Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av stadens revisorer Mars 2015 Granskning av verkställighet av fullmäktiges beslut Sundbybergs stad
Innehåll 1 Sammanfattning...1 2 Inledning...2 2.1 Bakgrund...2 2.2 Syfte och revisionsfrågor...2 2.3 Avgränsning...2 2.4 Ansvarig nämnd...3 2.5 Revisionskriterier...3 2.6 Metod och genomförande...3 3 Lagstiftning...3 3.1 Kommunallagen...Fel! Bokmärket är inte definierat. 3.2 Arbetsordning för fullmäktige...fel! Bokmärket är inte definierat. 4 Resultat...Fel! Bokmärket är inte definierat. 4.1 Arbetsordning för fullmäktige...fel! Bokmärket är inte definierat. 4.2 Rutiner för uppföljning och återrapportering av beslut...4 4.3 Beredning av motioner...5 4.4 Beredning av medborgarförslag...6 4.5 Genomförande och återrapportering av beslut...6 4.6 Återrapportering av delegerade beslut...7 4.7 Uppföljning av måldokument...8 5 Svar på revisionsfrågor...8 6 Bedömning...10 Bilaga 1 Källförteckning...12 Bilaga 2...1 Bilaga: Förteckning över granskade beslut
1 Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sundbybergs stad granskat hur nämnder och styrelser säkerställer att fullmäktiges beslut verkställs samt om det finns ett ändamålsenligt system för återrapportering av genomförda uppdrag. Granskningen har gjorts genom studier av styrande dokument, intervjuer samt studier av genomförande och återrapportering av ett stickprov av fullmäktiges beslut. Granskningen omfattar tjugo beslut under perioden juli 2012-juni 2014. Resultat: Det finns styrande dokument och rutiner för olika delar av verkställigheten och uppföljningen av fullmäktiges beslut. Det saknas dock en samlad nedtecknad rutin för processen. Beslut följs upp i tre övergripande kategorier: via delårsbokslut och årsredovisning, som särskilda ärenden samt som övriga uppdrag. Ärendegången är nedtecknad i ett uppdrag som fullmäktige gav kommunstyrelsen i budget 2009. Kommunkontoret ansvarar för sortering av beslut i olika uppföljningskategorier samt bevakning av beslut för redovisning av status. Arbetsgången är nedtecknad i ett antal interna rutiner med budgetuppdrag från 2009 som grund. Avvikelser gällande motioner och medborgarförslag redovisas två gånger per år. Gällande övriga uppdrag redovisas status två gånger per år. Motioner och medborgarförslag ska beredas inom tolv månader. Under perioden som granskats är det två motioner som det enligt dokumentation inte fattats något beslut om inom ett år. Dessa har emellertid beretts inom tidsgränsen. Många av fullmäktiges beslut saknar angivna tidsramar för verkställighet och uppföljning. I många beslut sätts inga tidsramar, därför saknas förutsättningar för att avgöra när en fördröjd verkställighet bör ses som en avvikelse. Med utgångspunkt i dessa observationer ges följande rekommendationer: Kommunstyrelsen rekommenderas att vidta åtgärder för att säkerställa att uppdrag genomförs och återrapporteras till fullmäktige. Som ett led i detta rekommenderas att: o kommunstyrelsen och nämnder i beredningsprocessen överväger att sätta tidsram på uppdrag i största möjliga utsträckning, för att underlätta uppföljning och hantera eventuella avvikelser och fördröjningar. Där tidsram inte anses möjligt, bör skäl anges samt ett alternativt sätt att upptäcka avvikelser. o överväga en samlad, formaliserad rutin och processbeskrivning för olika typer av uppföljning av beslut för att tydliggöra hur olika styrdokument förhåller sig till varandra. 1
2 Inledning 2.1 Bakgrund Fullmäktige är enligt kommunallagen kommunens högsta beslutande organ. Nämnder och styrelser har uppdraget att inom sina sakområden implementera och genomföra fullmäktiges beslut. Kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar att ha uppsikt över styrelser och nämnder så att fullmäktiges beslut följs och genomförs. Varje kommun behöver ha en tydlig process för verkställighet och uppföljning av ärenden. Kommunstyrelsen behöver ha uppsikt så att eventuella avvikelser från fullmäktiges beslut upptäcks och insatser kan göras för att säkerställa implementering. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer att fullmäktiges beslut verkställs samt om det finns ett ändamålsenligt system för återrapportering av genomförda uppdrag samt avvikelser från dessa. Granskningen besvarar följande revisionsfrågor: På vilket sätt säkerställs att fullmäktiges beslut verkställs av styrelsen och nämnderna? Återrapporteras verkställandet av fullmäktiges beslut till kommunfullmäktige på ett tillfredsställande sätt? Vem ansvarar för att så sker? Hur återrapporteras avvikelser från beslut till fullmäktige? Vilka olika typer av åtgärder vidtas vid identifierad avvikelse från fullmäktigebeslut? Finns en tydlig och formaliserad roll- och ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen, nämnderna och dess förvaltning i bevakningen och genomförandet av fullmäktigebeslut? Sker uppföljning av fullmäktigebeslut inom rimlig tid efter beslut? 2.3 Avgränsning Granskningen omfattar inte beslut i samband med fastställande av övergripande mål (strategisk plan) och budget. Urvalet har gjorts utifrån kriteriet att beslutet ska innehålla ett uppdrag eller på annat sätt föranleda en handling. Det innebär att vi valt bort följande beslutskategorier: Administrativa beslut, exempelvis fastställande av sammanträdestider. Beslut som innebär att inget arbete ska utföras eller att arbete ska avslutas, exempelvis avslag av motioner och svar på motioner som inte inbegriper nya åtgärder. Beslut vars verkställande kan förutsättas, exempelvis beslut om befattningar. Beslut om godkännande av redovisningar, rapporter, remissyttranden och revideringar. Granskningen inleddes i februari 2015. Av hänsyn till att en rimlig tid måste förflyta från det att fullmäktige fattar ett beslut till att det kan ha genomförts och återrapporterats har de sista sex månaderna 2014 utelämnats ur granskningen. Granskningen omfattar tjugo beslut under perioden juli 2012 - juni 2014. En förteckning över samtliga granskade beslut finns i bilaga 2. I denna bilaga framgår vari respektive uppdrag består, vilken nämnd som ansvarar för det och om det utförts och återrapporterats. 2
2.4 Ansvarig nämnd Kommunstyrelsen 2.5 Revisionskriterier Revisionskriterierna utgörs av kommunallagens bestämmelser om verkställighet och uppföljning, stadens arbetsordning för fullmäktige samt relevanta styrdokument för nämnder och styrelse. 2.6 Metod och genomförande Granskningen genomfördes i två steg. Inledningsvis granskades styrdokument och intervjuer genomfördes med f.d. kanslichef på kommunkontoret 1, administrativ chef vid utvecklingsoch administrationsavdelningen, tf. ekonomichef, kommunfullmäktiges ordförande, ordförande i social- och arbetsmarknadsnämnden samt ordförande i bygg- och tillståndsnämnden. I nästa steg granskades ett urval av besluts genomförande och återrapportering till fullmäktige av de beslut fullmäktige fattat under perioden juli 2012-juni 2014. Detta gjordes genom studier av handlingar till och protokoll från fullmäktigesammanträden samt genom frågor till kommunkontoret. Samtliga intervjuade har fått möjlighet att lämna synpunkter på rapportutkastet för att säkerställa att revisionsrapporten bygger på korrekta fakta och uttalanden. 3 Lagstiftning och arbetsordning I kommunallagens tredje kapitel behandlas kommunernas organisation och verksamhetsformer. Enligt kommunallagen beslutar fullmäktige i ärenden som är av principiell beskaffenhet eller annan större vikt. Bland dessa finns årsredovisning och ansvarsfrihet. Fullmäktige får uppdra åt en nämnd att i fullmäktiges ställe besluta i ett visst ärende eller en grupp ärenden. Det gäller dock inte ärenden av principiell beskaffenhet. Nämnderna beslutar i frågor som rör förvaltningen, i frågor som de enligt lag eller annan författning ska handha och i frågor som fullmäktige har delegerat till dem. Nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. Nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort fullmäktiges uppdrag. Även delegerade ärenden ska återredovisas. Lagen ställer inte några krav på formerna för återredovisning, det ankommer på fullmäktige att besluta om omfattningen av och formerna för redovisningen. Enligt Dalman m.fl., som författat kommentarer till lagen, torde årliga redovisningar inte vara tillräckliga. 2 I kommunallagens femte kapitel behandlas fullmäktige. Där står att en motion eller ett medborgarförslag bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen eller medborgarförslaget väcks. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid ska detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige kan då avskriva motionen eller medborgarförslaget från vidare handläggning. Fullmäktige ska i en arbetsordning meddela ytterligare föreskrifter som behövs för fullmäktiges sammanträden och handläggning av ärenden. Arbetsordningen ska alltid innehålla föreskrifter om bland annat handläggningen av motioner, interpellationer och frågor. Om fullmäktige har beslutat att medborgarförslag får väckas, ska arbetsordningen innehålla föreskrifter om hur sådana förslag ska handläggas. 1 Benämningen kommunkontoret gäller för den granskade perioden. Nuvarande benämning är stadsledningskontoret. 2 Dalman, Lena, m.fl: Kommunallagen med kommentarer och praxis. Femte upplagan 2011. 3
Kommunallagen stadgar att kommunala föreskrifter ska finnas tillgängliga för allmänheten på kommunens eller landstingets webbplats. De ska vara samlade i kommunens eller landstingets författningssamling eller på annat sätt. Innehållet i samlingen ska framgå av ett register eller annan förteckning på webbplatsen. Kommunfullmäktiges arbetsordning antogs den 6 september 2011. Vad gäller genomförande och återrapportering av beslut stadgar arbetsordningen att utdrag ur fullmäktiges protokoll ska tillställas de nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollet. På fullmäktiges sammanträde i april och oktober varje år ska en redovisning lämnas över de motioner och medborgarförslag som ännu inte beretts färdigt. 4 Besluts- och ärendeprocess Kommunallagen stadgar att föreskrifter ska finnas tillgängliga på kommunens webbplats och framgå av ett register eller annan förteckning. Vid tidpunkten för granskningen är arbetsordningen för fullmäktige tillgänglig i den författningssamling som finns på stadens hemsida. Arbetsordningen stadgar att en redovisning ska lämnas på fullmäktiges sammanträde i april och oktober varje år, över de motioner och medborgarförslag som ännu inte beretts färdigt. 4.1 Rutiner för uppföljning och återrapportering av beslut Kommunfullmäktige har gett kommunstyrelsen i uppdrag att systematiskt följa upp alla uppdrag som kommunfullmäktige ger nämnder och bolag. Detta uppdrag gavs i budget 2009 och uppföljningen har skett sedan 2010. Kommunfullmäktige följer upp budgeten i ett delårsbokslut och i årsredovisningen. Att fullmäktiges övriga beslut verkställs följs upp i separata ärenden två gånger per år. Det ena tillfället är i september, samtidigt som fullmäktige behandlar delårsbokslutet, och det andra är i januari. Detta görs med skriftlig hänvisning till det uppdrag som kommunfullmäktige gett kommunstyrelsen i budget 2009. I ett underlag samt en bilaga till beslutredovisningen som presenterades för fullmäktige i september 2010 beskrivs uppföljningsprocessen för olika typer av beslut samt under vilka former dessa återrapporteras till fullmäktige. Uppföljningarna beskrivs i sammanfattad form i de aktuella protokollen för respektive uppföljning, men är inte inskrivna i fullmäktiges arbetsordning eller nedtecknade som formell rutin. Uppdraget och dess underlag har legat till grund för det nuvarande dokument- och ärendehanteringssystemet samt befintliga lathundar. Enligt uppgift pågår ett arbete med revidering av fullmäktiges arbetsordning inom kommunstyrelsens förvaltning. Vid uppföljning studeras kommunfullmäktiges protokoll och beslut följs upp via nämndernas diarier. Uppdrag diarieförs också hos kommunstyrelsen i samband med att fullmäktiges protokoll expedieras. Det gäller t.ex. planuppdrag till stadsbyggnads- och miljönämnden, eftersom dessa uppdrag återkommer i ett senare skede när detaljplaner antas. Bevakningsfunktionen i diariet används också för att följa upp att fullmäktiges beslut verkställs och kommunkontoret kontaktar berörda förvaltningar för att få aktuell status på de givna uppdragen. Ett beslut kan enligt uppgift vara av karaktären särskilt ärende, där det krävs ytterligare ett beslut av fullmäktige i frågan. Ärendet återkommer då, med nytt diarienummer, som särskild punkt vid ett senare fullmäktigesammanträde, och inkluderas inte normalt i den 4
beslutsredovisning som sker i september och januari. Enligt uppgift kan det förekomma att ärendet omnämns i redovisningar som sker i september och januari, t.ex. när det ursprungliga uppdraget kan omfatta flera delbeslut. Sorteringen av beslut för hur uppföljning ska ske, görs av kommunkontoret. Styrande dokument såsom policys, planer och föreskrifter, följs upp via nämndernas verksamhetsberättelser. Detta stadgas i Sundbybergs stads policy för styrande dokument. Kommunfullmäktige följer även upp styrande dokument i årsredovisningen. En policy kan följas upp separat om frågan är prioriterad. I bilden nedan sammanfattas ärendegången. Nämnd Fullmäktige Kommunkontor Nämnd Beslut Diarieföring Expediering till nämnd Sortering av beslut för uppföljning Nämnd Uppföljning via årsredovisning och delårsbokslut Uppföljning via särskilda ärenden Uppföljning av övriga uppdrag Figur 1. Processen från beslut i fullmäktige till uppföljning av verkställighet 4.2 Beredning av motioner Enligt kommunallagen bör en motion beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid ska det anmälas till fullmäktige. Fullmäktige kan då avskriva motionen från vidare handläggning. Fullmäktige behandlade under perioden juli 2012 - juni 2014 en förteckning över ej slutbehandlade motioner i april och oktober varje år, med hänvisning till fullmäktiges arbetsordning. I redovisningarna för denna period var det två motioner där beslut inte fattats inom tolv månader. Enligt uppgift bereddes motionerna inom gällande tidsgräns men bordlades då motionären ej var närvarande. Motion om att ta fram en konkret handlingsplan mot segregation väcktes på fullmäktiges sammanträde 28 maj 2012 och bordlades på kommunfullmäktiges sammanträden den 18 februari 2013, den 25 mars 2013, den 29 april 2013 och den 27 maj 2013. Motion om att Sundbyberg behöver nya strategimål/visioner väcktes på fullmäktiges sammanträde den 18 juni 2012 och bordlades på fullmäktiges sammanträden den 28 januari 2013, den 18 februari 2013, den 25 mars 2013, den 29 april 2013 och den 27 maj 2013. 5
4.3 Beredning av medborgarförslag Enligt kommunallagen bör ett medborgarförslag beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att medborgarförslaget väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid ska det anmälas till fullmäktige. Fullmäktige kan då avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. Fullmäktige behandlar under perioden juli 2012 - juni 2014 en förteckning över ej slutbehandlade medborgarförslag på fullmäktiges sammanträden i april och oktober, med hänvisning till fullmäktiges arbetsordning. Inga medborgarförslag har enligt redovisningen under denna period överstigit ettårsgränsen. 4.4 Genomförande och återrapportering av beslut Nämnderna ska enligt kommunallagen redovisa för fullmäktige hur de har fullgjort sina uppdrag. Lagen ställer inte några krav på formerna för återredovisning, det ankommer på fullmäktige att besluta om omfattningen av och formerna för redovisningen. I budget 2009 gav kommunfullmäktige kommunstyrelsen i uppdrag att följa upp de beslut som inte redovisas genom delårsbokslut och årsredovisning. Att övriga beslut verkställs följs upp i separata ärenden två gånger per år, i september och januari. Ett beslut kan också vara av karaktären särskilt ärende, där det krävs ytterligare ett beslut av fullmäktige i frågan. Ärendet återkommer då som särskild punkt vid ett senare fullmäktigesammanträde, och inkluderas normalt inte i den beslutsredovisning som sker i september och januari. Sorteringen av beslut och i vilken form de återrapporteras, görs av kommunkontoret. Av de tjugo granskade besluten har sjutton beslut verkställts och återrapporterats utan Det innebär att det tydligt framgår vari uppdraget består och att det har genomförts och återrapporterats enligt gällande rutiner samt angiven tidsram eller, om tidsram saknas, inom rimlig tid. I övriga beslut ser vi följande typer av förbättringsområden: Tydlighet i beslut Besluten innehåller olika formuleringar för att uttrycka vidare aktivitet från kommunstyrelse och nämnd. I vissa beslut uttrycks tydligt ett uppdrag medan det i andra beslut formuleras t.ex. mandat eller att något ska tas skyndsamt fram. Enligt uppgift kvalitetssäkras formuleringarna av flera personer på kommunkontoret för att undvika otydligheter. I de granskade besluten följs även beslut upp som har andra beslutsformuleringar än uppdrag. Enligt intervjuerna kan uppdrag som ges gemensamt till flera nämnder skapa otydlighet i vilken nämnd som ansvarar för uppdraget. Uppdraget ges utifrån nämndernas respektive reglemente och förväntas samordnas på förvaltningsnivå. Genomförande inom utsatt tidsram eller i rimlig tid Av de granskade besluten saknar alla utom ett beslut en tidsram för verkställighet och uppföljning. Enligt uppgift sätts en tidsram där det går, men att uppdrag ofta saknar tidsram då det är svårt att avgöra hur lång tid ett uppdrag kommer att ta. Planuppdrag tas som exempel på beslut som är mycket svåra att sätta tidsram på, då förutsättningarna kan ändras. Då alla uppdrags status följs upp i september och januari, ses detta som tillräckligt för att säkerställa att beslut verkställs. I den beskrivning av uppföljningsrutinen som utgör underlag för fullmäktiges uppdrag till kommunstyrelsen för 2010, identifieras tidssättning av uppdrag som ett utvecklingsområde. Enligt uppgift ska ett övrigt uppdrag följas upp från det att beslut tas till dess att uppdraget är verkställt, även om samma information om status kan återkomma flera gånger. Av de 6
återrapporterade besluten finns en del med i nästkommande uppföljning eller, om beslutet ligger nära inpå ett uppföljningstillfälle, den därefter nästkommande. Tre beslut följs upp i två uppföljningsomgångar, varav två ger uppdaterad information i andra uppföljningen och en ger samma information som vid föregående uppföljning. 3 Två beslut följs endast upp en gång, trots att uppföljningen visar att uppdraget ännu inte är slutfört. 4 Ett beslut kan också få en ändrad uppföljningsrutin under ärendets gång. Medborgarförslag om att bygga ekologiskt kollektivhus ( 494, 2012) gav upphov till ett uppdrag till kommunstyrelse och bostadsbolaget Fastighets AB Förvaltaren om att undersöka lämplig placering i staden. Detta återrapporterades när en dialog pågick med bostadsbolaget. Därefter skapades ett nytt ärende med nytt diarienummer för uppföljning via årsredovisningen. Dokumentation och återrapportering till fullmäktige I de uppföljningar av beslut som genomförs i januari och september listas de kategorier av beslut som följs upp. De uppdrag som redovisas är planuppdrag och avtal, bolagsfrågor, motioner och medborgarförslag samt övriga uppdrag. I samband med att fullmäktiges protokoll expedieras diarieförs också uppdrag hos kommunstyrelsen. Bevakningsfunktionen i diariet används för att följa upp att fullmäktiges beslut verkställs. Utifrån denna bevakning kontaktar kommunkontoret sedan berörda förvaltningar för att få aktuell status på de givna uppdragen. De beslut som ska återkomma som särskilda ärenden till fullmäktige för ytterligare beslut ingår normalt inte i uppföljningen av övriga beslut. Medborgarförslag om att göra en grillplats på toppen av pulkabacken vid Golfängarna ( 300, 2012) föranledde ett uppdrag till stadsbyggnads- och miljönämnden att undersöka om det fanns en lämplig plats för en grillplats. Beslutet expedierades i oktober 2012 och enligt uppgift pågår framtagandet av en plan för hela Golfängarna. Status för uppdraget har inte återrapporterats till fullmäktige. Ett beslut gällande regler för stöd till föreningslivet ( 463, 2012) föranledde ett uppdrag till kultur- och fritidsnämnden tillsammans med kommunstyrelsen att genomföra utbildning inom området. Uppdraget redovisas på kommunstyrelsens sammanträde, men har ej återrapporterats inte till fullmäktige. En motion om att inrätta årets pedagog ( 90, 2013) föranledde ett uppdrag till kommunstyrelsen, grundskole- och gymnasienämnden samt förskolenämnden att undersöka förutsättningarna och formerna för att inrätta utmärkelsen årets anställd från och med 2014. En återrapportering skedde, där arbetet pågick och målsättningen var att beslut skulle fattas av kommunstyrelsen under hösten 2013. Enligt uppgift pågår beredningen inom stadsledningskontoret. Uppdraget har inte återrapporterats vidare till fullmäktige. 4.5 Återrapportering av delegerade beslut Enligt kommunallagen ska delegerade ärenden återredovisas. Under den aktuella perioden har fullmäktige beslutat att delegera ett beslut till nämnd. Beslutet ( 262, 2013) gällde delegation till stadsbyggnads- och miljönämnden att besluta om ett medborgarförslag kring förbättring av trafiksituationen i Stora Ursvik samt anmäla beslutet till fullmäktige. Stadsbyggnads- och miljönämnden beslutade i ärendet samt anmälde beslutet till fullmäktige inom ett år. 3 Beslut 370, 2013, 13, 2014, 159, 2014. 4 Beslut 494, 2012, 90, 2013. 7
4.6 Uppföljning av måldokument I de granskade besluten har fullmäktige fattat beslut om två policys och en överenskommelse. 5 Enligt Sundbybergs stads policy för styrande dokument följs dessa, såsom policys, planer och föreskrifter, upp via nämndernas verksamhetsberättelser samt att kommunfullmäktige följer upp styrande dokument i årsredovisningen. En policy kan följas upp separat om frågan är prioriterad. Gällande den överenskommelse som granskats, ligger ansvaret för uppföljningen på Kommunförbundet Stockholms län (KSL), som också är initiativtagare. Uppföljning av överenskommelsen ska göras av KSL minst var tredje år. 5 Svar på revisionsfrågor På vilket sätt säkerställs att fullmäktiges beslut verkställs av styrelsen och nämnder? Återrapporteras verkställandet av fullmäktiges beslut till kommunfullmäktige på ett tillfredsställande sätt? Vem ansvarar för att så sker? Kommunfullmäktige följer upp budgeten i ett delårsbokslut och i årsredovisningen. Att fullmäktiges övriga beslut verkställs följs upp i separata ärenden två gånger per år. Det ena tillfället är i september, samtidigt som fullmäktige behandlar delårsbokslutet, och det andra är i januari. Detta görs med skriftlig hänvisning till det uppdrag som kommunfullmäktige gett kommunstyrelsen i budget 2009. Ett beslut kan också återkomma till fullmäktige som särskilt ärende, när ytterligare ett beslut krävs. Sorteringen av beslut för uppföljning görs av kommunkontoret. Antagna policys följs upp via nämndernas verksamhetsberättelser samt att kommunfullmäktige följer upp styrande dokument i årsredovisningen. Detta stadgas i policy för styrande dokument. Granskningen har visat att sjutton av de granskade besluten verkställts och återrapporterats utan Det finns ett antal dokument och rutiner som reglerar olika delar av processen. Den centrala beskrivningen av hur uppföljning av uppdrag går till samt de olika uppföljningsmomenten för olika typer av beslut, finns endast nedtecknad som underlag och bilaga till beslut inför ett fullmäktigesammanträde i september 2010. En kort sammanfattning återges i respektive beslutsredovisning, men återfinns ej i fullmäktiges arbetsordning. Granskningen har identifierat vissa brister i systematik gällande uppföljning av fullmäktiges beslut. Tre beslut återrapporteras inte till fullmäktige fullt ut såsom uppdraget till kommunstyrelsen är beskrivet. I dessa fall blir det sannolikt svårt för fullmäktige att kontrollera verkställigheten. Hur återrapporteras avvikelser från beslut till fullmäktige? Vilka olika typer av åtgärder vidtas vid identifierad avvikelse från fullmäktigebeslut? Två gånger per år redovisas ej färdigbehandlade motioner och medborgarförslag. I de redovisningar av beslut som sker i januari och september så beskrivs status för uppdrag som beslutats, även om dessa är pågående eller ej påbörjade. Det saknas dock rutiner för att bedöma när ett uppdrag som getts ska betraktas som fördröjt eller inte verkställt, då det saknas tidsramar för många beslut. 5 Beslut 277, 2013, 9, 2014, 53, 2014. 8
Finns en tydlig och formaliserad roll- och ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen, nämnderna och dess förvaltning i bevakningen och genomförandet av fullmäktigebeslut? Arbetsordning för fullmäktige stadgar att kommunstyrelsen ska redovisa ej färdigberedda motioner och medborgarförslag två gånger årligen, i april och oktober. Att fullmäktiges övriga beslut verkställs följs upp i separata redovisningar med hänvisning till det uppdrag som kommunfullmäktige gett kommunstyrelsen i budget 2009. Uppföljningarna beskrivs i de aktuella protokollen samt i ett beslutsunderlag från 2010, men står inte i fullmäktiges arbetsordning. Enligt protokollen sker uppföljning av beslut genom att kommunfullmäktiges protokoll studeras och beslut följs upp av kommunkontoret via nämndernas diarier. Bevakningsfunktionen i diariet används också för att följa upp att fullmäktiges beslut verkställs. Kommunkontoret kontaktar också berörda förvaltningar för att få aktuell status på de givna uppdragen. Ett beslut kan också återkomma till fullmäktige för ytterligare beslut, och ses då som ett särskilt ärende och ingår inte i beslutredovisningen. Denna arbetsgång finns dock inte nedtecknad som rutin. Enligt intervjuer kan uppdrag som ges gemensamt till flera nämnder skapa otydlighet i vilken nämnd som ansvarar för uppdraget. Uppdraget ges utifrån nämndernas respektive reglemente och förväntas samordnas på förvaltningsnivå. Av de granskade besluten där uppdrag ges till flera nämnder har två uppdrag inte återrapporterats till fullmäktige. Sker uppföljning av fullmäktigebeslut inom rimlig tid efter beslut? Av de tjugo granskade besluten verkställdes och återrapporterades sjutton beslut inom rimlig tid. Av de granskade besluten saknar alla utom ett en tydlig tidsram för verkställighet och återrapportering. Enligt uppgift sätts inte tidsramar för besluten, då det är svårt att veta hur lång tid ett uppdrag kan ta. Då det saknas tidsram för beslut, blir det svårt för fullmäktige att bedöma huruvida ett uppdrag verkställts inom rimlig tid. Många beslut följs upp inom rimlig tid, men innan uppdraget kan ses som verkställt, vilket försvårar för fullmäktige att säkerställa verkställigheten. 9
6 Bedömning Formella rutiner Arbetsordningen stadgar att uppföljning och redovisning av ej behandlade motioner och medborgarförslag ska ske två gånger per år. Det finns en policy för styrande dokument som stadgar att policys och planer följs upp via nämnders verksamhetsberättelser och via årsredovisning. Övriga beslut följs upp två gånger per år enligt uppdrag till kommunstyrelsen i budget 2009. Det finns ett antal processer för uppföljning, men dessa står endast nedtecknade i ett beslutunderlag från en redovisning i september 2010. Det finns ingen samlad formaliserad rutin där arbetsgången är beskriven, vilket bedöms vara en brist. Det blir även svårt för fullmäktige att följa upp avvikelser i beslutade uppdrag, då det saknas tidsram i många beslut och vissa uppdrag återrapporteras när de är pågående eller ej påbörjade utan att följas upp vidare längre fram. Motioner och medborgarförslag Under den tidsperiod som granskats har redovisningar skett i april och oktober av motioner och medborgarförslag som inte beretts färdigt vid tidpunkten för redovisningen. Sammanlagt är det två motioner under perioden där beslut inte fattats inom ett år. Beredningen av dessa motioner har dock skett inom tidsgränsen. Vi bedömer att beredningsprocessen har skett på ett adekvat sätt. Uppdrag Av tjugo granskade beslut, verkställs och återrapporteras sjutton utan Tre beslut föranleder uppdrag som antingen inte återrapporteras till fullmäktige, eller där återrapporteringen inte sker inom rimlig tid. Det finns vissa brister i systematik gällande uppföljning av fullmäktiges beslut. Tre beslut återrapporterades inte till fullmäktige fullt ut såsom uppdraget till kommunstyrelsen är beskrivet. I dessa fall blir det sannolikt svårt för fullmäktige att kontrollera verkställigheten. Ärenden bör beredas så att det tydligt framgår huruvida ett beslut ska ses som ett uppdrag samt om, hur och när det ska följas upp. De förteckningar som finns över hur och när beslut av olika karaktär ska följas upp bör ses över för att säkerställa verkställigheten och för att kunna identifiera eventuella avvikelser. Många beslut saknar tidsramar. Det ligger i fullmäktiges intresse att veta att de uppdrag som utfärdas blir genomförda och återrapporterade inom rimlig tid och en tidsram bör därför ingå då fullmäktige fattar beslut. Då kommunstyrelsen och övriga nämnder bereder fullmäktiges beslut bör de överväga att i förslag till beslut inkludera en tidsram inom vilken beslutet ska vara genomfört. Kommunstyrelsen och övriga nämnder bör också säkerställa att uppdrag återrapporteras till fullmäktige inom beslutad tidsram. Om det inte anses möjligt att sätta en tidsram för ett uppdrag, bör ett skäl anges samt förslag till hur uppdraget kan följas upp. Kommunstyrelsen och övriga nämnder som får uppdrag av fullmäktige bör säkerställa att dessa uppdrag genomförs och rapporteras till fullmäktige. De bör också säkerställa att fullmäktige informeras i de fall då uppdrag inte genomförs. Det gäller speciellt de uppdrag som går till flera nämnder samtidigt vilket kan skapa otydlighet i vem som ska hantera uppdraget. Delegerade beslut Det beslut som fullmäktige delegerat under den aktuella perioden har återrapporterats. 10
Måldokument Enligt policy för styrande dokument följs policys och planer upp via nämnders verksamhetsberättelser samt att fullmäktige följer upp styrande dokument i årsredovisningen. En överenskommelse har beslutats med initiativ från Kommunförbundet Stockholms län, som också ansvar för uppföljningen som ska ske minst var tredje år. EY Stockholm, 18 mars 2015 Anders Hellqvist Anja Zetterberg 11
Bilaga 1 Källförteckning Kommunallagen (1990:900) Dalman, Lena, m.fl.: Kommunallagen med kommentarer och praxis. Femte upplagan 2011. Arbetsordning för kommunfullmäktige, antagen 2011-09-06 Sammanträdeshandlingar och -protokoll från kommunfullmäktige, kommunstyrelse och berörda nämnder juli 2012-juni 2014. Rapportering från stadens förvaltningar enligt information i bilaga. 12
Bilaga 2 Ärende Dnr. Beslut Aktuell nämnd 2012 287 (sep) 296 (sep) 300 (okt) Planuppdrag till stadsbyggnads- och miljönämnden för fastigheten Spiken 4, Esplanaden - Sturegatan Svar på motion - Tvivlar kommunpolitiker på klimathotet? Väckt av Bert Jagerby (V) Svar på medborgarförslag - Gör en grillplats på toppen av pulkabacken vid Golfängarna! 0279/2012 0358/2012 0103/2012 1. Stadsbyggnads- och miljönämnden får i uppdrag att påbörja detaljplanearbete för utökad användning för del av fastigheten Spiken 4, Esplanaden Sturegatan till centrumändamål. 1. Motionen remitteras till kommunstyrelsen för beredning 1. Förslag till yttrande den 26 juni 2012 godkänns och skickas som svar på medborgarförslaget. 2. Stadsbyggnads- och miljönämnden får i uppdrag att undersöka om det finns en plats vid Golfängarna lämplig för grillning. Beslutstyp Aktivitet efter beslut Protokollförd återrapportering till KF SMN Uppdrag Expedierat till stadsbyggnadsoch miljönämnden 3 oktober 2012 Stadsbyggnads- och miljönämnden beslutade 22 april 2013 att anta detaljplanen. Beslutet vann laga kraft 16 maj 2013. Registrerat hos kommunstyrelsen 16 maj 2013. KS Remiss Svar på motion från kommunstyrelsens ordförande 19 december 2012 Kommunfullmäktige beslutar anse motionen besvarad 28 januari 2013. SMN Uppdrag Kommunstyrelsens ordförandes svar till förslagsställaren skickas till förslagsställaren och expedieras till kultur- och fritidsnämnden samt stadsbyggnads- och miljönämnden den 4 oktober 2012. Därefter har stadsbyggnads- och miljönämnden delgett beslutet till ansvarig chef inom förvaltningen. För närvarande pågår framtagandet av en plan för hela Golfängarna. Återrapporterat till fullmäktige i beslutsredovisning i januari 2013. Motion anses som besvarad i fullmäktiges protokoll 28 januari 2013. Nej. återrapportering i redovisning januari 2013 eller augusti 2013. Kommentar Verkställt, men ej återrapporterat. 1
463 (nov) Förslag till regler för stöd till föreningslivet i Sundbybergs stad 0103/2012 1. Förslag till regler för stöd till föreningslivet i Sundbybergs stad att gälla från 1 januari 2013 godkänns. 2. Kommunstyrelsen får tillsammans med kulturoch fritidsnämnden i uppdrag att genomföra en översyn av hantering av bidrag till studieförbunden och ta fram förslag till ny hantering. 3. Nuvarande hantering av stöd till studieförbunden i enlighet med regler beslutade av fullmäktige den 16 juni 2008 gäller tills annat är beslutat. 4. Kultur- och fritidsnämnden får tillsammans med kommunstyrelsen i uppdrag att genomföra utbildning inom området föreningsbidrag och därmed stödja övriga nämnder i handläggningsarbetet. 5. Berörda nämnder får i uppdrag att till kommunstyrelsen redovisa samtliga bidrag, som lämnas enligt reglerna för föreningsbidrag, i syfte att åstadkomma en helhetsbild för staden. KS, KFN, berörda nämnder Uppdrag 1. Regler för stöd till föreningslivet antagna 17 december 2012. 4. I kommunstyrelsens protokoll från 2 december 2013 redogörs för det gemensamma uppdrag som kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden fick att genomföra utbildning inom området föreningsbidrag och därmed stödja övriga nämnder i handläggningsarbetet. Då gränsen mellan när en kommun har rätt att lämna en förening ekonomiskt stöd och när en kommun istället måste upphandla en förenings tjänster inte är helt klar så måste en bedömning ske i varje enskilt fall. Detta gör att det inte är möjligt att genomföra samlade utbildningar på området. Redovisningen överlämnas till stadens samtliga nämnder för kännedom. 5. Utifrån verksamhetsberättelser samt årsredovisningen och de särskilda kontoslaget 45* framgår bidrag till föreningar och redovisas i räkenskapssammandrag 2. Beslut i fullmäktige i oktober 2013 om regler för studieförbunden, dnr 0580/2012. 4. återrapportering. 5. Utifrån verksamhetsberättelser samt årsredovisningen och de särskilda kontoslaget 45* framgår bidrag till föreningar och redovisas i räkenskapssammandrag anmärkning gällande punkt 2 och 5. Punkt 4 är verkställd men ej återrapporterad. 2
494 (dec) Medborgarförslag - Bygg ekologiskt kollektivhus för 55+are i Sundbyberg! Väckt av Barbro Hedström 0460/2012 1. Ärendet remitteras till kommunstyrelsen för beredning KS Remiss Enligt expedierat protokollutdrag från fullmäktiges sammanträde 18 februari 2013 skickas svar till förslagsställaren om att kommunstyrelsen tillsammans med bostadsbolaget Förvaltaren ska undersöka lämplig placering i staden. Augusti 2013: Det pågår en dialog med Fastighets AB Förvaltaren. Enligt uppföljningen av fullmäktiges beslut står det att fullmäktige 18 februari givit Fastighets AB Förvaltaren i uppdrag att inför kommande byggprojekt undersöka möjligheten till lämplig placering för kollektivboende i staden. Ett uppdrag ges dock inte specifikt i beslutet, utan nämns endast i kommunstyrelsens svar till förslagsställaren. Återrapporterat status till fullmäktige genom beslutsredovisning i september 2013. vidare återrapportering. Ärendet följs upp vidare i årsredovisningen. Presentation av utredning i kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskott april 2014, dnr 0024/2014. 2013 85 (mar) Medfinansieringsavtal mellan Sundbybergs stad och Trafikverket om utbyggnad av Mälarbanan genom Sundbybergs centrum 0135/2013 1. Medfinansieringsavtal mellan Sundbybergs stad och Trafikverket om utbyggnad av Mälarbanan genom Sundbybergs centrum godkänns 2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att skyndsamt säkerställa en organisation för de åtaganden som enligt avtalet vilar på staden. KS Uppdrag 1. Medfinansieringsavtal mellan Trafikverket och Sundbybergs stad godkänt av regeringen 22 augusti 2013. 2. Kommunstyrelsen fattar beslut om organisation den 4 november 2013 dnr 0258/2014. Kommunfullmäktige den 26 maj 2014, dnr 0258/2014. 3
90 (mar) Svar på motion - Inrätta årets pedagog i Sundbyberg! Väckt av Johan Storåkers (FP) 0474/2012 1. Motionen anses besvarad. 2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med grundskole- och gymnasienämnden och förskolenämnden undersöka förutsättningarna och formerna för att inrätta utmärkelsen årets anställd från och med 2014. KS, GGN, FN Uppdrag April 2013: Protokoll expedieras till kommunstyrelsen och grundskole- och gymnasienämnden. Augusti 2013: Status är då att arbetet pågår och målsättningen är att kommunstyrelsen ska fatta beslut under hösten 2013. Beredning i berörda nämnder under december 2013. Återrapporterat till fullmäktige genom beslutsredovisning i september 2013. vidare återrapportering i januari 2014 eller augusti 2014. Pågående, ej återrapporterat. Beredning pågår inom stadsledningskontoret. 97 (mar) Motion - Mer samarbete mot skolk i skolorna! Väckt av Erica Lejonroos (M) och Morgan Lindqvist (M) 0267/2013 1. Ärendet remitteras till kommunstyrelsen för beredning. KS Remiss Ärendet remitteras till individoch omsorgsnämnden samt grundskole- och gymnasienämnden för svar juni 2013. Motionen anses besvarad vid fullmäktiges sammanträde 30 september 2013. 262 (juni) Medborgarförslag - Behov av förbättring av trafiksituationen i Stora Ursvik! Väckt av Fredrik Bergengren 0267/2013 1. Beslut i ärendet fattas av stadsbyggnads och miljönämnden. 2. Stadsbyggnads och miljönämnden anmäler beslut i ärendet till Kommunfullmäktige. SMN Övrigt - delegation Stadsbyggnads- och miljönämnden fattar beslut i ärendet 22 april 2014. Stadsbyggnads- och miljönämnden anmäler beslut till kommunfullmäktige, som godkänns 26 maj 2014. 267 (juni) Medborgarförslag Sätt upp ett utomhusgym i Miloområdet! Väckt av Peter Pavoni. 0294/2013 1. Ärendet remitteras till kommunstyrelsen för beredning KS Remiss Kommunstyrelsen remitterade ärendet till kultur- och fritidsnämnden för yttrande. Förslag till svar från kommunstyrelsen 23 september 2013. Medborgarförslaget anses besvarat på fullmäktiges sammanträde 21 oktober 2013. 4
277 (sep) Sundbybergs stads policy mot alkohol och droger 0466/2012 1. Sundbybergs stads policy mot alkohol och droger godkänns och gäller från och med den 1 oktober 2013 till och med 30 september 2017. 2. Sundbybergs stadshus AB uppmanas att kalla till bolagsstämma för fastställandet av Sundbybergs stads policy mot alkohol och droger. 3. Sundbybergs stads ombud ska vid bolagsstämman rösta för fastställande av Sundbybergs stads policy mot alkohol och droger. 4. I policyn förtydligas att det är tillåtet att använda nikotintuggummi under arbetstid. KS Övrigtpolicy Enligt remissvaren så finns även en handlingsplan som mer konkret beskriver vilka åtgärder som ska åtas med anledning av policyn. Sundbybergs stadshus AB har den 23 oktober 2013 kallat till extra bolagsstämma för fastställande av policyn. Enligt Sundbybergs stads policy för styrande dokument följs styrande dokument (inkluderar policys och planer) upp via nämndernas verksamhetsberättelser samt att kommunfullmäktige följer upp styrande dokument i årsredovisningen. En policy kan följas upp separat om frågan är prioriterad. Sundbybergs stadshus AB återrapporterar via årsredovisningen. 370 (okt) Svar på motion Inför en medborgarnas frågestund på kommunfullmäktige! Väckt av Mattias Lönnqvist (FP) 0215/2013 1. Motionen bifalls så till vida att kommunstyrelsen får i uppdrag att i samarbete med kommunfullmäktiges presidium utreda möjligheten att genomföra en medborgarnas frågestund under 2014 och formerna för en sådan. KS, KF Uppdrag Januari 2014: arbetet är under uppstartsfas Ärendet har i maj 2014 diskuterats vid en gruppledaröverläggning i närvaro av kommunfullmäktiges presidium. Diskussionerna ledde till slutsatsen att det på grund av valet inte är aktuellt att genomföra någon frågestund i år utan att den får anstå till 2015. Under den lokala demokrativeckan i oktober kommer det äga rum öppna aktiviteter där medborgarna kan möta de förtroendevalda. Återrapporteras till fullmäktige i beslutsredovisning i februari 2014. Återrapporteras i beslutsredovisning i september 2014 vad som ägde rum i maj. 5
412 (nov) Rekommendation från Sundbybergs stadshus AB till Sundbybergs kommun om stadsnätsoch bredbandsverksamheten inom koncernen 0444/2013 1. Rekommendationer från Sundbybergs stadshus AB till Sundbybergs kommun och stadsnäts- och bredbandsverksamheten inom koncernen tillstyrks med beaktande av stadens kommentarer till respektive rekommendation. KS Övrigt - rekommend ation Rekommendationer som omfattar fyra punkter, nämligen om fortsatt kommunalt ägande, ändrad ägarstruktur, fusion av bolagen samt utveckling av det kommunala tjänsteutbudet. När rekommendationerna tillstyrks ska bolaget arbeta i denna riktning och återkomma till Sundbybergs stad med förslag för beslut på vart och ett av de fyra områden som rekommendationerna för fram. Kommunfullmäktige tar ställning i ärendet i november 2014, dnr: 0293/2014. 474 (dec) Förlängning av Sundbybergs stads biblioteksplan 0566/2013 1. Kultur- och fritidsnämnden tar skyndsamt fram en ny biblioteksplan för Sundbybergs stad 2. Sundbybergs stads nuvarande biblioteksplan förlängs att gälla som längst till och med 2014. KFN Övrigt framtagande av plan Arbetet fortgår och under november månad 2014 hanteras det i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Kultur- och fritidsnämnden behandlar förslaget till ny biblioteksplan 18 mars 2014. Dnr KFN-0061/2014. Kommunfullmäktige godkänner biblioteksplan 2014-2017 på sammanträdet den 26 maj 2014, 0223/2014. 488 (dec) Motion - Bättre belysning behövs i Stora Ursvik för att skapa trygghet! Väckt av Stefan Buncic (SD) 0632/2013 1. Motionen remitteras till kommunstyrelsen för beredning. KS Remiss Motionen remitteras vidare till stadsbyggnads- och miljönämnden Motionen anses besvarad på fullmäktiges sammanträde 31 mars 2014. 2014 9 (feb) Överenskommelse om ärendehantering avseende hemlösa mellan kommunerna i Stockholms län 0510/2013 1. Sundbybergs stad ingår överenskommelse om ärendehantering avseende hemlösa mellan kommunerna i Stockholms län. ION Övrigtöverenskom melse Beslutet expedieras till Kommunförbundet i Stockholms län och för kännedom till individoch omsorgsnämnden Kommunförbundet Stockholms län (KSL) ansvarar för uppföljning av överenskommelsen som görs minst var tredje år. 6
13 (feb) Svar på medborgarförslag Litterära skyltar borde sättas upp i staden. Toursies Sundbybergsprolog vid t.ex. Vattentornet. 0420/2013 1. Förslag till yttrande den 27 januari 2014 godkänns och skickas som svar på medborgarförslaget. 2. Kultur- och fritidsnämnden och stadsbyggnads- och miljönämnden får i uppdrag att genomföra medborgarförslaget om att sätta upp litterära skyltar och uppdraget ska redovisas i samband med uppföljning av verkställigheten av fullmäktigebeslut i september. KFN, SMN Uppdrag Augusti 2014: Kultur- och fritidsförvaltningen påbörjat uppdraget. I första omgången planeras fem litterära skyltar med citat från författare som har skrivit om staden. Därefter kommer stadsbyggnads- och miljöförvaltningen att ansvara för uppsättning av skyltarna. December 2014: ny information. Återrapporteras till fullmäktige genom beslutsredovisning i september 2014. Återrapporteras till fullmäktige igen genom beslutsredovisning i februari 2015. Ska ske ytterligare en återrapportering. 53 (mar) Sundbybergs stads policy för kapitalförvaltning 0627/2013 1. Sundbybergs stads policy för kapitalförvaltning fastställs och gäller från och med den 15 april 2014. 2. Kommunfullmäktiges beslut om finanspolicy den 29 mars 2010, 73, upphävs till de delar som avser kapitalförvaltning. KS Övrigt - policy Ekonomiavdelningen ska enligt policyn rapportera fortlöpande resultatet av kapitalförvaltningen till kommunstyrelse och kommunfullmäktige samt ansvarar för att initiera uppdatering av policyn. Enligt Sundbybergs stads policy för styrande dokument följs styrande dokument (inkluderar policys och planer) upp via nämndernas verksamhetsberättelser samt att kommunfullmäktige följer upp styrande dokument i årsredovisningen. En policy kan följas upp separat om frågan är prioriterad. Uppföljning sker bl.a. i delårsbokslut och årsredovisning. 7
54 (mar) Kultur- och fritidsnämndens begäran om att få genomföra en tjänstekoncession kring friskvårdsanläggning i Sundbybergs simhall 0079/2014 1. Kultur- och fritidsnämnden får mandat att teckna avtal, genom tjänstekoncession, med en friskvårdsentreprenör i Sundbybergs simhall för en avtalstid om högst 5+2+2 år. KFN Övrigt - avtal Kultur- och fritidsnämnden har den 12 juni 2014 tecknat avtal med en friskvårdsentreprenör. Återrapporterat till fullmäktige genom beslutsredovisning i september 2014. 159 (maj) Planuppdrag till stadsbyggnads- och miljönämnden för del av fastigheten Sprängaren 8 m.fl. vid Ekensbergsvägen i centrala Sundbyberg 0121/2014 1. Stadsbyggnads- och miljönämnden får i uppdrag att påbörja detaljplanearbete för del av fastigheten Sprängaren 8 2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda förutsättningarna kring Tobin Properties AB:s förslag avseende stadens parkmark öster om fastigheten Sprängaren 8 SMN, KS Uppdrag Augusti 2014: Arbetet inte påbörjat. Detaljplan påbörjad i november 2014. Fastighetsägarens skisser ska revideras avseende parkmark. Kontakt tagen med Solna stad beträffande bland annat utfartfråga. Preliminär tidsplan: Programsamråd i mars 2015. Återrapporterat till fullmäktige genom beslutsredovisning i september 2014 att arbetet inte är påbörjat. Återrapporterad status till fullmäktige genom beslutsredovisning i februari 2015. 8