Kvalitetsenkät Folkhögskolor 2012 FORNBY
Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete VIKTIGT! Inget av det ni matar in sparas förrän ni klickat på KLAR i slutet av formuläret! Ni kan när som helst gå tillbaka till enkäten med hjälp av länken i mailet för att komplettera eller göra ändringar. Mailet med länk är unikt för just er folkhögskola, men den kan vidarebefordras till annan person om någon annan än mottagaren ska besvara frågeställningarna. Enkäten innehåller 25 frågor, några av dessa har fasta svarsalternativ och andra är formulerade som öppna frågor. Frågorna avser er verksamhet under år 2011 och 2012. Frågorna avser enbart den statsbidragsberättigade verksamheten. Redovisningen skall antas av folkhögskolans styrelse innan den skickas till Folkbildningsrådet. Kontaktuppgifter Namn Folkhögskola Adress Postadress Telefon nr. e-mailadress Per Erik Kaj Fornby Box 1560 781 05 Borlänge 0243-239550 info@fornby.se Systematik i kvalitetsarbetet I följande ställer vi ett antal frågor kring systematiken i kvalitetsarbetet inom folkhögskolans verksamhet. Kryssa endast i ett svarsalternativ om inget annat anges. 1. Hur bra stämmer följande påståenden i dagsläget in på ert kvalitetsarbete? Ange ett svarsalternativ för varje delfråga. Inte I låg Nå I hög Fullt a) Mål som folkhögskolan arbetar med finns alls grad got grad ut D D D D ~ formulerade i verksamhetsplan/handlingsplan b) Kvalitetsarbetet tar utgångspunkt i verksamhetsmål D D D ~ D c) Verksamhetsmållinsatser utvärderas D D D ~ D d) Utvärdering leder till revidering av D D D ~ D insatseriverksamhetsmåi e) Kvalitetsarbetet leder till att verksamhetsmål uppnås D D D ~ D f) Kvalitetsarbetet är förankrat i organisationen (dvs. hos personal, ledning, styrelse) D D D ~ D
2. Inom vilka av följande områden har ni formulerade verksamhets mål som ni arbetar med inom ramen för ert kvalitetsarbete? Ange ett eller flera svarsalternativ. lid Folkhögskolans organisation och ledning. lid Kompetensförsörjning (ex. rekrytering, kompetensutveckling, etc.). [&J Antagning/urval av deltagare. lid Pedagogiken (kursinnehåll, kursform, kursmaterial, etc.). lid Kursutbud. lid Studeranderätt. lid Utrustning och lokaler. O Andra områden, vilka: 3. Motivera kortfattat era val av verksamhetsområden som ni arbetar med inom ramen för ert kvalitetsarbete. Vår strävan är att kvalitetsarbetet ska genomsyra allt arbete på skolan. Vi utgår från en kvalitetsmodell som vi själv skapat som omfattar tio olika aspekter på verksamheten. Vi arbetar med samtliga, men försöker att prioritera en eller ett par i taget. 4. Inom vilka av följande områden har ni genomfört nya insatser i syfte att uppnå olika verksamhetsmål? Ange ett eller flera svarsalternativ. lid Folkhögskolans organisation och ledning. lid Kompetensförsörjning (ex. rekrytering, kompetensutveckling, etc.). lid Antagning/urval av deltagare. lid Pedagogiken (kursinnehåll, kursform, kursmaterial, etc.). lid Kursutbud. lid Studeranderätt. lid Utrustning och lokaler. O Andra områden, vilka:..."... O Vi har inte genomfört några nya insatser. Om du kryssat i sista svarsalternativet, gå vidare till fråga 8. 5. Beskriv kortfattat vilka insatser ni har genomfört. En viktig tanke för kvaliteten på Fornby är att alla ska bli sedda och fä utvecklas. Ett nästan löjligt enkelt, men väldigt effektivt, sätt att arbeta med det är att alla studerande och anställda uppmanas att redan från forsta dagen alltid hälsa på alla de möter. Det är inte så ovanligt att många tittar i marken de första dagarna, men sedan samma kille eller tjej sagt hej tre eller fyra gånger så lyfts blicken och man tär ett hej tillbaka. Den kursansvarige för var och en av våra tio långa kurser genomför utvecklingssamtal med var och en av de studerande vid tre tillfällen under läsåret. Detta for att varje studerande ska kunna fonnulera sina egna mål och fä personligt stöd i studierna. Vi har infört rutiner och datastöd för tydlig uppföljning av frånvaro med muntliga och skriftliga kontakter. Vi har utifrån den kvalitetsenkät som ett 70-tal folkhögskolor genomför skapat kvalitetsverkstäder med alla lärare och studerande där svaren bearbetats. Verkstäderna har dokumenterats och resultaten har följts upp av kurs- och lärarråd.
Rektor har genomfört utvecklingssamtal med var och en av de anställda runt mål, resultat, arbetsmiljö och utvecklingsbehov. Utifrån utvecklings samtalen skriver varje anställd sin personliga utvecklingsplan som fastställs tillsammans med rektor. Utöver regelbundna möten i de olika arbetslagen så har samtliga lärare lärarmöten varje vecka och service- och administrationspersonalen mera formella möten varje månad. De kanske viktigaste kvalitetshöjande mötena är det dagliga förmiddagsfikat. Där kläcks många ideer och löses många små och stora problem. Några exempel på konkreta åtgärder det senaste året: Vi har gjort en samlad beskrivning av alla administrativa arbetsuppgifter och fördelat ansvar för att det alltid ska finnas minst två anställda som kan alla uppgifter. Vid ett flertal tillfallen har irritationer, felaktigheter eller andra problem lett till att vi sett över och förändrat våra rutiner. Vi har stärkt vårt system för att alla fel som uppstår i våra processer ska dokumenteras, analyseras och åtgärdas, detta gäller såväl studerande som anställda. Vi tillämpar F ALU-modellen; Finna, Analysera, Lösa, Utvärdera. I och med att vi startat Svenska för invandrare har vi ytterligare förstärkt vår profil i Borlänge i fråga om utbildningar för invandrare. I början av 2011 arbetade med hela personalen med ledarskapsfrågor inför ett förnyat treårigt förordnande för rektor. Vi utvärderade de gångna årens ledarskap och formulerade riktlinjer och krav för det ledarskap vi önskade för framtiden. Vi har vidareutvecklat vår systematik för omdömessättningen för att säkra att folkhögskolans studieomdöme ska vara ett kvalitetssäkrat omdöme med mycket hög tillförlitlighet. Samtliga lärare diskuterar var och en av de studerande vid studerandekonferensen efter att var och en i förväg satt ett förslag till omdöme utifrån de sexton kriterier vi använder. 6. Har ni stött på några svårigheter/problem med att genomföra olika insatser? (dvs. i införandet av nya rutiner, etc. som syftar till att uppnå verksamhetsmålen). o Ja, ofta (XJ Ja, ibland O Nej, aldrig Om du svarat nej, gå vidare till fråga 8. 7. Beskriv kortfattat vilka svårigheter/problem ni har stött på. Det är en självklarhet att om man arbetar med förändringar av viktiga frågor så stöter man på svårigheter. Intressen från olika personalgrupper kolliderar, det blir missförstånd osv. 8. Använder ni er aven vedertagen/standardiserad metod i ert kvalitetsarbete? (ex. Balanserat styrkort, ISO, SWOT, PDCA, TQM, Ramböll Management Utvärderingsmodell) (XJ Ja O Nej Om du svarat nej, gå vidare till fråga 10.
9. Vad använder ni er av för standardiserad metod(er) i kvalitetsarbetet? [8] Balanserat styrkort D ISO (International Organization for Standardization) [8] SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) I&J PDCA (Plan, Do, Check, Act) eller F ALU-modellen, Finna, Analysera, Lösa, Utvärdera. D TOM (Total quality management) D Ramböll Management utvärderingsmodell D Annat, vad: Fornbys kvalitetsprocess. Förändringens Fyra Rum och Jämställdhetsbarometern. 10. Motivera kortfattat varför ni använder/inte använder er aven standardiserad metod. Vi använder olika modeller, anpassar dem till verksamheten, bryter mot dem osv. En princip är att vara försiktig med att bestämma att en viss metod ska användas rakt igenom hela organisationen - sådant leder lätt till att metoden inte blir en kreativ hjälpreda, utan ett byråkratiskt hinder. 11. Inom vilka av följande områden har ni utvärderat mål/insatser inom ramen för ert kvalitetsarbete? Ange ett eller flera svarsalternativ. [8] Folkhögskolans organisation och ledning. D Kompetensförsörjning (ex. rekrytering, kompetensutveckling, etc.). D Antagning/urval av deltagare. [8] Pedagogiken (kursinnehåll, kursform, kursmaterial, etc.). D Kursutbud. D Studeranderätt. [8] Utrustning och lokaler. D Andra områden, vilka: Energianvändning. Jämställdhet D Vi har inte genomfört några utvärderingar. 12. Beskriv kortfattat vilka typer av utvärderingar ni har genomfört. Den gemensamma kvalitetsenkäten ror studerande och lärare som vi kompletterat med egna för SFI-tuderande och för anställda inom administration och service. Förändringens Fyra Rum och Jämställdhetsbarometern med alla anställda. Energi och el analys av fastigheterna. 13. Har ni stött på några svårigheter/problem med att utvärdera olika mål/insatser? D Ja, ofta [8] Ja, ibland D Nej, aldrig Om du svarat nej, gå vidare till fråga 15.
14. Beskriv kortfattat vilka svårigheter/problem ni har stött på. Svårigheten att verkligen utvärdera rätt saker. Det som är viktigast för oss är samtidigt det som är svårast att mäta. Enkäter och liknande tolkas väldigt olika - men eftersom vi jobbar med kvalitetsverkstäder där alla deltar i analysen så kan det bli väldigt bra diskussioner av sådana tolkningsskillnader. Vi försöker se sådana svårigheter som möjligheter. 15. Har ert kvalitetsarbete inneburit en påtaglig verksamhetsförbättring inom något av följande områden inom er verksamhet (dvs. vissa eller alla verksamhetsmål inom ett område har uppnåtts helt eller delvis)? Ange ett eller flera svarsalternativ. lbl Folkhögskolans organisation och ledning. [J Kompetensförsörjning (ex. rekrytering, kompetensutveckling, etc.). [J Antagning/urval av deltagare. lbl Pedagogiken (kursinnehåll, kursform, kursmaterial, etc.). lbl Kursutbud. lbl Studeranderätt. lbl Utrustning och lokaler. [J Andra områden, vilka: _--:---:-_-: [J Ingen verksamhetsförbättring har skett. 1S.Ge kortfattat exempel på verksamhetsförbättringar (kvalitativa och/eller kvantitativa resultat) och/eller kommentera möjliga orsaker till att verksamhetsförbättringar ej skett. Både pedagogik och kursutbud diskuteras ofta på våra möten. Vi har arbetat med kollegial utvärdering för att lära av varandra. Lärare har fått bekräftelse på många bra saker de gör, men också nya ideer och metoder som de tagit med sig in i klassrummen. Arbetet med den studeranderättsliga standarden ledde till en mängd förtydligande och små förbättringar. Ett utvecklat felanmälnings- och förslagssystem har lett till att vi skaffat nya säkrare blädderblocksställ, att vi målat om i någon lokal, att kursgrupper fått byta lokal med varandra för bättre funktionalitet, att vi skaffat nya kopiatorer/skrivare och placerat dem på mer tillgängliga platser mm. Den viktigaste orsaken till att förbättringar inte sker trots att de är önskvärda är hög arbetsbelastning och tidsbrist. Lärarna har genomgående väldigt höga ambitioner och strävar efter att hjälpa varje studerande. Resultatet blir lätt att det kortsiktiga arbetet blir ett hinder för mer långsiktigt förändringsarbete. 17. Har ni genomfört några av följande revideringar av mål/insatser som ett led av ert kvalitetsarbete? Ange ett eller flera svarsalternativ. lbl Vi har omformulerat målen. [J Vi har vidtagit andra insatser för att nå målen än de vi tidigare hade. [J Vi har gjort ändringar i existerande insatser för att nå målen. lbl Vi har arbetat mer med förankring och delaktighet i kvalitetsarbetet (bland t.ex. deltagare, personal, ledning, styrelse)
o Annat. vad: _~:------:-_ O Vi har inte genomfört några revideringar av mål/insatser. is.ge kortfattat exempel på revideringar som har genomförts. Vi har infört ett återkommande nyhets brev till anställda och studerande där rektor infonnerar om aktuella händelser. Inom service och administration har en samordnare utsetts med uppgift att arbeta med kommunikation och delaktighet i gruppen, och i samspelet med lärare och studerande. Detta tillsammans med det löpande samordnandet av arbetsuppgifter, ledigheter och sjukdom, semester etc. Vi har valt att ha en mycket "platt" organisation där alla anställda är direkt underställda rektor. Samverkansgrupp, lärarmöten, serviceråd och andra arbetsplatsträffar blir viktiga tillsammans med såväl fikarasterna som utvecklingssamtalen. 19. Vilka områden inom er verksamhet anser ni behöver förbättras ytterligare genom ert kvalitetsarbete? Ange ett svarsalternativ för varje delfråga. Funge Förbättring Avsevärda rar väl ar behövs förbättringar behövs Folkhögskolans organisation och D mi D ledning Kompetensförsö~ning (ex. rekrytering. D mi D kompetensutveckling etc.) Antagning/urval av deltagare mi D D Pedagogiken (kursinnehåll. kursform. D mi O kursmaterial. etc.) Kursutbud D mi O Studeranderätt mi D D Utrustning och lokaler D 1&1 O Annat område, vilket: D 1&1 O Omvärldskontakter 20. Beskriv kortfattat verksamhetsförbättringar ni anser måste genomföras (kvalitativa och/eller kvantitativa). Vi har ofta en stressig situation där vi har svårt att orka med organisations- och kompetensutveckling. Fokus ligger på undervisningen och de studerande, vilket är bra men lätt blir alltför kortsiktigt. Vi har många studerande med svårigheter som gör att de undviker utmaningar, har svårt med den egna initiativförmågan och drivkraften i studierna etc. Detta tillsammans med att många har mycket liten skolbakgrund från andra länder och små kunskaper om samhället ställer oss inför stora pedagogiska utmaningar. Vi behöver ständigt ifrågasätta och förnya vårt utbud för att vara viktiga för våra studerande och i vår omvärld. Vi blir lätt
alltför inåtvända i vårt dagliga arbete och har svårt att hinna med kontakter i region och kommuner, näringsliv, föreningsliv osv. 21. Följande formuleringar utgör statens syften med folkbildningen, kryssa i de svarsalternativ som stämmer överens med hur er folkhögskola arbetar med respektive syfte. Ange ett eller flera svarsalternativ för varje delfråga. Vi har Inom ramen för Vi Kvalitetsarbetet formuler vårt utvärderar har lett till at mål kvalitetsarbete mållinsats förbättring av kopplat har vi genomfört er verksamhet till syftet insatser kopplade kopplat till syftet kopplade till till syftet syftet Stödja verksamhet som bidrar till att stärka och utveckla demokratin. Bidra till att göra det möjligt för människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen. Bidra till att utjämna utbildningsklyftor och höja bildnings- och utbildningsnivån i samhället. Bidra till att bredda intresset för och delaktigheten i kulturlivet. ml [&J [&J [&J o Resultat av kvalitetsarbetet I följande ber vi er beskriver ert systematiska kvalitetsarbete och vad det har lett till för resultat. Vi ber er ange fyra exempel, va~e exempel ska ta utgångspunkt i folkhögskolans verksamhetsmål. Två exempel ska vara kopplade till statens syften, ett exempel anknyta till allmän kurs och ett exempel anknyta till utveckling och profilering av er verksamhet. Beskriv kvalitetsarbetet (enligt verksamhetscykelns olika faser: planering, genomförande, utvärdering, lärande) med det angivna verksamhetsmålet och vad det har gett för resultat. 22. Första exemplet: beskriv kvalitetsarbetet med ett verksamhetsmål som har koppling till ett av statens fyra syften och ange vilka resultat kvalitetsarbetet har gett. Ett av våra mål med bäring på samhällsengagemang är "Hälsoaktiviteter och miljöutbildning för alla långkursdeltagare". Vi genomför naturligtvis detta i första hand genom olika inslag i själva utbildningen. Det senaste året har också arbetat med maten på skolan utifrån målet. Alla anställda har ett pedagogiskt uppdrag på Fornby, inte bara lärarna. Genom utbildning, ny kompetens och ny utrustning i köket har vi stärkt vår folkhälsoprofil. Vi har skapat en högkvalitativ salladsbuffe, all mat lagas från grunden i vårt eget kök, vi har en hög andel miljömärkta livsmedel och vi har inte minst utvecklat dialogen mellan kökspersonalen och våra
gäster, både studerande och konferensdeltagare. 23.Andra exemplet: beskriv kvalitetsarbetet med ett verksamhetsmål som har koppling till ett av statens fyra syften och ange vilka resultat kvalitetsarbetet har gett. Målet att ett demokratiskt förhållningssätt ska genomsyra skolan har vi arbetat med bland annat genom våra Kvalitetsverkstäder. Studerande och lärare har tillsammans utgått uifrån svaren på den kvalitetsenkät vi deltagit i och diskuterat hur Fomby kan fortsätta att utvecklas. Resultaten av verkstäderna har vi arbetat vidare med i Kursrådet. Under 2011112 har vi utökat omfattningen genom att vi gjort egna enkäter för personalen inom service och administration. Under 2011 startade vi Svenska för invandrare i egen regi sedan vi beviljats betygsrätt av Skolinspektionen. När de SFI-studerande fick höra att alla andra besvarade kvalitetsenkäter begärde de att de också skulle få vara med. Eftersom frågorna inte riktigt passade för SFI-verksamheten så skapade vi en egen enkät även för dessa studerande. Diskussionerna i kvalitetsverkstäderna ledde hösten 2011 till att de studerande började hålla egna möten mellan de ordinarie Kursrådsmötena som hålls en gång i månaden. Engagemanget har alltså ökat från de studerandes sida, och de har också kunnat genomföra flera av sina förslag. 24. Tredje exemplet: beskriv kvalitetsarbetet med ett verksamhetsmål som har koppling till allmän kurs och ange vilka resultat kvalitetsarbetet har gett. Ett av målen är att möta studerande med olika behov på bästa sätt. Med kompetensutveckling för lärarna. Med att forma ett schema som kan passa var och en, med flera nivåer och olika studiesätt i olika grupper. Lärargruppen har ägnat stor uppmärksamhet åt hur schemat för de allmänna kurserna skulle kunna förbättras. Genom en omfattande omstrukturering har vi åstadkommit att det alltid finns minst fyra nivågrupper i kärnämnena och att det är möjligt för studerande att relativt enkelt byta mellan grupperna. Studerande har ibland bytt grupp därför att en viss lärares arbetssätt passat bättre än en annans. Eftersom vi samtidigt strävar efter sammanhållna grupper i undervisningen är det ibland oförenliga önskemål som kolliderar. Genom att engagera alla i diskussionerna har vi hela tiden strävat efter lösningar som innebär högsta möjliga kvalitet för de studerande. Fornby har en allmän kurs med Svenska som andraspråk. Den är relativt ny på skolan och vi arbetar hårt för att utveckla bra former. En viktig del i det arbetet är att finna former för integrering med skolans övriga allmänna kurser och särskilda kurser. De schemaförändringar vi gjort innebär att alla möts över kursgränserna. Det blir möten som leder till nya insikter och kunskaper långt utöver de ämnen man arbetar med. En av lärarna studerar på deltid specialpedagogik på distans vid Karlstads universitet. Hon har genomfört intervjuer och undersökningar och gjort analyser av vår verksamhet samt återfört sina resultat till hela lärargruppen vid lärarmöten. 25. Fjärde exemplet: beskriv kvalitetsarbetet med ett verksamhetsmål som har anknytning till utveckling och profilering av er verksamhet och ange vilka resultat kvalitetsarbetet har gett. Vi arbetar med att öppna och profilera skolan mot det omgivande samhället genom öppna arrangemang och genom att delta i företagarfrukostar, på utbildningsmässor mm. Våren 201 I arbetade vi ambitiöst med Folkbildningsrådets diskussionsmaterial Vägval och Vilja. Alla anställda deltog i analyser och arbetade fram förslag för vår framtid.
Resultatet blev ett yttrande till SKL. Men resultatet blev också att vi bjöd in till en lokal Vägval och Vilja-konferens under hösten. Företrädare för kommun, arbetsförmedling, lokala föreningar etc kom och diskuterade hur man uppfattade skolan idag och hur man såg på behoven för framtiden. Vi har jobbat med att utveckla en grafisk profil så att man ska kunna känna igen Fornbys information. Vi har också utvecklat vårt arbete med sociala medier; twitter, bloggar, facebook etc. Det leder till att vi syns på nya sätt och att vi skapar kommunikation med såväl nuvarande deltagare och omvärlden på nya sätt.