IP STANDARD VERSION 2015:1 GILTIG FRÅN 2015-01-01 IP FRUKT & GRÖNT GRUNDCERTIFIERING Standard för kvalitetssäkrad produktion av bär, frukt, potatis, frilands- och växthusgrönsaker. LIVSMEDELSSÄKERHET
Copyright/Upphovsrätten till denna produkt tillhör Sigill Kvalitetssystem AB, Stockholm, Sverige. Att mångfaldiga innehållet i denna skrift, helt eller delvis, utan medgivande från Sigill Kvalitetssystem AB, är förbjudet enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Förbudet gäller varje form av mångfaldigande: genom tryckning, kopiering etc. Det är endast tillåtet att ladda ner denna skrift som elektronisk fil, skriva ut innehållet och göra en kopia för ändamålet att förbereda och genomföra en IP-certifiering. All annan användning kräver skriftligt medgivande från Sigill Kvalitetssystem AB. GRAFISK FORM OCH PRODUKTION Sigill Kvalitetssystem AB 2014 KONTAKT Sigill Kvalitetssystem AB 105 33 Stockholm Tel: 08-7875950 www.sigill.se info@sigill.se
INNEHÅLL 0 EGENKONTROLL 6 1 ODLINGSPLATSEN 6 2 ETABLERING OCH ÅTGÄRDER I VÄXANDE GRÖDA/KULTUR 7 3 SKÖRD 13 4 HANTERING EFTER SKÖRD INKL KYLNING, LAGRING, PACKNING, TRANSPORT 13 5 SPÅRBARHET OCH MÄRKNING AV PRODUKTER 15 6 GRUNDFÖRUTSÄTTNINGAR FÖR PRODUKTSÄKERHET 15 IP ALLMÄNNA VILLKOR 19 BILAGA 1. FLÖDESSCHEMA 20
IP FRUKT & GRÖNT GRUNDCERTIFIERING VERSION 2015:1 GILTIG FRÅN 2015-01-01 IP FRUKT & GRÖNT GRUNDCERTIFIERING IP ÄR EN STANDARD FÖR KVALITETSSÄKRING IP är en standard för kvalitetssäkrad produktion av livsmedel och prydnadsväxter i hela kedjan från primärproduktion till förädling och hantering. IP Frukt & Grönt Grundcertifiering är en del av IP-standarden. IP-standarden ägs och förvaltas av Sigill Kvalitetssystem AB, ett dotterbolag till LRF. Produktionsreglerna för frukt & grönt finns på två nivåer, Grundnivå och Sigillnivå. Produktionsreglerna för Grundnivån utgörs av utvalda delar av produktionsreglerna på Sigillnivån. För odling av frukt och grönt finns alltså två olika handböcker, en för Grundnivån och en för Sigillnivån. GRUNDNIVÅ Består av utvalda delar av de produktionsregler som ingår i Sigillnivån. Innehåller krav baserade på svensk lag inom livsmedelssäkerhet och djuromsorg. Råvaror som producerats enligt produktionsreglerna på grundnivån betecknas Grundcertifierade råvaror. Användning av Grundcertifierade råvaror berättigar inte till märkning med Svenskt Sigill. SIGILLNIVÅ Innehåller krav baserade på svensk lag inom livsmedelssäkerhet, djuromsorg och miljö samt krav som går utöver lagen. Råvaror som producerats enligt produktionsreglerna på Sigillnivån betecknas Sigillråvaror. Sigillråvaror ska användas vid produktion av produkter som ska märkas med Svenskt Sigill. IP ALLMÄNNA VILLKOR - RAMVERKET FÖR CERTIFIERINGEN IP Allmänna Villkor är den del i standarden där generella krav redovisas för företag som ska certifieras. I IP Allmänna Villkor regleras t.ex. kompetenskrav för revisorer, krav på certifieringsorgan, villkor för certifiering samt hur en revision ska genomföras. Mer information finns längst bak i denna handbok. PRODUKTIONSREGLERNAS OMFATTNING IP Frukt & Grönt Grundcertifiering är öppen för alla företag som odlar frukt och grönt. Anslutning till systemet är frivillig. Reglerna gäller generellt för all verksamhet inom företaget som berör den certifierade produktionen. EGENREVISION OCH ADMINISTRATIV REVISION Egenrevision ska genomföras varje år. Det innebär att reglerna i handboken gås igenom och eventuella avvikelser noteras i en åtgärdsplan och åtgärdas så fort som möjligt. De år revision inte sker på plats ska egenrevisionen kontrolleras av certifieringsorganet, så kallad administrativ revision. Då ska en kopia av åtgärdsplanen för IP Frukt & Grönt Grundcertifiering skickas till det certifieringsorgan verksamheten är ansluten till. Detta görs på papper eller digitalt med verktyget IP Egenrevision. En signerad och daterad åtgärdsplan ska skickas även om det inte finns några avvikelser eller behov av åtgärder noterade från egenrevisionen. EGENREVISION - DIGITALT Egenrevision görs digitalt på www.ipegenrevision.se. En ny användare skapar ett konto genom att fylla i sina kontaktoch företagsuppgifter varvid den eller de checklistor som gäller för den specifika verksamheten sorteras fram. Reglerna ska gås igenom och det ska noteras om de uppfylls eller inte. De regler som inte uppfylls förs automatiskt över till en åtgärdsplan som, via verktyget, skickas in till det certifieringsorgan verksamheten är ansluten till. EGENREVISION MED HANDBOK Reglerna ska gås igenom och det ska noteras om de uppfylls eller inte. Varje krav som besvaras med ett ja ska vara uppfyllt. Svar nej innebär att punkten inte är uppfylld. För punkter som inte berör verksamheten ska alternativet ej relevant användas. Produktionsregler som eventuellt inte uppfylls ska noteras i en åtgärdsplan tillsammans med planerade korrigerande åtgärder. Åtgärdsplanen dateras, signeras och en kopia skickas till det certifieringsorgan verksamheten är ansluten till. EXTERN REVISION AV PRODUKTIONEN PÅ FÖRETAGET Vartannat år kommer en ordinarie, föranmäld extern revision att genomföras på plats i produktionen. Revisionen omfattar granskning av dokumentation; skriftliga rutiner och instruktioner, intyg, analysprotokoll, journaler etc. samt inspektion av pågående produktion anmäld för certifiering. Certifieringsorganet har också en skyldighet att utföra ett visst antal revisioner i form av stickprov, samt därutöver om det finns särskilda skäl att göra speciella uppföljande kontroller. I dessa fall behöver inte revisionen vara föranmäld till företaget. Läs mer om det längst bak i denna handbok. 4 (24)
VERSION 2015:1 GILTIG FRÅN 2015-01-01 IP FRUKT & GRÖNT GRUNDCERTIFIERING GODKÄND REVISION OCH SANKTIONER För godkänd revision krävs att alla eventuella avvikelser har åtgärdats. I undantagsfall kan revisionen godkännas trots att det finns kvarstående avvikelser, men då ska företaget kunna presentera en trovärdig åtgärdsplan. Om revisionen inte blir godkänd kan företaget bli avstängt och i sämsta fall uteslutet. Mer information om sanktioner och hur de hanteras, finns längst bak i denna handbok samt i IP Allmänna Villkor. KRITISKA REGLER är markerade med en röd oval. Det är regler som är särskilt viktiga för livsmedelssäkerheten, spårbarheten eller redligheten och därmed IP-standardens värdegrund. Avvikelser på de kritiska reglerna ses som särskilt allvarliga för trovärdigheten och kan leda till avstängning eller uteslutning. FÖRETAGETS ÅTAGANDEN Ett företag som är certifierat enligt IP Frukt & Grönt Grundcertifiering har följande åtaganden: Relevanta lagar och förordningar ska följas i den certifierade verksamheten. Om verksamheten är tillstånds- eller anmälningspliktigt ska kopia på tillstånd/anmälan kunna uppvisas vid revision. Skyldighet att ta del av förändringar i reglerna som Sigill Kvalitetssystem AB meddelar. Ansvara för att tjänsteleverantörer får information om kraven och åtar sig att uppfylla reglerna. Ansvara för att mark, byggnader, maskiner etc. som används i verksamheten uppfyller reglerna även om ägaren inte är det certifierade företaget. Medverka vid och underlätta så att revisioner kan genomföras på företaget, vilket också gäller oanmälda revisioner. Skyldighet att till certifieringsorganet anmäla alla planerade förändringar i produktionen, som kan ha betydelse för certifieringen (t.ex. ägarbyte och utvidgning av verksamheten). ÖPPENHET Uppgifter om de certifierade företagen, t.ex. namn och adressuppgifter publiceras på Sigill Kvalitetssystem ABs hemsida, www.sigill.se, om företaget gett sitt samtycke. 5 (24)
IP FRUKT & GRÖNT GRUNDCERTIFIERING VERSION 2015:1 GILTIG FRÅN 2015-01-01 0 EGENKONTROLL Regelbunden egenkontroll ingår i certifieringen och bidrar till IP-standardens trovärdighet. UPPFYLLS REGELN? KONTROLLPUNKT VERIFIERINGSKRAV JA NEJ EJ REL. 0.1 Företaget ska beskrivas i ett årligt uppdaterat flödesschema som täcker alla arbetsmoment och all användning av insatsvaror. Se mall Bilaga 1. a) Om en mall för flödesschema används ska det göras tydliga markeringar i schemat, som visar vad som överensstämmer med den verksamhet som bedrivs på företaget. Även planerade och/ eller genomförda förändringar i verksamheten ska tydligt markeras och/eller kommenteras. b) Varje uppdatering ska dateras med år-mån-dag, och signeras direkt på flödesschemat. 0.2 Företaget ska årligen genomföra en egenrevision och bedöma om det finns några livsmedelsrisker för de produkter som ingår i certifieringen. Egenrevisionen ska omfatta hela produktionskedjan fram till och med leveransfärdig produkt eller till den punkt då mottagaren övertar produktansvaret. Risker som identifieras ska åtgärdas och/eller förebyggas med lämpliga åtgärder. a) Egenrevisionen ska genomföras genom att fylla i regelhandbokens checklista under beaktande av de eventuella förändringar som noterats i flödesschemat. b) Egenrevision och tillhörande riskbedömning skall göras utifrån företagets egna förutsättningar. Alla steg i processen fram till färdig produkt ska ingå. Även insatsvaror, t.ex. gödseloch växtskyddsmedel, material, redskap och lokaler, som används i produktionen ska bedömas. c) Nödvändiga kompletteringar, utöver vad som ingår i handboken, liksom åtgärder som vidtagits för att åtgärda eller förebygga identifierade risker ska dokumenteras. d) Den årliga genomgången och uppdateringen av riskanalysen ska bekräftas skriftligt med datum och signatur av ansvarig person. e) Egenrevisionen ska redovisas till det certifieringsorgan som företaget anlitat senast angivet sista datum. 1 ODLINGSPLATSEN En riskbedömning av odlingsplatsen är en grundförutsättning för en säker produktion. Resultatet från riskbedömningen används som ett verktyg för att bestämma hur produktionen ska bedrivas och vad som ska odlas på platsen. UPPFYLLS REGELN? KONTROLLPUNKT VERIFIERINGSKRAV JA NEJ EJ REL. 1.1 Det ska göras en riskbedömning för varje ny, tillkommande produktionsplats samt för befintliga platser om verksamhet eller förutsättningar och omständigheter för produktion förändras. Stödmaterial: Checklista för ny odlingsplats a) Företaget ska kunna visa en dokumenterad riskbedömning där man tagit hänsyn till risker för; - livsmedelssäkerhet - miljö. b) Det ska framgå av bedömningen att den omfattar; - tidigare verksamhet på platsen - den nya verksamhetens påverkan på angränsande produktion och omgivande miljö. c) Finns det tvivel om platsens lämplighet måste man förvissa sig om den är lämplig eller inte, t.ex genom kompletterande analys av jord. Observera risker för höga halter av kadmium i rotfrukter och brödspannmål (vete och havre). Om en produktionsplats bedöms som olämplig för verksamheten, ska företaget avstå från att ta den i bruk. 6 (24)
VERSION 2015:1 GILTIG FRÅN 2015-01-01 IP FRUKT & GRÖNT GRUNDCERTIFIERING IP ALLMÄNNA VILLKOR REGLER SOM GÄLLER FÖR HELA IP-STANDARDEN I IP Allmänna Villkor beskrivs i detalj vilka krav som ställs på företag som ska certifieras, hur revision ska genomföras och vilken kompetens certifieringsorganen ska ha. Dokumentet kan laddas ner från www.sigill.se eller beställas från Sigill Kvalitetssystem AB. Här följer en sammanfattning. OLIKA TYPER AV REVISIONER För att kontrollera att produktionsreglerna uppfylls sker regelbundna revisioner: EGENREVISION genomförs varje år. Det innebär att företaget går igenom handboken med produktionsreglerna. Eventuella avvikelser ska noteras i en åtgärdsplan, och åtgärdas snarast. ADMINISTRATIV REVISION sker de år revision på plats inte sker. Egenrevisionen kontrolleras av certifieringsorganet, så kallad administrativ revision. Då ska en kopia av åtgärdsplanen från egenrevisionen skickas till certifieringsorganet som kontrollerar att eventuella avvikelser åtgärdas och beslutar om fortsatt certifiering. REVISION PÅ PLATS sker minst vartannat år. Då kommer en revisor från certifieringsorganet ut till företaget och går igenom dokumentationen och inspekterar produktionen. Alla produktionsregler kontrolleras och eventuella avvikelser noteras. STICKPROVSREVISIONER genomförs varje år på 5 % slumpmässigt utvalda företag för att kontrollera att reglerna följs även under mellanåret. EXTRAREVISIONER kan genomföras om certifieringsorganet har anledning att misstänka att kraven för certifiering inte uppfylls. Dessa revisioner kan vara oanmälda. RESULTAT AV REVISIONEN Efter revisionen på plats skriver revisorn ett revisionsprotokoll med eventuella avvikelser tillsammans med uppgift om vad som ska åtgärdas. Både företaget och revisorn ska godkänna protokollet. Därefter ska avvikelserna åtgärdas inom 28 dagar (3 månader vid inträdesrevision). GODKÄND REVISION För att revisionen ska bli godkänd ska alla avvikelser vara åtgärdade. I vissa specialfall kan certifieringsorganet godkänna en revision trots att det finns avvikelser kvar. Då krävs en godkänd åtgärdsplan som tydligt beskriver hur det ska gå till, och någon form av bevis på att det kommer att ske, till exempel en beställning från en hantverkare. EJ GODKÄND REVISION Om avvikelserna inte åtgärdats i tid kan certifieringsorganet besluta om att stänga av företaget tills åtgärderna är genomförda. Avstängning kan gälla hela företaget eller en del av verksamheten. Om avvikelserna ändå inte åtgärdas riskerar företaget att bli uteslutet. Uteslutning kan också ske vid upprepad avvikelse på en kritisk punkt eller om avvikelsen är så allvarlig att den riskerar att allvarligt skada IP-standardens trovärdighet. Vid avstängning och uteslutning får företaget inte uppge eller beteckna råvaror som certifierade enligt IP Frukt & Grönt Grundcertifiering. Det gäller råvaror som producerats före, eller under tiden för avstängning eller uteslutning. CERTIFIKAT Certifikatet som utfärdas efter godkänd revision är ett bevis på att reglerna i IP Frukt & Grönt Grundcertifiering uppfylls. Det är giltigt i 24 månader under förutsättning att alla åtaganden i regelhandboken och i IP Allmänna Villkor uppfylls. Det förutsätter också att verksamheten inte förändras i någon större omfattning. Om det finns några särskilda villkor för certifieringen anges de på certifikatet. REKLAMATIONER OCH ÖVERKLAGAN AV BESLUT Eventuella klagomål på revisionens genomförande: bokning, bemötande, bedömningar etc., ska lämnas direkt till certifieringsorganet. De är skyldiga att ha rutiner för att hantera klagomål. UTTRÄDE Utträde ur systemet sker på egen begäran till certifieringsorganet. Råvaror eller produkter som produceras efter datum för utträde är inte Grundcertifierade råvaror. KOMPETENTA REVISORER Certifieringsorganen ska ha revisionsledare som leder revisionsarbetet och revisorer som genomför revisioner ute hos företagen. Detaljerade kompetenskrav ställs på revisorerna. De ska ha både teoretisk och praktisk kunskap om de verksamheter de reviderar. För att bedömningarna ska bli så lika som möjligt mellan olika revisorer och certifieringsorgan genomförs regelbundet kalibreringar. SEKRETESS Certifieringsorganen är skyldiga att lämna ut uppgifter om att ett företag är certifierat. Däremot måste information om verksamheten hos certifierade företag behandlas konfidentiellt. Om företaget vill byta certifieringsorgan övergår dock alla uppgifter om företaget till det nya certifieringsorganet. Swedac som är den myndighet som övervakar certifieringsorganens arbete får också tillgång till uppgifter om anslutna företag. Sekretess gäller även för Swedac. ÖVERFLYTTNING AV ANSVARET FÖR CERTIFIERING Överflyttning och erkännande av befintliga certifikat innebär överflyttning av ansvaret för certifieringen från ett certifieringsorgan till ett annat. Det nya accepterande certifieringsorganet ska utvärdera certifieringen och försäkra sig om att inga hinder för fortsatt certifiering finns. Utvärderingen ska ske genom att den sökande bekräftar att certifieringsvillkoren uppfylls genom dokumentation. Certifieringsorganet gör i de flesta fall också ett besök hos det sökande företaget. UTGÅVA AV NYA REGLER Sigill Kvalitetssystem AB meddelar när nya regler har publicerats, antingen på hemsidan eller genom utskick. Samtidigt meddelas också datum då de nya reglerna börjar gälla. 19 (24)
VERSION 2015:1 GILTIG FRÅN 2015-01-01 IP FRUKT & GRÖNT GRUNDCERTIFIERING SIGILL KVALITETSSYSTEM AB 105 33 STOCKHOLM TEL 08-787 59 50 WWW.SIGILL.SE 25 (24)