1 (20) Plats och tid Gruesalen Bjuv, onsdagen den 28 september 2016 kl 09:00-10:00 Beslutande Anders Månsson (S), ordförande Christer Landin (S), 1:e vice ordförande Stig Lundblad (C) Ninnie Lindell (M) Tjänstgörande ersättare Krister Bergsten (L) för Niklas Svalö (S) Övriga närvarande Christer Pålsson, kommunchef Kerstin Wulff, chef samhällsbyggnadsförvaltningen, 136 Magnus Sjeldrup, ansvarig mark och exploatering, 141 Ann-Sofie Fridehjelm, ordförande barnoch utbildningsnämnden, 136 Susan Elmlund, kommunsekreterare Justerare Christer Landin (S) Justeringens plats och tid Kommunalhuset, 2015-10-03, kl 9:00 Underskrifter Sekreterare Susan Elmlund Paragrafer 134-142 Ordförande Anders Månsson Justerare Christer Landin (S) ANSLAGSBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Anslaget är uppsatt 2016-10-04 2016-10-26 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens förvaltning, administrativa avdelningen Underskrift Susan Elmlund
2 (20) Ärendelista 134 Dnr 27638 Val av justerare... 3 135 Dnr 27639 Fastställande av dagordning... 4 136 Dnr 2016-00031 Projekt ny skola på Brogårda samt planering för nuvarande lokaler... 5 137 Dnr 2016-00367 Försäljning av industrimark, fastigheten Elestorp 14:5 i Ekeby, Bjuvs kommun... 8 138 Dnr 2016-00063 Revisionen: granskning av tre upphandlingar... 10 139 Dnr 2015-00628 Revisionen: granskning av löner och ersättning inklusive arvoden till förtroendevalda... 12 140 Dnr 2015-00627 Revisionen: granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsutbetalningar... 15 141 Dnr 2016-00351 Riktlinjer för markanvisningar för Bjuvs kommun... 18 142 Dnr 2016-00365 Avtalsförlängning rengöring (sotning) och brandskyddskontroll, avtal 11852 Simab... 19
3 (20) 134 Dnr 27638 Val av justerare Sammanfattning Till att justera mötets protokoll föreslås Christer Landin (S). s beslut beslutar att utse Christer Landin (S) till att justera dagens protokoll.
4 (20) 135 Dnr 27639 Fastställande av dagordning Sammanfattning Föreligger förslag till dagordning daterad 2016-09-21. s beslut beslutar att godkänna den föreslagna dagordningen.
5 (20) 136 Dnr 2016-00031 Projekt ny skola på Brogårda samt planering för nuvarande lokaler Sammanfattning På sitt sammanträde den 26 november 2015 beslutade kommunfullmäktige ge kommunstyrelsen i uppdrag att utreda möjligheten att bygga en ny skola enligt förslaget B2 i A-konsults skolutredning om Brogårdaskolan, samt lämna förslag på hur den befintliga Brogårdaskolan kan användas för andra ändamål. I samband med utredningen har möjligheten att även förlägga en ny särskola i samma byggnad som den nya Brogårdaskolan aktualiserats. Behovet av en ny särskola har aviserats av barn- och utbildningsnämndens ar-betsutskott inför höstterminen 2015 då verksamheten för de yngre eleverna flyttade från Brogårdaskolan till Jens Billeskolan. Prognoserna innebär att antalet elever i särskolan ökar framöver. Redan läsåret 2016/17 ökar antalet elever från 12 till 15 för att senare öka ytterligare till närmare 20 elever. För att klara ökningen behövs både ökade ytor och bättre anpassade lokaler för särskolan. Samhällsbyggnadsförvaltningens fastighetsavdelning har inom ramen för utredningen om Brogårdaskolan övervägt olika möjligheter att tillgodose särskolans behov framöver, dels genom nyproduktion, dels ombyggnad av befintliga skolbyggnader samt slutligen genom att använda befintliga skoloch andra kommunala byggnader annorlunda. Fastighetsavdelningen konstaterar att det både ur teknisk- ekonomisk och lokalförsörjningshänseende i övrigt är mest fördelaktigt att möta särskolans ökade behov framöver genom att inrymma den i en ny Brogårdaskola. En ombyggnad av Varagårdsskolan skulle tex medföra att ett flertal andra verksamheter och föreningar behöver få nya lokaler, som PRO, förskolan, musikskolan och fritidshemmet. Ledningsgruppen för utredningen om en ny Brogårdaskola konstaterar att även ur pedagogisk synvinkel är en ny särskola inom ramen för en ny Brogårdaskola att förorda.
6 (20) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Kerstin Wulff, 2016-09-22 Barn- och utbildningsnämnden, 2016-05-11, 31 Tjänsteskrivelse, Carina Leffler och Ulrika Malmberg, 2016-04-27 Kommunstyrelsen arbetsutskott, 2016-04-20, 50 Förvaltningens förslag till beslut Ledningsgruppen för utredningen om en ny Brogårdaskola föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta att planeringen för en ny Brogårdaskola även ska innefatta lokaler för att möta särskolans ökade behov. Yrkande Ninnie Lindell (M) yrkar att ärendet återremitteras till barn- och utbildningsnämnden för ett politiskt beslut av nämnden att särskolan ska byggas efter utredning av ledningsgruppen. Ajournering Efter förslag från ordförande beslutar arbetsutskottet att ajournera sammanträdet kl 9:30. Sammanträdet återupptas kl 9:40. Propositionsordning Ordförande ställer proposition på ledningsgruppens förslag och Ninnie Lindells (M) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar enligt ledningsgruppens förslag. s beslut beslutar att planeringen för en ny Brogårdaskola även ska innefatta lokaler för att möta särskolans ökade behov. Reservation Ninnie Lindell (M) reserverar sig till förmån för eget yrkande.
7 (20) Beslutet skickas till: Barn- och utbildningsnämnden Kerstin Wulff Diariet
8 (20) 137 Dnr 2016-00367 Försäljning av industrimark, fastigheten Elestorp 14:5 i Ekeby, Bjuvs kommun Sammanfattning JL-produktion AB har tidigare varit lokaliserade i Vallåkra. För att tillse bolagets behov av utveckling har man funnit det lämpligt att förlägga sin verksamhet i Ekeby. Bolaget har avsikten att förvärva fastigheten Elestorp 14:5 om 9 806 kvadratmeter. Området innefattas av gällande detaljplan för Elestorp 14:1 m.fl. Detaljplanen är avsedd för verksamhetsmark. Fastigheten Elestorp 14:5 har en total areal om 9 806 m² enligt kartbilaga. Fastigheten är belägen vid Spannmålsgatan i Ekeby. Kommunen har förhandlat med bolaget och kommit överens om att avyttra fastigheten för industriändamål, till en summa av 294 180 kr. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Kerstin Wulff, 2016-09-02 Köpeavtal för fastigheten Elestorp 14:5, Ekeby Karta över området Förvaltningens förslag till beslut Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta att godkänna köpeavtalet med JL-produktion AB varigenom kommunen avyttrar Elestorp 14:5 för 294 180 kr, samt att uppdra åt kommunstyrelsens ordförande och samhällsbyggnadschefen eller deras respektive ställföreträdare att underteckna köpeavtalet för kommunens räkning.
9 (20) s beslut beslutar att godkänna köpeavtalet med JLproduktion AB (org nr 556765-1301) varigenom kommunen avyttrar Elestorp 14:5 för 294 180 kr, samt att uppdra åt kommunstyrelsens ordförande och samhällsbyggnadschefen eller deras respektive ställföreträdare att underteckna köpeavtalet för kommunens räkning. Beslutet skickas till: Magnus Sjeldrup Diariet
10 (20) 138 Dnr 2016-00063 Revisionen: granskning av tre upphandlingar Sammanfattning PWC har på uppdrag av Bjuvs kommuns revisorer granskat tre upphandlingar. Vid kommunstyrelsens sammanträde 2016-03-16, 38, redovisades svaret till revisionen. Kommunstyrelsen beslutade om avrapportering i kommunstyrelsens arbetsutskott under september 2016. Kommentarer till uppföljningen framgår i kursiv text. Följande rekommendationer gjordes i granskningen: 1 Om och när en ny entreprenadutsättning blir aktuell rekommenderas kommunstyrelsens tekniska utskott följande: 1A att underlag tas fram för vad de olika momenten (häckklippning, gräsklippning, släntklippning, mm) kostar i egen regi, och att det ligger till grund för jämförelse mellan de olika orterna 1B att med förvaltningens nya GIS-verktyg säkerställa att uppgifterna om skötselytorna blir korrekta 1C att tidsramen anpassas till komplexiteten i upphandlingen 2 Kommunfullmäktige bör också snarast ges tillfälle att besluta om en ny upphandlingspolicy som speglar den förändrade upphandlingsfunktionen och de nya upphandlingsreglerna som träder i kraft under 2016. Upphandlingsansvarig föreslog följande lösningar: 1A Tekniska utskottet ges i uppdrag att ta fram underlag för kostnaden vid häckklippning, gräsklippning och släntklippning i egen regi under innevarande säsong. Kostnadsberäkning av olika tekniska entreprenader beräknas av tekniska avdelningen. 1B Upphandlingsenheten ges i uppdrag att säkerställa angivna ytor mot kommunens GIS-system vid kommande upphandlingar. Upphandlingsenheten har kontakt med ansvariga för GIS och kommer att säkerställa att kontroll mot angivna ytor alltid verifieras mot GIS-systemet och är genomfört. Senaste exemplet var i upphandling Företagshälsovård där avstånden verifierades mot GIS-systemet.
11 (20) 1C Komplexa upphandlingar bör enligt upphandlingsenheten alltid ske med öppet förfarande och då är anbudstiden minst 6 veckor. Upphandlingsenheten rekommenderar alltid 6 veckors upphandlingsförfarande (öppet) när uppdraget är komplext och detta är genomfört. Senaste exemplet var i upphandling Företagshälsovård där det användes öppet förfarande trots att företagshälsovård får upphandlas med förenklat förfarande. 2 Upphandlingsenheten har redan erhållit och påbörjat uppdraget med en ny upphandlingspolicy för Bjuvs kommun. Denna process kan dock komma att försenas då den nya upphandlingslagstiftningen framflyttats minst 8 månader och en ny policy bör beakta den senaste lagstiftningen. Upphandlingsenheten har börjat studera kommande lagstiftning och har påbörjat arbete med reviderad upphandlingspolicy. Ett exempel på innehåll i en ny upphandlingspolicy är motivering och beskrivning av användandet av öppet förfarande vid komplex upphandling. Det kan noteras att det i samverkanskommuner pågår parallella arbeten med översyn av upphandlingspolicy. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen, 2016-03-16, 38 Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson, 2016-09-16 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta godkänna avrapporteringen. s beslut beslutar godkänna avrapporteringen. Beslutet skickas till: Upphandlingsenheten Diariet
12 (20) 139 Dnr 2015-00628 Revisionen: granskning av löner och ersättning inklusive arvoden till förtroendevalda Sammanfattning PWC har på uppdrag av kommunens revisorer gjort en granskning av löner och ersättningar inklusive arvoden till förtroendevalda. Vid kommunstyrelsens sammanträde 2016-03-16, 37, redovisades svaret till revisionen. Kommunstyrelsen beslutade om uppföljning i kommunstyrelsens arbetsutskott under september 2016. Kommentarer till uppföljningen framgår i kursiv text. PWC har på uppdrag av kommunens revisorer gjort en granskning av löner och ersättningar inklusive arvoden till förtroendevalda. De gör följande sammanfattande bedömning: 1. PWC rekommenderar att formella riktlinjer för behörighetsprocess upprättas. HR-avdelningen, team Lön kommer att upprätta en behörighetsmall som alla arbetsledare ska skriva på som har beslutsrätt i självservice, denna kommer sedan att kontrolleras löpande under året och arkiveras. Mallen kommer att vara färdig 1 april 2016. HR-avdelningen, team Lön har upprättat en behörighetsmall som alla arbetsledare ska skriva på som har beslutsrätt i självservice. Mallen kommer sedan att kontrolleras löpande under året och arkiveras. Den följs upp regelbundet och justeras vid behov. 2. PWC anser att hanteringen av lönekörningen är informell, då ingen dokumentation sparas för spårbarhet på exempelvis utförda åtgärder avseende felposter. PWC rekommenderar att vi upprättar formella rutiner för lönekörningar. Kommunen har behörighetssystemet Neptune, där händelseloggar finns registrerade; vad som gjorts, när det gjorts och av vem. Systemet med självservice är uppbyggt på att lönekörningar görs varje dag och fel- och
13 (20) varningslistor tas ut och hanteras/rättas. Vid nästa lönekörning kontrolleras att felet/varningen har försvunnit. Detta är rutinen/arbetssättet för alla som har Personec P:s lönesystem. Där är en del avvikelser av mindre karaktär mellan kommunens huvudbok och lönesystemet. HR-avdelningen kommer att utreda om behov finns av att ha skriftliga rutiner kring lönekörning. Utredningen kommer att vara klar 2016-08-31. Löneteamet har gjort formella rutiner för lönekörningar som finns hos respektive lönekonsult. 3. PWC uppmanar att det upprättas en rutin för att kontinuerligt följa upp differenser mellan HR-systemet och ekonomisystemet. Rättningar och ombokningar sker månaden efter felet uppstått. När året är slut finns det inga differenser. HR-avdelningen och ekonomiavdelningen kommer fortsättningsvis att kontinuerligt följa upp kommunens huvudbok och lönesystemet. Behovet av skriftlig rutin kommer att ses över och vara klart 2016-08-31. En skriftlig rutin över avstämning av lönesystem och ekonomisystem har tagits fram: 1. Lön verkställs i lönesystemet, fil skickas till ekonomisystemet. 2. Samtidigt lämnar Löneteamet skriftligt underlag för utbetalning. Detta underlag använder ekonomiavdelningen för att stämma av konto 2111 (Nettolöner) samt granskar hela lönefilen som läses in i ekonomisystemet per automatik. 3. Vid eventuella avvikelser har bägge avdelningar ansvar för att analysera och utreda vad händelsen beror på. 4. Löneteamet och ekonomiavdelningen vidtar åtgärder för att det ska vara noll. 5. Denna rutin görs även vid extra utbetalningar och ombokningar. 6. Denna rutin sker vid tre tillfällen varje månad. 4. PWC rekommenderar att det upprättas formella riktlinjer för loggning och uppföljning avseende reseräkningar/ övriga utlägg, vilket borde ske centralt på ekonomikontoret samt att underlagen för kostnadsersättningar arkiveras så att central uppföljning underlättas.
14 (20) Rapport för Reseräkningar kan tas ut i självservice. Chefer och assistenter kan även hitta reseräkningar och andra kostnadsersättningar under Beslut Resor och i Tillägg och avdrag i självservice. Kvitto arkiveras på varje arbetsplats. HR-avdelningen kommer tillsammans med ekonomiavdelningen att se över behovet av nya rutiner för arkivering av kvitton för utlägg. Klart 2016-08-31. Löneteamet har tillsammans med ekonomiavdelningen sett över behovet av nya rutiner för arkivering av kvitton/reseräkningar/övriga utlägg. Löneteamet och ekonomiavdelningen har kommit fram till att kvitton för utlägg ska finnas kvar ute i verksamheten eftersom medarbetaren lägger in sitt utlägg själv i självservice, chefen kontrollerar kvitton och attesterar i självservice. Underlaget ska arkiveras på resp. enhet. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen, 2016-03-16, 37 Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson, 2016-09-16 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta godkänna avrapporteringen. s beslut beslutar godkänna avrapporteringen. Beslutet skickas till: Karolina Larsson Diariet
15 (20) 140 Dnr 2015-00627 Revisionen: granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsutbetalningar Sammanfattning PWC har på revisionens uppdrag genomfört en granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsutbetalningar. Granskningen påvisar att det av misstag förekommit en dubbel utbetalning under granskningsperioden. Kommunstyrelsen bör tillse att en rutin utvecklas som säkerställer att dubbla utbetalningar inte kan ske. Genomförd granskning påvisar även att det skett utbetalningar till leverantörer som inte finns registrerade i leverantörsregistret. Största delen av dessa utbetalningar är till privatpersoner. Revisionen anser att det bör finnas dokumenterade rutiner för hur dessa utbetalningar hanteras och vem som ska ha behörighet att utföra dessa utbetalningar. Revisionen anser vidare att utbetalning till icke upplagda leverantörer bör minimeras. Vidare visar granskningen att det förekommer dubbelregistrering av kommunens leverantörer, vilket medför en viss risk för felutbetalningar och att kommunstyrelsen gör en översyn av upplagda leverantörer och rensar bort eventuella dubbletter med jämna intervall. Ärendet ska avrapporteras till arbetsutskottet september 2016. Kommentarer avrapportering finns under Ärendet. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen, 2016-02-10, 26 Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson, 2016-09-14 Bilaga: Rutin avvisade leverantörsfakturor
16 (20) Ärendet Dubbla utbetalningar till leverantörer Kommunens system för inläsning av leverantörsfakturor (IoF) stoppar alltid en faktura som är en dubblett av fakturanummer, för att undvika att samma leverantörsfaktura kan attesteras och betalas två gånger och den hamnar i omstarten för manuell hantering. Anledningen till den rapporterade dubbla utbetalningen, är att systemet även medger en manuell justering av inkommen fakturas id, för att ha möjlighet att ta in en faktura som av felaktiga skäl blivit avvisad. Det kan t ex röra sig om att en faktura blivit felaktigt inskannad och behöver omskannas. Det är endast tre personer på ekonomiavdelningen idag som har behörighet att ändra id:t för en faktura och rutinen är att alltid granska varför en faktura blivit avvisad och bl a säkerställa att ingen dubblett kan ske. I det aktuella fallet har en tidigare kollega av oaktsamhet gett en avvisad leverantörsfaktura ett nytt id, för att kunna ta in fakturan i flödet. Förtydligas ska att även denna faktura skall attesteras i flödet enligt normala rutiner, dvs med mottagnings- och beslutsattest krävs för betalning. Samtliga personer med behörighet att ändra id:t har vetskap om detta och får denna information vid introduktion. För att ytterligare säkerställa att detta efterlevs har en rutin tagits fram som skall utbildas för alla nuvarande och kommande personer på ekonomiavdelningen med behörighet, se bilaga Rutin avvisad levfaktura. Leverantörer utanför leverantörsregistret För företag som saknar F-skatt går fakturorna idag via en annan rutin, sk Övriga utbetalningar. Fakturan skall attesteras manuellt via mottagnings- och beslutsattest, men rutinen för registrering är manuell. Från och med uppgraderingen av vårt ekonomisystem, som görs i oktober månad, kommer förändringar göras i uppsättningen vilket gör att även dessa utbetalningar framöver kan hanteras i det normala fakturaflödet IoF. Instruktionen till verksamheten är att företag utan F-skatt inte ska användas för inköp av varor och tjänster, så långt det går. Dubbelregistrering av leverantörer I kommunens leverantörsregister finns leverantörer upplagda ända från 2006. Vanligen används leverantörernas plus- eller bankgiro som leverantörs-id, men även andra nummerserier kan användas. Under åren har vissa leverantörer bytt bankgiro och postgiro, vilket har gjort att leverantörer i vissa fall har lagts upp på nytt med ett annat leverantörs id och därmed har dubbletter skapats.
17 (20) Rutinen framåt är att använda organisationsnummer som huvudsakligt leverantörs id på nya leverantörer. Detta innebär att det inte framåt går att ha flera leverantörer upplagda. Ny rutin är även att årligen rensa leverantörsregistret med leverantörer som inte har använts på de senaste två åren. Denna rutin skall göra årligen under kvartal 4. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta godkänna avrapporteringen. s beslut beslutar godkänna avrapporteringen. Beslutet skickas till: Samuel Sköld Diariet
18 (20) 141 Dnr 2016-00351 Riktlinjer för markanvisningar för Bjuvs kommun Sammanfattning Den 1 januari 2015 ändrades plan- och bygglagen till kom en helt ny lag om riktlinjer för kommunala markanvisningar. Syftet med förändringarna är att processerna för bland annat framtagande av detaljplaner skulle bli enklare och effektivare. I samband med att den nya lagen trädde i kraft ökade också kravet på kommunerna gällande riktlinjer och förfarandet gällande markanvisningar för exploatörer. Bestämmelser om riktlinjer för kommunala markanvisningar har till syfte att tydliggöra förhållandet mellan byggherre och kommun. Riktlinjerna förtydligar vidare kommunens mål och förhållningssätt vid exploatering av kommunalägd mark. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Kerstin Wulff, 2016-09-17 Riktlinjer för markanvisning för Bjuvs kommun Lag (2014:899) om riktlinjer för kommunala markanvisningar 2014-06-26 Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta Riktlinjer för markanvisning för Bjuvs kommun att gälla från och med 2016-12-01. s förlag till kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta Riktlinjer för markanvisning för Bjuvs kommun att gälla från och med 2016-12-01. Beslutet skickas till: (Kommunstyrelsen) Diariet
19 (20) 142 Dnr 2016-00365 Avtalsförlängning rengöring (sotning) och brandskyddskontroll, avtal 11852 Simab Sammanfattning Avtalstiden gäller med från 2015-10-02 och ett (1) år framåt med rätt för kommunen att förlänga hela eller delar av avtalet ytterligare. Förvaltningen föreslår härmed en förlängning på hela avtalet på maximalt totalt (sex) år (total avtalstid inklusive förlängning är 7 år) det vill säga till och med 2022-10-01. Samtliga villkor i avtalet kvarstår som oförändrade under den tillkommande avtalsperioden. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson, 2016-09-14 Avtal 11852 Rengöring (sotning) och brandskyddskontroll Förvaltningens förslag till beslut Räddningstjänsten föreslår kommunstyrelsen (räddningsnämnden) besluta att godkänna förvaltnings förslag till förlängning av hela avtalet på maximalt totalt (sex) 6 år (total avtalstid inklusive förlängning är 7 år, det vill säga till och med 2022-10-01), samt att uppdra åt räddningschef Eva Lövbom att teckna avtalsförlängning med SIMAB på hela avtalet på sex (6) år med avtalsstart 2016-10-02.
20 (20) s förslag till kommunstyrelsens beslut föreslår kommunstyrelsen (räddningsnämnden) besluta att godkänna förvaltnings förslag till förlängning av hela avtalet på maximalt totalt (sex) 6 år (total avtalstid inklusive förlängning är 7 år, det vill säga till och med 2022-10-01), samt att uppdra åt räddningschef Eva Lövbom att teckna avtalsförlängning med SIMAB på hela avtalet på sex (6) år med avtalsstart 2016-10-02. Beslutet skickas till: (Kommunstyrelsen) Diariet