteklubb med 40 000 kronor, vid inkommen redovisning. Vetlanda Bågskytteklubb beviljades vid kultur- och fritidsnämndens sammanträde 2014-02-25, ett investeringsbidrag på 70 000 kronor till byggnationen av en bågskyttehall. Under byggnationens gång har kostnaden för anläggningen stigit och klubben saknar finansiering för en handikappramp. Klubben har kontaktat kultur- och fritidsförvaltningen med önskan om finansieringshjälp. Kultur- och fritidsförvaltningen anser att Vetlanda Bågskytteklubb utan förnyad ansökan kan beviljas 40 000 kronor ytterligare eftersom totalkostnaden vida överstiger summan av det totala bidraget. Bidraget finansieras med återstående medel i budgeten för investeringsbidrag. Utdrag Vetlanda bågskytteklubb
2015-12-15 9 (18) 140 Bidragsbestämmelser Värdering av arbetstimmar s beslut beslutar att ideella arbetstimmar som räknas som egen insats vid ansökan om investeringsbidrag får värderas till 200 kronor för personer som fyllt 16 år. s bidragsregler anger att bidrag får utgå med högst 50 procent av investeringsbeloppet. Det är ett krav att den sökande föreningen själv bidrar med 50 procent. I reglerna anges inte vad som kan räknas som egen ekonomisk insats. I många offentliga bidragsformer finns möjlighet att värdera egen arbetsinsats som en ekonomisk insats, och för investeringen i sig utgör en ideell arbetsinsats ett lika stort värde som en inköpt tjänst. En kontroll av hur andra hanterat frågan om ideell insats har skett. Den som ansöker om bidrag från Riksidrottens anläggningsstöd får värdera en arbetstimma till 200 kronor. Den som ansöker om bidrag via exempelvis Leader Linné (bidragen hanteras av Jordbruksverket) får värdera en arbetstimma till 220 kronor, för personer i ålder från 16 år och uppåt. Förvaltningen anser att det i bidragsbestämmelserna bör förtydligas så att det framgår att egen ideell arbetsinsats kan ha ett ekonomiskt värde vid bidragsansökan och att en arbetad timma ges ett värde av 200 kronor för personer i ålder från 16 år och uppåt.
2015-12-15 10 (18) 141 Hyresbefrielse för flyktingarbete s beslut beslutar att föreningar och privatpersoner som arrangerar aktiviteter för flyktingar och/eller integrationsarbete ska disponera de lokaler fritt som kultur- och fritidsnämnden hyr ut. Kultur- och fritidsförvaltningen avgör från fall till fall om uthyrningen ska betraktas som aktivitet inom ramen för flyktingarbete och/eller integrationsarbete. Vetlanda kommun har hösten 2015 efterlyst engagemang hos föreningsliv och privatpersoner för att skapa aktiviteter för flyktingar. Sedan tidigare är ett brett integrationsarbete en uttalad målsättning för Vetlanda kommun. För att stimulera och underlätta för de föreningar och privatpersoner som åtar sig att arbeta med flyktingar bör bokning av lokaler vara kostnadsfri. Hyresbefrielse i detta sammanhang påverkar inte kultur- och fritidsnämndens budget.
2015-12-15 11 (18) 142 VetlandaFesten - Sponsring s beslut beslutar säga ja till sponsring av VetlandaFesten under förutsättning att det i avtal med blivande sponsorer står noterat att sponsring av VetlandaFesten inte får påverka eventuell sponsring till föreningslivet. Vid förra årets VetlandaFest valde förvaltningen att inte använda sig av sponsring då man var rädd att föreningslivet skulle missgynnas genom bortfall av motsvarande sponsring. Inför 2016 års fest har förfrågan kommit från en privat näringsidkare som vill hjälpa till med att ta fram sponsring genom olika företag i kommunen. Förvaltningschef Stewe Jonsson fick, på november månads beredningsutskott, i uppdrag att ta fram mera information i frågan. Förvaltningschef Stewe Jonsson har forskat vidare i frågan och bl.a. pratat med ett av de aktuella företagen. De bedömde att sponsring av VetlandaFesten inte skulle påverka deras övriga sponsring. En del av de andra företagen är inte aktiva synligt vid någon sponsring här i Vetlanda, vilket gör att det inte är troligt att denna sponsring skulle påverka föreningslivet på ett negativt vis.
2015-12-15 12 (18) 143 Information Kurser och konferenser s beslut godkänner framlagt förslag enligt nedan. Ordförande Maria Brihall ger som förslag att de ledamöter som varit på utbildning, föreläsning, kurs eller liknande (och fått arvode) på nästkommande nämndmöte ger en kort information till nämnden.
2015-12-15 13 (18) 144 Dnr 2015/KU0017-3 Redovisning av bidrag ABF s beslut Kultur och fritidsnämnden noterar information och lägger ärendet till handlingarna. Vid fördelning av bidrag till Studieförbunden på s möte i maj 2015, stipulerades att redovisning av hur erhållna projektmedel använts skulle ske senast 16 november 2015. Denna redovisning har nu inkommit.
2015-12-15 14 (18) 145 Dnr: 2015/KU0019-3 Redovisning av bidrag NBV Ung och trygg 2015 s beslut Kultur och fritidsnämnden noterar information och lägger ärendet till handlingarna. Vid fördelning av bidrag till Studieförbunden på s möte i maj 2015, stipulerades att redovisning av hur erhållna projektmedel använts skulle ske senast 16 november 2015. Denna redovisning har nu inkommit.
2015-12-15 15 (18) 146 Information Kulturlokal s beslut noterar informationen. Förvaltningschef Stewe Jonsson redovisar hur arbetet med kulturlokalen framskrider.
2015-12-15 16 (18) 147 Information Ett röjningsområde och terrasser i Bäckseda s beslut noterar informationen och lägger den till handlingarna. Med anledning av planerad utvidgning av bergtäkt inom ett område med fossil åkermark, fornlämning RAÅ-nr 113:2, fastigheten Bäckseda 3:17 i Bäckseda socken, Vetlanda kommun, utförde Jönköpings läns museum en arkeologisk förundersökning hösten 2014. Efter undersökningen föreslår Jönköpings läns museum att området blir föremål för en arkeologisk slutundersökning med en fördjupad analys av det historiska kart- och arkivmaterialet, tillsammans med en arkeologisk undersökning i området, med utvidgade ytavbaningar samt undersökningar och provtagning av utvalda agrara objekt, röjningsrösen samt terrasser och röjstensvallar. Länsmuseet har samrått med Länsstyrelsen angående åtgärdsförslag men länsstyrelsen har gjort en annan bedömning och anser att vidare arkeologiska åtgärder inte är aktuella i förundersökningsområdet.
2015-12-15 17 (18) 148 Protokollsutdrag s beslut Protokollsutdrag enligt nedan noteras och läggs till handlingarna: Bokslutsprognos per den 30 september 2015, Dnr 2015/KA0392, 2015-11-04 Policy för delegering av beslut i personalfrågor, Dnr 2015-KA0411, 2015-11-18 Finansiering av förstudie kulturlokal, Dnr 2015/KA0099, 2015-12-02 Ansökan om medel för genomförandet av medborgarskapsceremonin 2015, Dnr 2015-KA0458, 2015-12-07 Protokoll från Vetlanda-Bäckseda kommundelsråd 2015-04-20 och 2015-11-16, Dnr 2015/KA0428, 2015/KA0432, 2015-12-07 Protokollsutdrag har inkommit enligt följande: Bokslutsprognos per den 30 september 2015, Dnr 2015/KA0392, 2015-11-04 Policy för delegering av beslut i personalfrågor, Dnr 2015-KA0411, 2015-11-18 Finansiering av förstudie kulturlokal, Dnr 2015/KA0099, 2015-12-02 Ansökan om medel för genomförandet av medborgarskapsceremonin 2015, Dnr 2015-KA0458, 2015-12-07 Protokoll från Vetlanda-Bäckseda kommundelsråd 2015-04-20 och 2015-11-16, Dnr 2015/KA0428, 2015/KA0432, 2015-12-07
2015-12-15 18 (18) 149 Övrigt Genomgång av e-post Kultur och fritidsnämndens beslut noterar informationen. Nämndordförande Maria Brihall påpekar vikten av att läsa sin e-post på förnamn.efternamn@vetlanda.se. Ingen post skickas till privata adresser. Minst en gång i veckan ska brevlådan gås igenom.