Checklista för små och medelstora företag: Vad krävs av mitt företag för att efterleva de europeiska principerna för god affärssed för vertikala förbindelser i försörjningskedjan för livsmedel? Hur implementerar vi principernas ramverk? Företag som har anslutit sig till The Supply Chain Initiative förbinder sig att: respektera principerna för god affärssed för vertikala förbindelser i försörjningskedjan för livsmedel, se över sina interna processer för att säkerställa att principerna tillämpas av företagets medarbetare på alla nivåer i organisationen, både när företaget registrerar sig och därefter, leva upp till de krav som ställs i ramverket. Detta dokument har i första hand tagits fram för att hjälpa små och medelstora företag som registrerar sig och ansluter sig till ramverket. Här presenteras de åtgärder ditt företag måste vidta för att leva upp till de krav som ställs inom ramen för The Supply Chain Initiative. 1. Registrering Företaget måste först göra en bindande utfästelse att registrera sig genom att företagets europeiska VD eller motsvarande signerar en skriftlig avsiktsförklaring. Därefter ska företaget under en övergångsperiod på cirka sex månader vidta de åtgärder som är nödvändiga för att kunna uppfylla de krav som ramverket stipulerar. Så snart dessa åtgärder har vidtagits kan företaget genomföra sin officiella registrering på Supply Chain Initiatives webbplats genom att lämna den information som krävs för detta (den registrerande chefens namn och titel, kontaktpunkt och intern ombudsman, nationella företagsdata, etc...). Genom att ansluta sig till Supply Chain Initiative åtar sig företaget att respektera såväl principerna för god affärssed för vertikala förbindelser i försörjningskedjan för livsmedel som de skyldigheter som listas i ramverket. 2. Respektera Principerna för god affärssed Förutsatt att de följs, väntas de tio principer om gott uppförande som formulerats av en intressentgrupp med representanter från livsmedelskedjans alla led leda till rättvisare affärsmetoder (Respekt för konsumentens intressen, Kontraktsfrihet, Gott uppförande, Skriftliga avtal, Förutsägbarhet, Efterlevnad av avtal, Informationsutbyte, Sekretess, Riskansvar, Befogad begäran) 3. Informera medarbetarna om företagets engagemang Företaget måste informera alla medarbetare som har löpande kontakter med affärspartners om att man anslutit sig till Supply Chain Initiative och därmed åtagit sig
att efterleva Principerna, samt uppmana medarbetarna att anpassa sitt beteende gentemot leverantörer och inköpare efter Principerna. Förutom självskrivna befattningar som försäljnings- eller inköpsansvariga, bör alla medarbetare som deltar i förhandlingar eller fullföljer affärsavtal upplysas om att dessa principer måste efterlevas (dvs även stödfunktioner såsom ekonomi och bokföring, logistik, merchandising...) 4. Översyn av befintliga affärsavtal Företagsledningen måste kontrollera i vilken mån befintliga affärsregler är förenliga med principerna och anpassa reglerna om så krävs (analys, anpassning, fylla i luckor) 5. Skapa ett tvistlösningsförfarande för hantering av individuella klagomål om överträdelse av principerna Företaget måste skapa ett system där affärspartners öppet kan diskutera efterlevnaden av principerna, med beaktande av att misstag kan begås och bör rättas till, utan rädsla för konflikter eller vedergällning. Man måste dessutom utse en vid affärsförhandlingar oberoende tvistlösningsansvarig eller intern ombudsman. Denna person får agera medlare mellan affärsteamen och övriga inblandade parter. Vid registreringen kan företaget dock hävda att det är för litet för att kunna garantera detta oberoende. Namnet på, och kontaktuppgifterna till, denna person måste publiceras på Supply Chain Initiatives webbplats. Beroende på företagets struktur och komplexitet, kan den tvistlösningsansvarige vara: A) för större organisationer: - någon på företagets avdelning för bolags- eller juridiska frågor som inte deltar i affärsförhandlingen; - En extern ombudsman, exempelvis en pensionerad domare med goda kunskaper om branschen eller en juristbyrå; B) för små och medelstora företag: - en högre chef som är oberoende vid affärsförhandlingar och som anses mest lämplig för uppdraget - vid registreringen kan ett företag intyga att det är för litet för att kunna säkra detta oberoende Små och medelstora företag bör också kontrollera om deras organisation erbjuder en lämplig syndikerad lösning. Den tvistlösningsansvariges uppgift är att: - ta emot klagomål från affärspartners avseende den påstådda överträdelsen av principer(na);
- snabbt besvara affärspartners frågor/klagomål för att bekräfta mottagandet av dessa; - snabbt och objektivt utreda klagomålet internt; - medla med affärspartnern för att försöka nå en lösning på tvisten mellan de två berörda parterna, eller, om det rör sig om ett komplicerat fall, erbjuda ytterligare tvistlösningsåtgärder såsom de i ramverket föreskrivna åtgärderna extern medling, skiljedomsförfarande eller rättsskipning. - notera inkomna klagomål, hur de har hanterats, inom vilken tidsram det skett och vad resultatet blev, för att sedan kunna lämna dessa uppgifter i den årliga enkäten. 6. Utbildning Berörd personal måste utbildas, framför allt inom områden där man har noterat ett gap mellan principerna och företagets befintliga praxis. Utbildningen kan ske på flera olika sätt: - en utbildning om själva Principerna i stil med utbildningen om efterlevnad av lagstiftningen. Ett specialdesignat e- lärningsverktyg finns tillgängligt på engelska, franska och tyska till ett mycket konkurrenskraftigt pris. - Utbildning i beteenden klassundervisning eller andra former av kurser, till exempel rollspel, som företaget eventuellt redan erbjuder. - Nationella organisationer skulle också kunna erbjuda utbildningsverktyg, speciellt sådana som är anpassade för små och medelstora företag. 7. Utse en intern mellanhand för samverkan med styrgruppen Denna uppgift kan anförtros den tvistlösningsansvarige eller någon annan person. Hans/hennes uppgift är att samverka med och ta emot information från Styrgruppen, samt om så krävs, agera utifrån denna input. 8. Informera affärspartners om ert deltagande Detta är inte bara ett sätt att tydligt markera att ert företag förbundit sig att respektera god affärssed, utan också ett stipulerat krav. Systemet är inte normgivande för hur affärspartners bör informeras, utan kräver en proaktiv åtgärd (t ex att skicka ett brev eller e- mail, en referens i kontraktsvillkoren). Ett passivt inlägg på en webbplats skulle inte räcka. 9. Deltagande i den årliga undersökningen Varje signatär måste fylla i enkäten på nationell nivå. Det är en okomplicerad enkät, som ställer en rad kvalitativa och kvantitativa frågor om efterlevandet av principerna, tvistlösningshantering, och ramverkets allmänna slagkraft. Undersökningsresultaten, som presenteras anonymt, gör det möjligt för Styrgruppen att bedöma initiativets slagkraft. Undersökningen kan också hjälpa företagen utvärdera sina egna framsteg inom ramen för initiativet och anpassa sina interna processer och utbildningsinsatser därefter.
CHECKLISTA FÖR FÖRETAGSLEDNINGEN RAMVERK FÖR GENOMFÖRANDE OCH TILLÄMPNING AV PRINCIPERNA FÖR GOD AFFÄRSSSED Åtgärder att vidta (tidssekvens) Ansvarig person/ avdelning Startdatum Tidsåtgång Förväntat slutdatum Datum för slutförande 1. Informera om företagets deltagande i ramverket Principerna och däri ingående åtaganden 2. Se över företagets befintliga affärspraxis och jämför med principerna Jämför med företagets regler för engagemang, policies, eventuella koder Jämför med kontraktsvillkoren i befintliga avtal 3. Utse tvistlösnings- ansvarig person 4. Arrangera utbildning Identifiera berörda medarbetare/ avdelningar/ befattningar 5. Utse intern kontaktperson Bestäm utbildning (om principerna, beteende ) Genomförande av utbildning
6. Informera affärspartners 7. Arrangera intern översyn Definiera den interna processen 8. Besvara obligatorisk enkät Rapportering till ledning Korrigerande åtgärder/utbildning Översättning: DLF