KFOs lilla lathund Om anställning av personal För fristående skolor, fritidshem och skolor
Om anställning av personal 4 Ansvaret för anställningen 4 Allmänt om anställningsavtal 4 Befattningsbeskrivningar 5 Kvalifikationer för befattningen 5 Lönesättning 6 Rekrytering 6 Anställningsform 7 Urval 7 Annonsering 7 Annonsens utformning 7 Bedömning av sökande 8 Anställningsintervjuer 8 Intervjuns syfte 7 Intervjuns frågeområden 9 Referenser 9 Anställningsbeslut erbjudande om anställning 10 Introduktion av nyanställda 10 Anmälan till pension och försäkring 11 Uppföljningssamtal
Ansvaret för anställningen Att anställa personal innebär ett arbetsgivaransvar. Ett ansvar som kräver förutseende och planering för att verksamheten ska fungera på ett bra sätt. KFOs uppgift är att ge service och hjälp åt arbetsgivaren och på så sätt underlätta arbetsgivarrollen. Använd KFOs blankett för anställningsavtal inom förskola, skola och fritidshem. Dessa blanketter är anpassade till kollektivavtalen. Blanketterna finns på vår medlemshemsida, www.kfo.se. Allmänt om anställningsavtal Ett skriftligt anställningsavtal ska upprättas av arbetsgivaren, samt undertecknas av båda parter före anställningens ikraftträdande, både vid tillsvidareanställning och vid alla former av tidsbegränsade anställningar ( 2 i kollektivavtalet om allmänna anställningsvillkor för anställda i för- och fristående skolor ). Ett avtal om anställning träffas i de flesta fall efter ett eller flera sammanträffanden mellan arbetsgivaren och den sökande. Vid dessa tillfällen informerar arbetsgivaren så fullständigt som möjligt om de arbets- och anställningsvillkor som gäller för den aktuella befattningen. Vid ferieanställning för lärare gäller särskilda regler beträffande arbetstidens förläggning. Det är viktigt att arbetsgivaren uttrycker sig tydligt även i de fall som sammanträffandet inte resulterar i en anställning. Om arbetstagaren övergår till annan befattning, eller om överenskommelse träffas om anställning med längre eller kortare arbetstid än tidigare, skall nytt komplett anställningsavtal utfärdas. Detta ska ske senast vid tidpunkten för förändringen. Vem i verksamheten är då behörig att anställa personal? Huvudmannen beslutar vem som har rätt att anställa. Det kan finnas ett behov att ta in vikarier vid sjukdom, med kort varsel. Det kan därför vara lämpligt att man ger ett mandat att anställa korttidsvikarier till någon som finns på plats i verksamheten. Huvudmannen bör för rekryteringen av personal ha en ansvarig eller en mindre grupp som får det fulla ansvaret. I uppdraget kan finnas ramar exempelvis vad gäller lönesättning men det bör vara en person eller en begränsad grupp som arbetar direkt med rekryteringen. Vid rekrytering bör rektor eller förskolechef ha en aktiv roll. Befattningsbeskrivningar Utifrån verksamhetens pedagogiska inriktning, bör arbetsgivaren upprätta beskrivningar över innehållet i de olika befattningar (tjänster) som ska finnas. Särskilt viktigt är det att rektor och förskolechefs befattning specificeras, såväl vad gäller arbetsuppgifter som ansvarsfördelning mellan styrelsen och rektor/förskolechef. Befattningsbeskrivningar för övrig personal är naturligtvis också viktiga, men behöver inte nödvändigtvis vara lika detaljerade. Det bör även framgå av befattningsbeskrivningen att arbetstagaren, oavsett vilken befattning arbetstagaren har, är skyldig att, tillfälligtvis vid oförutsedd frånvaro från övrig personal, hjälpa till med andra inom verksamheten förekommande arbetsuppgifter. En befattningsbeskrivning är ett bra hjälpmedel för såväl arbetsgivare som arbetstagare och tydliggör vad arbetsgivaren förväntar sig av den anställde. I den löpande verksamheten bör man se över befattningsbeskrivningen med jämna mellanrum, till exempel en gång per år och därutöver, då man genomför någon större förändring som påverkar arbetsuppgifterna. Observera att då större förändringar i en befattning ska genomföras kan förhandlingsskyldighet enligt Lag om medbestämmande i arbetslivet, MBL, föreligga. Exempel på utformning av befattningsbeskrivningar finns i broschyr på vår hemsida www.kfo.se. 4
Kvalifikationer för befattningen När det uppstår en vakans inom verksamheten kan det vara lämpligt att se över hela organisationen och ta ställning till eventuella organisationsförändringar. Behövs någon särskild utbildning, examen eller andra kvalifikationer? Observera skollagens bestämmelser vad gäller legitimation för lärare och förskollärare. Endast den som har legitimation får anställas som lärare eller förskollärare i skolväsendet utan tidsbegränsning. Undantag finns för hemspråksundervisning och viss pedagogisk inriktning. Den som inte har legitimation får inte anställas för längre tid än ett år om avsikten är att personen ska bedriva undervisning i skola eller förskola. Om en lärare eller förskollärare som inte har legitimation anställs för att undervisa och undervisningen ska bedrivas längre tid än sex månader ska huvudmannen först fatta beslut om detta. Välkommen Lönesättning Lön för en nyanställd fastställs av arbetsgivaren efter överenskommelse med den anställde. Kollektivavtalet kan ange lägsta lön för vissa anställda. I övrigt ska följande faktorer beaktas: Lönestruktur i den egna verksamheten Löneläget på orten Den sökandes krav Utbildning Tidigare erfarenhet Befattningens innehåll Personliga egenskaper KFO samlar varje år in lönestatistik från för- och friskolor. Uppgifterna sammanställs i en marknadslönestatistik som finns på KFOs medlemshemsida. Denna statistik är ett av flera hjälpmedel vid lönesättning. Om du vill diskutera lönesättning, hör gärna av dig till din kontaktperson på KFO. 5
Rekrytering Rätt till utökad sysselsättningsgrad samt företrädesrätt När man bestämt sig för vilka arbetsuppgifter som ska utföras och tänkt igenom vilka krav man ska ställa på den befattning det gäller, är det dags att leta reda på rätt person, att rekrytera. Innan nyrekrytering påbörjas måste arbetsgivaren beakta dels om det finns deltidsanställda inom verksamheten som vill öka sitt arbetstidsmått. Dessa går då i första hand. Lagen om anställningsskydd, LAS 25a, anger att en deltidsanställd som har anmält önskemål att gå upp i tid har företräde till högre sysselsättningsgrad, om arbetsgivarens behov av arbetskraft kan tillgodoses på detta sätt och den deltidsanställda har tillräckliga kvalifikationer. Företrädesrätt föreligger även för den vars anställning upphört på grund arbetsbrist eller vars tidsbegränsade anställning upphört. Företrädesrätten förutsätter att anställningen pågått under mer än 12 månader under de senaste 3 åren, och gäller i nio månader efter det att anställningen upphört. Den tidigare anställde måste ha anmält sitt intresse om företrädesrätt till arbetsgivaren. Anställningsform Huvudregeln är att alla anställningar gäller tillsvidare (fast anställning) om man inte uttryckligen avtalat om annat. Tänk på att ett avtal om anställning uppstår genom att parterna är överens. Det är en ordningsregel att överenskommelsen ska bekräftas skriftligt. Använd blankett för anställningsavtal som finns på KFOs hemsida, särskilt anpassade för förskola fritidshem och skola. Det går att avtala om tidsbegränsade anställningar. Kollektivavtalet anger vilka anställningsformer som kan ingås. Några andra tidsbegränsade anställningar än de som framgår av kollektivavtalet är inte tillåtna. De tidsbegränsade anställningarna är provanställning, allmän visstid, vikariat samt anställning per arbetad timme. Provanställning är en tidsbegränsad anställning på längst 6 månader som föregår en tillsvidareanställning. En arbetsgivare som provanställer är skyldig att informera arbetstagaren fackliga organisation om att ett avtal om provanställning ingåtts. Under prövotiden kan anställningen avbrytas med 14 dagars varseltid. En provanställning kan inte förlängas, oavsett orsaken. Allmän visstid är en anställningsform som kan vara längst två år. Därefter övergår den i en tillsvidare anställning. Vikariatsanställning är en tidsbegränsad anställningsform som förutsätter att det finns en frånvarande anställd som vikarien ersätter. Vikariatsanställningen kan vara längst två år. Därefter övergår den i en tillsvidare anställning. 6
Urval Arbetsgivaren måste fundera över vilka metoder man ska använda för att hitta rätt person bland dem som kommer att söka arbetet. Det är viktigt med klara rutiner för att undvika diskriminering. Vanligast är att man annonserar och därefter bedömer ansökningshandlingar, intyg och betyg, genomför anställningsintervjuer och tar referenser. Dagspress Internet Annonsering Arbetsförmedlingen Bloggar Sociala medier Annonsering Någon skyldighet för arbetsgivaren att annonsera eller att utlysa tjänsten finns inte. Observera dock rätten till utökad sysselsättningsgrad samt företrädesrätten till återanställning. Annonsens utformning En annons bör innehålla följande: Typ av tjänst Presentation av verksamheten Beskrivning av arbetsuppgifterna Kompetenskrav Tillträdesdag Vidare information lämnas av... Ansökan med CV senast den... Så snart ni tagit emot ansökningshandlingar bör ni bekräfta detta till den sökande. Bedömning av sökande Om man har många sökande är det knappast möjligt att i anställningsintervjuer träffa dem alla, utan man måste börja med en grovgallring. Det innebär att man med hjälp av ansökningshandlingarna försöker hitta de sökande som förefaller ha de bästa förutsättningarna att lyckas med de kommande arbetsuppgifterna. Enklast är att man med utgångspunkt från befattningsbeskrivningen gör en förteckning över minimikrav, exempelvis minst ett års erfarenhet av yrket, och sedan jämför dessa minimikrav med ansökningarna. Arbetsbetyg kan ibland vara svåra att tolka. Att ett betyg är intetsägande behöver alltså inte bero på att den som fått betyget inte klarat sina uppgifter, utan kan lika gärna bero på att betygsutfärdaren inte vet vad som bör vara med i ett arbetsbetyg. Ofta skrivs betyg så att den som fått betyget framstår som litet bättre än vad hon eller han i verkligheten är. För att slippa ge negativa omdömen brukar utfärdaren i stället undvika att säga någonting alls om sådant som fungerat mindre bra. När det i ett betyg står att arbetet 7
har medfört mycket kontakter med... och det sedan inte finns ett ord nämnt om hur den som fått betyget klarat dessa kontakter, kan det finnas anledning att särskilt kontrollera dessa i samband med anställningsintervju och referenstagning. När man går igenom ansökningshandlingarna bör man uppmärksamma kronologiska luckor, det vill säga tidsperioder som inte finns omnämnda i handlingarna. Sådana luckor bör man sedan kontrollera i samband med anställningsintervjun. Anställningsintervjuer När arbetsgivaren valt ut de sökande som man tror kan passa ska dessa kallas till anställningsintervjuer. Det är därför viktigt att arbetsgivaren förbereder en anställningsintervju noggrant. Tänk på att diskrimineringslagen gäller för arbetslivet och även vid anställningsprocessen. Som arbetsgivare ska man bortse från den sökandes ålder, kön, etnisk tillhörighet, sexuell läggning, könsöverskridande identitet, religion eller trosuppfattning samt funktionshinder vad gäller lämplighet för tjänsten. För att kunna genomföra en systematisk intervju bör man i förväg ha tänkt igenom: syfte, frågeområden och genomförande. Intervjuns syfte 1. Att informera om verksamheten, arbetsuppgifter och anställningsvillkor. Berätta om de positiva sidorna, men var ärlig och berätta också om eventuella negativa sidor. 2. Att samla information om den sökandes kunskaper, erfarenheter, intressen, familjeförhållanden osv. Här bör man koncentrera sig på det som inte framgår av ansökan. Detta kräver i sin tur en noggrann genomgång av ansökningshandlingarna före intervjun. 3. Att skapa sig en bild av hur den sökande är som människa, sättet att uppträda, uttrycka sig, attityder, värderingar och förhållningssätt. Intervjuns frågeområden Följande områden kan vara lämpliga att ta upp under en anställningsintervju. 1. Personliga förhållanden, exempelvis - Familjeförhållanden - Fritidsintressen 2. Utbildning - Tidigare genomgången utbildning - Orsaker till ej fullföljda studier - Speciella kurser ämnesområden - Planer på framtida utbildning 3. Anställningar - Nuvarande anställning (Anledning till arbetsbyte) - Tidigare anställningar 4. Anställningsvillkor - Löneanspråk - Övriga anställningsvillkor, typ av anställning - Tidigaste tillträdesdag uppsägningstid från nuvarande arbete 5. Referenser - Referenser från nuvarande och/eller tidigare arbetsgivare - Är referensgivarna vidtalade av den sökande? Avsluta intervjun med att förklara det fortsatta förfarandet så att inga oklarheter råder om att personen ännu inte är anställd. 8
Referenser Referenstagning är en utomordentlig möjlighet att komplettera informationen om den sökande. Använd därför denna möjlighet då den finns men ta alltid först ett löfte av den sökande om att få kontakta den tidigare arbetsgivaren eller någon av de tidigare arbetsgivarna. Att en sökande inte vill att man tar kontakt med den nuvarande arbetsgivaren är naturligt och ska respekteras. Däremot är det rimligt att begära en förklaring till varför den sökande inte vill att man kontaktar en tidigare arbetsgivare. En referensintervju kan följa ungefär samma mönster som anställningsintervjun. Här finns dock möjligheter att ställa mer direkta frågor om t ex personliga egenskaper. Bra frågor är också: Positiva sidor hos X? Negativa sidor hos X? Skulle ni anställa X igen om hon/han sökte anställning hos er? Varför, varför inte? Den som ska anställas ska uppvisa ett utdrag ur belastningsregister. Anställningsbeslut erbjudande om anställning När arbetsgivaren bestämt sig för vilken av de sökande som ska anställas, ska skriftligt anställningsavtal upprättas ( 2 i avtalet). Använd KFOs blankett. Om man sänder anställningsavtalet per post för undertecknande bör det åtföljas av ett kort brev vari anställningen bekräftas och ber den sökande återsända ett ex av avtalet efter undertecknandet. Om anställningen gäller tillsättning av chef eller arbetsledarbefattning, så är MBLs regler ( 11) om viktigare förändring tillämpliga, varför arbetsgivaren måste genomföra en förhandling med de fackliga organisationerna innan beslut fattas om vem som ska anställas. 9
Introduktion av nyanställda Arbetsgivaren är naturligtvis intresserad av att den nyanställde så fort som möjligt sätter sig in i sitt nya arbete. Den nyanställde skall känna sig välkommen och omhändertagen på den nya arbetsplatsen. Det är därför viktigt att den nyanställde får en genomtänkt start. En introduktion bör omfatta följande områden: Arbetsuppgifter Presentation av verksamheten och övrig personal Anställningsvillkor Tjänstereglemente Arbetstider Information om tystnadspliktens innebörd Anmälan till pension och avtalsförsäkringar. Via kollektivavtalet finns en skyldighet för arbetsgivaren att teckna avtalspension och försäkringar. Kollektivavtalet har en pensionsplan som består av avdelning 1 som är premiebestämd och avdelning 2 som är förmånsbestämd. Avdelning 1 Gäller för alla anställda födda 81 eller senare dock först från 25 års ålder. Har man vid inträde i KFO valt att enbart omfattas av avdelning 1 är det Collectum som handhar pensionsinbetalningarna samt avtalsförsäkringarna via Fora. Avdelning 2 Gäller för anställda födda före 81 och som har en sysselsättningsgrad på lägst 8 timmar i veckan i genomsnitt under en 3 månaders period. Har man valt avdelning 2 handhas den förmånsbestämda pensionsplanen av Folksam där KP pension och försäkring ingår, Folksam administrerar även avtalsförsäkringarna via FORA. Se respektive hemsida för vidare information ( www.collectum och www.folksam). 10
Uppföljningssamtal Gör det till regel att alltid följa upp hur den nyanställda finner sig tillrätta. Boka därför in ett möte för enskilt samtal efter 3 till 6 månader. Använd uppföljningssamtalet till att skaffa information om hur er nya medarbetare upplever förskolan/friskolan/fritidshemmet, arbetssättet och arbetslaget. Om något är oklart beträffande en anställning kontakta KFO innan anställningsavtal träffas. Medarbetaren är ofta den största tillgången för en verksamhet och en nyrekrytering är en stor investering som kräver noggrannhet. 11
Arbetsgivarföreningen KFO Besöksadress: Klara södra kyrkogata 1 Postadress: Box 16 355, 103 26 Stockholm Tel: 08-702 54 00 Fax: 08-714 88 21 Mail: info@kfo.se www.kfo.se