10 Regler i förhållande till anställda och... 3 10.1 Representation... 3 10.1.1 Allmänt om representation... 3 10.1.2 Bakgrund... 3 10.1.3 Extern representation... 3 10.1.4 Intern representation... 4 10.1.5 Arbetsmåltid... 5 10.1.6 Kurser och konferenser... 5 10.1.7 Gåvor och uppvaktningar... 6 10.1.8 Godkännande... 7 10.1.9 Sanktion... 7 10.1.10 Underlag... 7 10.1.11 Redovisning av representationskostnader... 7 10.1.12 Tillåten kostnad avdragsgill moms - kostförmån... 8 10.1.13 Lathund redovisning avseende kostnader representation, gåvor m.m. 10 10.2 Mutor och bestickning... 11 10.3 Bisysslor... 11 10.3.1 Bakgrund... 11 10.3.2 Begreppet bisyssla... 12 10.3.3 Förtroendeskadliga bisysslor... 13 10.3.4 Särskilda regler för lärare... 14 10.3.5 Arbetshindrande bisysslor... 15 10.3.6 Konkurrensbisysslor... 15 10.3.7 Läkaravtalet... 16 10.3.8 Chefsavtalet... 16 10.3.9 Påföljder... 16 10.3.10 Information... 17 10.3.11 Redovisning av bisysslor... 17 10.3.12 Ikraftträdande... 18 10.4 Affärer med anställdas företag och liknande... 18 10.5 Personförsäkringar... 19 10.6 Mobiltelefon och telekostnader... 19 10.7 Juridisk person i undervisningen... 19 10.7.1 Allmänt... 19 10.7.2 Vem beslutar... 19 10.7.3 Förhandling enligt MBL... 20 Sid 10-1
Sid 10-2
10 REGLER I FÖRHÅLLANDE TILL ANSTÄLLDA OCH UPPDRAGSTAGARE Avsnitten mutor och bestickning samt gåvor är ännu ej fastställda av rektor. 10.1 Representation 10.1.1 Allmänt om representation Representation ingår som ett naturligt led i universitetets kontakter med omvärlden (t ex andra universitet, enskilda forskare, företag eller liknande). All representation ska emellertid utövas återhållsamt och med omdöme. Den ska alltid ha ett omedelbart samband med universitetets verksamhet. Detta gäller både tidpunkten och platsen för representationen samt deltagande personer. Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i universitetets marknadsföring och PR-verksamhet. Intern representation riktar sig inåt mot universitetets personal och har mera karaktär av personalfrämjande åtgärder, t ex personalfester eller informationsmöten. 10.1.2 Bakgrund De allmänna reglerna om representation utgår från skattelagstiftningen och bestämmelser om vad som är avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Det finns ett direkt samband mellan dessa regler och momslagens regler om rätt till avdrag för ingående moms på utgifter för representation. 10.1.3 Extern representation Kostnaden vid extern representation får enligt universitetets interna regler uppgå till högst 500 kronor exklusive moms per person och representationstillfälle. För rektor, prorektor och dekaner i samband med besök av utländska gäster kan kostnadstaket få överskridas. Representation får inte vara lyxbetonad. Ofta återkommande extern representation riktad till en och samma person eller grupp av personer bör inte förekomma. Kostnader av mera personlig art eller i samband med personliga högtidsdagar är inte att betrakta som representation. Detta är privata kostnader som inte får betalas med universitetets medel. Universitetets representation med alkohol ska alltid präglas av måttlighet. Alkoholfria alternativ skall alltid erbjudas. Endast i undantagsfall, vid besök av utländska gäster, kan starksprit få ingå i representationskostnaderna. Vid extern representation ska antalet deltagare från Göteborgs universitet vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Detta innebär att endast i mycket speciella situationer får antalet deltagare från universitetet överstiga antalet externa gäster. Ersättning för deltagande av universitetsrepresentants Sid 10-3
eller svensk gästs make/maka medges endast undantagsvis och med särskild motivering. Om det i särskilt fall finns motiv att överskrida angivna beloppsgränser eller regler om deltagarnas sammansättning eller andra angivna regler ska godkännande inhämtas i förväg och dokumenteras skriftligt på lämpligt sätt. Godkännande lämnas i dessa fall av dekanus för representationskostnader inom respektive fakultet eller av förvaltningschefen inom universitetsgemensamma verksamheter. Vid representation i hemmet är det särskilt viktigt med fullgoda underlag som verifierar kostnaden. (Observera att vid inköp av livsmedel i butik gäller 12 % moms varför högsta tillåtna momsavdrag uppgår till 10:80 kr.) Inom kostnadstaken för extern representation ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch/middag/supé inklusive drycker, serveringsavgift och liknande kostnader. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Förutom lunch, middag eller supé kan extern representation även avse andra måltidsutgifter t ex enklare förtäring i samband med invigningar, informations- eller marknadsföringsaktiviteter eller kostnader för entréavgifter, teaterbiljetter och liknande. Särskilda regler angående momsavdrag gäller här, se nedan. Kostnaden för måltidsutgifter vid enklare förtäring får uppgå till högst 100 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Om kostnaden ingår i deltagaravgiften utgör konferensmåltider, i samband med konferenser som universitetet anordnar, inte representation. Ingår kostnaden inte i deltagaravgiften utgör måltiderna representation, och de allmänna föreskrifterna för representation gäller. 10.1.4 Intern representation Vid intern representation, till exempel personalfest, informationsmöte eller liknande, får kostnaden uppgå till högst 350 kronor exklusive moms per person och representationstillfälle. Kostnaden för måltidsutgifter vid enklare förtäring får uppgå till högst 100 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Inom kostnadstaken för intern representation ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch/middag/supé inklusive drycker, serveringsavgift och liknande kostnader. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Riksskatteverket har utfärdat riktlinjer som innebär att personalfester, där arbetsgivaren bjuder, bör hållas högst två gånger per år samt att informationsmöten, där representation ingår, inte får hållas Sid 10-4
regelbundet med kortare mellanrum (var eller varannan vecka). Om så ändå sker, ska de anställda beskattas för kostförmån. Om pensionerade befattningshavare inbjuds till personalfest gäller samma beloppsgräns som för anställda. Beträffande kringkostnader vid personalfest, t ex lokalhyra, utgifter för musikunderhållning m.m. gäller särskilda regler angående momsavdrag, se nedan. I normalfallet bör 180 kr exklusive moms per person och tillfälle räcka. Förfriskningar och annan enklare förtäring t ex kaffe, te, läsk, bulle betraktas inte som intern representation i bokföringshänseende utan klassas som skattefria förmåner till de anställda. 10.1.5 Arbetsmåltid Begreppet arbetsmåltid återfinns inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid menas här sådana måltider som äts då och då med olika kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga om det inte är fråga om intern representation eller enklare förtäring (som därmed inte klassas som måltid). Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning. Det innebär att måltider, bekostade av GU, som intas i samband med ex inplanerade lunchmöten, skall rapporteras till lönehandläggare och förmånsbeskattas. För aktuella belopp, se tabell Kostförmån. 10.1.6 Kurser och konferenser Kostnader för måltider i samband med utbildning av anställda är inte att betrakta som representation och kan därför bli föremål för förmånsbeskattning hos den anställde. Förmånsbeskattningen gäller inte om följande villkor är uppfyllda att det är fråga om, i huvudsak, interna möten för myndigheten att sammankomsten har en varaktighet av högst en vecka att det inte är fråga om regelbundet återkommande möten med korta mellanrum (varje eller varannan vecka) att måltidsarrangemangen är gemensamma att den omfattar minst sex timmars effektivt arbete per dag eller är jämnt fördelade på 30 timmar under en vecka (högst två timmar nöje/rekreation per dag) Ev. förmånsbeskattning regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter mm. För aktuella belopp, se tabell Kostförmån. Sid 10-5
10.1.7 Gåvor och uppvaktningar Gåvor kan indelas i tre kategorier: reklamgåvor, representationsgåvor samt gåvor till anställda. Reklamgåvor här avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde (högst 200 kr exkl. moms) ofta med universitetets logo. Representationsgåvor för representationsgåvor finns krav på omedelbart samband med verksamheten (på samma sätt som för representation). Representationsgåva kan vara t ex en blomsteruppsats, fruktkorg eller bokgåva som, istället för måltid, överlämnas i samband med att viktiga avtal undertecknas, samarbeten inleds eller avslutas, invigningar eller jubileer. Gåvor till externa kontakter i samband med helger, personliga högtidsdagar och dödsfall klassificeras också som representationsgåvor men anses inte ha tillräckligt samband med verksamheten. Därför medges inget momsavdrag. Vid representationsgåvor måste även reglerna om muta och bestickning beaktas. Ang momsavdrag, se nedan. Vid representationsgåva får kostnaden uppgå till högst 500 kr exklusive moms. Gåvor till anställda huvudregeln är att gåvor från arbetsgivare är skattepliktiga. Uppvaktning av enklare art med blommor vid disputation, födelsedag, anställningens upphörande etc. kan bekostas av Göteborgs universitet (ca 200 kronor exklusive moms). Sådan uppvaktning klassificeras som personalvård och är skattefri för den anställde. Det finns vissa typer av gåvor från arbetsgivaren som är särskilt undantagna från skatteplikt. Skattefriheten gäller i de fall som räknas upp nedan när gåvans värde inte överstiger respektive belopp. Överskrids beloppet blir hela gåvan skattepliktig. Julgåva värdet får inte överstiga 400 kr inklusive mervärdesskatt. Jubileumsgåva - med jubileumsgåva menas gåva till anställd när företaget/myndigheten firar 25-, 50-, 75- eller 100 års jubileum. Värdet av gåvan får inte överstiga1 200 kr inklusive mervärdesskatt Vid bedömningen av gåvans värde bör man inte ta hänsyn till om den är försedd med inskription eller ej Minnesgåva gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda i samband med att den anställde uppnår en viss ålder (t.ex. den anställdes 50- årsdag), efter viss anställningstid (25 år eller mer) eller när en anställning upphör Minnesgåva är skattefri under förutsättning att gåvans värde inte överstiger 10 000 kr inklusive mervärdesskatt och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver vid anställningens upphörande. Enligt universitetets interna regler får värdet dock inte överskrida 4000 kronor exklusive moms. Skattefriheten gäller inte för kontanta medel (presentkort som går att byta mot kontanter likställs med kontanta medel). För alla gåvor gäller skattefriheten bara så länge värdet inte överskrider de beloppsgränser som redovisats ovan. Överstiger värdet beloppsgränsen beskattas gåvan från första kronan. Universitetet är att ses som en arbetsgivare i dessa Sid 10-6
sammanhang oavsett institutionstillhörighet. Skulle en anställd få ett flertal gåvor vid en uppvaktning så bör en av gåvorna vara skattefri under förutsättning att värdet av den inte överstiger den skattefria gränsen. Övriga gåvor blir då skattepliktiga. Gåvor till anställda regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter m.m. Reglerna framgår av SKV M 2005:28, i övrigt hänvisas till Personalavdelningen. 10.1.8 Godkännande Utgifter för representation och gåvor godkänns i enlighet med gällande attestregler. Representation som överstiger beloppsgränserna i detta dokument eller som avviker från normalreglerna om deltagarnas sammansättning eller annan normalregel ska i varje enskilt fall godkännas i förväg av dekanus för fakulteten eller förvaltningschefen för universitetsgemensamma verksamheter. 10.1.9 Sanktion I de fall avvikelse sker från gällande regler avseende representation utan att särskilt godkännande erhållits riskeras personligt betalningsansvar via löneavdrag. 10.1.10 Underlag Utgifterna ska verifieras med kvitto/restaurangnota som ska kompletteras med anteckning som utvisar följande: datum för representationen syfte med representationen namn, yrke eller funktion på samtliga personer som har deltagit samt vilken organisation de representerar. skriftligt godkännande om representationen avviker från gällande regler S.k. kontokortsslip godkänns inte som underlag för att verifiera utgifter för representation. Vid enklare förtäring i samband med t ex öppet hus, invigningar och liknande, där antalet deltagare är stort, är det godtagbart med en förenklad dokumentation av deltagarna. 10.1.11 Redovisning av representationskostnader Representationskostnader inom Göteborgs universitet ska bokföras enligt följande: Sid 10-7
Hela utgiften för måltid inklusive serveringsavgift m.m. men exklusive avdragsgill moms ska bokföras på konto 5521 Extern representation eller på konto 4961 Intern representation Avdragsgill ingående moms vid extern och intern representation ska bokföras på konto 1543 Ingående moms. Eventuell moms utöver detta ska bokföras på respektive konto för representation (5521 eller 4961). Exempel: Middag på restaurang för två personer total kostnad 800 kr inkl moms 160 kr. 45 kr (2 x 22,50 kr) bokförs som moms, resterande belopp 755 kr (800 kr 45 kr) bokförs på konto 5521/4961. Innehåller representationen både måltids- och kringkostnader får momsavdrag göras för båda. Exempelvis 22,50 kr för måltid och 10,80 kr för teaterbiljett, totalt 33,30 kr per person. 10.1.12 Tillåten kostnad avdragsgill moms - kostförmån Beloppen (kr) som är angivna i tabellen nedan gäller per person och tillfälle. Representationsform Extern Representation - Måltid - Teaterbesök och liknande kulturella arrangemang Enklare förtäring, extern Intern representation - Måltid - Teaterbesök och liknande kulturella arrangemang Enklare förtäring, intern Representation i hemmet - Extern representation - Intern representation - Enklare förtäring Gåvor/uppvaktningar till externa mottagare - Reklamgåva - Representationsgåva - Begravningsblommor Gåvor till anställda - Julgåva - Jubileumsgåva - Minnesgåva Max kostnad exkl moms 500,00 100,00 350,00 100,00 500,00 350,00 100,00 200,00 500,00 500,00 320,00 960,00 4 000,00 Max kostnad inkl moms 625,00 560,00 625,00 560,00 530,00 125,00 112,00 437,50 392,00 437,50 392,00 371,00 125,00 112,00 560,00 392,00 112,00 250,00 625,00 560,00 530,00 625,00 400,00 1 200,00 5 000,00 Avdragsgill moms 25 % på belopp upp till 90 12 % på belopp upp till 90 25 % på belopp upp till 180 12 % på belopp upp till 180 6 % på belopp upp till 180 25 % på belopp upp till 60 12 % på belopp upp till 60 25 % på belopp upp till 90 12 % på belopp upp till 90 25 % på belopp upp till 180 12 % på belopp upp till 180 6 % på belopp upp till 180 25 % på belopp upp till 60 12 % på belopp upp till 60 12 % på belopp upp till 90 12 % på belopp upp till 90 12 % på belopp upp till 60 Hela momsen 25 % på belopp upp till 90 12 % på belopp upp till 90 6 % på belopp upp till 90 Inget momsavdrag Hela momsen Hela momsen Hela momsen Max moms 22,50 10,80 45,00 21,60 10,80 15,00 7,20 22,50 10,80 45,00 21,60 10,80 15,00 7,20 10,80 10,80 7,20 22,50 10,80 5,40 Sid 10-8
- Begravningsblommor 500,00 625,00 Inget momsavdrag Momssats Varor och tjänster 25 % Restaurangbesök och de flesta konsumtionsvaror 12 % Livsmedel och catering 6 % Tillträde till teater-, balett-, bio-, och operaföreställningar samt till idrottsevenemang Kostförmån Helt fri kost Lunch eller middag Frukost 160 kr/dag 64 kr/dag 32 kr/dag Sid 10-9
10.1.13 Lathund redovisning avseende kostnader representation, gåvor m.m. Aktivitet Represen- Maxbelopp/person Max belopp för Skattepl Konto tation och tillfälle momsavdrag/person förmån Affärsförhandling 500 exkl. moms -måltid Ja 90,00 kr Nej 5521 -teater, entréavgift o dyl. Ja 180,00 kr Nej 5521 Arbetsmåltid (ej regelbundet) - enklare förtäring (ex en macka o läsk) Nej 50 kr exkl. moms hela momsen Nej 5671 - måltid Nej 100 kr exkl. moms 0 kr Ja 5671 Disputationslunch/mottagning Nej - hela momsen Nej 5671 Jubileum och invigningar (måltid) Ja 90,00 kr Nej - extern 500 exkl. moms 5521 - intern 350 exkl. moms 4961 Gåva, extern - reklamgåva Nej 200 kr exkl. moms hela momsen - 5532 - representationsgåva Ja 500 kr exkl. moms 90,00 kr - 55211 Gåva, intern - julgåva Nej 320 kr exkl. moms hela momsen Nej 4981 - jubileumsgåva Nej 960 kr exkl. moms hela momsen Nej 4981 - minnesgåva Nej 4000 kr exkl. moms hela momsen Nej 4981 Uppvaktning av anställd, av enklare Nej 200 kr exkl. moms hela momsen Nej 49811 art (med ex. blommor i samband med sjukdom) Kurser och konferenser Nej - interna - hela momsen Nej* 4821 - externa - hela momsen Ja 4811 Interna informationsmöten/ Ja 350 exkl. moms 90,00 kr Nej 4961 planeringsdagar, varaktighet mindre än 6 tim/dag (måltid) Pausdryck, fikabröd för personalen Nej - hela momsen Nej 4982 Jullunch för anställda Ja 350 exkl. moms 90,00 kr Nej 4961 Personalfest (max 2ggr/år) Ja 350 exkl. moms Nej - måltid 90,00 kr 4961 - "kringkostnader" (ex. underhållning, 180,00 kr 4961 lokalhyra) Open house för studenter (måltid) Ja 500 exkl. moms 90,00 kr Nej 5521 Sammankomster med studenter Nej - hela momsen Nej 5671 (pausdryck, fikabröd) *Förutsatt att villkoren är uppfyllda, se tidigare under avsnitt "Kurser och konferenser" Sid 10-10
10.2 Mutor och bestickning Enligt Brottsbalken är det fråga om bestickning när någon utlovar, erbjuder eller lämnar något av värde (dvs. en muta) till någon. Muta är det när någon accepterar (även tyst) ett löfte om en muta, begär en muta eller får en muta. Även tillbörliga och otillbörliga förmåner diskuteras. En tillbörlig förmån är normalt bara attitydspåverkande och inte avsedd att påverka vare sig beslut eller beteenden. Gränsen mellan en tillbörlig och en otillbörlig förmån kan vara svår att dra men det finns vissa förmåner som aldrig kan vara tillbörliga, bl.a. penninggåvor, irreguljära lån, borgensåtaganden, skuldtäckning, sidoleveranser av varor och tjänster från huvudmannens leverantör (t ex. byggmaterial), förfogande över fordon, båt eller fritidsbostad för privatbruk osv. Exempel på tillbörliga förmåner är arbetsmåltider av vardaglig karaktär, måttfulla uppvaktningar vid jämn födelsedag, personliga bemärkelsedagar och vid sjukdom, prydnadsföremål som saknar nämnvärt marknadsvärde och jämförliga måttfulla minnesgåvor till gäster, t ex. vid företagsjubileer. Gratisresor, dyra presenter och julgåvor kan leda till besticknings- och mutbrott. I marknadsföringslagen finns bestämmelser om bestickning, men här räcker det med bestickningsliknande verkan. Bestickningsliknande åtgärder är när förmåner erbjuds till personer inom ett företag som har behörighet att fatta inköpsbeslut eller till personer som inte själva är behöriga att fatta beslut, men ändå är inblandade i beslutsprocessen. Personlig vänskap medför en större mutkänslighet. Den kan redan i sig påverka tjänsteutövningen och är ett dåligt försvar om förfarandet i övrigt är korrupt. Brottet behöver inte vara både mutbrott och bestickningsbrott, det kan ju vara så att ett försök att besticka misslyckas. Då blir det inget mutbrott men väl ett bestickningsbrott. Om ditt erbjudande enbart vänder sig till ett företags ägare och det inte finns någon risk för att någon anställd ska utnyttja erbjudandet bakom ryggen på sin arbetsgivare så är det inte fråga om korruption. Företagets ägare kan alltså inte mutas då ägaren med automatik alltid anses vara lojal mot sitt företag. Ni kan läsa mer om mutor och bestickning på Institution mot mutbrotts webbtjänst www.chamber.se/imm. 10.3 Bisysslor 10.3.1 Bakgrund I högskoleförordningen (1993:100, omtryckt 1998:1003, HF) har den 1 januari 1999 införts en bestämmelse av innebörd, att lärare skall hålla universitetet underrättat om de bisysslor, som han eller hon har och som Sid 10-11
har anknytning till anställningens ämnesområde. Universitetet skall dokumentera underrättelserna. Dokumentationen skall, enligt förordningen, hållas så ordnad, att det går att fortlöpande följa vilka bisysslor varje lärare har (4 kap. 32 HF). Den nya bestämmelsen innebär en skärpning i förhållande till tidigare regler. Även om nämnda ändring av HF endast avser lärare finns det anledning att informera samtliga anställda vid universitetet om gällande bisysslebestämmelser, eftersom frågor som rör bisysslornas omfattning och inriktning ofta diskuteras. De universitetsanställdas bisysslor är även föremål för omvärldens intresse; kravet på dokumentation av lärarnas bisysslor får ses mot denna bakgrund. I det följande redovisas de allmänna bestämmelser som gäller för alla statligt anställda. I den mån det finns särbestämmelser för viss yrkeskategori, exempelvis för lärare, är detta särskilt angivet. 10.3.2 Begreppet bisyssla Arbetsdomstolen har i en dom (AD 1985:69) gjort några allmänna uttalanden om bisysslebegreppet enligt lagen om offentlig anställning (LOA): bisysslebegreppet omfattar varjehanda sysslor vid sidan av den anställning som får anses vara en tjänstemans huvudtjänst. Även extraarbete för huvudarbetsgivaren eller annan myndighets räkning kan vara att betrakta som en bisyssla, liksom tillfällig eller kortvarig verksamhet på fritid. Däremot träffar lagregeln inte sådan verksamhet som typiskt sett får anses höra hemma på området för den anställdes privatliv och vad därmed omedelbart har samband. I princip torde således med bisyssla få förstås varje syssla tillfällig eller permanent som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. (Arbetsdomstolens domar 1985, s. 445.) Riksrevisionsverket har beskrivit vad bisyssla innebär i en revisionsrapport: Att utöva en bisyssla innebär att man arbetar extra (anställning, uppdrag eller egen verksamhet) vid sidan av sitt ordinarie arbete. Det är utan betydelse om detta arbete ger ekonomisk ersättning eller ej. Även extra arbete för huvudarbetsgivaren eller annan myndighet kan vara bisyssla. Som huvudregel gäller att bisysslor är tillåtna. (RRV-rapport 1995:45, s. 61) En anställd, som har en bisyssla, skall hålla denna klart åtskild från sin verksamhet vid universitetet. Detta innebär att universitetets resurser inte får tas i anspråk vid utövande av bisyssla, såvida inte särskilt avtal träffats därom. En bisyssla skall normalt inte föranleda affärstransaktion mellan universitetet och en arbetstagare vid universitetet eller dennes företag. Om sådan transaktion likväl avses att äga rum, måste den, enligt universitetets egna föreskrifter, underställas rektors prövning för att inte förtroendet för opartiskhet skall kunna ifrågasättas. I detta sammanhang bör även erinras om den i lagen (1992:1528) om offentlig upphandling föreskrivna Sid 10-12
huvudregeln om affärsmässighet, d.v.s. att inga ovidkommande hänsyn får tas vid offentliga affärstransaktioner. Det finns anledning till att staten reglerar bisysslor. Staten har, exempelvis, intresse av att den anställde i tillräcklig utsträckning ägnar sig åt sitt arbete. Staten har också rättsliga krav på att privata intressen inte inverkar på den anställdes sätt att utöva tjänsten, d.v.s. allmänhetens förtroende för myndigheten får inte rubbas. Bisysslor är, som framgått, i princip tillåtna, men det finns begränsningar för tre typer av bisysslor, nämligen: - förtroendeskadliga bisysslor, - arbetshindrande bisysslor och - konkurrensbisysslor. Staten reglerar förtroendeskadliga bisysslor i författning (lag). Arbetshindrande bisysslor och konkurrensbisysslor regleras i kollektivavtal. 10.3.3 Förtroendeskadliga bisysslor I 7 lagen (1994:260, LOA) om offentlig anställning finns ett allmänt förbud att inneha s.k. förtroendeskadliga bisysslor. Nämnda lagrum lyder: En arbetstagare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Förbudet kan ses mot bakgrund av regeringsformens (RF) krav på objektivitet. I 1 kap. 9 RF slås fast, att domstolar samt förvaltningsmyndigheter och andra som fullgör uppgifter inom den offentliga förvaltningen skall i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iakttaga saklighet och opartiskhet. Förbudet i LOA kan även ses mot bakgrund av jävsreglerna i 11 och 12 förvaltningslagen (1986:223). Den som handlägger ett ärende är jävig, om det finns någon omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till objektiviteten vid handläggningen av ärendet. Av nämnda lagregler framgår, att en arbetstagare inte får åta sig bisysslor som medför risk för att jäv uppkommer i tjänsteutövningen. Jäv behöver inte konstateras. Det räcker att risk föreligger i det enskilda fallet. Av detta följer, att en lärare inte kan åta sig undervisning åt en annan utbildningsanordnare, t.ex. ett studieförbund, om det finns risk för att läraren kan komma att examinera de studerande vid universitetet såvitt avser samma utbildning. Det är inte tillåtet för en arbetstagare att som bisyssla utöva en verksamhet på sådant sätt att det ger intryck av att universitetet medverkar i verksamheten, auktoriserar verksamheten eller på annat sätt garanterar innehållet i densamma. Universitetets logotyp eller liknande kännetecken får Sid 10-13
inte användas i samband med någon verksamhet, som utförs som bisyssla av en universitetsanställd. En arbetstagare får inte heller medverka i reklam och markandsföring av ett visst läromedel på ett sådant sätt att det kan uppfattas som att universitetet står bakom läromedlet eller rekommenderar detta. Det är den enskilde arbetstagaren själv som bär ansvaret för bedömningen av om en bisyssla är förenlig med 7 LOA eller ej. Enligt 12 anställningsförordningen (1994:373) skall arbetstagaren kunna få ett förhandsbesked av myndighet om viss bisysslas tillåtlighet. Universitetets bedömningar sker normalt utifrån risken för förtroendeskada i det enskilda fallet samt med hänsyn tagen till bisysslans omfattning. En universitetsanställd kan ha vissa uppdrag vid sidan av sin tjänst utan särskilt medgivande. Några sådana uppdrag kan här nämnas: - statliga och kommunala uppdrag i allmänhet, - politiska eller andra ideella förtroendeuppdrag, - fackliga förtroendeuppdrag, - uppdrag på grund av domstols förordnande, - tillfällig medverkan i press, radio och television 10.3.4 Särskilda regler för lärare Lärare vid universitet och högskolor har sedan år 1986 en i förhållande till andra statligt anställda vidgad rätt att utöva bisysslor, som annars skulle kunna betraktas som förtroendeskadliga bisysslor. Eftersom det är ett samhällsintresse att lärarnas kompetens även kommer till användning utanför universitetsvärlden, ger lagen utökade möjligheter för lärare och forskare att ägna sig åt ämnesbundna s.k. FoU-bisysslor. Bestämmelsen finns införd i 3 kap. 7 högskolelagen (1992:1434). Nämnda lagrum lyder: En lärare vid en högskola får vid sidan av sin anställning som lärare ha anställning eller uppdrag eller utöva verksamhet som avser forskning eller utvecklingsarbete inom anställningens ämnesområde, om läraren därigenom inte skadar allmänhetens förtroende för högskolan. En sådan bisyssla skall hållas klart åtskild från lärarens arbete inom ramen för anställningen. I fråga om bisysslor i övrigt finns bestämmelser i lagen (1994:260) om offentlig anställning. Med FoU-bisysslor avses t.ex. rådgivning i vetenskapliga frågor och andra konsultuppdrag inom anställningens ämnesområde. Dit hör också verksamhet i egen regi som grundar sig på lärarens uppfinningar inom samma område eller på produkter utvecklade av läraren. Med FoU-bisyssla avses vidare ledamotskap i styrelse för ett bolag, vars verksamhet anknyter till lärarens ämnesområde. Undervisningsuppdrag kan dock inte anses utgöra FoU-bisyssla. (Jfr prop. 1985/86:11 s. 13 och UbU 1985/86:7.) Sid 10-14
FoU-bisysslorna får för att kunna accepteras inte vara förtroendeskadliga, arbetshindrande eller konkurrerande. 10.3.5 Arbetshindrande bisysslor Arbetstagare får inte ha bisysslor som innebär risk för att den huvudsakliga tjänsteutövningen blir lidande. Arbetshindrande bisysslor regleras i 1 kap. 14 allmänt löne- och förmånsavtal (ALFA). Avtalstexten har följande lydelse: En arbetstagare är skyldig att på begäran lämna uppgift till arbetsgivaren om och i vilken omfattning han har en bisyssla. Arbetsgivaren får dock begära sådan uppgift endast om han anser att det finns anledning till detta med hänsyn till arbetstagarens sätt att utföra sina arbetsuppgifter. Arbetsgivaren får ålägga arbetstagaren att helt eller delvis upphöra med bisysslan om arbetsgivaren anser att den inverkat hindrande på arbetet (arbetshindrande bisyssla). (ALFA 1998, s. 14.) Som framgår av avtalstexten får arbetsgivaren endast i vissa fall avkräva arbetstagare uppgift om innehav av arbetshindrande bisysslor och deras omfattning. För lärare gäller dock, som nämnts inledningsvis, skyldighet att redovisa samtliga ämnesanknutna bisysslor. Denna skyldighet gäller utan hänsyn till lärarens sätt att utföra sina arbetsuppgifter; lärare har alltså en mer omfattande skyldighet att redovisa bisysslor än andra statligt anställda. Mer härom på sidan 5 och följande. För vissa lärare/läkare och för vissa chefer finns särskilda regler, dels i löneoch förmånsavtal för statliga läkare (läkaravtalet), dels i chefsavtalet, se nedan. 10.3.6 Konkurrensbisysslor Konkurrensbisysslor innebär att risk föreligger för konkurrens mellan det ordinarie arbetet och bisysslan. Konkurrensbisysslor regleras i 1 kap.15 ALFA. Avtalstexten lyder: Arbetstagare vid myndigheter som bedriver affärs- eller uppdragsverksamhet får inte ha anställning eller uppdrag hos ett företag inom området för denna verksamhet. Arbetstagaren får inte heller ha del i eller själv eller genom någon annan driva ett sådant företag och inte heller annars i förvärvssyfte utöva verksamhet som berör detta område (konkurrensbisyssla). Det som sägs i första stycket gäller inte om arbetsgivaren medger något annat. Om ett sådant med- givande har lämnats, är arbetstagaren skyldig att på begäran lämna uppgift till arbetsgivaren om arten och omfattningen av konkurrensbisysslan. (ALFA 1998, s. 15.) Med arbetsgivaren avses i detta fall regeringen, som i några enstaka fall medgivit arbetstagare att ha konkurrensbisyssla. Konkurrensbisyssla kan också skada myndighetens anseende eller på annat sätt vara förtroendeskadlig enlig 7 LOA. Föreskriften om konkurrensbisyssla har fått ökad betydelse för verksamheten inom Sid 10-15
universitetet i takt med att universitetets uppdragsverksamhet successivt har ökat. 10.3.7 Läkaravtalet Läkaravtalet omfattar följande arbetstagare inom medicinsk fakultet, nämligen professor samt om vederbörande avlagt läkarexamen universitetslektor, forskarassistent, doktorand, assistent och klinisk assistent. För lärare vid kliniska institutioner som har s.k. kombinationstjänster betraktas anställningen inom sjukvården inte som bisyssla. I det statliga läkaravatalet finns en föreskrift om arbetshindrande bisyssla. Avtalstexten har följande lydelse (1 kap. 12 ): En arbetstagare får inte inom sjukvårdsinrättningen eller myndigheten utöva enskild läkarverksamhet. Arbetstagaren är skyldig att på begäran lämna uppgift till arbetsgivaren om och i vilken omfattning han har en bisyssla. Arbetsgivaren får dock begära en sådan uppgift endast om han anser att det finns anledning till detta med hänsyn till arbetstagarens sätt att utföra sina arbetsuppgifter. Arbetsgivaren får ålägga arbetstagaren att helt eller delvis upphöra med bisysslan om arbetsgivaren anser att den inverkar hindrande på arbetet. Såsom bisyssla avses även enskild läkarverksamhet (arbetshindrande bisyssla). Avtalstexten angående konkurrensbisyssla i läkaravtalet (1 kap. 13 ) har samma lydelse som bestämmelserna om konkurrensbisyssla i ALFA (1 kap. 15 ). 10.3.8 Chefsavtalet Vissa högre befattningshavare vid Göteborgs universitet hör till myndighetens chefskrets. För dem gäller ett särskilt avtal om lön och andra anställningsvillkor för chefer och vissa högre befattningshavare (chefsavtalet). I detta avtal föreskrives följande (punkt 3.2): Arbetstagaren är skyldig att lämna uppgift till arbetsgivaren huruvida och i vilken omfattning han innehar eller avser att åta sig bisysslor. Arbetsgivaren får besluta att arbetstagaren helt eller delvis skall upphöra med en bisyssla eller att han inte får åta sig en bisyssla som inverkar hindrande på tjänsteutövningen. Den befattningshavare, för vilken chefsavtalet gäller, skall alltså självmant anmäla samtliga förekommande bisysslor. Arbetsgivarens möjlighet att förbjuda en viss bisyssla enligt denna avtalsbestämmelse är dock knuten till om bisysslan bedöms vara arbetshindrande eller ej. 10.3.9 Påföljder Eventuella överträdelser av regelverket om bisysslor beivras på samma sätt som andra förseelser i anställningen. I första hand skall frågan lösas genom Sid 10-16
samtal och rådgivning. Om rättelse ej sker kan arbetstagaren meddelas disciplinpåföljd för tjänsteförseelse enligt 14 LOA, såvida förseelsen inte med hänsyn till samtliga omständigheter är ringa. Som regel kommer disciplinpåföljd (varning eller löneavdrag) dock inte i fråga, om arbetstagaren upphör med bisysslan, sedan han eller hon fått besked om att den är otillåten. Upphör inte arbetstagaren med bisysslan, kan i sista hand skiljande från anställningen komma ifråga. 10.3.10 Information Frågor rörande bisyssleproblematiken kan besvaras av personaldirektören. Om en arbetstagare begär det skall arbetsgivaren lämna skriftligt besked om en bisyssla, enligt universitetets bedömning, är förenlig med 7 LOA och 3 kap. 7 högskolelagen. Sådana ärenden avgörs av rektor. 10.3.11 Redovisning av bisysslor Blankett A (se blanketter.gu.se) gäller för följande kategorier lärare (under förutsättning av att läraren inte omfattas av chefsavtalet), nämligen professor, universitetslektor, universitetsadjunkt, forskarassistent, timlärare och gästlärare. Redovisningsskyldigheten gäller för den som innehar en anställning med en tjänstgöringsskylighet av minst 50 procent av heltidstjänstgöring. Endast bisysslor som har anknytning till anställningens ämnesområde behöver redovisas. Uppdrag som ledamot i betygsnämnd, i forskningsråd eller som vetenskapligt råd i statlig myndighet behöver inte redovisas, eftersom det förväntas att lärare i egenskap av universitetsanställd normalt får åta sig uppdrag av detta slag. Professor eller universitetslektor som har anställning även vid sjukvårdsenhet (innehavare av s.k. kombinationstjänster) behöver inte redovisa anställningen inom sjukvården som bisyssla, eftersom denna verksamhet ingår i anställningsvillkoren. Redovisningar lämnas till prefekt/föreståndare, som lämnar dem vidare till respektive fakultetskansli, där dokumentationen skall hållas så ordnad att det går att fortlöpande följa vilka bisysslor varje lärare har (4 kap. 32 HF). Det ankommer på den enskilde läraren att anmäla eventuella förändringar rörande sina bisysslor. Blankett B (se blanketter.gu.se) gäller för dem, som tillhör chefskretsen och alltså omfattas av det statliga chefsavtalet. De befattningshavare som fr.o.m. 1 juli 1999 och tills vidare hör till chefskretsen vid Göteborgs universitet är förutom rektor prorektorerna, fakultetsdekanerna, överbibliotekarien och universitetsdirektören. Samtliga bisysslor skall redovisas, alltså även sådana som ej har anknytning till anställningens ämnesområde. Blanketten skall lämnas in även av den som inte har några bisysslor. Sid 10-17
Redovisningarna lämnas snarast till rektor senast den 1 september 1999. Fortsättningsvis redovisas nya bisysslor respektive upphörande av bisysslor, vilka angivits att gälla tills vidare, till rektor. 10.3.12 Ikraftträdande Dessa föreskrifter trädde i kraft den 1 juli 1999. Av rektorsämbetet tidigare utfärdade bestämmelser dels den 10 augusti 1987 angående universitetsanställdas bisysslor, dels den 18 februari 1992 angående bisysslor upphörde därmed att gälla. 10.4 Affärer med anställdas företag och liknande Här avses affärstransaktioner med sådana företag där anställda har ett bestämmmande inflytande. Bestämmelser om statliga myndigheters upphandling finns i Lagen om offentlig upphandling (SFS 1992:1528). Denna finns bl a i en av ESV årligen utgiven publikation, benämnd EA, med ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet. Affärstransaktioner mellan institutioner och företag, i vilka lärare vid institutionen har ett ekonomiskt engagemang, skall - för att inte förtroendet för opartiskhet skall kunna ifrågasättas - underställas rektors prövning. Det bör dock noteras, att huvudregeln om affärsmässighet alltid gäller, oaktat rektors prövning. Enligt 4 lagen (1992:1528) om offentlig upphandling, skall upphandling göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Vidare skall, enligt samma lagrum, anbud behandlas utan ovidkommande hänsyn. Av föreskrifterna i 4 om konkurrens och objektivitet följer att upphandling inte får ske från person som i egenskap av arbetstagare har att ta befattning med upphandlingsärendet. En sådan upphandling skulle ge säljaren möjlighet att påverka köparens beslut och därmed skaffa fördelar. Det innebär, exempelvis, att en prefekt inte får sälja varor eller tjänster till sin egen institution. I övriga fall krävs det ett särskilt beslut om upphandling skall få ske från en arbetstagare eller hos staten. Sådant beslut fattas vid universitetet som nämnts ovan av rektor. Om institution således avser att upphandla varor eller tjänster från en anställd vid universitetet, skall ärendet underställas rektors prövning innan beslut fattas. 1 Prefekterna uppmanas att iaktta försiktighet om opartiskheten hos någon som påverkar institutionens beslut i upphandlingsärendet kan sättas i fråga. Motsvarande gäller när universitetet säljer varor eller tjänster till anställd eller anställds företag. En ytterligare restriktion kan följa av reglerna om bisysslor. 1 Jfr rektorsämbetets beslut 1987-10-12 (dnr B 5 2232/87). Sid 10-18
10.5 Personförsäkringar Betr tjänstereseförsäkring, se handboken Resebestämmelser. Frågor kan ställas till Katerina Tzova, avdelningen för personal och organisationsutveckling. I fråga om arbetsskadeförsäkringar, livförsäkringar, frivilliga gruppförsäkring o dyl hänvisas till personalhandläggare på resp. fakultetskansli. 10.6 Mobiltelefon och telekostnader Mobiltelefon som tillhandahålls av institutionen (motsv) är avsedd för tjänstebruk. Mobiltelefonräkning och ersättning för telesamtal från privatabonnemang (utlägg) skall vara försedda med samtalsspecifikationer. I fråga om mobiltelefonsamtal måste överenskommelse ha träffats om hur privatsamtal skall regleras, t ex genom kundfaktura eller löneavdrag. Om universitetet betalar även privatsamtalen utgör det en skattepliktig löneförmån och detta skall rapporteras i lönesystemet. 10.7 Juridisk person i undervisningen 10.7.1 Allmänt Den undervisning som meddelas vid universitet och högskolor förutsätts bedrivas av anställda inom högskoleväsendet, varvid ersättning utgår i form av lön eller arvode. Om en institution saknar erforderlig kompetens för ett visst undervisningsmoment och behöver anlita någon som inte är anställd vid universitetet, skall ersättning i form av arvode utgå till den fysiska person som har meddelat undervisningen. Om en institution behöver anlita enskild firma eller en juridisk person (bolag, stiftelse, etc) i undervisningen på grund av att annan kompetens saknas eller inte är tillgänglig, måste frågan först prövas och beslut fattas - om ett eventuellt anlitande av juridisk person - innan undervisningsmomentet äger rum. Därvid kan i vissa fall förhandlingsskyldighet enligt 38-40 lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet (MBL) föreligga. 10.7.2 Vem beslutar Nämnder vilka erhållit delegation i tillsättningsärenden fattar beslut i ärenden rörande anlitande av juridisk person i undervisningen. Nämnderna har rätt att till respektive ordförande överlämna beslutanderätten i dessa ärenden. Beslut i till ordförande överlämnat ärende skall fattas efter föredragning av kanslichef eller den han utser. Ärende av principiell natur avgörs av rektor. Följande förutsättningar skall gälla för att juridisk person skall kunna anlitas: 2 2 Rektorsämbetets beslut 1989-02-21 (2:1 i protokollet) Sid 10-19
- undervisningen skall utgöra ett viktigt, preciserat och relativt kort moment i utbildningen, - kompetenta lärare och/eller lämplig utrustning saknas inom universitetet för ifrågavarande undervisningsmoment och endast juridisk person står till buds. Vidare skall den som har ett ägaransvar gentemot företaget inte vara anställd inom högskoleväsendet. 10.7.3 Förhandling enligt MBL Förhandlingsskyldighet enligt MBL kan, som nämnts, föreligga i vissa fall. När universitetet står i begrepp att anlita arbetskraft, som inte kommer att anställas, gäller 38, som lyder: Innan arbetsgivare beslutar att låta någon utföra visst arbete för hans räkning eller i hans verksamhet utan att denne därvid skall vara arbetstagare hos honom, skall arbetsgivaren på eget initiativ förhandla med arbetstagarorganisation i förhållande till vilken han är bunden av kollektivavtal för sådant arbete. Arbetsgivaren är vid förhandlingen skyldig att lämna den information om det tilltänkta arbetet som arbetstagarorganisationen behöver för att kunna ta ställning i förhandlingsfrågan. Första stycket gäller inte, om arbetet är av kortvarig och tillfällig natur eller kräver särskild sakkunskap och det inte är fråga om att anlita uthyrd arbetskraft enligt lagen (1993:440) om privat arbetsförmedling och uthyrning av arbetskraft. Första stycket gäller inte heller om den tilltänkta åtgärden i allt väsentligt motsvarar åtgärd som har godtagits av arbetstagarorganisationen. Om organisationen i särskilt fall begär det, är arbetsgivaren dock skyldig att förhandla innan han fattar eller verkställer ett beslut. Om synnerliga skäl föranleder det, får arbetsgivaren fatta och verkställa ett beslut innan förhandlingsskyldigheten enligt första stycket har fullgjorts. Begärs förhandling enligt andra stycket, är arbetsgivaren inte skyldig att skjuta upp beslutet eller verkställigheten till dess förhandlingsskyldigheten har fullgjorts, om det finns särskilda skäl mot uppskov. I fråga om förhandling enligt första och andra styckena skall 14 tillämpas. Har förhandling begärts enligt första eller andra stycket är arbetsgivaren skyldig att på begäran av arbetstagarorganisationen lämna sådan information om det tilltänkta arbetet som organisationen behöver för att kunna ta ställning i frågan. Sid 10-20