Statsbidrag inom flyktingmottagandet

www.pwc.se Revisionsrapport Jukka Törrö Hanna Holmberg Statsbidrag inom flyktingmottagandet Sundsvalls kommun December

Statsbidrag inom flyktingmottagandet Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Uppdrag och revisionsfråga... 3 2.2. Avgränsning och metod... 4 2.3. Bakgrund statsbidrag inom flyktingmottagandet... 4 3. Resultat av granskningen... 6 3.1. Övergripande ansvarsfördelning... 6 3.2. Hantering av grund- och schablonersättning m.m.... 6 3.2.1. Fördelning inom kommunen... 7 3.2.2. Bedömning... 9 3.3. Rutiner för ansökning av statlig ersättning... 10 3.3.1. Förvaltningen för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration, FAVI... 10 3.3.2. Socialförvaltningen... 10 3.3.3. Barn- och utbildningsförvaltningen... 12 3.3.4. Bedömning... 14 3.4. Rutiner för ekonomisk redovisning... 14 3.4.1. Bedömning... 15 3.5. Nämndernas interna kontroll... 15 3.5.1. Bedömning... 16 December Sundsvalls kommun

1. Sammanfattning och revisionell bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sundsvalls kommun granskat kommunens hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmottagandet. Vår samlade bedömning är att: Ansvariga nämnder har inte en fullt tillräcklig intern kontroll som säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till. Statliga ersättningar redovisas inte i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed. Nämnderna bör se över: - Att kostnader och intäkter avseende flyktingmottagande hänförs till rätt period. - Hur stor andel av sökta medel som periodiseras i samband med delårsbokslut och årsbokslut, eventuell tillämpning av försiktighetsprincip. Sammanfattande iakttagelser utifrån våra kontrollmål: Fördelning av statsbidrag för flyktingmottagandet är fastställd mellan berörda nämnder. Det är tillfredsställande att det finns en politiskt fastställd fördelning mellan nämnder/verksamheter av schablonersättning inom det ordinarie flyktingmottagandet. Denna bör emellertid förankras i fullmäktige. Nuvarande fördelningsmodell innebär dock en snedvriden fördelning förvaltningarna emellan då den baseras på en hypotes om mottagande och inte faktiskt mottagande. Fördelningen bör även kompletteras med samtliga ersättningar som tillfaller kommunen automatiskt, såsom grundersättning, ersättning för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd, majersättning, schablonersättning för ensamkommande barn etc. Fördelning av medel som rör mottagande av ensamkommande barn bör dokumenteras på ett motsvarande sätt. Rutiner för ansökning av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet är tillförlitliga och säkra. Det saknas fullt ändamålsenliga rutiner för ansökan av statlig ersättning inom förvaltningarna och verksamheter. Befintliga rutiner och ansvarsfördelning behöver dokumenteras genomgående och i flera fall vidareutvecklas. Avsaknaden av dokumenterade rutiner innebär en risk för att vissa typer av ersättningar kan falla mellan stolarna, inte minst vid personalförändringar. Sundsvalls kommun 1 av 18

Barn- och utbildningsförvaltningen söker regelbundet läsårsersättning för asylsökande barn och ungdomar. I flera fall har förvaltningen fått avslag på betydande belopp. En brist är att förvaltningen inte har någon uppföljning av extraordinära kostnader för asylsökande barn och elever varför inga ansökningar skett inom området. Detta är anmärkningsvärd mot bakgrund av det bor flera hundra asylsökande barn och ungdomar i kommunen. FAVI söker regelbundet ersättning för vissa särskilda kostnader bl.a. för mottagande av kvotflyktingar. Socialförvaltningen söker regelbundet ersättningar för belagda platser samt placeringar utöver överenskommelse, utredningskostnader m.m. för ensamkommande barn. Förvaltningen har sökt ersättning även för placeringar av andra asylsökande barn och barn med uppehållstillstånd. Vidare har vi verifierat att ansökningar förekommit gällande äldre och funktionshindrade. Det har också skett ansökningar avseende ekonomiskt bistånd. Anslutning till Migrationsverkets nya e-tjänst för ansökning av ersättningar rekommenderas. Verktyget förenklar arbetet och ger också bättre möjlighet till översikt och ekonomiskt uppföljning Statliga ersättningar redovisas i enlighet med god redovisningssed. Förvaltningarnas ekonomiska redovisning av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet uppfyller inte kraven enligt god redovisningssed. Det skiljer sig huruvida förvaltningarna periodiserar intäkter från Migrationsverket. Socialförvaltningen periodiserar exempelvis inte alls, vilket innebär att intäkter redovisas på fel period/år. Barn- och utbildningsförvaltningen periodiserar intäkter och bokar upp ansökta belopp fullt ut som förväntade intäkter. Vi anser att uppbokning bör ske utifrån en försiktighetsprincip som tar hänsyn till risken för avslag och därmed även minskad risk för högt uppskattade intäkter. Området omfattas av nämndernas interna kontroll. Ingen av de granskade nämnderna har särskilt uppmärksammat statliga ersättningar inom flyktingmottagandet inom ramen för den interna kontrollen år Enligt vår bedömning bör nämnderna stärka den interna kontrollen avseende statliga ersättningar inom flyktingmottagandet för att säkerställa att kommunen får del av de ersättningar som man har rätt till. Sundsvalls kommun 2 av 18

2. Inledning Det kommunala flyktingmottagandet baseras på överenskommelser med Migrationsverket och finansieras av statsbidrag. Sundsvalls kommun har en överenskommelse (ö k) om ett mottagande av 180-220 nyanlända flyktingar inkl. anhöriga per år. 1 Förra året (2013) uppgick det faktiska mottagandet emellertid till 330 nyanlända och till och med oktober i år har 278 personer tagits emot i kommunen. Kommunen har även en överenskommelse att tillhandahålla 20 boendeplatser varav 5 ska vara tillgängliga för asylsökande barn. 2 Under har Sundsvalls fått fler anvisade barn än avtalade platser p.g.a. att antalet ensamkommande barn som kommit till Sverige ökat kraftigt och Migrationsverket genom en lagändring fått utvidgade anvisningsmöjligheter sedan årsskiftet. Vid tillfället för denna granskning pågick en diskussion om eventuell utökning av platsavtalet. Därutöver bor cirka 1 000 asylsökande, varav flera hundra barn, inskrivna hos Migrationsverket i kommunen (okt ). 3 Den statliga ersättning som kommunen har rätt till regleras i ett antal förordningar. Olika bestämmelser gäller för personer med uppehållstillstånd och asylsökande. Vissa ersättningar utbetalas per automatik enligt folkbokföringsuppgifter. Andra ersättningar behöver kommunen ansöka om särskilt. Frågan om statsbidrag berör flera nämnders verksamheter, t ex flyktingmottagning, individ- och familjeomsorg, äldre- och funktionshinderomsorg, samt skola och barnomsorg. För att kommunen ska få ersättning krävs både kunskap och välfungerande rutiner. Annars finns en risk att ansökningar uteblir och att verksamheterna missar viktiga intäkter. 2.1. Uppdrag och revisionsfråga På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har granskat kommunens rutiner för hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmottagandet. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Har ansvariga nämnder en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till? Redovisas statliga ersättningar för flyktingmottagandet i enlighet med Rådet för kommunal redovisnings rekommendation 18 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar? Granskningen utgår från följande kontrollmål: 1 Överenskommelse om mottagande och bosättning av nyanlända invandrare, 2013-06-12, Länsstyrelsen Västernorrland dnr. 851-1931-12. 2 Aktuellt om ensamkommande barn, Migrationsverket nov. 3 Statistik från Migrationsverket -11-01. Sundsvalls kommun 3 av 18

Fördelning av statsbidrag för flyktingmottagandet är fastställd mellan berörda nämnder. Rutiner för ansökning av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet är tillförlitliga och säkra. Statliga ersättningar inom flyktingmottagandet omfattas av nämndernas interna kontroll. Granskningens bedömningar utgår från följande revisionskriterier: Överenskommelser om flyktingmottagande. Statliga förordningar som reglerar bidrag till kommuner för nyanlända och asylsökande. Kommunal redovisningslag och regler och riktlinjer inom området. 2.2. Avgränsning och metod Granskningen avser nämnden för vuxenutbildning, arbetsmarknad och integration, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. Överförmyndarnämnden Mitt ingår inte i granskningen. Intervjuer har skett med tjänstemän inom berörda förvaltningar: FAVI: Verksamhetschef och två samordnare integrationsenheten, administrativ chef vuxenutbildning, ekonomer (integration och övergripande). Socialförvaltningen: enhetschef ek. bistånd, enhetschef barn och utredning, områdeschef Estonte ensamkommande barn, socialsekreterare barn och familj, ekonomer (socialtjänst samt äldre, stöd och behandling). Barn- och utbildningsförvaltningen: chef centrum för flerspråkigt lärande, chef modersmålsundervisning m.m., ekonom, controller och systemförvaltare ekonomienheten. Inför rapportens slutförande har faktaavstämning skett med intervjuade, samt kompletterande kontakter inom förvaltningarna. Granskning har skett av beslut och rutiner för hantering och ansökan av statsbidrag. Samtliga verksamheter har fått redovisa ansökningar och beslut om ersättning från Migrationsverket, samt vissa utdrag från ekonomisystemet för att verifiera redovisning av intäkter. 2.3. Bakgrund statsbidrag inom flyktingmottagandet De sammanlagda statsbidragen som årligen betalas ut till landets kommuner för insatser inom flyktingmottagandet uppgår till mångmiljardbelopp. Detta regleras i ett antal förordningar. Det är i första hand Migrationsverket som handlägger och utbetalar ersättning till kommunerna, men vissa bidrag för regionala utvecklingsinsatser handläggs av Länsstyrelsen. Sundsvalls kommun 4 av 18

Ersättningar som rör kommunmottagna personer med uppehållstillstånd (inkl. anhöriga och ensamkommande barn) regleras i den s.k. nya ersättningsförordningen (NyErsF). 4 Den gäller samtliga personer som tagits emot efter 1 dec 2010. När det gäller ersättningar för personer som tagits emot dessförinnan gäller fortfarande den förra ersättningsförordningen (ErsF). 5 Ersättningar som rör asylsökande personer (inkl. ensamkommande barn) i kommunen regleras i den s.k. asylersättningsförordningen (AsylErsF). 6 Vissa ersättningar ges schablonmässigt, medan andra motsvarar faktiska kostnader eller andel av kostnader. En del ersättningar innehåller tröskelvärden som behöver uppnås för att ersättning ska beviljas. Kommunen behöver vid ansökan lämna in underlag som styrker behov av insatser och kostnader. Kommunen kan också i viss mån enligt förordningarna ovan söka ersättning för andra målgrupper, såsom personer som sökt uppehållstillstånd av andra skäl än asyl eller beviljats tidsbegränsat uppehållstillstånd av medicinska skäl eller i egenskap av bevisperson i rättegång. I denna granskning bortses dock från sådana ersättningsformer. Ersättningsområdet är föränderligt. Exempelvis har reformer inneburit flera ändringar i ovan nämnda förordningar under 2013 och. Ett annat exempel är att s.k. papperslösa barn sedan mitten av 2013 har rätt att gå i skolan på samma villkor som andra barn, där ersättning till kommuner handläggs av Skolverket i enlighet med en ny förordning. 7 4 Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar (NyErsF). 5 Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. (ErsF) 6 Förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. (Asyl ErsF) 7 Barn som vistas i Sverige utan giltigt uppehållstillstånd; Förordning (2013:361) om statsbidrag för utbildning för barn som vistas i landet utan tillstånd Sundsvalls kommun 5 av 18

3. Resultat av granskningen 3.1. Övergripande ansvarsfördelning I Sundsvalls kommun berörs ett flertal nämnder av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Medan vissa nämnder har ett ansvar inom själva mottagandet, tillhandahåller andra nämnder t.ex. skol- och välfärdsinsatser som kan omfatta asylsökande och nyanlända personer med uppehållstillstånd. Det innebär att de nämnder som omfattas av denna granskning har möjlighet att få del av statliga ersättningar för vissa kostnader. Nämnden för vuxenutbildning, arbetsmarknad och integration (NAVI) ansvarar bl.a. för ordinarie flyktingmottagande, sfi och samhällorientering, vuxenutbildning, samt arbetsmarknadsfrågor. Arbetet sker inom förvaltningen för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration (FAVI) på uppdrag från nämnden. Flyktingmottagande inkl. sfi och samhällsorientering finansieras av grund- och schablonersättningar som utbetalas automatiskt. Kostnader möjliga att återsöka ersättning för är bl.a. initiala kostnader vid mottagande av s.k. kvotflyktingar 8. Socialnämnden (SN) ansvarar bl.a. för myndighetsutövning och insatser inom ekonomiskt bistånd, individ- och familjeomsorg enligt SoL, LVU/LVM, hemtjänst, särskilt boende, kommunal hälso- och sjukvård, samt insatser inom funktionshinderomsorgen enligt LSS/LASS. Ensamkommande barn hör också till socialnämndens ansvar. Det är Socialförvaltningen som bedriver verksamheten på nämndens uppdrag. Återsökningsbara kostnader kan uppstå inom samtliga ovannämnda verksamheter. Till Barn- och utbildningsnämnden (BUN) förskola inkl. förskoleklass, grundskola, samt gymnasieskola där det är möjligt att söka statliga ersättningar för asylsökande barns skolgång. Verksamheten bedrivs inom Barn- och utbildningsförvaltningen på uppdrag av nämnden. 3.2. Hantering av grund- och schablonersättning m.m. Sundsvalls kommun erhåller årlig grundersättning för ordinarie flyktingmottagande, samt schablonersättning för nyanlända flyktingar och deras anhöriga. Grundersättningen uppgick år 2013 till 444 tkr per kommun som har en överenskommelse om ordinarie flyktingmottagande. Fr.o.m. 1 januari har beloppet halverats och kompletterats med en prestationsbaserad del. De kommuner i landet som har ett högre mottagande i förhållande till befolkningen än andra kommuner får extra ersättning per mottagen. Sundsvall hör inte till dessa kommuner. 8 Kvotflyktingar är personer som ingår i UNHCR:s kvot för vidarebosättning från flyktingläger runtom i världen. Flyktingarna har, till skillnad från asylsökande, fått sin asylprövning genomförd utomlands innan avresa till Sverige. Sundsvalls kommun 6 av 18

Alla kommuner, inklusive Sundsvall, får även extra ersättning för anvisningar från Migrationsverkets anläggningsboenden eller mottagande av kvotflyktingar. Grundbeloppet utbetalas automatiskt vid årets början, medan övriga delar utbetalas två månader efter att en person mottagits i kommunen. Schablonersättningen utbetalas automatiskt av Migrationsverket kvartalsvis under en tvåårsperiod. Den avser finansiering av kommunens insatser för praktiskt mottagande, introduktion i skolan, sfi och samhällsorientering m.m. Kommunen erhåller även schabloniserad ersättning för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd innan etableringsersättning kommer igång. För ensamkommande barn lämnas på motsvarande sätt årlig grundersättning á 500 tkr. Vidare ges en engångsschablon om 30 tkr för barn som beviljats uppehållstillstånd. Övriga ersättningar för målgruppen ansöks särskilt. Dessutom fördelar Migrationsverket årligen ut sammanlagt 50 mnkr i en årlig ersättning för förebyggande stödinsatser för asylsökande barn enligt Socialtjänstlagen (SoL) utifrån hur många asylsökande barn som är bosatta i respektive kommunen (s.k. majbidrag). Detta kräver heller ingen ansökan. 3.2.1. Fördelning inom kommunen Det framgår av intervjuer att grundersättning och schablonersättning för ordinarie flyktingmottagande tillfaller NAVI. NAVI beslutade om en fördelning av schablonersättning till andra nämnder/förvaltningar i september år 2011. 9 Förslaget hade tagits fram av förvaltningen mot bakgrund av att flyktingmottagandet hade reformerat vid årsskiftet 2010/11. Den s.k. etableringsreformen innebar att Arbetsförmedlingen tog över samordning av arbetsmarknadsinriktade insatser för de nyanlända och att kommunen fortsatt skulle ansvara för mottagande, sfi/samhällsorientering och skola för barn och unga. Reformen innebar väsentligt sänkt ersättning till kommuner, då de inte längre hade samma helhetsansansvar eller behövde betala ut ersättning till deltagare. NAVI:s beslutade fördelning innebär att den nuvarande schablonersättningen för kommunmottagna (83 tkr för vuxna och barn och 52 tkr fr. 65 år) fördelas enligt följande: Verksamhet Vuxna (kr) Vuxna (%) Barn och unga (kr) Mottagande (FAVI) 4 000 5 4 000 5 Samhällsorientering (FAVI) 6 000 7,5 Barn och unga (%) Försörjningsstöd år 3 (SOC) 15 000 18,75 15 000 18,75 Sfi (FAVI) 35 000 43,75 Skola Barn och unga (B&U) 30 000 37,5 Biblioteksstöd (K&F) 500 0,62 500 0,62 9 2011-09-21 83. Sundsvalls kommun 7 av 18

Fritidsverksamhet (K&F) 5 000 6,25 Kompletterande etableringsinsatser (FAVI) 19 500 24,38 19 500 24,38 Totalt 80 000 100 80 000 100 Beräkningen ovan baseras på schablonersättning om 80 tkr som gällde vid tidpunken. Under våren har fördelningen utvärderats av FAVI. 10 I samband med detta har FAVI lyssnat av övriga förvaltningars perspektiv. Under våra intervjuer påpekar representanter från andra förvaltningar att dialog och samverkan behöver fördjupas. NAVI har behandlat utvärderingen i juni och överlämnat den till utsedd fullmäktigeberedning. 11 Den faktiska fördelningen av schablonersättning mellan nämnder/förvaltningar år 2013 var enligt utvärderingen följande: Verksamhet Vuxna (tkr) SOC 6 725 K&F 1 502 B&U 4 718 FAVI Vux 4 479 FAVI AoI 3 767 Totalt 21 191 Tjänstemän på FAVI uppger att man under börjat föra in samtliga mottagna i verksamhetssystemet ProCapita och att det numera sker en kontroll gentemot Migrationsverkets utbetalningslistor om kommunen fått schablonersättning för samtliga mottagna. Detta noteras i verksamhetssystemet. Om ingen schablon utbetalats för en viss person så kontaktas bosättnings- och statsbidragsenheten inom Migrationsverket. Av intervjuer samt utvärderingen ovan framgår att FAVI fördelar medlen utifrån en hypotes om ett genomsnittligt mottagande om 200 personer per år varav 70 % vuxna och 30 % barn. En svårighet med detta tillvägagångssätt är att andelen vuxna/barn varierar och var exempelvis 40 % vuxna och 60 % barn år 2013. Det innebär att för lite medel riktas till barn- och utbildningsförvaltningen och för mycket till FAVI. Av intervjuer och ekonomiunderlag framgår att det inte sker någon avstämning att justera fördelningen utifrån årets faktiska mottagande. Utvärderingen pekar på att detta behöver åtgärdas inför kommande år och föreslår att individens ålder utgör grund för löpande fördelning under året. Utvärderingen lämnar förslag till ny fördelningsnyckel. 10 Utvärdering av Sundsvalls kommuns fördelning av flyktingschablonen, -05-05. 11-06-11 41. Sundsvalls kommun 8 av 18

Utvärderingen för också en diskussion om ansvarsfrågan gällande beslut om fördelning gällande flyktingmedel. Det framgår inte av NAVI:s reglemente att de har i uppdrag att fördela medel inom flyktingmottagandet. Den fastställda fördelningen som NAVI fattat beslut om tar inte upp vilken förvaltning som tar del av grundersättning för ordinarie flyktingmottagande. Det berör inte heller motsvarande fördelning av grundersättning för ensamkommande barn. Av intervjuer framgår att dessa medel tillförs till socialförvaltningen, samt att 500 tkr fördelas till överförmyndaren. Dokumentet tar heller inte upp fördelning av andra ersättningar som betalas ut automatiskt till kommunen såsom initial ersättning för ekonomiskt bistånd (s.k. glappersättning), s.k. majersättning eller engångsschablon för ensamkommande barn som fått uppehållstillstånd. Av intervjuer framgår att FAVI för över månadsvis inkommen glappersättning till socialförvaltningen. Engångsschablon för ensamkommande barn utbetalas enligt uppgift direkt till socialförvaltningen. År tilldelades Sundsvalls kommun 628 tkr i s.k. majersättning, som avser att finansiera förebyggande insatser inom socialtjänstens område (t.ex. öppenvård) för asylsökande barn i kommunen. Denna har tillförts socialförvaltningen. Tjänstemän uppger att medlen inte avsatts för riktade insatser till målgruppen, utan utgör en form av grundfinansiering för verksamheten. 3.2.2. Bedömning Det är tillfredsställande att det finns en politiskt fastställd fördelning mellan nämnder/verksamheter av schablonersättning inom det ordinarie flyktingmottagandet. Det är också positivt att det våren skett en utvärdering av fördelningen i samråd med berörda förvaltningar på uppdrag från NAVI. Nuvarande fördelningsmodell innebär dock en snedvriden fördelning förvaltningarna emellan då den baseras på en hypotes om mottagande och inte faktiskt mottagande. Vi vill emellertid, i enlighet med utvärderingen, uppmärksamma att NAVI:s reglemente i dagsläget inte innehåller ett tydligt medgivande till fördelning av flyktingmedel över nämndgränser. Således bedömer vi att beslut om fördelning behöver fastställas av fullmäktige. Vi anser vidare att fördelningen av schablonersättning inom det ordinarie flyktingmottagandet bör kompletteras med samtliga ersättningar som tillfaller kommunen automatiskt, såsom grundersättning, ersättning för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd, majersättning, samt engångsschablon ensamkommande barn etc. Fördelning av medel som rör mottagande av ensamkommande barn bör också dokumenteras och fastställas på motsvarande sätt. Sundsvalls kommun 9 av 18

3.3. Rutiner för ansökning av statlig ersättning Som inledningsvis nämnts kan det uppstå återsökningsbara kostnader inom alla de nämnders verksamhetsområden som ingår i granskningen. Av intervjuer framgår att alla tre förvaltningar hanterar återsökningar inom sina verksamhetsområden. Det finns ingen kommunövergripande rutin som visar vilken förvaltnings som söker vilka medel. Nedan redogörs för förvaltningarnas arbete utifrån genomförda intervjuer. 3.3.1. Förvaltningen för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration, FAVI Förvaltningens insatser inom det ordinarie flyktingmottagandet, såsom praktiskt stöd, sfi och samhällsorientering, finansieras av grund- och schablonersättning. Möjligheten att återsöka ersättning för andra kostnader inom dessa verksamheter är relativt begränsad. I stort sett kan de handla om ersättning för vissa tomhyror, samt initiala kostnader vid mottagande av kvotflyktingar samt familjer/individer med särskilda behov. En av förvaltningens integrationssamordnare ansvarar för arbetet med återsökning. Denne har tagit fram en kortfattad rutin som i korthet innebär att ansökan ska ske, kopia på ansökan samt beslut från Migrationsverket sparas samt lämnas till ekonom. 12 Ansökta ersättningar För att verifiera inom vilka områden återsökning skett inom FAVI har vi begärt redovisning av återsökningar hösten 2013 och våren (sammanställningen gör inte anspråk på att ge en fullständig bild av totala intäkter från Migrationsverket i perioden): Vissa särskilda kostnader (kvotflyktingar m.fl.) Ersättning beviljats om ca 52 tkr, samt väntar på beslut om ca 15 tkr. 3.3.2. Socialförvaltningen Socialförvaltningens tjänstemän förklarar att alla enheter bevakar återsökningsbara enheter och ansöker om statlig ersättning. Det finns ingen förvaltningsgemensam rutin på området och det varierar i vilken utsträckning enheterna tagit fram dokumenterade rutiner. Den rutin vi tagit del av rör återsökning beträffande äldre, sjuka och funktionshindrade, varaktig hälso- och sjukvård, placeringar av barn, samt utredningskostnader för ensamkommande barn. 13 Av rutinen framgår bl.a. att handläggare ansvarar för att underrätta den funktion som återsöker bl.a. om nya ärenden om hemtjänst, varaktig vård mm. I vissa fall utgår den som återsöker från uppgifter i verksamhetssystem. Rutiner i övrigt som fångats upp genom intervjuer är: 12 Rutiner rörande återsökning av medel hos Migrationsverket -09-18. 13 Rutin för återsökning från Migrationsverket, 2013-11-07. Sundsvalls kommun 10 av 18

Enheten utredning barn och ungdom återsöker resekostnader, utredningskostnader för ensamkommande barn, samt eventuella andra kostnader t.ex. jourplacering. Enheten barn och familj placeringar och utredningar söker för placeringskostnader för barn, ensamkommande barn som inte är placerade på kommunens gruppboende. Ensamkommande barnverksamheten söker ersättning för belagda platser kvartalsvis, samt faktiska kostnader för överbeläggning, transportkostnader. Enheten ekonomiskt stöd bevakar och ansöker om ersättning vissa försörjningsstödskostnader, t.ex. nyanlända som inte har rätt till etableringsplan eller har nedsatt etableringsplan. Vidare uppges berörda ekonomer underrättas av ansökta ersättningar, så att medlen kan föras till rätt verksamhet. Ansökta ersättningar För att verifiera inom vilka områden återsökning skett inom Socialförvaltningen har vi begärt redovisning av återsökningar hösten 2013 och våren (sammanställningen gör inte anspråk på att ge en fullständig bild av totala intäkter från Migrationsverket i perioden): Belagda platser ensamkommande barn enligt överenskommelse Ersättning beviljats om ca 1,1 mnkr, samt väntar på beslut om ca 540 tkr. Observera att ovanstående belopp avser de extra 300 kr som söks för belagda dygn (1600 +300 kr = 1900 kr) medan 1 600 kr/plats och dygn utbetalas automatiskt. Placeringar asylsökande barn inkl. ensamkommande barn utöver överenskommelse Ersättning beviljats om ca 5,6 mnkr, samt väntar på beslut om ca 2,3 mnkr. Placeringar ensamkommande barn PUT utöver överenskommelse Ersättning beviljats om ca 9 mnkr. Utredningskostnader ensamkommande barn Ersättning beviljats om ca 310 tkr, beslut väntas om ca 30 tkr. Transportkostnader Inga ersättningar Sundsvalls kommun 11 av 18

Extraordinära kostnader barn/ vuxna Ersättning beviljats om ca 18 tkr, beslut väntas om ca 1,3 mnkr. Hemtjänst personer med uppehållstillstånd Ersättning beviljats om ca 110 tkr. Varaktig vård, LSS/LASS mm Beslut väntas om ca 1,3 mnkr Ekonomiskt bistånd Ersättning beviljats om ca 141 tkr, beslut väntas om ca 447 tkr. Av underlag framgår även att kommunen fakturerat Migrationsverket för hemtjänstinsatser för vuxna asylsökande. Detta är ett korrekt förfarande då Migrationsverket ansvarar för målgruppen och kommunen inte har rätt till statlig ersättning i enlighet med asylersättningsförordningen. Vidare har vi tagit del av några ansökningar beträffande andra målgrupper, såsom tillståndssökande och bevisperson, som förekommer i förordningen. Det är ett tecken på att det finns god kompetens kring olika målgrupper inom Socialförvaltningen. 3.3.3. Barn- och utbildningsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen tillhandahåller förskola, grundskola och gymnasieskola för asylsökande barn och kommunmottagna barn med uppehållstillstånd. När det gäller asylsökande barn och elever kan förvaltningen söka ersättning per elev och läsår (32-71 tkr per elev och läsår beroende på skolform), samt ersättning för extraordinära kostnader såsom särskilda stödinsatser på individnivå eller särskilt anordnade skollokaler för målgruppen. För elever med uppehållstillstånd finns inga extra medel att återsöka. Som tidigare nämnts avser den schablonersättning som kommunen får för alla kommunmottagna också viss introduktion till förskola/skola. Enligt intervjuade finns inga dokumenterade rutiner för ansökning av ersättningar. Ansökan av läsårsersättning kan ske kvartalsvis. Av intervjuer framgår att systemadministratör på förvaltningen ansvarar för att söka ersättning utifrån uppgifter om asylsökande barn och elever i verksamhetssystem. Dessa registreras enligt uppgift med tillfälligt personnummer och uppges vara enkla att plocka fram. Systemadministratören upprättar en ansökan per skolform vid slutet av varje termin. Ekonom centralt på kommunen underrättas per mail om vilka medel som ansökt och beviljats så att medlen kan överföras till rätt verksamhet. En försvårande omständighet som nämns är svårigheten att erhålla information om asylsökande barn från Migrationsverket p.g.a. hänvisning till sekretess. Sundsvalls kommun 12 av 18

Förvaltningen känner inte till möjligheten att söker ersättning för extraordinära kostnader för asylsökande barn och elever skolgång, trots att det bor hundratals asylsökande barn- och ungdomar i kommunen. Kommunen har rätt till ersättning för faktiska kostnader för insatser till asylsökande barn och elever med individuella behov av särskilt stöd, såsom elevassistent, hjälpmedel vid funktionshinder m.m. Det finns enligt uppgift inga rutiner för rapportering av särskilda stödinsatser för asylsökande elever från förskolor och skolor. Det har inte skett någon bevakning av ärenden eller återsökning av kostnader på området. Ersättnings ska lämnas även för särskilt anordnade skollokaler för att tillgodose asylsökandes skolgång om det inte inryms i ordinarie verksamhet. Det framkommer under intervjuer att det på vissa skolor krävts utökade lokaler, såsom moduler, för att hantera tillströmningen av asylsökande elever i verksamheten. Frågan om återsökning av kostnader har enligt uppgift inte varit uppe till diskussion. Vidare har papperslösa barn har sedan mitten av 2013 formell rätt till förskola och skola på samma villkor som andra barn i Sverige. Barn- och utbildningsförvaltningen har sökt och beviljats medel för vårterminen om 186 tkr. 14 Ansökta ersättningar För att verifiera inom vilka områden återsökning skett inom barn- och utbildningsförvaltningen har vi begärt redovisning av återsökningar hösten 2013 och våren (sammanställningen gör inte anspråk på att ge en fullständig bild av totala intäkter från Migrationsverket i perioden): Förskola Ersättning beviljats om ca 1,3 mnkr. Förskoleklass Ersättning beviljats om 377 tkr. Grundskola Ersättning beviljats om 3,6 mnkr. Gymnasieskola Ersättning beviljats om 1,4 mnkr. Extraordinära kostnader Inga ansökningar om ersättning. Utifrån redovisade underlag noterar vi att förvaltningen vid flera tillfällen fått avslag på betydande andel av ansökt belopp, t.ex. 285 tkr respektive 395 tkr. Detta 14 Statsbidrag för utbildning för barn som vistas i landet utan tillstånd vårterminen, Skolverket. Sundsvalls kommun 13 av 18

beror t.ex. på att barn och elever fått uppehållstillstånd och kommunen inte är berättigad till fortsatt ersättning. 3.3.4. Bedömning Vår bedömning är att saknas fullt ändamålsenliga rutiner för ansökan av statlig ersättning inom förvaltningarna och verksamheter. Befintliga rutiner och ansvarsfördelning behöver dokumenteras genomgående och i flera fall vidareutvecklas. Avsaknaden av dokumenterade rutiner innebär en risk för att vissa typer av ersättningar kan falla mellan stolarna, inte minst vid personalförändringar. Vi konstaterar att: Barn- och utbildningsförvaltningen regelbundet söker läsårsersättning för asylsökande barn och ungdomar. I flera fall har förvaltningen fått avslag på betydande belopp. En brist är att förvaltningen inte har någon uppföljning av extraordinära kostnader för asylsökande barn och elever varför inga ansökningar skett inom området. Detta är anmärkningsvärd mot bakgrund av det bor flera hundra asylsökande barn och ungdomar i kommunen. FAVI regelbundet söker ersättning för vissa särskilda kostnader bl.a. för mottagande av kvotflyktingar. Socialförvaltningen regelbundet söker ersättningar för belagda platser samt placeringar utöver överenskommelse, utredningskostnader m.m. för ensamkommande barn. Förvaltningen har sökt ersättning även för placeringar av andra asylsökande barn och barn med uppehållstillstånd. Vidare har vi verifierat att ansökningar förekommit gällande äldre och funktionshindrade. Det har också skett ansökningar avseende ekonomiskt bistånd. Vi menar att det behövs ta ett större helhetsgrepp gällande återsökning inom kommunen. Det finns en potential att utbyta erfarenheter mellan förvaltingar och verksamheter kring hur rutiner kan effektiviseras. Det är av vikt att kunskap om statliga ersättningar, utöver samordnande funktioner, sprids till alla berörda myndighetsutövande funktioner för att minimera risken att aktuella ärenden inte fångas upp. En rekommendation är att förbereda anslutning till Migrationsverkets nya e-tjänst för ansökning av ersättningar. Verktyget förenklar arbetet och ger också bättre möjlighet till översikt och ekonomiskt uppföljning. 3.4. Rutiner för ekonomisk redovisning Nedan ges en beskrivning av granskade nämnders och förvaltningar struktur för redovisning av ersättningar från Migrationsverket. FAVI fördelar som bekant andel av schablonersättning till övriga förvaltningar enligt fastställd fördelningsnyckel (se x.x). Detta baseras på en beräkning av Sundsvalls kommun 14 av 18

uppskattat genomsnittligt årligt mottagande om 200 nyanlända, varav vuxna utgör 70 % och barn 30 %. För år innebär beräkningen en genomsnittlig total månadsersättning till kommunen om 2,0 mnkr. Det sker ingen avstämning gentemot faktiskt mottagande. FAVI hade per bokslutet 2013 en uppbokad fordran på Migrationsverket. Barn- och ungdomsförvaltningen periodiserar förväntade ersättningar för återsökningsbara kostnader i samband med ansökan om ersättning vid årsbokslut. I bokslutet hade förvaltningen en uppbokad fordring på Migrationsverket. Förvaltningen bokar upp hela beloppet som förväntad intäkt. Socialförvaltningen periodiserar inte ersättningar för återsökningsbara kostnader hos Migrationsverket. Detta innebär att års redovisning innehåller ersättningar för kostnader som uppstått 2013, men även. Förvaltningen bokar hela beloppet som intäkt. 3.4.1. Bedömning Vi bedömer att förvaltningarnas ekonomiska redovisning av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet inte uppfyller kraven enligt god redovisningssed. Hur stor risken för avslag är skiljer sig mellan olika ärenden och ersättningsformer, men det faktum att varken barn- och utbildningsförvaltningen eller socialförvaltningen bokar upp intäkter enligt försiktighetsprincipen ökar risken för felaktigen för högt uppskattade intäkter. Detta gäller särskilt barn- och utbildningsförvaltningen som flera gånger fått avslag på betydande belopp. FAVI använder en fördelningsnyckel baserat på antaganden om mottagandet i kommunen. Det sker ingen avstämning gentemot faktiskt mottagande exempelvis under år 2013. Detta innebär således att det finns en risk att uppskattade ersättningar är för högt värderade samt att fördelningen av ersättningar mellan förvaltningar inte blir korrekt. Kommunen bör se över tillämpad försiktighetsprincip inom dessa förvaltningar samt vid del- och årsbokslut göra avstämning mot faktiskt mottagande för att säkerställa korrekt fördelning av ersättningar mellan kommunens förvaltningar. Socialförvaltningen periodiserar inte ersättningar för återsökningsbara kostnader hos Migrationsverket. Detta innebär således att det finns en ökad risk för högt uppskattade intäkter. 3.5. Nämndernas interna kontroll Kommunala nämnder har enligt kommunallagen en skyldighet att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. 15 Syftet med den interna kontrollen är att bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att verksamheten bedrivs effektivt och säkert. Den interna kontrollen bör utgå från en riskanalys över aktuella verksamheter och processer. 15 KL 6 kap. 7. Sundsvalls kommun 15 av 18

Ingen av de granskade nämnderna har särskilt uppmärksammat statliga ersättningar inom flyktingmottagandet inom ramen för den interna kontrollen år. 16 Av internkontrollrapport från FAVI gällande ekonomiprocessen har skett en övergripande kontroll av rutiner för externa intäkter där bl.a. konstateras att det är svårt att förutse statsbidrag. 3.5.1. Bedömning Enligt vår bedömning bör nämnderna stärka den interna kontrollen avseende statliga ersättningar inom flyktingmottagandet för att säkerställa att kommunen får del av de ersättningar som man har rätt till. Exempelvis har nämnderna möjlighet att följa upp i vilken utsträckning som det finns dokumenterade och uppdaterade rutiner för detta inom respektive verksamhet, samt i vilken utsträckning som de tillämpas i praktiken. 16 NAVI -01-29 4, BUN -01-29 6, SN -01-29 6. Sundsvalls kommun 16 av 18

-12-08 Jukka Törrö Projektledare Per-Åke Brunström Uppdragsledare Sundsvalls kommun 17 av 18

Sundsvalls kommun 18 av 18