1 Uppdrag i analys och planeringsfasen Mål: Projektorganisation och delprojekten ska stå väl rustade för att kunna gå in i genomförandefasen och genomföra projektet utifrån gjord planering samt projektfinansiärens och projektägares krav och intentioner. Projektets övergång till genomförandefas kan endast ske om vissa kriterier har uppfyllts vid projektets rapportering av analys- och planeringsfasen. Varje lokalt projekt behöver lämna sitt bidrag för att projektet som helhet ska gå över i genomförandefasen. Senast den 1 mars 2016 ska lokala projektledare ha lämnat en reviderad projektplan med beskrivning av problembild, mål, planering, organisation och budget till er länsprojektledare. Mall för detta tillhandahålls av ÖMS projektkansli. ESF ställer följande krav som berör de lokala projekten i planerings- och analysfasen: fördjupad kartläggning av målgruppens behov (fördjupad beskrivning av problembilden) beskrivning av delprojektens syfte och mål, inklusive indikatorer och förväntade resultat samt effekter 1 beskrivning av mål för jämställdhet, tillgänglighet samt likabehandling (icke diskriminering) konkret plan för hur arbetet med de horisontella principerna 2 (jämställdhet, tillgänglighet och lika möjligheter/icke diskriminering) ska bedrivas konkret beskrivning av hur projektet ska arbeta strategiskt med att påverka aktörer och ordinarie verksamhet (implementering av goda projektresultat) specificerad tids- och aktivitetsplan där aktiviteterna är tydligt kopplade till förväntade resultat och effekter, utifrån planringen av ert lokala projekt uppgifter om eventuell referensgrupps sammansättning reviderad lokal budget Checklistan i bilaga 1 är ett stöd för er i den här fasen. 1När det gäller indikatorer och effekter kommer vi att använda oss av insamlade uppgifter utifrån en gemensam mall som alla delprojekt ska tillämpa. Utbildning i hur den mallen tillämpas kommer efter nyår. De resultat som mallen fångar upp ska sedan bearbetas av projektutvärderaren. Men ni ska ändå ta fram och sätta indikatorer för måluppfyllelse och effekter i ert projekt för att själva kunna följa projektets utveckling och resultat. 2 Se Ordlistan för #jag med. Här återfinns även definitioner av andra begrepp.
I den fördjupade kartläggningen och analysen av problembilden ska ni tillämpa följande arbetsgång, vars resultat ska beskrivas i en rapport som bifogas projektbeskrivningen. Utgångpunkt är det område/verksamhet som ni avser att arbeta med i projektet. Detta innebär att omfattning och inriktning i den fördjupade kartläggningen kommer att variera mellan de olika lokala projekten. 2 Nuläge Nuvarande arbetssätt Analys och tolkning Slutsatser och planering Nuläge Ni ska nu få fram så mycket uppgifter som möjligt om de ungdomar och den verksamhet som ni avser att utveckla inom projektet, kopplade till de mål som ni sätter. Här använder ni er av tillgänglig statistik som handlar om er egen verksamhet. 3 Det handlar exempelvis om statistik över kunskapsresultat, frånvaro, avbrott och omval, från vilka skolor, årskurser och program avbrotten sker, ämnen som elever ej närvarar vid eller får icke godkända betyg, andel elever som lämnar skolan med godkända resultat/examen samt andel elever som fullföljer gymnasiet inom tre år. Det handlar också om andelen ungdomar inom kommunernas aktivitetsansvar (KAA), uppskattning av mörkertal i förhållande till KAA, andel och inom vilket tidspann unga inom KAA kontaktas respektive går vidare till studier, praktik eller arbete etc. Genom att ta fram mätetal från flera år/terminer/mätserier kan ni få fram medelvärden som är stabilare över tid än enstaka mätningar från ett tillfälle. Statistiken och beskrivningar ska i möjligaste mån vara fördelad på kön. Ni sammanställer också vad ni vet om ungdomarna som är i riskgruppen för avhopp eller som hoppar av och omständigheterna kring avhoppen (vilka kurser/ämnen, veckodagar eller tider under skoldagen som eleverna inte kommer till undervisningen, studieresultat, tillgång till elevhälsa och SYV, åtgärdsprogram, stödinsatser ). Även t ex om var ungdomarna tar vägen och hur går det för ungdomarna som gör omval Information om nuläge får ni även via enkäter och/eller intervjuer. Det kan handla om enkäter som ni själva genomfört eller som genomförts av Skolinspektionen i samband med regelbunden tillsyn eller enkäter som Landstinget/Regionen genomför avseende elevhälsa etc. Från enkäter kan ni exempelvis få fram uppgifter om elevers uppfattning om trivsel, mobbning, relationer, meningsfullhet med mera, områden som lyfts fram som riskfaktorer/framgångsfaktorer av SKL, Skolinspektionen, Skolverket och Temagruppen Unga i arbetslivet. 4 Ni kan även behöva ta fram ytterligare information med hjälp av enkäter eller intervjuer med frågor riktade till relevanta grupper. Tänk på att redovisa all information fördelad på kön (då det är möjligt). 3 Statistik på skolnivå, kommunnivå och nationell nivå finns exempelvis att tillgå via Skolverkets databas Siris, se länk: http://siris.skolverket.se/siris/f?p=siris:1:0. 4 Se t ex rapporterna Motverka studieavbrott (SKL), Gymnasieskolors arbete med att förebygga studieavbrott (Skolinspektionen), Frånvaro och närvaro i gymnasieskolan (Skolverket) och 10 orsaker till avbrott (Temagruppen unga i arbetslivet). Länkar återfinns i bilaga 4.
Nuvarande arbetssätt Ni behöver också beskriva hur ni arbetar idag inom det område som ni ska utveckla, t ex i en händelsekedja. I bilaga 3 finns exempel på detta. På det viset kan den efterföljande analysen kopplas till de olika länkarna i kedjan. Vilka policys och rutiner har vi? Hur arbetar vi utifrån dem? Beskrivningen ska också tydliggöra skillnader eller likheter utifrån kön. Finns likheter/skillnader i pojkars respektive flickors väg genom er beskrivna verksamhet? Sök även efter eventuell diskriminering eller bristande tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning som orsaker till frånvaron. 3 Analys och tolkning Nu är det dags för analys och tolkning utifrån den information ni samlat in! Det är viktigt att analysen görs så att likheter och skillnader mellan unga kvinnor och män identifieras liksom mönster som kan härröras till kön. Analys är den process där man försöker få ordning på insamlad information så att det blir en struktur och så att det blir lättare att tolka. Tolkning innebär en genomtänkt värdering av informationen i förhållande till det problemställningar som projektet handlar om. Praktiskt kan analys och tolkning handla om att (1) jämföra och därmed se skillnader, mönster och tendenser och dra tänkbara slutsatser om samband och orsaker. För att därefter (2) tolka och förklara för att förstå varför det ser ut som de gör. Och slutligen (3) problematisera och kritiskt granska våra förklaringar om orsaker och påverkansfaktorer genom att ställa frågor som Hur vet vi det vi vet? Hur kan våra förklaringar problematiseras i förhållande till relevant forskning? 5 Här tillför ni reflektioner utifrån uppdragsbeskrivningar, regelverk och forskning, etc. (skollag, läroplan, forskningsrapporter och andra studier (se lästips i Bilaga 3), egna rutiner, policys med mera) och gör en bedömning av det som ni beskrivit, för att i nästa steg dra slutsatser. Här bör också metoden 4R användas för jämställdhetsanalys. Styrkan med en gemensam bild av var vi står är att det är enklare att enas om vart vi ska. 5 Länktips: Skolverkets Kvalitetsarbete i praktiken (kan laddas ner på: http://www.skolverket.se/publikationer?id=3381).
Slutsatser, mål och planering Utifrån den kunskap ni har utifrån 1. Nuläge (statistik och andra uppgifter som ni har själva eller fått fram ur andra källor), 2. Nuvarande arbetssätt och 3. Analys och tolkning är det dags att dra slutsatser om ert utvecklingsområde och konkretisera vilka insatser som behövs. Utifrån slutsatserna formulerar ni tydliga mål, insatser och förväntade effekter för utvecklingsinsatsen. Ni formulerar också indikatorer som ska användas då ni följer upp insatserna och som kan påvisa hur projektet ligger till i förhållande till de mål ni satt upp. 6 4 FOKUSERA på vad som verkligen är viktigt! Avgränsa och prioritera. Och var konkret! Det är viktigt att ni planerar ert projekt utifrån de horisontella principerna 7. Detta innebär att ni tillämpar rutiner och metoder som främjar lika möjligheter och säkerställer att diskriminering inte förekommer. Ni behöver också identifiera och undanröja hinder för tillgänglighet och på så sätt möjliggöra för unga kvinnor och män med olika funktionsnedsättningar att bli delaktiga i projektets insatser. Ni gör det också genom att kunskap om kvinnors och mäns olika förutsättningar och villkor används i analyser och vid genomförande av projektet. Ni undersöker vilken kompetens som finns för arbetet som ska bedrivas och planerar vid behov kompetensutveckling. Ni utarbetar en tidsplan för hur arbetet ska genomföras, följas upp och utvärderas. Detta dokumenterar ni i den mall för reviderad projektplan som ni får via er länsprojektledare. NU är det dags för genomförandefasen! Och det är hit vi ska: vi ska kunna visa en positiv utveckling i form av minskade skolavhopp mätt i siffror utifrån de utgångsvärden som fanns när projekten startade former och metoder för unga kvinnor och män som riskerar att hamna utanför skolan ska utvecklas, prövas och etableras former och metoder för unga kvinnor och män som redan hamnat utanför skolan ska utvecklas, prövas och etableras bestående förändringar ska visas i medverkande organisationer det ska byggas varaktiga strukturer för fortsatt arbete med att minska avhopp från gymnasieskolan ungdomars uppfattningar om könsstereotypa studieval och arbetsroller ska vidgas och de ska välja utbildningar/yrkesinriktning utifrån ett bredare perspektiv 6 När det gäller indikatorer och effekter kommer vi att använda oss av insamlade uppgifter utifrån en gemensam mall som alla delprojekt ska tillämpa. Utbildning i hur den mallen tillämpas kommer efter nyår. De resultat som mallen fångar upp ska sedan bearbetas av projektutvärderaren. Men ni ska ändå ta fram och sätta indikatorer för måluppfyllelse och effekter i ert projekt för att själva kunna följa projektets utveckling och resultat. 7 Se #jagmed ordlista
Bilaga 1. CHECKLISTA Planerings- och analysfas VI HAR: Kartläggning och målformulering Gjort en fördjupad kartläggning av målgruppens behov (fördjupad beskrivning av problembilden) utifrån könsuppdelad statistik och annan information Formulerat delprojektets syfte och mål samt förväntade resultat och effekter (kopplade till slutsatserna i kartläggningen) Formulerat mål för jämställdhet, tillgänglighet samt likabehandling/icke diskriminering Identifierat och beskrivit indikatorer så att vi kan följa upp och avgöra projektets måluppfyllelse Metod och tidsplanering Specificerat tids- och aktivitetsplan där aktiviteterna är tydligt kopplade till förväntade resultat och effekter, utifrån planeringen av ert lokala projekt Utarbetat konkret plan för hur arbetet med principer för lika möjligheter (icke diskriminering), jämställdhetsintegrering tillgänglighet ska bedrivas Sammanställt relevant statistik från den egna verksamheten för att möliggöra effektmätningar av projektresultaten Bestämt konkret hur projektet ska arbeta strategiskt med att påverka aktörer och ordinarie verksamhet, dvs implementering Organisation Sett till att följande finns på plats: lokal projektägare, projektledare och projektekonom Sett till att projektets organisation (ledare, medarbetare, arrangemang) i alla led eftersträvar en jämn könssammansättning Bestämt eventuell referensgrupps sammansättning Gjort en jämställdhetsanalys av projektidén för att kunna säkerställa att villkoren i projektet blir lika för unga kvinnor och män i projektets aktiviteter och att eventuella könsskillnader kan mötas och åtgärdas Sett över och ev reviderat lokal budget Utbildning/kompetens deltagit i utbildningar i jämställdhetsintegrering, tillgänglighet och icke diskriminering (gäller projektledare, ett flertal av projektmedarbetarna samt representanter i varje lokal ledningsgrupp) inventerat vilken kompetens som behövs i projektet och vid behov planerat kompetensutveckling Dokumentation Senast 1 mars 2016, i avsedd mall, lämnat en beskrivning av nuläge, analys och projektbeskrivning till länsprojektledare 5
Bilaga 2. Exempel på händelsekedja Exempel 1 Skola som ska arbeta för att minska elevfrånvaro. Exempelskolan har planerat att arbeta med coach till eleverna, men behöver göra en fördjupad kartläggning och analys för att avgöra om den tänkta insatsen är den mest lämpliga och effektiva. Utgå ifrån Varför är eleverna inte i skolan? 6 Det vi med säkerhet vet är att ett antal elever varje dag är frånvarande från skolan. Antingen så är de sjuka, är lediga eller olovandes frånvarande (skolkar). Vi saknar kunskap om orsakerna till en stor del av frånvaron. Utifrån exempelvis Nulägesbeskrivningen, Temagruppen Unga i arbetslivets studie 10 orsaker till avhopp, erfarenheter från Plug In, Elevintervjuer så kan vi göra ett antal antaganden om orsakerna till skolans elevfrånvaro. Och så vidare! När den här delen är färdig och man också har gjort en analys utifrån kön, går man vidare till nästa steg Vad händer när eleven är frånvarande. Se kommande sida!
Fortsättning på skolan som vill minska elevfrånvaron. Vad händer då när eleven är frånvarande? 7 Rutinen för frånvarorapportering är inte tillräckligt känd av varken elever eller lärare. Alla elever anmäler inte frånvaro, och vi vet inte hur stor frånvaron därför är. Mentor får i ca hälften av fallen information om frånvaro, men är osäker på hur den ska hanteras. Därför sker heller ingen återkoppling och uppföljning av frånvaron. I den här händelsekedjan ser också lärarna att de inte har koll på om eleverna kommer i sina studier på grund av frånvaro som kan både vara anmäld eller inte anmäld och bero på skolk eller sjukdom. De ser då också att de inte har koll på om alla elever får det stöd och den utbildning som de enligt skollagen har rätt till. Det går vidare och gör en analys utifrån kön för att kunna avgöra lämpliga mål och åtgärder.
STÖDMATERIAL 2015-12-09 I exemplet här ovan skulle tänkbara slutsatser kunna vara att 8 Skolan saknar kunskap om frånvaroorsaker och det här behöver man jobbar vidare med dels genom inledande studier om orsaker till elevfrånvaro och vad som är framgångsrika preventiva arbetssätt. Arbetet ska göra tillsammans med elever, lärare, skolledning och elevhälsan. Det har också visat sig att flickor på studieförberedande program har högre frånvaro än pojkarna. Även orsakerna till det här ska skolans arbetsgrupp tillsammans med elevhälsan undersöka vidare för att hitta lösningar som förbättrar flickornas skolnärvaro. Elevintervjuer med ett urval elever ska göras av skolans fritidsledare för att få ytterligare kunskap om vad eleverna själva anger för orsaker till frånvaro. I tidigare gjorda enkäter ska man specialgranska svaren som rör trivsel på de olika gymnasieprogrammen. Det här materialet ska längre fram under projekttiden föras in i arbetet och valet av arbetsmetoder för att kunna nå projektmålet 50 % lägre skolfrånvaro år 2018. Rutinen för inrapportering av frånvaro behöver ses över och aktiva åtgärder behöver sättas in för att rutinen ska bli känd av såväl elever som lärare. Likaså behöver det vara känt hur mentor ska agera när frånvaro rapporteras och hur reaktionen ska vara vid sjukdom, skolk, etc. Vidare behöver skolan se över när reaktion behöver göras på återkommande sjukdom hos elever (Är det ok att vara borta 20 % på grund av huvudvärk, förkylning, etc.?) Metoder ska tas fram för att skolans undervisning bättre ska möta elevers olika behov. I kombination med att uppföljningen av frånvarande elevers missade studier följs upp? Arbetssätt för att ta igen det som gått förlorat och metoder för att säkerställa att så sker. Och så vidare! Slutsatserna blir därför att den tänkta åtgärden i projektet att satsa på en elevcoach som ska var en länk mellan elever med stödbehov och ämneslärare, mentor, speciallärare och elevhälsa behöver paras med insatserna här ovan. Det räcker således inte med den först beskrivna projektinsatens elevcoach för att kunna arbeta framgångsrikt med utvecklingsarbetet på skolan. De här beskrivningarna sammanfattas också i en egen dokumentation/rapport som blir en bilaga till den reviderade projektbeskrivningen. Den är också ett underlag för att kunna formulera det egna projekts tidsplan för genomförandefasen, mål och effektmål. I och med att man också fick syn på oförklarade olikheter mellan pojkar och flickors frånvaro sätts även mål för arbetet med att komma till rätta med flickornas högre frånvaro. I och med att projektets innehåll bitvis förändrats sker också en revidering av den lokala projektbudgeten.
Om projektet istället handlar om unga inom kommunernas aktivitetsansvar kan en händelsekedja se ut som följer: Exempel 2 Arbetssätt inom kommunernas aktivitetsansvar som riktar sig till unga som hoppat av skolan: 9 Och så vidare!
Bilaga 3. Lästips 10 Skolinspektionen (2015) Gymnasieskolors arbete med att förebygga studieavbrott. Rapport 2015:04. Stockholm: Skolinspektionen. https://skolinspektionen.se/globalassets/publikationssok/granskningsrapporter/kvalitetsgranskning ar/2015/studieavbrott/15-04-studieavbrott-rapport.pdf Skolverket (2011) Vad fungerar? Resultat av utvärdering av metoder mot mobbning. Stockholm: Fritzes. http://www.skolverket.se/publikationer?id=2517 Skolverket (2012) Frånvaro och närvaro i gymnasieskolan. En nationell kartläggning. Rapport 416. Stockholm: Fritzes. http://www.skolverket.se/publikationer?id=3354 Sveriges kommuner och landsting (2012) Motverka studieavbrott. Gymnasieskolans utmaning att få alla elever att fullfölja sin utbildning. Stockholm: Sveriges kommuner och landsting. http://webbutik.skl.se/bilder/artiklar/pdf/7164-802-0.pdf?issuusl=ignore Temagruppen unga i arbetslivet (2013) 10 orsaker till avbrott. 379 unga berättar om avhopp från gymnasiet. Stockholm: Ungdomsstyrelsen. http://www.temaunga.se/sites/default/files/tioorsaker.pdf Användbara Allmänna råd från Skolverket: Skolverket (2012a) Arbetet med att främja närvaro och att uppmärksamma, utreda och åtgärda frånvaro i skolan. Stockholm: Fritzes. http://www.skolverket.se/publikationer?id=2846 Skolverket (2012b) Arbetet mot diskriminering och kränkande behandling. Stockholm: Fritzes. http://www.skolverket.se/publikationer?id=2798 Skolverket (2012c) Systematiskt kvalitetsarbete för skolväsendet. Stockholm: Fritzes. http://www.skolverket.se/publikationer?id=2901 Skolverket (2013) Arbete med studie- och yrkesvägledning. Stockholm: Fritzes. http://www.skolverket.se/publikationer?id=3143 Skolverket (2014) Arbete med extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram. Stockholm: Fritzes. http://www.skolverket.se/publikationer?id=3299