Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 inklusive rundresa före och efter lägret

Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 inklusive rundresa före och efter lägret Fastställd av Anna Elmerfeldt Wallinder och Henrik Petersson Godkänd av Fredrik Alhbin 150530 Reviderad av Anna Elmerfeldt Wallinder 2015-06-03 Scouterna Box 420 34 126 12 Stockholm www.scouterna.se/arrangemang Scouternas arrangemang anordnas i samband med

Innehållsförteckning Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 inklusive rundresa före och efter lägret1 1 Inledning 5 1.1 Definitioner 5 1.2 Syfte 5 1.3 Mål 5 1.4 Undvikande av kriser 6 2 Kontingentens organisation 6 2.1 Kontingentledning 6 2.2 CMT Contingent Management team 6 2.3 Dagliga rutiner 7 3 Krisorganisation 9 3.1 Krisledning 9 3.2 Krisledningens mandat 9 3.3 Aktivering och deaktivering av krisledningen 10 3.4 Informationsinhämtning och spridning 11 3.5 Dokumentation 11 3.6 Organisation i förhållande till Scouterna 12 3.7 Japans krisorganisation 12 4 Potentiella riskområden inom svenska kontingenten till världsscoutjamboree i Japan 2015 12 4.1 Organisation 13 4.2 Ekonomi 14 4.3 Sjukdom och ohälsa 15 4.4 Kommunikation 18 4.5 Resa 19 4.6 Trygga möten 25 4.7 IST 27 4.8 Hemmakris 28 5 Potentiella riskområden inom Scouterna 28 5.1 Osämja mellan kontingent och personal på Scouternas kansli 28 5.2 Försäkringsbrist 29 5.3 Scouternas personal inte tillgängliga 29 5.4 Scouternas stödtjänster ligger nere 29 6 Kriser som är för stora att hantera 30 7 Kontaktuppgifter under arrangemanget 31 7.1 Arrangemangsteamet Error! Bookmark not defined. 7.2 Nödnummer 31 7.3 Scouterna 31 7.4 Ambassader och konsulat 32 7.5 Sjukhus 33 8 Samarbetspartners under arrangemanget 35 9 Bilagor 36 9.1 Delegationsordning 36 9.2 Kommunikationsplan 36 9.3 Kontaktlista kontingentlednig och CMT 36 9.4 Mall ordinarie rapport Error! Bookmark not defined. 9.5 Mall kris-logg Error! Bookmark not defined. 9.6 Mall slutrapport efter krishantering (se scoternas beredskapsplan sid 16-17) 36 Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 20150206 Sidan 3 av 37

9.7 Code of Conduct, Japan 36 9.8 Code of Conduct, Sverige Error! Bookmark not defined. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 4 av 37

1 Inledning Denna beredskapsplan är ett verktyg för att hjälpa till att förebygga de händelser som kan medföra kriser. Beredskapsplanen ska även göra så att den svenska kontingenten till världsscoutlägret i Japan 2015 är väl förberedd på att snabbt kunna agera då en kris uppstår inom kontingenten eller som påverkar kontingenten. Utgångspunkten är att alla händelser som på något sätt kan få konsekvenser för kontingenten eller dess medlemmar kommer att behandlas med försiktighet och utifrån definierade handlingsmönster. 1.1.1 Vad är en kris? 1.1 Definitioner Scouterna definierar en kris på följande sätt: En kris är en oväntad händelse som riskerar att skada våra medlemmar, vår verksamhet eller vårt varumärke. Kontingentens utökade definition av kris lyder; När vi helt eller delvis måste frångå ordinarie rutin och tillämpa hela eller delar av beredskapsplanen. Exempel på situationer som uppfyller definitionen för kris: 1. Den kommer att ta för mycket resurser från kontingenten 2. Den påverkar ett stort antal kontingentmedlemmar på negativt sätt. 3. Den påverkar en eller ett fåtal kontingentmedlemmar på ett negativt sätt men är av mycket allvarlig art. (tex utsatt för allvarligt brott, allvarlig sjukdom eller död) 4. Den kan klassificeras som en kris för Scouterna 1.1.2 Olika delar i krisorganisationen Centrala krisorganisationen avser Scouternas centrala krisorganisation. Krisledningen avser kontingentens krisledning. 1.2 Syfte Syftet med den här beredskapsplanen är att hantera situationer och kriser som kan uppstå under Världsscoutlägret i Japan 2015. Under arbetet med att ta fram beredskapsplanen har mycket kraft ägnats åt att identifiera och förebygga risker som kan uppstå. Framtagandet av planen är den första preventiva delen i beredskapsplaneringen. 1.3 Mål Målet med denna beredskapsplan är att ha en beredskap för oväntade händelser och för att genomföra arrangemanget på ett säkert vis, samt att kunna genomföra största möjliga skadereduktion. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 20150206 Sidan 5 av 37

1.4 Undvikande av kriser Den bästa krishanteringen är den som ser till att kriserna inte uppstår alls. Kontingentledningen ansvarar för att systematiskt arbeta med att förebygga kriser och varje patrull inom CMT, Contingent Management Team, ansvarar för att komplettera befintlig beredskapsplan med anpassade instruktioner kring deras aktivitets beredskap. 2 Kontingentens organisation 2.1 Kontingentledni ng KL, Kontingentledning, har engelska benämningar för att underlätta kommunikationen med Japan Head of Contingent: Anna Elmerfeldt Wallinder och Henrik Petersson Head of Finance: Elisabet Hammaburg Deputy Head of Finance: Monica Alsén Head of Participant experience: Helen Gestrin Deputy Head of Participant experience: Andreas Höög Head of IST experience: Cecilia Ahlström Deputy Head of IST experience: Sören Tagemark Head of Communication: Martin Ruist Deputy Head of Communication: Malin Huusman Head of Cultural experience: Lisa Yuen Deputy head of Cultural experience: Henrik Eriksson 2.2 CMT Contingent Management Team CMT, Contingent Management Team, består av 40 stycken deltagare, KL inkluderat, uppdelat i patruller som ansvarar för specifika områden under planeringsfasen och för den dagliga driften under lägret. CMT reser utifrån uppgjord plan med under rundresan för att kunna möta upp de specifika frågor och behov som kan uppstå. Ekonomipatrull Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 6 av 37

Kommunikationspatrull Resepatrull Resurspatrull; Särskilt rekryterade utifrån både personlig-, scout- och yrkeserfarenhet för att fungera som stöd till deltagarna, vid behov avlösa avdelningsledare och utifrån specifik kompetens kunna ingå i krisorganisationen. IST och stabspatrull; Här ingår, utöver IST ansvarig, också ansvarig för kontingentens HQ, stab, kontingentprogram och logistik samt en särskild tolkpatrull. Notera tidsskillnad Japan-Sverige på 7 timmar 2.3 Dagliga rutiner Kontingentledningen kommer att resa så samlat som möjligt under resan och följa hur deltagarna reser. Det innebär Första period: Tokyoområdet, nära flygplatsen eller med bra kommunikationsvägar dit. Andra period: Nagahama alterativt Kyotoområdet, fram till lägret Tredje period: Miayimacamping samt Osakaområdet 2.3.1 Schema och ordinarie mötestider (bilaga 9.4) Under rundresa, före och efter lägret Frukostmöte Kontingentledningen inkl deputys, avrapportering kring eventuella händelser under natten Överlämning av kristelefon kort avstämning till Sverige Under dagen, senast 17.00 Rapportering och avstämning Head of IST experience med IST-avdelningsledare Rapportering och avstämning från avdelningsledare till Head of Participant experience Kvittoredovisning från avdelningsledare till ekonomifunktionen för daglig avstämning mot budget och möjlighet till återkoppling till avdelningsledare. CMT patruller egna möten under dagen utefter specifika behov Vid behov uppsökande möte med avdelning och berörd patrull 17.00 Rapport till Sverige Kvällsmöte Kontingentledning och CMT, rapportering och avstämning av dagens händelser Uppföljning av avdelningar och IST patruller som ej inkommit med rapport. Planering inför nästa dag Lägertid 5.00-9.00 Frukost 8.00 Kontingentledning, morgonmöte 9.30 Möte i respektive CMT-patrull (kommunikation, ekonomi etc) 9.30 HoC meet samtliga HoC samt delar av japans lägerorganisation fm/em Möte Head of IST experience med patrulledare för IST patruller Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 7 av 37

fm/em Möte resurspatrull med avdelningsledare (enligt ök) fm/em Möte Head of Participant experience med avdelningsledarna, efter behov, ej varje dag 17.00 skriftlig rapport av dagen i dropbox Kvällsmöte med unit leaders på subcamp (tid bestäms utifrån dagens schema) 20.00 Kontingentledning uppsamlande möte 2.3.2 Samband inom kontingenten Tillgång till gratis WiFi i Japan är begränsat. På lägerområdet kommer det att finnas WiFi men kapaciteten är osäker. I händelse av större händelse, tex jordbävning, kan elektriciteten komma att stängas ner och nättillgång ytterligare begränsas. Huvudsambandsmedlet inom kontingenten är talsamband förmedlat via mjukvarutjänster. Primärt utrustas kontingenten med 45 st 4G routers, vilka fördelas enligt nedanstående tabell. Vem Antal Underavdelningar Avdelningarna 1 per avdelning CMT 5 st Ekonomi, avdelningsansvarig, resurspatrull, kommunikation, HoC IST 1 st IST ansvarig Strategisk reserv 2 st Delad ledning. (annars en till vardera patrulledare Avd och IST) Val av metod för att upprätta samband 1. Programvara för text meddelande: Viber 2. Programvara för samtal Telefoner Viber Skype Facebook time 5 telefoner kommer att finnas fördelade inom kontingenten 1 kristelefon delas mellan HoC, 12 timmars skift, 8.00-20.00//20.00-8.00 byte sker i samband med morgon respektive kvällsmöte övriga telefoner fördelas på nedanstående CMT-patrull och roteras inom patrullen Communication IST experience Participant experience Support unit (Resurs patrull) Övrigt När en individ har tillgång till Wi-Fi och en telefon av ett specifikt märke kan det innebära att vissa tjänster, exempelvis meddelande, kan nyttjas utan kostnad. Detta är ett reservalternativ som vi inte kommer att upprätta tabeller/abonnentlistor över. Det nyttjas vid behov och om tillfälle ges. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 8 av 37

2.3.3 Dokumentation Dokumentation kan ske både analogt och digitalt utifrån stundens förutsättning. Viktigt är dock att all dokumentation, både dagliga ordinarie rapporter och krisdokumentation, arkiveras i Dropbox. Kontingentledning och utsedd kontaktperson har tillgång till denna. 3 Krisorganisation Kontingentens krisorganisation leds av Head of Contingent. Krisorganisationen skall vara sammansatt för att effektivt kunna genomföra krisarbete och samtidigt bibehålla största möjlig del av kontingenten kvar i ordinarie genomförande. Head of Contingent delar uppdraget mellan sig så att en leder krisledningen och den andre tillser att övrig verksamhet fortskrider. Vid behov kan en av dem uppgifter delegeras till lämplig person inom CMT. Medlem i kontingentledning kan delegera sitt uppdrag i krisledningen till patrulledare eller annan representant för sin grupp i CMT om hen är mer lämplig. Ordförande, Head of Contingent Kommunikationsansvarig Ekonomiskt ansvarig Representant från resurspatrullen Avdelnings och/eller IST ansvarig utifrån händelsens art Sekreterare/dokumentationsansvarig, kan utses inom gruppen ev specifik kompetens som kan behövas utifrån händelse. 3.1 Krisledning 3.2 Krisledningens mandat Krisledningen har mandat att fatta de beslut som krävs för att hantera den situation som har uppkommit. Det gäller även beslut som påverkar arrangemangets ekonomi, inom beslutad delegationsordning, och/eller fortsatta genomförande. Det innefattar även beslut om att skicka hem en eller flera deltagare. Beslut om att avbryta arrangemanget fattas i samråd med kontaktpersonen i Sverige och centrala krisledningsgruppen på Scouterna. Arrangemangsledarna för arrangemanget anses vilja avbryta arrangemanget då : Samtliga ledare eller en majoritet av ledarna vill avbryta arrangemanget Andra möjliga anledningar till att ställa in arrangemanget uppstår då: UD, Smittskydd eller annan myndighet avråder från resa och/eller vistelse i området Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 9 av 37

3.3 Aktivering och deaktivering av krisledningen I händelse av att delar av eller hela beredskapsplanen aktiveras, eftersträvas en återgång till normal rutin och avveckling av krisledningen så snart som möjligt. När en incident infaller är det viktigt att aktivera rapporteringskedjan i kontingenten. Anmälan om det inträffade sker i respektive funktion/linje. De olika funktionerna/linjerna utgår från den enskilde och går uppåt i organisationen till kontingentledningen. Exempel på rapportering inom en funktionskedja varje länk rapporterar ett steg uppåt, går ej detta eller det är uppenbarligen onödigt eller för tidskrävande med anlednings av situationens art, så hoppas ett eller flera steg över. Enskild IST, (patrulledare för IST, avdelningsledare för IST), IST ansvarige, kontingentledning. 1. IST, IST-ansvarig, kontingentledningen, kontaktperson på kansliet. 2. Avdelningsledare, Avdelningsansvarig, kontingentledningen kontaktperson på kansliet. Kontaktpersonen på kansliet kontaktar vid behov anhöriga och övriga organisationen samt nödvändiga parter. Allting skall dokumenteras så väl det är möjligt och nödvändigt. Första person i kontingentledningen som får information om en möjlig kris sammankallar kontingentledningen. Kontingentledningen gör en risk/konsekvensbedömning för att avgöra om det krävs att krisorganisationen behöver aktiveras eller om det kan lösas inom en mindre och befintlig organisation, exempelvis kontingentledningen. Oavsett om man väljer att aktivera krisorganisationen eller ej skall Scouterna i Sverige informeras om beslut och grund för beslut, det kan ske med skriftlig rapport (om man ej aktiverar krisorganisationen) eller via telefonkontakt med kontaktpersonen på Scouterna. Oberoende av vad som har hänt är det viktigt att återsamlas efteråt för genomgång av händelsen. Vidare kan man behöva besluta om vilken information som ska gå ut till övriga i kontingenten. Det är viktigt att rätt information går ut för att förhindra ryktesspridning som i sin tur kan starta en ny eller förvärra befintlig kris. Händelse Åtgärd Ansvarig Anteckning En möjlig kris uppstår Sammankalla Den som först får Enl kontaktlista kontingentledningen informationen (bilaga) Kontingentledningen samlas Analys klar Analys av uppgiften Beslut om att aktivera krisledning. Beslut om vem som ingår i krisorganisationen HOC Deltagande Meddela kontaktperson i Sverige Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 10 av 37

Beslut om vilken och hur information går ut till övriga i kontingenten Krisledning Uppsamling efteråt Informera och avsluta Krisledning resurspatrullen resurspatrullen 3.4 Informationsinh ämtning och spridning All kontakt med Centrala krisorganisationen sker genom krisledningen och av Scouterna utsedd kontaktperson i Sverige. Informationen ska vara korrekt och inte innehålla några spekulationer. För övrigt hänvisas till kontingentens kommunikationsplan. Kontingentledningen använder sig av följande sambandsmedel för att kommunicera med resurspersonen. 1. Viber text 2. Samtal via nätet, Viber i första hand 3. Epost 4. Textmeddelande via telefon 5. mobilsamtal 6. satelittelefon 3.5 Dokumentation Samtliga händelser som leder till att krisledningen aktiveras ska dokumenteras enligt mall (bilaga) och arkiveras i dropbox. Dokumentationen syftar till att ge en korrekt bild av händelseförloppet vid en senare uppföljning, och ge förutsättningar för korrekta beslut även i stressade situationer. Sekreterare/dokumentationsansvarig i krisorganisationen ansvarar dokumentationen och genomför den praktiskt. Skriftligt underlag under resa kan vara epost eller textmeddelande eller ett foto av den önskade informationen. Det är eftersträvansvärt att alltid erhålla dokumentation som är tidsstämplad, med datum klockslag och avsändare. Spårbarhet är en nyckel till framgång i ett senare läge när eventuell ersättning skall äskas från ett bolag. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 11 av 37

3.6 Organisation i förhållande till Scouterna Krisledningen samverkar med den centrala krisorganisationen, om så krävs, genom utsedd kontaktperson i Sverige. Eftersom arrangemanget löper under drygt 4 veckor, med risk för förlängning om någon ofrivilligt blir kvar i Japan efter sista planerade hemresedatum, (beroende på sjukdom eller annan händelse) så kommer kontaktpersonen i Sverige att bestå av fler personer, utsedd av Arrangemangsgruppen i samråd med kansliet, telefonnummer till kontaktperson kommer att vara detsamma under hela perioden. 3.7 Japans krisorganisatio n Lägerorganisationen i Japan har en egen krisplan. I händelse av kris, eller risk för kris, som är så stor att det påverkar stora delar av lägerdeltagarna kommer den att aktiveras. Det ankommer svenska kontingentledningen att se till att alla medlemmar i kontingenten följer hänvisningar givna av japans lägerorganisation samt bistå med den hjälp som behövs och kan avvaras. Viktigt är också att tillse att information når kontaktperson i Sverige om vad som händer. I händelse av evakuering av lägerområdet följer man givna förhållningsregler från lägerorganisationen. Uppsamlingsplatser på området är: 1 Uppsamlings tält i vare subcamp. Där finns även torkmöjligheter i händelse av mycket regn. 2 Doomen, centralt belägen på lägerområdet, skyddsklassad för tornados och motsvarande hårt väder. 3 Evakueringsplats utanför lägerområdet 4 Potentiella riskområden inom svenska kontingenten till världsscoutjamboree i Japan 2015 Händelser inom områdena nedan kan i värsta fall utvecklas till krissituationer. Ofta kan detta undvikas med hjälp av väl förberedda rutiner och tillvägagångssätt. Detta dokument beskriver några av de fall där situationerna kan utvecklas till kriser. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 12 av 37

4.1 Organisation 4.1.1 Nyckelfunktion i kontingenten blir utslagen En singelkompetens eller en funktion som måste finnas för att det löpande arbetet skall fortskrida upphör att fungera. Om en person inom en funktion drabbas av sjukdom eller skiljs från kontingenten eller likartat. 1. Samtliga funktioner inom KL och CMT har dubblerade befattningshavare 2. När en vakans uppstår träder en annan in 3. KL analyserar hur länge vakansen bedöms finnas kvar 4. Om det är nödvändigt för den fortsatta verksamheten omplaceras personalen efter den uppkomna situationen. Främst nyttjas personal ur CMT, därefter nyttjas IST. 4.1.2 Risk för konflikt mellan kontingenter I händelse att det uppstår en situation mellan personer i den svenska kontingenten och person/er ur en eller flera andra kontingent/er som de inte kan lösa själva. Det kan vara deltagare som retas med varandra eller så kan tycke uppstå. Tycket kan vara besvarat eller obesvarat, finnas olämpligt från någon avdelningsledare eller övrig. Olika syn på tillämpning av code of conduct eller dess efterlevnad. IST finner att arbetsmoralen och/eller arbetsinsatsen skiljer sig åt mellan de olika kontingenternas IST. Målet är att lösa detta genom dialog. 1. Resurspatrullen inhämtar så noggranna uppgifter som möjligt från de berörda. Försöker att få dem verifierade av fler personer eller någon oberoende. 2. Bedömer om det är olämpligt eller olagligt (Straffbart?) uppträdande. 3. Incidenten skall rapporteras till utsedd kontaktperson 4. Är det olagligt rapporteras det till KL som meddelar den japanska jamboree organisationen. 5. Är det olämpligt fråga hur de/n berörda vill att vi går vidare. Handleder genom att fråga/föreslå lämpliga åtgärder: samtal, kontakt med de/n andra kontingentens ledning/ avdelningsledare/ IST ansvarige, rapportera till den japanska jamboree organisationen 6. Dokumenterar och följer upp dagen efter eller när det bedöms som lämpligt. 4.1.3 Risk för mandatkris mellan olika funktioner En mängd beslut kommer att behöva fattas under genomförandet. Om någon fattar ett beslut som den anser sig ha mandat att göra, men någon annan anser att det är fel. Eller beslut som fattas i direkt strid med gällande delegationsordning. Någon vägrar fatta ett beslut för att lösa en situation på grund av osäkerhet eller rädsla för följderna av beslutet. Detta kan beröra personer inom kontingenten såväl som utom kontingenten. 4.1.3.1 Fattade b eslut 1. Funktionsansvarige ur KL samlar berörda individer och gör en genomgång av händelseförloppet. 2. Kontrollera mot gällande delegationsordning. 3. Gör en bedömning av möjlig skada, ekonomisk påverkan mm Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 13 av 37

4. Döm av, vid behov tillkallas HOC, som vid behov även rapporterar till utsedd kontaktperson. 5. Resurspatrullen genomför en after action review, tillser att alla känner att ärendet blivit behandlat korrekt. 4.1.3.2 Icke fattade beslut 1. Funktionsansvarige ur KL samlar berörda individer och gör en genomgång av behovet att fatta beslut. 2. Kontrollera mot gällande delegationsordning. 3. Fattar beslut i ärendet. Tillkallar vid behov den som har mandat att fatta beslut. 4. Vid behov tillkallas HOC, som även rapporterar till utsedd kontaktperson 4.1.4 Risk att CMT som helhet inte räcker till Om det blir ett stort tryck på CMT. Ett större antal avdelningsledare behöver ersättas, ett flertal mindre eller större incidenter har redan bundit upp samtliga resurser. CMT resurser bedöms inte räcka till inom en kort period. 1. Kontaktperson informeras 2. Hemställa om stöd från Scouterna sker via kontaktperson 3. Tidigt nyttjande av den japanska jamboree organisationen. 4. Hemställa om stöd hos de nordiska ländernas kontingenter. 4.2.1 En avdelning kan inte betala för sig 4.2 Ekonomi Risken kan inträffa om en avdelning hamnar på en plats där de inte kan betala med kort och inte har tillräckligt med kontanter för att betala, eller om korten inte fungerar. 1. Avdelningen försöker lösa situationen själva genom att någon avdelningsledare går och ta ut pengar. 2. Om denna möjlighet inte finns kontaktas ekonomipatrullen 3. Ekonomipatrullen, eller annan medlem i CMT som befinner sig i närheten, kommer till avdelningen och betalar för avdelningen. 4. Om kortet inte fungerar undersöker ekonomipatrullen anledningen och säkerställer att avdelningen har medel att betala för sig till situationen är utredd. 4.2.2 En IST eller CMT kan inte betala för sig Denna risk kan inträffa om en IST hamnar på en plats där de inte kan betala med kort och inte har tillräckligt med kontanter för att betala, eller om korten inte fungerar. Eftersom IST själva ska stå för kostnaderna under rundresan och inte följer en specificerad rundresa är situationen annorlunda än ovan. 1. Personen försöker lösa situationen inom patrullen genom att låna pengar av en kompis 2. Om detta inte fungerar kontaktas ekonomipatrullen 3. Ekonomipatrullen, eller annan medlem i CMT som befinner sig i närheten, kommer till personen och betalar för personen. 4. Om utgiften handlar om IST eller CMT privata kostnader, gör ekonomipatrullen en faktura för motsvarande belopp som betalas vid hemkomst Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 14 av 37

4.2.3 Avdelning håller inte budget Som förebyggande åtgärd har Scouterna investerat i en kvittohanteringsapp som gör att avdelningarna kan bokföra kvittona dagligen. Detta innebär att både avdelningen och ekonomipatrullen har löpande kontroll på kostnaderna. Avdelningsledarna har blivit upplysta om att de har ett personligt ansvar för vilka kostnader som tas på bankkortet. 1. Om avdelningen har övertrasserat den dagliga budgeten tre dagar i rad kontaktar ekonomipatrullen avdelnings ekonomiansvarig och påtalar detta. 2. Om ingen förbättring sker till dag 5 kontaktar HoC ansvarig avdelningsledare och för ett enskilt samtal. 3. Om fortfarande ingen förbättring syns återtas avdelningens bankkort och tilldelas en daglig handkassa. 4.3 Sjukdom och ohälsa Japan har en välfungerande sjukvård och lägret har en sjukvårdsorganisation på plats för lättare skador och sjukdomar. Erfarenhet från tidigare världsläger visar att den större mängden sjukvård handlar om lättare infektioner (förkylningar), mindre skador (stukningar) samt varierande grad av psykisk ohälsa, från hemlängtan till allvarliga psykiska sjukdomar som kris eller försämrad grundsjukdom (ångest, depression, anorexi, ADHD tex). För att förebygga och minska konsekvenserna har kontingentledningen bland annat tillsatt en resurspatrull. (beskrivs i punkt 2.2 Organisation-CMT) Det har inte förekommit något utbrott av magsjuka(infektiös) på någon jamboree, däremot några fall av övergående matförgiftning (toxiner). Det låga antalet insjuknade beror ffa på kunskap om och användning av god handhygien och mathantering. Oavsett förberedelser och förebyggande åtgärder kommer det att uppstå både skador och sjukdom samt relaterade händelser av varierande svårighetsgrad. 4.3.1 Mindre allvarlig skada eller sjukdom Med mindre allvarlig skada menas tex skoskav, skrubbsår, mindre skärsår och näsblod. Med mindre allvarlig sjukdom menas tex mensvärk, huvudvärk, förkylning och förstoppning. 1. Hanteras inom avdelningen 2. Ingen lämnas ensam (varken på boendet eller till/från apotek) 3. om avdelningsledare drabbas och behöver avlösning, och det ej går att lösa inom avdelningen, kontaktas resurspatrullen 4. Resurspatrullen informerar kontingentledningen om att de går in och avlöser samt när det är tillbaka 4.3.2 Psykisk ohälsa Med psykisk ohälsa menas hela spektra, från hemlängtan till allvarligt insjuknande i ny sjukdom eller försämring av känd sjukdom. Svårigheten ligger ofta i att särskilja dessa varför de behandlas tillsammans. I KL och Resurspatrullen finns erfarenhet från tidigare situationer men viktigt är att notera att det inte finns möjlighet till behandling. Notera att otrivsel med arbetsuppgifter (IST) eller otrivsel i gruppen (deltagare) inte är samma sak som psykisk ohälsa. 1. Avdelningsledare kontaktar resurspatrull Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 15 av 37

2. IST kontaktar IST-ansvarig eller resurspatrullen direkt, om det senare sker så informeras IST ansvarig om det uppstådda läget. 3. Resurspatrullen gör en egen bedömning av hälsoläget. 4. Vid behov informeras kontingentledningen av resurspatrullen. 5. Handlingsplan upprättas samråd med resurspatrull och utsedd inom kontingentledningen, inklusive vem som sköter kontakt med utsedd kontaktperson. 6. Ställningstagande till aktivering av krisplan av ovanstående personen 7. Beslut om ev hemresa tas av ovanstående 8. Praktiska arrangemang kring eventuell hemresa ordnas av kansliet, kontakt med familj och mottagande Sverige arrangeras av utsedd kontaktperson. Ingen reser ensam. 9. Resurspatrull avlöser vid behov ledare samt stöttar i berörd patrull 4.3.3 Avsaknad av medicin/egenvårdsutrustning Med avsaknad av medicin/egenvårdsutrustning menas att man inte har tillgång till nödvändiga mediciner, tex insulin, sprutor, epilepsimedicin eller stomipåsar. Det kan bland annat bero på stöld eller glömska, eller att man inte har råd att köpa nödvändig egenvårdsbehandling på plats. 4.3.3.1 Kvar i Sverige (innan avresa) 1. Hanteras av individen 2. Avdelningsledare (deltagare) IST-Patrulledare informeras (IST) 3. Om avresa fördröjs/missas gäller samma förfarande som punkt 4.5.3 Missat flyg 4.3.3.2 I Japan 1. Hanteras inom avdelningen 2. Vid behov finns möjlighet till tolkhjälp, se kontaktlista (bilaga) 3. Resurspatrullen informeras så att man kan lösa av/fylla en ledarplats om det behövs under tiden 4. Resurspatrull informerar KL om att de går in och avlöser samt när de är tillbaka 5. Ekonomipatrullen kontaktas om det rör sig om stora utlägg för deltagare/oförmåga att betala. Se punkt 4.2.2 IST/CMT kan inte betala för sig 4.3.4 Yttre omständigheter Med yttre omständigheter menas sådant i vår miljö och omgivning som negativt påverkar hälsan, tex klimatet, brist på hygienfaciliteter, dålig mat och lite sömn. 1. Hanteras i första hand inom patrullen 2. KL kontaktas om det rör sig om miljön på lägerområdet. 3. KL tillser att japanska organisationen kontaktas enligt lägrets rutiner. 4. Om omständigheterna är av sådan grad att det finns risk för kontingentmedlemmarnas hälsa, aktiveras krisledningen. 5. Beslut om att avbryta arrangemanget tas enligt 3.2 Krisledningens mandat 4.3.5 Specialfall Med specialfall menas sådant som inte går att planera för utan som kräver specifika åtgärder från fall till fall. Det kan röra sig om sjukdom som drabbar större delar av CMT eller kontingentledningen där dubblering av funktioner inte är ett tillräckligt skydd. Det kan även gälla risk för allvarlig epidemi av infektion, tex Mässlingsutbrott. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 16 av 37

4.3.5.1 S jukdom i KL 1. Omgruppering i kontingentledningen 2. Utsedd kontaktperson informeras, gemensam handlingsplan upprättas 3. Medlemmar i CMT får gå in i kontingentledning, det inkluderar eventuell attesträtt 4. för övrig hantering se under respektive rubrik 4.3.5.2 S jukdom i CMT 1. Kontingentledningen upprättar handlingsplan 2. IST med behövd kompetens går in i CMT 3. Utsedd kontaktperson informeras 4. För övrig handläggning se under respektive rubrik 4.3.5.3 H ot om eller faktisk epidemi 1. Kontingentledningen informeras och krisplan aktiveras 2. Krisledningen fastställer handlingsplan 3. Utsedd kontaktperson informeras 4. Anhöriga kontaktas och informeras av centrala krisorganisationen, återkoppling ges till krisledningen i japan när det är klart. 5. Kommunikationsansvarig i Japan kontaktar kommunikationsansvarig på kansliet enligt separat kommunikationsplan 6. Beslut om att kvarstanna eller avbryta tas i samråd med krisledningen och Scouternas Centrala Krisorganisation, rekommendation från Smittskydd/UD/motsvarande skall följas. 7. Praktisk hantering av hemresa sköts av kansliet, information och kontakt med anhöriga hanteras av centrala krisorganisationen enligt kommunikationsplanen. 4.3.6 Allvarlig skada eller sjukdom Med allvarlig skada eller sjukdom menas sådant som kräver sjukhusvård, inkluderat snar sjukhusvård (ta sig dit själv) och akutvård (larm-ambulans) 1. Kontingentledningen informeras och krisplan aktiveras 2. Krisledning fastställer handlingsplan 3. Utsedd kontaktperson informeras 4. Anhöriga kontaktas och informeras av centrala krisorganisationen, återkoppling till krisledning i Japan när det är klart. 5. Kommunikationsansvarig i Japan kontaktar kommunikationsansvarig på kansliet enligt separat kommunikationsplan 6. Resurspatrullen löser vid behov av avdelningsledare och stöttar i berörd patrull. 7. Ansvar för listor/uppgifter på de som lämnar lägerområdet för att uppsöka sjukvård utanför lägret innehas av stabsansvarig på HQ, uppgiften kan delegeras till annan inom CMT. Det samma gäller för de som stannar på sjukhus under hela eller delar av rundresan. (den funktionen kommer att beslutas om på kommande riskhanteringshelg) 8. Krisorganisationen beslutar vem som stannar kvar som medföljande om eventuell sjukhusvistelse blir aktuell. 9. Övriga fortsätter resa/vistelse på lägret 10. Möjligt återtransport till lägret/ansluta rundresa för fortsatt deltagande ska eftersträvas. 11. Eventuell hemresa planeras i samråd med den drabbade och om minderårig med anhöriga. Ingen reser hem ensam. Praktisk hantering av hemresa sköts av kansliet 12. kontakt med SOS internationell tas i samråd med kontaktperson i Sverige och krisledningen Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 17 av 37

13. Om någon blir kvar efter avslutat arrangemang tas beslut om fortsatt praktisk hantering av scouternas centrala krisorganisation i samråd med krisledningen. 4.3.7 Mycket allvarlig händelse Med mycket allvarlig händelse menas olycka med livshotande skador och/eller risk för bestående men. Även dödsfall räknas in i denna kategori, oavsett om de är orsakade av sjukdom eller olyckstillbud. 1. Kontingentledningen informeras och krisplan aktiveras 2. Krisledning fastställer handlingsplan 3. Utsedd kontaktperson informeras 4. Anhöriga kontaktas och informeras av centrala krisorganisationen återkoppling till krisledning i Japan när det är klart. 5. Kommunikationsansvarig i Japan kontaktar kommunikationsansvarig på kansliet enligt separat kommunikationsplan 6. Resurspatrullen löser vid behov av avdelningsledare och stöttar i berörd patrull. 7. Övriga fortsätter resa/vistelse på lägret 8. Eventuell hemresa planeras i samråd med den drabbade och om minderårig med anhöriga. Ingen reser hem ensam Eventuell hemresa planeras i samråd med den drabbade och om minderårig med anhöriga. Praktisk hantering av hemresa sköts av kansliet 9. kontakt med SOS internationell tas i samråd med kontaktperson i Sverige och krisledningen 10. Om någon blir kvar efter avslutat arrangemang tas beslut om fortsatt praktisk hantering av scouternas centrala krisorganisation i samråd med krisledningen. 4.4 Kommunikation Detta avsnitt berör kommunikationskris är när det uppstår problem i informationsflödet, till från eller inom kontingenten. Det kan till exempel vara brist på kommunikation, felaktig information, ryktesspridning och felaktiga upplysningar media. Hur vi kommunicerar och meddelar oss med varandra tas upp i separata avsnitt samt i kommunikationsplanen. (bilaga) 4.4.1 Fel person uttalar sig i media 1. Presskontakt kontaktar mediet och begär rättelse. 2. Presskontakt kontaktar personen i fråga och förklarar. 4.4.2 Felaktigt uttalande i media 1. Presskontakt kontaktar mediet och begär rättelse. 4.4.3 Ryktesspridning på hemmaplan 1. Publicera kommentar om ämnet ryktesspridningen handlar om på japan2015.scout.se och/eller scoutservice.se 2. Informera avdelningarna om att ryktesspridningen pågår och vilken fakta som stämmer. 4.4.4 Ryktesspridning inom kontingenten om händelse i Japan eller i Sverige 1. Förse alla avdelningar med adekvat information. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 18 av 37

4.4.5 Kansliets telefonväxel slås ut eller överbelastas 1. Publicera instruktioner på japan2015.scout.se med hänvisningar till alternativt nummer givet av kansliet. 4.4.6 Brist på information eller kommunikation I händelse av att kontingentens möjligheter att kommunicera med Sverige eller ta emot information begränsas, på grund av begränsad eller nedstängd infrastruktur. Kontakt etableras i prioritetsordning med a. Kontaktperson i Sverige b. Generalsekreterare c. Ordförande i AG d. UD i Japan e. UD i Sverige Kraftsamling sker till att upprätta samband, med egna resurser, med kontaktpersonen i Sverige. a. Talasamband b. Textsamband c. E-post d. Uppladdade dokument eller filer på filyta e. Fax f. Brevförsändelse Därefter eftersöks resurser från jamboreen Därefter eftersöks resurser från samhället 4.5 Resa Svenska kontingenten genomför rundresa i samband med världscoutjamboreen i Japan. Delar av kontingenten reser före lägret, andra efter. En mindre grupp IST har rundresan fördelad både före och efter lägret. Ut och inresa sker från Arlanda respektive Kastrup och är fördelat på 4 ut respektive 4 inrese dagar. Medlemmar ur kontingentledning och CMT finns på plats i japan under hela tiden som kontingentmedlemmar är på plats i Japan. HoC är båda på plats från första till sista dagen. 4.5.1 Risk fö r fö rsenat och/eller förlorat bagage Om det drabbar enstaka individ är det ett ringa problem. Det blir större konsekvens om den hel flights bagage blir försenat eller försvinner. 1. Anmäl till respektive flygbolags service desk vad som är försenat/förlorat. Tillse att få kvitto på anmälan, med tid och datum för anmälan. 2. Anmäl i respektive funktion a. till Avdelningsledare, till resursparullen, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 19 av 37

b. Till IST ansvarige i KL, till kontingentledningen 3. Erhåll kvittens på tillgängliga medel för att ersätta försenat/förlorat bagage (i dagsläget 6000 SEK). 4.5.2 Försenat flyg CMT reser med så många olika flighter som möjligt för att kunna stödja och hjälpa till i denna typ av situationer. Det är främst ett problem för anslutande flyg. 1. Anmäl till respektive flygbolags service desk att ni har ett anslutande flyg. 2. Anmäl i respektive funktion a. till Avdelningsledare, till resursparullen, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. Till IST ansvarige i KL, till kontingentledningen 3. Om behov av mat och boende uppstår anmält till flygbolagets service desk och i respektive linje. Om möjligt be i första handflygbolaget lösa kost och logi. 4. Om detta ej är möjligt så erhåll kvittens från IST/avd-ansvarige att ni kan göra utlägg för detta. 4.5.3 Att en deltagare, avdelningsledare, IST eller CMT missar flyget Här avses individer som genom slarv eller försumlighet misslyckas att komma i tid. Ej baserat på externa faktorer som denne inte råder över eller rimligen kunnat förutse. 1. Försök att etablera kontakt med individen. 2. Meddela individen att denne måste lösa en ny biljett, på egen hand och att det belastar den enskilde. 3. Erhåll en resplan av individen samt bestäm hur kontakt ska ske vid ankomst. 4. Individen anmäler sig till kontingenten vid ankomst 5. Anmäl i respektive funktion a. till Avdelningsledare, till resursparullen, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. Till IST ansvarige i KL, till kontingentledningen 4.5.4 Deltagare kommer inte med vid mellanlandning En person kommer inte med det anslutande flyget vid en mellanlandning. Är det en vuxen person bedömer vi att denne kan lösa detta själv, då målet är känt. En ungdom, < 18 år. Fastställ att personen inte kommit med. 1. Anmäl i respektive funktion a. till Avdelningsledare, till resursparullen, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. Till IST ansvarige i KL, till kontingentledningen 2. Dela upp ledningsresurserna. I händelse av att det är en avdelning skall huvuddelen fortsätta planerad verksamhet. 3. Kontakta den flygplats där personen finns och försök etablera samband. 4. Hitta ersättningsresa till personen. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 20 av 37